Тема 1. Бездокументное
обслуживание
1.1
Секретарь – первый помощник руководителя
Слово «секретарь»
происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное
лицо.
Приемная
руководителя — центр любой организации. Обязанности секретаря разнообразны и
ответственны. Она может наполовину разгрузить шефа от рутинной работы.
Квалифицированный секретарь — надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Она
должна со знанием дела и эффективно управлять посетителями, деловыми бумагами и
всеми видами офисной техники.
Квалифицированный
секретарь, инспектор, получая задания от руководителя, обязательно записывает
их. Это единственный способ выполнить поручение в точности, соблюдая все его
нюансы. Не следует полагаться на свою память, ведь мы забываем 90% того, что
слышим. Блокнот с записями — необходимый атрибут всякого делового человека.
Секретарь всегда
должна быть в курсе дел и знать, куда уходит ее шеф и когда вернется. На плечах
секретаря «лежит» вся почта. На этом участке своей работы она должна: готовить
ответы на простые письма, визировать их у руководителя и регистрировать,
сортировать входящую корреспонденцию по ее важности, собирать информационные
материалы для того, чтобы выполнить просьбы, намечать даты ответов на вопросы,
содержащиеся в письмах. Когда шеф отсутствует больше пяти дней, организовывать
ответы на письма, адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для
принятия решений.
В обязанности
секретаря входит также принимать входящие телефонные звонки, сортировать их,
докладывать руководителю и, учитывая приоритетность, переключать их на шефа. За
исключением звонков от вышестоящих руководителей обязательно спрашивать о цели
звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора. При этом надо
следить за культурой телефонного общения и не допускать такие фразы: «Он на
важном совещании», «У него важный визит» и т.д. Подобные фразы вызывают
неприятное чувство обиды у звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как
с важным лицом, а не давали понять, что кто-то другой является важнее. Лучше в
данном случае использовать ни к чему не обязывающие формулировки, такие, как:
«Директора в настоящее время нет на месте (в пути, обедает и т.п.), и мы ждем
его к 15 часам. Не могли бы вы перезвонить?».
Если секретарь не
уверена в том, хочет ли ее шеф соединиться с данным абонентом, она может
сказать ему: «В настоящее время он очень занят. Должна ли я его прервать?». Эти
фразы говорят абоненту ясно, что ему хотят пойти навстречу.
Перечислим и
другие обязанности секретаря шефа. В число ее безусловных обязанностей входит:
— работать в
согласии с сотрудниками и с теми, кто по положению выше ее начальника, тем
самым проявляя подлинный интерес к своей работе и к благосостоянию своей
организации. Быстро и четко исполнять поручения и, когда необходимо, проявлять
инициативу (поручать без указания своего руководителя). В приемной должна быть
полная достоинства, но в то же время дружеская атмосфера;
— четко вести
текущие дела. Все доклады, решения, записки представлять вовремя. Номера
телефонов и почтовые адреса должны соответствовать действительности. Заранее
позаботиться обо всех принадлежностях, необходимых для работы. Постоянно
«держать на карандаше» список вопросов, которые требуют решения. Что касается
конфиденциальных вопросов, то нужно избегать сплетен о делах фирмы и ее
служащих. С личными вопросами обращаться крайне осторожно. Во всех разговорах с
посетителями также проявлять разумную осмотрительность: не всякая информация
предназначена для широкого распространения.
В преддверии
командировок шефа надо задолго до отъезда достать железнодорожное или
авиарасписание, согласовать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты,
номер в гостинице, оформить финансовые документы и приготовить все, что может
понадобиться в поездке (досье, деловые бумаги).
В документообороте
создать такую систему классификации, чтобы все документы хранились в
специальных папках, и их можно было быстро найти. Разрабатывать и поддерживать
систему хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки периодически
обновлять. Иметь четыре отдельных списка дел: важнейшие, срочные, текущие и
долгосрочные. Долгосрочные дела просматривать ежемесячно, отмечая их состояние
и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел устанавливать ежедневно.
Секретарь обязана
устанавливать время и продолжительность служебных встреч с шефом и давать
посетителям необходимую информацию. Секретарь должна заботиться об удобстве
посетителей. Если им приходится ждать, предложить что-нибудь почитать (а важным
посетителям предложить чай или кофе). Необходимые документы должны вовремя
лежать на столе шефа, чтобы он мог просмотреть их перед приходом посетителя.
Когда посетитель задерживается у руководителя слишком долго, звонить шефу и
напоминать ему о ближайшем срочном деле, тем самым помогая закончить разговор.
Одна из
традиционных обязанностей секретаря — информировать участников предстоящего
совещания о времени и месте его проведения. От того, насколько ответственно она
подойдет к этому, во многом зависит успех совещания.
Самое грамотное
решение — получить у руководителя повестку совещания, размножить ее, составить
рассылочную ведомость и поручить разнести под роспись всем приглашенным.
Наличие повестки совещания позволяет участникам лучше подготовиться к нему,
захватить все необходимые материалы. Это делает совещание более эффективным и
одновременно менее продолжительным. Наибольший эффект дают более подробные
повестки с указанием докладчиков и времени, отводимого на каждый вопрос.
Понятно, что по телефону все это рассказать трудно слишком много времени
потратят отправитель и получатели информации.
Если повестка
совещания очень краткая и секретарь сочтет более рациональным всех обзвонить,
то она должна удостовериться (перепроверить), дошла ли информация до каждого из
приглашенных — ведь многих можно сразу не застать на месте. Передача же через
третьих лиц — опасное дело, чреватое искажением или даже утерей информации.
Нередко
руководитель просит свою помощницу пригласить к нему кого-то из сотрудников.
Если тот находится на совещании, то следует позаботиться, чтобы, выполняя
поручение, не помешать ходу совещания. Следует, открыв дверь, знаками
извиниться перед председательствующим, знаками же попросить разрешения подойти
к нему и передать записку с поручением отпустить вызываемого или негромко
попросить об этом устно.
Ежедневно в начале
рабочего дня необходимо напомнить руководителю о намеченных на этот день
мероприятиях, совещаниях (в том числе и плановых) и получить подтверждение их
проведения. Если они будут руководителем отменены или перенесены на другое
время, то сразу оповестить об этом всех задействованных в них лиц.
Важными факторами
успеха в работе секретаря являются ее умение вести себя с людьми и способность
создавать впечатление, повышающее авторитет ее руководителя. Она должна
отождествлять свою работу с жизнью и деятельностью своего руководителя и быть
глубоко заинтересованной во всех его делах. Ее ответственность велика, потому
что она является его личным организатором. Обычно решая, с кем ему необходимо
встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его личного внимания
и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим.
Секретарь является
важным звеном в системе контактов ее руководителя, обеспечивая эффективную
связь и своевременное принятие необходимых мер. Она является личным
представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует
умения производить благоприятное впечатление на работников организации и
представителей других фирм. Секретарь не может выполнять свою работу
эффективно, если она не имеет полного представления о роли и задачах своего
руководителя и их значении в деятельности всей организации. Кроме того, ей
необходимо знать, какая помощь от нее требуется в достижении руководителем
своих целей.
Роль секретаря
руководителя, как она определяется Европейской ассоциацией профессиональных
секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего
руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Она может
принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых
ситуациях.
Во время
отсутствия руководителя секретарь является «стражем» его офиса, отвечающим за
решение таких вопросов, как обработка почты, внутренней и внешней, ведение
телефонных разговоров и организация приема посетителей. В этом качестве ей
приходится самостоятельно решать, какие важные и срочные вопросы следует
передать заместителю ее руководителя, какие вопросы в соответствии с
предоставленными ей полномочиями она должна решить сама и какие вопросы следует
отложить до возвращения руководителя.
Если возникают
сомнения в правильности действий, секретарь должна посоветоваться с
заместителем руководителя.
Секретарь играет
важную роль в предоставлении своему руководителю информации по текущим
вопросам, соблюдая при этом требования конфиденциальности. Она также находится
в особом положении, поскольку знает, где находится руководитель и как с ним при
необходимости можно связаться. Если руководитель во время своего отсутствия
звонит по телефону в свою приемную, секретарь должна информировать его или
принять меры к выполнению любых указаний, данных руководителем.
По возвращении
руководителя секретарь обязана кратко сообщить о важнейших событиях, имевших
место во время его отсутствия; принято представлять эту информацию в
напечатанном виде. Секретарь также передает руководителю лапку с копиями важных
писем, подготовленных во время его отсутствия как его заместителем, так и ей
самой.
Секретарь,
инспектор должны владеть компьютером, принимать и отправлять сообщения по
электронной почте и телефаксу. По окончании рабочего дня — спросить у
руководителя разрешения уйти. В случае срочной работы — остаться после
окончания рабочего дня.
1.2
Планирование рабочего дня
Важнейшая задача
секретаря — разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого
ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки
увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его
рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач
руководителя.
Секретарь обязан
максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и
отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для
творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для
этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое
представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как
обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или
напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и
план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя.
При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из
иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.
Часть рабочего
плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы
руководителя — обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов
для руководителя, их подписание и т.д.
Но в обязанности
секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить:
ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной
картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся
ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной
работы секретаря.
Составляя план
конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия,
например:
приведение в
порядок рабочего места руководителя;
подготовка к
работе своего рабочего места;
обработка
поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
просмотр
контрольной картотеки;
доклад
руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
Далее план
рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например,
руководитель проводит совещание в 12:30, следовательно, у секретаря в плане
будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов,
подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на
совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12:50 — напоминание
руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне
работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по
телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.
Лучше, если будет
согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания
документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит
работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря.
Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в
другие дни мероприятий.
Пример
расписания для директора.
|
Понедельник |
Вторник |
|
8.00-8.30 планерка |
8.00-8.30 планерка |
|
09.00-10.30 совещание |
9.30-11.00 поездка (ООО |
|
11.00-12.00 встреча |
11.30 поездка |
|
12.00-13.00 обед |
12.00-13.00 обед |
|
13.00-13.30 работа |
13.00-13.30 работа |
|
14.00-16.00 работа |
14.00-16.00 прием |
|
16.00-16.30 отчет |
16.00-16.30 отчет |
В работе секретаря
много непредвиденных ситуаций — внезапных заданий руководителя, телефонных
звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию,
поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.
В конце дня
секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая
рабочий день, намечает мероприятия на завтра.
В том случае, если
руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по
договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя
всей необходимой информацией.
Перед уходом
секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести
в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические
средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном
режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).
Задание.
Составить расписания для директора с понедельника по пятницу с графиком работы
с 9.00-17.00. Обед с 13.00-14.00 и оформить в виде таблицы.
1.3 Оборудование
рабочего места
Интерьер
служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на
эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в
приемной» руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и
секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура
труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится
понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места
секретаря.
Рабочее место
секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и
необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона,
где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Если в комнате
работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма
площади служебных помещений должна составлять не менее 4
м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не
должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или
оборудованным кондиционерами.
Интерьер приемной
следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами
дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов
с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является
одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное
освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для
устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не
на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Интерьер приемной
хорошо оживляют живые растения.
Живые растения —
не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в
центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью
растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий
психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния,
успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия,
отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.
Растения не только
улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду
листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся
большой сухостью. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения
хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если
помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу,
зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно
стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть
особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.
Главное условие —
растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает,
что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться
под висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться, проходя мимо, о
колючку кактуса или не быть окропленным водой чрезмерно политого цветка. С этих
позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.
Большое значение
имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят
стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.
В зоне
обслуживания посетителей должны быть несколько (2-3) стульев или кресел и
небольшой столик.
Вспомогательная
зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) какдля хранения дел, так и платяным
(если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.
Габариты мебели должны
соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную. Сегодня
выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для
приемной и рабочего места секретаря.
Располагается
рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так,
чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.
Так как секретарю в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен
иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Учитывая
необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее
кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей
зоны — на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив
удобную посадку.
Особое значение
придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и
трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и
информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и
автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры
создания и обработки документов. Совершенно ясно, что к 2000 году повсеместно
будут применяться новые информационные технологии, основанные на использовании
компьютеров и средств связи. Поэтому современное место секретаря немыслимо без
персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и
клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в
обязанности секретаря входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен
быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с
ним, но в пределах досягаемости располагается принтер. При больших объемах
множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер
соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а
при необходимости — дуплексом и степлером. Эта техника размещается на
специальной подставке во вспомогательной зоне.
Само собой
разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение.
Как правило,
компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной
сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем приема-передачи
факсов и электронной почты „ к телефонной сети. Для подбора необходимой
руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet.
На рабочем столе
или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком),
селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с
факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое
количество корреспонденции.
На столе секретаря
должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие
документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по
папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил — на столе секретаря
находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные
должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе
должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с
ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для
записи.
Все, что постоянно
требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы
можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз
установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам
работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом.
Задание: Описать
интерьер своей приемной,какой бы вы ее хотели видеть.
1.4 Техника
общения по телефону
Снимайте трубку не
позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Связисты не
рекомендуют снимать трубку во время звонка по чисто техническим причинам: в
электрических цепях возрастает сила тока, что может привести к повреждению сети
и отключению телефона.
Иногда в трубке
бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам надо повышать голос.
Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и,
значит, надо говорить громче, в случае с телефоном является ошибочным. При
плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить собеседника
говорить громче и поинтересоваться при этом, как он слышит вас. Подняв трубку,
назовите свое учреждение, отдел и вашу должность.
В вашем голосе
должна звучать заинтересованность: помогите человеку, который звонит,
почувствовать, что вы действительно рады его слышать. Отвечая на звонок, нужно
всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме
того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника.
Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы хотели, чтобы
отвечали вам).
При частых звонках
или в спешке обычно называют фамилию с добавлением слова «слушаю» («Иванова
слушает») или указывается только название учреждения или подразделения:
«Приемная департамента такого-то…».
Во всех
вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы куда
попал. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же
разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.
• Если вам
необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у
вашего собеседника разрешения сделать это.
• Добейтесь того,
чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка. Это очень просто: улыбнитесь самой себе,
когда снимаете трубку. Ваш голос должен звучать дружелюбно.
• Договариваясь о
следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для
собеседника.
• Если вам задали
вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так:
«Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?». Не давайте выхода
своим отрицательным эмоциям.
Ваш собеседник не
виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо
неприятный разговор или у вас личные проблемы.
Вот краткий
перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе
звонит телефон:
Не следует
1. Долго не
поднимать трубку.
2. Начинать
разговор словами: «Привет», «Да» и «Говорите»
3. Спрашивать:
«Могу ли я вам помочь?»
4. Вести две
беседы одновременно
5. Оставлять
телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его подолгу
6. Использовать
для заметок клочки бумаги и листки календаря
7. Говорить: «Все
обедают», «Никого нет», «Перезвоните»
Следует
1. Поднять трубку
до четвертого звонка телефона
2. Представиться и
назвать свое подразделение и вашу должность
3. Спросить: «Чем
я могу вам помочь?»
4. Концентрировать
внимание на одной беседе; внимательно слушать
5. Предложить
перезвонить, если требуется время для выяснения деталей
6. Использовать
бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот
7. Записать
информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонят.
Трубку снимают
левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию (для
левшей, соответственно, наоборот). Недалеко от телефонного аппарата всегда под
руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка. Телефонные
сообщения обязательно записывают. Однако не старайтесь записать содержание
разговора целиком, выбирайте только главное (фамилии, названия, цифры).
Пользуйтесь сокращениями. После разговора перепишите набело, пока не успели
забыть. Обязательно надо записать:
• дату и время
звонка;
• фамилию, имя,
отчество и должность звонившего;
• суть сообщения;
• по какому номеру
перезвонить и когда.
Полученное
сообщение лучше проверить, прочитав его собеседнику.
Во всех случаях,
когда вам позвонили и представились, сразу же запишите имя и отчество
собеседника. Так вам удобнее будет вести разговор.
