Руководство работой склада

В этой статье мы описали перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

В перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

Организация труда

1. Назначьте эффективного управляющего. Он должен соответствовать следующим требованиям:

• опыт работы, знание нюансов складской логистики;
• уверенный пользователь ПК и ПО для автоматизации процессов;
• знание всех процессов.

Хорошо, если такого эффективного управленца может «вырастить» самостоятельно из своих работников. Нет такой возможности? Начинайте поиск на стороне.

2. Следите за штатной численностью персонала. Не превышайте её без острой необходимости, но и не выходите за рамки нормирования рабочего времени работников согласно действующим нормам законодательства.

3. Разрабатывая нормы, локальные правовые акты, руководствуйтесь законодательством: Трудовым Кодексом, Постановлениям Санпина, действующими межотраслевыми нормами и правилами, федеральными законами, рекомендациями различных ведомств. Проведите аттестацию рабочих мест.

4. Разработайте чёткую организационную структуру персонала. Со временем её можно модернизировать и вводить новые структурные подразделения или штатные единицы.

5. Регламентируйте рабочий процесс, чтобы у персонала была чёткая инструкция к действию. Разработайте и внедрите:

• Положение о складе (это будет ваша основа основ — Конституция склада);
• регламенты, расписывающие по пунктам процессы приёмки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;
• на каждый процесс составьте технологическую схему;
• должностные, рабочие инструкции;
•  инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Следите за сроком действия разработанной документации.

6. Следите за разделением трудовых и технологических ресурсов. Они должны быть распределены равномерно. Ситуация, когда одна часть склада простаивает, а вторая работает на износ — недопустима!

7. Переведите работников на сдельно-премиальную оплату.

8. Начисляйте зарплату по показателям эффективности (КТР). Учитывайте не более 10 показателей, иначе их учёт приведёт к ещё большим затратам. Можно ограничиться учётом таких показателей:

— объём отгруженной продукции;
— скорость отгрузки;
— качественные показатели (отсутствие боя, брака, точности оформления ).

9. Организуйте рабочие места, оснастите их всем необходимым для выполнения должностных обязанностей. Кабинеты непосредственных руководителей расположите максимально близко к рабочим зонам подчинённых.

10. Следите за рынком труда в сфере складской логистики, отслеживайте уровень занятости и изменение зарплат.

Разгрузка и приёмка

11. Прежде чем начать разгрузку автомашины необходимо произвести сверку номеров пломб с указанными в сопроводительных документах. Проверить их целостность, правильность пломбирования. Осмотреть транспортное средство на предмет неисправности (разрыв тента, нарушение шнуровки).

12. Разработайте регламент, определяющий порядок разгрузки транспортных средств, если они прибыли одновременно. Решение о первоочерёдности принимайте исходя из специфики прибывшей продукции, её количества. В первую очередь целесообразно разгружать позиции, которые не будет храниться, а пойдут сразу на комплектацию и отправку заказчику.

13. Разгрузка должна вестись рационально в соответствии с разработанными технологическими схемами. Целесообразно вести разгрузку с одновременным занесением товара в реестр и контролем по количеству, качеству.

14. Укладывать на поддон товар можно только одного наименования. Не допускайте смешивания и пересортицы. Можно установить правило, что на одном поддоне могут храниться разные наименования, но при этом, если они отправляются в одну зону. Ставьте упаковки так, чтобы этикетки легко читались.

15. Применяемые для хранения паллеты (поддоны, штабеля) должны быть устойчивыми, исправными, обеспечивать целостность товара при перемещении. Для сохранности продукции необходимо провести её «паллетовку» — обмотать 2-3 верхних ряда несколькими слоями стрейч-плёнки.

16. Разгрузка должна осуществлять максимально быстро лучшими работниками.

17. Разгрузку принятие на хранение проводите в день прибытия.

18. Проверяйте соответствие количеству, указанного в ТТН путём:

• частичного или полного взвешивания;
• пересчёт единиц в упаковке;
• пересчёт количества упаковок.

Обязательно вскрывайте все подозрительные, повреждённые упаковки для проверки сохранности вложений.

19. Эффективный метод увеличить скорость разгрузки и постановки на учёт — присвоить поставщикам определённые категории: «сверхнадёжный», «надёжный», «требующий проверки» и т.д. Проверять груз от сверхнадёжного поставщика не надо. «Надёжный» поставщик нуждается в проверке не более 30% от объёма поставки. Груз от поставщика, который «требует проверки» проверяется досконально.

20. В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы, брака и прочих претензий составляйте акт. Можно применять унифицированную форму ТОРГ-2, разработанную Госкомстатом, но она очень громоздка. Закон разрешает использовать собственную утверждённую форму акта.

Хранение

21. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона. А в системе управления складом должны быть созданы отдельные или так называемые «виртуальные» склады. К примеру, склад «в зоне длительного хранения» или склад «в зоне ожидания отгрузки». Таким образом Вы всегда будете знать, как перемещается товар внутри «физического» (основного) склада.

22. Внутри выделенной зоны должно быть отведено место (ящик, полка, поддон, стеллаж) для определённого артикула.

23. Часто востребованные товары должны быть легкодоступны. Такие позиции нужно размещать максимально близко к зоне отгрузки. Для определения востребованности используйте анализ АВС или специальную методику процентной доли обращения.

24. Иногда «правило востребованности» имеет исключения: крупногабаритный товар, независимо от востребованности лучше хранить рядом возле зоны отгрузки. Продукцию большой ценности целесообразно хранить в глубине помещения.

25. Определите категории товара для статистического хранения — на выделенные места, а динамического хранения — располагайте на свободные места в момент его поступления. Назначьте сотрудников, ответственных за организацию размещения.

26. Нельзя хранить товар на полу! Используйте поддоны единого стандарта 800х1200, 1000х1200 или любого другого размера.

27. Товар на хранение передавайте максимально бережно. Ежедневно осматривайте его на предмет целостности.

28. Введите правило «3 шага» для быстрого поиска: 1-ый шаг — разложите товар по группам. Персонал запомнит место хранения данной группы.

29. 2-ой шаг — адресное хранение (продукт в количестве «х» хранится в отделе «А», на стеллаже «Б», на полке «1», в ячейке «11»). Информацию занесите в учётную систему. Ярлыки сделайте разных цветов. Цвет будет помогать в идентификации.

30. 3-й шаг — внедрение автоматизированной системы учёта, использование штрих-кодов, бар-кодов, цифровых кодов, электронных меток. Данный метод помогает наладить работу быстро и эффективно, но имеет недостатки:

• высокая стоимость;
• строгое регламентирование всех действий;
• хранение только зонированное;
• наличие хорошего ПО;
• необходимо обучить персонал работе с системой.

Комплектация и отгрузка

31. Никогда не отпускайте груз без сопроводительных документов. Система управления складом ЕКАМ позволяет формировать товарно-транспортные накладные, счет-фактуру, ТОРГ-12 и многие другие документы.

32. Разработайте комплектовочные маршруты, установите сроки подготовки сопроводительных документов.

33. Установите время приёма заявок от клиентов: например заявки поданные после 16 ч, обрабатываются на следующий день, заявки поданные до 12 ч обрабатываться в этот же день после 15 ч и т.д. Назначьте должностное лицо, которое будет уполномочено принимать решение об изменение регламентов по времени комплектации.

34. Определите приоритетные к отгрузке позиции. Это:

• заказы, которые будут доставлены клиенту раньше;
• заказы на последнюю точку разгрузки транспортного средства-перевозчика.

