Руководство по управлению сотрудниками

Управление сотрудниками – это целенаправленная деятельность руководства компании по выработке определенной кадровой политики. Причем под последней понимается не только набор персонала, но и определение потенциала каждого из работников, повышение их мотивации, осуществление контроля за личным составом и поиск способов увеличения производительности труда.

Чтобы грамотно управлять сотрудниками, необходимо четко осознавать цели данной деятельности и правильно выбирать пути их достижения. Нужно иметь представление об этапах развития всей системы и вовремя выявлять признаки того, что методы управления настала пора совершенствовать. То есть как минимум следует понимать, в каком направлении двигаться.

Что такое система управления сотрудниками

Если рассматривать управление сотрудниками в самом общем смысле, то его можно определить как набор методик, техник, процедур и приёмов работы с наёмным персоналом организации или коммерческого предприятия.

Существует целый ряд популярных и основополагающих парадигм управления трудовым коллективом. Каждая из них фокусируется на одном из аспектов: кадровое планирование, наём работников, оценку их эффективности и адаптацию уже принятых на работу служащих.

И это далеко не весь арсенал методов по управлению деятельностью сотрудников. Все основные составляющие системы делятся на три основных типа: методы формирования и представления персонала, методы развития сотрудников и методы оптимизации использования человеческих ресурсов (речь идёт об уже нанятых работниках).

Система управления сотрудниками является важнейшей составляющей деятельности любого учреждения. От того, насколько хорошо отлажены набор и управление персоналом, в значительной степени зависит экономический успех компании, её положение на рынке и развитие.

9 главных принципов управления коллективом

Хотя основная цель бизнеса, к достижению которой стремится любой руководитель предприятия – это извлечение максимума прибыли, в современной теории и практике управления кадрами большое внимание уделяется социальным потребностям работников.

Главные правила управления сотрудниками:

1. Подбирать работников не только по профессиональным, но и по личным качествам.
2. Сохранять преемственность: в коллективе должны присутствовать как опытные работники, так и молодые.
3. Опираться на обоснованные критерии оценки труда при должностном и профессиональном продвижении; создавать условия для того, чтобы карьерный рост сотрудников был постоянным.
4. Поощрять соревновательность среди подчинённых, претендующих на должности руководителей (это формирует кадровый потенциал).
5. Доверие к персоналу должно сочетаться с проверкой выполнения задач и качества работы.
6. Поручать сотруднику только ту работу, которая отвечает его способностям и возможностям.
7. Обеспечивать автоматическое замещение работника, ушедшего в отпуск или отсутствующего по каким-либо ещё причинам. Это должно учитываться в должностных инструкциях.
8. Постоянно повышать квалификацию персонала.
9. Принимать только те управленческие решения по кадрам, которые соответствуют актуальным нормативным актам (заботиться о правовой защищённости).

И ещё один важный момент – системность в управлении сотрудниками и их мотивацией. Все виды деятельности, касающейся кадров – наём и отбор персонала, расстановка руководящих работников, обучение и адаптация, повышение квалификации – должны осуществляться скоординированно, по единому плану.

5 основных стратегий управления персоналом

К настоящему моменту человечество успело выработать массу стратегий по управлению сотрудниками организаций. Их можно классифицировать по целям компании и выделить пять видов этих стратегий:

1. Динамический рост.

   Данная стратегия нацелена на то, чтобы улучшать сотрудничество внутри команды, повышать лояльность персонала корпоративной идеологии, мотивировать, прививать ответственность и приучать быстро адаптироваться к любым переменам. Её краеугольный камень – справедливое вознаграждение за труд: чем качественнее человек работает, тем больше получает. Возможен карьерный рост на тех позициях, которые предполагают дальнейшее продвижение.

2. Предприимчивость.

   В рамках предпринимательской стратегии ценятся новаторство, инициативность и высокая ответственность за результат. Оплата труда – конкурентная, а в отборе на должности учитываются интересы самого работника. Персонал мотивируют успешно реализовывать все намеченные цели.

3. Слаженность и контроль во имя прибыли.

   Стратегия основывается на отлаженной системе управления: работа ведётся в строгом соответствии с правилами и с крайне жёсткими сроками выполнения задач, как на конвейере, поскольку главное здесь – это запланированный результат. Каждый работник выполняет не только свои должностные обязанности, но и любые задачи, которые необходимы по ситуации. Деятельность строго контролируется. Чем лучше работник выполняет условия и чем активнее достигает поставленных целей, тем выше его доход. Карьерное продвижение зависит от компетентности.

4. Ликвидационная стратегия.

   Когда компании грозит крах, применяют ликвидационную стратегию: сокращают все возможные издержки, включая расходы на зарплаты. Нанимают людей только на те позиции, без которых невозможно функционирование бизнеса; не тратятся на повышение квалификации и мотивацию. Оплата привязана к результативности. Продвижение возможно лишь тогда, когда должность это предусматривает, а работник показал свою высокую эффективность и полезность для фирмы.

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

5. Сокращение.

   Если дела в компании идут совсем плохо, и руководство пытается спасти бизнес, начинаются сокращения штатов и увольнения сотрудников. Оставшемуся персоналу приходится мириться с новыми условиями и дополнительными обязанностями, демонстрировать гибкость и трудиться во имя будущего успеха. Однако на самом деле люди теряют мотивацию, а настроения в коллективе очень депрессивные.

   В период кризиса многим приходится расширять свой функционал, переквалифицироваться, осваивать смежные направления, поскольку компания не намерена нанимать новых людей взамен уволенных. Зарплата выплачивается по результатам и в зависимости от личной эффективности каждого работника.

4 технологии управления работниками

Технологии являются довольно своеобразным управленческим инструментом в арсенале руководителя и кадровика. Это целые комплексы методов, приёмов и целей. Существующие на данный момент управленческие технологии классифицируются на группы по масштабам их применения, по происхождению и конечной цели. Наиболее популярна классификация по происхождению, согласно которой все технологии управления сотрудниками относятся к одной из четырёх групп:

1. Традиционные.

   Они есть в любой организации. Некоторые из них законодательно закреплены и имеют статус правил, другие – унаследованы от прошедших эпох и являются частью традиции. Ярчайший пример – кадровый учёт: почти во всех отечественных фирмах и НКО он основан на Трудовом кодексе и производится одинаково.

2. Отраслевые.

   Их применяют только специализированные органы и отраслевые службы. Чтобы использовать такие технологии, должно быть разработано соответствующее техническое сопровождение, охватывающее все стороны кадровой работы.

3. Профессиональные.

   Эти технологии уникальны, так как разрабатываются по заказу конкретной компании консалтинговым агентством с учётом всех нюансов текущего периода и ситуации в этой компании. Они крайне узкоспециализированы, а их создание стоит дорого, поэтому универсальными их назвать нельзя.

4. Инновационные.

   Создать и внедрить инновационную технологию управления сотрудниками под силу только очень высококвалифицированным кадровикам. Необходимость в подобных технологиях вызвана конкретной ситуацией в компании.

6 этапов развития системы управления сотрудниками

Управление сотрудниками – процесс не дискретный и циклический (под цикличностью понимается единый алгоритм обнаружения и решения проблем). Если не уделять ему внимание постоянно, управленческая система очень быстро развалится и утратит эффективность. Её составными частями являются решения, действия, вещи, активы, средства, конечный продукт.

Планирование потребности компании в работниках.

Для начала весь персонал делят на категории и обосновывают, с экономической и технической точек зрения, необходимость в каждой из них. Все трудовые функции соответствуют определённым компетенциям, складывающимся из образования, профессионального опыта, полномочий. Затем нужное количество работников закладывают в планы, опираясь на общепринятые нормативы, практику других аналогичных фирм либо исходя из способности того или иного специалиста выполнять определённый объём работы за единицу времени.

В план развития бизнеса обычно входит и программа обеспечения человеческими ресурсами, охватывающая все стадии формирования и развития управленческой системы. Необходимо помнить о том, что кадровый состав любого предприятия динамичен: люди увольняются по собственным причинам, уходят на пенсию или в декрет, у некоторых кончаются сроки трудовых договоров. Изменение бизнес-процессов и стратегий производства только усиливает динамику.

Подбор работников по компетенциям.

Наём сотрудников – это не только закрытие определённых вакансий, но и формирование кадрового резерва – того запаса людей, из которого фирма в будущем может черпать новых специалистов. При поиске работы кандидату важно получить комфортные условия труда, выгодную оплату и перспективы развития, а работодателю – трудолюбивого и ответственного исполнителя, готового вкладывать своё время, талант и умения.

Управление трудом.

Трудовым поведением персонала необходимо управлять постоянно. Этот процесс начинается с подбора команды и продолжается всё время, пока компания функционирует. Чтобы дисциплина соблюдалась, а управление задачами сотрудников было чётким и скоординированным, необходимо:

• вырабатывать мотивацию и стимулы, заставляющие людей трудиться с полной самоотдачей;
• строить собственную организационную культуру;
• отслеживать возникновение конфликтов;
• вовремя разрешать и предотвращать их.

Построение нормативно-организационной основы управленческого процесса.

В неё входят:

• правовое регулирование трудовых отношений;
• грамотное распределение обязанностей и нагрузки;
• поддержание производственных отношений, связей;
• кадровая политика;
• анализ кадрового состава, сбор статистики;
• создание идеальной модели кадрового менеджмента для предприятия.

Без формирования этой системы предприятие не сможет добиться гармонии во взаимодействии со своими наёмными работниками и обеспечить соблюдение законов, регулирующих трудовые отношения.

Оптимальное использование человеческих ресурсов.

По сути, наёмные служащие являются таким же средством производства, как и станки, оборудование, помещения, и т. д. А значит, и подход к управлению сотрудниками должен быть рациональным. Чтобы использовать персонал правильно, необходимо:

• определить, какие функции способен выполнять каждый из работников;
• описать необходимые компетенции специалистов, исходя из их функционала;
• адаптировать персонал к специфике производства;
• предоставить ему условия и возможности трудиться безопасно и продуктивно.

Основной фактор, влияющий на дееспособность трудового коллектива – это то, сумело ли руководство сформировать справедливую и ясную систему финансовой и нематериальной мотивации. Благоприятный климат и хорошие показатели обычно бывают там, где сотрудников мотивируют и материально, и иными способами. Людям важен не только заработок: нередко они на годы остаются в компании и отказываются от поиска более выгодных вариантов, если им нравится коллектив, условия, начальство и сама работа.

Улучшение обеспечения компании кадрами.

Одним из правил управления сотрудниками является необходимость регулярно повышать их квалификацию. Сотрудников следует стимулировать получать образование в различных формах: от второго высшего и защиты научной степени до прохождения краткосрочных курсов, тренингов.

Совершенствование обеспечения человеческими ресурсами не сводится только к “прокачке” навыков, необходимых сотруднику на его текущей должности. Весьма перспективно освоение смежных профессиональных областей, изучение современных технологий, новых программ и оборудования. Учреждению, которое заботится о поддержании квалификации сотрудников на должном уровне, не грозит кадровый голод в случае ухода редкого специалиста, оно легче переживает кризисы и гибче адаптируется к рыночным условиям.

3 группы методов управления персоналом

Методы управления сотрудниками применяются с двумя основными целями: ради стимулирования и ради контроля. Сами методы делятся на несколько групп и бывают экономическими, административно-распорядительными, социально-психологическими. Какой-либо одной группы методов недостаточно, нужно гармонично сочетать их все.

Формально-организационные методы.

Они базируются на том, что сами работники осознают необходимость в трудовой дисциплине, держатся за место в компании и преданны ей, достаточно ответственны. Методы реализуются в виде регламентов и административных актов, обязательных к выполнению.

Административные методы отвечают всем актуальным законам и нормативным актам вышестоящих органов. Что касается конкретных форм взаимодействия с персоналом, то они весьма разнообразны: это и создание оргструктуры компании, и составление регулирующих документов (уставов, стандартов, нормативов, инструкций), и принятие текущих управленческих решений в виде издания распоряжений и приказов, и отбор кандидатов на должности, и утверждение выработанных норм.

