Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Цели и задачи управления
- Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
- Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
- Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.
Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.
Задачи управления закупочной деятельностью
Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:
- анализ рынка цен на сырье;
- приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
- контроль качества закупок;
- непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
- поиск новых партнеров;
- организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.
Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
Принципы управления закупками
Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.
Принцип планомерности
Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.
Принцип оперативности
Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.
Принцип экономичности
Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.
Принцип технологичности и автоматизации
Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.
Принцип периодичности
Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.
Принцип централизации
Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.
Оптимизация процесса: как повысить эффективность
Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:
- Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
- Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
- Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
- Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.
Ошибки при управлении закупками
Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления
Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.
Ошибка 2. Отсутствие мотивации
Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.
Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами
Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.
Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов
Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.
Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок
Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.
Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии
В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.
Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства
При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.
Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.
Управление закупочной деятельностью подразумевает настройку и поддержание перечисленных аспектов.
Бизнес-процессы отдела закупок
Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:
- товародвижение
- документооборот
- распределение ответственности и функциональных обязанностей
В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок.
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.
В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:
- Алгоритм формирования заявки Поставщику
- Правила согласования заявки с Поставщиком
- Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
- График заявок поставщикам
- Принципы выбора поставщиков
- Алгоритм предотвращения дефицита товара
- Алгоритм работы с товарными излишками
и многое другое.
Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.
Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия
Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:
-
- Сотрудников склада
- Логистов
- Бухгалтерию
- Финансово-экономический
- отдел
- Юридическую службу
- Информационно-технический отдел
- Отдел продаж или магазины предприятия
- Маркетологов
- Службу безопасности
- Руководство предприятия
Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.
Культура постоянного совершенствования в отделе закупок
Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:
- Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
- Мини-лекции с домашним заданием
- Подготовка интересных тестовых заданий
Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.
Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок
В заключении хочу сказать, что руководитель отдела закупок несет полную ответственность за управление закупочной деятельностью:
- за ее организацию
- за ее контроль
- за ее совершенствование
- а также, за внутренний рейтинг отдела закупок на предприятии.
Об этом я рассказываю на тренинге «Точные закупки» и «Переговоры в закупках».
- Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
- Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д.
- Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
- Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д.
- Управление закупками – одна из самых важных сфер деятельности Предприятия. Именно поэтому необходимо тщательное управление закупками как в рознице так и на оптовых предприятиях.
- Закупки – это основная сфера деятельности в области управления материально-техническим обеспечением
- Управление закупками на предприятии осуществляется отделом, отвечающим за закупочную деятельность
- Закупки являются самой важной деятельностью в любой организации
- Закупки – это первое, что влияет на стоимость продукта
- От управления закупками зависит прибыль компании
- Управление закупками охватывает также такие области как аутсорсинг и инсорсинг
- Управление закупками – это управление закупочным процессом и всех связанных с ним аспектов. В производственных предприятиях закупки составляют около 70% от оборота, а в сервисных компаниях – 40% от оборота.
По данным исследования 1% сэкономленный в процессе закупок может повысить доход всей Компании на 2-3%!!!
Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов и создает прочные отношения с поставщиками.
Содержание
- Цели и задачи отдела закупок
- Принципы Управления Закупками (7 R)
- Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
- Закупочный процесс
- Процесс Управления Закупками
- Планирование закупок
- Отчет по закупкам
Цели и задачи отдела закупок
- Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
- Снижать расходы отдела закупок
- Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
- Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
- Заниматься обучением и развитием работников отдела
- Вести четкий и актуальный учет всех сделок
- Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
- Участвовать в усовершенствованиях продукта
- Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
- Избегать дефицита товара
- Разрабатывать нормы и методики
Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.