Телефонные звонки
часто нарушают ритм работы, разбивают рабочий день руководителя, мешают ему
сосредоточиться, переключая внимание на вновь возникшие непредвиденные
проблемы. Поэтому одна из задач секретаря руководителя — фильтрация
(сортировка) телефонных звонков. Секретарь должен хорошо знать, кого и по каким
вопросам следует соединять с руководителем. Зная организационную структуру
фирмы (учреждения) и распределение обязанностей между сотрудниками (кто чем
занимается), секретарь, выяснив тему разговора, часто может сам правильно
переадресовать абонента. Секретарю полезно иметь составленный в соответствии с
мнением руководителя критерий, согласно которому входящие разговоры должны быть
отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует пропустить к
руководителю.
Сегодня для записи
и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком.
Обычно они включаются в часы, когда отвечать на звонки некому, так как никого
нет в офисе. Например, в обеденное время, вечером или в ночное время, в
нерабочие дни.
Секретарь,
освободившись или придя на рабочее место, должен прослушать запись и передать
сообщения по назначению, а при необходимости — связаться со звонившими.
Самым большим
недостатком при телефонном общении является равнодушие. Кто не заинтересован в
деле, тот не сможет достойно представить свою фирму.
Из-за отсутствия
интереса проистекают такие основные минусы, как:
• неготовность
вести диалог;
• недружелюбие,
сухость в общении;
• подчеркнутая краткость,
граничащая с невежливостью;
• нетерпение;
• желание быстрее
закончить разговор и положить трубку. Естественно, отсюда проистекают и другие
ошибки, связанные в основном с негативным отношением к партнеру по телефону:
• отсутствие
обращения к собеседнику по имени-отчеству;
• недостаточное
участие в проблемах собеседника;
• неумелая
постановка вопросов;
• долгие паузы,
связанные с поиском документов.
Разговаривайте по
телефону на том же уровне громкости, что и при очной беседе. Громкая речь по
телефону часто менее разборчива, поскольку параметры микрофона и телефона
выбраны с расчетом на обычный, средний уровень громкости.
Не следует
говорить и слишком быстро, так как в этом случае приходится часто повторять то,
что не было понято собеседником.
Телефон усугубляет
недостатки речи. Особенно неразборчиво звучат числа и числительные. Поэтому
произносить их нужно более отчетливо. Лишь тот, кто слушает внимательно,
правильно поймет желания и запросы партнера, сможет получить необходимую
информацию и повлиять на него в нужном направлении. Ни в коем случае не
перебивайте собеседника и не вставляйте реплик в его речь. Кто следует этому
совету, тот во время телефонного разговора создает доверительную атмосферу, а
это очень существенно.
Первые слова
приветствия не произносите монотонным голосом, даже если это ваша обычная
манера, так как в этом случае собеседник уже по первым словам составит о вас не
самое лестное представление. Говорите с воодушевлением, сохраняя бодрый,
энергичный тон до конца фразы.
Падение громкости
речи к концу предложения делает речь унылой. Отвечать на звонок словами «алло»
и «вас слушают» или неопределенным «да» можно только у себя дома, т.е. поднимая
трубку квартирного телефона.
Нельзя превращать
разговор в допрос, задавать вопросы типа: «С кем я разговариваю?» или «Что вы
хотели?». Надо следить за своей дикцией (не чмокать и т.п.), не вертеть трубкой
от этого звук становится неразборчивым.
Если вы говорите с
иностранцем и ваша речь — с акцентом, постарайтесь произносить слова более
отчетливо.
Избегайте привычки
переговариваться с коллегами во время телефонного разговора — абонент может
услышать, даже если вы зажали микрофон рукой.
Если вас попросили
передать некое сообщение отсутствующему работнику, сразу запишите его и
передайте в виде записки. Иначе информация может исказиться, что нередко и
происходит при устной ее передаче.
Если вы в
состоянии ответить на претензию, нужно побеседовать, не заставляя абонента
дожидаться и не переадресовывая его. Если это невозможно, узнайте его номер
телефона, заверьте, что ему перезвонят, и проследите за этим.
В случае жалобы
рекомендуется «принять удар на себя» тому, кто поднял трубку. Клиенту очень
важно выговориться, и нужно предоставить ему эту возможность, не доводя его до
кипения «отфутболиванием». При этом надо выражать всяческое сочувствие, а если
есть хоть малейшая вина фирмы- извиниться. Обязательно запишите его телефон,
имя-отчество, обещайте перезвонить и непременно сделайте это. Существуют
выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем
учреждении не сложилось превратного представления. К ним, в частности,
относятся:
1. «Я не знаю».
Никакой другой ответ не может подорвать доверие к фирме столь быстро и
основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать — именно
поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии сразу дать ответ
вашему собеседнику, лучше сказать: «Хороший вопрос… Разрешите, я уточню для
вас».
2. «Мы не сможем
это сделать». Если это действительно так, ваш потенциальный клиент обратится к
кому-нибудь еще, и весьма вероятно, что это будет не в вашу пользу. Вместо
отказа «с порога» предложите ему, например, объяснить еще раз, прежде чем вы
поймете, чем можете оказаться полезными, и попытаетесь найти альтернативное
решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредотачиваться на том, что вы
можете сделать, а не на обратном.
3. «Вы должны…».
Серьезная ошибка. Позвонивший вам ничего не должен. Желательна более мягкая
формулировка: «Для вас имеет смысл…» или «Лучше всего было бы…».
4. «Подождите
секунду, я скоро вернусь». Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться
со своими делами за секунду? Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на
правду: «Чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты.
Можете подождать? Или перезвоните через 5 минут?». Последнее более
предпочтительно, так как телефон должен быть занят минимальное время. Когда
трудно дозвониться — это плохая характеристика работы секретаря.
5. Произнесенное
«Нет» невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы
усложняется. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует
тщательно обдумывать, пытаясь смягчить ее. Если позвонивший, не представившись,
сразу начинает с объяснений того, что ему нужно, вежливо попросите его
представиться, назвать его организацию и лишь затем продолжайте беседу.
Неправильно построенный разговор:
Звонок. Трубку
берет секретарь.
> Секретарь:
Слушаю.
> Абонент: Я
куда попал?
> Секретарь: А
куда вы звоните?
> Абонент: Мне
нужна фирма «Заря».
> Секретарь: А
кто это говорит?
> Абонент: Это
фирма «Заря»?
> Секретарь:
Да, это фирма «Заря».
> Абонент: Мне
нужен директор фирмы.
> Секретарь:
Кто спрашивает директора?
> Абонент: По
делу.
> Секретарь: По
какому делу?
> Абонент: С
кем я говорю?
> Секретарь: С
секретарем директора.
> Абонент:
Соедините меня с директором.
> Секретарь:
Директора нет.
> Абонент: А
когда он будет?
> Секретарь: Не
знаю.
> Абонент: На
месте ли заместители?
> Секретарь: Я
не знаю.
> Абонент:
Состоится ли совещание, назначенное на завтра?
> Секретарь: Ни
о каком совещании я ничего не знаю. Звоните позже.
Когда вам пришла в
голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Прежде всего,
надо уяснить себе цель разговора, а затем его содержание.
Перед
ответственным разговором с другим городом и/или солидным партнером полезно
набросать на листке бумаги его основные пункты, чтобы в волнении, спешке не
упустить отдельные важные моменты.
Принято ждать
ответа абонента 4 звонка (максимум 5), чтобы не мешать ему, ведь он не
поднимает трубку из-за серьезной занятости. После 6-го гудка автоматика
зафиксирует минуту разговора, даже если абонент не поднял трубку. Может
оказаться, что время, удобное для вас, не является таковым для другого. Дайте
человеку знать, что это вас беспокоит, задав подходящие вежливые вопросы: «Вам
удобно сейчас поговорить?», «У вас найдется несколько минут?», или выкажите
беспокойство в утвердительной форме, также выражая свое уважение к чужому
времени: «Я буду краткой. Знаю, что вы очень заняты. Это займет всего несколько
минут».
Выслушивайте
собеседника, не перебивая его. В то же время не молчите, подтверждайте ваше
участие в беседе какими-то краткими нейтральными репликами. Иначе у собеседника
может возникнуть опасение, что прервалась связь. Если же действительно
произошло разъединение, неукоснительно соблюдайте правило: перезванивает тот,
кто звонил. При ваших повторных звонках не рекомендуется говорить: «Это опять
такая-то…». Необходимо заново представиться полностью с указанием своей
организации. Иначе можно поставить собеседников в трудную ситуацию, если они
вас не запомнили.
Как дозвониться до
«вечно занятого» телефона? Многие используют так называемые «народные» способы:
1) набрав последнюю цифру, некоторое время не отпускать диск (кнопку); 2)
сделать паузу перед набором последней цифры. Предполагается, что во время паузы
никто не сможет «прорваться» к абоненту, ибо вы его «заняли».
Это ошибочные
посылки. Сигнал о набираемой цифре идет в сеть не тогда, когда мы закручиваем
диск, а когда он возвращается в исходное положение. Поэтому указанные способы
ничего, кроме потери времени, не дают. Единственный способ дозвониться —
беспрерывно набирать номер. Неоценимую помощь при этом оказывает автодозвон,
имеющийся во многих новых аппаратах: вы работаете, а аппарат «трудится» за вас,
без конца повторяя набор. Ускорять обратное вращение диска ни в коем случае
нельзя: сигнал о набираемой цифре может исказиться. Вместо «9» наберется «8»,
вместо «8» — «7» и т.п.
Когда приходит
время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: кто первым
начал разговор, т.е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать. Однако
звонящий должен быть предельно кратким, не злоупотреблять этим своим правом.
Если статус собеседников значительно различается, то человек более высокого
статуса может первым дать знак к окончанию разговора.
Лицу, которому
позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески «закруглять» разговор.
Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно,
еще не все уяснил.
Как дать вежливый
сигнал к окончанию разговора? Возможны, например, такие варианты. Первый-
поблагодарить еще раз собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил
приятные сведения. Второй — заверьте собеседника, если считаете нужным, что вы
всегда рады его звонку и личной встрече. Третий, если позвонили вы, — просто
попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.
10 телефонных
«грехов»
1. Конкретная цель
разговора неясна самому звонящему.
2. Неудобное для
собеседника время звонка.
3. Долгий поиск
номера абонента (при отсутствии систематических записей).
4. Звонок без
предварительной подготовки необходимых материалов.
5. Предварительно
не записаны план разговора и ключевые слова.
6. Собеседнику не
сообщается цель разговора.
7. Импровизация
вместо того, чтобы действовать по плану.
8. Длинные
монологи, не дающие возможности собеседнику высказаться.
9. Не ведется
запись основных результатов делового разговора.
10. Неконкретные
договоренности
1.5 Работа
с посетителями
Чаще всего именно
секретарю приходится встречать посетителей, пришедших на прием к руководителю
или его заместителям. Прием посетителей — одна из важнейших функций секретаря.
Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня
организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за
организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует
прием посетителей руководством.
Прежде всего,
следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего
благоприятное впечатление, так как приемная — место первого контакта с фирмой,
организацией, учреждением.
Секретарь должен
уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить
эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его поведения, четкости
и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.
Профессиональный
секретарь должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным
посредником между руководителем и посетителями.
Как правило,
посетители входят в кабинет руководителя после доклада секретаря. Исключение
составляют только те лица, которым право входа без доклада предоставлено самим
руководителем.
Предупредительность,
внимание секретаря во многом определяют атмосферу приема. Организация приема
зависит от категории посетителей.
Прием посетителей
(по предварительной договоренности или прибывших внезапно) можно условно
разделить на следующие виды:
— прием
сотрудников по текущим вопросам;
— прием
сотрудников по личным вопросам;
• прием
посетителей из других организаций;
• прием
командированных;
• прием делегаций.
Во всех случаях
секретарь прежде всего приветливо здоровается с вошедшим.
Так как секретарь
помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право
определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть
направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном,
первоочередном решении и внимании руководителя.
Организуя прием к
руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих
к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации по
текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является
основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на
прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря
должен лежать пофамильный (с именами-отчествами) список всех работников
организации.
При приеме
работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:
• фамилию, имя,
отчество;
• организацию,
которую он представляет, и его должность;
• по какому
вопросу;
• было ли назначено
время приема. Часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою
визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю
следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.
Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить
посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.
Если посетитель
будет принят руководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или
запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и передает руководителю
необходимые для разговора документы.
В случае задержки
приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы,
проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель
занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину
задержки, указать, на какое время прием переносится, или договориться о другом
дне посещения. Важному посетителю можно предложить чай или кофе. Если о
переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя,
командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с
посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое
прием может быть перенесен.
О каждом
посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О
сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить по телефону.
Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко
называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию), и передают визитную
карточку или запись сведений о нем. Некоторую особенность имеет прием
командированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в
размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, помогает
встретиться с нужными людьми.
В случае
отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может
направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря —
направить посетителя к тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и
избавить руководителя от лишних приемов.
Доброжелательность,
внимание, любезность и предупредительность секретаря во многом определяют
атмосферу приемной.
Во время приема по
личным вопросам ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема,
фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия
ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом числе
посетителей такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках.
Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время
приема, они излагаются в письменной форме, и с ними ведется работа, как с
письменными обращениями.
Организуя прием
сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень
хорошо знать структуру предприятия иметь представление о его деятельности,
знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.
Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема
по текущим вопросам. Он дол¬жен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ
к руководителю в любое время.
Очень часто
посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены
другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее
компетентному в решении того или иного вопроса.
Во время
проведения приемов всех видов секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и
переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема
может быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае
беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет
неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также
во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не
имеющих отношения к приему. В таких ситуациях их следует направлять к
заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и
сможет их принять.
По окончании
беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю
сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
Прием посетителей
из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема
должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя.
Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе,
который будет решаться во время встречи.
В ряде
организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи
посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность
посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и
время приема.
Если посетитель
пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить:
доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после
доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен
предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим
компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не
пробовали решить этот вопрос с…». Если посетителя такое предложение не
устраивает, секретарь соощает ему дату и время, когда его примет руководитель.
Если руководитель,
к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя
принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации
извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.
Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением
невнимательности и неуважения к нему. Нельзя допускать срыва приема по
неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным
обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и
т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о
времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать
посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и
сообщений.
Работая в
приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то,
наоборот, затруднить. Если секретарь сочтет, что ситуацией можно манипулировать
с выгодой для себя, это может окончиться крахом. Секретарь не имеет права
переносить на людей отношение к ним руководителя — со всеми посетителями нужно
быть одинаково радушной.
Организуя прием
командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это
посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить
командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный
специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.
Если на прием
прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении
сотрудника, который будет сопровождать ее.
При прибытии
иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и
сувениров для членов делегации.
Секретарь должна
уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай
или кофе.
При этом следует
соблюдать элементарные правила. Посуда (кофейные чашки с блюдечками, десертные
тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой. Приготовить кофе
и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет
руководителя на подносе. Не следует забывать о салфетках. Обычно посетители
берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то
начинать следует с женщин, причем с той, которая старше по возрасту. Можно
расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае
кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают
в их присутствии. К кофе и чаю можно поставить на стол пирожные, печенье,
конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них) можно поставить на стол бутылки с
минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для
открывания бутылок.
Памятка по приему
посетителей секретарю английского рекламного агентства «WILSON» Процветание
фирмы, ее успех зависят от вашего умения принять клиента (посетителя). Для
этого необходимо:
• увидев
посетителя, отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего: «Добрый
день! Чем могу быть полезна? Представьтесь, пожалуйста. Назначена ли вам
встреча?»;
• установить
причину посещения;
• зарегистрировать
посетителя в специальном журнале;
• определить,
сможет ли справиться с этим вопросом кто-либо из заместителей руководителя или
других сотрудников фирмы, и направить посетителя к ним;
• предупредить
руководителя о посетителе, если вопрос можно решить только с ним;
• иметь на рабочем
месте схему организации или список местных телефонов;
• быть радушной и
гостеприимной. В случае какой-либо задержки предложить посетителю чай, кофе,
тоник, свежие газеты и журналы;
• поддерживать
приятную беседу с посетителем, не касаясь вопросов коммерческой деятельности
фирмы. Если подобные вопросы возникнут, сослаться на неосведомленность;
• иметь под рукой
список лиц, к которым можно обратиться в случае обострения ситуации с
посетителем;
• быть
внимательной и наблюдательной, обращать внимание, с чем клиент вошел и с чем
вышел, не оставил ли что-либо после посещения. Во избежание недоразумений
оповестить охрану, если обнаружится что-либо подозрительное;
• не оставлять
включенным ПК с монитором, повернутым к посетителю;
• не оставлять на
рабочем столе документы, доступные посетителям, даже если их содержание вам
кажется неконфиденциальным.