Эти методы воздействия на работников основаны на дисциплине, иерархии подчинения в организации и системе административно-правовых взысканий.

Всего существует шесть разновидностей управленческого воздействия на подчинённых:

• организационные;
• распорядительные;
• дисциплинарные (ответственность, санкции);
• материальная ответственность;
• административные (взыскания, ответственность);
• уголовная ответственность.

Экономические методы.

Административное регулирование – это не единственный рычаг воздействия на работников компании. Экономические меры дают ничуть не меньший эффект в плане управления сотрудниками. Это, в частности, финансовое стимулирование, нормативы, экономические нормы.

Под материальным стимулированием понимается установление величины финансового вознаграждения трудящемуся за его работу (в виде заработной платы и премий) плюс льготы и различные компенсации расходов.

• • Влияние через зарплату

    Наёмный работник кровно заинтересован в получении достойной оплаты своего труда. Издержки на заработную плату являются существенной частью себестоимости товаров и услуг. Доход сотрудников зависит от предложения и рыночного спроса на продукцию фирмы и их личного вклада в общее дело.

  • Стимулирующие выплаты

    Кроме оклада, многие работодатели устанавливают для персонала различные надбавки и дополнительные выплаты, которые фиксируются в коллективных договорах. Также существуют особые категории трудящихся, которым стимулирующие выплаты положены по закону: это те, кто трудится в регионах с неблагоприятным климатом, чья работа осуществляется в опасных и вредных для здоровья условиях или просто очень тяжела.

• Компенсации затрат, гарантии

  Гарантии, в данном контексте – это любые условия, инструменты и мероприятия, призванные обеспечить реализацию трудовых прав персонала. Компенсации же – это возмещение работникам тех расходов, которые напрямую связаны с выполнением их должностных обязанностей.

• Доплаты

  Кроме основной зарплаты, обеспечивающей работнику МРОТ, некоторым полагаются также дополнительные выплаты. Основанием для них являются не только вредные условия работы, но и, например, совмещение должностей, доплаты за дополнительные обязанности или сверхурочный труд, ненормированный график.
• Премирование

  Выплата премий персоналу в соответствии с прибылью, которую получила фирма, является одним из распространённых методов управления сотрудниками. С помощью премий руководители мотивируют подчинённых трудиться более активно и добросовестно, больше вкладываться в результат.

• Материальная помощь

  Этот экономический метод воздействия в форме денежных компенсация используется только в экстремальных случаях: например, если сотрудник или его член семьи умер, попал в аварию, нуждается в оплате дорогостоящего лечения, и т. п.

• Бонусы, льготы

  Различные привилегии и персональные бонусы дополняют прочие виды оплаты труда. Это компенсация расходов за проезд и телефонную связь, оформление корпоративной кредитной карты или ДМС, пенсия от компании.

Социально-психологические методы.

Они базируются на законах психологии и социологии, иметь представление о которых должны все, кто имеет отношение к сфере HR. К данной группе методов управления сотрудниками относятся моральное стимулирование, повышение ответственности и личной инициативы, создание благоприятной психологической атмосферы в коллективе, формирование групп.

Социологические методы позволяют оценить функции и место каждого работника в команде, обнаружить неформальных лидеров (чтобы поддержать их и использовать для мотивации персонала), улучшить коммуникацию внутри фирмы. Это социологические исследования, менеджмент конфликтов, конкуренция и партнёрство, оценка психологических качеств людей.

Психологические методы ориентированы не на группу, а скорее на каждого сотрудника в отдельности, и направлены на то, чтобы раскрыть его творческий потенциал с пользой для решения актуальных задач бизнеса.

Конкретные способы воздействия на работников – это похвала и порицание, побуждение, выговор, осуждение, убеждение, давление, вовлечение и воспитание на личных примерах.

7 признаков того, что методы управления сотрудниками необходимо совершенствовать

Чтобы управление сотрудниками отдела, филиала или целой корпорации было эффективным, руководство должно постоянно отслеживать результаты применения текущей кадровой политики. И своевременно корректировать её.

О том, что в методах и средствах управления пора что-то срочно менять, свидетельствуют такие признаки, как:

1. Резкий рост штата компании и вызванная им необходимость создать целостную систему воздействия.
2. Раздувание штата, которое, однако, не привело к росту прибылей фирмы.
3. Полное отсутствие кадровой политики как таковой.
4. Ощутимая нехватка знаний, навыков и подготовки у работников.
5. Недовольство трудового коллектива условиями работы, оплатой, карьерным продвижением.
6. Проблемы с адаптацией новых работников и вызванная этим текучка кадров.
7. Отсутствие личной инициативы со стороны персонала – как старых сотрудников, так и новичков. Результаты работы никак не влияют на положение конкретного человека, от него ничего не зависит.

Если подобные проблемы присутствуют в организации постоянно, это сигнал несостоятельности принятой системы управления кадрами. Руководителям пора трезво оценить ситуацию, отказаться от устаревших методов влияния и поискать более действенные, оптимизировать процессы найма, отбора, адаптации и мотивации работников.

Анализ эффективности существующих методов управления сотрудниками

Перед тем, как планировать мероприятия по укреплению корпоративного духа, повышению производительности и налаживанию бизнес-процессов, нужен подробный анализ эффективности применяемых методов и программ управления сотрудниками. Насколько они действенны, соответствуют ли нынешним требованиям рынка, не пора ли их пересмотреть или осовременить?

• • Сравнение управленческих систем разных предприятий

    Сопоставляются уже сложившаяся в организации система управления персоналом и аналогичная система в другой компании – более успешной и известной. Главное, чтобы системы были однородны, тогда можно наглядно увидеть все их сильные и слабые стороны.

  • Последовательная подстановка

    Это метод изучения влияния, по отдельности оказываемого каждой составляющей системы управления сотрудниками. Сначала все факторы оцениваются и ранжируются, затем среди них выбирают наиболее существенные и тестируют.

  • Декомпозиция

    Метод “от сложного к простому”: комплексные явления разбиваются на более простые, и чем мельче и понятнее будет каждый элемент, тем больше шансов на глубокое изучение всего явления.

  • Динамика

    Данный метод применяется для исследования количественных показателей, характеризующих управленческую систему. Случайные и ошибочные значения исключаются, после чего переходят к анализу остальных данных – а именно, их места в динамическом ряду.

  • Структурирование

    Посредством структуризации аргументируют различные управленческие цели и стратегии. Суть метода – в выведении принятых стратегий и подходов в области кадрового менеджмента из глобальных целей фирмы.

  • Нормативный подход

    Данный метод фокусируется на изучении применения различных правил и нормативов, касающихся сферы управления персоналом и определяющих оргструктуру фирмы, распределение функций и обязанностей между подразделениями, число работников в каждом из них, критерии принятия решений.

  • Метод параметрии

    Позволяет определить функциональные зависимости между параметрами принятой управленческой системы и параметрами элементов производственной системы. Цель – найти соответствие.

• Морфологический анализ

  Этот метод приходит на помощь, когда нужно описать весь спектр возможных вариантов управленческих решений, необходимых для того, чтобы выполнялись те или иные функции системы управления деятельностью сотрудников.

  Сначала составляют полный список всех имеющихся у системы функций, а затем, в следующем столбце, для каждой функции перечисляют любые допустимые способы её реализации. Результатом становится морфологическая матрица. Крупная, комплексная задача дробится на более частные, которые проще решать по отдельности и последовательно.

• Творческие совещания

  В рамках таких совещаний начальники отделов и специалисты, отвечающие за различные направления работы, совместно генерируют идеи по совершенствованию управленческой системы и кадровой политики фирмы. Секрет высокой эффективности этого формата в том, что, пока один из участников высказывается, у других рождается масса новых идей. Вдохновляя друг друга, можно выработать по-настоящему полезные и оригинальные решения.

• Аудит с привлечением эксперта

  Анализ эффективности управления сотрудниками, производимый компетентным сторонним экспертом в области HR совместно с руководящими работниками компании – весьма мощный метод, позволяющий обнаружить имеющиеся проблемы, оценить их масштаб, выявить причины.

Пути совершенствования системы управления персоналом

Долгое время подбор персонала на должности производился только по уровню образования соискателей. Несомненно, это существенный критерий, однако он не может быть единственным и главным при формировании команды. Высшее образование вовсе не гарантирует профпригодности и достаточного уровня подготовки для выполнения должностных обязанностей во всём их многообразии.

В частности, отличником и обладателем красного диплома может стать усидчивый и кропотливый человек, который совершенно не умеет находить клиентов, правильно выстраивать общение с ними и успешно закрывать сделки. По этой причине любая компания нуждается в совершенствовании управления сотрудниками и в эффективных методах мотивации. При поиске работников на должность учитывается размер фирмы и подразделения, специфика работы, особенности корпоративной культуры.

• Отбор на конкурсной основе

  В нашей стране очень распространена такая практика, как приём на работу “по знакомству”: в компанию скорее трудоустроят того, кто является родственником или знакомым одного из руководителей или сотрудников, чем человека “с улицы”. И это ошибочный подход, негативные последствия которого коснутся и сотрудника, который привёл своего кандидата, и работодателя.

  Поэтому на крупных коммерческих предприятиях кадры набираются на конкурсной основе, и требования к ним выше: работник не только должен иметь достаточные компетенции, но и быть креативным, гибким, мобильным, готовым к нестандартным задачам и быстрому активному самообучению.

• Меры поощрения

  Самый очевидный вариант мотивации в управлении сотрудниками – это поощрительные меры за качественный труд и высокую результативность. Например, если работник успешно выполняет месячный план, публикует научную статью (где, конечно же, присутствуют ссылки на компанию и её деятельность – в самом позитивном ключе), принимает участие в корпоративных мероприятиях, то его дополнительно вознаграждают – финансово или какими-либо бонусами, включая отгулы.

• Система санкций

  Некоторые начальники делают ставку на штрафы, депремирование, выговоры и прочие дисциплинарные меры в качестве способа налаживания трудовой дисциплины. Сотрудников штрафуют за опоздания, наказывают – вплоть до увольнения – за хамство по отношению к клиентам и прогул рабочей смены без веской причины, да и чересчур пассивный стиль работы может стать причиной для взысканий. Спектр наказаний весьма широк. В современных фирмах такой подход, ориентированный больше на кнут, чем на пряник, работает только там, где доход сотрудника зависит от количества проданных товаров или услуг, закрытых сделок.

• Повышение квалификации работников

  Различные организации, как частные, так и государственные, уделяют огромное внимание обучению и подготовке персонала. С этой целью работников направляют на обучение в ведущие вузы страны или даже за границу. Некоторые компании идут другим путём и сами готовят специалистов для себя, организуя собственный учебный центр или целую школу. Оптимально сочетать все три варианта, но, если ресурсов на это нет, надо использовать любые имеющиеся возможности. Организация системы управления сотрудниками должна быть такой, чтобы компания успешно удовлетворяла собственные потребности в квалифицированных кадрах.

• Аттестация

  Аттестация, чаще всего, представляет собой нечто вроде устного экзамена: работник отвечает на вопросы комиссии, состоящей из экспертов и руководителей отделов. Обычно содержанием аттестации являются законы, нормативные акты и нормы, которые работник должен знать. Если постараться, можно просто вызубрить материал, как в школе. Поэтому аттестация далеко не всегда показывает истинное положение дел.

  

  Помимо знания правил и норм, современный служащий, особенно если это работник большой коммерческой фирмы, должен уметь мыслить самостоятельно, искать нешаблонные решения внезапно возникающих задач, ориентироваться в меняющейся обстановке, действовать рационально и сохранять стрессоустойчивость. Лучше отказаться от стандартного списка вопросов в пользу задач, требующих находчивости и самостоятельности (разумеется, в рамках закона).

