Бухгалтерия — самостоятельная структурная единица, она находится в центре всех интересов организации и на пересечении всех ее подразделений:
- администрации;
- отдела кадров,
- основного производства;
- юридического отдела;
- других структурных подразделений.
Отовсюду идут бумаги, первичные документы, информация: из отдела кадров — по начислению зарплаты, от администрации — приказы и распоряжения, с производства — требования, складские свидетельства, документы по готовой продукции и реализации, из юротдела — договоры и допсоглашения. И все это обрабатывает и хронологизирует бухгалтерская служба.
И, конечно, должен быть человек, который отвечает за организацию учетного процесса. Такой человек — главный бухгалтер.
Главный бухгалтер — центральная фигура в бухгалтерском учете. Перечислим его основные задачи:
- Требовательность и контроль. Требования главбуха в части оформления документов утверждены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и никто на предприятии не может их игнорировать. Применяемая первичка, методология учета, способы организации документооборота — все это закрепляется в учетной политике компании, ее выполнение тоже контролирует главный бухгалтер.
- Отстаивание интересов бухгалтерии. Главбух как руководитель должен показать, что бухгалтерия — не хуже, чем, например, производственный отдел, или транспортный, или отдел кадров: это такая же структурная единица, где работают живые люди, где могут быть внутренние конфликты, противоречия и даже неприятные инциденты с другими отделами. Отстаивать интересы своих подчиненных — задача главбуха.
- Обеспечение документооборота с другими подразделениями, своевременная передача первички. А еще есть оборот материальных ценностей, оргтехники, информационный и программный обмен. И это тоже обеспечивает главный бухгалтер.
Основной показатель грамотного руководства бухгалтерией — отсутствие нареканий внутри отдела, от других подразделений, со стороны начальства и контролирующих служб.
Как известно, кадры решают все. Удовлетворение потребности организации в кадровом составе бухгалтерии — тоже задача главного бухгалтера. И, конечно же, мнение главбуха учитывается при разработке кадровых внутренних документов: штатного расписания, графика отпусков и других.
Остановимся на вопросах кадрового менеджмента в бухгалтерии.
Расчет кадровой потребности бухгалтерской службы
Штат бухгалтерии зависит от:
- масштаба предприятия: чем оно больше, тем больше учетной работы;
- вида деятельности: в производстве операций и документов больше, в услугах — меньше;
- объема текущей оперативной работы;
- наличия (отсутствия) дистанционной занятости на предприятии;
- привлечения сторонних специалистов на временную занятость: на период инвентаризации, внутренних проверок, в летний период;
- функций, возложенных на бухгалтерию, напрямую не связанных с бухучетом: например, сдача СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.
Кадровый учет часто дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе, особенно на микропредприятиях. Не будем рассуждать, хорошо это или плохо, но такое есть. А значит, главному бухгалтеру придется решить, как закрыть эту дополнительную трудовую функцию имеющимися средствами.
Профстандарт «Бухгалтер»: какие требования и кто обязан применять
Читать статью
Подбор и расстановка кадров по участкам работы
Для рациональной расстановки людей по трудовым участкам главбух должен быть не только менеджером, но и немного психологом: нужно иметь представление, кто на каких участках лучше ориентируется.
Поэтому главный бухгалтер обязан:
- знать все участки ведения учета досконально — и тогда он сможет грамотно поставить задачу и проверить результат работы;
- уметь объяснить подчиненному его объем занятости;
- участвовать в собеседовании кандидатов на вакансии, чтобы выявить компетенции кандидата на тот или иной участок работы.
Основные участки бухгалтерской службы, по которым необходимо распределить кадровый потенциал: зарплата, материалы и внеоборотные активы, реализация (сбыт, готовая продукция), касса, налогообложение, отчетность.
Составление отчетности — мегаответственный участок бухгалтерской работы, поэтому разумно его взять главбуху на себя.
Эргономика в работе бухгалтерской службы
Эргономика — процесс организации труда, направленный на создание безопасных, комфортных условий с целью повышения производительности.