1.6 Организация
совещаний
Для успешного
проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного
обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка,
размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального
обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или
тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Сегодня большие
доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их
текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки
подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того,
заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы,
позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый во¬прос: отчеты, таблицы,
графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
Секретарю-помощнику
или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить
сбор необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48
часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура
также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса.
В случае участия в
совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения
участников. Имея список участников совещания, секретарь знает, кто приедет из
других городов. Относительно каждого такого участника совещания обязательно
заранее выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.
Готовя совещание и
приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или
общежитии, где они смогут остановиться. По указанию секретаря, ответственного
за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно
этим занимаются административно-хозяйственные службы. Секретарь сообщает,
сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под
контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет
размещен.
В подготовительный
этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть,
будут ли нужны машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от
места проживания к месту проведения совещания, В случае необходимости
составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время
транспорт будет в распоряжении секретаря или ответственного за транспортное
обслуживание.
Заканчивается
предварительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его
техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется
заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется
исправность трансляции. За установку технических средств и эксплуатацию
отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию.
Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или
организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо
подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее
проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.
Обслуживание
совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других
городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и
тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры,
ее рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего
протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся
необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол
ставятся минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, кладутся
бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место для каждого
члена президиума.
К первым
организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его
участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не
встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском
места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции. При проведении
совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом
в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает
пройти на совещание.
Участники
совещания регистрируются. Если их число сравни¬тельно невелико, то эту работу
проводит секретарь. Одновременно с регистрацией желательно проводить и
проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не
провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача с отметками командировочных
удостоверений участникам совещания.
При регистрации
участникам выдаются, если не были ранее ра¬зосланы, размноженные для них
документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские
принадлежности (папки, блокноты, ручки и т.п.), что предусматривается заранее и
закладывается в смету совещания. Во время перерывов не забывайте проветривать
помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести
ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут
быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай,
бутерброды, печенье и т.д., а также выставка-продажа литературы.
Проведение
оперативного совещания
При подготовке
небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный
день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет
оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад
руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в
случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во
время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей.
Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов.
Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленных действий
руководителя, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в
кабинет, стараясь не привлекать внимания выступающих и присутствующих, подать
записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь не
в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент
участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного
характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен
позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После
совещания следует привести кабинет в порядок.
За час до начала
совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания,
чистую бумагу, ручки, простые и цветные карандаши, скрепки, линейки,
минеральную воду, стаканы и т.п. Во время торжественных собраний на столе
председателя устанавливаются цветы.
Если на совещании
присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед
совещанием секретарь раздает его участникам необходимые документы.
На небольших
совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола
прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой
устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть
не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за
столом.
Организационное
обеспечение командировок руководителя
На секретаря фирмы
часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и
руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает
командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.
Командировочные
удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет,
руководствуясь приказом о командировке.
Подготовка деловых
поездок руководителя Для секретаря руководителя подготовка руководителя к
командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и
детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно
помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от
того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время
переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров.
А для этого у него
должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые
материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена
возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и
сувениры.
Помимо приказа о
командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя
составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе
указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и
отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет
присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее
адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми
предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда
знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним
связаться.
Кроме того,
секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с
расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу,
выясняет, как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации
службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
Руководитель
должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами,
ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для
поездки руководителя.
Предварительная
программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если
поездка местная или всего лишь на один день. Программа, ориентированная на
несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может
оказаться довольно длинной.
Предварительная
программа может содержать следующую информацию:
— время (день,
месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);
— способ
передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);
— все деловые
встречи;
— бронирование
мест в гостиницах;
— места посещения
и проезд к ним;
— отдельные лица
или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть
настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами,
телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех
лицах, которые могли бы оказаться полезными).
Подготовку
предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий.
Это события, время и место проведения которых уже жестко определены и в
зависимости от которых следует планировать остальной график. Полезным было бы
записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, чтобы можно было с одного
взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.
При возвращении
руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые
возникли в период его отсутствия, и о ходе их решения.
Руководитель
знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными
документами передает их для подготовки отчета.
Секретарь
обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их,
передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности
секретаря входит и оформление отчета о командировке.
Во время
отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше
времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке
наличия документов и т.п.
Тема 2. Документирование
управленческой деятельности
2.1
Введение в делопроизводство
Делопроизводство –
это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными
стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения
поиска и хранения документов.
Основные задачи
делопроизводства:
Оформление деловых
документов в соответствии с требованиями стандартов
Создание условий для
движения документов (организация регистрации, контроль за движением и сроками
исполнения)
Создание условий для
поиска исполненных документов (формирование дел в соответствии с номенклатурой
дел)
Создание условий для хранения
документов
Документ – это
сложный объект, представляющий собой единство информации и материального
(вещественного носителя); это закодированное определенным образом и
зафиксированное на материальном носителе информационное сообщение
удостоверяющее, что факт хозяйственной деятельности (жизни) существует,
совершен или может быть совершен; это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Классификация
документов:
По месту составления:
внешние и внутренние
По способу
заполнения: вручную, на компьютере, смешанные
По регулярности выхода в свет:
периодические и непериодические
Признаки
документа:
Наличие смыслового
семантического содержания (документ – носитель смысла)
Стабильная
вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа,
возможность многократного долговременного использования и перемещения
информации в пространстве и во времени
Предназначенность для
использования в социальной коммуникации (документы – это специально созданные
человеком для коммуникационных целей носители информации)
Завершенность сообщения
Документооборот –
это движение документов с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки.
Весь комплекс
нормативно методических документов обеспечения деятельности секретаря состоит
из двух групп.
Документы,
составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его
должностной статус (Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, трудовое
законодательство, Кодекс РФ об административных нарушениях, основы законодательства
об охране труда; законы РФ об организациях с различной формой собственности и
др.). Обозначенные документы, находящиеся на «вершине правовой пирамиды»,
влияют на деятельность секретаря, как правило, опосредованно.
Внутренние документы организации:
Устав, Положение, структура и штатная численность, штатное расписание,
программа развития персонала и Положение о персонале, Коллективный договор,
Положения о структурных подразделениях, Трудовой договор (контракт),
должностная инструкция и др.
2.2 ГОСТ
ГОСТ – это
нормативный документ, устанавливающий требования к бланкам и оформлению
реквизитов документов, требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению бланков.
ГОСТ Р6.30-2003
являясь подзаконным актом, представляет собой высший нормативно-технический
документ и содержит не только технические, но и юридические предписания,
которые вводятся в действие соответствующими государственными компетентными
органами.
Формуляр –
образец- это модель построения документа, устанавливающая область применения,
форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и
основные реквизиты.
Реквизит –
необходимая часть документа.
При подготовке и
оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 —
Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта
Российской Федерации;
03 — эмблема
организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код
организации;
05 — основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 —
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 — код формы
документа;
08 — наименование
организации;
09 — справочные
данные об организации;
10 — наименование
вида документа;
11 — дата
документа;
12 —
регистрационный номер документа;
13 — ссылка на
регистрационный номер и дату документа;
14 — место
составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф
утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к
тексту;
19 — отметка о
контроле;
20 — текст
документа;
21 — отметка о
наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф
согласования документа;
24 — визы
согласования документа;
25 — оттиск
печати;
26 — отметка о
заверении копии;
27 — отметка об
исполнителе;
28 — отметка об
исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о
поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор
электронной копии документа.
Требования к
оформлению реквизитов документов:
01.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии
с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской
Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52,
часть I, ст. 5021).
02 Герб субъекта
Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми
актами субъектов Российской Федерации.
03 Эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках
организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04 Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
05 Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
07 Код формы
документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).
08 Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием
организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования
организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух языках.
Наименование
организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке
Российской Федерации.
Сокращенное
наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного или за ним.
Наименование
филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае,
если оно является автором документа, и располагают ниже наименования
организации.
09 Справочные
данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).
10 Наименование
вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть
определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам
документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11 Датой документа
является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания
(принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или
более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа
оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год —
четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5
июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003
г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.
12 Регистрационный
номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный
номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 Ссылка на
регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и
дату документа, на который должен быть дан ответ.
14 Место
составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «Наименование организации» и
«Справочные данные об организации». Место составления или издания
указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно
включает в себя только общепринятые сокращения.
15. В качестве
адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или
физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают
перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования
организаций, их справочные данные и др. являются условными):
|
Минюст |
Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
|
Генеральному |
|
|
или |
АО |
Если документ
отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
|
Администрации |
Допускается
центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой
длинной строке. Например:
|
Главному |
Документ не должен
содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов
составляют список рассылки документа.
В состав реквизита
«Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи.
При адресовании
письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
|
Государственное |
При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
например:
|
Образцову |
16 Документ
утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым
документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
Допускается в
реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы
относительно самой длинной строки, например:
|
УТВЕРЖДАЮ |
При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном
уровне.
При утверждении
документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
|
УТВЕРЖДЕН |
|
|
или |
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 Резолюция,
написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя
фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись и дату, например:
|
Морозовой
|
Допускается
оформление резолюции на отдельном листе.
18 Заголовок к
тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может
отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?,
например:
Приказ о создании
аттестационной комиссии;
чего (кого)?,
например:
Должностная
инструкция ведущего эксперта.
К тексту
документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не
указывать.
19 Отметку о
контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или
штампом «Контроль».
20 Текст документа
составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных
языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов
оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих
структур.
При составлении
текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны
быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием
с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или «были»,
«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны
быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если
таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера
этих граф.
Связный текст, как
правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания,
цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения).
В тексте
документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее
изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер
документа, заголовок к тексту.
Если текст
содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы,
подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах
(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия,
а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от
первого лица единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).
В документах
коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа
(«постановляет», «решил»).
В совместных
документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).
Текст протокола
излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»).
В документах,
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах
используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного
числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица
единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);
— от третьего лица
единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД
считает возможным»).
21 Отметку о
наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5
л. в 2 экз.
Если письмо имеет
приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов
и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1.
Положение об Управлении регионального кредитования на 5
л. в 1 экз.
2. Правила
подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7
л. в 2 экз.
Если приложения
сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо
Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3
л.
Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:
Приложение: на 3
л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера, например:
|
Приложение |
Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ |
22 В состав
реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное
— на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи
(инициалы, фамилия), например:
|
Вице-президент |
|
|
|
или на |
||
|
Вице-президент |
Личная |
А.А.Борисов |
Допускается в
реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица,
подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
|
Исполнительный |
|
|
При оформлении
документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не
указывают.
При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Директор |
Личная |
М.В.Ларин |
|
Главный |
Личная |
З.В.Марьяш |
При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне, например:
|
Заместитель |
Заместитель |
||
|
Личная |
Ю.Г.Демидов |
Личная |
К.И.Игнатьев |
При подписании
совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах,
составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а
их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
|
Председатель |
Личная |
В.Д.Банасюкевич |
|
Члены |
Личная |
А.Н.Сокова |
|
Личная |
А.С.Красавин |
|
|
Личная |
О.И.Рысков |
23 Гриф
согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласован документ (включая наименование организации), личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой
академии
при Правительстве
Российской Федерации
|
Личная |
А.Г.Грязнова |
|
Дата |
Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим
образом:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
или |
|
СОГЛАСОВАНО |
24 Согласование
документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в
себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату подписания. Например:
|
Руководитель |
|
|
Личная |
А.С.Орлов |
|
Дата |
При наличии
замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания
прилагаются
|
Руководитель |
|
|
Личная |
А.С.Орлов |
|
Дата |
Замечания излагают
на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа,
подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части
оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа,
подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части
лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно
оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по
усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25 Оттиск печати
заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих
права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на
иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют
печатью организации.
26 При заверении
соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»
проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица,
заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения, например:
|
Верно |
||
|
Инспектор |
Личная |
Т.С.Левченко |
|
Дата |
Допускается копию
документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 Отметка об
исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер
его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А.Жуков
924 45 67
28 Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
29 Отметка о
поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается
отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 Идентификатором
электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на
машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в
организации.
2.3 Бланки документов
Бланк документа – набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк – белый лист с частично
напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией.
При разработке бланков организации
используются 2 варианта расположения реквизитов: продольный и угловой.
Пример оформления бланка письма
Основные виды бланков:
бланк
письма
общий
бланк
бланк
вида документа
Бланк письма употребляется
для общения организации с внешним миром. Оформляется в зависимости от того, что
закреплено в учредительных документах организации. В зависимости от
организационно-правовой формы бланк письма может иметь государственный герб РФ,
герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, справочные данные
организации (юр. адрес, номер телефона, факса, электронной почты, расчетный
счет), ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дату, регистрационный номер, ссылку на
регистрационный номер. На бланках письма ставят ограничительные уголки для
реквизита «адресат». В бланках писем наименование документа не указывается.
Бланк письма
организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Общий бланк используется
для составления любых видов документов (кроме писем). Зависит от формы
собственности и уровня организации. На этом виде оформляется организационно-распорядительная
документация организации, т.е. вся внутренняя документация.
Общий бланк включает:
государственный
герб РФ герб субъекта РФ товарный знак или эмблема
наименование
организации
дата
регистрационный
номер
место
составления или издания бланка
В плане набора реквизитов этот вид
бланка постоянен.
Бланк видов документов. Их более
300 шт. Содержат все ранее перечисленные реквизиты общего бланка + обозначение
вида документа.
В субъектах РФ может быть
2 государственных языка, поэтому могут создаваться бланки, в которых реквизиты
наименования организации, справочные данные, место составления или издания
пишутся на 2 языках. Все реквизиты таких бланков рекомендуется оформлять на
одном уровне.
В переписке с иностранными
корреспондентами все реквизиты бланка повторяются дважды.
Не допускается размещение
на бланках только сокращенного наименования организации.
Не допускается отсутствие
сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме.
Не допускается составление
бланка на 2х языках с различной информацией об организации и авторах документа.
Не допускается украшение
бланка рисунками, которые можно принять за эмблему.
Запрещается размещение
справочных данных об авторе, его местонахождении в разрез с данными
государственной регистрации.
Запрещается произвольное
расположение реквизитов на бланках.
Размещение дополнительных
элементов в оформлении на бланках документов запрещается.
Запрещается размещение
реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных
партнеров. Такое использование бланков возможно только в совместных
предприятиях (например, англо-русское).
2.4
Организационные документы
Организационно-распорядительная
документация — вид письменного документа, в котором фиксируются решения
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций,
предприятий, учреждений и их подразделений, а также должностных лиц.
Функции организационной
документации:
создание
организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее
структуры (Учредительный договор, устав, положение об организации);
определение
штатной численности, состава должностей руководителей, специалистов,
технических исполнителей (штатное расписание, структура и штатная численность);
регламентация
деятельности структурных подразделений и работников (положения о структурном
подразделении);
формирование
коллегиальных и совещательных органов управления (положение о совете
директоров);
регламентация
деятельности аппарата управления, организация и оценка труда работников
(инструкции, правила, памятки);
установление
режима работы;
др.