• Обмен профессиональным опытом

  Симпозиумы, конференции и форумы, посвящённые работе с кадрами – это удобный формат для обмена знаниями и опытом для тех, кто занят в сфере управления сотрудниками. Участники подобных мероприятий делятся своими наработками в области организации труда и отдыха на предприятии, применения различных методик стимулирования, и т. п. Кроме того, на конференциях можно заводить полезные знакомства, налаживать связи с коллегами по цеху.

• Общественная жизнь в организации

  Эффективность рабочего коллектива зависит не только от уровня квалификации каждого из сотрудников, но и от сплочённости, развития командного духа, умения координировать усилия. В сработавшейся команде всем проще и комфортнее трудиться, а психологический климат – ровный и способствующий конструктивной деятельности. Если же работники не ладят друг с другом, рано или поздно вспыхнет конфликт, который может сказаться и на ключевых показателях бизнеса.

  Поэтому так важно сокращать негативные издержки совместной работы, следить за атмосферой в коллективе, осуществлять мероприятия по тимбилдингу. Это могут быть корпоративные праздники, совместное посещение развлекательных мероприятий или выезды на природу.

Все эти рекомендации не только совершенствуют систему управления сотрудниками на предприятии, но и оказывают долгосрочный положительный эффект: бизнес развивается успешнее, работает более слаженно, прибыли растут.

Большинство собственников бизнеса начинают свое дело в одиночестве по ряду причин – ограниченные финансовые возможности, страх делегировать или недоверие другим людям, неумение работать с группой. Но можно научиться управлять персоналом и настроить систему так, чтобы затем получать от нее пользу.

Скрытые трудности

В какой-то момент любой предприниматель упирается в потолок своих возможностей – он физически не успевает самостоятельно выполнять все задачи. И тогда бизнесмен принимает решение расширить компанию за счет найма персонала. Собственнику кажется, что появление помощников улучшит дела его бизнеса – будет выполняться больше задач, а значит, вырастет выручка.

На практике наём новых, особенно первых сотрудников, может создать проблемы. Большинство трудностей скрыты от руководителя, незнающего принципов управления персоналом. Они не лежат на поверхности. Бизнесмен убежден, что подчиненные облегчат работу и помогут компании развиваться.

Можно выделить типичные проблемы, с которыми сталкивается предприниматель:

• сотрудники не делают того, что от них требуется;
• выполняют работу некорректно;
• в самый ответственный момент увольняются (иногда вдобавок требуют компенсационные выплаты или даже подают в суд).

В грамотном управлении персоналом кроется значительный потенциал для роста бизнеса. Для начала стоит выбрать наиболее подходящую модель руководства.

Модель управления

Интуитивно многим бизнесменам кажется, что лучший выбор – это модель большой семьи. В таком коллективе руководитель относится к подчиненным как к близким людям. В компании устанавливаются теплые отношения, все работают в комфортной и психологически безопасной обстановке. Сотрудники любят и уважают руководителя и прилагают больше усилий для достижения целей.

Важный момент – не во всех коллективах эта модель эффективна. И не со всеми сотрудниками стоит ее применять. Зачастую нужно начать с модели строгого и справедливого руководителя, довести до автоматизма работу персонала, а затем переходить к более мягкому стилю управления.

В некоторых фирмах хорошо работает индивидуальный подход: выбирать модель руководства в зависимости от работника. Так, к новому человеку в коллективе применяется императивный стиль, затем по мере увеличения его ответственности уровень контроля снижается, а полномочия расширяются.

А к сотрудникам, уже заслужившим доверие, или инициативным людям можно применять либеральный стиль.

Если вы пришли в новый коллектив и видите, что персонал работает вполсилы, много времени тратит впустую и не реализует свой потенциал, то подойдет авторитарный или императивный стиль управления.

Часто в фирмах без настроенной системы менеджмента существуют следующие скрытые трудности с персоналом:

• Люди не привыкли работать, то есть самостоятельно достигать результатов.
• Соискатели ищут работу, подходящую по уровню зарплаты, социальным льготам, количеству и сложности обязанностей, местоположению, а не по возможности карьерного роста.
• Мало людей, мыслящих категориями результатов. Если вы руководитель, то вам нужно искать именно таких сотрудников. Если же вы сотрудник, то ищите руководителей, которые нацелены на развитие своих подчиненных.

Еще одна скрытая трудность – сотрудники не могут работать эффективно, когда руководитель отсутствует. У него могут быть командировки, отпуска, больничные и т. д. В правильно выстроенной системе подчиненные должны одинаково продуктивно работать как с руководителем, так и без него.

Но на практике собственник или топ-менеджер сталкивается с трудностями:

• Если сотрудник предоставлен сам себе, он может бездельничать, откладывать важные дела и срочные задачи.
• На него не влияет даже то, что за недобросовестное выполнение задач он получит санкции, а за выполнение – премии. Эта проблема кажется нелогичной и иррациональной. Ведь наказание и премии – реальный стимул для человека, но даже это не всегда может побудить эффективно работать без контроля «сверху». Основная причина такого явления – слаборазвитая сила воли у большинства людей.
• Оставшись без присмотра, работники могут отвлекаться – сидеть в соцсетях, играть в игры, часто прерываться на чай и перекуры, общаться на личные темы с коллегами или друзьями и т. д.

Как решить озвученные проблемы

Есть несколько простых способов для устранения этих трудностей. Достаточно удалить соблазны и настроить систему отчетов, контроля и мотивации.

Учитывая слабую силу воли у многих людей, вы можете влиять на поведение сотрудников. Убирайте соблазны. Как только вы даете подчиненному возможность бездельничать, он ей пользуется. Есть исключения, но это единицы. Большинство поддается соблазнам.

Что следует убрать:

• Интернет – отключить у всех, кому он не нужен по служебным обязанностям. Например, маркетологу он нужен для работы. Но часто в компаниях Интернет предоставляется всему персоналу. Если всё же сеть требуется для отдельных функций, то можно предоставлять доступ ограниченно. Так, если нужна внутрикорпоративная переписка, то следует настроить отдельно почту. Для работы в облачных приложениях или на конкретных сайтах – настроить доступ к этим приложениям, сервисам и сайтам. Если Интернет нужен не постоянно, а периодически, то можно подключить его к одному отдельному компьютеру, чтобы каждый подходил, пользовался сетью по рабочим задачам и возвращался на свое место.
• Если Интернет необходим для работы и сложно ограничить его пользование, то применяйте следующий принцип: поверните все компьютеры экраном к офису. В таком случае не только вы, но и весь коллектив будет видеть, чем заняты коллеги. Ваши подчиненные будут дополнительно контролировать друг друга и меньше отвлекаться от работы.
• Планировка open space – когда в офисе все сотрудники сидят в открытом пространстве, видят друг друга, а руководители и сотрудники высшего звена работают в общих кабинетах. Работа в такой среде становится более ориентированной на результат.
• Что касается творческих сотрудников, то с ними можно использовать инструмент снижения уровня контроля. Если человек ответственный, инициативный и дает результат, то вы можете постепенно снижать степень контроля. Если человек способен дисциплинировать себя сам, то вы можете постепенно выводить его из этой матрицы. Однако помните, что таких сотрудников очень мало.
• Используйте программу, позволяющую в любой момент просматривать экраны компьютеров сотрудников, и периодически проверяйте, чем они занимаются на рабочем месте.

Воровство

К скрытым трудностям, неочевидным на этапе найма, относится и воровство. Для некоторых людей считается нормальным унести что-нибудь с работы – продукцию, канцелярию, какие-то мелочи. 

Обратите внимание, что время – такой же ресурс, как деньги и товар. Когда сотрудники постоянно опаздывают на работу, уходят раньше, в рабочее время просматривают соцсети или играют, то они воруют время. Ведь вы платите им зарплату за время, которое они работают (исключение – сдельная оплата труда).

Что касается опозданий, то для решения этой частой проблемы хороший совет – биометрическая программа. Когда сотрудник приходит и уходит, ему нужно приложить палец к специальному устройству. Программа фиксирует время и считает зарплату с учетом опозданий.

Почему стоит пользоваться биометрической системой – чтобы облегчить себе контроль за персоналом. Когда вы берете на себя слежение за опозданиями и уходами сотрудников, то тратите свое время и силы на эту функцию, слушаете оправдания, становитесь объектом обид. Если же приход и уход контролирует программа, то подчиненные станут ответственнее и будут вынуждены брать на себя вину за опоздания – программе ничего не объяснишь и на неё не обидишься. Всё справедливо.

Если сотрудники работают в «полях», то для контроля следует использует геолокацию – отслеживать перемещения работников из точки в точку и так же контролировать опоздания и ранние уходы, устанавливать датчики для топлива в машине.

В вопросе воровства вещей можно выделить 3 типа людей:

1. Святые. Они никогда ничего не возьмут из корпоративного имущества. Даже то, что лежит под ногами и никому не нужно. Их всего 5 % среди людей.
2. Патологические воры. Напротив, не могут удержаться от воровства, даже если вещь им не требуется, и всегда ищут возможность забрать что-нибудь с собой.
3. Серые. Ведут себя в зависимости от обстоятельств.

Чтобы снизить уровень воровства в компании, вам необходимо знать эти обстоятельства. Обычно это следующие случаи:

1. Сотрудники могут оправдать свое воровство. Как правило, человек не считает, что украл. Он воспринимает свое действие как одолжение: «Позже верну», «Когда будут деньги, отдам», «Я не украл, а взял попользоваться», в итоге откладывает возврат «одолженной» вещи из месяца в месяц и забывает об этом. Либо считает, что имеет право: «У них денег много, а мне платят мало, я могу взять», «Я делаю больше работы, чем должен, поэтому могу взять» и т. д.
2. Уверены в своей безнаказанности.

На первый фактор руководство не может повлиять. Но второй стоит использовать как рычаг влияния на поведение. Создайте такие условия, чтобы сотрудники были уверены в наказуемости воровства и у них не возникало соблазна брать фирменное имущество.

Неотвратимость наказания – ключевой инструмент в этом вопросе. Сотрудники должны быть уверены, что в случае воровства об этом узнают все:

• установите камеры видеонаблюдения;
• систему контроля экранов, как говорилось выше.

В качестве временной меры можно использовать муляжи камер – они смогут сдерживать персонал несколько месяцев. Но затем люди, скорее всего, узнают правду. Поэтому в перспективе обязательно нужно перейти на полноценную систему видеонаблюдения.

На практике количество воровства резко сокращается, если наказание существенно выше и несоразмерно с проступком. У человека создается цепочка – если за небольшое нарушение он получает полный объем санкций, то что будет при значительных проступках? Желание воровать отбивается надолго, и это становится привычкой. Правило работает и в обратную сторону – когда наказание несоразмерно меньше проступка, сотрудник будет равнодушен к санкциям.

Мотивация

Важной частью менеджмента является правильная система мотивации. Она может быть двух видов – материальной и нематериальной.

Материальная мотивация

Начните с правильного денежного стимулирования. Ключевые правила:

• разделите зарплату сотрудников на 3 части: фиксированная, KPI и бонусы;
• фиксированная часть должна быть небольшой, чтобы сотрудник понимал: если он не выполнит задачи, то в конце месяца получит скромную сумму;
• бонусы нужно платить только при выполнении плана от 80 %. Если выплачивать бонусы за любое выполнение плана, то сотрудники будут выполнять ровно столько, сколько им нужно денег в этом месяце. Лучше включать в бонус процент от оборота либо от маржи;
• используйте повышающие коэффициенты – за каждые 10 % плана повышайте бонусы;
• в KPI закладывайте цифры – сколько звонков нужно совершить, сколько переходов должны сделать пользователи, сколько встреч назначить, сколько позиций в чеке продать и т. д.;
• в КPI стоит использовать около 5 показателей. Если их будет больше, то сотрудник может запутаться и потерять мотивацию;
• внедряйте дополнительные мини-премии за небольшие задачи – например, за выполнение дневной нормы, недельного плана и т. д.;
• для более наглядного эффекта можно использовать бумажные деньги – прикреплять их к стенду или доске. Либо оставлять на видном месте и объявлять, что тот, кто выполнит задачу, может подойти и забрать купюры.