Эргономические параметры работы бухгалтерии:
- Контроль первички и входящих бумаг. На рабочих столах должны быть только текущие (оперативные) документы. Проведенные и отработанные не копите, а быстро подшейте в соответствующие папки.
- Комфортные условия труда. Неудовлетворенность рабочей обстановкой — причина «текучки» кадров: прессинг главбуха, отсутствие удобств (слабая освещенность, неудобное рабочее место).
- Техническая оснащенность. Скоростной интернет и лицензионное ПО, поддержка технических специалистов, обслуживающих бухгалтерию, — все это звенья эффективной работы.
- Готовность главбуха обсуждать с подчиненными проблемы, преобразования и уклады работы бухгалтерии. Это любые вопросы, которые возникают в коллективе — от человеческих отношений до покупки чайника.
Бухгалтерский учет — бесконечное развитие. Новые стандарты, законы, указания, инструкции, письма, методические рекомендации — это надо ежедневно мониторить и оперативно исполнять.
Но бухучет — не только дебет-кредит, но и знание смежных направлений: трудового, гражданского законодательства, а если бухгалтер работает на промышленном предприятии, то и технологии производства.
Способы повышения профессиональных компетенций бухгалтера:
- участие в семинарах, вебинарах, мастер-классах, проводимых учебными центрами и профсообществами;
- повышение квалификации членам ИПБ РФ, аудиторам;
- профпереподготовка бухгалтеров на заместителя главбуха, внутреннего контролера или аудитора, сотрудника финансового блока;
- организация стажировок молодежи;
- освоение новых направлений и бухгалтерских методик: МСФО, автоматизация, ЭДО, работа с государственными информационными ресурсами (онлайн-кассы, «Честный знак», «Меркурий» и др.), проявление должной экономической осмотрительности при работе с контрагентами, поиск и обработка информации.
Мы все психологически идем за лидером и равняемся на лучший результат. Выработать качества лидера, поставить себя в коллективе и стать примером для подчиненных можно только одним способом — собственным профессионализмом.
Соответствуйте профстандарту «Бухгалтер»: пройдите обучение, подтвердите профессионализм и получите диплом в Контур.Школе
Повысить квалификацию
Решение общечеловеческих и организационных моментов в области управления бухгалтерским коллективом — тоже задача главбуха. Нужно продумать, как обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, спланировать рабочие мероприятия, проработать нормы этики.
Взаимозаменяемость сотрудников
Взаимозаменяемость персонала предполагает освоение работниками смежных функций. Это обязательное условие современного бухучета. На период временного отсутствия специалисты должны уметь заменять друг друга.
Золотое правило: временное исполнение чужих обязанностей должно выполняться специалистом аналогичной квалификации. Замена меньшего большим — расточительство кадрового потенциала, замена большего меньшим приведет к завалу работой.
Способность заменить коллегу — показатель профессионализма бухгалтера. И еще один плюс взаимозаменяемости: бухгалтер, который знает несколько участков учета, владеет несколькими параллельными компетенциями, сможет реализовать себя на любом предприятии и при необходимости быстро трудоустроится на новое место работы.
Планирование бухгалтерских мероприятий
С участием бухгалтера проводится большое количество рабочих мероприятий. Для эффективной работы распланируйте периоды:
- отпусков: у главбуха и зама они должны быть разведены во времени, а отпуск бухгалтера по зарплате — максимально удален от срока начисления;
- работы с внешними проверяющими — ПФР, ФСС, ФНС: посмотрите графики проверок, выделите наиболее компетентных сотрудников по профилю проверки;
- ежегодного аудита: продумайте, кто из бухгалтеров будет общаться с аудиторами, а также кто заменит этого сотрудника на его постоянном участке работы;
- ежегодной инвентаризации: решите, сколько бухгалтеров будет в ней занято, и как будет выполняться работа во время их отсутствия.
Таким образом, нужно определить: перечень мероприятий, кто будет в них участвовать со стороны бухгалтерии, а также заменяющих сотрудников.
Отношения с подчиненными
Бухгалтерская профессия — это бесконечные отчеты, документы, проверки. Жизнь бухгалтера фактически подстраивается под работу. В свою очередь, главбуху стоит пойти навстречу подчиненным, когда им это необходимо.