Организационные документы
составляют правовую основу деятельности организации. Обязательно проходят
процедуру утверждения. Относятся к категории бессрочных документов (исключение
штатное расписание – разрабатывается и утверждается ежегодно). В случае
надобности могут вноситься изменения, для чего руководитель издает
распорядительный документ. В случае реорганизации разрабатываются и
утверждаются новые организационно-правовые документы.
Текст большинства организационных
документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, пункты и
подпункты и нумеруются арабскими цифрами.
Регулируют организационные
документы: ГК РФ, ФЗ РФ «Об общественных объединениях», «АО», др.
Основные организационные документы:
— учредительный договор
— устав
-положение об учреждении
— положение о структурных
подразделениях
-должностная инструкция
— регламент
-Штатное расписание
Должностная инструкция является
основным локальным организационным документом, закрепляющим статус работника,
его должностные обязанности и виды работ, объем его полномочий. Кроме того,
должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между
сотрудниками одного структурного подразделения. Разработка должностных
инструкций на всех сотрудников подразделения (организации) является реальной
основой устранения параллелизма и дублирования в выполнении как отдельных
операций, так и всех функций, закрепленных за подразделением.
Известно, что служебная должность
является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы
должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в
структурном подразделении, от разделения обязанностей и кооперации труда.
Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как
действенное средство управления, предназначенное для решения организационных,
регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции
помогают руководителю осуществлять объективную оценку деятельности каждого
отдельного работника, мотивированно применять меры воздействия.
Достаточно давно должностные
инструкции используются и в отечественной управленческой практике, поэтому при их
разработке важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм,
установленных требований к структуре, тексту и оформлению должностной
инструкции.
Текст должностной инструкции
состоит из следующих разделов:
общие
положения
должностные
обязанности
права
ответственность
взаимоотношения
Раздел «Общие положения» включает
наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому
непосредственно. подчиняется работник; порядок назначения на должность и
освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других
документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж рабаты); требования к
специальным знаниям.
В разделе «Должностные обязанности»
перечисляются виды работ, выполняемые работникам.
Раздел «Права» определяет
полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: права
принимать определенные решения; давать указания па конкретным вопросам;
caмостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени
подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях;
запрашивать необходимую для рабаты информацию; требовать выполнения
определенных действий от других работников и др.
В разделе «Ответственность»
устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности
работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие
качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника
определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть
дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения»
указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому,
какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты
подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и
рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с
подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется
на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции
являются наименование организации, наименование структурного подразделения,
дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
Должностную инструкцию подписывает
руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель
руководителя) организации – куратор данного подразделения, руководитель
структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируют
должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и
юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий
которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является
дата ее утверждения.
После утверждения должностная
инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную
визу:
С инструкцией ознакомлен, дата
подпись.
Штатное расписание — правовой акт,
определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда
работников организации.
Штатное расписание до начала 90-х
гг. было одним из основных организационных документов предприятия (учреждения,
организации),закрепляющим должностной и численный состав работников и фонд оплаты
труда. Оно создается для нормирования численности штатного персонала
организации, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения
соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов. На основе штатного
расписания строится работа кадровых служб по подбору работников (при наличии
вакансий), формированию резерва на выдвижение, составлению планов повышения
квалификации, подготовке и переподготовке кадров. С возникновением в России
частного сектора многие вновь созданные предприятия вообще отказались от
практики использования этого документа, несмотря на то, что официальной отмены
этого документа не было.
Штатное расписание было впервые
унифицировано в системе организационно-распорядительной документации более
двадцати лет тому назад. В настоящее время этот документ оформляется с использованием
межведомственной унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание»,
которая содержит сведения об имеющихся в организации структурных
подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных
окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Организационная структура и штатная
численность работников организации определяются в соответствии с ее уставом.
Пример штатного расписания
Структура и
штатная численность — это документ, который закрепляет наименования и
общее количество структурных подразжелений, наименования должностей и
количество штатных единиц в каждом структурном подразделении.
В заголовочной части документа
располагают реквизиты, которые обычно являются неотъемлемой частью любого
внутреннего документа: наименование организации, наименование вида документа,
дату его разработки, место создания документа, гриф утверждения, заверяемый
печатью организации.
Документ подписывает заместитель
руководителя, визируют заинтересованные должностные лица, утверждает
руководитель организации.
Задание №
1.Придумать штатное расписание и правильно его составить.
Задание №
2.Составить структуру и штатную численность.
Пример структуры и
штатной численности
2.5 Распорядительные документы
Независимо от
организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации
ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации
наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и,
соответственно, издавать распорядительные документы.
Основное назначение
распорядительных документов регулирование и координация деятельности,
позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним
задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько
эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы
организации.
Решения, фиксирующиеся в
распорядительных документax, могут касаться совершенствования организационной
структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов
осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения
организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными
ресурсами.
Распорядительные документы содержат
решения, идущие сверху .вниз по системе управления: от управляющего органа к
управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и
работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
Приказ – правовой акт, издаваемый
руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для
разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.
Приказ по основной деятельности
предприятия или организации является нормативным документом (локальным
нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.
Приказом по основной деятельности
оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы
предприятия структурных подразделений, планированием, отчётностью,
финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей
деятельности. Такие приказы называются инициативными.
Приказы издаются также, когда
требуется довести до сведения работников предприятия законодательные,
нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и
управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение
требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы
относятся к категории изданных «во исполнение».
Приказы должны строго
соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно
разделить на четыре этапа:
1 – изучение действующих
законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии, с
которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или
организации;
2 – выявление ранее изданных,
поэтому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов
данного предприятия, анализ причин их не исполнения или особенностей
выполнения;
3 – составления проекта документа,
точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и
исполнителей, чёткое формулирование распорядительных действий;
4 – оформление проекта приказа, его
визирование, согласование и подписание.
Работы на третьем и четвёртом
этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.
Проект приказа по основной
деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным
специалистом или секретарём-референтом по поручению руководителя.
Составители проводят обязательное
согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсулом. Проекты
приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с
бухгалтерией или финансовой службой.
Согласование проекта приказа с
другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.
Приказ по основной деятельности
оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаге форматом А4 с
расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый
способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно
отпечатать специальный бланк приказа.
В типовой формуляр приказа по
основной деятельности входят следующие реквизиты:
наименование организации – автора
(для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается
наименований вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии –
полное);
название вида документа (ПРИКАЗ);
дата;
рег. номер;
место составление или издания;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы или гриф согласования.
Название вида документа (ПРИКАЗ)
оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования
организации – автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк
центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее
типографическим способом, как правило, центровано.
Дата оформляется цифровым способом
(10.03.04) и располагается через два межстрочных интервала ниже названия вида
документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления
приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если
время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в
момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается
буквенно-цифровой способ её оформления (10 марта 2004
г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).
Регистрационный номер приказ по
основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной
ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и
номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый
порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25; № 30).
Место составления и издания приказа
оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого
поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном – в центре строки. В
общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографическим
способом, как правило, центровано. Этот реквизит содержит название населённого
пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический
адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны
соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.
Например:
г. Белёв Тульской обл.
г. Рязань
с. Вятское Прохоровского р-на
Курской обл.
При обозначении Москвы и
Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.
Заголовок к тексту оформляется в
левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место
составления или издания» от границы левого поля или печатается на бланке в
пределах площади обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен
кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким. Он
начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чём?», формулируется с помощью
отлагательного существительного («О создании…», «Об утверждении…») и может
состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал.
Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его
регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать
на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к
распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать
правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к
нему формулируется заголовок.
Текст приказа по основной
деятельности состоит обычно из 2 частей – констатирующей и распорядительной. В
констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания
приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
Констатирующая
часть ,пример:
03.04.2002
№ 33-1
Москва
Об
увеличении уставного капитала общества
В
связи с решением общего собрания акционеров (протокол от 30 марта 2002 г. № 1)
об увеличении уставного капитала общества и руководствуясь Положением о порядке
увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом
директоров общества 16 июля 1999 г.,
В инициативном приказе
констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для…» или со
сложных отымённых предлогов «В связи…», «С целью», которые
облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:
«Для организации подготовки к
открытию филиала…»;
«С целью привлечения дополнительных
средств…»;
«В связи с перераспределением
функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…».
Следует помнить, что предлог «В
целях…» до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля
русского литературного языка.
Если распорядительные действия
нуждаются в подобном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного
приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств,
сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается
конструкцией с теми же предлогами «Для…», «В связи…», «С
целью…» и т. п.
Оборот «На основании
вышеизложенного…» является архаичным и также не соответствует нормам
современной деловой речи.
В приказе, изданном «во
исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…»,
«На основании…», «В связи…», «Во исполнение…», содержит
название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер,
полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный
приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель.
Например:
«В соответствии с Постановлением
Правительства Российской Федерации от 10.03.04 № 870 «О повышении тарифной
ставки (окладов) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда
работников бюджетной сферы…»;
«Во исполнении Постановления
Правительства Москвы от 20.02.04 № 838 «О дотации журнала «Моя Москва»…».
Завершается констатирующая часть
словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого
поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.
Распорядительная часть текста
составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и
начинается с красной строки.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 15.04.2002 направить
сведения о внесении изменений в Устав общества в Московскую регистрационную
палату и Налоговую инспекцию.
2.
Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.04.2002
зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской
Федерации.
3.
Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального
директора общества Баринова О.Н.
Генеральный
директор
Личная
подпись
П.О. Драгомиров
Если в приказе устанавливаются
правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и
рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты),
то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать – с какого
срока (или на какой срок). Например:
«Утвердить штатное расписание
коммерческого отдела на III квартал
2003 года»,
«Внести с 01 июня 2003
г. следующие изменения в положение о персонале предприятия:»
Если в приказе даются поручения
исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их
руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или
наименования, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок
исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой
модели: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например:
«Коммерческому директору Васильеву
С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 15.03.04.»;
«Управлению кадров организовать
повышение квалификации технического персонала предприятия в июне 2004
г.» или
«Управлению кадров (Тюмина И. В.)
организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12
июня 2004 г.»
В случае необходимости руководитель
предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением
приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле
исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по
образцу:
«Контроль за исполнением приказа
возложить на коммерческого директора Симонова А. К.»Архаичные обороты типа: «Контроль
за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о
контроле не допускаются.Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала
ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица,
подписывающего приказ (сокращённое, т. к. наименование предприятия или
организации – автора указано в заголовочной части), личную подпись её
расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без
скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки
наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между
инициалами и фамилией не делаются. Личная подпись руководителя проставляется на
первом экземпляре приказа.Виза или грифы согласования оформляются до подписания
приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа
через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то
они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положения табулятора. В состав визы
входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае
необходимости указывается наименование должности.Зачастую ответственному
исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае
делается выписка из него. По составу реквизитов выписка практически не
отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа:
вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.
МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ВЫПИСКА
ИЗ ПРИКАЗА
00.00.0000г. №
г.
Минск
Об
утверждении примерной номенклатуры дел и типового положения о постоянно
действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений
С
целью совершенствования работы с документами в средних специальных учебных
заведениях
ПРИКАЗЫВАЮ:
3.
Главному управлению по образованию заведениями в подведомственных учебных
заведениях в соответствии с настоящим приказом.
Министр
образования
Республики
Беларусь А.В. Иванов
ВЕРНО
Вместо полного текста печатается та
часть приказа, которая касается непосредственно исполнителя. Выписка заверяется
секретарем.
Распоряжение- правовой акт,
издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем.
— Это способ доведения до
исполнителей оперативных вопросов, имеющих ограниченные сроки действия и
касающиеся узкого круга должностных лиц
Распоряжение используют
руководители государственных органов, министерств, местных органов власти.
Равносилен приказам.
Оформляется и готовится по тем же
правилам, что и приказы. Состав реквизитов тот же, что и в приказах.
Текст не содержит констатирующей
части. Текст начинается ч пунктов, излагающих распорядительные действия с
указанием исполнителя и сроков их исполнения.
Текст распоряжений начинается со
слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ по правилам приказов. Жирным не выделяются.
Распоряжения могут на обычном листе
бумаги при условии, что оно будет использоваться только внутри организации для
решения текущих задач организации и их структурных подразделений.
Наименование организации
Распоряжение
Дата №
Место издания
Заголовок
О
Последний пункт распоряжения:
контроль исполнения распоряжения возложить на должность ФИО.
Указание – распорядительный
документ в организациях государственного управления, Министерств, Ведомств и
др. вышестоящих инстанций по вопросам информационно-методического характера,
связанных с исполнением нормативных правовых актов, инструкций, методических и
других руководящих документов.
Руководители низовых
организаций, фирм на правах единоличного руководства имеют право также на
издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным
вопросам.
Оформляется аналогично
приказу, но вместо слова приказываю используется ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.
Указания в адрес
подведомственной организации оформляется на бланке организации или вида
документа с наименованием адресата.
Если большое число
адресатов, оформляется обобщенно. Например, Главам администрации городов.
В констатирующей части
может быть пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается
данный документ с указанием его поисковых данных.
Если адресата нельзя
обязать выполнить какое-либо действие, т.к. он не входит в число подчиненных,
то распорядительная часть начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ.
Схема построения
распорядительной части: исполнитель (должность, ФИО) – действие (глагол в
неопределенной форме) – срок исполнения (без слова срок).
После последнего пункта
распоряжения указываются следующие реквизиты:
— наименование должностного лица,
подписавшего документ, его ФИО
— гриф/визы согласования
— О направлении указания в дело
— идентификатор электронной копии
документа
Постановление – правовой акт,
принимаемый высшими и иными центральными органами коллегиального управления
(комитеты, комиссии), общественными организациями в целях разрешения важных и
принципиальных задач, стоящих перед органами и организациями.
— правовой акт, принимаемый высшими
федеральными органами государственной власти, некоторыми органами
коллегиального управления, властными органами субъектов РФ в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими
структурами.
Подготовка постановлений и
других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти
регламентируется «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти и их государственная регистрация», утвержденных
Правительством РФ от 13 августа 1997г №1009.
Подготовка, оформление и
издание Постановлений глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются
соответствующими регламентами работы аппаратов администрации субъектов РФ,
городов и районов.
Например, постановление
главы администрации области принимаются в целях расширения задач, как правило
длительного действия по вопросам социально-экономического и культурного
развития области, экономических реформ, финансовым вопросам, а также по
назначению и освобождению от должности заместителей главы администрации
области, руководителей управлений, комитетов, отделов, аппарата администрации
по вопросам награждения и др.
Подготовка постановлений
осуществляется на основании главы администрации области.
Право вносить проекты
постановлений принадлежит заместителю главы администрации, руководителям
структурных подразделений аппарата органам администрации, мэру городов и главам
района.
Срок подготовки проектов
постановлений от поручения до передачи на подпись устанавливается до 15 раб.
Дней, срочный – 5 дней.
Проекты постановлений
должны соответствовать следующим требованиям:
действующему федеральному и
областному законодательству, уставу области и договору о разграничении
предметов ведения и полномочий межу органами государственной власти РФ и
органами государственной власти соответствующей области, Ранее принятым
постановлениям и распоряжениям главы администрации области.
должны быть тщательно отредактированы,
иметь краткое, ясное и точное изложение существа вопроса без двоякого
толкования, с обоснованными и четко сформулированными целями.
Если принимаемое постановление
исключает действие ранее принятых нормативных правовых актов, оно должно содержать
пункт о признании их утратившими силу.
Постановление, принимаемое
во исполнение указов, постановление, распоряжений, законов федеральных органов
исполнительной власти и управления, а также законодательных собраний области
должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
При внесении проектов
постановлений, требующих принятие закона или решения, законодательному собранию
области одновременно должны представляться проекты соответствующих актов.
Объем постановлении не должен
превышать 3 страниц и приложения к нему 5. Проект печатается на ПК в 1 экз. 1,5
интервалом 14 шрифтом.
Ниже подписи указывается
должность, инициалы, фамилия заместителя главы администрации области и др.
структурного подразделения аппарата, др., которым вносится проект на
рассмотрение.
Например, постановление
вносит комитет …
Исполнитель постановления
организует согласование и визирование проекта.
