С точки зрения трудового законодательства генеральный
директор — такой же наёмный сотрудник, как и все
остальные. Однако оформление командировочных документов для
руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем
по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении
в командировку гендиректора.
Что нужно сделать до командировки
1. Составить служебную записку
В первую очередь необходимо составить служебную записку
о направлении директора в командировку
и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно
подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму включают
стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также
компенсацию представительских расходов, если такие предусмотрены
политикой компании. Если билеты и отель оплачиваются
со счёта компании, то их стоимость не включают
в аванс.
Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов,
заседаний, услуг переводчика. На них до командировки
составляют отдельный приказ, где утверждается необходимость
расходов и сумма. Компенсация представительских расходов
должна быть внесена в приказ на командировку
и выплачена авансом.
Служебная записка составляется от лица гендиректора
на его же имя. Получается, он сам себя направляет
в командировку.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Затем нужно сделать приказ на командировку —
по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой
в организации. Форма приказа прописывается во внутреннем
положении о командировках. Как и служебная записка,
приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается
им же. Документ фиксируют в журнале регистрации
приказов организации.
Примеры
оформления документов для командировки
3. Составить приказ и доверенность на передачу
полномочий директора другому сотруднику
Во время отъезда директора компания не прекращает свою
деятельность — кто-то должен управлять процессами
и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего
отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо
и оформляет на него доверенность на передачу
полномочий.
Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран
любой сотрудник, но чаще всего
им становятся заместитель директора, технический
директор (CTO), соучредитель, главный
бухгалтер, руководитель департамента или отдела.
Доверенность составляется в свободной форме
и заверяется печатью организации и подписью генерального
директора.
Что обязательно должно быть в доверенности:
- имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы
компании; - список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
- дата подписания и дата истечения действия
доверенности.
Одновременно с доверенностью нужно составить приказ
о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если
в обязанности доверенного лица до этого не входило
замещение директора, то необходимо составить дополнительное
соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться
письменным согласием сотрудника исполнять обязанности
директора.
4. Забронировать жильё и купить билеты
При бронировании учитывайте, что планы руководителя могут
измениться в любой момент. Поэтому покупайте билеты
с возможностью обмена и возврата — это позволит
сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки.
При покупке на Туту можно забронировать авиабилеты
на несколько дней и выкупить позже. Что касается жилья,
то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой
брони.
Сервис Туту позволяет оплатить авиа-, ж/д и
автобусные билеты банковской картой. Все отчётные билеты и
документы доступны для скачивания в любой момент в личном кабинете
пользователя.
Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом
5. Забронировать авто
Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используют
такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы
потом получить возмещение расходов.
Иногда на время командировки бронируют автомобиль —
например, если директору нужно съездить в несколько филиалов
предприятия на территории страны или просто много
передвигаться по городу. Важно сохранять все документы:
договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить
в бухгалтерию для отчёта.
6. Оформить визу
У каждого консульства свои правила по оформлению виз.
Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может
доверенное лицо, например, ассистент. Значит, необходимо оформить
доверенность в соответствии с правилами консульства.
Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен
лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение —
если он уже сдавал биометрию в течение последних
5 лет. В этом случае передать документы можно
по доверенности.
При оплате визы и других расходов нужно сохранять
чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов
и оплачивается компанией.
Что нужно сделать после командировки
1. Собрать все отчётные документы
К ним относятся документы, подтверждающие разные виды
расходов:
- жильё — договор об аренде квартиры, счёт-фактура, чек
ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты; - транспорт — посадочный талон на самолёт, чеки ККТ
из такси или каршеринга, договор об аренде
авто. Подробнее
об отчётных документах за каршеринг. - представительские расходы — чеки за деловые ужины,
договор аренды зала заседаний и т.д.
2. Заполнить авансовый отчёт
В авансовом
отчёте прописывают суммы выданных и потраченных
денег. На оборотной стороне отчёта впишите названия отчётных
документов: чек, квитанция и т.д.
