Так, в центральном аппарате Росприроднадзора автоматизацией документооборота занялись еще в 2010 году. Прежняя система не справлялась с особенностями разветвленной внутренней структуры и большими объемами данных, приводила к задержкам согласования и подписания документов.
С 2015 года в ведомстве используют СЭД «Практика». На конец 2020 года к ней были подключены 3 284 пользователя, а объем хранимых данных составлял 213 ГБ. Автоматизация делопроизводства помогает достигать целей программы цифровой трансформации ведомства — повышения удовлетворенности граждан госуслугами, снижения издержек, обеспечения надежности информационных систем.
Функции СЭД «Практика»
Система внутреннего электронного документооборота позволяет:
- Автоматизировать документооборот. Пользователям доступны загрузка, получение, отправка, согласование документов.
- Использовать электронную подпись.
- Разграничить доступ пользователей к данным. Сотрудники работают только с относящимися к их обязанностям документами.
- Обеспечить централизованное хранилище файлов и безопасно хранить данные на распределенных серверах.
- Создавать задачи для работников и отслеживать их выполнение.
- Быстро искать и получать данные и документы.
- Работать в едином информационном пространстве всем подключенным организациям, наладить межведомственное взаимодействие.
Помимо управления документацией внутри ведомства, доступна и работа с обращениями граждан. Пользователи могут получать, регистрировать, обрабатывать поступающие запросы, формировать ответы на них, перенаправлять в другие подразделения или отделы.
СЭД не требует установки отдельного программного обеспечения и специального серверного оборудования. При этом работать можно с ноутбука или планшета — единая система паролей делает возможной удаленную работу с документами.
Новые возможности с Диадоком
Системы электронного документооборота автоматизируют внутреннее делопроизводство в госведомстве. Сотрудники работают с электронными документами в единой системе, используют возможности межведомственного взаимодействия, своевременно выполняют поручения и отвечают на обращения.
Однако у государственных структур может появиться потребность в работе с контрагентами — например, поставщиками услуг. Подписать закрывающие документы можно в системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок.
Подключение к системе ЭДО позволит:
- получать, согласовывать, подписывать, отправлять контрагентам документы;
- обеспечивать договорам, актам, УПД юридическую силу с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- создавать электронные документы в утвержденном ФНС формате;
- отслеживать статус каждого отправленного и принятого файла;
- передавать документы быстро и безопасно;
- надежно хранить файлы — копии хранятся на нескольких серверах;
- обмениваться электронными документами с клиентами других систем ЭДО благодаря настройке роуминга.
Систему юридически значимого электронного документооборота Диадок можно внедрить в работу бюджетной или коммерческой организации несколькими способами. Первый — подключить наряду с СЭД и работать в сервисах параллельно.
Чтобы сотрудникам было проще разобраться в особенностях сервисов и не приходилось переключаться между окнами, доступен и другой вариант. Системы можно интегрировать и подписывать документы с контрагентами в той же программе, где ведется работа с внутренней документацией. Некоторые СЭД предоставляют решение, когда Диадок уже встроен в систему. Если по умолчанию такой интеграции нет, то связать СЭД и Диадок можно с помощью Диадок.Коннектора — обратитесь к нашим специалистам.
Проконсультируем и поможем запустить ЭДО с контрагентами. «Практика» подходит для документооборота только внутри организации. Если вы хотите обмениваться документами с пользователями этой системы, уточните, какой сервис они используют для ЭДО с контрагентами.
Диадок подходит для работы с клиентами большинства популярных сервисов ЭДО благодаря роумингу
Подключиться
Презентация, доклад система электронного документооборота «Практика»
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на
тему система электронного документооборота «Практика».
Презентация на заданную тему содержит 12 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь
проигрывателем,
если материал оказался полезным для Вас — поделитесь им с друзьями с
помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1
Слайд 2
Описание слайда:
СЭД «Практика» — это…
Облачный сервис для надежного хранения и удобной работы с электронными документами для государственных организаций и бизнеса.
Слайд 3
Описание слайда:
Особенности СЭД «Практика»
Простота обслуживания и внедрения
Интуитивно понятный интерфейс
Возможность удаленной работы
Сотрудничество с другими организациями в режиме онлайн
Использование средств электронной подписи
Гибкость настройки прав доступа
Масштабируемость
Мобильный офис руководителя
Слайд 4
Слайд 5
Слайд 6
Описание слайда:
1 этап. Регистрация документа в СЭД
Слайд 7
Описание слайда:
Виртуальный кабинет пользователя
Слайд 8
Описание слайда:
2 этап. Резолюция.
Слайд 9
Описание слайда:
3 этап. Движение документов внутри организации
Слайд 10
Слайд 11
Описание слайда:
«Мобильный офис»
Слайд 12
Описание слайда:
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Презентация на тему: » Система электронного документооборота «Практика».» — Транскрипт:
1
система электронного документооборота «Практика»
2
СЭД «Практика» — это… Облачный сервис для надежного хранения и удобной работы с электронными документами для государственных организаций и бизнеса.