Проект визирует
исполнитель, готовивший проет документа, руководитель структурного
подразделения. Виза наносится на последней странице проекта.
Не допускается отказ от
визирования и внесения каких-либо исправлений, дополнений в текст проекта
документа.
Особое мнение или
замечания должностного лица, визирующего постановление излагается отдельной
запиской, которая прилагается к проекту.
Проект, представленных
должностному лицу на визу, рассматривается им в течении 1 рабочего дня. В
случаях, предусматривающих проведение экспертизы не более 3 дней, срочные в
течении 3 часов.
После визирования, автор
передает проект для проверки, обработку и оформление постановления на
соответствующем бланке.
Для постановлений
используется продольный бланк с гербом РФ / субъекта РФ.
Заголовок постановлений
начинается «Об» и выравнивается по левому краю. Допускается центрирование
заголовка.
Текст постановления
состоит из распорядительной и констатирующей части. В констатирующей излагаются
причины издания постановления, цели и задачи.
Распорядительная часть
начинается со слов ПОСТАНОВЛЯЕТ (если принято администрацией) или ПОСТАНОВЛЯЮ
(если принято главой администрации). Пишется на новой строке с выравниванием по
левому краю без абзаца, однако правительство может центрировать.
В распорядительной части
по пунктам излагаются поручения.
Пункты начинаются со слов
утвердить, установит, признать, определить и др. В конце текста подпись,
должность и ФИО должностного лица.
Оформленный на бланке
документ с визой ответственного работника сектора обработки нормативных
документов передается на визу заместителю главы администрации области, управляющему
делами. Визы согласования оформляются на оборотней стороне последнего листа
постановления.
Решение – правовой акт
коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов,
общественных организаций, ученых советов НИИ, а также советов директоров
предприятий и фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов и их
деятельности, входящих в их компетенцию.
Используется продольный
бланк. Аналогичен оформлению постановлению.
Наименование коллегиального органа
Наименование организации
Справочные данные
РЕШЕНИЕ
Дата №
Место издания
Заголовок О
В констатирующей части: причины,
цели издания; если нужно, ссылка на распорядительный документ вышестоящей
организации.
Распорядительная часть начинается
со слов: Совет директоров, коллегия и др. РЕШИЛ (РЕШИЛА)
Текст пунктов по схеме: исполнитель
– действие – срок.
В последнем пункте контроль
исполнения возложить на организацию, должность, ИОФ
Подписывает председатель и
секретарь
При необходимости проставляются
визы согласования.
Обязательна отметка об исполнителе
документа и направлении его в дело, а также идентификатор электронной копии
документа.
Коллегия
Совет
директоров
Наименование организации Наименование
организации
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ
Дата № Дата
№
РЕШЕНИЕ
Место издания
Заголовок
Текст
Наименование должности Наименование
должности
Подпись ИОФ Подпись
ИОФ
приказа ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЯЗЬИНВЕСТ» ПРИКАЗ
03.04.2002
№ 33-1
Москва
Об увеличении уставного капитала
общества
В связи с решением общего
собрания акционеров (протокол от 30 марта 2002 г. № 1) об увеличении уставного
капитала общества и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения)
уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16 июля
1999 г.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического
отдела Свечову М.М. в срок до 15.04.2002 направить сведения о внесении
изменений в Устав общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую
инспекцию.
2. Руководителю Финансового
управления Обросимову Н.И. в срок до 15.04.2002 зарегистрировать дополнительный
выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением
приказа возлагается на заместителя Генерального директора общества Баринова О.Н.
Генеральный
директор
Личная
подпись
П.О. Драгомиров
Задание №1
Оформите приказ,
расставив недостающие реквизиты, наименование организации придумать самим.
Приказ.12.01.2012,№ 11. Об
обеспечении противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных
дней. В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в
период праздничных дней. Приказываю. 1. Провести тщательную уборку на
территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся
предметы ( отв. Косенков Ю.В)
2. Проверить состояние
электропроводки электрооборудования, и не позднее чем за 2 часа до окончания
работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. Петров В.Е)
3. Представить список лиц,
пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. Ефремов В.А)
4. Контроль за исполнением приказа возлагать на зам.начальника административно-
хозяйственного отдела
Директор завода Н.П. Желнов.
Задание№2
Оформите приказ и
расставьте недостающие реквизиты
ООО «Элит» ул Марата, 34,
г.Санкт-Петербург, 194125, тел/факс 164-85-43, р/с № 3861032462 в Инкасбанке,
ОКПО 45484306. Приказ 07.11.2005 регистрационный номер № 10 город
Санкт-Петербург. О введении в инструкцию по кадровому делопроизводству.
Приказываю. 1 Утвердить Инструкцию по ведению кадрового делопроизводства в
аппарате АО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.09.2004
года 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 10. 09. 2004года.
Руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по
кадровому делопроизводству. 4 Секретарю-референту Ивановой И.О обеспечить
тиражирование Инструкции по кадровому делопроизводству и ее передачи в
структурные подразделения предприятия до 10.09.2004. 5. Контроль за
исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия
И. И Петренко . Директор Васильев И.А составила Иванова 164-73-32 в дело
10-00.12.08.04
Задание №3
Оформите приказ
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО«СВЯЗЬИНВЕСТ» ПРИКАЗ,03.04.2002 № 33-Москва Об увеличении уставного
капитала общества.В связи с решением общего собрания акционеров (протокол от 30
марта 2002 г. № 1) об увеличении уставного капитала общества и руководствуясь
Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества,
утвержденным Советом директоров общества 16 июля 1999 г., ПРИКАЗЫВАЮ: 1.
Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 15.04.2002 направить
сведения о внесении изменений в Устав общества в Московскую регистрационную
палату и Налоговую инспекцию. 2. Руководителю Финансового управления Обросимову
Н.И. в срок до 15.04.2002 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в
Министерстве финансов Российской Федерации.3. Контроль за исполнением приказа
возлагается на заместителя Генерального директора общества Баринова О.Н.
Генеральный директор П.О. Драгомиров
Оформите приказ,
найдите ошибки, расставьте недостающие реквизиты
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПАЛЬМИРА ТРЕЙДМАРК-89»ПРИКАЗ 25 мая 2001 г, город Москва. О
создании экспертной комиссии. В целях формирования сезонной коллекции обуви
«Весна-лето-2002» и в соответствии с Методикой проведения маркетинговых исследований,
утвержденной Генеральным директором 12 июня 1999 г., ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать
экспертную комиссию по формированию сезонной коллекции обуви в составе:
председатель — зам. Генерального директора по маркетингу Каменцев М.С.;члены:
ст. эксперты отдела маркетинга Науменко О.Б., Мороз А.Н., ст. менеджеры отдела
продаж Никоненко Н.Д., Фомин Г.А., зам. руководителя регионального отдела
Петрусева И.О.2. Экспертной комиссии провести анкетирование и обработку
полученных результатов в течение июня-июля этого года.3. Начальнику отдела
конъюнктуры и цен Сергееву И.Л. по итогам обработки результатов опроса по
формированию сезонной коллекции обуви «Весна-лето-2002» провести уточнение и
доработку нормативных документов, разработанных отделом маркетинга для
формирования сезонных коллекций обуви и представить их на утверждение
генерального директора к 01.09.2001. 4. Контроль за исполнением приказа
возлагается на коммерческого директора фирмы Шевцова И.Р. Генеральный директор
Никитин Д.Р
Задание №4
Оформите приказ,
расставьте недостающие реквизиты
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«Аэрофлот — Российские международные авиалинии», Приказ, 19.10.2001 ,г.
Москва,О Концепции документационного обеспечения управления ОАО «Аэрофлот».В
целях реализации Стратегической концепции развития ОАО «Аэрофлот» и в целях
совершенствования форм и методов организации работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Концепцию документационного обеспечения ОАО «Аэрофлот»
(прилагается)*. 2. Управляющему делами И.О. Иванову организовать обследование состояния
работы с документами в подразделениях общества до 25.01.2002. 3. Заместителям
Генерального директора, руководителям структурных подразделений
проанализировать состояние работы с документами в подразделениях и до
01.01.2002 представить справки о состоянии работы с документами в
подразделениях. 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя
администрации общества А.П. Соколова. Генеральный директор Власова В.Н.
Оформите приказ с
продольным расположением реквизитов, расставьте недостающие реквизиты.
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
КОМПАНИЯ «РУССКИЙ МИР» Приказ,31 марта 2001
г.
город Москва. О взаимодействии с Партнерством «Гильдия экспедиторов» В целях
обеспечения взаимодействия компании «Русский мир» с некоммерческим Партнерством
«Гильдия экспедиторов», учрежденным экспедиторскими организациями России по
инициативе ЦФТО МПС 6 января 1999 г., и эффективного использования разработок и
предложений Партнерства в деятельности компании, а также в связи с тем, что
общее собрание учредителей «Гильдии экспедиторов» 12 февраля 2001 г. избрало
вице-президентом Партнерства президента компании «Русский мир» Петрова
Александра Алексеевича, ПРИКАЗЫВАЮ, 1. Назначить директора департамента продаж
транспортных услуг Сомова О.Н. представителем компании «Русский мир» по работе
с Партнерством «Гильдия экспедиторов».2. Сомову О.Н. установить рабочие
контакты с исполнительным аппаратом Партнерства, оказывать содействие в
выполнении задач, предусмотренных Уставом Партнерства, своевременно
информировать президента компании и других заинтересованных работников компании
о работе с Партнерством.3. Возложить на первого заместителя директора
департамента продаж транспортных услуг Скрынника П.Р. работу по координации
взаимоотношений с Партнерством.4. Контроль за исполнением приказа возлагается
на вице-президента компании Мраморова Н.П., Президент Вавилова
Н.Г
Оформите приказ,
расставьте недостающие реквизиты
Закрытое акционерное общество
«Апрель»,ПРИКАЗ,26 февраля 2009 г. Город Москва,Об изменении фамилии в
учетных документах. В связи с вступлением в брак экономиста
планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,
приказываю, 1. До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО
«Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины
Павловны на фамилию Ильина. 2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии
для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные
документы. Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о
заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889.
Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский В.П .Юрисконсульт Миронов О.И.
Миронов а В.П 26.02.2009 Главный бухгалтер И.Ю. Шевелев 26.02.2009Начальник
отдела кадров Петрова А.М. 26.02.2009
Оформите приказ
Открытое акционерное общество
«Маяк,приказ, 03 февраля 2009 г Самара,О назначении комиссии. В связи с
окончанием установки и наладки системы видеонаблюдения, приказываю: 1.
Назначить инвентаризационную комиссию по проверке наличия и установки имущества
и оборудования системы видеонаблюдения в следующем составе: Председатель
комиссии – заместитель директора Сафонов Ю.В.; члены комиссии – старший
администратор Соболев Н.И.,системный администратор Шишкин А.А. кладовщик
Коткова М.В 2. Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20
февраля 2009 года. 3. Ведущему специалисту по электронно-техническому
обеспечению Щербакову Ю.И. предоставить акты установки видеооборудования с
приложением схем. 4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года.
Генеральный директор М.Ю. Ступина.
Оформите приказ,
расставьте недостающие реквизиты
зао «парус»приказ, 12 февраля 2009
г. Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. В целях
замещения временно отсутствующей работницы — старшего товароведа отдела сбыта
Власовой О.Д., находящейся в отпуске по беременности и родам, в порядке статей
602 и 151 Трудового кодекса РФ, приказываю: 1. С 19 февраля 2009 г. и до выхода
на работу Власовой О.Д. временное исполнение ее обязанностей, согласно
должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же
отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия 2. Установить, что
обязанности временно отсутствующей работницы Токарева Л.А. будет выполнять в
пределах своего рабочего времени наряду со своей основной работой. 3.
Установить Токаревой Л.А. доплату за временное замещение в размере 5 000 (пяти
тысяч) рублей. 4. Уведомить Токареву Л.А., что в случае досрочного отказа от
дополнительной работы она должна предупредить об этом генерального директора в
письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня. 5. Контроль за исполнением
настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Боровикова А.Ю.
Генеральный директор С.Н. Малиновский
Оформите приказ с
продольным расположением реквизитов
Открытое акционерное общество
«Турист» приказ,Об отзыве из отпуска Гончаровой И.М. В связи с необходимостью
присутствия на работе переводчика Гончаровой И.М. во время партнерского визита
представителей компании Rivera.ltd из Великобритании, приказываю: 1. Отозвать
из отпуска переводчика Гончарову Ирину Михайловну на срок с 25 марта по 27
марта 2009 г. включительно.2. Предоставить Гончаровой И.М. неиспользованную
часть отпуска три календарных дня в любое удобное для нее время или по ее
желанию присоединить к отпуску за следующий рабочий год. 3. В связи с отзывом
из отпуска внести необходимые сведения в график отпусков от 13 декабря 2008 г.
№ 1 и в табель учета рабочего времени за март месяц 2009 г. 4. Контроль за
исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Устинову
Е.Е. Генеральный директор Воробьев А.В.
Оформите приказ.
Открытое акционерное общество
«Вектор»
ПРИКАЗ«01» марта 2010 г.г. Самара. Об признании утратившим силу приказа по
персоналу генерального директора
В связи с тем, что гражданин Петров Сергей Павлович, принятый на работу в
отдел снабжения на должность грузчика приказом генерального директора ОАО
«Вектор» по персоналу от 21.02.2010 № 127- п (трудовой договор от 20.02.2010 №
34), не приступил к работе в течение недели со дня вступления в силу трудового
договора,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Трудовой договор, заключенный с Петровым С. П., аннулировать — в
соответствии со статьей 61 Трудового кодекса Российской Федерации.
2. Начальнику отдела кадров обеспечить своевременную и полную выдачу Петрову С.
П. ранее принятых от него в связи с трудоустройством документов, исключение
Петрова С. П. из списков работников предприятия и иной учетной документации по
персоналу.
3. Признать утратившим силу приказ генерального директора ОАО «Вектор» от
21.02.2010 № 127-п.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя
генерального директора по управлению.
Основание: трудовой договор от 20.02.2010 г. № 34.
2.6 Информационно-справочные документы
Подавляющее
большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне,
содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других
организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
2.6.1
Протокол
Протокол – документ, фиксирующий
ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию
подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и
управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей,
акционеров, заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и
ведомств, комиссий и др.) и разовые или периодически созываемые собрания,
собрания, конференции, совещания.
По способу фиксирования информации
и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и
фонографическими.
Краткий протокол фиксирует фамилии
докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.
Полный протокол содержит запись
всех выступлений по ходу заседания.
Протокол ведется во время заседания
специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного
коллегиального органа по должности.
Секретарь заседания при оформлении
протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс
подготовки заседания – повестку дня, списки приглашенных, списки членов
коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.
Составляемый на заседании черновик
протокола должен бать уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они
есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Протокол оформляется на общем
бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе форматом А4 с
расположением реквизитов по образцу общего бланка.
В типовой формуляр протокола входят
следующие реквизиты: наименования организации, наименования вида документа
(ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания,
заголовок, текст, подписи.
В протоколах оперативных собраний,
совещаний, заседаний, заседание оформления начинается с наименования
структурного подразделения.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ)
оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2
межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном
расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом.
Дата оформляется цифровым способом
(12. 10. 95.) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида
документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола
является датой заседания, а не подписание и окончательного оформления
документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то
в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20 –22 .
10.95; 20.12. 95 –23.12. 95, а в протоколах общих собраний акционеров –
буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996
г.
Регистрационный номер протокола
оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым
номера заседания в пределах календарного года или срока полномочий
коллегиального органа (№ 1, № 12 и т.п.).
Заголовок протокола содержит
краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием
коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Например:
Заседания Совета директоров
Собрание учредителей
Общего собрания акционеров
Заголовок оформляется в верхнем
левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления
или издания» от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке
ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположения
реквизита бланка.
Текст протокола состоит из двух
частей – вводной и основной.
Вводная часть текста строго
формализована. В ней оформляется сведения о составе присутствующих на заседании
и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждения).
Состав присутствующих оформляется
через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и
начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя
и секретаря оформляется после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:
Председатель – Марков С.В.