Принципы Управления Закупками (7 R)
- Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
- В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ
- От надлежащего ИСТОЧНИКА
- По надлежащей ЦЕНЕ
- Доставленный в нужное МЕСТО
- В надлежащее ВРЕМЯ
- Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ
Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
- Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
- Отправить запрос продавцам (поставщикам)
- Получить предложения от продавцов
- Сравнить предложения
- Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
- Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
- Контролировать действия Продавца
- Получение и осмотр товара
- Помещение на склад и внесение в базу данных
- Получение счета и оплата
Закупочный процесс
Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:
- Исследование рынка
- Определение требований
- Одобрение
- Сравнение вариантов
- Принятие решения о закупке
- Размещение заказов
- Получение товаров и услуг
- Учет товаров и услуг
- Получение счетов и их оплата
- Дебет-нота в случае дефекта товара
Процесс Управления Закупками
Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:
- Планирование закупок
- Отслеживание закупок
- Составление отчетов по закупкам
- Переговоры (Обсуждение)
Планирование закупок
Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:
- Составление проекта закупок и разработка обязанностей
- Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
- Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
- Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
- Назначение супервайзеров
- Создание напоминаний
- Контроль и оценка
Отчет по закупкам
Отчет по закупкам включает в себя:
- Сопоставление текущих и ожидаемых цен
- Расчет задач для закупки и статистики проекта
- Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
- Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)
Значение управления закупками.
Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.
Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара. Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается, что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании».
(Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)
Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела закупок»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела закупок бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела закупок
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ЗАКУПОК
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела закупок _____________________________________________ (далее – «компания»). Название учреждении
1.2. Начальник отдела закупок относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела закупок должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела закупок и освобождение от нее осуществляется на основании приказа генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.
1.5. Подчиняется начальник отдела закупок непосредственно коммерческому директору или лицу, его замещающему и выполняет поручения генерального директора.
1.6. Если начальника отдела закупок отсутствует, то временно его обязанности исполняет менеджер по закупкам, который несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, назначается он коммерческим директором.
1.7. Начальник отдела закупок является членом расширенного состава совета директоров компании, по поручению совета директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня совета.
1.8. Начальник отдела закупок должен знать:
— предъявляемые требования компании к качеству товаров;
— финансовую и хозяйственную практику, сложившуюся в сфере закупок;
— методы и порядок закупок продуктов питания;
— порядок заключения договор с поставщиками и контроля за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов;
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания;
— организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом.
1.9. Критерии оценки деятельности:
— организация постоянной и бесперебойной работы отдела закупок;
— выполнение планов предприятия по марже;
— экономия расходов, растраченных в отделах;
— отсутствие негативных оценок от руководства компании и руководства коммерческой службы и необоснованных претензий со стороны структурных подразделений;
— соотношение ходовых позиций товаров и неходовых (оптимизация ассортимента);
— соблюдение бюджета закупок;
— выполнение плана, определяющего экономию затрат на покупку и хранение товара;
— постановка эффективной закупочной политики компании.
II. Функции
На начальника отдела закупок возлагаются следующие функции:
2.1. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на приобретаемую продукцию.
2.2. Организация и руководство закупками по всему ассортименту товара, представленного компанией.
2.3. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен компании.
2.4. Формирует ассортимент.
2.5. Устанавливает объемы закупок.
2.6. Принимает участие в ценообразовании.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела закупок исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществляет руководство работой отдела закупок, поддерживая хорошие рабочие взаимоотношения среди сотрудников.
3.2. Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
3.3. Выполняет поручения по работе, исходящие от руководства компании.
3.4. Выполняет операции по закупке товаров, а именно:
— определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке;
— определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками.
3.5. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
3.6. Осуществляет контроль над складскими запасами по всем ассортиментным группам.
3.7. Оптимизирует закупочную политику (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе), учитывая изменения покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
3.8. Проводит изучение маркетинговой информации, коммерческих предложений и рекламных материалов с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании.
3.9. Систематически анализирует статистику по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, по итогам анализа обеспечивает корректировку закупочной политики.
3.10. Осуществляет организацию взаимодействия своего отдела с остальными отделами коммерческой службы, службы генерального, финансового и исполнительного директоров.