3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию
Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после
возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает
перерасчёт. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств,
эти расходы ему обязаны возместить.
В итоге
- Служебную записку и приказ о направлении
в командировку директор пишет на свое имя
и сам же подписывает. - На время отсутствия директора необходимо оформить
доверенность и выпустить приказ о передаче полномочий
сотруднику, который его заменяет. - Покупать билеты и бронировать жильё для гендиректора лучше
с возможностью возврата, так как планы главы компании часто
могут меняться. - Гендиректор, как и любой другой сотрудник, должен
тщательно сохранять отчётные документы, чтобы получить компенсацию
командировочных расходов.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом
Командировка
во время пандемии
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Оформление
командировки
Каршеринг
в командировке
Командировка
в выходные дни
Содержание страницы
- Нормативная база
- Основания для командировки директора
- Оформление командировки директора и необходимые документы
- Кто подписывает приказ и другие документы
- Возложение обязанностей
- Командировка учредителя
В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.
Этапы подготовки к командировке.
Нормативная база
Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.
Основания для командировки директора
Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:
- встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
- открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
- работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
- урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.
Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.
Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.
Оформление командировки директора и необходимые документы
Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.
Итак, порядок оформления следующий:
- Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
- Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
- Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
- Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
- Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
- Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
- После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
- По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.
ВАЖНО! Образец приказа о направлении в командировку руководителя организации от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).
Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
Кто подписывает приказ и другие документы
Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.
Может ли руководитель подписать приказ о командировке электронной подписью?
Возложение обязанностей
В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).
Как правило, это следующие сотрудники:
- заместитель директора;
- руководитель отдела кадров;
- руководитель какого-либо подразделения или отдела;
- соучредитель, если таковой имеется;
- бухгалтер.
Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:
- Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ГК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
- Нужно получить письменное согласие сотрудника.
- Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.
Командировка учредителя
Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.
Как оплатить командировку учредителя?
Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.
Трудовой договор
Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.
Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.
Гражданско-правовой договор
Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.
Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).
В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.
Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.
Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.
Без договора
Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:
- крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
- с заинтересованностью;
- которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.
Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.
Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали. Разберемся, чем командировка отличается от выполнения работы в другой местности, какие сотрудники вправе отказаться от нее и что нужно предусмотреть при подготовке документов.
Содержание:
- Что такое командировка
- Служебная командировка или выполнение работы в другой местности?
- Кого можно и кого нельзя отправлять в командировку
- Как оформить командировку: необходимые документы
Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Из ст. 166 ТК РФ следует, что:
- Служебная командировка должна нести производственный характер.
- Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
- Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
- Длительность служебной командировки должна быть целесообразной. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».
В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.
Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ).
Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно п.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Как в данном случае разграничивать понятия «служебная командировка» и «выполнение работы в другой местности в течение длительного времени»?
Разъяснения по этому вопросу дает Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304: если в течение длительного времени значительную часть своих функций работник выполняет вне места постоянной работы (за границей, например), то служебную поездку нельзя считать командировкой. В данном случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на определенный период времени на работу в другой местности.
| Нельзя | Можно при наличии письменного согласия и если нет медицинского запрета |
|---|---|
|
Данных работников следует в письменной форме ознакомить с правом отказаться от направления в командировку! |
Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь Положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.
Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены (п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.
| Обязательные документы | Необязательные документы |
|---|---|
| Приказ о направлении в командировку | Служебное задание |
| Приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день (при необходимости) | Отчет о выполнении служебного задания |
| Авансовый отчет | Командировочное удостоверение |
| Служебная записка (если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте) |
Приказ о направлении в командировку
Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ, в котором отражается основная информация: кто направляется, в какие сроки и куда, с какой целью. Если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте, рекомендуется упомянуть это в приказе.
Поскольку унифицированной формы нет, придется разработать форму приказа самостоятельно. За основу можно взять форму Т-9 или форму Т-9А при направлении в командировку нескольких сотрудников.
Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
Служебное задание
Действующее законодательство не предусматривает обязательное оформление этого документа. Но если ваш документооборот его предусматривает, то его придется оформлять.