Секретарь – Петрова А.И.
При проведении общих собраний
акционерных обществ большой интерес представляет возможность приглашения
независимого квалифицированного специалиста (обычно из фирмы –
реестодержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его фамилия, инициалы
и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и
секретаря от границы левого поля:
Ведущий – главный менеджер
финансово – инвестиционной компании «ФиН» Осипов В.Т.
Фамилии и инициалы присутствующих
на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в
состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без
наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через
2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.
Например:
Присутствовали: Борисов А.М.,
Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.
Фамилия присутствующих оформляется
на всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Если в состав членов коллегиального
органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается
количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается
пометка. Например:
Присутствовали: 20 человек (список
прилагается).
Фамилии и инициалы присутствующих
на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами
коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно
оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова
«Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с
указанием полной должности, т.е. в неё входит полное или сокращенное
наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть
состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один
межстрочный интервал. Например:
Приглашенные: куратор школьного
муниципального округа « Таганка» Агеева Н.О., заместитель директора
Департамента образования Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ
Тимофеев Ю.А.
В кратких протоколах председателя,
секретаря и приглашенных допускается не указывать.
Перечень вопросов, вынесенных на
обсуждение и решение коллегиальными органами, оформляется после слова «Повестка
дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных
интервала ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос формулируется с
предлога «о», отвечает на вопрос «о чем?» и содержит указание должности,
фамилии и инициалы докладчика.
Вопросы нумеруются арабскими
цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в
соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляется с красной
строки (от 1-го положения табулятора). Например:
Повестка дня:
1. Об итогах финансово-
хозяйственной деятельности за 2 квартала 1993г.
Доклад коммерческого директора
Иванкина Е.С.
2. О создании юридического отдела
предприятия.
Доклад заместителя председателя
правления Смолина А.Г.
Пункты повестки дня должны быть
сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать
не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не
допускается.
В некоторых случаях повестка дня,
состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная
как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в
тексте протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка
дня прилагается».
Основная часть протокола строится в
соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход
заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в
соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля
прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в
родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после
него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или
с предлогом «о» содержание доклада. В некоторых случаях после кратко
сформулированной темы доклада делается отметка: «Текст доклада прилагается»
(после точки).
Слово «ВЫТУПИЛИ» оформляется от
границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и
инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в
именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается
краткое или подробное содержания выступления.
В случае необходимости после
фамилии выступающего указывается его должность.
Все вопросы к докладчику и
выступившим, а также ответы на них записывается в порядке поступления и
оформляется с красной строки. Фамилии лица, задавшего вопрос, допускается не
указывать. Например:
Вопрос: Возможно ли увеличение
фонда заработной платы в III квартале
на 30%?
Нет, предприятие вынуждено изменить
направление деятельности, и прибыль сократилась.
Решения, принятые коллегиально по
каждому из обсуждаемых вопросов, записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)». Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и
заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно
формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с
номером вопроса в повестке дня и располагается по степени их значимости.
Пункт, устанавливающий правовую
норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – с какого или
по какой срок?
Пункт, содержащий поручение или
предписание, строится по речевым моделям:
поручить кому – что
сделать – к какому сроку?
или
что сделать – к какому
сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного
исполнителя.
Например:
РЕШИЛИ:
Внести изменения в структуру и
штатную численность предприятия на 1993г.
Утвердить Положение о персонале
предприятия.
Вручить начальнику отдела персонала
Кирееву С.В. закончить комплектования отделов и служб кадрами специалистов к
20. 03. 04.
Разработать формы трудовых
контрактов для разных категорий специалистов к 10 .03. 04. Ответственные –
секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров К. К.
В случае необходимости указываются
результаты голосования по каждому пункту решения: «За» — 10, «против» – 0,
«воздержались» – 0 или «Единогласно».
В протоколах общих собраний
акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих
акций.
Подписи председателей и секретаря
заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они
располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого
поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го
положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных).
Инициалы располагаются перед фамилией,
пробел между инициалами и фамилией не делаются.
Личные подписи председателя и
секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Например:
Задание:
Оформите письма.
|
Корпорация |
|
О |
|
Уважаемый |
|
Примите |
|
Задание |
|
Центр |
|
О |
|
г-н |
|
Вы, очевидно, помните, что на Будем признательны, если Вы |
Задание № 1 Оформите письмо
исх. № 112012-1от «19» ноября 2012 г. Директору
ООО «Транстрой»А.В. Куйбышеву
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
ООО «Экспедиция», ОГРН
1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г.
Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ №
35/2012 от 22 октября 2012 года (далее — Договор), заключенного с ООО
«Транстрой», настоящим письмом гарантирует завершение строительных
работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2012 г.
Директор ООО «Экспедиция» Ермаков О.И. Ермаков
Задание №2
Оформите письмо, расставьте недостающие
реквизиты
Уважаемый Роман Сергеевич!
ООО
«ЛТД» просит Вас рассмотреть на заседании постоянной межведомственной
комиссии по размещению производительных сил Администрации Волгоградской
область возможность размещения литейно-прокатного комплекса на вновь
создающихся производственных площадях по ул.Продольной 25 г.Котово
Волгоградской области.Предлагаемый объем инвестиций составляет 2,4 млрд.рублей.
Размещаемый литейно-прокатный комплекс по производству проката позволит
организовать в г.Котово производство металлопродукции необходимой для нужд
строительных организаций как Волгоградской области, так и других регионов РФ,
создать
805 дополнительных
рабочих мест. Ожидаемые ежегодные налоговые поступления в бюджеты всех уровней
после размещения данного предприятия составят более 250 млн.рублей.
Приложение:
основные данные о предлагаемом к размещению литейно-прокатном комплексе – на 12
л.Генеральный директор ООО «ЛТД» А.А.Александров
2.6.5
Договор и контракт
Контракт — это один из документов,
отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
Контрактная форма оплаты труда широко
применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие,
Для государств СНГ, в частности для России, контракт—явление новое, возникшее с
развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только
прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных
структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с
большим успехом, нежели на государственных предприятиях.
По сравнению с действующей в нашей
экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах
контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд
работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано
окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной
системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу
большие деньги, за плохую работу — никаких денег. Вo-вторых, контрактная
система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем
расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о
труде и нe согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают
контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где
действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.
Контрактная форма оплаты труда — это
веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной
системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована вводу в 1991
г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных,
талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с
этой категорией работников возник как средство установления более высокой по
сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других,
более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.
Все документы по личному составу
(заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному
работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся
в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность
наведения справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 «Перечня
документов указанием сроков хранения».
Основными правовыми документами во
взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты
(договоры).
Контракт (договор) — документ,
представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании
каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки,
транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права
и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно
начинается с предложения его заключить — направления оферты. Оферта должна
содержать ос условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ).
Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен
документами между сторонами может происходить посредством почтовой,
телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей
достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434
Гражданского кодекса РФ).
Договорные отношения могут быть также
установлены путем пред одной из сторон проекта контракта. Получив проект,
другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один
экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении
следует уделять особое внимание:
— четкой формулировке прав и обязанностей
сторон;
— возможности расторжения контракта любой
из сторон;
— санкциям к каждой из сторон за
невыполнение обязательств;
— соответствию пунктов контракта
Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим
законодательным актам;
— соответствию подписей, печатей, дат,
юридических адресов.
При указании цены договора необходимо
следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные
обязательства должны быть выражены в рублях.
Допускается упоминание иных валют, но
только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной
сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила приведет к
признанию договора недействительным.
Составными частями контракта являются:
— название вида и заголовок документа
(договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом
содействии):
— дата, номер, место составления;
— наименования сторон (полные названия
организаций);
— предмет контракта;
— условия и сроки поставки, перевоза,
хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
— условия и сроки оплаты, особенности и
порядок расчетов;
— порядок сдачи-приема выполненных работ;
— ответственность сторон;
— гарантии, страхование и форс мажорные
обстоятельства;
— переход права собственности и риски;
— порядок разрешения споров;
— юридические адреса сторон (с указанием
почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
— подписи должностных лиц (с указанием
должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
— печати фирм-контрагентов.
Контракты (договоры) относятся к
документам, которые являются важнейшим доказательствами в арбитражном суде и в
случае возникновения споров и разногласий. Оформлены они должны быть
безукоризненно. Подписи сторон контракта должны быть сделаны разборчиво, чтобы
можно было однозначно установить автора подписи. Если текст контракта составлен
на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев
подписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросовестныx
партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом.
Использовать факсимильную связь при
подписании контракта следует очень осторожно, особенно с новыми контрагентами.
Обмен факсимиле контрактами происходит лишь тогда, когда стороны давно и
плодотворно сотрудничают. В арбитражном суде большое значение придается
подлинной подписи и синей (фиолетовой) печати на контрактах.
Подлинный экземпляр договора во избежание
возможной потери или хищения лучше всего хранить в сейфе, а для текущей работы
использовать ксерокопию документа.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся
5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.
Контракты с иностранными партнерами, с
учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее
10 лет. Контракт на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переда
на архивное хранение.
Договор
— соглашение 2 или более лиц об установлении, изменении или прекращении
гражданских прав и обязанностей.
Основной принцип договора – свобода
договора:
граждане и юр. лица свободны в заключении
договора. Принуждение к заключению договора не допускается за исключением
случаев, когда обязанность заключить договор предусматривается ГК РФ, ФЗ РФ и
др.
стороны могут заключать договор
предусмотренный / непредусмотренный нпа
стороны могут заключать договор в котором
содержатся Эл-ты различных договоров, предусмотренных законом и иными нпа.
выбор сторон договора.
Текст договора состоит из:
преамбула
существенные условия договора (предмет,
цель, стороны)
обычные условия договора (цена, расчет,
условия оплаты)
случайные условия договора (цвет упаковки)
заключительная часть
Преамбула
включает: вида договора, дата подписания , место подписания договора, полное
официальное наименование сторон договора с указанием их обобщенного названия,
используемого в тексте.
Если договор заключается с юр. лицом
указываются также: наименование организации, ее орг-правовая форма, должность,
ФИО лица, представляющего организацию, название документа на основании которого
представителю организации даны полномочия заключать и подписывать договор.
Если одной из сторон – физ.лицо: ФИО,
место жительства, паспортные данные, ИНН, пенсионное страхование.
Существенные условия: предмет,
необходимые условия в соответствии с законом, условия, относительно которых в
договоре достигнуто соглашение.
Обычные условия:
условия, которые на практике включают в договор, но их отсутствие не влечет
ничтожности. Пример договор аренды: срок, плата, возможность улучшения, выкуп
арендованного имущества.
Случайные условия:
условия, которые изменяют/ дополняют обычные, а также условия, которые не
предусмотрены законом, но которые стороны считают необходимыми для включения.
Дополнительные:
влияют на реализацию прав и обязанностей сторон в конкретной сделке:
-ответственность сторон (устанавливаются
санкции за невыполнение своих обязательств)
-способы обеспечения обязательств
(неустойка, залог, удержание, поручительство и др.).
-условия о конфиденциальности информации
— порядок разрешения споров между
сторонами
Заключительные положения: срок действия,
юр. адреса, банковсик реквизиты, подписи лиц, указанных в договоре.
По форме заключения договоры
делятся на письменные и устные; простые и нотариально удостоверенные.
В устной форме заключаются договоры, для
которых законом или соглашением сторон не установлена письменная форма.
Письменная форма обязательна: если хотя бы
1 из сторон является юр. лицом, сделки между юр.лицами, сделки между гражданами
на сумму более 10 МРОТ.
В зависимости от юридической
направленности: основные договоры; предварительные
договоры;
По предварительному договору, с
необходимостью предшествующему основному, стороны обязуются заключить
впоследствии любое соглашение о передачи имущества, выполнении работ или
оказании услуг на обусловленных предварительным договором условиях. При этом из
числа условий основного договора предварительный должен содержать условия о
предмете и сроке, в который стороны обязуются заключить основной договор.
В зависимости от того, кто может
требовать исполнения договора: договоры в пользу участников договора
(право требования исполнения принадлежит только участникам договора), договоры
в пользу третьих лиц;
Договор в пользу 3х лиц
— договор, в котором стороны установили, что должник обязан произвести
исполнение не кредитору, а указанному или не указанному в договоре третьему
лицу, имеющему право требовать от должника исполнения обязательства в свою
пользу. С момента выражения третьим лицом должнику намерения воспользоваться
своим правом по договору сторонам в договорном обязательстве запрещается
изменять или расторгать договор без согласия третьего лица.
В зависимости от характера распределения
прав и обязанностей между участниками: взаимные
договоры; односторонние договоры;
Во взаимных договорах каждая
сторона приобретает права и обязанности по отношению к другой стороне.
Односторонний договор порождает у одной стороны только права, а у
другой – только обязанности. Пример одностороннего договора — договор займа:
заемщик обязан возвратить заимодавцу определенную денежную сумму или равное
взятому взаймы количество других вещей, а заимодавец имеет право требовать от
заемщика возвращения полученного.
В зависимости от опосредуемого
договором характера перемещения материальных благ:— возмездные
договоры; безвозмездные договоры;
Договор
признается возмездным, если «одна сторона должна получить плату или иное
встречное возмездное предоставление за исполнение своих обязанностей».
Безвозмездный договор- договор в котором одна сторона
обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или
иного встречного предложения. Пример- договор дарения.
Источники договора
законодательство, в котором прописаны
модели (виды) договоров
объект
цель договора
обстоятельства сторон, т.е. те реальные
возможности при которых стороны могут реализовать предмет договора.
Технология составления:
предварительные переговоры сторон, в ходе
которых обсуждаются основные условия договора.
составление проекта договора и его
согласование
подписание
2.6.6
Прочие документы
Справки — документы, содержащие описание и подтверждение тех
или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о
фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным
гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это
справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной
плате, месте проживания и т. п.
Пример справки:
Телеграммы составляются в тех случаях,
когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения
вопросов. Телеграммы оформляются на бланках телеграммы (хранятся в отделе
документационного обеспечения).
Текст телеграммы должен быть предельно
кратким. Телеграммы печатаются прописными буквами, без предлогов, без переноса
слов, без исправлений. Знаки препинания употребляются только в тех случаях,
когда их отсутствие искажает смысл телеграммы; они пишутся сокращенно (зпт,
тчк, тире).
Перед текстом указывается адрес
организации.
Телеграмма подписывается ректором или
проректором и заверяется гербовой печатью.
После согласования и подписания телеграмма
представляется в отдел документационного обеспечения для дальнейшей пересылки.
Приведем
пример телеграммы:
ТОМСК
25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ
УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ
630012,
Новосибирск-12, ул. Крылова, 5,
тел.24-02-83.
Р/счет
Директор
Н.И. Петров
Исх.
№
Дата
Пример
шифрованной телеграммы:
КЕМЕРОВО
АГАТ
ГРУЗ
СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ
ВТОРОГО
ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
ДИРЕКТОР
КАСКАД СОМОВ
630070,
г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24.
Каскад.
Тел. 24 02 50
Р/счет
Директор
К.П. Сомов
Исх.
N»
Дата
Текст телефонограммы передается устно по
каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания,
заседания и т.д.) В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные
обороты.
Телефонограммы составляются в двух
экземплярах. После подписания один экземпляр передается исполнителю,
другой — подшивается в дело.
Электронными сообщениями (письмами)
называются документы, передаваемые по каналам электронной почты. Электронная
почта используется как для пересылки сообщений между средствами
электронно-вычислительной техники внутри одной организации, так и для передачи
сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и
программные средства.
Требования к оформлению документов,
пересылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям к письмам.
Факсимильная связь
обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы,
графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.). Прием этой информации в виде
копии (факсимиле) называют на практике факсом.
Требования к составлению и оформлению
сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом
отправляемого документа — подлинника (письма, договора, протокола и т.д.).
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или
написаны шариковой ручкой.
Передача документа с помощью факсимильной
связи производится в отделе документационного обеспечения. Для этого
оформляется заявка, в которой указывается, за счет каких средств будет оплачена
отправка факса (бланк находится в отделе документационного обеспечения).