Сдвиньте рабочие часы, если сотрудник перед работой должен заскочить в детский сад или добирается на службу издалека. Рассмотрите перевод на дистанционную работу: например, бухгалтера по учету материальных ценностей.
Если нет серьезного повода, не беспокойте подчиненных в выходные дни и поздно вечером.
Профессиональная этика бухгалтера
Бухгалтер владеет конфиденциальной информацией, разглашение которой не только неэтично, но и преследуется по закону. Кто сколько получает, сколько стоит машина руководителя, какой диагноз стоит в больничном коллеги, замужем ли сотрудница, на кого и по какому поводу пришел исполнительный лист — эта и подобная информация должна остаться в бухгалтерии.
И еще один этический момент. Бухгалтер в последнее время стал проводником законов «от чиновников до народа». Многие люди не понимают тех вещей, которые являются ежедневной работой бухгалтера: что такое имущественный вычет, как считаются налоги с зарплаты, как заполнить 3-НДФЛ.
К кому обратиться с этими вопросами? Кто-то полезет в интернет, а кто-то постучится в дверь с надписью «Бухгалтерия».
Бухгалтер относится к той категории профессиональных служителей финансового Олимпа, которые не откажут своим коллегам: дадут исчерпывающую информацию, помогут подготовить документы. Создание благоприятного микроклимата в бухгалтерии было и остается функцией главного бухгалтера.
Подготовила Ольга Якушина, редактор
Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.
Стиль управления от главбуха
В психологии управления существует 3 типа лидерства — авторитарный, либеральный и демократический. В зависимости от того, какой стиль выбирает главный бухгалтер в компании может складываться все дальнейшее взаимодействие в коллективе.
Авторитарный стиль
Жесткий директивный стиль взаимодействия с сотрудниками, когда указания раздаются как в армии, все должно быть строго и четко. Возможно, при таком варианте все будет четко и без сбоев, но зато с возможными нервными срывами у коллег, потому что не все могут выдержать жесткий стиль руководства, отсутствие эмпатии и прочих важных элементов для нормальной работы.
Демократический стиль
Данный стиль предполагает, что построение работы в команде между лидером, т.е. главным бухгалтером и его подчиненными будет построено на взаимовыгодном сотрудничестве. Именно при таком стиле взаимодействия все сотрудники понимают, что даже от мелких действий каждого из них зависит общий успех всей компании и стараются не подводить руководителя в разных ситуациях.
Либеральный стиль
В либеральном стиле руководитель старается не оказывать давления на сотрудников и позволяет им реализовывать различные задачи без контроля и напоминаний с их стороны. Сотрудники чувствуют себя максимально расслабленными, но в то же время понимая, что их действия необходимы для достижения результатов всей организации.
Что же выбрать главбуху, чтобы максимально эффективно отладить систему взаимодействия в коллективе? Комбинацию либерального и демократического стиля управления, сотрудники должны чувствовать, что не просто выполняют задачи по указке начальства, но при этом имеют возможность предложить свое решение, попросить помощи, развиваться и не ограничиваться рутинными делами.
Чтобы механизм либерально-демократического главбуха заработал бесперебойно, ему нужны разные системы помощи, которые увеличат производительность и скорость взаимодействия между сотрудниками. Давайте поговорим о таких чудо-помощниках.
CRM системы в бухгалтерии
Незаменимым помощником для главного бухгалтера в вопросе налаживания связей станут CRM-системы. Удобный автоматизированный процесс исключает множество ошибок из-за человеческого фактора, а также позволяет оперативно наблюдать за происходящей ситуацией в компании.
1. Все процессы собираются в единый поток, менеджеры и бухгалтеры теперь могут работать в одной системе. Представьте, сколько денег теряет компания из-за нерасторопности бухгалтера или забывчивого менеджера. Не надо увольнять этих сотрудников, они могут быть классными специалистами, просто с определенными особенностями, с которыми справится CRM-система. Теперь менеджеру не придется записывать все задачи на бумаге, постоянно напоминать бухгалтеру о первичных документах, все это можно сделать в одной единой системе.