3.11. Принимает решения о необходимых компании изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее).
3.12. Принимает решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении.
3.13. Согласует свои решения, если это необходимо с коммерческим директором.
3.14. Взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками, контролирует состояние кредиторской задолженности компании, возникшей в связи с закупками товара.
3.15. Готовит формы отчетности и сметы, которые установлены для отдела.
3.16. Контролирует правильность сведений в отчетностях и сметах, подтверждает (визирует) их достоверность, следит за исполнением смет.
3.17. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
3.18. Осуществляет контроль за предоставлением компании наиболее выгодных и благоприятных условий оплаты.
3.19. Рассматривает и, исходя из экономических интересов компании, утверждает предложения менеджеров отдела, по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
3.20. Осуществляет разработку вместе с финансовой службой еженедельного графика выплат поставщикам компании, вместе ведут учет затрат компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
3.21. Регулярно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
3.22. Организует претензионную работу с производителями и поставщиками, если ими нарушены договорные обязательства, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
3.23. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на компании распоряжений, приказов, инструкций и т.д., а так же обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела.
3.24. Занимается разработкой предложений по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела, а так же разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников и повышению их мотивации.
IV. Права
Начальник отдела закупок имеет право:
3.1. Обращаться к руководству компании с предложениями по улучшению деятельности отдела закупок.
3.2. Обращаться к коммерческому директору с представлениями:
— о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок;
— о поощрении или наложении взысканий на работников.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.4. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений компании.
3.5. Действовать от лица компании, представлять интересы компании во взаимоотношениях с другими организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
3.6. Обращаться лично или по поручению руководства компании к руководителям подразделений и специалистам с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для исполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства компании, которые касаются закупок и сбыта продукции.
V. Ответственность
Начальник отдела закупок несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
5.4. В случае допущения ошибок в процессе организации закупок, которые привели к низким показателям реализации товара, в пределах переменной части заработной платы.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
На закупки приходится до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками критически важна.
Проведя такую оптимизацию, компания может сильно изменить сальдо в положительную сторону, а это равноценно увеличению дохода.
Закупки включают в себя следующие этапы:
- Определение потребности компании в разных ресурсах. Потребность со временем может меняться в обе стороны.
- Определение списка необходимых ресурсов и требований к каждому из них: качество, характеристики.
- Составление списка потенциальных поставщиков для каждого вида ресурсов.
- Сбор предложений от потенциальных поставщиков с помощью переговоров, конкурсов, тендеров.
- Выбор поставщика, исходя из привлекательности предложений и репутации.
- Формирование заказов, заключение договоров.
Поскольку закупки всегда предполагают взаимоотношения компании с контрагентами, то оптимизация этой области помогает улучшить взаимодействие и получить хорошую деловую репутацию, сократив при этом и время прохождения бизнес-процесса закупки.
Типичные проблемы закупок
Проблемы, с которыми сталкивается почти каждая компания, когда проводит закупки:
- Затягивание процесса. Это происходит по причине многократной отсылки документов от одного специалиста к другому, длительного согласования.
- Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.
- Трудности отслеживания на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.
Излишне забюрократизированный, не оптимизированный процесс закупок не только снижает скорость всех связанных с закупками бизнес-процессов, но и делает их непрозрачными. Компания не может понять, насколько ей выгодно сотрудничество с тем или иным поставщиком — а между тем, это совершенно необходимо делать, если компания стремится сократить издержки.
Системы для оптимизации закупок
Системы управления закупками предназначены именно для того, чтобы разобраться с перечисленными выше трудностями. Чтобы решение проблемы было полноценным и всеохватным, потребуется оптимизировать все этапы закупок.
