Руководство руководитель отдела компании

В большинстве организаций руководители несут ответственность за определенное направление или отдел в организации — например, за бухгалтерию, маркетинг, продажи, поддержку клиентов, дизайн, качество. Они либо непосредственно руководят командой специалистов, либо возглавляют группу менеджеров, которые управляют командами сотрудников.

— Обязанности руководителя подразделения

— Основные навыки руководителя

— Функции руководителя подразделения

Помимо традиционных ролей руководителя отдела или функционального руководителя, которых часто называют линейными менеджерами, существуют также руководители продуктов и проектов. Они отвечают за действия и инициативы, часто без подчиненных. Эти «неформальные» руководители выполняют разные функции и набирают членов команды из различных групп для реализации определенных идей.

Обязанности руководителя подразделения

Чтобы достичь поставленных целей, руководитель подразделения регулирует разные направления — от обучения сотрудников до формирования отчетов и оценки эффективности.

В целом обязанности руководителя подразделения включают:

  • Делегирование задач и контроль бизнес-процессов.

  • Наем, обучение и мотивация сотрудников.

  • Урегулирование конфликтов или отработка жалоб клиентов и сотрудников.

  • Мониторинг эффективности подразделения и обеспечение его надлежащими ресурсами.

  • Сбор аналитики, анализ и разработка более эффективных процессов и стратегий.

  • Постановка целей, достижение целей по прибыли.

  • Формирование отчетов и предоставление информации вышестоящим руководителям.

  • Обеспечение соблюдения сотрудниками политики, требований и инструкций компании.

Основные навыки руководителя

Для выполнения возложенных обязанностей руководители должны обладать определенными компетенциями и развивать их.

Управление. Руководитель расставляет приоритеты по задачам и поддерживает мотивацию сотрудников. С одной стороны, он выстраивает доверие в команде, делегирует работу, не прибегая к микроменеджменту, с другой — держит под контролем ключевые задачи. Эффективный руководитель ежедневно работает над развитием своей команды, и в этом ему помогает конструктивная обратная связь.

Выстраивание коммуникаций. Для опытных руководителей наиболее важным принципом эффективного общения является умение слушать. Они выстраивают коммуникации на разных уровнях: с сотрудниками — один на один, с маленькими и  большими группами специалистов, по электронной почте, через социальные сети.

Сотрудничество. Руководитель поддерживает межфункциональные связи и моделирует поведение для достижения поставленных задач.

Критическое мышление. Одна из целей руководителя структурного подразделения заключается в стремлении понять, как тот или иной проект вписывается в общую систему бизнеса и какую ценность приносит. Он расставляет приоритеты с учетом более крупных организационных целей. Руководитель формулирует цели и задачи для членов команды, чтобы они понимали, какое значение для компании имеет их работа.

Распределение бюджета. Руководитель должен понимать, как правильно распоряжаться деньгами бизнеса, и следить за тем, чтобы его решения работали на увеличение прибыли. Для этого не нужно быть бухгалтером, но важно иметь представление о том, как измеряется эффективность. Например, сколько сотрудников могут производить высококачественную продукцию с наименьшими затратами.

Управление проектами. Проекты могут быть сложными и требовать многолетней реализации. Руководители должны понимать, какие методы управления проектами нужно применять для своевременного завершения проекта, и правильно контролировать работу над ним.

Функции руководителя подразделения

Можно выделить четыре основные функции руководителя: планирование, организация, управление и контроль. Эти функции работают в комплексе при реализации организационных целей.

Для начала руководитель структурного подразделения разрабатывает план, затем подключает ресурсы и делегирует обязанности сотрудникам в соответствии с планом. На следующем этапе в его задачи входит поддержание необходимого уровня мотивации для успешного выполнения плана, а в финале — оценка и анализ эффективности плана по мере его выполнения, внесение необходимых корректив.

1. Планирование

На этапе планирования руководитель структурного подразделения устанавливает организационные цели и создает план действий для их достижения. Он принимает стратегические решения, определяющие направление деятельности организации. Для выбора приемлемого плана действий руководитель может провести мозговой штурм.

При планировании руководитель проводит глубокий анализ текущего положения дел в организации, принимая во внимание ее видение и миссию, оценивая доступность ресурсов для достижения целей. При этом учитываются внутренние и внешние факторы, которые могут повлиять на выполнение плана: экономическая ситуация, количество клиентов, уровень конкуренции.

Руководитель разрабатывает реалистичный график выполнения задач исходя из имеющихся у организации финансов, персонала и ресурсов.

Существует несколько подходов к планированию: стратегическое планирование (рассчитано на несколько лет), тактическое планирование (краткосрочное, если для достижения цели потребуется год или меньше), оперативное планирование (реализация части стратегической цели).

2. Организация

Эта функция руководителя подразделения направлена на распределение ресурсов и делегирование задач для достижения целей, установленных на этапе планирования. Руководителю, возможно, придется взаимодействовать с другими отделами организации, такими как финансы и отдел кадров, для решения вопросов, связанных с бюджетом и штатным расписанием. На этапе организации он стремится создать рабочую среду, способствующую повышению производительности. Обычно принимаются во внимание мотивация и компетенции сотрудников для назначения им ролей и задач.

3. Управление

Эта функция руководителя подразделения непосредственно касается людей: как отдельных сотрудников, так и команд. Для этого необходимы навыки межличностного общения, они помогают правильно поощрять и мотивировать членов команды.

Руководители обычно используют различные стили управления и меняют их в зависимости от ситуаций.

Инструктирование. Руководитель принимает решения при минимальном участии сотрудника. Это эффективный стиль руководства новыми сотрудниками, которым необходимо обучение.