Отдельным инструментом являются конкурсы и игры с денежным вознаграждением, подарки в виде денег за особые заслуги.

Нематериальная мотивация

Можно стимулировать сотрудников не только через деньги. На сегодняшний день многих людей мотивируют не большие зарплаты, а другие ценности – признание, уважение, саморазвитие, профессиональный рост. Посмотрите на пирамиду Маслоу – она отражает, что движет людьми после закрытия базовых нужд.

Используйте эти мотивы в работе:

• Проводите конкурсы и игры, в которых призом является что-то нематериальное и связанное с признанием, уважением, социальным статусом – особое кресло, работа в отдельном кабинете, право на опоздание или дополнительный выходной, попадание на доску почета и т. д.
• Стимулируйте через эмоции – предложите за выполнение задач что-то очень выгодное, особенное, желанное, эксклюзивное и т. д. Например, абонемент в закрытый клуб, брендовые вещи, уникальный статус.
• Рассказывайте истории успеха других сотрудников.
• Проводите обучающие уроки, где сотрудникам будут помогать ставить цели (например, по системе SMART).

Что касается мероприятий вне работы, то существует мнение, что совместный отдых, выезды коллектива на природу, тимбилдинги помогают развитию командного духа. Но в этих мероприятиях есть проблема: когда люди объединяются, им нужен тот, против кого они сплотились. Обычно коллектив начинает «дружить» против руководителя, покрывать друг друга и т. д. Объединение против конкурентов происходит редко: они далеко, с ними нет тесного контакта, а руководитель всегда перед глазами.

К тому же мероприятия по типу тимбилдинга создают ассоциативный ряд – сплочение вокруг развлечений. Люди чувствуют себя командой, когда развлекаются, отдыхают. В результате вы получаете коллектив, дружный и крепкий, но не заинтересованный в общем деле. Сотрудники хотят развлекаться, ими тяжело управлять. Более того, они могут даже дружно бунтовать против решений начальства и саботировать деятельность фирмы.

А вам нужно создать эффективный и продуктивный коллектив – поэтому лучше, если подчиненные будут объединяться вокруг общего дела и целей компании. Делайте упор на деловых играх, конкурсах и соревнованиях, связанных с работой, а не с развлечениями.

Срок годности

У большинства сотрудников есть срок годности. Но руководители не замечают или делают вид, что не замечают, когда он истекает. Бывают ситуации, когда человек уже переработал свой потенциал в фирме, ему пора увольняться, но сам он не решается. То есть он уже внес вклад в бизнес, а теперь от него нет пользы для общего дела – нужен человек, который придет с новой энергией и идеями на эту должность.

Средний срок годности сотрудника – 1–2 года. В редких случаях 5–6 лет.

Когда работник устраивается в вашу организацию, то первое время он полон энтузиазма, у него новая работа, нужно доказать, что он достоин, показать себя коллективу. Он старается проявить себя, вкладывается, привносит новые идеи. Но через время энтузиазм начинает угасать. Но сотрудник всё еще мотивирован карьерной лестницей и профессиональными перспективами. Однако через 2 года он с большой вероятностью выгорает.

Руководитель должен либо уволить его, либо найти другую точку применения, где он сможет реализоваться по-новому.

Обычно собственники и топ-менеджеры боятся текучки кадров. Но «свежие» люди нужны бизнесу – они приносят новые идеи, являются своеобразным топливом для роста.

Внедряйте следующие решения:

• Постоянный приток новых сотрудников.
• Увольнение слабых – 5 % каждый год. Такой подход применяет компания «Майкрософт». Причем коллектив знает, что в конце года кто-то будет уволен, и это дает сильнейшую мотивацию для всех.

Дружба начальника с подчиненными

Если руководитель начинает относиться к сотрудникам как к друзьям, то создается впечатление, что в фирме будет царить атмосфера доверия, уюта, добра и любви. Однако такой формат отношений потерпит крах, как только руководитель в чем-то не оправдает ожидания коллектива.

Например, не выплатит вовремя зарплату. Тогда предприниматель перестает быть другом – подчиненные недовольны, начинают грозить увольнением, судом и т. д. В то время как начальник относился к ним как к друзьям – учитывал их личные проблемы, особенности характера, часто входил в положение.

95 % подчиненных будут демонстрировать дружеское отношение, пока вы платите им зарплату. Как только появятся проблемы – они забудут об этой дружбе. Иногда случается так, что человек, которому вы доверяли, подводит в ответственный момент – увольняется, начинает шантажировать, уходит к конкурентам и т. д.

Что делать: создавать в коллективе не дружбу, а дружественные отношения, то есть позитивное отношение друг к другу, но без перехода к тесным личным отношениям.

Выполнение задач

Трудностью для руководства может стать и несвоевременное выполнение задач. Подчиненные могут оттягивать сро ки или делать всё в последний момент. На ситуацию можно повлиять несколькими способами:

1. Заставлять каждый день делать понемногу. Вам нужен не трудовой подвиг, а вовремя выполненная задача. Разделите цель на части и отслеживайте, как работники выполняют ее ежедневно. Например, месячный план продаж распределите по дням и с помощью показателя план-факт отслеживайте, с какой скоростью и насколько своевременно менеджер справляется с планом, успевает ли он достичь месячной цифры.
2. Промежуточный контроль. Каждый день нужно требовать от подчиненных отчеты по выполнению задач – звонкам, встречам, сделкам. Иногда имеет смысл ввести 2 обязательных отчета за день.
3. Регулярные авралы. Когда вы ставите месячный план, сотрудник зачастую начинает заниматься им ближе к концу месяца. Сначала ему кажется, что времени еще много, и он не прилагает усилия. Вы как руководитель должны знать, что большую часть месяца подчиненные будут работать вполсилы. Внедрите еженедельные планы, за невыполнение которых должны быть установлены четкие конкретные наказания. В некоторых бизнесах эффективна и дневная норма. При этом за выполнение недельного плана давайте мини-премию – например, 1000 рублей.

Увольнение как инструмент управления

Руководитель может бояться увольнять подчиненных. Однако с точки зрения менеджмента это крайне негативно сказывается на работе команды и репутации топ-менеджера.

Когда сотрудник, который заслуживает увольнения, продолжает оставаться в компании, несмотря на недобросовестную работу и ошибки, остальные подчиненные считывают это как разрешение вести себя аналогично. Также коллектив видит, что руководитель – либо недалекий (не понимает, что сотрудник – разгильдяй), либо слабый – не способен принимать серьезные решения. Соответственно, и остальные могут относиться к его требованиям не столь серьезно и позволять себе какие-то послабления.

Увольнения необходимы для сохранения авторитета, если подчиненные не выполняют поставленные задачи. Это также может быть инструментом мотивации. Как правило, после увольнения весь коллектив какое-то время работает намного эффективнее, прилагает больше усилий для достижения результатов.

Страх увольнений связан с внутренними ограничениями человека. Чтобы справиться с ним, напоминайте себе, что управление – это логичная и справедливая система. Когда вы забываете об этом, вам становится жаль сотрудника из-за его личных качеств или долгой работы в компании. В итоге внутренние ограничения ведут к убыткам – вы теряете как минимум в выручке, потому что сотрудник не выполняет свои задачи, а вы продолжаете платить ему зарплату.

Важно: необходимо уметь находить замену. Мысль, что придется искать нового сотрудника, часто становится оправданием и причиной, чтобы откладывать этот вопрос на неопределенный срок. Вам следует перейти от системы «быстро нанимаю, долго увольняю» к системе «долго нанимаю, быстро увольняю», то есть уделять больше внимания тщательному отбору и изучению кандидатов, чтобы с максимальной вероятностью сразу взять нужного работника.

Заключение

Управление персоналом – глубокий и тонкий процесс, в котором много неочевидных трудностей. Зная о подводных камнях менеджмента, вы сможете превратить свой персонал в локомотив бизнеса. Главное правило во взаимоотношениях с сотрудниками – баланс между поощрениями и наказаниями, который можно соблюдать с помощью системы мотивации и контроля.

Мировой банк изучил экономику 192 стран и выяснил: только 20% роста зависит от природных ресурсов, а от человеческих — целых 64%. А значит, для всех, у кого нет своей нефтяной скважины, актуален вопрос: как руководить персоналом,чтобы получить максимум от человеческого капитала? Ответы и советы экспертов читайте в нашем чек-листе.

Содержание:

1. Ставьте задачи по системе SMART
2. Используйте бонусы и KPI для материальной мотивации
3. Используйте нематериальную мотивацию
4. Автоматизируйте рутинные процессы
5. Пропишите миссию компании совместно с сотрудниками
6. Не перегружайте сотрудников
7. Не бойтесь брать «зеленых» новичков и делать из них профи
8. Обеспечьте возможность обучения сотрудникам
9. Не тащите все на себе
10. Проводите регулярные совещания

Ставьте задачи по системе SMART

Каждый сотрудник должен адекватно понимать поставленную задачу, а не как в анекдоте:

«При нашествии саранчи в Корее власти объявили, что за каждое принесенное насекомое правительство будет выплачивать 1 юань. Планировалось, что так удастся выловить саранчу с полей и сохранить урожай. Но народ не понял цель, и все стали выращивать саранчу»

Чтобы у вас не получилось так же, ставьте цели по системе SMART. Они должны отвечать 5 параметрам:

Пример постановки задач по системе SMART:

Чтобы магазин спорттоваров получил за месяц прибыль в 250 000 рублей, каждый из 5 менеджеров должен закрыть 10 сделок. При этом сумма каждой должна быть не меньше 5 000 рублей.

Здесь есть конкретная цель, которая измеряется в деньгах: 250 000 рублей. Достичь ее можно, поделив обязанности между точным количеством менеджеров. Закрыть по 10 сделок за месяц с минимальной суммой в 5 000 рублей — это реально для каждого из них.

Назад к содержанию

Используйте бонусы и KPI для материальной мотивации

KPI — это количественные показатели работы менеджеров (звонки, сделки, новые клиенты и т.д.), от которых зависит их зарплата. Когда начальник видит, что недельная выручка низкая, то ему не понятно, чем занимаются менеджеры?

Здесь обычно встает вопрос о пересмотре KPI. Кто будет активнее работать: тот менеджер, у которого высокий оклад и небольшие проценты от продаж, или тот, у кого низкий оклад, но за каждый звонок и апсейл он получает хорошую надбавку? Очевидно, второй. Внедряйте бонусы и ждите успеха: пообещайте прибавку к окладу при перевыполнении плана на 20%. Сотрудники станут куда эффективнее!

Используйте нематериальную мотивацию

Согласно теории психолога Абрахама Маслоу, высокая зарплата и премии закрывают только часть потребностей человека. Поэтому финансовой мотивации надолго не хватает. Чтобы действительно влюбить сотрудников в работу, дайте им кое-что получше денег:

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные процессы

Сложно руководить даже несколькими людьми. А как научиться управлять персоналом, когда в коллективе 50 человек? Физически невозможно ставить задачи каждому, следить за работой и контролировать сроки. Сотрудники расслабляются и делают вид, что о чем-то забыли. У руководителя все валится из рук.

Чтобы взять под контроль все процессы, попробуйте работать в специальных программах — CRM-системах. Они берут на себя большую часть вашей работы.

Что именно, расскажем на примере облачной программы SalesapCRM.

• Вы создаете в системе задачу, ставите срок исполнения и назначаете ответственного менеджера. CRM сама оповещает его о новом задании, а ближе к дедлайну напоминает, что пора поторопиться. Если менеджер просрочит задачу — она сразу присылает вам уведомление.
• Система высылает напоминания о встречах и делах.
• Рассказывает о ходе сделок. Например, у каждой карточки сделки есть полоска с цветовым индикатором. Чем она ближе к правому краю, тем меньше времени остается для того, чтобы перевести сделку на следующий этап. При этом она меняет цвет с зеленого на красный. Так вы увидите, по каким сделкам долго нет изменений, и сможете вовремя подтолкнуть ответственного менеджера, не допуская «зависания» продаж.