Служебное задание содержит перечень задач командированного сотрудника. Унифицированной формы нет, поэтому ее нужно разрабатывать самостоятельно.
Где указывать цель командировки, если нет служебного задания?
Достаточно приказа о направлении в командировку, в котором и будет указана эта цель. Несмотря на изменения, некоторые работодатели по-прежнему продолжают оформлять служебное задание и командировочное удостоверение. Поскольку запрета нет, можно действовать по старой схеме, но это нужно отразить в локальном нормативном акте, утвердить форму документа и порядок его составления.
Что должно быть в приказе, если не применяется командировочное удостоверение и служебное задание?
В приказе о направлении в командировку следует указать:
- наименование работодателя;
- ФИО и должность работника;
- структурное подразделение, в котором работает работник;
- место, срок и цель командировки;
- основание издания приказа.
Отчет о выполнении служебного задания
Этот документ не является обязательным. Тем не менее для работодателей он служит подтверждением производственного характера поездки.
В отчете сотрудники описывают, что они сделали за период нахождения в командировке.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет.
К авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой.
С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами
Подробнее
С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.
Авансовый отчет предоставляется в течение трех дней с момента возвращения из командировки.
Служебная записка
Этот документ потребуется, если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте. Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в этом случае фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке, к которой прикладываются документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы.
В Письме Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-05/30168 уточняется, что «подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно».
В служебной записке указываются дата и время убытия в командировку, а также дата и время прибытия из нее.
Добавить в «Нужное»
Полная шпаргалка о командировках: оформление, оплата, учет расходов, неоднозначные вопросы
Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель может отправить работника в командировку. При этом в отношении работника на этот период будут действовать определенные гарантии. Посмотрим, что должны выплатить работнику за время командировки, какова может быть продолжительность командировки, как оформить и учесть расходы на командировку.
Что такое командировка. Отличие от разъездной работы
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
То есть командировку от работы, имеющей разъездной характер, отличает следующее:
- временный характер поездки. При разъездной работе сотрудник постоянно выполняет должностные обязанности за пределами организации (например, курьеры);
- наличие определенного служебного задания.
Отметим, что местом постоянной работы считается место расположения организации, работа в которой предусмотрена трудовым договором.
Кого нельзя отправить в командировку
Есть категории работников, которых запрещено направлять в командировки. Это (ст. 259, 268 ТК РФ):
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.
А некоторых работников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности (ст. 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
- работники-инвалиды;
- матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки: как посчитать
Срок служебной командировки – это период со дня выезда в командировку по день возвращения из нее (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Этот срок определяет работодатель. При этом командировка может быть и однодневной, и очень длительной (месяц, полгода, год и т.д.).
Но важное условие – руководитель должен установить конечный срок командировки, поскольку командировка – это поездка на определенный срок. Причем день окончания командировки устанавливается до начала командировки. Ведь работнику необходимо выплатить определенные авансовые суммы на поездку.
День выезда в командировку – это дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. День приезда – это дата прибытия транспортного средства в указанное место (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Как оформить командировку
Необходимым документом при направлении в командировку является приказ на командировку за подписью руководителя организации.
А вот оформлять командировочное удостоверение и служебное задание необязательно (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). В отсутствие указанных документов цель командировки прописывается в приказе о командировке.
Отметим, что если сотрудники организации часто выезжают в командировки, имеет смысл утвердить локальный нормативный акт, например Положение о командировках. В нем можно предусмотреть все необходимые вопросы:
- в каком размере выдается аванс работнику;
- каким транспортом работник добирается до места командировки;
- в гостинице какого типа может проживать командированный работник;
- какие расходы, произведенные в командировке, считаются необходимыми и обоснованными и т.д.
Образец Положения о командировке вы можете посмотреть в разделе «Формы».
По окончании командировки работник может составить отчет о выполнении служебного задания в произвольном виде. В отчете фиксируется, достигнута ли цель командировки, каковы ее итоги. Отчет о командировке составляется, если это предусмотрено внутренним ЛНА организации или по распоряжению руководителя.