Коучинг. Руководитель может предлагать сотрудникам идеи для совместной работы и установления доверительных отношений. Этот стиль руководства подходит в ситуации, когда сотрудники нуждаются в управленческой поддержке для дальнейшего развития своих навыков.

Поддержка. Руководитель принимает решения вместе с членами команды, но больше фокусируется на построении отношений внутри команды. Этот стиль руководства эффективен для сотрудников, которые обладают развитыми навыками, но иногда непоследовательны в своих действиях.

Делегирование. Руководитель дает сотрудникам минимум указаний и больше заботится о видении проекта, чем о повседневных операциях. Этот стиль руководства эффективен, когда сотрудники могут работать и выполнять задачи самостоятельно. При этом руководитель может сосредоточиться на целях более высокого уровня, а не мелких задачах.

4. Контроль

Эта функция руководителя подразделения включает оценку выполнения плана и внесение корректировок: поправки в бюджете, кадровые изменения.

На этапе контроля руководитель обучает сотрудников и следит за соблюдением сроков. Он мониторит работу сотрудников и оценивает ее качество. Руководитель вправе проводить оценку эффективности и давать обратную связь.

В этой статье я хочу рассказать, что составляет суть работы руководителя отдела бизнес и системного анализа: что он делает, как и зачем. Младшим аналитикам такая информация может быть полезна, чтобы лучше понимать своего начальника. Аналитикам поопытнее такая статья может рассказать о возможной будущей ветке их карьеры. А ведущие аналитики и руководители могут узнать что-то новое для себя.

Введение

За свои 11 лет в IT сфере я прошла путь от разработчика до руководителя, долгое время сохраняя фокус моих интересов на бизнес и системном анализе. В последние годы я также активно участвовала в различных управленческих активностях: начиная от руководства проектами и заканчивая, но не ограничиваясь, руководством отдела тестирования и системного анализа. В статье я хочу рассказать, что составляет суть работы такого руководителя отдела: что он делает, как и зачем. Младшим аналитикам такая информация может быть полезна, чтобы лучше понимать своего начальника. Аналитикам поопытнее такая статья может рассказать о возможной будущей ветке их карьеры. А ведущие аналитики и руководители могут узнать что-то новое для себя.

В статье я рассказываю о ежедневных задачах именно руководителя аналитиков, что не отменяет того факта, что руководитель может выполнять работу аналитика на проектах. Для удобства восприятия информации я разделила обязанности руководителя на три большие группы:

  • Работа внутри отдела;
  • Работа внутри компании (взаимодействие с другими отделами);
  • Работа вне компании, с внешним по отношению к ней миром (например, взаимодействие с другими организациями и людьми).

Рассмотрим каждую группу задач детальнее.

Работа вне компании

Сюда могут входить активности по выстраиванию взаимодействия по вопросам бизнес-анализа с другими организациями: партнерами, заказчиками или подрядчиками. Например, вы участвуете в очень крупном и серьезном тендере и вам может потребоваться привлечение на разовой основе неких уникальных по навыкам или сертификатам специалистов по анализу со стороны. Или же вы работаете на проекте по разработке или доработке программного обеспечения на заказ, и, помимо аналитиков из вашего отдела, в проекте также участвуют другие аналитики, например, со стороны заказчика и, конечно, вам надо активно участвовать в организации плодотворного сотрудничества с ними.
А также в эту категорию можно отнести активности по привлечению людей себе в команду (наём аналитиков) и различные имиджевые мероприятия (например, выступления на конференциях с докладами).

Работа внутри компании


Особенности работы руководителя внутри компании довольно сильно будут зависеть от самой компании: ее размера, культуры, структуры управления (матричная, функциональная и т.д.) и других факторов.

Однако, вероятнее всего, руководителю надо будет взаимодействовать, как минимум, со следующими специалистами:

  • Отдел кадров;
    С ними идет сотрудничество по вопросам найма, увольнения, пересмотров должностей аналитиков и иных связанных вопросов. Во многих компаниях руководитель отдела не является единственным уполномоченным лицом для принятия такого рода решений, однако его мнение, безусловно, является значимым для решения вопросов «брать или не брать человека в команду», «повышать ли заработную плату и на сколько» и других.
  • Менеджеры по продажам (продавцы) и маркетологи;
    Если мы говорим о разработке ПО или других услугах на заказ, то мне, как руководителю отдела, нужно знать, какова ситуация со стартом новых проектов и иметь представление о более долгосрочных планах по новым заказчикам и проектам. Например, буквально на днях ожидается подписание контракта, согласно которому должна быть проведена стадия анализа в очень сжатые сроки и довольно большой командой. Если у меня все люди сейчас заняты на проектах, то мне нужно время, чтобы подготовить команду к этому новому проекту: нанять новых специалистов, освободить текущих с их проектов, если рабочие задачи и их сроки позволяют, или же заблаговременно держать нескольких людей «в резерве» (on the bench) для таких ситуаций. Или, наоборот, нужное количество не занятых работой специалистов есть, но у них нет неких нужных для нового проекта навыков. Тогда руководителю, например, можно организовать нужное обучение в сжатые сроки.
    В идеальной ситуации руководителю нужно знать план по проектам на ближайшие полгода- год: какие из них стартуют, когда, сколько длятся, сколько и какой квалификации аналитиков для них будет нужно.
  • Руководители проектов;
    С ними идет совместная работа для назначения людей на проекты и вывод из них, а также для сбора обратной связи о работе аналитиков на их проектах.
    Помимо этого, нужно наладить каналы связи для получения информации о том, по каким проектам в ближайшее время потребуется работа аналитика, какой квалификации нужны специалисты, и в каком объёме планируются работы. А также надо понимать, сколько времени сейчас занимает выход только что привлеченного на проект аналитика на полную проектную мощность (1 неделя, 3 месяца или другие сроки).
  • Руководители других производственных отделов, например, разработки или тестирования;
    С такими руководителями надо сотрудничать, чтобы выстроить конструктивную работу между сотрудниками отделов. Аналитик не работает в одиночку, он, возможно более, чем другие специалисты должен быть командным игроком: всё, что он делает, должно быть адекватно принято заинтересованными сторонами (заказчиком, разработчиками, тестировщиками и т.д.). Именно поэтому важно собирать обратную связь от разработчиков и других специалистов, которые потребляют результаты работы аналитика, чтобы знать, что идет хорошо, а что требует изменений.
  • Бухгалтерия;
    Такое взаимодействие нужно в некоторых компаниях по вопросам, касающихся денег – руководителю нужно своевременно уведомлять людей, начисляющих заработную плату, об информации, которая может влиять на нее: отпуска, отгулы, больничные, проектные премии, пересмотры заработных плат аналитиков.
  • Руководство компании;
    Это очень важная часть работы, хотя многими она упускается из виду. Руководство компании должно чётко понимать, кто такие аналитики, что они делают и какую пользу приносят. В свою очередь, я, как руководитель, хотела бы быть осведомлена о стратегических долгосрочных планах развития компании. Например, компания постепенно планирует развивать собственные продукты, а не разрабатывать программное обеспечение на заказ. Или компания планирует очень активно развиваться и выполнять работы в одной конкретной сфере, например, «интернет вещей» (IoT). Конечно, это всё требует изменений в количестве аналитиков, их навыках, и даже личные качества могут требоваться иные. Чтобы подготовиться ко всему заблаговременно, руководителю отдела нужно обладать такой информацией заранее.