1. Выбор и «прописка» поставщика
Планирование является самым важным этапом, потому что именно на нём принимается решение, у кого закупать и по какой цене. Система управления закупками заносит всех поставщиков, с которыми работает предприятие, в унифицированную базу, в которой также фиксируются цены и другие важные данные. Самое главное преимущество в том, что в базе отражены типичные «маршруты», по которым проходят переговоры о закупках с конкретной компанией, то есть вся цепочка лиц, принимающих решения на каждом этапе, с их контактными данными.
Знание всего этого помогает быстро пройти по цепочке и сократить время от первого обращения до получения результата.
Задача «Определить победителя конкурса» глазами пользователя в системе Comindware Управление закупками
2. Проведение закупок по графику
Система напомнит, что пришло время сделать очередные закупки, и напомнит заранее, чтобы было время согласовать и подписать документы, а купленные товары успели прибыть на склад.
Поскольку большинство систем данного типа интегрируется с другими программами, то вы будете получать уведомления не только о закупках, которые проводятся регулярно по истечении конкретного срока, но и о тех, которые проводятся каждый раз, когда нужные ресурсы подходят к концу.
Это помогает исключить срыв или задержку поставок, которые могут привести к простою предприятия или другим неприятным последствиям.
Визуализация отчетов в системе Comindware Управление закупками
3. Заключение, согласование, подписание договора
Руководитель всегда может увидеть, на каком этапе находится процесс, на ком из сотрудников он «застрял», если подобное случилось.
Системы автоматизации закупок поддерживают все возможности, которые требуются для полноценного документооборота на современном уровне. Сюда относятся системы защиты документов, такие как электронная подпись. Все документы – подписанные или находящиеся в процессе оформления – заносятся в базу и в любой момент могут быть просмотрены. Благодаря этому появляется возможность контролировать процесс закупок от начала и до конца.
Процесс согласования договора в Comindware Управление закупками
Преимущества системы управления закупками
Компания, внедрившая такую систему получает множество преимуществ:
- Эффективное управление временем сотрудников. Каждый из них видит первостепенные задачи по закупкам, которые должен выполнить, и всегда знает, какие из них он должен обработать в первую очередь.
- Прозрачность маршрутизации заказов. Благодаря единой базе всегда есть информация, к кому из представителей контрагентов нужно обратиться на каждом этапе. В итоге система выстраивает единую цепочку, где участвуют и представители контрагента, и сотрудники вашего предприятия. Она создаёт последовательность действий и рассчитывает, какие сотрудники должны взаимодействовать друг с другом на каждом этапе.
- Между отделами вашей компании налаживаются оптимальные коммуникации, по которым быстро передаётся информация о задачах и затруднениях.
- Счета и другие документы обрабатываются автоматически. Информация из них также заносится в единую базу. Если необходимо подписать документ, он сразу отправляется нужному сотруднику либо руководителю.
- Если требуется скорректировать или отменить закупку, для этого тоже предусмотрены специальные инструменты.
Вы можете создать свое решение на базе Comindware Business Application Platform или приобрести готовую систему управления закупками, которая разработана с учетом десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях.
Достоинства SRM-систем на базе Comindware Business Application Platform:
- Легко подстраивается под бизнес.
- Руководство и сотрудники могут сами вносить изменения в работу программы, для этого не требуется обращаться к разработчикам или нанимать в штат IT-специалистов.
- Простая интеграция с другими программными решениями.
- Единицей, с которой работает программа, является бизнес-процесс. Всё выстраивается вокруг процесса, что позволяет пройти все этапы: от заявки до подписания договора и отгрузки товара.
- Возможность работы с документами как на уровне процессов, так и на уровне данных.
- Нет лишних функций — нет лишних расходов.
Любое решение, будь то кастомная разработка средствами платформы или готовая система Управление закупками, можно масштабировать по мере развития компании. Используйте те же системы при автоматизации других бизнес-процессов, чтобы в разы сократить стоимость и сроки внедрения необходимых решений на конкретном этапе развития своего бизнеса.
Попробуйте Comindware Business Application Platform, заказав демонстрацию возможностей продукта бесплатно.
Заказать демо
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.