С мероприятиями по руководству проектами

Любая компания — это проект, каждое направление бизнеса внутри компании — проект, и работа с конкретным заказчиком тоже проект. Пока таких проектов немного, а бизнес только начинается, все задачи руководитель может держать в голове. По мере роста бизнеса возникает необходимость в поиске проджект-менеджеров, одного или нескольких, для передачи им управления проектами. Проектный менеджмент — отдельная непростая работа, которая помогает повысить эффективность взаимодействия в команде и быстрее получать конечный результат. Разберемся, что такое управление проектами и что можно сделать проджект-менеджеру чтобы улучшить показатели бизнеса и собственные компетенции.

Коротко о главном

Проекты — ограниченные по времени комплексы мероприятий, каждый из которых предполагает достижение конкретного результата. Например, разработать маркетинговую стратегию для компании А — проект; создать федеральную сеть химчисток — тоже проект; отличия в направленности и в масштабах.

Проджект-менеджер — многорукий многоног, который должен держать в голове десятки подзадач проекта, распределять и знать зону ответственности каждого члена команды, управлять коммуникацией и мотивировать команду работать больше, лучше, качественнее и быстрее. Это и управленец, и медиатор, и администратор в одном лице. Найти хорошего проджекта не слишком легко — это значимая для бизнеса позиция, от которой зависит его общая эффективность.

Управление проектами — способ организации работы команды так, чтобы выполнить все требования к проекту. Уложиться в бюджет, в конкретные сроки, и достичь стратегической цели.

Задачи, которые решает эффективное управление проектами

Управление проектами — инструмент достижения стратегических целей. Грамотное управление проектами помогает:

• выделить важные задачи;

• распределить задачи между людьми с подходящими компетенциями;

• разделить рабочий процесс на подзадачи, а подзадачи — на этапы;

• контролировать результаты, дедлайны и бюджет на каждом этапе;

• упорядочить, а иногда и автоматизировать рутинные процессы;

• оценить результативность работы и команды в целом, и каждого сотрудника в отдельности.

Стандарты управления проектами

Существуют несколько групп стандартов в области управления проектами. Это:

• Частные стандарты. Разрабатываются в компании для проектов определенного типа, например, один стандарт для проектов по созданию сайтов, другой — по их продвижению, третий — по запуску рекламных кампаний в «Яндекс.Директе».

• Корпоративные стандарты. Это общие стандарты для конкретной организации/корпорации, или единая система проджект-менеджмента. Определяет, как правило, общую политику, классификацию проектов, систему оценки результатов. Может включать также детальные описания процессов в виде методической документации.

• Общественные стандарты. Разрабатываются и применяются в обществах специалистов в какой-либо отрасли, например, в генной инженерии или в медицине (даже клятву Гиппократа можно считать примером такого общественного стандарта).

• Международные стандарты. Это стандарты управления проектами, созданные в какой-то одной стране, но благодаря высокой эффективности применяемые во многих странах. Пример такого стандарта — пожалуй, самый известный — PMBOK (Project Management Body of Knowledge). А его современная и нестандартная альтернатива — SCRUM.

Стандарт управления проектами РМВОК

Стандарт РМВОК был принят Американским национальным институтом стандартов для обеспечения управления проектами в космической отрасли и оборонной промышленности еще в 70-х годах прошлого века. Сегодня стандарт получил мировое признание — он используется в 160 странах, в том числе и в России. РМВОК описывает полный жизненный цикл проекта, разбирает его на процессы, а процессы делит на группы. Вот такие:

• Инициация. На этом этапе определяются цели, рассчитывается бюджет, прогнозируются сроки, назначается руководитель проекта. Чем более масштабен проект — тем тщательнее необходимо отработать этот этап.

• Планирование. Этап определяет, как именно будет реализован проект. Утверждается перечень работ, расставляются приоритеты, определяются критерии для оценки эффективности работы, распределяется бюджет. Собирается команда, распределяются обязанности, и для каждой задачи внутри проекта назначается дедлайн (срок выполнения).

• Исполнение. Здесь все очевидно — это реализация всех операций, занесенных в план. Начиная от знакомства проектной команды до определения системы мотивации участников.