35. Разумно использовать сочетание двух способов комплектации:

• индивидуального, когда из отделов изымается нужное количество товара для одного заказа;
• комплексного, когда изымается продукт, присутствующий в нескольких заказах.

Назначьте работника, который будет принимать решение о методе комплектации.

36. Скомплектованный товар укладывайте в тару, контейнер, ставьте на отдельную паллету, обматывайте плёнкой. Маркируйте, указывая наименование клиента, адрес доставки.

37. Заведите «Журнал комплектации», где каждый работник, ответственный за комплектацию заказа, будет ставить свою подпись.

38. Осматривайте транспортное средство на предмет соответствия перевозимому грузу. Не допускайте отгрузку в несоответствующий транспорт.

39. Не превышайте разрешённую грузоподъёмность транспортного средства, нагрузку на ось.

40. Не допускайте загрузки «навалом» или установки тяжёлого товара поверх лёгкого. Если продукция повредилась в процессе отгрузки, то сразу замените её — возврат от клиента неизбежен, но обойдётся дороже. По завершению загрузки пломбируем транспортное средство согласно установленному регламенту.

Зонирование склада

41. Определите, какие помещения вам необходимы, исходя из рисунка:

42. Разделите всю площадь помещения на зоны.

34. Площадь каждой зоны необходимо использовать с максимальной пользой, тогда может оказаться, что часть помещений можно сдать в аренду.

44. Не допускайте распространения зоны хранения на другие отделы.

45. Используйте научный подход для расчёта необходимых площадей для каждой зоны. Расчёт ведётся на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.

46. Создайте зону «брака», складывайте туда продукцию, не соответствующую установленным требованиям. Желательно наглядно отгородить её.

47. Пусть управляющий ежемесячно представляет отчёт о продукции в зоне «брака» с предложением решений о её дальнейшем использовании.

48. Примите меры, чтобы количество брака уменьшалось:

• снижение цены;
• бонусы для менеджеров по продажам;
• акции, распродажи;
• возврат производителю;
• ремонт, восстановление;
• продажа своим работникам;
• благотворительные акции;
• утилизация.

49. Наличие проходов и проездов внутри склада обязательно!

50. Административно-бытовые помещения должны быть в достаточном количестве: туалеты, душевые, раздевалки, комнаты отдыха. Оптимальная норма — 3 кв. метра на 1 человека.

Порядок на складе

51. Даже при значительной нехватке площади оставьте вдоль стен проходы минимум 50 см, это даст возможность обходить склад по периметру для осмотра и во время уборки.

52. Если не хватает места, то продумайте возможность добавочных полок на стеллажах, пристройки антресолей сверху. А может можно сократить пространство между полками?

53. Не храните на складе посторонние вещи.

54. Используйте современную осветительную систему. Потолок покрасьте в светлый цвет — это усиливает световой поток.

55. Создайте такую систему освещения, которая будет освещать только те части, которые необходимо осветить в данный момент. Это значительно сократит энергозатраты.

56. Используйте принципы эргономики: стены, потолок светлого цвета визуально увеличат пространство. Яркой окраской выделите травмоопасные места.

57. На пол нанесите разметку для движения техники. Обозначьте места её стоянки.

58. Оборудуйте склад предупреждающими знаками, информационными табличками. Обязательно повесьте стенд с информацией о технике безопасности.

59. Поддерживайте чистоту. Проводите систематическую уборку, дератизацию. Следите за исправностью всех систем: канализации, вентиляции, кондиционирования.

60. Учтите, что о вашем складе будут знать далеко за пределами вашего региона — перевозчики охотно делятся информацией об условиях работы.

Складская техника

61. Погрузочно-разгрузочная техника весьма недешёвая. Расчёт её необходимого количества лучше провести по известной методике Гаджинского. Важно правильно рассчитать показатель запаса: когда определённое число тележек при разгрузке можно дополнить простаивающими из соседнего отдела.

62. Каждая единица техники должна быть закреплена за конкретным человеком — индивидуальная ответственность многократно повышает срок её службы.

63. В техническом отделе должно быть всё необходимое для обслуживания: щётки, тряпки, пылесос, вёдра. Материалы для смазывания и ухода также должны быть доступны и располагаться в техотделе.

64. Учтите, что сотрудники, работающие со сложной техникой, обязаны пройти обучение. Для проведения обучения требуется заключить контракт с учебной организацией.

65. Гарантийный срок истёк? Проведите осмотр на основании которого примите решение о целесообразности дальнейшего использования, продаже, закупке новой техники.

66. Старайтесь делать закупку у одного производителя. Запчасти от списанной техники подойдут для ремонта.

67. Въезд техники в вагон или кузов транспортного средства — оправдан. Используйте для этого эстакады, регулировочные мостики.

68. Выбирая производителя учитывайте:

• стоимость, условия оплаты;
• срок эксплуатации;
• отзывы других покупателей;
• технические характеристики;
• как организовано сервисное обслуживание.

69. На ровном полу применяйте колёса с полиуретановым покрытием. При неровном, земляном полу, асфальтовом покрытии — резиновые колёса или ролики из нейлона.

70. Купите 80% гидравлических тележек с двумя роликами — для работы по всей длине поддона. 20% тележек с одним роликом — для работы с поддоном сбоку, вполне достаточно.

Снижение себестоимости, оптимальное бюджетирование

71. Управляйте себестоимостью операций, которая рассчитывается как зависимость расходов на обработку от грузооборота за период времени. Данные о себестоимости позволят увидеть пути оптимизации технологических процессов.

72. Сделайте показатель себестоимости основной мотивацией управляющего персонала: чем он ниже, тем больше бонусов.

73. По возможности определите себестоимость каждой операции — это поможет выявить и исключить не нужные, не приносящие прибыль.

74. Для уменьшения себестоимости внедряйте ИТ-технологии и принципы бережливости.

75. Уменьшите количество ручных операций с перемещением груза до минимально возможного. Производительность труда повысится – затраты уменьшатся.

76. Повышайте уровень подготовки персонала. Создайте гибкую систему мотивации.

77. Утвердите нормы на расходные материалы. Периодически их пересматривайте.

78. Составляйте бюджет заранее — это позволит эффективно расходовать средства.

79. Предоставьте управляющему некоторую финансовую независимость: пусть он решает вопросы с приоритетностью платежей.

80. Помните! Склад не тратит деньги, он их зарабатывает! Способов много:

Сохранность материальных ценностей

81. С каждым работником заключайте договор о материальной ответственности.

82. Требуйте от персонала строгого соблюдения установленных правил, норм , регламентов.

83. Не допускайте наличия «пиковой» нагрузки на склад, это приводит к возникновению разного результата по факту и документации.

84. Сотрудники должны знать, что убытки покрываются из чистой прибыли компании.

85. Не наказывайте никого материально без установления причин и условий недостачи (порчи продукции).

86. Исключите возможность кражи товаров, нахождения посторонних.

87. Особый контроль требуется зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.

88. Выплачивайте вовремя заработную плату персоналу.

89. Периодически проверяйте работников на предмет алкогольного опьянения, наркозависимости.

90. Применяйте современные охранные системы или хотя бы их муляжи.

Инвентаризация

91. Регламентируйте процедуру инвентаризации. Чётко определите цели, сроки проведения. Целями инвентаризации могут быть:

• выявление несоответствие между документальными и фактическими данными;
• повышение эффективности управления запасами;
• повышение уровня сервиса и другое.

92. Проведение инвентаризации объявляется приказом, где определяется дата проведения мероприятия, состав комиссии, цели, участники.

93. Перед процедурой остановите движение продукции внутри и за пределы склада.