Работа внутри отдела

Это самая трудоемкая и основная часть работы руководителя:

  • Процессы;
    Руководителю нужно организовать процессы работы аналитиков. Причем, совсем не обязательно, что это будет один общий процесс во всей компании. Часто совершенно нормально, что это будут разные процессы под каждый проект. Руководителю нужно держать руку на пульсе и знать, какие проблемы сейчас существуют с рабочими процессами и с инструментами, которые применяют аналитики, и при необходимости планировать улучшения в этой области.
  • Наем и увольнение специалистов, помощь новичкам;
    Часто руководителю надо участвовать в полном цикле активностей по найму аналитика: сбор требований к и описание вакансии, отбор резюме для собеседований, подготовка к, проведение и обработка результатов по итогам собеседований, принятие решения по кандидату, подготовка к выходу специалиста на работу и знакомство с компанией и командой. Мне нравится, когда результаты по итогу собеседования и оценённому уровню кандидата оформляются в стандартном для компании и формализованном виде. Во-первых, это помогает обосновать мое решение для коллег и руководства «я рекомендую нанять этого человека потому что …»  или «я бы не рекомендовала делать оффер этому специалисту, потому что …», также этот подход снижает степень субъективности при принятии таких решений. Во-вторых, собеседований за годы работы проходит очень много, и многие кандидаты попадают в поле зрения не один раз и бывает полезно знать, почему тот или иной человек подошёл или не подошёл для работы в компании в прошлый раз.
    Еще сбор такой информации позволяет отследить эффективность усилий по найму и принять меры в случае необходимости: сколько вакансий было открыто, сколько резюме отсмотрено, сколько собеседований проведено, сколько людей нанято, сколько успешно прошло испытательный срок и другие полезные метрики.
  • Назначение специалистов на проекты и контроль их загрузки там;
    Если аналитики «недогружены» на проекте, можно их привлечь на другие проекты или внепроектные работы (обработка запросов от заказчика, оценка новых проектов, работа на внутренних проектах и многое другое). Конечно, опция с обучением также должна рассматриваться, когда у специалиста временно работа на проекте позволяет заняться этим не в ущерб рабочим задачам. И наоборот, если какие-то специалисты долгое время «перегружены» работой на своих проектах, руководителю тоже надо принимать меры.
  • Климат в коллективе;
    Рука не поднимается назвать эти задачи «работой», но неконфликтная дружелюбная рабочая атмосфера – это в том числе зона ответственности руководителя отдела. Тимбилдинги хоть и не помешают, но и не помогут, если постоянно возникают конфликты, аналитики чувствуют постоянное и сильное давление на работе, а вопросы не решаются или решаются не конструктивно. Помощь в разрешении конфликтов – часть работы руководителя, но, если у него не хватает опыта или знаний для такой иногда непростой задачи, можно попросить помощи у психолога (часто это специалист HR).
  • Профессиональное развитие и помощь в работе;
    Руководитель часто является опытным аналитиком, поэтому может помочь или проконсультировать по рабочим вопросам менее опытных специалистов. Можно также сделать базу знаний, например, в wiki, куда можно добавить что угодно, что может помочь аналитикам компании лучше выполнять свою работу: шаблоны документов, библиотека книг и статей, ссылки на полезные аналитические ресурсы и блоги, календарь аналитических событий (конференций, митапов, тренингов) и многое другое.
    Организация обучения также находится в зоне ответственности руководителя. Я здесь подразумеваю как организацию внутреннего обучения своими силами, так и приглашение внешних экспертов для проведения тренингов, а также посещение внешних конференций и тренингов сотрудниками отдела.
  • Беседы с сотрудниками;
    Почти все компании, с которыми я сотрудничала, в той или иной степени более или менее регулярно проводили так называемые беседы по профессиональному развитию (или дни карьерного роста). К этой встрече необходима хорошая подготовка: сотрудник должен подумать и сформулировать свое отношение к проектам, компании, коллегам, офису, своей должности, обязанностям, заработной плате и т.д. (часто в этом хорошо помогают продуманные анкеты от специалистов HR). В свою очередь, я, как руководитель, также готовлюсь к встрече: заранее провожу некий аналог метода 360 градусов. Суть метода заключается в текущей оценке персонала посредством опроса делового окружения сотрудника. Например, к беседе со старшим аналитиком я стараюсь собрать обратную связь от руководителя проекта (взгляд сверху), от разработчиков и тестировщиков на проекте (взгляд со стороны) и от младших аналитиков (взгляд снизу). Желательно также иметь информацию от заказчика: насколько ему комфортно и продуктивно работается со специалистом.
    Для сбора обратной связи лучше разработать краткую, но информативную анкету. Вся обратная связь агрегируется и доносится до сотрудника в обезличенном виде. Анкета должна максимально полно отражать набор умений и качеств аналитика – коммуникативные навыки, ответственность, качество артефактов и других – но быть максимально краткой. Я рекомендую в анкету включать как вопросы, не требующие много времени на ответ (например, выбор из представленных вариантов), так и открытые вопросы. Формулировки вида «Что, по вашему мнению, нуждается в улучшении в работе, навыках и профессиональных качествах сотрудника?» важны, так как они помогают найти точки роста для аналитика. Про вопросы вида «Что вам больше всего нравится в работе, навыках и профессиональных качествах сотрудника?» тоже не надо забывать.  И вы, и сам сотрудник должны знать сильные стороны специалиста. Грамотно собранная и обработанная информация поможет вам выстроить конструктивную аргументированную беседу как с самим сотрудником, так и с руководством компании по вопросам пересмотра должности, заработной платы и иным.
    Все результаты бесед, хронологии роста заработной платы и должностей я рекомендую фиксировать в отдельном документе. Туда же надо включать любые сведения и события, которые руководитель посчитает нужным включить. Например, сотрудник помог организовать детский новогодний праздник. Это может быть хорошим признаком его отличных организаторских способностей и служить аргументом при обсуждении пересмотра должности.
  • Реестр сотрудников и аналитика;
    Конечно у руководителя должен быть сводный документ со списком «подопечных» сотрудников и относящимися к работе сведениями: проекты, планы по загрузке, заработные платы, должности, даты найма, даты пересмотров должностей, заработных плат и многое другое.
    Из такого документа можно делать отчеты, например, каков стаж работы аналитиков в компании. Эти сведения могут помочь долгосрочным планам развития отдела.
    Также можно настроить себе правила-напоминания на различные события: например, о том, что конкретному сотруднику очень давно не пересматривали заработную плату. Если качество работы аналитика выросло, то руководитель может самостоятельно оперативно решить вопрос с повышением оплаты труда такого специалиста, не дожидаясь, пока он, обиженный тем, что его не ценят, начнет ходить по собеседованиям.

