Руководство по заказным письмом - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

У заказного письма, в отличие от простого, есть трек-номер для отслеживания. На территории РФ заказное письмо вручается адресату под роспись лично или представителю адресата по доверенности.

Вы можете заранее рассчитать срок и стоимость доставки вашего заказного письма, оформить его в любое удобное время. Заказные письма оплачиваются только марками. После этого просто принесите письмо и заполненный бланк в отделение Почты.

Чтобы рассчитать срок и стоимость доставки, воспользуйтесь почтовым калькулятором или ознакомьтесь с тарифами отправки писем по России и за границу.

Ограничения

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)	229 × 324 мм (формат C4)	По РФ — 100 г За границу — 2 кг

Как отправить

Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес. Конверт можно купить в почтовом отделении.
Отдайте конверт с письмом сотруднику Почты, указав, что вам нужно отправить заказное письмо.

Список временно труднодоступных отделений

Дополнительные услуги:

Уведомление о вручении. Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении. Узнать больше
СМС-уведомление о прибытии отправления в отделение и вручении адресату.
Авиапересылка. быстрее всего доставлять письмо воздушным транспортом.

Найти отделение

Источник

24.05.2022

Как отправить заказное письмо по почте

Какие письма отправляют заказными

Заказные письма отправляются в государственные органы, например, суды, налоговую, или между организациями. Ограничений нет – вы можете пользоваться данной услугой и для личных целей. Юридически значимые документы, такие как налоговая декларация, рекомендуется отправлять заказным письмом с объявленной ценностью (ценным письмом). Как это сделать разберемся в статье.

Где отправляют заказные письма

Заказное письмо принимает к отправке Почта России, а так же наш сервис экспресс-доставки ТОП Экспресс. Если вы не хотите тратить время на заполнение утвержденных форм, воспользуйтесь нашей службой, мы заполним необходимые документы за вас по выгодным ценам.

В чем отличие заказного письма от простого?

При отправке заказного письма, ему присваивается трек-номер, благодаря которому можно отслеживать вручение письма адресату. Это гарантия того, что письмо не потеряется. Чтобы получить подтверждение о доставке – дополнительно нужно заполнить и прикрепить уведомление о вручении. Оно может быть простым или заказным. Простое придет вам в почтовый ящик, заказное – в почтовый ящик придет уведомление, которое нужно будет забрать на почте с предъявлением паспорта.

Где находится заказное письмо – как отслеживать

Трек-номер указывается на чеке, который вам выдают на почте.

Это 14-значный номер, который нужно ввести в разделе Отслеживание на официальном сайте Почты России. Если вы зарегистрируетесь на сайте, то уведомления о перемещениях будут приходить на указанный вами e-mail-адрес.

В чем отличие ценного письма от заказного

Ценность отправления можно присвоить при отправке заказного письма. Если письмо потеряется – вы получите денежную компенсацию. Объявленная ценность – это обычно символическая плата в районе 100 рублей, но такие письма почта больше боится потерять. Вы так же сможете отслеживать перемещения по трек-номеру. Дополнительно придется заполнить опись вложения в 2х экземплярах. Письмо остается открытым, чтобы почтовый работник смог проверить количество документов, указанных в описи.

Читайте так же: Как заполнить опись и скачать бланк

Как отправить документы заказным письмом

Точно так же, как и обычным, но стоимость будет дороже. По желанию можно добавить к письму уведомление о вручении, которое должны заполнить вы и получатель. Отправление он получит после предъявления паспорта или доверенности.

Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
Вложите документы, заклейте конверт.
Отдайте письмо сотруднику почты, сообщив, что вы хотите отправить заказное письмо.
Дополнительно можно заполнить уведомление о вручении.
Приклейте уведомление к обратной стороне письма одной стороной. Вторую наклеит почтовый сотрудник после проставления отметок.

Как заполнить уведомление о вручении

Ниже представлен образец заполнения. На лицевой стороне указывается информация о вас — кому прислать уведомление. На оборотной стороне указывается информация о получателе заказного письма.