• Мониторинг и управление. Суть процессного подхода РМВОК — контроль каждого этапа, а не только конечного итога работы. Такой подход позволяет быстро выявлять ошибки, видеть узкие места, и корректировать действия команды или отдельных сотрудников.

• Завершение проекта. Это сдача проекта заказчику, подписание итоговых документов, получение обратной связи, глобальная оценка качества работ по проекту, выводы, которые пригодятся в будущем.

Читайте также:
7 советов для тех, кто ищет проджект-менеджера, отвечающего за сайт компании

Стандарт управления проектами SCRUM

SCRUM — это совершенно неклассическая система управления проектами, где роль команды становится определяющей; чаще всего используется в сфере digital. Принципы SCRUM — командная работа короткими итерациями-спринтами, и свобода делать то, что люди считают правильным. С одной оговоркой: с готовностью взять на себя ответственность за результаты собственных действий. Проджект в этом случае контролирует сроки и бюджеты, организует совместную работу, но оставляет больше свободы каждому участнику команды.

В команде в этом случае обязательно участвует SCRUM-мастер. Он следит за реализацией проекта, проводит короткие собрания (Scrum meetings) на которых выявляет проблемы, ктуальные здесь и сейчас, и помогает найти пути их решения. На экспресс-собрании каждый член команды отвечает на три вопроса:

• Что ты делал вчера, чтобы помочь команде успешно завершить спринт?

• Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде успешно завершить спринт?

• Какие препятствия ты видишь на пути команды прямо сейчас?

Что важно сделать проджект-менеджеру чтобы проект был успешным

Какую бы систему управления проектами не взяла на вооружение компания, от того, как проджект-менеджер владеет ситуацией в очень большой степени зависит успешность каждого конкретного проекта. Вот что может сделать проджект, чтобы дело шло, как по маслу:

Правильно поставить цели и определить задачи

У любого проекта есть цель — она конкретна, измерима, достижима и имеет срок. Варианты «Мы запускаем новый инструмент, который поможет заказчику проекта получать больше прибыли» — не цель, а намерение. Цель может быть сформулирована так: «Мы разрабатываем интернет-магазин, с помощью которого заказчик будет напрямую продавать свою продукцию в розницу и повысит доходность бизнеса на 5-7 %».

Понимая цель, проджект-менеджер определяет задачи, например:

• собственно разработка сайта;

• прикручивание к нему платежных систем с возможностью сразу оформить и оплатить заказ,

• подключение систем сбора статистики;

• подготовка к продвижению сайта с помощью SEO и контекстной рекламы;

• передача сайта заказчику.

В сложных проектах цели могут уточняться в процессе реализации, а внутри самого проекта всегда есть промежуточные цели.

Определить этапы реализации проекта

Если вновь обратиться к стандарту управления проектами РМВОК, то каждый проект разбивается на этапы для удобства контроля эффективности: инициация, планирование, исполнение, мониторинг/управление и завершение проекта. Проджект-менеджер определяет конкретное наполнение каждого этапа. Например, в случае с разработкой сайта он расписывает, на каком этапе будет проводиться разработка SEO-оптимизированного контента для всех страниц, включая страницы товарных карточек, а на каком — тестирование, выявление и устранение недочетов. Понятно, что при строительстве торгового центра, или при создании новостного портала, или при выводе на рынок нового продукта наполнение каждого этапа будет совершенно разным.

Проект — живой и сложный процесс; внутри каждого этапа проекта могут быть и корректировки, и изменение приоритетов. Задача проджект-менеджера — снижать риски за счет грамотного управления.

Распределить ключевые роли

По данным исследования FinancesOnline от 2022 года больше 39 % проектных команд состоят из 6-10 человек, и еще 30 % — более, чем из 10 человек.

Скрин-выдержка из исследования

Каждому важно знать свою личную задачу и понимать персональную зону ответственности — так члены команды не будут иметь возможности перекладывать ответственность на других. Распределение ролей позволяет решить эту задачу. На проекте есть:

• Проджект-менеджер. Отвечает за все — качество, сроки, ресурсы, расходование бюджета, взаимодействие и взаимоотношения в команде.

• Бизнес-аналитик проекта. Это человек, который помогает определить концепцию проекта, собирает все требования к проекту, тестирует решения, и следит за тем, чтобы результаты работы соответствовали требованиям, определенным на этапе планирования.