Почитайте о том, как компания перестала терять по 800 тысяч рублей из-за нерасторопных сотрудников после внедрения CRM.
2. Подготовка отчетности вечная проблема для бухгалтера, нужно собрать и свести воедино большой массив данных, уточнить откуда появилась та или иная цифра и в итоге, отчетный период затягивается почти на месяц, а все остальные процессы в этом месяце замирают. Чтобы не тормозить работу компании можно просто сформировать задачи в системе для каждого сотрудника и потом очень быстро свести все цифры.
Познакомьтесь с возможностями CRM от S2 по отчетности и аналитике.
3. CRM систему можно легко интегрировать с 1С и синхронизировать данные по компаниям, сделкам, контрактам и т.д. И все изменения, внесенные в 1С автоматически будут отражаться в CRM и наоборот.
S2 предлагает комплексное решение по интеграции CRM и 1С.
Чтобы бухгалтерия заработала без сбоев не всегда поможет только автоматизация процессов, ведь, когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет. Чтобы не быть лебедем, раком и щукой, важно сначала выстроить психологическое доверие в коллективе, а уж потом автоматизировать процессы, которые будут только помогать, но не заменять полностью человека.
Попробуйте бесплатно CRM систему от S2.
- Должностная инструкция главного бухгалтера
- Должностная инструкция главного бухгалтера (профстандарт)
- Должностная инструкция главного бухгалтера (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция главного бухгалтера (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция главного бухгалтера (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция главного внутреннего контролера экономического субъекта
- Должностная инструкция главного экономиста
- Должностная инструкция директора департамента бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция директора департамента бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция директора департамента бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция директора департамента внутреннего контроля
- Должностная инструкция директора департамента консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция директора отдела бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция директора отдела бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция директора отдела бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция директора по аудиту и консалтингу
- Должностная инструкция директора по бухгалтерскому аутсорсингу
- Должностная инструкция директора по внутреннему контролю экономического субъекта
- Должностная инструкция директора по операционному управлению
- Должностная инструкция директора по развитию бизнеса
- Должностная инструкция директора службы бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция директора службы бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция директора службы бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция директора службы консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция директора управления бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция директора управления бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция директора управления бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция директора управления консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера
- Должностная инструкция заместителя руководителя экономического субъекта по внутреннему контролю
- Должностная инструкция коммерческого директора
- Должностная инструкция начальника бюро планово-экономического отдела
- Должностная инструкция начальника департамента бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция начальника департамента бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция начальника департамента бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция начальника департамента консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция начальника отдела бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция начальника отдела бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция начальника отдела бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция начальника отдела организации и оплаты труда
- Должностная инструкция начальника планово-экономического отдела
- Должностная инструкция начальника планово-экономического отдела
- Должностная инструкция начальника планово-экономического отдела
- Должностная инструкция начальника подразделения по аудиту и консалтингу
- Должностная инструкция начальника службы бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция начальника службы бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция начальника службы бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция начальника службы консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция начальника управления бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция начальника управления бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция начальника управления бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция начальника управления внутреннего контроля
- Должностная инструкция начальника управления консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция начальника финансового отдела
- Должностная инструкция начальника финансового отдела
- Должностная инструкция руководителя группы планово-экономического отдела
- Должностная инструкция руководителя департамента бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция руководителя департамента бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция руководителя департамента бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция руководителя департамента консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция руководителя отдела бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция руководителя отдела бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция руководителя отдела бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция руководителя отдела внутреннего контроля
- Должностная инструкция руководителя сектора внутреннего контроля
- Должностная инструкция руководителя службы бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция руководителя службы бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция руководителя службы бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция руководителя службы консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция руководителя управления бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта)
- Должностная инструкция руководителя управления бухгалтерского учета (составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта, имеющего обособленные подразделения)
- Должностная инструкция руководителя управления бухгалтерского учета (составление и представление консолидированной отчетности)
- Должностная инструкция руководителя управления консолидированной финансовой отчетности
- Должностная инструкция руководителя централизованной бухгалтерии
Должностные инструкции руководителей и заместителей руководителей бухгалтерии, экономики, финансов, аудита, внутреннего контроля предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
Должностные инструкции содержат конкретный перечень должностных обязанностей руководителей и заместителей руководителей бухгалтерии, экономики, финансов, аудита, внутреннего контроля, с учетом особенностей организации труда и управления, а также прав, ответственности и компетентности работников. При необходимости должностные обязанности, включенные в должностные инструкции определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
Должностные инструкции для каждой должности имеют три основных раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».