Тема статьи очень обширна, и для ее раскрытия можно написать не одну книгу, но я постаралась в статье выделить важные, на мой взгляд, особенности работы руководителя.
В статье я опиралась на свой опыт и знания, поэтому с удовольствием отвечу на вопросы и узнаю про ваш опыт как у руководителей отделов, так и у тех, кто с ними взаимодействует.

Об авторе

Тарасюк Надежда

Руководитель, аналитик, тренер

Руководитель – это мозг большой команды, мотор всего коллектива и капитан организации. JCat.Работа поможет разобраться, как разнообразие обязанностей лидера помещается в его должностную инструкцию, какие признаки «выдают» хорошего начальника.

Содержание

  1. Кто такой руководитель?
  2. Должностные обязанности руководителя организации
  3. Функции руководителя 
  4. Должностная инструкция руководителя учреждения
  5. Должность руководителя может быть вакантной?
  6. «Маркеры» хорошего руководителя

Кто такой руководитель?

Для начала нужно разобраться, чем в глобальном смысле занимается управленец высшего уровня. В этом вопросе важно стереть из головы традиционный образ страшного и своенравного начальника, который постоянно требует от подчиненных невозможного. Также большое заблуждение заключается в том, что работают только «низы», а «правящая верхушка» только пожинает плоды их работы. Управление – это тяжелый труд, полный ответственности и подводных течений, часто лишенный выходных и времени, когда не нужно срочно решать задачи по работе. 

Главный менеджер организации управляет всеми аспектами ее деятельности, начиная от постановки целей, заканчивая реализацией плана их достижения. 

Руководит организацией обычно директор предприятия. Он несет ответственность за материальные, кадровые, корпоративные вопросы. Главный управленец обеспечивает максимальную эффективность работы коллектива для достижения поставленных перед компанией целей. 

Должность одновременно и привлекательная, и сложная, поэтому кандидаты на это место проходят особо тщательный отбор. Способы определения «профпригодности» для руководящей должности – это повод для отдельной статьи, поэтому сегодня мы обсуждаем только специфику работы уже принятого на работу руководителя. 

Должностные обязанности руководителя организации

Несмотря на четкое описание задач директора компании, на практике его работа во многом зависит от особенностей компании. 

Если говорить обобщенно, сфера полномочий руководителя включает в себя:

  • надлежащее выполнение своих задач;
  • контроль выполнения работы сотрудниками;
  • формирование эффективной корпоративной культуры и позитивной рабочей атмосферы в коллективе;
  • работа над материальным обеспечением предприятия, контроль хозяйственной деятельности;
  • обеспечение выполнения поставленных задач в соответствии с планом работы;
  • отчет перед советом учредителей о состоянии дел в организации и соответствии реальных результатов ожидаемым;
  • решение кадровых вопросов – своевременное обучение, оценка эффективности работы, изменения кадрового состава;
  • решение текущих проблем и предупреждение проблематичных ситуаций в будущем;
  • принятие сложных решений с полной ответственностью за их последствия;
  • делегирование полномочий, справедливое распределение задач между подчиненными.