Лицевая сторона:

Обратная сторона:

Сколько стоит отправить заказное письмо почтой

Стоимость отправки зависит от веса и географии. Для документов из Санкт-Петербурга в Москву цена пересылки составит от 70 рублей. Подробнее в тарифах на сайте Почты России.

Как отправить заказное письмо в налоговую

Налоговую декларацию рекомендуется отправлять ценным письмом. Ценное письмо – это разновидность заказного письма с вложением, где описывается что именно и в каком количестве вы отправляете. Если у налоговой будут вопросы, где ваша декларация, то с помощью трек-номера и описи вы сможете доказать, что документы были отправлены.

Читайте так же: Как писать индекс

Как отправить декларацию заказным письмом

Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
Распечатайте Налоговую декларацию. Печатаются только заполненные листы, пустые вкладывать не нужно. Иногда прикладывается поясняющее сопроводительное письмо.
Сосчитайте количество листов всех документов. Например, 4 листа декларации + 1 лист сопроводительного письма. Всего 5 листов.
Заполните опись в 2х экземплярах, укажите количество документов и их ценность, поставьте подпись.
Вложите обе описи в конверт. Конверт не заклеиваете, оставьте открытым. Подпишите на конверте прописью сумму объявленной ценности.
Теперь можно идти на почту. Там сотрудник проверит содержание конверта, если все верно поставит печать и подпись на описи. Одну опись вложит в конверт, вторую – вернет вам.
После оплаты вы получите чек с номером для отслеживания письма.

Только при таком виде отправки вы сможете доказать, что действительно отправляли письмо.

Цена отправки ценного письма по Санкт-Петербургу в мае 2022 обошлась в 222 рубля.

Вы можете заказать услугу отправки заказного письма в компании ТОП Экспресс. Мы быстро и бережно доставим документы адресату.

Читать так же:

Источник

Как отправить заказное письмо по Почте России, как отправить с уведомлением

Достаточно часто в жизни людей возникают ситуации, вынуждающие их срочно отправлять заказные письма. Поэтому неудивительно, что люди хотят получить исчерпывающую информацию в отношении того, как происходит отправка их заказных писем по Почте России.

Ввиду такой ситуации нужно разобраться во всех нюансах оформления такого письма, а также в том, какие документы нужно предъявить почтовому оператору отправителю и адресату. Все это поможет исключить вероятность возникновения проблем при отправке и получении заказных отправлений.

Заказное письмо: определение и суть

Заказным письмом является такое почтовое отправление, которое имеет присвоенный идентификационный номер. Используя его, клиенты почты могут самостоятельно отслеживать местонахождение отправления через главный веб-сайт Почты России. На всех этапах перемещения подобной корреспонденции система оператора связи проводит идентификацию писем с внесением актуальной информации о месте их нахождения в единую электронную информационную базу, что дает возможность знать, когда послание прибудет по адресу конечного отделения.

Такая заказная почтовая корреспонденция доставляется получателю с вручением лично в руки. При этом получатель должен предъявить сотруднику оператора связи паспорт для идентификации своей личности, а также заполнить ведомость для подтверждения факта получения конверта с пересылаемым известием или документацией. Если же получателя не будет дома, то сотрудник почтовой организации оставит в ящике для почты официальное уведомление о том, что адресованное ему и оформленное на его имя письмо прибыло в отделение почты. В случае развития событий по такому направлению, получателю придется самостоятельно отправиться в отделение почтового оператора с паспортом или другим подтверждающим личность документом для получения отправления. Необходимость в удостоверении личности адресата обоснована действующим порядком на Почте России.

Также нужно отметить, что перед тем, как отослать заказное известие, нужно помнить о том, что существует два вида таких писем: простые и первого класса. Отправления, принадлежащие к первому классу, пересылаются по территории РФ с помощью авиационных перевозок, поэтому они приходят по адресу адресата в течение нескольких дней. При этом для того, чтобы отправить письмо с уведомлением о вручении первым классом, придется хорошенько переплатить.