94. Поручите работникам подготовить склад к проведению мероприятия.

95. В инвентаризации должны принимать участие самые компетентные работники склада.

96. Полную инвентаризацию проводите 1 раз в год, периодическую — ежемесячно или еженедельно. Анализируйте данные предыдущих проверок.

97. Иногда проводите внеплановые инвентаризации для проверки эффективности управляющего.

98. Используйте разные методики: по географическому признаку, производителю, группе товаров и т.д.

99. Снятие остатков — задача ответственных людей! Добейтесь выполнения этого.

100. Результаты инвентаризации оформляются актом, подписи ставят все материально ответственные работники.

Складская логистика — сложная система, выполняющая решающую роль в цепочке поставок. Данная сфера многогранна и разнообразна, здесь всегда есть место улучшению, повышению эффективности и прибыльности.

Заведующий складом и его должностные обязанности

Заведующий складом — это специалист, который руководит работой склада и лично несет ответственность за его функционирование. Без заведующего складом в принципе невозможна грамотная организация складского хозяйства. Склад может обойтись без кладовщиков, без грузчиков, без иных специалистов (это относится к небольшим складам, на которых нет большого количества тяжелых товарно-материальных ценностей), но заведующий складом должен быть всегда и на любом складе.

В большинстве случаев к кандидатам на должность заведующего складом предъявляются следующие минимальные требования: среднее специальное образование и стаж работы на учетно-контрольной должности не менее одного года, или общее среднее образование и стаж работы на учетно-контрольной должности не менее трех лет.

Должность заведующего складом относится к категории руководящих должностей (в отличие от должности кладовщика); заведующий складом принимается на работу приказом руководителя предприятия. Отметим, что с ним должен заключаться договор о полной материальной ответственности.

На заведующего складом возлагаются перечисленные ниже функции.

Постановка, организация и полное руководство работой склада, включая обеспечение необходимых санитарно-гигиенических, технологических и иных условий хранения товарно-материальных ценностей.

Обеспечение контроля ведения учета складских операций, а также составление и предоставление необходимой отчетности, в соответствии с действующим законодательством и нормами и правилами, действующими на данном предприятии.

Обеспечение сохранности хранящихся на складе товарно-материальных и иных ценностей.

В случае необходимости — проведение мероприятий и работ, направленных на повышение квалификации складских работников.

Постоянный контроль соблюдения правил техники безопасности, норм охраны труда и правил противопожарной безопасности.

Каждый заведующий складом в обязательном порядке должен свободно владеть вопросами организации складского хозяйства, а также легко ориентироваться в стандартах и технических условиях хранения вверенных ему товарно-материальных ценностей.

Он должен разбираться в марках, сортах, видах, размерах и иных характеристиках хранимых на складе ценностей, а также владеть нормами расхода сырья и материалов, с которыми ему придется работать. Заведующий складом должен как «дважды два» знать правила и порядок складирования и хранения товарно-материальных и иных ценностей, а также быть в курсе всех инструкций, положений и иных нормативных документов по их учету и хранению. Иначе говоря, если заведующий складом расположил мешки с мукой и сахаром в самом сыром месте, или учет картошки ведет в ведрах, то есть все основания полагать, что он не соответствует занимаемой должности.

Поскольку заведующий складом, как отмечалось выше, является руководящим работником, он должен не только уметь организовать выполнение складских работ (погрузочно-разгрузочных, по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей, и др.), но и знать основы трудового законодательства, чтобы квалифицированно и оперативно решать текущие вопросы и разрешать возникающие спорные и конфликтные ситуации. Также он должен владеть нормами и правилами охраны труда и пожарной безопасности.

В современных условиях приобретают важнейшее значение такие качества заведующего складом, как его умение работать на компьютере и обращаться с другой оргтехникой (факс, ксерокс, и др.).

Чтобы успешно справляться с возложенными на него функциями, заведующий складом должен исполнять свои должностные обязанности. Главной его обязанностью является руководство работой склада по приему, отпуску, хранению, сортировке, перемещению и, в случае необходимости — переработке товарно-материальных и иных ценностей. При этом необходимо обеспечивать рациональное использование складских мощностей. Также заведующий складом должен обеспечить учет вверенных ценностей в соответствии с действующим законодательством и внутренним распорядком предприятия.

Заведующему складом также вменяется следить за состоянием складских помещений, оборудования, механизмов, приспособлений и инвентаря, и в случае необходимости — принимать меры для своевременного их ремонта (замены). Кстати, на него возлагается ответственность за противопожарное состояние склада.

Заведующий складом должен обеспечить своевременный сбор и возврат поставщикам (покупателям) погрузочно-разгрузочных реквизитов и возвратной тары, и если это невозможно сделать сразу после погрузки-разгрузки — обеспечить их хранение и последующий возврат. Поскольку вся ответственность за сохранность товарно-материальных и иных хранящихся на складе ценностей возложена на завскладом, он в обязательном порядке должен принимать участие в проведении инвентаризации этих ценностей и являться одним из членов инвентаризационной комиссии.

Заведующий складом как руководитель структурного подразделения предприятия должен постоянно стремиться к рационализации и оптимизации функционирования склада.

Наряду с должностными обязанностями, каждый заведующий складом наделен определенными правами. Перечень этих прав зависит от специфики конкретного предприятия, но в большинстве случаев таковыми являются.

Подготовка и несение на рассмотрение руководства предприятия рекомендации и предложения по улучшению и оптимизации деятельности вверенного структурного подразделения (склада).

Подпись документов в рамках своей компетенции. В первую очередь к этим документам относятся складские и товарно-сопроводительные документы.

Осуществление взаимодействия с руководителями иных структурных подразделений предприятия (складов, цехов, отделов, и т.п.), получение от них и их подчиненных информации и документов, которые необходимы заведующему складом для исполнения своих служебных обязанностей. Знакомство с проектами решений и указов руководства предприятия и своего непосредственного руководства, которые касаются вопросов ведения складского хозяйства либо иных вопросов, входящих в компетенцию заведующего складом (например, вопросов работы с персоналом, вопросов охраны, и др.).

Выражение несогласия с теми либо иными решениями руководства предприятия и обжалование этих решений в порядке, установленном действующим законодательством и внутренним распорядком предприятия.

Подготовка и представление руководству предприятия либо своему непосредственному руководству предложений, касающихся работы с персоналом склада (подчиненными сотрудниками): прием на работу и увольнение с работы, поощрение работников либо наложение на них взысканий, перевод работников на другую работу, командирование работников, проведение мероприятий по повышению квалификации работников, аттестация и переаттестация складского персонала, и др.