Должностные обязанности руководителя организации можно объединить в 6 пунктов:

  1. Организация. Чтобы работа была сделана качественно, вовремя и с ожидаемым результатом, особое внимание нужно уделить процессу ее планирования и выполнения. Руководителю важно упростить дело до уровня простых заданий и грамотно распределить их между подчиненными. При этом следует учитывать внешние и внутренние условия и постараться предупредить все возможные факторы риска. В идеале нужно организовать работу так, чтобы оптимально использовать ресурсы компании, обеспечить положительный результат в ближайшей и долгосрочной перспективе. 
  2. Распределение обязанностей. Этот пункт органично вытекает из предыдущего, поскольку для организации большинства процессов нужно грамотно распределить ответственность за выполнение задач. Также важно помнить, что неумение делегировать полномочия – одна из главных причин неэффективности менеджера. Важно уметь быстро сориентироваться и понять, какие обязанности руководителя организации можно поручить другим сотрудникам. Это следует делать с учетом задачи, способностей и возможностей выбранных подчиненных. Четкая постановка целей и формирование благоприятных условий для их достижения – важная миссия любого менеджера. 
  3. Обеспечение продуктивного взаимодействия. Предугадать все варианты развития сюжета при решении корпоративных вопросов невозможно. Различные факторы, которые возникают на пути к достижению целей команды, влияют на работу коллектива. Поэтому важно наладить эффективные средства связи и механизмы взаимодействия сотрудников. Подчиненные должны договариваться на «горизонтальном» уровне внутри подразделения, отделы – согласовывать свои действия между собой. Руководитель становится главным звеном в этой коммуникационной цепи. 
  4. Контроль. Важно, чтобы у директора было достаточно времени, опыта, знаний и желания контролировать выполнение работы подчиненных. Этот пункт не о проверках и «разборе полетов», а об анализе состояния работы, соответствующих выводах и улучшении деятельности компании. Методы и степень контроля зависят от конкретной ситуации: сложности задачи, дисциплины в коллективе, корпоративной культуры.
  5. Формирование межличностных отношений. Взаимоотношения в коллективе влияют на организацию: «человеческий фактор» решает многое. Однако изменчивые условия климата в коллективе не должны диктовать условия работы всей компании. Также заблуждением выступает тот факт, что в дружном коллективе продуктивнее решаются рабочие вопросы. Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу. Поэтому руководителю необходимо поддерживать в коллективе «золотую середину» между сотрудничеством и соперничеством. Управлять этими категориями сложно, однако при правильном подходе здравая конкуренция не повлияет на отношения сотрудников, а только улучшит показатели эффективности их работы. 
  6. Анализ. Управленцу важно не просто анализировать конечный исход, но и оценивать промежуточные результаты. Данные анализа нужно фиксировать: только так можно оценить соответствие «ожиданий» и «реальности». 
  7. Аудит. Оценка эффективности процессов – также стандартный «ритуал» управленца. Анализировать необходимо все технологии, от которых зависит эффективность работы организации. Аудит не заканчивается на этапе оценки и анализа: управленец должен подобрать конкретные предложения о решении проблем и закреплении успехов.

Функции руководителя 

Известны различные подходы к определению управленческих функций. Наиболее популярной в классическом менеджменте считается классификация американского профессора Г. Минцберга. Согласно его представлением, директор в ежедневной деятельности выполняет такие группы функциональных обязанностей руководителя организации, как:

  1. Межличностные. Происходит формирование образа «символа власти» и системы коллективного взаимодействия, налаживание взаимоотношений между менеджерами.
  2. Информационные. Руководитель становится «приемником», «передатчиком» информации. Кроме того, с помощью информационных сообщений он обеспечивает формирование позитивного имиджа учреждения во внешней среде.
  3. Решающие. «Предприниматель», «ликвидатор нарушений», «распределитель ресурсов», «посредник во время переговоров» – эти и другие должностные роли также становятся привычными для руководителя.

Современные и упрощенные классификации выделяют такие ключевые функции директора:

  • руководящая – непосредственное управление подчиненными;
  • организационная – создание конкретных способов достижения целей компании;
  • функция контроля – проверка работы предприятия на всех уровнях;
  • анализ и синтез – оценка полученной информации и формирование предложений по улучшению работы;
  • защитная – обеспечение безопасных и благоприятных условий работы для подчиненных.

Функции управленца определяют его должностную инструкцию, которая фиксирует круг полномочий и спектр обязанностей. 

Должностная инструкция руководителя учреждения

Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника. 

Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников. 

Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:

  1. Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.
  2. Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
  3. Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
  4. Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
  5. Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям. 

Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства. 

Должность руководителя может быть вакантной?

Часто у сотрудников возникает вопрос о возможности существования фирмы без директора. 

Да, в некотором смысле подобные примеры есть. Однако в таком случае его функции берет на себя другой человек: невозможно представить себе организацию, в которой нет главного управленца. Основные ситуации, в которых директорское кресло может пустовать:

  1. Руководство передано управляющему. Единоличным исполнительным органом компании в таком случае становится юридическое лицо или сторонний человек. 
  2. Период поиска кандидата. При уходе из компании директора обычно рекомендуют на свое место заместителей, поэтому кадровый вопрос закрывается быстро. Однако иногда случаются ситуации временного назначения – исполняющего обязанности. Право управления в таком случае обычно возлагается на одного из заместителей бывшего директора. Обычно и. о. получает практически полный объем полномочий руководителя, однако в процессе принятия стратегически важных или материально ответственных решений он обязан согласовывать действия с учредителями. Не исключено, что именно этот человек в будущем займет вакантную должность. 

«Маркеры» хорошего руководителя

Конечно, лидер не может быть хорошим для всех: некоторые методы управления вызывают негативную реакцию, и это нормально. Однако при более детальном изучении можно рассмотреть объективно положительные черты даже в самом «плохом» начальнике. 