• Обязует менеджеров до конца заполнять карточки клиентов и не дает переводить сделки на следующий этап, пока не выполнит обязательные условия на предыдущем. Для этого в ней настраиваются обязательные поля.

• Показывает любые отчеты в режиме online. Ни вам, ни сотрудникам не придется больше часами сводить цифры в Excel.

Напишите миссию компании вместе с сотрудниками

Специалисты компании PricewaterhouseCoopers опросили почти 1500 руководителей бизнеса о составляющих успеха их компаний. 67% опрошенных уверены, что талантливые специалисты долго работают только в тех компаниях, цели которых им интересны и где их работа приносит пользу. Поэтому проговаривайте сотрудникам, как важен их вклад в общее дело.

Написать миссию компании несложно. Достаточно ответить на 5 вопросов:

• Основная деятельность (Продажа велосипедов)
• Покупатели — кого призываем к покупкам (Родители, бабушки и дедушки)
• Потребности покупателей, которые удовлетворяет компания (Велосипеды недорогие и качественные)
• Польза компании населению (Продажа велосипедов, на которые не страшно посадить детей)
• Показатель успеха компании (Велосипеды компании есть у 35% семей Московской области).

Не обязательно вписывать в миссию ответ на каждый вопрос. Сумейте выделить главное и написать короткую и четкую формулировку, в которой отразятся ваши истинные намерения. В нашем примере миссия получится такая:

Мы гордимся тем, что продаем безопасные и надежные велосипеды. Наша компания способствует развитию велоспорта в России и прививает к нему интерес молодежи.

Но как добиться того, чтобы весь персонал хорошо понимал миссию компании и разделял ее ценности?

Назад к содержанию

Не перегружайте сотрудников

Если дать человеку одну задачу или сразу 10, эффективность его работы останется одинаковой: за раз он сможет выполнить только одно дело. Так зачем перегружать сотрудников и ввергать их в стресс десятками поручений? Берегите их ресурсы и помните: чем меньше поручений, тем меньше они допустят ошибок.

Не бойтесь брать «зеленых» новичков и делать из них профи

Каждая компания по-своему смотрит на вопрос приема сотрудников. В «Правэкс-Банке», например, охотно берут на работу молодых специалистов и стараются вырастить из них мотивированных руководителей. А руководство завода «Азовсталь» отдает предпочтение опытным соискателям, не тратя ресурсы на обучение молодежи. Что выгоднее?

Назад к содержанию

Обеспечьте возможность обучения сотрудникам

Не давайте мозгам сотрудников закостенеть: постоянно обучайте их новому. Тогда слабые подтянутся, а сильные будут заинтересованы в том, чтобы расти вместе с вами.

Бизнес-тренер Елена Безлепкина на семинарах рассказывает, как эффективно управлять персоналом. Она выделяет аж 21 способ обучения, и все они нацелены на умение самостоятельно принимать решения, работать в команде, осваивать новые профессии и руководить. Можно на пару дней позволить менеджеру стать «тенью» директора, а можно на какое-то время поменять местами сотрудников из разных отделов. Все пойдет на пользу!

Назад к содержанию

Не тащите все на себе

Бизнес-консультант из США Стивен Кови считает, что только 25% руководителей могут добиться открытого взаимопонимания с подчиненными. Они-то знают, как управлять персоналом на предприятии и способны правильно делегировать обязанности.

Назад к содержанию

Проводите регулярные совещания

Совместный «разбор полетов» активизирует самые важные принципы, на которых строится управление коллективом:

• Синергия. Во время обсуждения в группе сотрудники мыслят как единое целое, где каждый дополняет мысли другого. Так решение вопроса происходит быстро и эффективно.
• Сплоченность. Формируется уважение к коллегам и руководителю. Так формируется команда.
• Понятность. О любых изменениях, которые вы задумали, лучше сказать подчиненным прямо, а не внедрять исподтишка.

Читать по теме
На совещании обсуждаются все планы и задачи на день, неделю, месяц или год. Как не забыть о важном и правильно составить задачи, читайте в нашем блоге.

Вы ознакомились с нашим примером кейса по управлению персоналом, и теперь можете сравнить с ним свой метод управления. Сколько пунктов выполняете? Практически все – вы лучший руководитель! Меньше половины – вам есть к чему стремиться.

Автоматизируйте рутинные процессы и уделяйте больше времени общению с вашими сотрудниками. Зарегистрируйтесь в SalesapCRM и бесплатно протестируйте все возможности системы в течение 7 дней. Делайте свой бизнес лучше, а работу коллектива — продуктивнее.

Назад к содержанию

Автор: Руслан ЛЕЖЕНИН

5 036

Руководство персоналом как функция управления персоналам призвана объединить все мероприятия и процессы в организации, нацеленные на создание системы управления персоналом. Во многих сферах деятельности эффективность и конкурентоспособность компании зависит от специалистов, работающих в ней. Многие организации, добивающиеся успеха, отличаются динамичностью и адаптивностью руководства и успешных приемов и механизмов взаимодействия с людьми. 

Эффективность стилей управления персоналом

Обычно в учебниках по кадровому менеджменту упоминают авторитарный, демократический и либеральный стили руководства компанией, при этом практически никогда не бывает такого, чтобы управление в точности походило на какой-либо из этих классических вариантов. Реальная ситуация — это всегда смешение стилей и от того, насколько правилен такой микс, зависит вероятность достижения результата.

Поэтому всегда лучше использовать стратегию ситуативного подхода, когда в зависимости от обстоятельств руководитель ведет себя наилучшим для конкретного времени и места образом. Для этого нужно знать сильные и слабые стороны каждого стиля и их применимость в разных условиях.

Авторитарный стиль подходит для следующих ситуаций.

• Когда необходимо четкое выполнение поставленных задач. Есть проекты, которые находятся на стадии рождения, обсуждения или уточнения деталей. Когда проект полностью сформулирован, приходит время “брать и делать”. В такие моменты для руководителя, ответственного за выполнение задания, самый эффективный стиль управления персоналом — авторитарный.
• В условиях цейтнота или кризиса. Плохая идея — либеральничать или давать сотрудникам выражать свое мнение в моменты, когда на это нет времени, а от скорости и четкости выполнения зависит жизнь компании.
• Во время общения с партнерами компании. В такие моменты контрагент должен осознавать — в компании есть “твердая рука” и жесткая дисциплина, там не будет “шатаний”, на переговорах не удастся внести разногласия или сделать “подкоп” через одного из руководителей. В то же время, такой структуре с четкой линией управления можно доверять — они выполнят обязательства, не развалятся под действием внутренних противоречий и доведут дело до конца. (проверить надежность самих контрагентов можно, воспользовавшись услугами специального сервиса ).
• Если на руководящих должностях находятся родственники или близкие друзья. Это может показаться странным или неприменимым, но когда компанией управляют равные по значению люди, окружающие должны видеть и понимать — для друзей и близких нет поблажек, а требования к ним точно такие же, как и ко всем остальным. Чтобы открыть возможность каждому равнозначному руководителю проявить друг к другу авторитарный стиль, нужно разделить направления работы между ними. Ответственный за направление становится главным в своей узкой теме и другие начальники (родственники и друзья) беспрекословно подчиняются его решениям по этому направлению.

Демократический образ руководителя оптимален:

• для повседневной деятельности — эта манера управления подразумевает компромисс между жесткими требованиями руководителя и свободой мнений, поэтому комфортна для большинства сотрудников;
• при общении с высокопрофессиональными сотрудниками — такие люди ценны для компании и при попытках жестко командовать ими быстро находят другое место работы. При этом они обычно организованны и эффективны сами по себе и понимают необходимость системы управления персоналом в компании, а демократический стиль рассматривают как партнерские отношения в паре начальник-подчиненный;
• в небольшой компании — хотя для них более характерен либеральный подход (все друзья или семья), введение на ранних этапах демократического стиля поможет в дальнейшем избежать проблем “раздела власти”.

Когда имеет смысл использовать либеральный подход:

• Самое начало деятельности предприятия. Люди “горят” идеями, их не нужно подталкивать и контролировать, главная задача — направлять.
• В моменты больших прорывов в деятельности. Например, при завершении крупных проектов или совершении сделок, над которыми команда работала долгое время. Сотрудники не могут постоянно трудиться в жестких условиях, им нужны праздники. В следующий раз, когда придется “закрутить гайки”, персонал будет знать, что после напряженной работы снова наступит просвет.
• Для креативных команд или в начале крупных проектов. На раскачку есть время, а от людей требуется не исполнительность, а максимум идей и энтузиазма.
• В период кадрового “голода”. Есть ситуации, когда ситуация на рынке труда такова, что единственным способом сохранить персонал остается повышение уровня либерализма в компании, когда сотрудники понимают — у них не лучшие условия, но и требования не столь жесткие.

Эффективные методы управления персоналом

Далее кратко описаны инструменты, которые позволят сформировать собственный подход к продуктивному руководству сотрудниками и компанией в целом.

Среди экономических методов особое место занимает бонусная система, которая, к слову, действует лучше, чем практика штрафов. Давно известно, что базовый постоянный оклад является лишь гигиеническим фактором, т.е. наличие только зарплаты обеспечивает явку сотрудника на рабочее место и отработку положенного времени. Стимулировать человека на особые достижения постоянная часть денежного довольствия не может, поэтому практически во всех компаниях вводят переменную составляющую.

Ошибка многих руководителей в формировании бонусной системы компании — использование только индивидуальной части премирования: сотрудник поощряется исключительно за личные достижения. Оптимальная же бонусная программа должна нести как минимум три уровня поощрений.

Персональный уровень экономического управления персоналом будет повышать его эффективность, стимулируя сотрудника делать больше, чем ему предписано должностной инструкцией. Второй уровень — это поощрение проектных команд, отделов, подразделений, то есть любых групп, которые можно создать в рамках компании, причем сделать это необходимо даже в совсем небольших организациях.

Командное поощрение будет создавать элемент состязательности внутри компании.

Наконец, третья составляющая бонусной системы — поощрение за достижения компании в целом. Этот компонент объединяет всех сотрудников в движении к общей цели и преодолевает разделяющее влияние личного и конкурентную составляющую командного бонуса.

При этом, премия за достижения всей компании должна быть самой большой, чтобы люди связывали успех компании с собственным. Самая маленькая часть премии — групповые бонусы: там людей подстегивает азарт и командная солидарность, поэтому размер денежного вознаграждения не так важен. Личная премия должна занять промежуточное положение между ними по размеру. Оптимальный интервал расчета бонуса — год за командные достижения и работу компании в целом и квартальная персональная премия. При более частом или редком вознаграждении его ценность и влияние на продуктивность снижается.

Отдельную группу механизмов управления составляет нематериальная мотивация, о которой часто забывают или придают ей второстепенное значение по сравнению с денежной. При этом ее потенциал часто выше, чем у финансовой составляющей. К инструментам этого эффективного метода управления относят правильную постановку целей, делегирование полномочий, справедливую оценку заслуг сотрудников, обучение персонала.

Одна из наиболее продуктивных стратегий управленческой работы — использование процессного подхода и назначение руководителей проектов. Часто полагают, что эти методы — удел крупных компаний, однако, именно такие подходы позволяют ликвидировать негативное влияние низкой иерархичности маленьких организаций.

Психология эффективного управления персоналом в организации

Несколько слов о психологической составляющей управления. Маленькая компания — это своего рода семья, где люди знают друг друга, обсуждают персоналии, а ошибки каждого видны сразу. Поэтому небольшим коллективом часто сложнее руководить, чем крупным предприятием. Ситуацию осложняет то, что в малом бизнесе недостаточно управленческих уровней, и выдвижение на руководящую должность одного сотрудника из группы равноправных до этого коллег влечет психологическую напряженность.