• Спонсор проекта. Имеется в виду человек, который участвует в планировании, принимает ключевые решения в рамках проекта, утверждает бюджет и обеспечивает доступность всех необходимых ресурсов.

• Участники проектной команды. Специалисты в разных сферах, которые привлекаются к реализации проекта — либо полностью, либо на каких-то его этапах. Это могут быть и штатные сотрудники, и фрилансеры, и привлеченные консультанты. Каждый их них предоставляет экспертизу в своей области. В частности, нужных людей на проекты в сфере digital можно найти в специализированном каталоге WorkSpace, где представлены почти 9 000 специалистов.

• SCRAM-мастер. Назначается при выборе системы управления проектами SCRUM.

Добиться согласованности действий и взаимопонимания в команде

Группа коллег — это еще не команда. В команду она превращается при определенных условиях:

• каждый понимает объем и характер работы по проекту;

• каждый готов и способен планировать выполнение своих задач с учетом бюджета и сроков;

• каждый вовремя сообщает проджект-менеджеру о проблемах, рисках, отклонениях от плана;

• каждый сотрудничает с другими членами команды и понимает, что они делают общее дело.

Эффективное взаимодействие внутри команды — непременное условие для успешной работы. Для этого проводятся планерки, летучки, пятиминутки или просто периодические встречи/созвоны команды. Хорошо, если такое взаимодействие будет отчасти неформальным; это значит, что в команду желательно подбирать людей, ценности и мировоззрение которых не конфликтуют.

Вести документацию и учет всех работ по проекту

Чтобы справиться с этой задачей, проджект-менеджеру нужен инструмент, который упорядочит рутину, ускорит обмен информацией и освободит время и ресурс для фокусировки на стратегических целях проекта. Скорее всего, это будет таск-менеджер, или планировщик задач — сервис, ориентированный на управление проектами, например, российский планировщик ЛидерТаск. Он объединяет таск-менеджер и CRM-систему, но в данном случае нам интересны возможности по управлению проектами.

Фишка сервиса — а это приложение, которое может работать с любыми системами, от Windows до iOs — в том, что здесь нет ограничений по вложенности задач. Каждый проект можно разбивать на подпроекты, каждый подпроект — на задачи, каждую задачу — на этапы, и везде назначать отдельных исполнителей. Можно разграничить доступ к задачам между участниками команды, возможно и передавать задачи от одного участник к другому по мере продвижения проекта.

Такие возможности серьезно облегчают контроль для проджекта

Все проекты представлены в виде «деревьев» из папок с вложенными подпроектами и задачами, а, чтобы установить дедлайн задачи, достаточно перетянуть ее на нужный день в календаре. В каждой задаче есть чат, где можно обсуждать ход ее выполнения, прикреплять файлы с комментариями, задавать уточняющие вопросы. С помощью выделения цветом и меток проджект не запутается в задачах и сможет концентрировать внимание на выполнение важных и срочных дел. Все необходимые данные будут находиться в одной системе — ее можно использовать и в режиме офлайн, то есть в отсутствии интернета.

Читайте также:
Топ-6 планировщиков задач, разработанных в России для российского бизнеса

Прислушиваться к мнению всех участников проектной команды

Брейнштормы или просто обмен мнениями и совместный поиск идей — отличный инструмент, который работает на благо любого дела, в том числе и каждого конкретного проекта. В общении часто выявляются скрытые проблемы и ошибки, которые можно найти и устранить. При общении со спонсором могут выявляться и изменения требований к проекту по сравнению со стартовыми. Все это лучше выявлять, обсуждать и корректировать сразу, не дожидаясь катастрофических последствий.

Брейнштормы — это и командообразование, и поиск эффективных решений

Поддерживать конструктивные отношения с заказчиками проекта

Это значит — задавать вопросы, держать в курсе того, как идут работы над проектом, чтобы любые изменения сроков, задач или планового результата не стали для заказчика неожиданностью. Кроме того, в процессе работы может понадобиться уточнить информацию, цифры, факты, ожидания — за все это тоже отвечает проджект-менеджер. Если коммуникация с клиентом страдает, при сдаче проекта могут возникать серьезные проблемы.