За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих служебных обязанностей, допущенную халатность, причинение материального ущерба заведующий складом несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством. За злоупотребление служебным положением, должностной подлог и иные правонарушения заведующий складом может быть привлечен к административной либо уголовной ответственности.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Скачать инструкцию

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности заведующего складом: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Заведующий складом относится к категории руководителей.
1.3. Заведующий складом назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Заведующий складом подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.5. Во время отсутствия заведующего складом его права и обязанности возлагаются на его заместителя, в случае его отсутствия — на других сотрудников склада, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность заведующего складом назначается лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям:
• среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена, либо среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности, либо высшее образование — бакалавриат, либо высшее образование — бакалавриат (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
• опыт работы кладовщиком не менее 3 лет.
1.7. Заведующий складом должен знать:
• Законодательство РФ:
— Трудовое,
— Гражданское,
— Об ответственности за непредставление или представление недостоверной отчетности,
— Отраслевое законодательство в сфере деятельности экономического субъекта и практику применения указанного законодательства,
— В области социального и медицинского страхования, пенсионного обеспечения.
• Средства, методы и методики руководства работниками.
• Формы организации профессионального обучения на рабочем месте.
• Меры поощрения работников, виды дисциплинарных взысканий.
• Состав, требования к оформлению и хранению отчетности о наличии и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
• Номенклатуру и основные характеристики ТМЦ.
• Порядок учета, приемки, хранения, выдачи и списания ТМЦ.
• Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ.
• Требования к нормируемым запасам ТМЦ.
• Правила проведения инвентаризации ТМЦ.
• Правила складского учета и составления материальных отчетов движения грузов, а также первичных документов.
• Требования к оснащению складских помещений погрузочно-разгрузочными машинами и механизмами и правила размещения ТМЦ.
• Порядок действий при возникновении возгорания, заливов, чрезвычайных ситуаций.
• Основные виды программного обеспечения планирования и управления материально-техническим обеспечением компании.
• Методы обработки информации с использованием компьютерных средств.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Технологии автоматизированной обработки информации.
• Правила защиты информации.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Нормы противопожарной защиты, охраны труда и техники безопасности.
1.8. Заведующий складом должен уметь:
• Осуществлять расчет требуемой для выполнения производственных процессов численности работников с учетом профессиональных и квалификационных требований;
• Определять оптимальное распределение работников с учетом содержания и объемов производственных заданий, а также их профессионального и квалификационного уровня;
• Осуществлять оценку результативности и качества выполнения работниками производственных заданий, эффективности выполнения работниками должностных обязанностей;
• Осуществлять анализ профессиональной деятельности работников и определять недостающие знания, умения и компетенции;
• Организовывать размещение на складской территории материальных ресурсов с учетом рационального использования складских площадей, облегчения поиска складируемой продукции и доступа к ней для погрузки и вывоза с территории склада;
• Организовывать классификацию первичных документов по поступающим на склад ТМЦ;
• Организовывать формирование системы учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
• Организовывать выявление на основе данных складского учета отклонения фактического остатка хранящихся ТМЦ от определенной локальными нормативными актами нормы запаса, а также остатков, находящихся без движения;
• Использовать автоматизированные средства планирования и управления материально-техническим обеспечением организации;
• Контролировать соблюдение технических условий хранения ТМЦ;
• Разрабатывать и реализовывать мероприятия по восстановлению режима хранения ТМЦ;
• Организовывать инвентаризации ТМЦ;
• Организовывать деятельность персонала склада (кладовщиков, водителей, экспедиторов, грузчиков) с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда и пожарной безопасности.
1.9. Заведующий складом руководствуется в своей деятельности:
• Законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• Приказами и распоряжениями генерального директора;
• Настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности заведующего складом

Заведующий складом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организация работ по приему, складированию, хранению, отпуску, транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), их рациональному размещению в помещениях и на площадках;
2.2. Организация погрузочно-разгрузочных работ, обеспечение качественной приемки и отправки ТМЦ;
2.3. Обеспечение сохранности ТМЦ, соблюдение допустимого способа хранения, режимов хранения в зависимости от специфики ТМЦ;
2.4. Управление складскими запасами, организация инвентаризаций ТМЦ;
2.5. Контроль соблюдения техники безопасности;
2.6. Ведение и контроль учета складских операций;
2.7. Ведение установленной отчетности;
2.8. Повышение эффективности работы склада;
2.9. Руководство персоналом склада (кладовщиками, водителями, экспедиторами, грузчиками), обучение, контроль качества работы, участие в разработке систем мотивации;
2.10. Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства.

III. Права заведующего складом

Заведующий складом имеет право:

3.1. Устанавливать служебные обязанности для работников склада.
3.2. Руководить подбором, перемещениями и увольнениями работников склада.
3.3. В рамках своей компетенции рассматривать и подписывать финансово-хозяйственные документы.
3.4. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора компании предложения по улучшению деятельности склада.
3.5. Повышать профессиональную квалификацию на курсах, семинарах и иных обучающих мероприятиях.
3.6. Информировать генерального директора о нарушениях в работе склада.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность заведующего складом

Заведующий складом несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
4.2. В случае совершения умышленного правонарушения в соответствии с Уголовным, Административным или Гражданским кодексом.
4.3. В случае выявления недостачи на складе материалов, изделий, конструкций и оборудования в соответствии с Трудовым, Уголовным и Гражданским кодексом.
4.4. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений.
4.5. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Условия работы

Заведующий складом:

5.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. При необходимости может быть отправлен в служебные командировки.
5.3. Вправе проходить курсы повышение квалификации с оплатой за счет компании не чаще чем раз в 3 года.

VI. Заключительные положения

Заведующий складом:

6.1. Знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Организация склада с нуля — непростая задача, к решению которой с большой вероятностью придется привлекать профессионалов. Многие моменты будут зависеть от проекта самого склада, его местонахождения, особенностей грузов, которые на нем будут храниться и т. д. Но есть особенности, общие абсолютно для всех — по ним можно проследить этапы организации, а также составить список задач, благодаря которому ничего не будет упущено.

Основные шаги — от проекта до найма персонала

На первых этапах необходимо создать проект, построить или отремонтировать складское помещение, закупить все оборудование и технику, получить документы для работы, обучить и нанять персонал.

Как показывает практика, наибольшие сложности вызывают организация труда работников, зонирование склада, налаживание процессов хранения, приемки и отгрузки продукции. Рассмотрим эти направления, а даже дадим несколько универсальных советов.

Организация труда работников, подготовка документов

Первым делом для работы склада нужно найти хорошего управленца. Скорее всего, у вас нет подходящего сотрудника, поэтому его нужно нанять, делая ставку на опыт и профессионализм. На труде этого человека экономить не стоит: лучше заплатить больше, но быть уверенным, что управлять складом будет профессионал.

При организации труда пользуйтесь Трудовым кодексом, нормами СанПиНа, а также другими документами, регулирующими эту сферу. Незаконный наем работников и зарплата в конвертах только сразу кажутся выгодными, но, работая таким образом, вы рискуете получить серьезные штрафы, а если случится какое-либо ЧП, дело может дойти даже до уголовного преследования.

Количество персонала не должно превышать необходимое. Создайте четкую структуру и иерархию, следите за тем, чтобы люди не перерабатывали, но и не сидели без дела. Работники склада всегда должны знать, что и когда им делать, какие права и обязанности у них есть, поэтому у вас должны быть внутренние документы, которые все это объясняют. К ним относят:

• положение о складе;
• рабочие и должностные инструкции;
• инструкции по охране труда;
• инструкции по электро- и пожарной безопасности;
• регламенты, в которых будет содержаться вся информация о процессах склада: приемке, отгрузке, хранении и т. д.

Чтобы не было проблем с документами, полный перечень бумаг уточняйте у представителей проверяющих органов. Например, узнать, как должна выглядеть инструкция по пожарной безопасности, можно у региональных представителей МЧС.

Будьте внимательны при хранении документов — регулярно проверяйте их сроки, обновляйте разрешения.

При оплате труда учитывайте показатель эффективности каждого работника. Он может основываться на разных критериях: скорость работы, отсутствие брака, отсутствие ошибок в оформлении документов и т. д. Используйте не более десяти показателей на каждую должность. Лучше, чтобы их было меньше (только основные) — в этом случае подсчет будет точнее, а у работников будет меньше претензий.

При оценке труда старайтесь исходить именно из показателя эффективности, избегая системы жестких штрафов, которая в результате снижает работоспособность коллектива.