Сгладить внутренние противоречия в маленькой организации может выполнение некоторых правил. Одно из главных — наем и продвижение в должности на основе компетенций, для чего требуется наличие в компании способов оценки персонала. Продолжение этого правила — прозрачность формирования решений. Даже при авторитарной системе управления персонал хочет понимать подоплеку и логичность распоряжений и задач, которые предстоит выполнять: принцип “Будет так, как сказано” сегодня работает крайне неэффективно. Избавить себя от подобного рода забот, по крайней мере, в бухгалтерских, кадровых и прочих рутинных вопросах можно, доверив эти дела аутсорсинговой компании.

Ещё одна непременная составляющая комфортного рабочего климата — пресечение сплетен, слухов, жалоб внутри коллектива: случаи непременно будут, но руководитель не вправе принимать решения на этой основе.

Без сомнения в создании положительной атмосферы помогут собственный пример поведения со стороны руководителя и соревновательность в достижении целей: искусственно созданная рабочая конкуренция призвана заменить возникающую на пустом месте межличностную, кадровую и остальные виды персональной борьбы за выживание в коллективе.

Автор: Легкий Сергей

Источник: материалы сайта business.ru

Неправильный стиль управления коллективом сказывается на общении руководителя с сотрудниками и работе компании. Грамотно построенное взаимодействие — прямой путь к процветанию. Однако не все так просто, как кажется. Поддержание морального духа — сложная работа. Как с ней справиться, расскажут наши эксперты.

КОМАНДНЫЙ ДУХ — ЗАЛОГ УСПЕХА

Как сплотить управленческую команду?

Какая же она команда, если ее требуется сплотить? Командой нас делают общие цели и задачи, а точнее — совместная работа по достижению этих целей и задач.

Когда в нашей компании коллеги перестали опираться только на мои знания и опыт, я понял, что мы достигли определенного уровня зрелости и наш коллектив стал настоящей командой.

Уверен, к этому времени сотрудники уже ощущали мое доверие к ним и готовность принимать конструктивную критику в свой адрес.

Я никогда не был сторонником корпоративных игр, тем более в отношении управленческой команды.

Что руководитель должен знать о своих подчиненных?

Руководитель должен знать, что на самом деле думают о нем подчиненные. Для этого должны быть выстроены очень открытые и доверительные отношения между сотрудниками и руководством. Полагаю, сначала следует снизить уровень ненужного стресса у менеджеров по продажам, а потом требовать с них выполнение плана.

Как настроить специалистов на командный дух?

Можно вызвать шамана или бизнес-тренера, которые возьмут с вас хорошую сумму денег за совместные игровые и ритуальные практики. А можно задать тон вашему «оркестру» своими собственными жестами, поведением и поддержкой.

Коллектив будет следовать за вами, если он чувствует в вас поддержку, и копировать вашу модель поведения в общении со своими подчиненными. Хотите командный дух в коллективе? Тогда проявите к коллективу эмпатию и доверие.

И какую мотивацию лучше использовать?

Команда — это разнообразие! Разнообразие личностей, и у каждой свои мотиваторы, амбиции и переживания. Более того, личность — понятие динамическое, и мотиваторы у вашего сотрудника могут со временем меняться.

Во всем необходим баланс и умеренность, и в мотивации коллектива следует найти золотую середину между мотивацией внешней и внутренней.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ОШИБКИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

В чем состоит успех работы компании?

Основа успешного функционирования компании — отлаженная, эффективная работа персонала. Умение налаживать процессы коммуникации, ставить четкие задачи и вести своевременный контроль поможет любому управленцу увеличить прибыль компании в несколько раз без привлечения новых инвестиций и партнеров, без создания новой линейки продуктов или дополнительного набора сотрудников.

Как сплотить управленческую команду?

В первую очередь на рельсы нужно поставить работу самого управленческого состава. Проверьте, знают ли ваши руководители свой функционал и зону ответственности, укомплектованы ли у них отделы, какая в них текучесть.

Важным показателем является взаимодействие отделов. Руководители должны постоянно делиться опытом, поддерживать связь и взаимодействовать отделами.

Приведу пример неправильной работы управленческого состава. Отдел маркетинга запустил акцию, о которой отдел продаж узнал, когда начали приходить заявки.

Первый час обработки заявок был упущен, так как отдел продаж не уведомили о запуске акции (факт прихода заявок заметил руководитель другого отдела). Второй час был потрачен на составление алгоритма обработки этих заявок для отдела продаж и информирование менеджеров об условиях акции.

Третий час потратили на тестирование гипотезы обработки и выявление ошибок в поле сбора заявок (отдел маркетинга забыл указать поле для сбора телефонов, с некоторыми клиентами не могли оперативно связаться).

В итоге вместо решения текущих вопросов и работы со сделками весь отдел продаж был погружен в срочную акцию.

Какие проблемы могли решить руководители отделов, если бы взаимодействовали друг с другом?

В случае взаимодействия руководители отделов могли бы согласовать текст рассылки и заранее оповестить о нем менеджеров, проверить тестирование сбора заявок и всех необходимых полей, составить детальный алгоритм обработки заявок.

Тогда в 9:00 отдел продаж был бы готов к появлению заявок и входящих звонков по акционному продукту и мог бы начинать продажи с 9:00, а не с 12:00, слив достаточное количество лидов.

Для сплочения управленческого коллектива устраивайте совместные планерки и ставьте задачи так, чтобы руководители отделов понимали, что от их совместной работы зависит не только их финансовое и статусное положение, но и зарплата сотрудников отдела.

Что должен знать руководитель о своих подчиненных?

Для сплочения и слаженной работы команды внутри отдела ей должен управлять грамотный руководитель, который никогда не даст своих сотрудников в обиду и будет знать о них все. Да, именно все! Не только профессиональные компетенции с прошлыми местами работы, но и то, что мотивирует сотрудника, где и в каких условиях он живет, какая у него семья, как зовут его детей. Для любителей животных обязательным критерием является знание клички домашнего любимца!

Что мешает постепенно изучать сотрудника в процессе общения?

Мы все люди, а значит, нуждаемся в общении и поддержке. Можно быть уверенным только в том человеке, о котором знаешь все. Зная его интересы и мотивацию, руководителю проще выставлять задачи и добиваться выполнения плановых показателей.

Для чего нужен командный дух?

В выстраивании командного духа нужно проявить инициативу и показать сотрудникам, что на работе мы не только работаем. Работа занимает много времени в жизни любого человека, и она не должна быть в тягость.

Командный дух позволяет людям любить свою работу. Собирайте коллег на круглые столы, придумывайте командные задачи с интересными призами за успешное их выполнение. Игровая атмосфера быстро сплотит коллектив, и вам не придется думать о том, как заставить ваших сотрудников общаться и решать проблемы самостоятельно.

Для эффективного управления персоналом используйте прозрачную систему мотивации. Каждый сотрудник должен понимать зону ответственности другого сотрудника и его мотивацию. Это необходимо для его дальнейшего карьерного роста сотрудника и понимания принципов работы того или иного специалиста.

Если вы приверженец закрытой системы мотивации, сделайте ее понятной и простой для сотрудника, которому она направлена, а общие призы и премии афишируйте.

ЧЕГО НЕ ДОЛЖЕН ДЕЛАТЬ РУКОВОДИТЕЛЬ

 

Какое основное правило вы используете в эффективной работе команды?

Главное правило — не раздувать штат. Если человек хочет работать, он не боится взять на себя больше работы, зная, что получит за это материальное вознаграждение.

В некоторых наших точках очень большой поток клиентов в обеденный перерыв, поэтому требовались дополнительные сотрудники на пятидневку. В данной ситуации директора кондитерских решили, что в часы пик сами станут к прилавку, а деньги, выделенные на зарплаты дополнительным сотрудникам, будут премиальным фондом.

Если замотивировать человека, можно распределить работу между всеми, не раздувая штат. Для этого важно, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя частью всего организма и понимал, что от него зависит качество работы и имидж компании в целом.

Какую роль играет руководитель в управлении компанией?

Плох тот руководитель, который не присутствовал три дня на работе и в его отделе за это время начался беспорядок. Теоретически, если все топ-менеджеры компании одновременно уйдут в отпуск, ничего не произойдет. Люди все на своих местах, и они четко знают, что делать.

Однако всегда могут возникнуть внештатные ситуации. Например, пресловутое отключение света. Можно представить, какие потери понесет производственная кондитерская компания, если света не будет буквально 5–6 часов.

В такие моменты человек, принимающий решение на уровне судьбы всей компании, должен находиться в эпицентре событий. Один из топ-менеджеров. Сейчас многие вопросы можно решить по телефону, скайпу, но личное присутствие руководителя в случае ЧП и успокоит, и поддержит сотрудников.

У нас сложный, технологический бизнес. Когда речь идет о продукте питания, а тем более скоропортящемся, решение порой приходится принимать молниеносно. Иногда именно топ-менеджер увидит то, что не увидят другие. В нашем бизнесе настолько сложная технология, большой ассортимент, высокая ответственность, что дело требует присутствия на месте хотя бы одного топа.

Неправильно, когда лидер постоянно ведет бизнес на расстоянии. Это начало конца. Когда тот, кто вкладывал душу, начинал дело, уходит, оставив бизнес на кого-то, это не есть хорошо. Но уехать на две недели в отпуск без волнений может любой из наших руководителей.

Сейчас мы активно развиваемся, охватывая Владимировскую, Ивановскую, Костромскую, Ярославскую области и город Казань. Наши ближайшие планы — Москва. То есть мы планируем расширить географию на все города в радиусе 400 км. С большими расстояниями логистика пока не справится, так как продукция скоропортящаяся. Контроль в этом вопросе уже налажен — проработаны все бизнес-технологии.

Важные моменты контроля удаленных офисов: сильный руководитель на месте, его тесная связь с центральным офисом и налаженная система доставки. В компании работают круглосуточные службы, операторы, логисты, так как накладные на транспорт, отгрузка продукции — это непрерывные процессы. В каждом регионе есть представитель, работающий в нашем штате. Ему подчиняются люди из его региона.

Нам легко контролировать продажи в каждом регионе: мы знаем, на какие продажи и в какой точке следует рассчитывать. Если продажи падают, мы тут же высылаем специалиста из головного офиса, который разбирает ситуацию на месте. В радиусе 400 км в командировку можно съездить в течение дня.

САМООЦЕНКА И СТИЛЬ УПРАВЛЕНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Как должен быть выстроен управленческий процесс, чтобы все сотрудники работали на благо компании?

На мой взгляд, есть несколько уровней функции управления персоналом.

Первый уровень — управляем персоналом для достижения краткосрочных корпоративных целей, то есть поддерживаем управленческие процессы: планируем, организовываем, регулируем, контролируем. Подбираем, ставим задачи, мотивируем, корректируем выполнение работ. Работаем с конфликтами в коллективе.

Второй уровень — это лидерская позиция руководителя, когда персонал как ресурс используется экологично, где нет места токсичному управлению. Руководитель обладает эмоциональным интеллектом, участвует в карьерном продвижении своих сотрудников, развивая их.

Почему в управлении сотрудниками немаловажным фактором является самооценка руководителя?

Самооценка помогает руководителю понять свои сильные и слабые стороны, определить зоны развития. Никогда не поздно оценить себя, трезво посмотреть со стороны. Ведь даже сильные стороны могут негативно влиять на достижение результата в состоянии стресса, становясь деструкторами.

Ко всему прочему сотрудники, которые тоже давно работают под вашим руководством, знают вас так хорошо, что могут применять манипулятивные методики для достижения своих целей.

Если самооценка новой информации не принесла, это не значит, что вы не узнали о себе что-то новое. Это значит, что вы невнимательно и недостаточно глубоко оценили себя. В таком случае можно пройти тестирование, найти ментора в корпоративной среде, нанять коуча.