Правила отправки заказных писем Почтой России

Важно понимать, что посылать такие письма можно только при соблюдении определенных правил и ограничений, действующих в отношении такой корреспонденции. Поэтому отправления, которые не соответствуют действующим требованиям почты, отправляться не будут.

На сегодняшний день в отношении писем с извещением действуют следующие правила:

минимальные габариты: 110×220 миллиметров (формат евроконверта) или 114×162 миллиметра (формат C6);
максимальные габариты: 229×324 миллиметра (формат C4);
предельный вес: по территории России – 100 г, а для посылок за границу – 2 кг.

Важно! Всегда нужно правильно заполнять сопроводительную документацию, а также вписываться в действующие ограничения, ведь в противном случае, сотрудник почты откажет клиенту в возможности пересылки.

Алгоритм действий для отправки заказного письма по России

Желающие написать и отправить заказное послание должны действовать согласно следующему алгоритму:

для начала нужно купить конверт подходящего формата с указанием на нем адреса отправителя и лица, выступающего в качестве адресата такой корреспонденции. Конверт нужного формата можно без проблем приобрести в любом отделении Почты России;
после этого конверт с вложенным письмом нужно передать сотруднику почтовой службы с уведомлением его о необходимости отправки такого письма с уведомлением получателя.

При этом оформляться такое отправление будет при заполнении сопроводительной документации. Для того чтобы правильно составить такие документы, можно использовать образец, который всегда есть в отделении почтовой службы.

При этом клиенты могут выбрать ряд дополнительных услуг, применяемых в отношении писем с уведомлением:

пересылка отправителю извещения о вручении. В этом случае отправитель получит документ, подтверждающий факт вручения письма получателю;
извещение о факте прибытия письменного послания в почтовое отделение в виде SMS-сообщения;
направлять получателю послания с помощью авиапересылки, что существенно ускорит процесс его доставки.

Писать письма и отправлять их с уведомлением адресату очень удобно, так как это почти полностью исключает вероятность утери отправления.

Как отправить заказное письмо за границу

Для отправки за границу письма с извещением рекомендуется следовать следующей инструкции:

для начала нужно собрать все бумаги, которые необходимо отправить. При этом рекомендуется написать сопроводительное письмо для того, чтобы получатель смог самостоятельно перепроверить то, что все документы остались на месте;
после этого нужно заклеить конверт. При отсутствии конверта нужного формата его можно приобрести непосредственно в почтовом отделении;
дальше необходимо на конверте написать адрес отправителя и получателя. При этом за малую плату сотрудник почты может самостоятельно правильно заполнить адреса латинскими буквами, что регламентировано правилами международных пересылок. Важно помнить, что в некоторых странах правила заполнения информации на конвертах могут отличаться;

далее нужно отдать сотруднику почтовой службы заклеенный конверт с указанными адресами, и обязательно указав при этом, что отправка конверта должна осуществляться с уведомлением адресата;
после этого нужно заплатить почтовый сбор и забрать чек, в котором будет указан трек-номер для отслеживания местонахождения корреспонденции.

Перед посещением почтового отделения рекомендуется ознакомиться с его рабочим временем, так как в выходные и праздничные дни Почта России может не работать.

Отправка заказного письма от юридического лица

Процесс отправки юридическим лицом почтовой корреспонденции с извещением для получателя ничем не отличается от аналогичной процедуры, проводимой физ. лицами.

Фактически единственным отличием является необходимость предоставления заверенной доверенности представителем юр. лица. Также в строке адреса отправителя нужно указывать фактическое место регистрации юридического лица.

Стоимость отправки

Итоговая стоимость отправки заказной корреспонденции будет зависеть от типа отправления и вида используемой пересылки. Получить более подробную информацию о действующих тарифах можно на официальном веб-сайте Почты Россия.

Также существует возможность использования универсального тарифного калькулятора, расположенного на одной из страниц официального сайта отечественного почтового оператора.