Читайте также:
Как выявить потребности клиентов: 6 проверенных способов

Мотивировать участников команды

Эффективный проджект-менеджер — тот, кто хорошо знает и каждого участника команды, и инструменты мотивации. Не всегда мотивация — деньги и только деньги, хотя материальные стимулы очень действенны. Кроме них существует еще признание заслуг человека, делегирование ему более важных и амбициозных задач, возможность карьерного роста — все это творит чудеса не хуже, чем денежные премии. Главное — понять, кого и чем можно замотивировать, чтобы и получить от человека максимум пользы, и дать человеку максимум возможностей. Потому что и успех, и неудача проекта зависят от каждого участника команды.

Действовать без фанатизма

Начинающие проджект-менеджеры часто из самых лучших побуждений, из профессионального рвения усложняют простое и отдаляют получение результата. Относиться к проекту необходимо как к важной и ответственной работе — но не преувеличивать его значимость и не ударяться в фанатизм. Помнить, что у всех в жизни бывают и успехи, и неудачи, в любом случае новый проект — это новый опыт, а научившись на собственных ошибках в дальнейшем проджект будет действовать более эффективно, грамотно и осмотрительно.

Серьезно готовиться к презентации проекта

Подготовка и проведение презентации проекта — важная составляющая работы проджекта. Презентация должна быть убедительной, и показывать все преимущества, которые реализация проекта приносит заказчику. Возможно, кроме документации и собственно продукта, над которым работала команда, понадобится графическая презентация с описанием объема выполненных работ и соответствия проекта требованиям, заявленным изначально. Ведь если проект не будет принят, или будет принят с большими оговорками — это станет ударом по всей команде. И при работе над следующими проектами мотивировать людей проджект-менеджеру станет сложнее.

Читайте также:
Как собрать фидбэк с клиента после проекта

Делаем выводы

Проджект-менеджмент — прогрессивный и эффективный метод управления проектами, а проджект-менеджеру никогда не придется скучать, и всегда будет, куда расти. Чтобы рост шел активнее, убедитесь, что на проекте, над которым вы работаете прямо сейчас, вы сделали все, чтобы повысить его эффективность:

• Определили цели и задачи проекта.

• Разбили проект на этапы.

• Распределили роли в команде с учетом личностных и профессиональных особенностей каждого участника команды.

• Добились согласованности действий участников и взаимопонимания внутри проектной команды.

• Ведете документацию и учет всех действий по проекту с помощью современных таск-менеджеров.

• Проводите брейнштормы и прислушиваетесь к идеям всех участников команды.

• Поддерживаете здоровые рабочие отношения с заказчиками проекта.

• Используете инструменты материальной и нематериальной мотивации.

• Относитесь к проекту ответственно, но без усложняющего всем жизнь фанатизма.

• Рассматриваете презентацию проекта заказчику как важный этап реализации проекта.

Если все так — пользуйтесь нашими советами, и желаем побольше удачных проектов, которые заказчики будут принимать у вас с радостью и благодарностью.

Как развивать проекты в условиях кризиса, привлекать новых клиентов, решать задачи быстро и эффективно? Один из способов улучшить показатели бизнеса и организовать слаженную работу внутри компании — проектный менеджмент.

В этой статье рассказываем, что такое управление проектами и как такой подход помогает быстро и эффективно достигать намеченных целей.

Что такое проектное управление

Для начала определимся с понятиями:

• Проект — комплекс мероприятий или задач, объединенных общими целями и имеющих определенный срок выполнения. Главной целью в проекте может быть создание новой услуги или продукта, а также достижение других результатов.
• Управление проектами — способ организовать работу внутри компании так, чтобы наилучшим образом достичь целей и задач, уложиться в бюджет, выполнить сроки и другие требования к проекту.

Рассматривая жизненный цикл любой компании, можно определить, что проект — это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать проектом.

Деятельность можно назвать проектной, если она соответствует двум признакам:

• Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые хотя и неуникальны, но крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен финансовый отдел, но, если результаты по проекту будут негативными, то фирма может лишиться источника финансирования. Поэтому руководство может решить выделить задачу в отдельный проект, используя инструменты работы с рисками.
• Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению и собрать команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и определить способы ее достижения. Некоторые задачи управления проектами можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений. В таких ситуациях сотрудники некоторых отделов могут перейти в подчинение не к своим руководителям. Чтобы достичь максимальной эффективности такие задания лучше выделить в отдельный проект.