Список основных признаков, по которым можно отличить достойного управленца:

  1. Умение вести за собой. Лидерство – это не про доминирование и способность горячо доказывать свою правоту. Настоящий лидер отличается внутренней силой, энергетикой, умением принимать решения и брать на себя ответственность. Обычно это ощущается даже во время короткого разговора с человеком: подчиненные осознают, что они работают под надежной защитой и стараются тянуться за руководителем. 
  2. Способность ставить глобальные цели. Получение прибыли – это не самое важное в работе хорошего управленца. Если главный человек в компании не способен сформулировать цели организации, то и коллектив будет работать бесцельно.
  3. Человечность. Речь идет не о том, что «хороший» директор всегда должен «войти в положение» сотрудника. Этот пункт – о глобальных общечеловеческих ценностях, которые отличают порядочных людей. Правильные принципы жизни у лидера обязательно позитивно влияют на коллектив. В результате подбирается команда единомышленников, которые разделяют эти ценности. 
  4. Эмоциональная стабильность. Конечно, у начальника тоже может быть плохое настроение, а большая ответственность только увеличивает груз проблем. Однако если человек не способен мыслить трезво, поддается эмоциям (преимущественно негативным), а сотрудники не знают, чего ожидать от руководителя, вряд ли такой стиль управления можно считать подходящим. 
  5. Знания в сфере деятельности. Новое поколение «эффективных менеджеров» часто стремится занять руководящие должности, не представляя специфику работы организации. Однако знания по менеджменту и администрированию не помогут глубоко понять все потребности и мотивы подчиненных. Даже если изначально у директора нет опыта в выбранной сфере, со временем он должен постичь тонкости работы коллектива на всех уровнях.
  6. Результативность. Если большинство идей лидера останавливаются на этапе реализации или не приносят конкретных достижений, скорее всего, он не способен к стратегическому планированию или не нацелен на достижение результата. Конечно, бывают поражения, и предугадать все обстоятельства во время планирования нельзя. Но задача хорошего руководителя – в случае ошибки сделать правильные выводы, исправить недочеты и успешно реализовать новый план. 
  7. Отношение к сотрудникам как к ценному ресурсу. Хороший лидер не жалеет средств и времени на развитие подчиненных, формирование системы мотивации, поощрения инициативности и энтузиазма.
  8. Близость к команде. Отстраненность от общих дел вызывает у работников ощущение несправедливости и существенно снижает мотивацию к работе. Важно, чтобы руководитель был членом команды, ее лидером и тренером, а не «спонсором», которого интересует исключительно результат работы. 

Хороший руководитель должен наладить работу так, чтобы «все работало само»? Это один из мифов, который способен сыграть злую шутку с молодыми управленцами. 

Без постоянного закрепления успехов, адаптации и модернизации, формирования корпоративной культуры, мотивационной системы и другой важной работы организация перестанет развиваться и существовать. Безусловно, часть обязанностей управленца выполняет его команда, однако главный управленец должен быть связан с общим делом непосредственно. Это важно для предупреждения непредвиденных проблем, а также для формирования здоровых отношений между коллективом и руководством. 

Помните: отстраненность от общего дела – верный путь к потере доверия со стороны работников.

Литературы на тему должностных обязанностей руководителя организации и «секретов» хорошего менеджера очень много. В книгах собраны легкие для чтения истории успехов и поражений, примеры и лайфхаки. Например, в книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера: Правила российского руководителя» собраны выводы из его личного опыта и наблюдений за другими моделями поведения руководства. Главы книги креативно представлены в виде «татуировок», поскольку эти принципы должны раз и навсегда отпечататься в сознании управленца. Из них можно выделить такие тезисы:

  • важно искать сильных личностей в свою команду;
  • не стоит делать работу за подчиненных;
  • всегда нужно следовать своим принципам;
  • «воспитывать» коллектив эффективнее своим примером;
  • основной капитал – это люди, поэтому не стоит бояться «выращивать» сильных подчиненных;
  • важно не бояться рисковать и действовать.

Руководитель – такой же человек, который может ошибаться, у него не всегда есть под рукой четкий план действий. Однако права, обязанности и ответственность руководителя организации подчеркивают его долг перед коллективом. Именно это должно мотивировать его каждый день становиться лучше, увереннее, сильнее. Руководитель ежедневно прикладывает все свои усилия ради достижения общей цели, чтобы доказать всем и  самому себе, что он заслуженно занимает свое место в команде. 

Как и любой бизнес-процесс, продажи требуют создания определенной системы. Чтобы настроить такую систему, нужен специалист — руководитель отдела продаж, или РОП.

Считается, что в руководителе отдела продаж должны сочетаться управленческая проницательность, целеустремленность, навыки решения проблем. Способность межличностного общения необходима как для работы с сотрудниками отдела, так и для развития отношений с клиентами. Умение аналитически подходить к решению проблем востребовано из-за необходимости анализировать большие объемы данных о продажах и создавать успешные стратегии для отдела продаж. Кроме того, немаловажен и практический опыт продаж для понимания проблем, с которыми сталкиваются сотрудники.

Кто такой руководитель отдела продаж

Руководитель отдела продаж — это специалист, который занимается созданием системы сбыта в бизнесе. В зависимости от размера и профиля организации меняются и функции РОПа. Например, на небольшом B2B-предприятии он может руководить несколькими менеджерами, которые обрабатывают заявки с сайта. В компании среднего размера — заниматься контролем десятков сотрудников, обеспечивать их эффективность, работать над системой мотивации. В крупной компании в обязанности РОПа может входить разработка стратегии реализации товара, создание системы обучения и грейдирования, контроль тендерной и маркетинговой работы.

Как правило, РОП должен:

  • быть лидером, уметь управлять;
  • понимать логику продаж, знать, как совершить сделку или провести переговоры;
  • разбираться в отрасли, в которой работает — странно руководить продажами, ничего не понимая в том, что предлагаешь клиентам.