Срок доставки письма

Длительность осуществления доставки прямо зависит от дальности расположения конечного адресата. По этой причине сложно самостоятельно подсчитать сроки прибытия письма. Для того чтобы уточнить приблизительные сроки прибытия письма с уведомлением по адресу адресата, рекомендуется обратиться к работнику почтового отделения, который сможет подсчитать длительность осуществления доставки, исходя из всех имеющихся сопутствующих факторов.

Получение уведомления о доставке письма

Получать подобные отправления можно только при условии предоставления документа, подтверждающего личность получателя (паспорт или водительское удостоверение), а также при условии заполнения бланка уведомления о вручении заказной корреспонденции.

В этот бланк нужно вписать следующую информацию:

тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
адрес получателя, а также ФИО получателя уведомления о факте вручения письма.

С обратной стороны такого бланка нужно указать следующую информацию:

тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
адрес и ФИО лица, выступающего в качестве конечного адресата.

Пересылка корреспонденции заказным посланием с последующей отправкой уведомления отправителю о факте передачи отправления является гарантией того, что подобное письмо не будет утеряно почтой, а также того, что оно попадет в руки нужному человеку.

Фактически единственным недостатком такого способа пересылки писем является то, что он не бесплатный, но за удобство нужно платить.

источник

Источник

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.

Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.

Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»¹. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг², в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:

на Портале госуслуг и
на сайте «Почты России».

Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).

Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.

С чего следует начать

Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области³ совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.

С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».

Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:

Определить видовой состав документов и их объемы, которые можно будет направлять посредством Сервиса ЭЗП.
Заключить контракт (договор) с региональным отделением почтовой связи на оказание услуг по приему, обработке и доставке почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.
Определить форматы взаимодействия с региональным отделением почтовой связи.
Определить внутренний порядок работы по отправке документов посредством сервиса.

Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.

Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»

Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.

Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ⁴. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.

В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.

В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.

При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.

Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:

письма информационного характера;
ответы на обращения граждан;
уведомления граждан, организаций;
документы, содержащие ход или результат предоставления государственных и муниципальных услуг;
отраслевые документы, образующиеся в результате профессиональной деятельности организации.

Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:

как физические лица (граждане),
так и юридические лица (организации различной формы собственности).

Электронное письмо может быть в виде:

простого и
заказного отправления.

Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.

Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.

Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи

Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.

Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ⁵ и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.

Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:

с использованием самостоятельного франкирования⁶ конвертов либо франкирования отделением почтовой связи;
с использованием государственных знаков почтовой оплаты (марок) либо маркированных конвертов.

Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.

Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:

примерное количество почтовых отправлений по каждому виду отправляемого документа;
среднее количество листов документа.

Для расчета используем:

общий объем финансирования на почтовые услуги на конкретный финансовый год;
текущие почтовые тарифы;
средний вес каждого вида документа (зависит от количества листов и плотности бумаги).

Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:

универсальные и
электронные документы.

В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:

сначала вводим почтовые тарифы;
потом при помощи формул рассчитываем затраты;
а на последнем листе сравниваем планируемые затраты на почтовые услуги с имеющимся бюджетом.

Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги

На чем экономим?

В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).

Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:

можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.

В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.

В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:

на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).

Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:

Продолжение Примера 1

Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:

на универсальные почтовые услуги и
на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:

посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
с использованием защищенных каналов связи,
с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»⁷.

При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.

Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.

Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.

На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.

Для начала рекомендуем определить работников организации:

отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
отвечающих за техническое администрирование;
исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.

Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»

Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»

Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.

Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.

Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:

визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись⁸ и регистрационные данные документа,
после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.

Итак, в этом «особенном» случае:

для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
подписывается УКЭП.

Все действия производятся исключительно в электронном виде.

Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.

Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.

Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:

формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
формат А4 (210 × 297 мм).

Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:

регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
регистрационная дата документа (обязательна);
штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016⁹ и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.

В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:

реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.

Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).

Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области

Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.

Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».

Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.

Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем

ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:

ЭПП – электронные простые письма,
ФЛ – физические лица,
ЮЛ – юридические лица,
11 – код структурного подразделения организации,
29-09-2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).

При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:

Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем

ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1

Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).