Разгрузка и приемка — комплектация и отгрузка

Для каждого из этих процессов должен быть свой регламент. В документах прописываются следующие моменты:

• Этапы и детали проверки прибывших машин, а также транспорта, который отправляется уже с готовым грузом.
• Перечень документов, которые проверяются и заполняются в процессе, требования к ним.
• Способы и очередность разгрузки/погрузки в зависимости от особенностей товара, времени его прибытия на склад.
• Правила занесения информации в базу склада. Важно, чтобы с первого и до последнего момента велась сверка по количеству, качеству и другим параметрам.
• Особенности маркировки для грузов, которые требуют дополнительного внимания — более аккуратного обращения, быстрой разгрузки или погрузки.
• Перечень случаев, при которых составляется дополнительный акт — например, при недостаче. Для этого можно разработать и утвердить собственную форму.
• Очередность обработки клиентских заказов, время обработки и обслуживания. Так, необходимо определиться, какие заявки переносятся на следующий день, а какие обрабатываются в тот же.

Хранение, инвентаризация

Для грамотной организации хранения необходимо пользоваться специальными системами управления складом. Это программы, в которых физический склад можно разбивать на виртуальные, вести учет всей поступившей и отгруженной продукции и т. д. Информацию на самой площади склада собирают работники, используя специальные терминалы, устройства со штрихкодами и т. д. Далее она поступает в базу, там обрабатывается и систематизируется. Для инвентаризации необходимо отводить определенное время — ее порядок и особенности тоже прописывают в отдельном документе.

Важно иметь систему, по которой товары отправляются на хранение. Так, самые востребованные и наиболее крупные грузы хранят ближе к зоне отгрузки. Остальные распределяются по группам и зонам. Лучше всего использовать для этого систему маркировки. Если же вы решите сэкономить на оборудовании, придется потратить больше денег на сотрудников, которые будут отвечать за свои группы и зоны размещения товаров — как правило, это в результате обходится дороже. Такой вариант целесообразен только для маленького склада, работу которого легко контролировать.

Оборудование, техника

Закупка оборудования и техники производится с учетом изначального проекта. Однако надо обратить внимание на следующие вещи:

• Выбор устройств от надежных, проверенных фирм — с необходимыми сертификатами и гарантиями. Экономить на этом вопросе не стоит.
• Обучение сотрудников аккуратной, эффективной и быстрой работе с техникой, которую им положено освоить по должности.
• Регулярное напоминание работникам о технике безопасности — плановый и внеплановый инструктаж.
• Правильное хранение и своевременное обслуживание всех устройств — лучше всего заключить договор с опытной командой.

Важный совет при организации работы склада на первых этапах

Если работа только налаживается, уделите больше внимания обратной связи с клиентами и работниками. Учитывайте все пожелания, недовольства и любую информацию от людей. Периодически устраивайте опросы для сотрудников (можно анонимные), из которых станет понятно, какие части склада требуют внимания, какие процессы налажены неидеально.

Не пренебрегайте участием специалистов в узких областях. Как правило, их помощь позволяет значительно сократить время на подготовку и добиться необходимых результатов уже в самом начале работы.

Часто работу с документами воспринимают как формальность, которую нужно выполнять только для какой-нибудь проверки или комиссии. Не уверена, что в моих силах развенчать это стойкое заблуждение, которое присуще, как ни печально, даже очень продвинутым руководителям. Хочу привести примеры, как с помощью пакета документов можно упорядочить, регулировать и контролировать деятельность подразделений организации. В этой статье расскажу, как я регламентировала работу нашего склада.

В правильной вселенной, где все организации процветают, а сотрудники получают большие зарплаты и занимаются только своими прямыми обязанностями, функцию регламентации бизнес-процессов выполняют бизнес-аналитики. Но, к сожалению, не все организации – мощные и процветающие холдинги, поэтому во многих организациях часть функций бизнес-аналитиков ложится на плечи делопроизводителей и документоведов. Давайте попробуем поработать в качестве бизнес-аналитика самостоятельно. Потренируемся на подразделении, которое существует в очень многих организациях – на складе.

Как мы, делопроизводители и документоведы, можем своими силами наладить бизнес-процессы склада? На помощь придет определенный порядок действий.

Наша задача – описать бизнес-процессы склада, на котором принимают, хранят и выдают промышленные товары, не относящиеся к огнеопасным, взрывоопасным, отравляющим веществам.

Предварительный анализ

Проведем подготовительную аналитическую работу.

Шаг 1. Определяем перечень должностей работников подразделения

Определим перечень должностей работников склада:

1) заведующий складом;

2) старший кладовщик (или, например, заместитель заведующего складом);

3) кладовщик-комплектовщик;

4) водитель погрузчика.

Шаг 2. Анализируем должностные инструкции или создаем новые

Теперь проанализируем должностные инструкции или, если их нет, создадим их для каждой должности работника склада. Как написать должностную инструкцию – тема, заслуживающая отдельной статьи в рубрике «Отдел кадров». Главное, что ничего суперсложного в этом нет. Все должностные инструкции имеют общую структуру, представленную на схеме.

Так как сейчас мы занимаемся описанием бизнес-процессов, нас интересуют разделы «Должностные обязанности работника» и «Ответственность работника». Для удобства предлагаю составить матрицу ответственности.

Функции внутри матрицы удобнее группировать по подразделениям. Составить матрицу ответственности по подразделению – обязанность руководителя подразделения. Так может выглядеть матрица ответственности работников склада (Пример 1):

Когда в организации есть подобная матрица ответственности, написать должностную инструкцию будет гораздо проще.

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция заведующего складом [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий складом относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего складом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее [значение] лет или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего складом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий складом подчиняется [вписать нужное].

1.5. Во время отсутствия заведующего складом (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке и несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности заведующий складом руководствуется:

— нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства;

— стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей;

— приказами, распоряжениями, указаниями вышестоящих органов по вопросам, входящим в его компетенцию;

— уставом предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. Заведующий складом должен знать:

— нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

— стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей;

— виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

— организацию погрузочно-разгрузочных работ;

— правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

— условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;

— порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;

— правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основные вопросы трудового законодательства Российской Федерации;

— правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На заведующего складом возлагаются следующие функции:

2.1. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей.

2.2. Контроль за ведением учета складских операций, представление установленной отчетности.

2.3. Внедрение в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

2.4. Руководство работой склада.

2.5. Проведение работы по повышению квалификации работников.

2.6. Контроль за соблюдением работниками правил по охране труда.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций заведующий складом обязан:

3.1. Руководить работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.

3.2. Обеспечивать сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

3.3. Следить за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивать их своевременный ремонт.

3.4. Организовывать проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда.

3.5. Обеспечивать сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита.

3.6. Участвовать в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.

3.7. Контролировать ведение учета складских операций, установленной отчетности.

3.8. Принимать участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

3.9. [Вписать нужное].

IV. Права

Заведующий складом имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися вопросов, входящих в его компетенцию.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности складского хозяйства.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников склада, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность

Заведующий складом несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения по кадрам

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Была ли эта статья полезной?

Организация нового склада – задача комплексная и сложная для любой компании: нужно определить цели и функции, спроектировать и оборудовать помещение, выстроить и автоматизировать процессы, подобрать и обучить персонал. «Мелочей» здесь нет. Необходимо уделить внимание каждому нюансу, от постановки складского учета до зонирования помещения, – это поможет избежать ошибок на старте и запустить склад, который работает с максимальной отдачей и способствует развитию предприятия.