Бывает, что руководители компаний требуют от РОПов дополнительной квалификации, например, хорошо разбираться в маркетинге.

Что должен знать руководитель отдела продаж

Ключевая компетенция руководителя — уметь создать отдел, который будет добиваться выполнения поставленного плана сбыта. Эффективный РОП должен разбираться в ряде вопросов:  

  • Как потребитель принимает решение о покупке
  • Как организовать отдел продаж, какие у него есть типы структур и функции
  • Этапы воронки продаж: как ее разрабатывать, как внедрять, какие показатели отслеживать
  • Виды скидок: когда и какие использовать для бизнеса
  • Как повысить продажи с помощью квалификации лидов
  • Какие ошибки нельзя допускать в продажах
  • Как анализировать продажи: инструкция и список полезных инструментов
  • Как мотивировать продавцов 
  • Особенности работы с теплыми звонками: правила и критерии общения с клиентами

В вакансиях на должность РОПа от соискателей обычно требуют знаний и навыков не только в продажах, но и в смежных дисциплинах. Пригодится высшее профильное образование, знание коммерческого и гражданского законодательства, маркетинговые навыки, понимание порядка ценообразования и разработки коммерческих условий.

Ключевая компетенция руководителя — управление сотрудниками. Бывает так, что руководителем ставят хорошего менеджера по продажам. Это не всегда эффективное решение, ведь руководитель должен не просто продавать, а уметь создать коллектив и поддерживать в нем тонус. Неумелый руководитель сделает только хуже, он может нарушить рабочие процессы и сломать отлаженную систему.

Мы обращаем внимание и на техническое навыки РОПа. Он должен свободно ориентироваться в CRM, понимать, какие образом считается конверсия, как формируется воронка продаж. Кандидат на позицию руководителя отдела продаж должен иметь опыт личных продаж. Иначе он не сможет обучить менеджеров технике выявления потребности, работы с возражениями и дожима.

Илья Зиновьев, руководитель отдела продаж TOPsharing.center

Должностная инструкция

В должностной инструкции обычно пишут, что руководитель продаж подчиняется непосредственно генеральному директору компании, реже — директору по маркетингу или сбыту.

compass

Основные обязанности РОПа, которые заносят в инструкцию:

  • руководит сбытом продукции, разрабатывает общую стратегию развития продаж компании вместе с руководителем бизнеса и директором по маркетингу;
  • участвует в разработке ценовой политики;
  • контролирует работу менеджеров по продажам, обеспечивает выполнение ими планов по реализации продукции;
  • разрабатывает инструкции для персонала, продумывает систему роста для сотрудников;
  • координирует разработку краткосрочных и долгосрочных планов по продажам;
  • cледит за состоянием дебиторской задолженности клиентов;
  • создает клиентскую базу и координирует ее ведение, анализ и структурирование;
  • организует обучение менеджеров по продажам — анализирует и выявляет потребности, сам ведет тренинги и приглашает специалистов;
  • участвует в выставках, где представлена продукция компании;
  • составляет необходимую отчетность;
  • контролирует все процессы продаж, в том числе ведение отчетности менеджерами и ведение CRM.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж — гибкий документ, в который нужно вносить изменения в зависимости от развития компании.

У нас руководитель компании стратегически определяет целевые показатели, а задача РОПа — выйти на эти показатели. Кроме этого, начальник отдела продаж отслеживает промежуточные контрольные точки и взаимодействует с отделом маркетинга: следит за количеством лидов, которые обрабатывает менеджер, за наполнением воронки и трафиком.

Одна из основных функций руководителя по должностной инструкции — это формирование благоприятной атмосферы в коллективе. Если нет доверия между РОПом и менеджером — не будет результата.

Есть контрольная функция — РОП отслеживает активность менеджера, помогает ему выявлять целевых клиентов.

Илья Зиновьев, руководитель отдела продаж TOPsharing.center

Основные задачи РОПа

Судя по вакансиям, опубликованным на HeadHunter и других профильных ресурсах для поиска работы, основная задача руководителя — организовать работу отдела так, чтобы выполнялся план продаж.

Вот какими задачами обычно предлагают заниматься:

  • управлять менеджерами, контролировать качество их работы;
  • самому общаться с крупными клиентами, поддерживать с ними связь;
  • анализировать эффективность отдела с помощью CRM;
  • прогнозировать продажи, управлять эффективностью отдела;
  • мотивировать команду;
  • наладить систему KPI, постоянно повышать план продаж, следить за его реалистичностью;
  • разработать систему роста сотрудников, продумать механизмы их обучения;
  • сформировать и утвердить ассортиментную и ценовую стратегию компании, контролировать ее реализацию и отчитываться перед руководством компании;
  • писать инструкции, готовить шаблоны коммерческих предложений;
  • проводить переговоры и заключать договоры;
  • контролировать дебиторскую задолженность клиентов;
  • анализировать конкурентов, искать точки роста для системы продаж компании.

Идеальный РОП — это профессионал, обладающий лидерскими качествами и харизмой, но при этом отличающийся умением системно мыслить и настраивать бизнес-процессы. Хорошо, если у него есть опыт линейного менеджера, и он может своим примером показать, как нужно продавать.

Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела»

zip

Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела ______________________________________________ (далее – «предприятие»).                                                           Название учреждения

1.2. Начальник отдела занимается организацией и совершенствованием системы управления работой сотрудников отдела.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности ценообразование и сметное дело не менее пяти лет.

1.4. Назначение на должность начальника отдела и освобождение от неё осуществляется в установленном порядке.

1.5. Начальник отдела подчиняется по техническим вопросам главному инженеру проектной организации, а административно руководителю проектной организации.