Такой подход крайне важно применять:

если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.

Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»

В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).

Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.

Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:

из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.

Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)

Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)

Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)

Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:

Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов

05_29.09.2022_1.zip, где:

05 – код структурного подразделения,
29.09.2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату.

Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.

Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):

информация из реестра отправки вашей организации,
информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).

В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:

закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.

Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.

Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».

* * *

Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.

Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.

Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.

Источник

VI. Особенности приема и доставки (вручения) простых

и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме

электронного документа

51. Направление отправителем простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, осуществляется с использованием информационной системы организации федеральной почтовой связи.

52. Информационная система организации федеральной почтовой связи предназначена для обеспечения пользователям услугами почтовой связи возможности отправки и получения простых и заказных почтовых отправлений в форме электронного документа, с подтверждением фактов приема и доставки (вручения) таких отправлений.

53. Направление простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, может осуществляться отправителями, прошедшими регистрацию в федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (далее — единая система идентификации и аутентификации).

54. Простые и заказные почтовые отправления, пересылаемые в форме электронного документа с использованием информационной системы организации федеральной почтовой связи, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью, полученной в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. N 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 5, ст. 377; N 45, ст. 5807; N 50, ст. 6601) и пересылаться с соблюдением мер по защите информации.

Простые и заказные почтовые отправления, пересылаемые в форме электронного документа, должны содержать следующую информацию: идентификатор почтового отправления, адресные данные отправителя и адресата <4>, сведения о времени и дате приема почтового отправления.

———————————

<4> Статья 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 29, ст. 3697; 2003, N 28, ст. 2895; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 27, ст. 3213; 2008, N 29, ст. 3418; N 30, ст. 3616; 2009, N 26, ст. 3122; 2011, N 50, ст. 7351).

55. Прием простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, осуществляется путем их регистрации в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

56. Организация федеральной почтовой связи направляет отправителю уведомление в форме электронного документа о приеме простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.

57. Доставка (вручение) по почтовому адресу пользователя услугами почтовой связи, указанному в информационной системе организации федеральной почтовой связи, простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в электронной форме, осуществляется при условии:

а) прохождения пользователем услугами почтовой связи процедуры регистрации и авторизации в единой системе идентификации и аутентификации;

б) подтверждения пользователем услугами почтовой связи в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» или в информационной системе организации федеральной почтовой связи согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, по почтовому адресу пользователя услугами почтовой связи, указанному в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

58. Указанное в подпункте «б» пункта 57 настоящей главы согласие оформляется в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью пользователя услугами почтовой связи, полученной в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. N 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 5, ст. 377; N 45, ст. 5807; N 50, ст. 6601).

59. В случае несоблюдения пользователем услугами почтовой связи условий, предусмотренных пунктами 57 и 58 настоящей главы, организация федеральной почтовой связи осуществляет распечатывание на бумажном носителе простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, а также их доставку (вручение) в порядке, установленном главой III настоящих Правил.

(п. 59 в ред. Приказа Минкомсвязи России от 13.02.2018 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

60. Заказное почтовое отправление, пересылаемое в форме электронного документа, считается врученным адресату, если:

а) организацией федеральной почтовой связи в информационной системе получено уведомление о прочтении адресатом заказного почтового отправления;

б) организацией федеральной почтовой связи подтвержден факт вручения заказного почтового отправления в соответствии с пунктом 33 настоящих Правил.

(пп. «б» в ред. Приказа Минкомсвязи России от 13.02.2018 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

61. Организация федеральной почтовой связи в случаях, указанных в пункте 60 настоящей главы, направляет по почтовому адресу отправителя, указанному в информационной системе организации федеральной почтовой связи, уведомление о вручении заказного почтового отправления, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью организации федеральной почтовой связи.

62. Проверка подлинности простой электронной подписи, которой подписано простое или заказное почтовое отправление в форме электронного документа, а также согласие пользователя услугами почтовой связи на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, осуществляется организацией федеральной почтовой связи с использованием соответствующего сервиса единой системы идентификации и аутентификации.

Источник