Для решения поставленных задач по проекту необходимо действовать, опираясь на приоритеты конкретной компании, и понимать, что система не функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.

Чтобы наглядно представить, чем управление проектами отличается от традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:

• Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется монотонная регулярная работа, в проекте нет строгих дедлайнов, важен сам процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет определенную работу.
• Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны, важную роль играет правильное распределение ресурсов, что в совокупности позволяет добиться желаемого результата. Типы задач могут быть разными, формируются команды из разных специалистов.

Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов управления проектами в компании, который позволяет реализовать стратегические цели не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Используя такой подход, можно заранее оптимизировать расход всех ресурсов, включая финансы.

Цели управления

Главная концепция проектной деятельности заключается в проведении мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели и соблюдение установленных требований. Для этого могут использоваться различные методы и подходящие инструменты.

Если коротко, то цели управления проектами сводятся к получению максимального результата при минимальных временных и финансовых затратах. Когда проект только стартует, важно определить цели бизнеса, понять, решение каких задач поможет лучше всего их достичь.

Возможные варианты задач, которые необходимо решить для достижения целей управления проектами:

• наладить управление рабочим процессом;
• эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в установленные сроки;
• анализировать издержки и по возможности сокращать их;
• контролировать рациональное использование ресурсов.

В управлении проектами важно добиться сбалансированности следующих показателей: рациональное использование финансов, эффективность временных затрат, соблюдение критериев качества.

Зачем нужно руководить проектами

Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные направления, которые приоритетны для развития компании, правильно распределить их между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.

Преимущества управления проектами:

• контроль каждой стадии работы;
• прозрачная система мотивации сотрудников, задействованных в проекте;
• возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
• минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
• оптимизация финансовых и других ресурсов;
• быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
• единые критерии для оценки эффективности.

Используя управление проектами, организация может разделить рабочий процесс на отдельные части, контролировать расход бюджета, устанавливать дедлайны и отслеживать достигнутые результаты на каждом из этапов. После того, как работы по проекту будут завершены, можно оценить результаты, как по каждому процессу, так и в совокупности контексте конкретного проекта.

Основные этапы управления проектами

Так как управление является целым комплексом мероприятий, все действия разбивают на несколько этапов. Число и уровень сложности задач, а также последовательность их выполнения, напрямую зависит от особенностей конкретного проекта. Но независимо от специфики все проекты проходят несколько этапов развития.

Жизненный цикл или этапы управления проектами:

1. Инициирование проекта.

Инициация рассматривает первичное содержание проекта. В будущем информация может уточняться и дополняться в процессе работы. На первом этапе важно определить суть и основные цели проекта, собрать команду, выбрать руководителей, просчитать бюджет и доступные ресурсы. Чем сложнее и крупнее проект, тем больше времени следует уделить первому этапу.

2. Планирование проекта.

На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над проектом.

Основные шаги, которые важно выполнить:

• окончательно утвердить содержание проекта, его цели;
• определить список работ и их приоритетность;
• сформулировать критерии оценки эффективности;
• установить дедлайны;
• распределить финансирование;
• сформировать команду и назначить обязанности;
• организовать систему контроля.

3. Исполнение проекта.

На следующем этапе запускается выполнение всех задач по заранее подготовленному плану. Важно организовать работу команды, четко разъяснить каждому его задачи и функции, а также не забывать о мотивации для всех сотрудников.

4. Мониторинг.

Необходимо отслеживать и контролировать каждый этап работы, а не только финальный результат. Благодаря грамотной аналитике можно своевременно обнаружить ошибки и слабые места, оперативно их исправить и повысить эффективность. Контролировать работу лучше, используя автоматизированные системы со сквозной встроенной аналитикой и возможностью подготовки

отчетов.

5. Закрытие проекта.

Завершающий этап, когда рабочая команда передает результаты клиенту или запускают фазу нового проекта. Обратная связь от заказчика необходима, чтобы оценить работу организации в целом и сделать выводы, которые позволят повысить эффективность команды и избежать возможных ошибок в будущем.