Мы собрали ТОП-55 принципов, идей, ноу-хау и ответов на вопросы, которые помогут ускорить окупаемость вложений, оптимизировать затраты на логистику,  обеспечить бесперебойную работу и быстрое выполнение рутинных задач.

Основные понятия и принципы логистики управления складом

Основные виды складов на предприятии

К основным складам предприятия относятся:

• Оптовые склады (товары для перепродажи) ;
• Розничные склады (склад магазина) ;
• Склады материалов (сырье, материалы и комплектующие) ;
• Внутрипроизводственные склады (материалы, НЗП) ;
• Склады готовой продукции;
• Вспомогательные склады (инструменты, тары, запчасти и т.п.).

Понятие и задачи складского учета
Складской учет – это хранение и обработка данных о движении готовой продукции, товаров, сырья и других ценностей, которые обеспечивают основную деятельность предприятия.

Основные функции склада:

• Приемка товара (сырья, материалов, комплектующих);
• Размещение на хранение;
• Перемещение между подразделениями;
• Отпуск покупателю или в производство;
• Вспомогательные задачи (сортировка, перевешивание, фасовка, упаковка и т.п.).

Все операции с ТМЦ должны регистрироваться и документироваться.  Подробнее об учете и документировании складских операций – в нашем блоге.

Когда на складе порядок и все учтено:

• Вы всегда знаете, сколько сырья и товаров есть в наличии;
• Менеджеры оперативно и быстро планируют закупки, формируют план продаж и производства;
• Инвентаризация занимает минимум времени и усилий;
• Любой товар можно быстро найти, чтобы собрать заказ, передать в производство или в другое подразделение;
• Снижаются потери от порчи и хищений товара.

Принципы организации складской логистики в управлении складом
Складская логистика – это технология управления запасами и их передвижениями. Все процессы в складской логистике взаимосвязаны, поэтому если где-то в цепочке управления есть сбой – пострадает весь склад, а значит и предприятие в целом . Чтобы этого не произошло  – нужно следовать принципам:

• Оптимальное количество складских площадей
• Правильный выбор способа владения (аренда или покупка)
• Удачное расположение
• Эффективная система складирования и контроля товародвижения.

Примеры проблем логистики склада на отечественном рынке

Недостаток или избыток складских помещений	Если помещений недостаточно – товары приходится часто перемещать и транспортные расходы растут. Если площади избыточны – увеличиваются затраты на их обслуживание.
Неудачное расположение	Неудачная локация уменьшает эффективность распределения грузов, снижается скорость их отправки и получения, увеличиваются затраты на транспортировку.
Должностные обязанности сотрудников размыты	Сложно контролировать работу складских участков, зоны ответственности не зафиксированы, никто ни за что не отвечает, эффективность падает
Товары не маркируются	Сотрудники тратят много времени на приемку, размещение, идентификацию и поиск товара на складе
Система автоматизации отсутствует или выбрана неправильно	Медленно регистрируются операции и оформляются документы, возникают ошибки в учете, не исключены хищения и другие недобросовестные действия со стороны персонала
Не учитываются особенности отдельных категорий товаров при хранении и перевозке	Растут потери из-за истечения сроков годности товара, несоблюдения режима температуры, влажности и других требований к хранению
Плохо организовано управление доставкой  (не оптимизировано планирование графика доставки, маршрутов, загрузки транспорта)	Доставка затягивается, увеличивается цена последней мили, возникают сбои и накладки, которые приводят к срыву сроков поставок

В статье мы предложим решение для каждой из описанных проблем.

Планирование склада

Как и любая задача, правильная организация склада начинается с анализа и планирования. На этом этапе необходимо определить требования к помещению, оборудованию, программному обеспечению, процессам и принципам управления.

Совет 1. При планировании учитывайте не только текущие потребности бизнеса, но и перспективы его развития. Сформулируйте оперативные и стратегические задачи, рассчитайте будущий товарооборот и номенклатуру, в том числе, в периоды повышенного спроса и пиковых нагрузок. Составьте план по обороту на квартал, год, 5 лет.

Совет 2. Детально опишите специфику задач. Какие товары надо обрабатывать, каковы их весогабаритные характеристики, условия содержания, ограничения по сроку годности, особенности спроса, нужна ли обязательная маркировка, есть ли другие важные нюансы? Какие операции нужно выполнять, чем управлять, какие сопроводительные документы должны оформляться, кто это будет делать, какие технические средства потребуются? Важно выстроить не только ключевые операции (приемка, размещение, комплектация, отгрузка), но и вспомогательные (сортировка, взвешивание, подпитка, разукомплектация, работа с браком и некондицией, организацию возвратов и т.п.).

Совет 3. Проверьте результаты планирования, покажите расчеты коллегам или опытным сторонним специалистам – от точности прогноза зависит успешность организации и ведения склада в будущем.

Все это поможет сформулировать основные требования к помещению, оборудованию и средствам автоматизации, рассчитать алгоритмы размещения, определить подходы к хранению и обработке, определить оптимальные маршруты движения.

Кому поручить организацию работы склада?

Собственные специалисты, если у них есть необходимый опыт, могут успешно справиться с организацией работы склада с нуля. Но иногда нанять исполнителя выгоднее, чем заниматься проектированием самостоятельно.

Совет 4. Оцените стоимость и риски. Внешние эксперты, которые оказывают услуги по организации склада и уже реализовали десятки проектов в разных компаниях, могут в короткие сроки разработать оптимальное решение для ваших задач, бюджета и специфики деятельности. При этом вероятность ошибок сотрудников, которые впоследствии придется исправлять ценой времени и финансов, значительно снизится.

Как выбрать помещение?

Важными критериями при выборе помещения могут быть местоположение, наличие необходимой инфраструктуры.

>Совет 5. При оценке стоимости помещения обращайте внимание на то, что в нее входит (может быть включена эксплуатация, охрана, видеонаблюдение, расходы на водоснабжение, электроэнергию и т.п.).
Аренда или покупка: что выбрать для организации склада в Москве и других городах?
Во многих случаях целесообразно арендовать склад.  Это дает больше мобильности: договор аренды можно относительно быстро расторгнуть, если нужно свернуть бизнес или переехать в другое, более подходящее, помещение.

Совет 6.Если товарооборот скромный – можно не арендовать помещение, а купить услугу ответственного хранения. В этом случае компания должна оплачивать только фактически используемые места.

Многие крупные предприятия часто отдают предпочтение покупке. Собственное складское помещение или здание можно организовать по своему усмотрению.

Совет 7. Если вы рассматриваете вариант долгосрочной аренды – посчитайте общую стоимость за 10–15  лет. Сравните NPV с вариантом покупки и ответственного хранения. Результат во многом будет зависеть от выбранных коэффициентов: инфляции, роста аренды, ставки дисконтирования.

Зонирование складов

Основные зоны на складе: зона приемки, хранения, комплектации и отгрузки. В зависимости от потребностей должны быть предусмотрены и дополнительные участки – для сортировки, упаковки, разукомплектации и т.п.
Как рассчитать площадь?
Совет 8. Не используйте готовые формулы, универсального рецепта здесь нет. В расчетах нужно основываться на планируемом ассортименте и объеме товарооборота, но  не менее важно учитывать потребности и задачи конкретного предприятия.