В разделе «Должностные обязанности» содержится перечень основных трудовых функций, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию по должностям служащих.
В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и иных нормативных правовых актов, положений, инструкций и других документов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
В разделе «Требования к квалификации» определены необходимые для выполнения должностных обязанностей уровень профессиональной подготовки работника, удостоверяемый документами об образовании, а также требования к стажу работы.
В целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников учреждения возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей должностной инструкцией. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации.
Должностное наименование «старший» применяется при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должность «старшего» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы.
Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Требования к квалификации», но обладающие достаточным практическим опытом и компетентностью, выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.
Способы ведения учета
Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.
Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:
- Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
- Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
- Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.
Численность сотрудников
Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.
Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».
Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)
А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.
Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.
Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:
Ч=(Т/1910) х Кн, где
Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;
Кн — коэффициент невыходов:
Кн=1+(Пн/(100), где
Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т.п.).
1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.
Трудоемкость всех основных учетных функций приведена в таблицах (часть 3 нормативов).
Пример
Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.
Ч=(4000/1910) х 1,15=2,40
По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.
Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.
Структура бухгалтерии на предприятии
В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.
Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.
Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.
В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.
При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:
- Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
- Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
- Производственный: калькулирование себестоимости.
- Реализации: выписка документов покупателям.
- Материальный: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
- Налоговый: начисление обязательных платежей.
Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:
Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.
Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.
Альтернативный вариант ведения учета
Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.
Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета
Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.
Преимущества работы с профессиональной командой наиболее ярко проявляются в форс-мажорных ситуациях: «уход» базы, необходимость срочного восстановления учета, внезапные проверки налоговых и правоохранительных органов.
Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов» при неожиданном визите проверяющих. Работники далеко не всегда знают свои права и обязанности при общении с инспекторами или полицейскими, поэтому нередко исполняют их незаконные требования, что может повредить организации в дальнейшем.
Если учет ведет наша команда — вы готовы к проверке в любой момент. Все необходимые документы оформлены и подшиты, база данных актуализирована и соответствует бумажной информации.
Вывод
Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.
Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Это уже готовые документы «под ключ»:
- с прописанными должностными обязанностями,
- системой мотивации,
- корпоративной культурой,
- проверочными упражнениями для отбора персонала
- и другими документами и методиками.
То есть всё, что необходимо для нормально выстроенного бизнес-процесса и администрирования работы своих сотрудников.
В ОТЛИЧИЕ от многочисленных разрозненных материалов по данной теме в Интернет, это ГОТОВЫЙ (системно выстроенный и проверенный на практике), пакет документов для РАБОТОСПОСОБНОЙ торговой компании. С ним можно как начинать, так и продолжать успешную бизнес-деятельность.
Технологии, описанные в пакете, были разработаны после многолетнего консалтинга множества предприятий, консультирования руководителей и специалистов – поэтому с большой степенью вероятности многое подойдет для работы сразу. А если – не сразу, то несложно будет адаптировать документы «под себя» по готовым ЗАПОЛНЕННЫМ ШАБЛОНАМ (что убрать, что-то добавить, а что-то заменить), НЕ создавая заново.
Более того, в пакете не только созданы готовые документы, но и даны рекомендации и методические пояснения, как что сделано, раскрыты технологии и методики работы – для применения в Вашей деятельности. Таким образом, есть собственно материалы и есть СОПРОВОЖДЕНИЕ к ним.