Методы управления проектами

Для достижения целей проектного менеджмента и реализации поставленных задач управления проектами можно использовать разные методы с конкретным планом действий. Рассмотрим самые распространенные варианты:

1. Waterfall — метод каскадного управления проектами, основанный на последовательном и строгом соблюдении каждого этапа по предварительно подготовленному плану, например:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

Чем примечателен этот подход? Используя метод управления Waterfall, свести воздействие непредвиденных факторов на ход работ можно к минимуму, так как все шаги предварительно продуманы и зафиксированы. Если все требования к проекту заранее известны, а по ходу дела не придется вносить особые изменения, то можно выбирать метод Waterfall.

2. Agile — метод управления проектами, основанный на наборе гибких методик. Здесь отсутствует строгая последовательность, а главная ценность — качество продукта. Выбирают этот метод управления команды, которые готовы к любым доработкам и внесению изменений. Это может быть актуально в ИТ-сфере и работе над творческими проектами.

3. Scrum — частично это методология управления Agile, но процесс разделяют на короткие периоды или спринты. Все так же в приоритете результат и удовлетворение запроса клиента с его максимальным вовлечением в процесс. Каждый спринт сопровождается созданием какой-то части продукта, демонстрации результатов клиенту и тестированием. Получив обратную связь от заказчика, команда вносит корректировки, улучшает эффективность и переходит к следующему периоду.

4. Kanban — метод управления проектами, который также базируется на принципах Agile. Суть в том, что все обязанности равномерно распределяют между сотрудниками, чтобы избежать перегруза команды. При работе используется метод визуализации — используют обычные доски или специальные онлайн-сервисы, которые помогают наглядно видеть, какие поручения за кем закреплены, как идут работы, кто за что отвечает.

Какой из методов управления проектами выбрать — зависит от специфики бизнеса, а также конечных целей проекта. В любом случае упростить и автоматизировать выполнение многих заданий можно, используя специальные инструменты. Дальше рассказываем о платформе КСК.ИК и функционале, который позволяет эффективно решать задачи при использовании проектного менеджмента.

Инструменты

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для управления проектами — онлайн-продукт КСК.Service&Teamwork. Это новая разработка, полностью российское ПО, облачное решение, подходящее для коммуникации команды, как в офисе, так и в режиме удаленной работы.

Мы разработали продукт с логичной структурой и сделали 4 основных модуля, каждый из которых закрывает определенные потребности сотрудников:

1. Teamwork — модуль для работы с проектами любой сложности, управления качеством проекта и отдельными задачами. Предлагаются инструменты для совместной работы, опции для параллельного или последовательного выполнения задач, есть функции для сбора аналитики и отчетности.
2. Service — модуль для повышения качества услуг внутри компании, в частности автоматизации всех подразделений и улучшения работы их сервисов. Есть опции для настройки SLA, сбора аналитики, контроля сроков, подготовки отчетов.
3. Корпоративный портал — модуль для выстраивания единого информационного пространства для работы всех членов команды и получения актуальной информации по текущим проектам.
4. Аналитика — модуль с инструментами для контроля выполнения задач и подготовки отчетов по каждому проекту.

Используя КСК.Service&Teamwork, можно создать единое информационное пространство, предоставив сотрудникам необходимые инструменты для работы над задачами и свободной коммуникации в команде.

КСК.Service&Teamwork помогает экономить время, эффективно работать с задачами в порядке их приоритетности, дает возможность использовать одно хранилище для всех задач, файлов и обсуждений по проекту.

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

В последние годы в перечне вакансий все чаще можно увидеть загадочное словосочетание «менеджер проекта» или «руководитель проекта» (международный термин: project manager — РМ). Что же стоит за этими словами? Почти каждый руководитель или специалист может с уверенностью сказать, что по долгу службы управляет теми или иными проектами, исполняя при этом роль менеджера проекта. На современном рынке труда есть также специалисты, для которых управление проектами — профессия. Такой менеджер может быть как штатным сотрудником компании, так и внешним управляющим, берущимся за реализацию перспективных начинаний, гарантией успеха которых служит его репутация в профессиональном сообществе. В чем же специфика работы РМ?

Проект по определению нацелен на достижение уникальной цели при заданных ограничениях, среди которых выделяют как минимум сроки, бюджет и требуемый уровень качества. А менеджер проекта — человек, лично ответственный за его результаты. Здесь и проявляются основные различия между проектными и функциональными менеджерами.