1.6. Начальник отдела должен знать:

— систему бухгалтерского учёта, методы и порядок составления отчётности, приёмы анализа хозяйственной деятельности, финансовых показателей предприятий и организаций;    

— методические рекомендации по форме, содержанию и правилам составления всех видов сметной документации на строительство новых, реконструкцию и капитальный ремонт действующих объектов;

— правила производства строительно-монтажных работ, а также правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;

— цены на ресурсы и тенденции их изменения, а также методы прогнозирования этих изменений с учётом двух видов удорожания строительства объектов, обусловленных научно-техническим и социальным прогрессом и  мерами по охране окружающей среды, инфляционными процессами;

— законодательство РФ, постановления и решения Правительства РФ по вопросам ценообразования в строительстве;

—   законодательство и нормативные документы по налогообложению, таможенной деятельности в РФ;

— основы рыночной экономики;

— методы управления коллективом и требования по научной организации труда;

— сметно-нормативную базу в ценах на ресурсы по состоянию на 01.01.84 и на 01.01.2000;

— методы проектирования и проведение технико-экономических расчётов;

— средства коммуникации и автоматизированной обработки информации для выполнения своих обязанностей и реализации прав.

— передовой отечественный и зарубежный опыт проектирования и строительства в части вопросов определения стоимости строительства новых, реконструкции и капитального ремонта действующих объектов, а также стоимости выполненных работ и расчётов за них.

II. Связи с работниками проектной организации и сторонних организаций

     Вертикальные связи: административно и функционально – с работниками отдела.

     Горизонтальные связи: с заместителями руководителя проектной организации и начальниками подразделений, а также представление  проектной организации в сторонних организациях по профилю своей работы.

III. Должностные обязанности

Начальник отдела исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществляет мероприятия по обучению, повышению квалификации и переподготовке специалистов отдела.

3.2. Готовит предложения:

— по совершенствованию организации и работы отдела, следит за реализацией этих предложений.

— о необходимости изменений должностей специалистов отдела;

— о приёме на работу, по назначению и освобождению от занимаемых должностей специалистов отдела;

— об условиях оплаты труда и других условиях трудовых взаимоотношений в отделе.

3.3. Согласует проект трудового договора (контракта), в том числе обязанностей, прав и ответственности для вновь принимаемого в отдел специалистов, как персонально с этим специалистом, так и с заместителем руководителя проектной организации по работе с личным составом.

3.4. Определяет трудоёмкость и распределение заданий (объёмов работ) между группами и специалистами отдела.

3.5. Организует в СМК проектной организации работы, включающие в себя:

— проведение анализа причин несоответствий, относящихся к работе отдела и регистрации результатов такого анализа;

— проведение корректирующих действий, необходимых для устранения причин несоответствий;

— определение потребностей в применении предупреждающих действий, а так же проведение их, если это необходимо для устранения потенциальных несоответствий;

— осуществление мероприятий, связанных с записями по качеству: идентификации; сбора/рассылки и регистрации; обеспечения свободного доступа; составления и ведения картотеки хранения; хранения; поиска; изъятия;

— определение и организация осуществления корректирующих действий по устранению недостатков, выявленных в процессе внутреннего аудита (проверки) качества;

— определение потребностей в применении статистических методов;

— разработку и поддержание в рабочем состоянии документированных процедур использования статистических методов;

— проведение анализ и утилизации несоответствующей сметной документации;

— регистрацию факта выполненной работы по переделке (доработке) или утилизации несоответствующей сметной документации для обозначения фактического состояния;

       — повторному контролю исправленной сметной документации.

3.6. Принимает участие в разработке и обеспечении функционирования СМК Проектной организации.

3.7. Готовит  материалы для проведения аттестации специалистов отдела.

3.8. Осуществляет разработку системы информационного обеспечения специалистов отдела и контролирует её функционирование.

3.9. Утверждает план комплектования нормативно-справочной документацией по вопросам сметного нормирования и ценообразования в строительстве.

3.10. Согласовывает паспорта рабочих мест специалистов отдела.

3.11. Определяет нормативную трудоёмкость и продолжительность выполнения отдельных видов работ в отделе, а далее определяет себестоимость этих работ.

3.12. Информирует специалистов отдела об утверждённых в проектной организации организационно-распорядительных документах, а так же следит за их соблюдением.

3.13. Подписывает установленные формы учёта и делопроизводства, а также табель выхода на работу специалистов отдела.

3.14. Оформляет заявки и расчёты потребности отдела в финансовых, материально-технических и т.п. ресурсах.

3.15. Принимает решения о системе планирования и контроля исполнения работы специалистами отдела.

3.16. Готовит организационно-распорядительные документы, регулирующие отношения и конкретные вопросы работы внутри отдела, контролирует их соблюдение.

3.17. Выполняет отдельные обязанности (по вопросам, связанным с организацией управления в Отделе) за тех специалистов отдела, которое длительное время отсутствуют.

3.18. Готовит документы и участвует в работах, определённых функциями отдела.

3.19. Выполняет сам и требует выполнения правил внутреннего распорядка от специалистов отдела.

IV. Права

Начальник отдела имеет право:

4.1. Выносить решения об использовании мер материального и других видов поощрений специалистов отдела.

4.2. Вести служебную переписку за своей подписью по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.3. Давать устные и письменные распоряжения, которые обязательны для исполнения специалистами отдела.

4.4. Согласовывать условия трудовых договоров (контрактов) и договоров (контрактов) гражданско-правового характера с работниками отдела и привлекаемыми работниками.

V. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах,  определенных трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Profcool scu 032 инструкция по монтажу
  • Инструкция по входу в электронный дневник
  • 121 школа руководство
  • Управления или руководство фирмой это
  • Руководство хоккейного клуба адмирал