Как руководителю улучшить работу своей команды?

Есть отличное упражнение для руководителей из области эмоционального интеллекта.

На листке бумаги напишите список подчиненных вам сотрудников. Справа от имен сформулируйте ваши действия, направленные на то, чтобы каждый из перечисленных сотрудников чувствовал себя ценным, а также действия, способствующие установлению ценности их ежедневных задач. Другими словами, пропишите, что вы делаете каждый день, чтобы помочь человеку понять, что для вас важен он и выполняемая им задача.

Упражнение сразу покажет, есть ли у руководителя любимчики и «двоечники», командный подход, за которым нет времени оценить вклад каждого, или понять, что кому-то из сотрудников нужна поддержка. Это не про сюсюканье на рабочем месте, а про системный подход и мотивацию членов команды.

Руководитель должен показывать, что ему не все равно, с кем работать, что он ценит каждого человека. Сильный вектор, двигающий всю команду вперед, — продемонстрировать это сотрудникам.

НУЖНЫЕ ЛЮДИ НЕ НА СВОЕМ МЕСТЕ

Как грамотно управлять персоналом?

Грамотное управление персоналом подразумевает, что вы делаете максимальную работу наименьшим числом сотрудников. В наукообразной форме это звучит так: главная цель управления персоналом состоит в формировании численности и состава работников, отвечающих специфике данной организации и способных обеспечивать основные задачи ее развития в предстоящем периоде.

Казалось бы, все просто: берем недорогих, но высокоэффективных сотрудников, и все! На самом деле все обстоит иначе.

При таком подходе беда может подкрасться незаметно: у вас высокоэффективный сотрудник ушел в отпуск, уволился или заболел. В такой ситуации работа встает. Передать его должностные обязанности некому, так как все заняты на максимуме своих возможностей. Быстро найти такого же хорошего сотрудника в большинстве случаев не получается.

При сегодняшнем темпе жизни и в условиях жесткой конкуренции владельцы компаний не могут рассматривать сценарий остановки бизнеса даже на один день, не говоря о длительном времени, необходимом на поиск высококвалифицированного персонала. Уверен, что специалисты по подбору персонала поддержат это утверждение.

Мы выяснили: простое решение не подходит. Следует его усложнить. Точнее, нужно сделать более эффективным наш персонал в случае выбывания ключевого сотрудника.

Для чего необходим кадровый резерв?

У каждого ключевого сотрудника должен быть заместитель, так называемый кадровый резерв. Кадровый резерв нужно воспитывать внутри компании. Он хорошо работает на линейном персонале и не всегда на руководящих должностях.

Я встречал много компаний, которые обходятся без кадрового резерва не потому, что им не нужно, а потому, что руководители не берут себе в помощники умных и амбициозных сотрудников. Боятся, что молодой и шустрый подсидит.

По указанной выше причине кадровым резервом в компании должен заниматься HR-менеджер. К сожалению, не во всех компаниях это понимают.

Как понять, что сотрудник находится не на своем месте?

Для лучшего управления персоналом нужно, чтобы каждый сотрудник был на своем месте, чувствовал себя комфортно при работе на максимальной отдаче. Примеров таких расстановок много.

Приведу интересный случай из моей практики. Был хороший ассистент менеджера по продажам. Общение с клиентами в его обязанности не входило. В какой-то момент было принято решение перевести сотрудника на должность менеджера по продажам.

Забегая вперед, могу сказать, что это была ошибка. Никто не учел, что данный сотрудник не хочет общаться с клиентами, ему это некомфортно.

Приняли решение о переводе, и человек согласился, потому что его зарплата стала бы выше. В итоге получили плохого менеджера и потеряли хорошего помощника.

Можно сказать кратко: нет плохих работников, есть работники не на своем месте. Важно, чтобы руководитель и HR-менеджер компании понимали, на какие работы и должности можно поставить сотрудника.

Для воспитания кадрового резерва и понимания, где сотрудник принесет больше пользы, проводят тренинги и семинары по повышению квалификации. Грамотный тренер видит, как и в каком направлении хочет расти тот или иной сотрудник. Нужно прислушиваться к этому мнению и вовремя переставлять людей в компании.

Самое важное — соблюдать моральные нормы. Описать их одним словом сложно, однако нужно обеспечить, чтобы в коллективе каждый сотрудник относился к другому так, как он хочет, чтобы относились к нему.

УКРОЩЕНИЕ ХАОСА НА РАБОТЕ

Почему сотрудники могут не понимать причину перемен и не разделять взгляды управляющего состава?

Персонал — основное конкурентное преимущество любой компании. Скопировать инновации можно уже на следующее утро после их появления, а вот приверженность персонала духу и идеалам компании не скопируешь.

Мы все являемся внутренними клиентами своей компании. Стандарты должны быть единые.

Если у нас трудности, мы идем к своим клиентам и просим понять сложившуюся сложную ситуацию, необходимость изменения условий договора. Здесь все то же самое. Мы идем к персоналу и просим понимания и осознания перемен.

Как повысить эффективность на работе в условиях неопределенности и хаоса?

В условиях перемен руководитель должен иметь четкую стратегию и план действий, чтобы избежать ситуации, которую мы наблюдали в одной компании. На фоне внедрения изменений постоянно менялась юридическая структура компании, вносились изменения в условия работы с поставщиками, менялась зона ответственности подразделений. Изменения стали не процессом улучшений, а каким-то сумасшедшим домом. Работники опустили руки, работали без старания, поскольку знали, что завтра все опять будет перестраиваться по-новому.

Четкий осознанный план корректирующих действий, выверенный курс — это ключевое преимущество топ-команды в период перемен. Чаще хаос возникает в компаниях, начавших изменения без аудита бизнес-процессов.

Как повысить ответственность и эффективность работы персонала?

Упраздните роль контролирующих подразделений. Ответственность персонала и его эффективность вырастут автоматически, поскольку работники будут знать, что за ними никто проверять не будет. Вся вина за брак, недокомплект заказа или плохо выполненную работу будет на них. Свалить ее не на кого!

Такой подход дает существенную экономию фонда оплаты труда. Правда, здесь важно не перейти грань. Есть предприятия с действующей системой менеджмента качества, где отмена дополнительных точек контроля означает существенные нарушения. Это не то. Это трогать нельзя. Аудит бизнес-процессов в помощь.

НЕ ТАЩИТЕ ВСЕ НА СЕБЕ

Что должен знать руководитель о своих подчиненных?

Руководитель должен знать о подчиненных все, чтобы мотивировать людей и управлять своей командой. Для этого задают соответствующие вопросы еще на этапе интервью: «Чем Вы увлекаетесь? Какая у Вас семья? Какой отдых Вы предпочитаете? Что для Вас важно в команде, в которой Вам предстоит работать?».

Не менее важно обращать внимание на настроение подчиненного, знать о его достижениях на работе и в личной жизни.

Иногда в компании созданы такие условия взаимодействия, что сотрудники дружат семьями и знают друг о друге практически все. Это укрепляет командный дух, но может генерировать определенные риски. Нужно помнить о границах и соблюдать их.

Есть приватная область, которой не стоит каким-либо образом манипулировать. Это религиозные убеждения, интимные отношения и политические взгляды сотрудников.

Как сформировать эффективную управленческую команду

Чтобы команда управленцев работала как единое целое, необходимо, чтобы их мотивировала одна общая цель. Для этого стратегия компании и глобальные задачи должны быть четко очерчены и понятны всем руководителям, так как именно они будут транслировать их исполнителям и работать как один механизм. Единой связки можно достичь, предоставив менеджерам свободу коллективных действий и ясность организационной структуры.

Каждый должен понимать свою зону ответственности, роль в команде, точки соприкосновения с другими подразделениями и кросс-функциональные связи. Дублирование зон ответственности делает схему управления витиеватой и усложняет отношения между управленцами.

Проведение общих рабочих встреч с акционерами и исполнительным комитетом, необходимость совместно защищать свои проекты, делиться наработками и опытом помогают не допустить разрозненности действий руководящего звена.

Чтобы принципы win-win присутствовали на всех организационных уровнях, не стоит сталкивать лоб в лоб интересы разных подразделений. Наоборот, топ-менеджерам компании нужно обращать внимание на возможные конфликты интересов и предотвращать их, ставя общие задачи, которые можно решить, придя к консенсусу.

Возможность иметь наставника из состава коллег-руководителей, горизонтальный обмен сотрудниками, разработка сквозных инструментов управления компанией и кросс-функциональная отчетность помогут создать единое информационное поле и быстро находить несоответствия. Только в этом случае будут работать разные командообразующие мероприятия и сборы.

УПРАВЛЕНИЕ ИНИЦИАТИВОЙ СОТРУДНИКОВ

Как пробудить инициативу у сотрудников?

Управление компанией — это управление бизнес-процессами. Наступает такой момент, когда, казалось бы, все бизнес-моменты уже прописаны, люди обучены, но мы стоим на месте. В таком случае пора использовать инструменты бережливого производства, которые не предусматривают капитальных вложений, но позволяют двигаться вперед.

Чтобы инструменты работали, нужно заинтересовать и вовлечь весь персонал в эту систему. Даже поменять культуру работника, так как только действительно вовлеченный в процесс работник, который понимает, что он делает, будет использовать такие инструменты.

Мы поощряем среди работников инициативность. Важно, чтобы работник был заинтересован, открыто говорил о том, что и почему хотел бы изменить в процессе, в котором участвует.

Мы используем два типа инструментов, позволяющих донести идеи до руководства.

Первый инструмент — Ящик идей. Это почтовый ящик, размещенный на каждом производственном участке склада. Рядом с ящиком расположена стандартная форма подачи идеи, которую может заполнить любой работник. Человек сам решает, будет его идея анонимной или он укажет свои данные. Все идеи рассматриваются. Идеи, имеющие экономический эффект, поощряются.

Второй инструмент — Доска совершенствований. Она тоже имеет свою форму. Сотрудник может просто подойти, взять ручку и описать проблему. Далее подключается начальник смены, который предлагает решение. Затем по схеме назначают ответственного и указывают сроки, а финальная колонка показывает статус, в котором находится данный пункт.

Это может быть что-то простое, начиная от освещенности участка, а может быть что-то настолько интересное, что после внедрения существенно изменит процесс, сократит затраты, повысит эффективность.

ЗОЛОТОЕ ПРАВИЛО ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧ СОТРУДНИКАМ

Как добиться эффективного управления командой?

Суть эффективного управления командой сводится прежде всего к планированию и правильной постановке задач. Если поставленную задачу сотрудник понял неправильно, это не его вина. Значит, руководитель не смог донести.

Это как в часто встречающемся примере на тренингах. «Нарисуйте собачку!» Без конкретики. И зал начинает рисовать: кто пуделя, кто терьера, кто овчарку. А нужно было нарисовать другую собачку — @, которую используют в электронных письмах.

Часто компании работают в режиме пожара: «Бежим туда!», «Нет, не туда — обратно!». Поэтому так часто можно увидеть в компетенциях при приеме на работу стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

Как правильно ставить задачи сотрудникам?

При постановке задачи нужно прослеживать следующие моменты:

• конкретика — максимальная четкость, отсутствие вопросов у оппонента;
• письменная форма подачи — сказанное устно (да еще в последние минуты рабочего дня, когда сотрудник мысленно уже не здесь) не всегда откладывается в памяти, и аргументировать, что именно было поручено, не всегда просто;
• получение обратной связи — следует убедиться, что сотрудник понял задачу правильно;
• установка дедлайна — если не указан срок выполнения задачи, можно услышать: «Вы же не говорили, на когда это сделать!», да и задачи без срока часто теряются;
• установка точек контроля в процессе выполнения данной задачи (важно не перегнуть палку: сверхконтроль может навредить);
• уточнение возможных форс-мажорных обстоятельств (несвоевременное предоставление информации другими сотрудниками или отделами для выполнения поставленной задачи и другое);
• оценка результата выполнения задачи.