Образец приказа на командировку
Для оформления приказа удобно использовать унифицированную форму № Т-9, а если в командировку едут несколько работников, то по форме № Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Командированного работника обязательно нужно ознакомить с приказом под роспись.
В приказе прописываются:
- ф.и.о. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки;
- цель командировки.
Если работник поедет в командировку на собственном транспорте или на транспорте организации, этот факт тоже имеет смысл зафиксировать в приказе.
Приведем бланк такого приказа.
Продление или перенос командировки
Если возникла необходимость продлить период командировки или перенести командировку на другое время, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. После этого командированного надо ознакомить с приказом. Если работник уже в командировке, можно сделать это посредством электронной почты, а с оригиналом приказа ознакомить человека после его возвращения из командировки.
Кстати, если командированный попадает в категорию работников, для направления которых в командировку требуется их письменное согласие, то при продлении командировки также требуется письменное согласие работника.
Как составить приказ об отмене командировки, читайте здесь.
Длительная командировка на год: есть ли особенности
Никаких особенностей оплаты длительных командировок Трудовым кодексом не предусмотрено. То есть даже если работник пробыл в командировке месяц, два, полгода или год, за каждый рабочий день ему положен средний заработок, рассчитываемый в обычном порядке.
Но работодатель может предусмотреть в своем ЛНА повышенную оплату (доплату) в связи с длительностью командировки.
Также помните, что если речь идет о длительной командировке за границу, то работник может потерять статус налогового резидента. И тогда придется считать НДФЛ с его дохода по иным правилам.
Расчеты с командированным работником
Перед командировкой необходимо выдать работнику аванс. Его сумму можно рассчитать исходя из суточных за каждый день командировки и расходов, который работник самостоятельно оплачивает в командировке (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Аванс перерчисляется на банковскую карту работника или выдается наличными из кассы.
Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней составить авансовый отчет о потраченных суммах (можно использовать унифицированную форму № АО-1). К отчету надо приложить подтверждающие документы (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
После того, как руководитель утвердит авансовый отчет, перерасход, то есть потраченные работником суммы с учетом уже выданного аванса, необходимо ему возместить. Можно перечислить их работнику на банковскую карту или выдать наличными.
А вот если работник не составит авансовый отчет в установленный срок или не вернет неизрасходованный аванс по возвращении, то организация вправе удержать неизрасходованные средства из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ).
Отражение командировки в табеле учета рабочего времени
В табеле все рабочие дни командировки и выходные дни, когда работник не работал, отражаются с кодом «К» или «06».
Если же командированный работал в выходной день или был в этот день в пути, то выходной помечается специальным кодом «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Это необходимо для того, чтобы правильно оплатить командировку, поскольку работа в выходные и нахождение в пути оплачивается иначе, чем просто рабочие дни в командировке.
Оплата командировки: считаем средний заработок
За каждый рабочий день командировки и за дни в пути нужно выплатить работнику среднедневной заработок, а не зарплату (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Средний заработок, сохраняемый за дни командировки, рассчитывается так (ст. 139, 167 ТК РФ):
Средний заработок за командировку = Средний дневной заработок * Количество рабочих дней в командировке
Посчитать средний заработок для командировки можно с помощью калькулятора на нашем сайте.
Средний заработок за дни командировки выплачивается работнику в общие сроки выплаты зарплаты в организации. То есть ждать окончания командировки не надо (Письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).
Такой средний заработок в общем порядке облагается НДФЛ и страховыми взносами, учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН (п. 6 ст. 255 НК РФ).
Напомним, что с 2023 г. сроки уплаты НДФЛ, удержанного с дохода работника, не зависят от вида дохода. То есть при выплате работнику среднего заработка нужно удержать налог и перечислить его в бюджет в общие сроки вместе с другим удержанным НДФЛ https://glavkniga.ru/situations/k518551.
А полный список поправок – 2023 вы найдете в отдельной консультации.
Командировка в выходной день: как оплатить
Если в свой выходной день работник, будучи в командировке, отдыхал, то этот день никак не оплачивается.