Из этих различий и вытекают плюсы и минусы профессионального руководства проектами.

Каждый проект — это вызов, поэтому такого рода деятельность больше подходит людям амбициозным, творческим, склонным к переменам. Если же вы предпочитаете спокойную жизнь, то вряд ли получите удовольствие, работая в постоянно изменяющихся условиях.

Что же это такое, УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ?

Управление проектами – универсальная технология, позволяющая оптимизировать проекты (прежде всего по срокам и затратам) на базе различных сетевых моделей в самых разных сферах деятельности. 

Элементы проекта.

1.            Цель проекта. Измеряемый конечный результат (выход, продукция), определяемый в терминах затрат, качества и времени реализации (чего? Сколько? И когда?).

2.            Сложность. Для достижения целей проекта необходимо решить множество задач. Отношения между задачами могут быть довольно сложными, особенно, если в проекте задач действительно много.

3.            Уникальность. Проект – это разовое начинание, которое не будет повторяться. Даже «повторяющиеся» проекты, например, по строительству одного предприятия по той же проектной документации, значительно отличаются друг от друга использующимися ресурсами и средой реализации.

4.            Ограниченность во времени. Проект имеет начало и конец. Для его реализации необходима временная концентрация ресурсов. Со временем ресурсы могут быть перепрофилированы на другие цели.

5.            Жизненный цикл. По мере реализации проекта изменяется потребность в тех или иных ресурсах. Это изменение идет в определенной предсказуемой последовательности.

С точки зрения планирования и контроля проект целесообразно разбивать на этапы:

Этап 1. Среда проекта, влияющие на проект внутренние и внешние факторы.

Этап 2. Формулирование проекта – постановка целей, задач и выработка стратегии реализации проекта.

Этап 3. Планирование проекта – система мероприятий по реализации проекта.

Этап 4. Техническое исполнение – непосредственное техническое выполнение пунктов плана проекта (набора мероприятий).

Этап 5. Управление проектом – контроль за выполнением проекта в соответствии с планом.

Формулирование проекта.

В основе лежат 3 элемента:

•             Цели проекта – чего достигнет проект в своей конечной точке,

•             Задачи проекта – спектр работ и операций (мероприятий) пот проекту,

•             Стратегия – каким путем руководители проекта приведут его к цели (способ достижения цели).

Иерархия целей.

Цель каждой части проекта должна быть подчинена общей цели проекта. Каждый проект может быть разделен на ряд подпроектов, цели которых составляют иерархию целей и задач.

Ясность цели. Хорошая цель – это ясная цель, измеримая, предпочтительно количественно. Для уяснения цели проект полезно разбить на 3 составляющие:

1)            цель – преодолеть кризис, предотвратить спад производства, обеспечить запланированный объемы выпуска продукции;

2)            конечный результат – представить отчет о причинах снижения производственных показателей и рекомендуемых мерах по исправлению положения дел;

3)            критерий успеха – отчет должен быть готов к 30 июня, рекомендации должны предусматривать объем выпуска на уровне не ниже 70 тонн в год, а стоимость плана мероприятий (рекомендаций) не должна превышать 100 тыс. долл.

Цели управления проектом.

Стоимость (затраты). Хотя деньги – это «гибкий» ресурс проекта, общая его стоимость должна быть установлена с самого начала. Ключевая задача руководителя проекта состоит в таком управлении ресурсами, чтобы затраты не превысили запланированной суммы.

Время – абсолютно жесткий ресурс. Если день прошел, то его уже не вернешь. Хотя определенные виды деятельности можно сделать короче, срок завершения проекта можно изменить только путем перераспределения его целей.

Качество – результат должен соответствовать цели, работать так, как задумано.

Спецификация проекта.

Задачи проекта оформляются в спецификацию проекта, в которой в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий.

После начала работ может возникнуть необходимость в тех или иных изменениях в проекте. Изменения бывают двух видов: внутренние и внешние.

Внутренние изменения касаются применения спецификаций. Например, при строительстве химического завода было решено использовать другое хранилище, которое еще не существовало на момент составления спецификации.

Внешние изменения возникают в результате решения покупателя изменить спецификацию. Например, при изменении международного стандарта, покупатель самолета решает заменить все навигационное оборудование.

Стратегия проекта.

Стратегия проекта – это способ достижения целей и показателей проекта.

Пример: 2 вида стратегии Олимпиады в Сочи: 1) все объекты строить в самом Сочи, 2) сделать Сочи только титульной столицей.

Стратегия разбивает проект на этапы.  Этапы разбивают проект на ограниченные временные промежутки. Этапы могут быть очень простыми: начальный, средний и конечный.

Этапы могут быть следующими:

•             Этап спецификации – учет требований потребителей, составление спецификаций системы.

•             Этап разработки – определение структуры системы и составление спецификаций подсистем.

•             Этап реализации – разработка модулей.

•             Этап тестирования модулей – каждый модуль тестируется отдельно.

•             Этап поставки – передача системы покупателю.

Контрольные точки – это точки, в которых измеряются показатели времени (сроки), стоимости (расходы) и качества. Контрольные точки могут служить границами между этапами. Например, для проекта телевизионной рекламы контрольными точками могут быть:

1.            Согласование общей концепции с клиентом;

2.            Подготовка и согласование сценария;

3.            Съемка рекламного ролика;

4.            Демонстрация клиенту первого варианта;

5.            Окончательная съемка ролика, согласованного с клиентом.

Выявление отношений и зависимостей.

Связь работ проекта между собой определяются логикой проекта. Некоторые действия должны выполняться в определенном порядке. Например, при строительстве здания сначала закладывается фундамент, затем возводятся стены, а уж потом кроется крыша. Эти работы имеют зависимое или серийное взаимоотношение.

Выявление ограничений.

После того как сделаны оценки времени и трудозатрат, установлены взаимоотношения и зависимости, можно переходить к сравнению потребностей проекта с имеющимися ресурсами. Существуют два фундаментальных подхода.

Ограничение по ресурсам – при планировании учитываются только имеющиеся в распоряжении ресурсы. В результате, завершение проекта может сдвинуться по времени. Планирование с ограничением по ресурсам используется, когда проектная организация применяет собственные высокоспециализированные сборочные и испытательные сооружения.

Ограничение по времени – главный приоритет – завершение проекта точно в срок. После использования накопленных ресурсов привлекаются дополнительные «пороговые» ресурсы.

КВАДРАТ  ДЕКАРТА

БУДЕТ
Что будет, если это не произойдет?	Что будет, если это произойдет?
НЕ ПРОИЗОЙДЕТ	ПРОИЗОЙДЕТ
Чего не  будет, если это не произойдет?	Чего не  будет, если это произойдет?
НЕ БУДЕТ

До недавнего времени в России не существовало общепринятых правил или рекомендаций, содержащих хотя бы минимальные требования к реализации проекта. Поэтому российские специалисты пользовались в своей работе зарубежными методическими документами. Тем не менее, универсальных требований к последовательности и процессам управления проектами, учитывающих российские реалии, в нашей стране создано не было. В 2008 году началась разработка национальных стандартов в области проектного менеджмента, которая ставила задачу восполнить этот пробел.

         1 сентября 2012 года в сфере российского проектного менеджмента произошло знаковое событие. Начиная с этой даты, в России вступают в силу национальные стандарты по управлению проектом, программой и портфелем проектов. В данных документах перечислены основные требования к управлению проектом и программой от инициации до завершения, а также портфелем проектов на этапах формирования и контроля реализации.

Управление проектами.docx

Андрей Сооляттэ. Управление проектами в компании. Методология, технологии, практика..docx

Содержание

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

• Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
• Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
• Частные. Создают специально для определенных проектов.

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

• Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
• Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
• Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

• Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
• Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
• Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
• Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
• Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
• Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

• Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
• Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
• Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
• Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
• Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

• возможность выставить приоритеты и определить цели;
• контроль всех стадий работы;
• разработка критериев для оценки эффективности;
• быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
• оптимизация ресурсов и бюджета;
• прозрачная система мотивации персонала;
• быстрое принятие решений без лишней бюрократии.

Минусы формата:

• Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
• Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

• утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
• определить перечень работ;
• расставить приоритеты;
• продумать критерии оценки работы;
• распределить бюджеты;
• установить сроки;
• сформировать команду и раздать обязанности;
• продумать систему контроля.

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

1. Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
2. Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
3. Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

• Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
• Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
• Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.