Важно соблюдать субординацию, не обесценивать руководителей смежных подразделений и не вводить дисбаланс между коллегами. И, конечно же, планирование…

Часто слышу от коллег из других компаний о желании высшего руководства внедрить ежечасную отчетность для контроля эффективности работы. Всегда была против — а работать тогда кто и когда будет? Фотография рабочего дня — да. Анализ выполняемых сотрудником процессов — да. В остальном — планирование в помощь.

В моей практике в одной из компаний была подобная проблема. Разработала документ по постановке организационных целей и бланк плана работ на месяц. Руководитель каждого структурного подразделения предоставлял информацию в соответствии со сроками, а по итогам месяца учитывалось, что из этого сделано. К этой отчетности привязали систему KPI.

Все стремятся работать в системных компаниях с отлаженными процессами. Однако зачастую именно от руководителей зависит, будет ли эта системность принята другими членами топ-команды.

Планирование процессов и правильная постановка задач — первая ступень на пути к решению подобных стратегических целей!

ОБЕСПЕЧЬТЕ СОТРУДНИКАМ ВОЗМОЖНОСТЬ ОБУЧЕНИЯ

Дмитрий Буньков, директор по развитию организации, ООО «Берингер Ингельхайм» (Москва)

Зачем обучать персонал и что дают тренинги?

Я считаю, что один из главных секретов эффективного управления персоналом — это грамотное обучение (тренинги). После хорошего тренинга в развитии человека происходит достаточно большой скачок. Тренинг расширяет кругозор, дает новые инструменты, изменяет отношение к работе.

Часто ли нужно проводить тренинги?

В нашей компании всегда проводили достаточно много тренингов. Все их можно разделить на несколько категорий. Прежде всего тренинги по продуктам. Делаем их собственными силам, привлекая специалистов из отдела маркетинга и медицинского отдела. Для этого привлекаем и внешних специалистов, преподавателей медицинских вузов.

Тренинги проходят регулярно: в ходе цикловых совещаний и ежегодных вводных тренингов для новичков.

Традиционно тренинги по продажам и презентационным навыкам привязывались к вводным тренингам по обучению нового персонала.

Мы привлекаем внешние компании для проведения тренингов по менеджменту или в случае, когда перед нашей организацией стоят какие-то специфические задачи. Например, тренинги для менеджеров по работе с ключевыми партнерами.

Как отличить плохого тренера от хорошего?

Сразу отмечу, что найти хороших внешних тренеров сложно. Есть вещи, на которые всегда стоит обращать внимание. Прежде всего, насколько подходит к философии компании личность тренера и его способ коммуникации и ведения тренинга. Мое убеждение: лучше найти тренера, у которого есть хорошие тренерские навыки плюс личный профессиональный опыт работы в том бизнесе, о котором он говорит. Хотя бывают исключения.

Как отслеживать эффективность тренингов?

Это очень сложный вопрос. Простого ответа на него просто не существует. Для меня эффективность — это четко наблюдаемое изменение поведения сотрудника после тренинга.

Экономически оценить эффективность тренинга моментально невозможно. Это может понять только конкретный менеджер-руководитель, который проводит с человеком достаточно много времени и видит, стал он делать что-то по-другому или нет.

Большинство тренингов, которые проводят любые компании, в том числе и наша, это поведенческие тренинги. Мы стараемся показать людям модель поведения, которую компания от них ожидает. А дальше возникают вопросы, касающиеся мотивации (насколько человек мотивирован поменять свое поведение) и контроля (насколько его руководитель следит за тем, чтобы поведение изменилось).

Если отсутствует мотивация и контроль, проведение тренингов бесполезно. Они становятся просто развлекаловкой.

Если грамотно проводить обучение в формате тренингов, эффективность персонала вырастет в разы!

БОРЬБА С ТЕКУЧЕСТЬЮ КАДРОВ НА СКЛАДЕ

Как вы боретесь с текучестью кадров на складе?

Текучесть складского персонала — одна из актуальных проблем логистического бизнеса. Уровень текучести особенно высок, когда на одной территории находится несколько складских комплексов, принадлежащих разным компаниям. В этом случае люди пытаются найти место, где выше зарплата, и зачастую бегают по кругу.

Чтобы бороться с текучестью, нужно поддерживать комфортные условия труда. Сейчас мы говорим не просто о Трудовом кодексе, а о действительно комфортных условиях труда.

Мы работаем со складами класса А и со складами, сертифицированными по стандартам LEED (Ногинск) и BREEAM (Домодедово). Это экологические стандарты строительства, указывающие на высокий уровень энергетической и экологической эффективности зданий.

Наша компания предоставляет сотрудникам дополнительные условия: доставка до работы и обратно до метро или железнодорожной станции, так как склады находятся за пределами Москвы, в Московской области. Сотрудники получают материальную помощь при рождении детей, подарки на Новый год, дотации на питание, страхование.

Важный момент для эффективного управления — адаптация новичков и наставничество. В компании есть целая программа по наставничеству. Каждому новому работнику назначают наставника, который поддерживает его в течение всего испытательного срока. Это позволяет новичку плавно влиться в коллектив. Новый работник знает, к кому обратиться с любым вопросом.

Как повысить комфортность работы?

Инструменты бережливого производства, используемые в нашей компании, также позволяют повысить комфортность работы. Например, обустройство рабочего места в соответствии с правилами 5S.

5S — система организации и рационализации рабочего места (рабочего пространства), один из инструментов бережливого производства. Разработана в послевоенной Японии. Выделяется пять шагов:

• сортировка (нужное-ненужное) — четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних;
• соблюдение порядка (аккуратность) — упорядоченное и точное расположение и хранение необходимых вещей, которое позволяет быстро найти их и использовать;
• содержание в чистоте (уборка) — содержание рабочего места в чистоте и опрятности;
• стандартизация (установление норм и правил) — необходимое условие для выполнения первых трех правил;
• совершенствование (буквальный перевод — воспитание) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Цели 5S — снизить число несчастных случаев, повысить качество продукции и снизить количество дефектов, создать комфортный психологический климат и стимулировать желание работать, повысить производительность труда за счет сокращения времени на поиск предметов в рамках рабочего пространства.

Если на рабочем месте порядок, оно стандартизировано, новичку проще вникнуть в процессы.

АВТОМАТИЗИРУЙТЕ РУТИННЫЕ ПРОЦЕССЫ

Как организовывается аттестация охраны труда и техники безопасности на производстве?

В производственных подразделениях компании «Нафтагаз» — «Нафтагаз-Бурении» и «Нафтагаз-Сервисе» — успешно внедрена и работает обучающе-контролирующая система проверки знаний «Олимпокс». Система позволила автоматизировать процесс подготовки к экзамену и проверку знаний сотрудников в области охраны труда и безопасности на производстве.

На первом этапе проверяют знания инженерно-технических работников компании. Впоследствии процесс охватит весь производственный персонал — работников буровых бригад и вспомогательного производства. На сегодняшний день по различным направлениям сдано почти 1000 экзаменов. Больше всего — по оказанию первой помощи пострадавшим на производстве и пожарно-техническому минимуму.

Наряду с этим «Олимпокс» помогает проводить аттестацию по основам промышленной безопасности, работам на высоте, контролю за скважиной, управлению скважиной при газонефтеводопроявлениях и по другим направлениям.

Для использования программы не нужны специальные знания или дополнительное обучение. Система предоставляет возможность как индивидуальной подготовки, так и одновременной работы в больших учебных группах.

Наряду с готовыми учебными курсами «Олимпокс» позволяет подготовить и загрузить собственные обучающие материалы, которые учитывают корпоративные требования и специфику предприятия.

Как цифровые технологии помогают повысить эффективность и скорость обучения персонала?

На протяжении нескольких лет внедрение новых IT-решений является неотъемлемой частью оперативных и стратегических бизнес-планов нашей компании. Последовательно автоматизируются производственные процессы, обновляются системы, обеспечивающие качественную и бесперебойную связь с труднодоступными участками.

Для такого бизнеса, как нефтесервис, территориально распределенного на необъятных пространствах Сибири, это очень важно. Внедрение системы позволило охватить регулярным обучением и контролем персонал даже самых отдаленных нефтепромыслов, причем с минимальными затратами времени.

В руководстве компании убеждены: повышение квалификации кадрового состава в таком направлении, как производственная безопасность и охрана труда, повышает общую эффективность производства.

Ключом к успеху любой компании являются ее сотрудники. Ну и грамотно выстроенная система управления персоналом с учетом всех “подводных камней”. Как же выстроить эту систему управления персоналом, в которой ваша компания будет процветать? Разбираемся.

Что включает в себя управление персоналом предприятия?

Счастливые сотрудники работают эффективнее, поэтому на плечах руководства лежит ответственность — сделать так, чтобы их работники не испытывали нужды не только в деньгах, но и в условиях работы. Что же необходимо для управления персоналом предприятия?

1. Система контроля за своими поручениями. Вы должны всегда понимать, что находится в работе, что уже сделано, а чем ваши сотрудники только планируют заняться.
2. Инструменты контроля за временем. В обязанности каждого руководителя входит надзор за отпусками, прогулами, больничными и т.д. В Сети можно найти большое количество программ, позволяющих наладить контроль за внерабочим временем.
3. Система поощрений/штрафов. Одними “плюшками” или “кнутами” вы не сможете добиться полного контроля и личной ответственности сотрудников. Ищите баланс!

Кстати, в качестве системы контроля за поручениями можно использовать ЛидерТаск. Все ваши поручения дойдут до исполнителей, вы всегда сможете пообщаться с ними во встроенном чате у задач, расставить поручения по приоритету и многое другое.

Система управления персоналом организации: как ее выстроить?

Чтобы выстроить систему управления персоналом организации, нужно придерживаться четких ее постулатов. Но руководителю нужно сначала их доходчиво сформулировать, чтобы в дальнейшем избежать недопонимания между ним и подчиненными.

На что стоит обратить свое внимание?

1. Ищите индивидуальный подход в построении такой системы. Человек — существо капризное, его нужно поощрять за хорошую работу, но и “перекармливать” не стоит. И каждый из ваших сотрудников обладает своим характером, так что даже не пытайтесь построить коммунизм в рамках организации.
2. Обозначьте все временные интервалы — сколько длится обед, что бывает за опоздание на 5-10 минут и т.д. Не ленитесь и пропишите все-все элементы ваших правил.
3. Каждый сотрудник должен осознавать свой ЦКП — Ценный конечный продукт. Потрудитесь донести до него обязанности и цели. Ну и для себя сформулируйте заодно, чего вы ждёте от каждого вашего работника.

Возможно ли совершенствование управления персоналом?

Вполне может быть, что у вас уже есть своя система контроля HR. Но раз вы читаете эту статью — значит, вас что-то не устраивает в ее функционирования. Пришло время ее менять в лучшую сторону!

Совершенствование управления персоналом лучше проводить после предварительного анализа. Ваша задача — отыскать прореху в системе, а затем пригласить на сотрудничество грамотного HR-менеджера. Вместе вам удастся усовершенствовать управление персоналом, но будьте аккуратны в подборе менеджера.

Чтобы не ошибиться с выбором, предлагаем вашему вниманию технологию отбора кандидатов STAR. Подробнее о ней смотрите в видео ниже:

Информационное управление персоналом — последнее звено в системе

Это последнее и очень важное условие построения грамотной системы управления персоналом. Ваша задача — дать полный доступ к необходимой информации вашим подчиненным, и ограничить их от той, что может нанести ущерб. Как их работе, так и вашей компании.

Информационное управление персоналом легко выстроить при наличии у вас организационной схемы компании. Каждая ее ступень должна иметь доступ к определенному виду информации, надо лишь определить, к какой. А это, как правило, уже приходит с опытом управления компанией.

Управлять персоналом — непростая задача, но, подойдя к этому вопросу структурировано, у вас все получится. Главное — не опускать руки.

Лучше кликните по ссылке ниже и управляйте сотрудниками на все 100: