Руководство производство снабжение реализация - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Организация производственных бизнес-процессов

Особенности планирования производственного процесса (формирование производственных планов и графиков)

Организация контроля за исполнением производственных планов

Стратегия управления производственным персоналом

Структурная организация производства и выстраивание иерархии

Управление производством представляет собой целый комплекс мероприятий, направленных на достижение успеха. Задача системы управления производством — сформировать такой рабочий производственный процесс, где сведены к минимуму потери рабочего времени (по причинам отсутствия необходимых материалов на складе, работы и др.), налажены взаимодействия между структурными подразделениями, выпускаемая продукция отвечает необходимым требованиям и обладает установленными качествами и свойствами и т. д.

Таким образом, процесс управления производством должен охватывать сразу множество сфер деятельности компании, а результатом такой работы служит отлаженный механизм, позволяющий бесперебойно выпускать продукцию, что напрямую влияет на финансовые показатели производственной компании.

Основные принципы управления производством:

организация бизнес-процессов от момента закупки сырья до сдачи готовой продукции заказчику с получением выручки от реализации;
организация планирования производственного процесса, формирование производственных программ, графиков и т. д.;
контроль за соблюдением производственных планов и графиков;
своевременная модернизация производства (обновление оборудования, замена устаревшего оборудования, автоматизация и механизация производственных участков, обучение и повышение квалификации работников и проч.);
сокращение брака (улучшение качества труда, повышение квалификации сотрудников, улучшение контроля качества выпускаемой продукции и проч.);
обеспечение производства квалифицированными сотрудниками, организация процесса управления персоналом, выбор нужной формы оплаты труда, разработка и внедрение системы мотивации персонала, определение должностных обязанностей для каждой должности, правильное разделение труда, исключение дублирования выполняемых функций и проч.

Организация бизнес-процессов

Бизнес-процесс «производство» относится к категории основных бизнес-процессов и представляет собой комплекс действий (операций, мероприятий), выполняемых в определенной последовательности и направленных на изготовление конечной продукции (услуги, товара) с целью удовлетворения потребностей покупателей. Для выполнения основного производства как бизнес-процесса используется совокупность разнообразных ресурсов: кадровых, материальных, технических, финансовых и др. Результатом бизнес-процесса «производство» является прибыль за счет реализации продукции (товара, услуги).

Все действия (процессы, мероприятия), которые входят в состав производства (в широком смысле слова), представлены на рис. 1.

Рассмотрим эти действия подробнее.

1. Получение заявок от заказчиков (планирование объемов продаж).

На этом этапе планируют объемы продаж в натуральном выражении и на их основании определяют планируемый объем производства. При этом учитывают тип производства, например, предприятие изготавливает продукцию либо четко под заказ — заказано 200 шт. продукции, значит и произведено будет ровно 200 шт., либо с запасом, который будет храниться на складе готовой продукции.

2. Планирование.

Данному этапу стоит уделить особое внимание, ведь планирование является едва ли не основой успешности функционирования производственного (и не только) предприятия.

При планировании отталкиваются от результатов предыдущего этапа, т. е. от планируемых объемов продаж, на основании которых определяется, в свою очередь, планируемый объем производства. Исходя из планируемого объема производства:

рассчитываются в натуральном и стоимостном выражении материальные расходы (затраты на материалы для производства запланированного объема или «с запасом» в случае выбора типа организации производства с формированием запаса товарно-материальных ценностей);
определяются размеры партий приобретаемых материалов и сроки их поставки, заключаются договоры с поставщиками, формируются графики оплаты материалов;
определяется потребность в трудовых ресурсах, формируется штатное расписание, формулируются требования к квалификации, знаниям и навыкам, должностные обязанности и проч.;
рассчитываются планируемые расходы на оплату труда производственного персонала, формируются графики выплаты (в соответствии с условиями внутренних нормативных актов, но не менее чем два раза в месяц);
анализируются производственные мощности, площади, оборудование (при наличии, если производство не новое), при необходимости планируются перепланировка и расходы на ее осуществление, закупка или модернизация оборудования, его обслуживание, ремонт и т. д., планируются расходы на выполнение всех запланированных работ;
планируются расходы на прочие косвенные нужды (заработная плата аппарата управления цеха, административно-управленческого аппарата + графики выплаты; расходы на аренду, коммунальные услуги, приобретение хозяйственных товаров, канцелярских принадлежностей, амортизация, транспортные расходы и проч.). Определяется критерий распределения косвенных расходов на весь объем продукции (работ, услуг) и, соответственно, формируется плановые показатели косвенных расходов на единицу продукции;
определяется планируемая себестоимость.

Кроме того, на данном этапе формируются и другие производственные планы (предполагающие оценку технического оснащения производства, производственной мощности, кадровых ресурсов и т. д.), в том числе, например, технологические (производственные) графики, в которых расписывается выполнение задания по дням, неделям, месяцам (пример представлен в табл. 1).

3. Закупка необходимых материалов, комплектующих, полуфабрикатов для изготовления продукции (выполнения работ).

Данная функция, как правило, возлагается на специальные структурные подразделения компании (отдел материально-технического обеспечения, служба снабжения и проч.). В соответствии с определенными планируемыми потребностями в материалах, с учетом сроков, цен и объемов поставки заключаются договоры на поставку.

4. Производство продукции (выполнение работ), предполагающее изготовление заготовок, обработку на оборудовании и проч.

Результат этого этапа — готовое изделие.

Производство может осуществляться как одним цехом, так и несколькими (с параллельной, последовательной, параллельно-последовательной передачей предметов труда).

На самом производстве может и не быть необходимости в передаче предметов труда — например, когда все этапы изготовления проходят на одном рабочем месте одного производственного участка.

5. Готовая продукция. Упаковка. Сдача на склад.

После всех этапов обработки, изготовления продукции ее сдают на склад готовой продукции, откуда она в дальнейшем попадает к заказчику.

6. Формирование фактической (отчетной) калькуляции.

Когда прошли все стадии производства продукции, можно оценить ее фактическую себестоимость (и сравнить ее с плановым показателем).

Однако не всегда фактическая себестоимость считается исключительно в данный момент — для учета в бухгалтерском учете продукции на складе может приниматься плановая или нормативная себестоимость.

7. Передача готовой продукции заказчику (самовывоз со склада или доставка в адрес грузополучателя).

8. Получение денежных средств за отгруженную продукцию (выручка).

Как правило, по условиям договора окончательный расчет производится только после фактической отгрузки продукции и в учете отражается выручка от реализации (сумма авансового платежа и окончательного расчета за отгруженную продукцию).

При планировании производства важно определить полномочия, права, обязанности и систему взаимосвязей между структурными подразделениями.

Безусловно, производство во многом зависит от работы других подразделений и служб. Например, если отдел снабжения не сможет обеспечить производство нужными материалами, заказ на производство продукции не будет выполнен.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 12, 2019.

Источник

В должностные обязанности директора по снабжению обычно входит сразу несколько пунктов — нужно контролировать затраты на обеспечение предприятия всем необходимым, наладить работу с другими компаниями, вести переговоры для улучшения условий с поставщиками и еще несколько функций.

Изучив несколько десятков предложений от компаний с разными зарплатами, мы выяснили, что в термин «директор по снабжению» и в его должностную инструкцию бизнесмены часто вкладывают разные значения. Так, в небольшой компании до 100 человек это может быть специалист, отвечающий за производственные потоки в предприятии. В среднем бизнесе такой топ-менеджер может руководить несколькими отделами и сочетать в себе функции как снабжения, так и закупок. Давайте разбираться в усредненном функционале.

Чем закупки отличаются от снабжения

В этих двух понятиях обычно заключается путаница — какие функции есть у отдела снабжения, а какие у управления закупок. Фактически это одно и то же, какой-то профессиональной классификации нет. Но есть условное разделение, которое можно заметить в крупных компаниях:

Закупки — это процесс получения материала, необходимого для производства конечной продукции, которая будет реализована.
Снабжение — это обеспечение запаса, которое нужно для функционирования всего предприятия.

Исходя из этих объяснений, можно предположить, что закупки это скорее коммерческая, а снабжение — административная функция. Но деление формальное, поэтому нужно рассматривать каждый конкретный случай, учитывая внутренние документы и должностные инструкции в компании.

Что должен знать руководитель снабженцев

В требованиях к директору по снабжению обычно есть такие пункты:

Знание методов разработки прогнозных планов материально-технического обеспечения.
Норм расходования сырья в сферах функционирования компании.
Постановлений и других нормативных актов, имеющих влияние на деятельность отдела снабжения в данной конкретной сфере деятельности бизнеса.
Экономики производства.
Стандартов перевозки и хранения сырья, которое используется на предприятии.
Норм документооборота, принятых в сфере.
Также понимание, как функционирует система логистики и хранения.
Знание основных информационных технологий, оптимизирующих деятельность отдела снабжения.
Правил и норм, необходимых для деятельности на руководящей должности.

Кроме того, в требованиях часто значится и опыт работы — общий в снабжении не менее пяти лет и профильный в сфере деятельности компании на уровне руководителя или заместителя не менее трех лет.

Функции и обязанности директора по снабжению

В должностных функциях топа-снабженца часто встречаются несколько пунктов:

Нужно понимать, какие ресурсы нужны компании сейчас, а какие в будущем.
Разобраться, как они будут храниться и как будут поступать в нужные подразделения.
Контролировать их расходование, определить должные лица, которые будут нести материальную ответственность.
Оптимизировать процессы и затраты на снабжение.

Проще говоря, в обязанности директора по снабжению входит изучение потребностей компании и их обеспечение. Соответственно, в зависимости от размера бизнеса, руководитель будет управлять или несколькими сотрудниками, или сразу несколькими отделами, занимаясь только стратегическим менеджментом.

Структура сегмента снабжения

Чтобы понять, как обстоят дела в компании с точки зрения снабжения, нужно учесть сразу несколько факторов:

Тип производства компании.
Сфера ее деятельности.
Объем ресурсов, которые задействованы в обороте организации.
Количество сотрудников.
Географическое расположение точек получения сырья, его переработки и зоны конечной реализации.
Ассортимент и географию поставок.

Если вы только планируете реализовать себя в роли директора по снабжению, уточняйте, входит в ли в зону ответственности управление всеми складскими мощностями, как реализовано взаимодействие с системой логистики, есть ли иностранные закупки и контакты с таможенными оформлением — все это может стать сюрпризом на будущей должности.

Вот условная структура сегмента снабжения в средней компании. Вам придется руководить:

Отделом закупок — менеджерами, которые заключают договора, участвуют в тендерах, анализируют рынок и ищут лучшие предложения.
Отделом транспорта — в зависимости от структуры компании, снабжение может управлять передвижениям только тех ресурсов, которые нужны для административного обеспечения предприятия. Или же вовсе замещать службу логистики.
Административным отделом — «диспетчерские», которые отвечают за микро-менеджмент в снабжении.
Таможенным отделом — если есть такая нужда. Причем отдел может быть как в подчинении у директора по снабжению, так и в правовом департаменте.
Складским отделом — управление запасами, контроль за неснижаемыми остатками, перераспределение ресурсов и их учет.

Чем придется заниматься директору лично

В списке прямых обязанностях руководителя сферы снабжения есть как привычные любому менеджеру строчки, так и уникальные. Вот универсальный список:

Разработать систему мотивации и KPI для подчиненных. Эффективный руководитель также создаст матрицу персонала с распределением по компетенциям и прогнозом по росту.
Проанализировать и утвердить план расходов на содержание и перераспределение ресурсов.
Анализировать ситуацию в компании, прогнозировать спрос.
Разобраться с остатками запаса, понять, что считать неликвидом и что с ним делать.
Создать страховой запас, настроить систему его распределение и пополнения.
Построить полную структуру закупочного цикла и снабжения.
Оптимизировать время исполнения заказов, внедрить современные информационные технологии для взаимодействия с другими управлениями компании.

Основные проблемы у современных директоров по снабжению возникают в двух случаях — когда необходимо взаимодействовать с другими отделами и построить единую систему анализа запасов. На нашем курсе «Директор по снабжению» мы рассказываем про три модели службы снабжения — функциональную, операционную и объектную. Сравниваем преимущества и недостатки, находим ключевые отличия — выбор верной модели в сочетании с ABC и XYZ анализами решает проблему с запасами.

Для отработки взаимодействия проводим специальный практикум по матрицам. Тренируемся в общении с основными поздравлениями компании — маркетингом, логистикой, продажами и финансами.

Переговоры как отдельная функция руководителя

Эффективный директор по снабжению — это не просто администратор производства. Это топ-менеджер, который оптимизирует систему снабжения и сокращает расходы, в том числе с помощью поиска новых поставщиков.

Чтобы решать такие задачи, нужно быть мастером переговоров. Как минимум, разбираться в переговорных стилях, знать, когда использовать принуждение и убеждение, а когда ориентироваться на восприятие и эмоции.

Нужно понимать, что подготовка — это большая часть успеха переговоров. Если директор знает сильные и слабые стороны поставщика, нужно уметь воспользоваться этим знанием. При этом не сводить все к цене — чуть более дорогой, но при этом ответственный поставщик для компании часто ценнее, чем дешевый, но проблемный.

На нашем курсе для директоров по снабжению переговорам посвящен целый модуль. Вы узнаете все тонкости деловых коммуникаций, разберетесь в стилях «уличной драки» и «Гарвардского подхода», отработаете основные ситуации, с которыми сталкиваются директора в средних и крупных компаниях.

Главный плюс такого курса — преподаватели-практики. Так, на занятиях вы узнаете не просто теорию, но и негласные правила, которых сейчас придерживаются закупщики и поставщики на встречах. Если вы знаете такие нюансы, получить желаемую должность и полностью раскрыть на ней свой потенциал будет легче.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Источник

Грамотная организация деятельности предприятия связана в том числе с обеспечением наличия материальных ресурсов, необходимых для производства или торговли. Понятие эффективного снабжения подразумевает поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья, характеризующиеся минимально доступными ценами, надлежащим качеством и точностью соблюдения временного графика, выстроенного в рамках циклов. Сформированная и отлаженная система, разработанная в соответствии с ключевыми положениями, облегчает управление рабочими процессами, и способствует повышению общей рентабельности. Каковы основные цели, функции, механизмы и задачи закупочной логистики, какие методы и схемы относятся к основам данной сферы, и как оптимизировать уже существующие подходы в рамках отдельно взятой организации? Давайте разбираться.

Общие принципы

Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:

Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.

Этапы закупочной логистики

Последовательный подход основывается на следующем алгоритме действий.

Выявление потребности

Первичная задача отдела снабжения — работа с остальными подразделениями предприятия, нацеленная на определение позиций, необходимых для обеспечения основных и сопутствующих процессов.

Исследование рынка

Анализ существующих предложений, перечня доступных поставщиков, имеющихся в их распоряжении мощностей и ресурсов.

Выбор контрагентов

Основывается на предлагаемых коммерческих условиях, репутации, имеющемся опыте взаимодействия, а также иных факторах, которые могут быть использованы в качестве сравнительных критериев.

Закупка

Согласование договорных условий, документальное оформление правоотношений, формирование заявки и реализация цикла поставки.

Учет претензий и брака

Проверка качественных характеристик, соблюдения заявленных сроков, а также процента продукции, подлежащей возврату или замене.

Распределение ресурсов

Передача полученных товаров исходя из производственной необходимости, с сопутствующей организацией складского хранения, образующегося переходящего остатка.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Управление закупочной логистикой

Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:

Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.

Какие задачи решает закупочная логистика

Основные цели построения системы снабжения можно представить в виде следующего перечня.

Закупка необходимого товара

Приоритетный вопрос, важность которого обуславливается необходимостью наличия актуального ассортимента, удовлетворяющего производственным запросам или покупательским интересам. Закупщики должны отслеживать рыночные тенденции, ориентироваться в новых продуктах, управлять матрицей и своевременно вносить корректировки, повышая общую эффективность работы предприятия.

Обеспечение своевременных поступлений

Универсальной цикличности не существует — все зависит от объема спроса в конкретный период времени. Задача снабжения — грамотно управлять товарным запасом, обеспечивая достаточное количество продукции или сырья и удовлетворяя потребности ритейла или производства.

Поддержание складских остатков

Цель, коррелирующая с предыдущей, и подразумевающая, что на любом промежуточном этапе количество ТМЦ, имеющихся в распоряжении организации, соответствует ее потребностям. Отсутствие нужной позиции в торговой точке формирует негативную реакцию покупателей, а перебои с поставками на производственной линии ведут к полной или частичной остановке всего рабочего процесса. При этом важно не выходить за определенные лимиты, превышение которых превращает актуальный запас в неликвид, и фактически замораживает оборотные средства компании.

Грамотное распределение товаров

Для крупных торговых сетей характерно наличие магазинов разного формата, расположенных в разных регионах. Каждый объект имеет свои особенности, что обусловливает необходимость дополнительной «настройки» ассортиментной матрицы. В связи с этим особенно важно не только правильно составить номенклатуру, но и обеспечить своевременное пополнение запасов — с учетом логистических и иных аспектов.

Поиск лучших ценовых предложений

Рентабельность бизнеса определяется разницей между выручкой и издержками, необходимыми для ее формирования. Стоимость продукции, предлагаемая поставщиками — один из ключевых факторов управления, работа с которым должна вестись непрерывно. Низкие розничные цены — веское конкурентное преимущество, однако использовать его можно только при сохранении достаточной величины маржинальности. Используемая модель ценообразования должна учитывать потребительский спрос, оборачиваемость товаров и сроки их хранения, а также отталкиваться от расходов, связанных с закупкой.

Основной функционал отдела снабжения

Роль закупочной логистики в работе современных компаний, сталкивающихся с серьезной рыночной конкуренцией, сложно переоценить. В число функциональных задач, реализуемых ответственными менеджерами, входят следующие операции.

Определение точной потребности

Уточняя, что именно и в каких количествах нужно закупить, чтобы обеспечить работу компании, важно идентифицировать внутренних и внешних потребителей. При составлении ассортиментного перечня учитываются качественные характеристики товаров, включая их вес, габариты, а также иные критерии, влияющие на специфику транспортировки и хранения. Обязательное условие — создание четких план-графиков и спецификаций, позволяющих отсеять предложения, не соответствующие заявленным в рамках конкретных задач потребностям.

Формирование аналитической базы

Отчетность — неотъемлемый спутник закупок, позволяющий систематизировать и упорядочить всю найденную информацию. Даже в тех случаях, когда вся номенклатура закрыта действующими контрактами, важно иметь в запасе дополнительные варианты, к которым можно будет прибегнуть как в случае форс-мажора, так и при проведении новых торгов, нацеленных на улучшение коммерческих условий.

Исследование рынка поставщиков

Поиск контрагентов, удовлетворяющих запросам организации, предусматривает не только оценку юридического лица на предмет добросовестности и благонадежности, но и изучение существующих каналов сбыта и доставки, актуальных коммерческих и логистических условий. Необходимо охватить как можно больше потенциальных партнеров, в том числе предлагающих альтернативные решения, способные оптимизировать ключевые процессы, или принципиально новые продукты, обладающие сходными характеристиками и потенциалом развития.

Организация транспортировки

Покупка и продажа любой продукции предполагает перемещение запасов между складами, реализуемое либо собственными силами одной из сторон, либо с помощью посредника. Сопутствующие издержки также относятся к себестоимости товаров и влияют на рентабельность, что обуславливает необходимость тщательной проработки вариантов.

Контроль процессов поставки

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются заключение договоров и сопровождение операций, основанием для которых становится подача заявки. Детальная проработка контрактов на предварительной стадии сводит к минимуму возможные издержки, связанные с нарушением обязательств. Менеджмент организации должен контролировать сроки и качество товаров, решать вопросы, связанные с несоответствием заявленных и фактических поступлений, а также добиваться компенсации убытков.

Формирование бюджетов

Закупка — многоступенчатый и многофакторный процесс, реализуемый непрерывно, и в большинстве своем связанный с проведением экономических расчетов. Грамотный финансовый анализ позволяет заранее составить представление о затратах. Бюджетная политика предприятия подразумевает выделение определенного объема денежных средств, которые могут быть использованы в предстоящем периоде для обеспечения потребностей отдельно взятого отдела.

Взаимодействие с производственными и сбытовыми структурами

Специфический аспект, актуальный для компаний, специализирующихся на самостоятельном изготовлении конечной продукции. Цикл производства подразумевает достаточность расходных материалов и сырьевых запасов, тогда как активность продаж напрямую связана с корректной оценкой потребительского спроса. Снабжение работает в кооперации с каждым из подразделений, обеспечивая их взаимосвязь и ориентируясь на повышение итоговой рентабельности.

Основные операции закупочной логистики

Говоря о функциональных задачах, решаемых менеджерским составом организации, в первую очередь выделяют следующие аспекты:

Формирование стратегии закупок на основе прогнозирования потребности.
Рассмотрение и оценка коммерческих предложений от потенциальных контрагентов.
Выбор поставщиков, соответствующих установленным критериям.
Определение объемов, сроков и графиков поставок товаров.
Контроль за соблюдением намеченного плана.
Согласование ценовой политики и улучшение имеющихся условий.
Сопровождение договоров и отслеживание качества продукции.
Поддержание и распределение складских запасов с учетом оборачиваемости.
Взаимодействие с другими подразделениями в целях оптимизации рабочих процессов.

Стоит отметить, что в соответствии с принципами закупочной логистики все операции должны быть максимально оптимизированы. Сегодня, благодаря развитию технологий, многие задачи решаются гораздо быстрее. Так, интеграция программного обеспечения для мобильной автоматизации, разработанного компанией «Клеверенс», упрощает ведение учета на складах и в торговых точках, на 70% сокращая издержки, связанные с рутинными процессами.

Основные методы закупок

Существует несколько методик, реализуемых на практике, каждая из которых характеризуется определенными преимуществами и недостатками.

Поставка одной партией

Фактически — оптовая отгрузка, предусматривающая поступление объемного запаса продукции, достаточного для закрытия потребности на продолжительный период. Из преимуществ — простота документального оформления, а также возможность получения дополнительных скидок за выборку объема. Недостатки — сложность организации хранения, а также падение показателей оборачиваемости.

Периодические закупки

Пожалуй, наиболее распространенная практика, при которой снабжение оформляет заявки с определенной частотой, рассчитанной исходя из сроков реализации. Положительные аспекты — эффективность использования денежных средств и экономия на эксплуатации складских помещений. Из минусов — возможные перебои с наличием ассортимента и риск некорректного планирования.

Снабжение по котировочным ведомостям

Вариант, актуальный в сферах бизнеса, предполагающих закупку недорогих и востребованных товаров. Перечни котировок формируются каждую неделю или месяц, и отражают весь номенклатурный ассортимент, с указанием потребности и складских запасов. По сути, это оптимизированный аналог предыдущего метода, позволяющий выстроить оптимизированную систему.

Закупка с немедленной сдачей

Опция, применяемая в тех случаях, когда возникает потребность в материалах, используемых редко, и не предусматривающих возможности поставки по первому требованию. Неразрывно связана с ухудшением оборачиваемости и ростом издержек, что обуславливается спецификой товара или сырья.

Пополнение запасов по мере необходимости

Схема, которая не предусматривает принятия покупателем конкретных обязательств по срокам или объемам, и предполагающая оплату по факту поступления очередной партии ТМЦ.

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Способы организации закупки

Теперь перейдем к рассмотрению существующих подходов, чаще всего применяемых на практике.

Традиционный

Создание на постоянной основе переходящего запаса всех требующихся ресурсов. Практичный вариант, который, однако, неизбежно увеличивает расходы на содержание склада и персонала.

Системный

Логистическая концепция предполагает формирование минимальных остатков, а также обеспечение оперативной коммуникации между поставщиком и покупателем. Среди популярных форматов:

JIT (just in time) — обеспечение наличия продукции в нужное время и в достаточном количестве, гарантирующее бесперебойную работу производства или коммерческую торговлю. При этом переходящие запасы минимальны, а в некоторых случаях — отсутствуют вовсе.
MRP (material requirement planning) — подход, в рамках которого ключевым фактором выступает уровень потребительского спроса на конкретную позицию.
LP (lean production) — акцент на максимальном сокращении издержек, генерирующих потери, а также на повышении гибкости производственных процессов, адекватно и оперативно реагирующих на колебания рынка.

Способы транспортировки

Еще один фактор, определяющий величину расходов, связанных с закупками — выбор логистического сопровождения. На практике реализуются:

Унимодальные перевозки — прямая доставка, без промежуточных стадий и РЦ, с использованием одного типа транспорта.
Комбинированная и смешанная формы — отправка товара двумя или более транспортными средствами, не предусматривающая продолжительного хранения на перегрузке.
Мультимодальное сообщение — еще один вариант с несколькими т/с, в рамках которого ответственность за контроль возлагается на одного оператора.

Сущность и содержание закупочной логистики — в оптимизации ключевых бизнес-процессов торгового или производственного предприятия, поэтому при принятии решения важно учитывать все сопутствующие факторы.

Количество показов: 17093

Источник

Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

анализ рынка цен на сырье;
приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
контроль качества закупок;
непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
поиск новых партнеров;
организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.

Принцип планомерности

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Принцип оперативности

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Принцип экономичности

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Принцип периодичности

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Принцип централизации

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Источник