Совет 9. При расчетах следует помнить, что в ключевых зонах должно быть достаточно места для работы погрузчиков и другой техники, запас по ширине проходов зависит от интенсивности складской обработки.
Что учитывать при планировании площади для организации логистики склада:

• Зона разгрузки: количество и тоннаж машин, особенности грузов, время  нахождения товара в зоне выгрузки.
• Зона приемки: время приемки (зависит от детализации операций и степени их автоматизации), а также площадь, необходимая для временного нахождения товара в этой зоне.
• Зона хранения: здесь немного проще, поскольку есть хорошие алгоритмы расчета необходимого количества ячеек по типам и размерам. Техническая расстановка различных типов, делается специалистом за пару дней.
• Зона комплектации: особенности технологических процессов. Например, для комплектации может использоваться первый ярус зоны, несколько ярусов, отдельные мезонины.
• Зона экспедирования и отгрузки: пиковое количество одновременно собираемых и отгружаемых заказов, проверка, ритмичность сборки и отгрузки.

Кроме того, нужно предусмотреть административно-бытовые помещения – раздевалки, комнаты отдыха, подсобки для инвентаря и расходных материалов и т.п.

Хранение

Какие стеллажи установить?
Наиболее популярны фронтальные, мобильные, набивные, гравитационные стеллажи и мезонинные конструкции. Количество стеллажей, типов и размеров ячеек рассчитывается с учетом особенностей товара, ширины и оборачиваемости ассортимента.

Для полочного хранения удобнее использовать мезонины с различными размерами полок. Для размещения товаров с глубоким запасом и низкой оборачиваемостью, можно выбрать набивные стеллажи, для высокооборачиваемых подойдут стандартные фронтальные конструкции. Длинномеры предпочтительно хранить на консольных стеллажах. Под специфические товары проектируются специальные крюки, вертикальные и горизонтальные разделители полок, объединяются ячейки сдвоенных рядов.

Лайфхаки для эффективного хранения на складе
Совет 10. Внедрите адресное хранение, это обеспечит порядок на складе, упростит обработку, сборку и отгрузку заказов.

Совет 11. Обеспечьте высокую плотность хранения. Храните вертикально. Увлекаясь уплотнением, сохраните удобный доступ к паллетам и упаковкам. Важно соблюдать баланс между экономией площадей и увеличением стоимости обработки. В некоторых случаях (например: высоко оборачиваемые склады) целесообразно вводить проходы с односторонним движением и устанавливать приоритеты на пересечениях.

Совет 12. Храните наиболее востребованные клиентами позиции в непосредственной близости от участка комплектации и отгрузки. Это ускорит работу сотрудников, сократит пробеги персонала и техники.

Совет 13. Рассчитайте высоту мест хранения, соблюдайте баланс между эффективностью размещения и необходимостью регулярно перебивать балки стеллажей под изменяемую структуру хранения.

Совет 14. Храните тяжелые паллеты внизу. Соблюдайте рекомендации производителей стеллажного оборудования, никогда не перегружайте места хранения.

Совет 15. Выделите отдельную зону, в которую сотрудники должны будут размещать выявленный брак и излишки. Так комплектовщики не будут путать бракованный товар с качественным. Такую зону лучше организовать непосредственно напротив входа, это позволит поднять приоритет работам по разбору этого участка.  Выделяйте время для принятия решений о том, что делать с таким товаром: списать, вернуть производителю, отремонтировать или запустить акционную продажу.

Оборудование

Какое грузоподъемное оборудование выбрать для отгрузки?
Выбор подъемно транспортного оборудования для организации логистики на складе зависит от выбранной технологии хранения, типа стеллажей, весогабаритных параметров продукции:

Совет 16.  Выгодно покупать технику одного производителя. Это позволит экономить на сервисе нового парка, и использовать взаимозаменяемость запчастей для старого парка.
Какое оборудование использовать для штрихкодирования?
Один из самых распространенных  способов идентификации товаров на складе – технология штрихкодирования. Она ускоряет складские операции, оформление документов, инвентаризацию остатков, обеспечивает точный учет и быстрый поиск номенклатуры.

Для организации учета на складе с применением штрихкодирования необходимо специальное оборудование:

• Самое простое устройство для чтения штрих-кодов – сканер. Он не хранит и не обрабатывает данные, а только транслирует их в систему автоматизации. Такие устройства удобны в небольших складах.
• Терминал сбора данных выполняет роль мини-компьютера: не только передает информацию в WMS, но и отображает данные сканирования на экране, хранит и обрабатывает информацию. При выборе ТСД нужно обратить внимание на сферу применения, особенности интерфейса, условия работы, дополнительные возможности. Например, для работы на улице понадобятся терминалы с высокой степенью защиты оболочки (стандарт IP65 и выше). Для работы с радиочастотными метками необходимы RFID-считыватели.

Совет 17. Используйте ТСД не только для чтения кодов, но и для задач управления. Например, из WMS можно транслировать на экран терминала задания для сотрудников и контролировать их работу.

• Принтер этикеток выбирается с учетом требуемой производительности печати, необходимого качества печати. Для временной маркировки обычно используется термопечать, для постоянной (например: маркировка мест хранения) термотрансферная.

Совет 18. Штрихкодируйте:

• Места хранения. Это упростит размещение товара и сборку заказов.
• Складскую технику. Так вы на уровне WMS системы сможете учитывать, какой тип техники привязан к сотруднику и давать ему только соответствующие задания
• Документы (ТТН, приходные ордера и др.). Это ускорит регистрацию, поиск и отправку документации, исключит ошибки.
• Бейджи работников. Это решит задачу контроля рабочего времени и перемещений, обеспечит быстрый учет операций для расчета сдельной оплаты.

Подробная статья о штрихкодировании – в нашем блоге.

Распределение процессов

Совет 19. Упростите все, что можно упростить. Исключите дублирующие функции, сократите количество обращений к товару и действий с ними.

Совет 20. Регламентируйте каждый процесс и требуйте от персонала четкого соблюдения регламентов.

Совет 21. Обеспечьте равномерную нагрузку на склад – планируйте работу персонала и техники, ведите складской учет, проводите инвентаризацию, оформляйте документы с помощью WMS-системы и дополнительного программного обеспечения.

Совет 22. Разделите товары на категории и разместите их на складе с учетом частоты обращений.

Совет 23. Разработайте порядок действий в условиях повышенного спроса. В пиковые нагрузки можно, например, искусственно регулировать объемы принимаемых заказов, их приоритетность и сроки доставки, можно на несколько дней отключать FIFO, если товар не скоропорт, это позволит оптимизировать маршруты за счет резервирования заказа/волны с более локальной зоны. Выводить людей на подработки, ввести суммированный учет рабочего времени чтобы избежать чрезмерных затрат на переработки и многое другое.
Как ускорить работу персонала и техники?
Совет 24. Сделайте разметку и поставьте указатели, оборудуйте сигнальные лампы на технике, предвещающие ее появление из-за поворота, установите сферические зеркала на поворотах, проведите беседу с персоналом о важности соблюдения безопасности движения. Когда безопасность будет обеспечена, можно будет увеличивать скорость движения.

Совет 25. Используйте систему автоматизации и радиотерминалы для быстрой передачи заданий исполнителям и контроля их работы.

Совет 26. Сочетайте несколько способов сборки заказа.

Совет 27. Включите показатели эффективности (скорость выполнения операций, объемы отгрузки) в систему мотивации кладовщиков, комплектовщиков, водителей и других сотрудников.

Совет 28. Если работа на определенном участке выполняется медленнее, чем на предыдущем – организуйте буферную зону, где товар будет дожидаться следующего этапа обработки. Рассчитайте емкость буфера, сформируйте график нагрузки в течение дня, оградите участок с помощью разметки.

Как сократить время погрузки и разгрузки транспорта?

Совет 29. Заранее решите, что сотрудники должны делать в ситуациях, когда транспортные средства прибыли одновременно, а мест для разгрузки и приемки не хватает. Разработайте регламент. Убедитесь что регламент не противоречит контрактным обязательствам перед поставщиками.

Совет 30. Ранжируйте поставщиков по принципу надежности («самый надежный», «надежный», «требует проверки») и проверяйте товар по качеству и количеству в зависимости от статуса поставщика – полностью, выборочно или без проверки.

Совет 31. Если поставщик регулярно опаздывает – примите меры. От мягкого «постановка в живую очередь» без гарантий по времени начала разгрузки, до штрафов и отказов от приемки.

Совет 32. Включите КПП в систему управления складом. При въезде машины через шлагбаум система будет фиксировать время ее прибытия и автоматически направлять к нужным воротам и парковочному месту – с учетом типа и грузоподъемности ТС, доступности зоны погрузки/ разгрузки и других факторов. Кроме того, ускорить прохождение транспорта через КПП поможет автоматическое распознавание номеров ТС и печать пропусков.

Совет 33. Можно организовать работу так, чтобы диспетчер направлял машину к зоне погрузки только после того, как вся продукция доставлена к воротам.
Что делать, если поставщик привез немаркированный товар?
Совет 34. Оборудуйте на складе зону для быстрой маркировки продукции, или возвращайте непромаркированный товар поставщику.

Совет 35. Если поставщик регулярно привозит непромаркированный товар – позаботьтесь о том, чтобы заранее узнать, сколько такого товара поступит. Так вы сможете заблаговременно распечатать штрихкоды и быстро наклеить их.

Совет 36. Маркировку или иную упаковку не обязательно делать при приемке. Товар можно принять в особый статус не доступный к отгрузке, и планово его отмаркировать.

Совет 37. Если требуется 100% штучная маркировка – имеет смысл заранее печатать необходимое количество наклеек. В процессе стикеровки проверять принятое количество штук по факту достаточности/лишних этикеток. Так можно избежать доп. затрат на поштучный пересчет при приемке.

Как ускорить окупаемость склада

Совет 38. Сдавать в аренду часть помещения, которая не используется, чтоб уменьшить расходы.

Совет 39.  Сдавать в аренду не часть склада, а ячейки. Поскольку ответственное хранение включает полное техническое оснащение и складскую обработку (охрана, логистические услуги, погрузка/разгрузка и т.п.) – стоимость аренды квадратного метра в этом случае будет выше, чем при сдаче в аренду части склада.

Совет 40. Оказывайте услуги по погрузке, разгрузке или инвентаризации соседним складам.

Это 3 самых распространенных совета, мало реализуемые в реальности. По следующим причинам:

• Трудно найти арендатора с учетом того, что арендатор заранее знает о том, что как только вам потребуется больше места, вы отправите ему расторжение.
• Сдавать часть помещений успешно практически невозможно если вы не занимаетесь этим профессионально.

Подробная статья о способах оптимизации складских процессов – в нашем блоге.
Организация оптового склада товаров
Ключевые особенности оптового склада – не широкий ассортимент, большой объем товаропотока, высокая оборачиваемость.

Совет 41. На оптовом складе применяйте динамическое адресное хранение, при котором отдельные виды товаров не привязываются к конкретной ячейке, а распределяются с помощью WMS  на подходящие свободные места. Это позволит использовать площади максимально рационально.

Совет 42. Чтобы сэкономить время – используйте разные варианты сборки: волновая, мультисборка, позаказная.

Совет 43. Планируйте очередь отгрузки с учетом приоритетности.

Совет 44.  Интегрируйте информационную систему с сайтами и базами поставщиков и покупателей. Это ускорит формирование заказов, упростит подбор аналогов, обеспечит быстрый доступ менеджерам и клиентам к информации об остатках, ценах и сроках поставки, количестве продаж.

Подробная статья об создании оптового склада с нуля – в нашем блоге.

Зонирование склада

Помимо основного склада производственному предприятию нужны межцеховые и внутрицеховые склады. Они хранят запасы материалов, необходимых для сменно-суточных заданий, а также запасы, которые еще не прошли все стадии производственного цикла.
Советы для эффективной организации склада на производстве:
Совет 45.  Заранее продумайте алгоритмы, которые помогут исключить залеживание материальных ценностей и НЗП и предотвратить увеличение себестоимости.

Совет 46. На каждой стадии технологического цикла фиксируйте выполнение операций, исполнителя, использованную партию сырья. Эти данные обеспечат прослеживаемость продукции, помогут контролировать состав и качество изделий.

Совет 47.  Обеспечьте оперативную регистрацию данных о запасах сырья, материалов и полуфабрикатов, а также затрат на каждом этапе производства. Это упростит контроль исполнения заказов, улучшит планирование, поможет организовать бесперебойные поставки материалов в цеха, даст возможности для оптимизации себестоимости.
Организация склада готовой продукции
Такие склады предназначены для кратковременного размещения продукции. Нужно помнить, что на таком складе не должно быть затовариваний. Если готовую продукцию складировать будет некуда – производственные линии придется останавливать.

Совет 48. Регулярно отслеживайте свободные места на складе.

Совет 49. Проводите инвентаризацию запасов. Планируйте отгрузки, основываясь на объемах производства, текущих заказов и планируемых продаж.

Совет 50. Оперативно принимайте меры для разгрузки помещения, например, можно воспользоваться услугами ответственного хранения.

Совет 51.  Интегрируйте WMS с системами автоматического управления производством, специализированным оборудованием (конвейеры, лифты, карусели), другими программными продуктами, использующимися на предприятии.

Выбор системы для автоматизации склада

Успех проекта организации склада на предприятии зависит от качества автоматизации.

Совет 52. Составьте список требований к системе управления. Выбирайте систему, типовой функционал которой максимально полно соответствует особенностям ваших складских процессов. Это уменьшит сроки и стоимость доработок, которые потребуются для адаптации системы к потребностям вашего бизнеса.

Совет 53.  Выбирайте решение, которое может развиваться и адаптироваться к новым бизнес-процессам.

Подробнее читайте в статье «Как выбрать WMS: 10 пунктов, на которые стоит обратить внимание»

WMS для организации логистических складов и крупных складских комплексов

Транспортно-логистические центры занимаются обработкой и хранением ТМЦ, предоставляют площади транспортным и экспедиторским компаниям, могут оказывать множество дополнительных услуг.

У логистических складов и крупных складских комплексов множество клиентов, поставщиков, задач, высокая динамика работы, широкий ассортимент. Управлять сложным комплексом задач помогает автоматизация.

Совет 54. Если у вас высокоинтенсивный склад – обратите внимание на WMS-системы с продвинутым функционалом. Они позволяют работать с самыми разными типами товаров и упаковок, контролировать множество процессов, управлять работой каждого сотрудника, строить прогнозы о достаточности персонала, консолидировать большие массивы данных, строить актуальные аналитические отчеты и дашборды для руководства.

Совет 55. Используйте преимущества продвинутой системы по-максимуму: интегрируйте систему сайтом, с конвейерными линиями, автоматическими сортировщиками, механизированными и робототехническими системами, другим использующимся оборудованием и программами.

Подробная статья о возможностях WMS и преимуществах  автоматизации – в нашем блоге.

Если вы хотите задать вопрос, получить бесплатную консультацию, узнать больше о способах эффективной организации склада с нуля – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы более 15 лет занимаемся проектированием, стратегическим развитием и автоматизацией складской логистики для наших клиентов. Специалисты ответят на ваши вопросы, помогут оптимизировать складские процессы, подобрать оборудование и программные продукты для автоматизации.