А вот если командированный работал или был в пути (выехал в командировку или возвращался домой), то этот день надо оплатить как работу в выходной день (Письмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110). А это означает, что возможны 2 варианта (ст. 153 ТК РФ):
- оплатить работу в двойном размере;
- оплатить работу в одинарном размере, но предоставить работнику другой день отдыха взамен потраченного. При этом оклад за месяц, в котором использован отгул, уменьшать не надо (Письмо Роструда от 17.05.2022 № ПГ/10843-6-1).
Если сотрудник заболел в командировке
За дни болезни, если они попадают на период командировки, работнику положено пособие по болезни, а не средний заработок. Но работник должен подтвердить факт болезни и ее продолжительность больничным листом. При этом за все дни командировки надо выплатить суточные вне зависимости от того, работал человек или болел.
Если работник лечился в стационаре и это отражено в больничном листе, то не нужно возмещать ему расходы на проживание за эти дни (п. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Виды командировочных расходов: суточные, проезд, проживание
Как правило, во время командировки возникают следующие расходы:
- суточные;
- расходы на проезд и проживание;
- иные расходы, связанные с командировкой и возмещаемые работнику по согласованию с руководителем организации.
Рассмотрим порядок учета расходов подробнее.
Размер и нормы суточных за каждый день командировки
Это суммы, которые должны компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Суточные платятся за каждый день командировки (и рабочие, и выходные, и дни болезни в командировке). Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте, то есть он ничем не ограничен (ст. 168 ТК РФ).
Вся сумма суточных (без ограничений) учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН. А вот для НДФЛ и страховых взносов не облагаются следующие суммы суточных (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):
- 700 руб. в день для командировок по РФ;
- 2 500 руб. в день для командировок за рубеж.
Отметим, что если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Расходы на проезд к месту командировки и обратно
При наличии подтверждающих документов (билеты, посадочные талоны, квитанции) эти расходы можно учесть в полной сумме. Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Если в электронном билете на самолет или поезд выделен НДС, то налог можно принять к вычету без счета-фактуры (Письмо Минфина от 30.11.2020 № 03-07-11/104225).
Если работник в командировке оплачивал такси, то у него должен быть чек ККТ.
Расходы на проживание в командировке
Расходы на гостиницу или аренду квартиры также можно учесть в расходах в полном размере при наличии подтверждающих документов. Облагать эти суммы НДФЛ и страховыми взносами не требуется.
Если в счете гостиницы будет отдельно выделена оплата питания (например, завтрака) и руководитель примет решение возместить ее работнику, то эту сумму учесть в расходах не получится. Кроме того, ее надо обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь расходы на питание уже компенсируются работнику суточными.
Прочие расходы в командировке
У командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Например, при загранкомандировке работник может оплатить визу и обязательную медицинскую страховку. Или в командировке работник может потратить деньги на телефонную связь. Решение, возмещать или нет работнику определенные расходы, оплаченные им в командировке, принимает руководитель. Если он признает расходы обоснованными и необходимыми, то при наличии должного документального подтверждения эти расходы можно будет учесть в том же порядке, что расходы на проезд и проживание.
Однодневная командировка: какие особенности
Даже если работник направлен в командировку всего на 1 день, то оплата происходит в том же порядке, что при многодневной командировке. То есть за этот день выплачивается средний заработок или двойная дневная ставка в зависимости от того, работал сотрудник в свой рабочий день или в выходной.
При однодневных командировках по России суточные не платят. А вот при загранкомандировках выплачивают 50% установленной нормы (п. 11, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, ЗО и ХО
Правительство РФ приняло отдельное постановление, касающееся командировок на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей работников организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (Постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915). В частности, командированным:
- выплачивается средняя заработная плата в двойном размере;
- выплачиваются суточные в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
- выплачиваются безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.
Планируемые поправки по командировкам
Минтруд разработал поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Планируется прописать, что при проживании в гостинице срок командировки будут подтверждать договор, кассовый чек или БСО (Проект).