Заявка подписывается:
руководителем структурного подразделения;
экономистом НИЧа или зам. главного
бухгалтера (на предмет наличия средств);
проректором по научной работе.
Подписанная заявка вместе с документом,
передаваемым по факсу, представляется в отдел документационного обеспечения,
где его пересылают в течение дня.
Задание № 1. Оформите справку
Справка
02.12.2012 г.
г. Москва
Справка дана Иванцовой Вере Ивановне в том, что она действительно работает в
ООО «Мириада» в должности менеджера по рекламе с окладом 15000 (пятнадцать
тысяч) рублей.
На время отпуска рабочее место за Иванцовой Верой Ивановной
сохраняется.
Справка дана для предоставления по месту требования.
Задание № 2. Оформите справку расставьте недостающие реквизиты.
Муниципальное образовательное учебное заведение. Средняя
общеобразовательная школа № 49. Ул.Речная , 39 д 8. В отдел аспирантуры
политехнического института.
12.03.04 № 53
Справка.
Дроздов Г.И принят на работу по совместительству учителем химии
9.03.04 на условиях почасовой оплаты ( приказ директора школы № 52-ЛС от
10.03.03) Работает по настоящее время.
Директор школы Михайлова К.И
Задание № 3.Оформите справку. исправьте ошибки
ЗАО «ТЕРМИКА»
Справка. 12.03.2013 № 33. Город Санкт-Петербург.
Гришина Светлана Владимировна работает в управлении производства
и внедрения в информационных систем ЗАО «ТЕРМИКА» в должности дизайнера.
Генеральный директор Цицин А.Г
Главный бухгалтер Ворошеева Н.В
2.7 Прием на работу
Документирование процедуры приема на
работу включает составление и оформление следующих видов документов:
трудовой договор,
приказ (распоряжение) о приеме работника
на работу (формы Т-1 или Т-1 а),
табель учета рабочего времени,
личная карточка Т-2 (в установленных
случаях Т-2ГС или Т-4),
документы личного дела,
трудовая книжка.
Трудовой договор — документ,
фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и
регулирующий их (Приложение Р).
Статья 56 Трудового кодекса РФ определяет
трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по
обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные
законом и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную
плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением
функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового
распорядка
Трудовой договор составляется: в
письменной форме; в двух экземплярах, каждый из которых подписывается
сторонами.
Трудовые договоры могут заключаться на
неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет.
В трудовом договоре могут предусматриваться
условия:
— об испытании;
— неразглашении государственной, служебной
или коммерческой тайны;
— обязанности работника отработать после
обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет
работодателя);
— иные условия, не ухудшающие положение
работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Работник вправе не выполнять работы, не
включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня
его подписания работником и работодателем.
Трудовые договоры оформляются на бланке
договора или на стандартных листах А 4.
Трудовой договор должен иметь:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) дату;
4) номер;
5) место составления;
6) текст;
7) подписи работодателя и работника;
печать.
В тексте трудового договора указывается:
— наименование работодателя;
— фамилия, имя, отчество работника;
— место работы;
— дата начала работы;
— наименование должности, специальности,
профессии, конкретная трудовая функция;
— права и обязанности работника;
— права и обязанности работодателя;
— характеристики условий труда;
— компенсации и льготы работнику за работу
в тяжелых, вредных или опасных условия: режим труда и отдыха;
— условия оплаты труда;
— виды и условия социального страхования,
непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
Трудовые договоры включаются в состав
личных дел работников; формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий
работников; хранятся 75 лет.
Личная карточка работника — документ,
составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование,
стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д. )
Личная карточка работника является одним
из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников
предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка работника заполняется на
основании документов: приказов по личному составу; паспорта, трудовой книжки,
военного билета, страхового свидетельства пенсионного страхования,
свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов,
предусмотренных законодательством.
Личная карточка работника оформляется на
бланке унифицированной формы № Т-2.
Личная карточка работника должна иметь:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) дату составления;
4) текст;
5) подписи работников кадровой службы и
лица, на которого она заведена.
Текст личной карточки работника содержит
разделы:
— общие сведения о работнике;
— сведения о воинском учете;
— прием на работу и переводы на другую
работу;
— профессиональная подготовка;
— повышение квалификации;
— поощрения и награды;
— отпуска;
— социальные льготы;
— дополнительные сведения;
— основание увольнения.
Заполняются личные карточки рукописным
способом работником кадровой службы.
При изменении сведений о работнике в
карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника
кадровой службы.
Личная карточка заводится на работника в
одном экземпляре, хранится в отдельной картотеке, составленной по алфавиту
фамилий.
Форма
трудовой книжки нового образца утверждена постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 № 225 и введена в действие с 01.01.2004.
Трудовая книжка состоит из 3 основных
разделов: титульный лист, содержащий сведения о работнике, сведения о работе
(10 разворотов), сведения о награждении (10 разворотов).
Титульный лист содержит следующие
реквизиты: герб РФ, название документа, фамилию, имя, отчество, дату рождения –
на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность,
образование, профессию, специальность или наличии специальных знаний – на
основании документов об образовании, о квалификации, а также подпись владельца
трудовой книжки. На титульном листе также указывается подпись (фамилия)
работника организации, заводившего трудовую книжку, а также печать
организации.Сведения о работе содержит: Порядковый номер записи, дату (число,
месяц, год), сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу,
квалификацию, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт
закона), а также наименование, дата и номер документа, на основании которого
внесена запись.Сведения о награждении включают: Порядковый номер записи, дату
(число, месяц, год), сведении о награждении (поощрении), наименование, дата и
номер документа, на основании которого внесена запись.Этим же постановлением
утверждена форма вкладыша в трудовую книжку, которая идентична трудовой книжке.
Разница состоит в количестве листов: сведения о работе – 9 разворотов, сведения
о награждениях -8 разворотов. Вкладыш в трудовую книжку без трудовой книжки не
действителен. Он заводится в случае, если в трудовой книжке заполнены все
страницы одного из разделов. При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится
штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.С целью
учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в не, в
организациях выдуться приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в
них.Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при
увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками,
храниться в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных
трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки
хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в
установленном порядке.
2.8
Регистрация документов
Регистрация документов – важная
составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации –
придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет
обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой
деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная
служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии
работы с ними.
Значение регистрации документов
заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера
(индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как
уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая,
получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые
документы
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
(распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и
др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в
другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других
организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы
независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные
(рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных
технологий.
Существует также категория
нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно
составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по
делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых
документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это,
как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.).
Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных
подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная
и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в
плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых
документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя
в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые
передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт
необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация
позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в
этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в
организации
Основной принцип регистрации –
однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз:
входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или
утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного
подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация
документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и
исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по
материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе)
снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные
документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них –
в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов
должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших
организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы
регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах
групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например,
следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих
организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу,
создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности,
бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера
присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности
регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных
документов.
К организационным документам, как
известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные
инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные
документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют
порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы
регистрируются отдельно.
Если организация получает и отправляет
факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих
факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает
порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в
организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по
классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе
самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также
последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть
расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные
части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.
Косой чертой разделяются также
регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа,
составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с
включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует
три формы регистрации:
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную
регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов
невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной
особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в
хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой
книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о
зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма
регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений
после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на
карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5
(148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты,
необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной
совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к
автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов,
помещаемых на карточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс
поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое
содержание;
резолюция (исполнитель, содержание
поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись
решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс
документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при
необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие
графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении
документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки
обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек,
заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно
их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В
некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом
случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут
две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три
карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет
равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для
исполнителя.
Электронная регистрация. Организации,
использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы
на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран
компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее
заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая
локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях,
а база данных создается автоматически.
2.8
Регистрация документов
Регистрация документов – важная
составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации –
придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет
обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в
управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации
делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов
на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов
заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера
(индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как
уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая,
получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые
документы
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
(распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и
др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в
другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других
организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы
независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные
(рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных
технологий.
Существует также категория
нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно
составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по
делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых
документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это,
как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.).
Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных
подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная
и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в
плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых
документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя
в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые
передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт
необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация
позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в
этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в
организации
Основной принцип регистрации –
однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз:
входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или
утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного
подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация
документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и
исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по
материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе)
снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные
документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них –
в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов
должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших
организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы
регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах
групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например,
следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих
организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу,
создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности,
бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера
присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности
регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных
документов.
К организационным документам, как
известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные
инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все
перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты
проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются
отдельно.
Если организация получает и отправляет
факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих
факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает
порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в
организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по
классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе
самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также
последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть
расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные
части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.
Косой чертой разделяются также
регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа,
составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с
включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует
три формы регистрации:
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную
регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов
невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной
особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в
хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой
книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о
зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма
регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений
после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на
карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5
(148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты,
необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной
совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к
автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов,
помещаемых на карточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс
поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое
содержание;
резолюция (исполнитель, содержание
поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись
решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс
документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости
увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении
документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки
обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек,
заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно
их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В
некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом
случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут
две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три
карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет
равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для
исполнителя.
Электронная регистрация. Организации,
использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы
на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран
компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее
заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая
локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях,
а база данных создается автоматически.
2.9
Подлинники и копии документов
Секретарю в его работе постоянно
приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии,
размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия
документа.
Сначала обратимся к понятию
«подлинник». Документы, создаваемые в первый раз, уникальные,
представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на
термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или
единичный экземпляр официального документа». В словаре синонимов русского
языка у слова «подлинник» есть синоним — «оригинал»: от
лат. originalis — первоначальный. Определяется в словарях слово
«оригинал» через слово «подлинник», подлинное произведение,
авторская рукопись. Оригинальный — это уникальный, индивидуальный текст или
изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).
Однако, несмотря на уникальный характер
подлинников, нередко встречаются «умноженные» оригиналы, то есть
оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже
древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался
оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами,
считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно
точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.
С современной техникой передачи документов
на расстояние связано появление «двукратных оригиналов». При
телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется,
появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма
или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют
одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских
реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
Телефонограммы — переданная и принятая —
также имеют одинаковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют
разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и
принявшего телефонограмму на другом.
Из подлинников документов принято выделять
аутентичные (греч. authentikos — подлинный, исходящий из первоисточника), то
есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов
гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением
печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на
нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.
Подлинники документов могут быть в виде
черновиков и беловиков.
Беловик — это последняя, переписанная или
перепечатанная «набело» редакция документа. ГОСТ на термины и
определения в области делопроизводства и архивного дела определяет:
«беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого
переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений».
Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных
документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке
и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати.
Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так: «черновой
документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или
редактора над текстом». В составе черновиков можно выделить многочисленные
варианты и редакции. Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником).
При электромагнитном способе записи
установить первоначальную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того,
различают автографы (автограф — собственноручный), документы, написанные или
исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас
многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора.
Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за
подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей
оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое
значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или
иными формальностями: подписью, печатью.
Оригиналом фотодокумента являются
негативы, звуковой документации — первоначальная звукозапись, матрица
грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
Несколькими видами представлены копии
документов.
Копия — это повторное воспроизведение
подлинников.
Само понятие «копия» (copia —
лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого
вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как:
«Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все
его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».
Копии документов первоначально списывались
и так и назывались — список. Например, список «Слова о полку Игореве»
или список какой-либо летописи.
Развитие процесса документирования и техники
привело к широкой дифференциации понятия «копия».
Прежде всего, разделим их на копии,
возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и
оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству
применялся термин «отпуск». Он означал копию документа, остающуюся в
организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался
автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй,
третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило,
на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и
он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были
копиями. Их и называли термином «отпуск». Сегодня этот термин
употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и
выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый
вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник
документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и
проставлением печати.
Если в организации применяются бланки,
выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и
подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются
копиями.
Копия может быть сделана с части документа
в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и
протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается
только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или
организации.
Например:
Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново
Совещания преподавателей иностранных
языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. — о внедрении новой
методики преподавания иностранных языков в школе.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику
преподавания иностранных языков.
Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов
Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В.
Иванова
Выписка из документа заверяется подписью
должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых
случаях и печатью. По способу получения копии делятся на ручные и
автоматические, то есть факсимильные.
Ручные копии получаются путем
переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле —
точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо
подписи) получаются средствами фотографии или копировально-множительной
техники. Напомним, что факсимиле — это клише, печатка, воспроизводящая
собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита —
подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации
относятся все технические средства, которые позволяют получить копии,
идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции
документов.
К средствам размножения документов
относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски,
воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении
документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при
копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их
идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии —
копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в
тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего
микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и
применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с
оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от
того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные,
нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная
автором.
Заверенная копия — копия документа, на
которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий
организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937
г. «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся
личных прав и интересов граждан». В нем учреждениям, предприятиям,
общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц
засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного
учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках
данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с
документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим
постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или
нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий
внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983
г. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях,
учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: «предприятия,
учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить
непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях,
когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии
воспроизводятся реквизиты бланков».
Верность копии документов на основании
постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или
уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть
требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о
том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении,
организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с
документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные
исправления.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» изложены требования к
реквизиту — отметка о заверении копии: «При заверении соответствия копии
документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют
заверительную надпись: «Верно; должность лица, заверившего копию; личную
подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять
печатью, определяемой по усмотрению организации».
Например:
Верно:
Секретарь: личная подпись Л.Р. Попова
Удостоверение копии с определенных видов
документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и
интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с
получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System
of notary public offices) — система органов, на которые возложено совершение
действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и
предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с
российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает
должностное лицо — нотариус, на должность которого может быть назначено лишь
лицо, имеющее высшее юридическое образование. Копии, заверенные нотариусом,
называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается
официальным должностным лицом — нотариусом.
Копии, заверенные в установленном законом
порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.
Незаверенные копии — это копии документов,
не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.
Особый вид копии представляет дубликат.
Дубликат (от лат. duplieantus — удвоенный)
— второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от
другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.
В управленческой практике дубликат
делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может
получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой
квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа
(паспорта, диплома, аттестата и т.д.).
Сверху на документе делается надпись
«Дубликат». Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был
создан подлинник.
Отметим также, что существует понятие
«архивная копия». Ее достаточно часто приходится получать гражданам в
архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа
работы за прошлые годы. Архивная копия — это официальный документ архива,
воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его
поисковых данных — названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех
случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка —
копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
И отдельно рассмотрим подлинники и копии
электронных документов. Однако, пока само понятие «электронный
документ» не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» есть лишь понятие «документ на
машинном носителе» — «Документ, созданный с использованием носителей
и способов записи, обеспечивающих обработку его информации
электронно-вычислительной машиной». Более развернутое понятие документа на
машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ
6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе
и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные
положения» РД 50-613-86. Здесь указано, что «к документам на машинном
носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски,
гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты,
перфокарты)».
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ
«Об электронной цифровой подписи» дает уже определение электронного
документа — как документа, в котором информация представлена в электронно-цифровой
форме.
Понятиям «подлинники»,
«дубликаты», «копии документов на машинном носителе»
посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной
техники». В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном
носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и
содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Белорусский закон «Об электронном документе»
указывает, что «В подлинном виде электронный документ существует только на
машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на
машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами».
Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе
Малайзии «О цифровой подписи» (Digital Signature Bill 1997),
оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его
копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал
электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.
Копию документа на машинном носителе ГОСТ
6.10.4-84 определяет как документ, переписанный с подлинника или дубликата
документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по
содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. А
дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по
времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе,
содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Закон Белоруссии в качестве копии
рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является
надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного
документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать
указания на то, что они являются копиями электронного документа.