3
Особенности СЭД «Практика» Простота обслуживания и внедрения Интуитивно понятный интерфейс Возможность удаленной работы Сотрудничество с другими организациями в режиме онлайн Использование средств электронной подписи Гибкость настройки прав доступа Масштабируемость Мобильный офис руководителя
4
Руководитель (Мобильный офис) ОТДЕЛ 1 ОТДЕЛ 2 Исходящая почта Исходящая почта в электронном виде Входящая почта Входящая почта в электронном виде Согласование Подпись Согласование Подпись Согласование Работа с проектами
5
Сценарий схемы движения документа ВНЕШНИЙ ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ Внешняя организация ЗАО «_________» Канцелярия. СекретарьРуководительОтдел 1Отдел 2 1 Входящее письмо 6.Подпись 4. Согласование 5. Исходящее письмо 3. Проект исходящего письма 7.Регистрация 1.Регистрация На исполнении 2. Резолюция 4. Согласование
6
1 этап. Регистрация документа в СЭД Автонумерация документов; Автозаполнение полей из заранее настроенных справочников; Ссылка на связанные документы; Отправка документа на e- mail; Орфографическая проверка вводимого текста документа; Контроль исполнения документа; Полная работа с файлами; Разграничение прав доступа; Подпись документа ЭП. Функциональные возможности:
7
Виртуальный кабинет пользователя
8
2 этап. Резолюция. Работа с поручениями: проектами резолюции и резолюциями: текстовыми графическими и голосовыми; Неограниченное кол-во резолюций; Автоматическая рассылка резолюций; Автоматическое отслеживание системой сроков сроки исполнения документов; Групповая печать резолюций; Групповая отправка документов адресатам. Функциональные возможности:
9
3 этап. Движение документов внутри организации Согласование документа Отслеживание движения документа Просмотр истории движения документа Делегирование полномочий Функциональные возможности:
10
Журнал Поиск Печать реестра документов Отчет по исполнению документов Отчет по обращениям граждан Контрольные документы Статистика Конструктор отчетов Функциональные возможности:
11
«Мобильный офис» Создавать голосовые, текстовые и графические резолюции; Рассматривать и подписывать документы; Отправлять поручения; Назначать исполнителей; Согласовывать документ; Управлять личными папками; Создавать и просматривать мероприятия; Формировать отчеты и аналитику. Функциональные возможности:
12
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Закрытое акционерное общество «Атлас-2» , г.Владивосток, ул.Нерчинская, д.10, оф.315 Тел.: +7 (423) Факс: +7 (423)
система электронного документооборота «Практика»
СЭД «Практика» — это… Облачный сервис для надежного хранения и удобной работы с электронными документами для государственных организаций и бизнеса.
Особенности СЭД «Практика» • • Простота обслуживания и внедрения Интуитивно понятный интерфейс Возможность удаленной работы Сотрудничество с другими организациями в режиме онлайн Использование средств электронной подписи Гибкость настройки прав доступа Масштабируемость Мобильный офис руководителя
Руководитель (Мобильный офис) Подпись Согласование ОТДЕЛ № 1 Входящая почта в электронном виде Согласование Работа с проектами ОТДЕЛ № 2 Исходящая почта в электронном виде
Сценарий схемы движения документа ВНЕШНИЙ ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ Внешняя организация ЗАО «_____» Канцелярия. Секретарь Руководитель Отдел № 1 Отдел № 2 1 Входящее письмо 1. Регистрация 2. Резолюция На исполнении 3. Проект исходящего письма 4. Согласование 5. Исходящее письмо 6. Подпись 7. Регистрация
1 этап. Регистрация документа в СЭД Функциональные возможности: • Автонумерация документов; • Автозаполнение полей из заранее настроенных справочников; • Ссылка на связанные документы; • Отправка документа на email; • Орфографическая проверка вводимого текста документа; • Контроль исполнения документа; • Полная работа с файлами; • Разграничение прав доступа; • Подпись документа ЭП.
Виртуальный кабинет пользователя
2 этап. Резолюция. Функциональные возможности: • Работа с поручениями: проектами резолюции и резолюциями: текстовыми графическими и голосовыми; • Неограниченное кол-во резолюций; • Автоматическая рассылка резолюций; • Автоматическое отслеживание системой сроков сроки исполнения документов; • Групповая печать резолюций; • Групповая отправка документов адресатам.
3 этап. Движение документов внутри организации Функциональные возможности: • Согласование документа • Отслеживание движения документа • Просмотр истории движения документа • Делегирование полномочий
Журнал Функциональные возможности: • Поиск • Печать реестра документов • Отчет по исполнению документов • Отчет по обращениям граждан • Контрольные документы • Статистика • Конструктор отчетов
«Мобильный офис» Функциональные возможности: • Создавать голосовые, текстовые и графические резолюции; • Рассматривать и подписывать документы; • Отправлять поручения; • Назначать исполнителей; • Согласовывать документ; • Управлять личными папками; • Создавать и просматривать мероприятия; • Формировать отчеты и аналитику.
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Закрытое акционерное общество «Атлас-2» 690106, г. Владивосток, ул. Нерчинская, д. 10, оф. 315 Тел. : +7 (423) 262 -02 -62 Факс: +7 (423) 262 -02 -10 E-mail: [email protected] ru http: //www. atlas-2. ru