Таким образом, мы видим, что понятия
подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно
устоявшимися. С понятием «подлинник» тесно соприкасается понятие
подложных документов.
Подлинные документы являются средством
запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле.
Степень подлинности документа — это идентификация того, что было и того, что
отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с
различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и
документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель
искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.
Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал
использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки.
Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто — подложные
завещания. Существует несколько видов подделки документов:
подлог — замена одного документа другим;
интерполяция — подложная вставка в текст
подлинного документа;
подделка — подделка отдельных слов,
подписи, дат. В истории существует много примеров фальсификации документов.
2.10
Экспертиза ценности документов
Документы, создающиеся в процессе
деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию,
ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию,
имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не
возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться
в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит
информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны
храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы
нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование,
штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком
количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится
экспертиза ценности документов-определение политического, экономического,
социально-культурного, практического и иного значения документов с целью
«отбора документов на государственное хранение или установления сроков их
хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится
в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в
государственном архиве.
Первым этапом определения ценности
документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы
предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самих
документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной
работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив
учреждения.
И третий раз снова уточняется ценность
документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в
государственный архив.
Экспертиза ценности документов в
учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей
постоянно. В крупных учреждениях со спожной структурой действуют центральные
экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных
комиссий структурных подраздепений, подчиненных или подведомственных
учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в
«Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия
создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников,
имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего
канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших
учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.
В состав ЦЭК входит также представитель
учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию.
Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно
комиссия состоит из 3-5 человек.
Из основных задач экспертной комиссии
выделим:
рассмотрение проектов номенклатур дел
учреждения и его структурных подразделений;
организация ежегодного отбора документов
на хранение и уничтожение;
рассмотрение актов о выделении к
уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек
Экспертные комиссии являются коллегиальными
органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и
секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Значительно облегчает экспертизу ценности
документов деление их натри группы:
основная документация, наиболее полно
отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных
функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы
собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями
по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному
хранению;
оперативная документация содержит
сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по
бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту,
административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов
устанавливаются временные сроки хранения;
документация по личному составу (приказы,
личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета
начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет
длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по
заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она
хранится долговременно (75 лет).
Проведение экспертизы следует начинать с
просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких
функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и
бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее
важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники
документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения:
положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по
какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные
копии этих документов.
Дублетная документация (размноженная в
нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные
подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только
подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на
дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на
подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также
следует оставить на хранение.
Поглощенные документы хранятся тогда,
когда их содержание не 11ашло должного отражения в сводных документах.
Конкретные сроки хранения документов
устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными
учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения
различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые
перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для
большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и
вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность,
финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
В процессе проведения экспертизы могут
быть использованы несколько видов типовых перечней;
Перечень типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в
государственные архивы;
Перечень научно-технической документации,
подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того, коммерческие организации могут
воспользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием «Управленческие
документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности
негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и
обществ, производственных кооперативов)»68.
Конечно, типовые перечни не могут полно
охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней
разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию
учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и
систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности
ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует
воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его
отсутствии обратиться к типовым перечням.
В последние годы вышло два новых перечня:
«Перечень документов, образующихся вдеятельности Центрального банка
Российской Федерации с указанием сроков хранения» (1994
г.) и «Перечень документов со сроками хранения, образующихся
вдеятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его
системы» (1995 г.).
В зависимости от значимости документов
сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года,
пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1
января года, следующего за годом окончания дела.
Например, исчисление срока хранения дела,
законченного делопроизводством в 1993 г., исчисляется с 1 января 1994
г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993
г., имеющие срок хранения З г, могут быть отобраны к уничтожению в 1997
г.
Наряду с перечнями при проведении
экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки
хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.
Экспертизу ценности документов нельзя
проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение
года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.
Необходим анализ фактического содержания
имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.
Если при просмотре дела обнаружено, что
вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество
документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного
хранения отделяются от документов временного хранения.
Если в деле содержатся документы
временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками
хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной
документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного
и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.
В процессе экспертизы ценности документов
выделяются четыре группы дел:
постоянного хранения, подлежащие в
последующем передаче в государственный архив;
длительного хранения в архиве учреждения
(свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с
истечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками
хранения готовят к сдаче в архив учреждения.
На дела с истекшими сроками хранения,
отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению, типизирована.
Акт рассматривается и одобряется на
заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения
архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет
; право уничтожить дела, включенные в акт.
При этом рассмотрение и утверждение актов
о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с
рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.
По утвержденным актам дела с истекшими
сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется
приемо-сда-1 точными накладными, в которых указывается количество сданных
дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело
и хранятся в архиве учреждения.
В небольших учреждениях, не сдающих свои
документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы
хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение
проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по
личному составу за соответствующий [ период и их утверждения руководителем
данной организации. «Организация обязана систематически описывать документы по
личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их
сохранность и учет…»
2.11
Подготовка дел к архивному хранению
Завершающим этапом процесса
делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и
использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов —
создание условий для их использования в справочной работе учреждений и
пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к
хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной и
практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и
долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения,
т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в
непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему
государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением
организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций
и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в
делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и
подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за
правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической
помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно
действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором
определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме
организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение
годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в
том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и
дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов
постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное
хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного
происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об
установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней
документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела — это комплекс
работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи,
внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в
делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в
ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело
было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В
зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление
дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях,
без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без
составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его
непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс
дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих
особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела. Кроме того, на
обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что
архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в
ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных
описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной
архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на
обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей
дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего
учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и
утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки
дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут
полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его
официально принятое сокращенное наименование;
заголовок и номер дела переносят на
обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела
для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года
в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет)
хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего
ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое
учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого
учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится
из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения
государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если
заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся
дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии
документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в
заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко
всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с
прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из
них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При
наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части)
выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела
является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида
документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего
распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы,
письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также
дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов,
т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого
позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы
заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления
первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они
утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации
особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная
надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных
листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи
(при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием
должности составителя, даты составления и подписывается составителем с
расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела
(недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями
и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел
постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых
вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные,
судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении
ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.),
а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного
года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие
экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой
систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и
содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме
этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом
научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в
ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально
отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы,
которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел
постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по
требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения.
При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт
о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования
в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения
руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено
соответствующими ведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного
года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения.
При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором
указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения
делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости
выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют
карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое
выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица,
получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
За сохранность документов,
находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий
канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать
контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей,
своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения
учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только
по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные
карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата,
общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив
осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным
архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с
руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны
храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе
делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных
случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в
ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет
ведомственный архив.
Правильность формирования и
оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется
сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в
ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и
оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений
обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий
ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за
архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача
дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого
дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами
и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел,
приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива
и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов
в деле.
Итоговая запись о категориях и количестве
дел,
заведённых в _______ году в
организации
|
По |
Всего |
В том |
|
|
переходящих |
с |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного |
|||
|
Временного |
|||
|
ИТОГО |
Должность ответственного
за делопроизводство подпись
Инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в службу
Документационного обеспечения управления министерства, ведомства.
Должность передавшего сведения
подпись Инициалы, фамилия
Дата
2.12
Номенклатура дел
Номенклатура дел
— систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Функции:
систематизация документов
содержит информацию о сроках хранения
закрепляет индексацию дел и используется
при регистрации документов
имеет справочное значение при изучении
структуры учреждения
может использоваться как схема построения
справочной картотеки
используется вместо описи как учетный
документ при передаче в архив учреждения дел со сроком хранения до 10 лет
включительно.
служит основой при составлении описей на
дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет.
В номенклатуру включаются все документы
организации кроме технических и печатных изданий.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая,
примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура
дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных
организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура
дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве
организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит
рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел
используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Сроки хранения дел, предусмотренные
типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную
номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел организации
(сводная) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений,
согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется
на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется
руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем
службы или лицом, ответственным за ДОУ, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации
направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после
чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел
организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее
разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на
предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5
лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается
новая номенклатура дел.
В номенклатуре дел предусматриваются
заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые
участки и вопросы деятельности организации.
Основой для определения структуры
номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.
Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия
подразделений.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются
индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Например: 02-03, где 02 —
индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются
заголовки дел (томов, частей). Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки
дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Не допускается употребление в заголовке
дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая
переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических
оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по
одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в
качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце
заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны
быть в деле. Пример: «Документы о проведении научных конференций и
симпозиумов (планы, списки, доклады)».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным
в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в
номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
В графе 3 номенклатуры дел указывается
количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела,
номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой
или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» в течение
всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую
организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в
конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел
(томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Составляется в нескольких
экземплярах: 1 – хранится в службе ДОУ, 2 – используется в службе ДОУ в
качестве рабочего, 3 – используется в ведомственном архиве организации, 4 –
государственном архиве, с которым согласовывалась
номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ №_________
Руководитель организации
Место составления
_________ И.О.Ф.
«__»____________ 2007г.
На 2007 год
|
Индекс дела |
Заголовок |
Кол-во дел, заводимых в теч. |
Срок хранения, № статьи по |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01 — Администрация |
||||
|
01-01 |
Устав |
Пост. Ст.13 |
Руководитель службы ДОУ ИОФ
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол
ЭПК
________ №_____ Архивного
правления
_________
№_______
2.13
Обращения и жалобы граждан
Граждане России имеют право направлять
личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.
Должностные лица в пределах своей
компетенции обязаны: рассмотреть обращения; принять решения; произвести
необходимые действия; дать мотивированный ответ в установленный срок.
Обращения бывают трех видов: жалоба,
заявление, предложение.
Обращения могут быть индивидуальными и
коллективными.
Жалоба — документ, в котором указываются
нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
Жалоба может содержать:
а) просьбу о восстановлении нарушенных
прав и интересов;
б) критику в адрес должностных лиц или
граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение.
Заявление — документ, в котором
указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на
реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.
Заявление может содержать информацию о
недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных
организаций.
Предложение — документ, в котором
указывается необходимость совершенствования работы государственных органов,
предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения
поставленных задач.
Порядок работы с обращениями граждан может
быть установлен нормативными документами — федеральными, региональными,
отраслевыми, муниципальными.
В соответствии с нормативными документами
обращения подаются: а) в органы, компетентные в решении этого вопроса; б) в те
органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия
обжалуются.
Запрещается направлять обращения граждан в
те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
Обращения решаются:
— в течение 15 дней, если не требуют
специального изучения и дополнительных проверок;
— в течение 1 месяца, если требуют
специального изучения и дополнительных проверок.
Если для
разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки,
истребование дополнительных материалов либо других мер, сроки разрешения могут
быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на
один месяц.
Все обращения
регистрируются в день их поступления в учетных формах — в журналах регистрации,
на ПК, картотеках.
На обращении ставится дата поступления,
входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового
номера поступившего документа (например, № Л-17).
Штамп с регистрационным номером
проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения.
Обращения граждан могут быть поставлены на
контроль. В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется
знак контроля — «К».
Лица, осуществляющие контроль, имеют
право:
— запрашивать у исполнителей необходимые
сведения о ходе исполнения обращения;
— знакомиться с документами, отражающими
состояние исполнения обращения;
— требовать от исполнителей объяснения
причин задержки исполнения;
— вносить предложения соответствующим
руководителям по устранению выявленных нарушений в исполнении обращения.
Контроль завершается только после
вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
2.14
Гриф ограничения
Последнее издание стандарта на оформление
документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», – в отличие от предыдущих изданий, не
включает реквизита «Гриф ограничения доступа к документу», хотя зачастую при
работе с документами ограниченного доступа такой реквизит используется, и даже
в отдельных случаях предусматривается законодательством.
Государственная тайна и конфиденциальная
информация
В соответствии с Федеральным законом от
27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» (далее – Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации») информация подразделяется на общедоступную
информацию и информацию, доступ к которой ограничивается. Ограничение доступа к
информации устанавливается федеральными законами.
Информация ограниченного доступа может
составлять государственную тайну (и тогда обращение информации регулируется
Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от
22.08.2004); далее – Закон РФ «О государственной тайне») или конфиденциальную
информацию.
Понятие государственной тайны определено
Законом РФ «О государственной тайне»: «государственная тайна – защищаемые
государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической,
разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности,
распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации».
Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Указом
Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к
государственной тайне».
Понятие конфиденциальности информации
раскрывает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации»: «конфиденциальность информации – обязательное для
выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не
передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя».
Организация работы с конфиденциальной
информацией регулируется рядом законов. В понятие конфиденциальной информации
входят различные виды информации, перечень которых установлен Указом Президента
РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального
характера» (в ред. от 23.09.2005):
1. Сведения о фактах, событиях и
обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его
личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих
распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными
законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия
и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым
ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским
кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной
деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией
Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная,
адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых
отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой
деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом
Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной
модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Ограничение доступа к документам
На документах, содержащих информацию
ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид
конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к
документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем
правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального
делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном
носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в
котором пересылается документ ограниченного доступа.
В ряде случаев форма этого грифа, порядок
его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф
ограничения доступа, установлены законодательством.
Грифы ограничения доступа к документам,
содержащим государственную тайну
Законом РФ «О государственной тайне»
установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени
секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в
сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени
секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам:
«секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает
также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих
государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:
о степени секретности содержащихся в
носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений,
подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в
организации;
об органе государственной власти,
организации, осуществивших засекречивание носителя;
о регистрационном номере;
о дате или условии рассекречивания
сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут
рассекречены.
При невозможности нанесения таких
реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные
указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель
содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих
частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом –
гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается
его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности
сведений.
Помимо перечисленных реквизитов на
носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться
дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению
с содержащимися в этом носителе сведениями.
Закон также устанавливает, что
использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не
отнесенных к государственной тайне, не допускается.
Грифы ограничения доступа к документам,
содержащим конфиденциальную информацию
Порядок проставления грифов ограничения
доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен.
Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам,
содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих
другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется
собственником или пользователем информации.
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ
«О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая
тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при
существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать
неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или
получить иную коммерческую выгоду.
Закон устанавливает меры по охране
конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее
обладателем. Они включают в себя:
1) определение перечня информации,
составляющей коммерческую тайну;
2) ограничение доступа к информации,
составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой
информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
3) учет лиц, получивших доступ к
информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая
информация была предоставлена или передана;
4) регулирование отношений по
использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на
основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых
договоров;
5) нанесение на материальные носители
(документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа
«Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических
лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных
предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося
индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Таким образом, закон четко определяет вид
грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых
на документ.
Порядок работы со служебной информацией
ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и
подведомственных им организациях установлен постановлением Правительства РФ от
03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной
власти». Требования данного Положения распространяются на порядок обращения не
только с документами на бумажном носителе, но и со служебной информацией
ограниченного распространения на иных материальных носителях (фото-, кино-,
видео- и аудиопленка, машинные носители информации и др.).
Постановлением установлено, что на
документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного
пользования».
Необходимость проставления этой пометки на
документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в
правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе
издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким
документам.
Порядок снятия пометки «Для служебного
пользования» с носителей информации ограниченного распространения определяет
руководитель федерального органа исполнительной власти.
Изготавливаются документы, содержащие
информацию ограниченного распространения, в машинописном бюро федерального
органа исполнительной власти или подведомственной ему организации. Наряду с
пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого
экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных
экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
Обратите внимание
В случаях, когда законодательством не
установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим
конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может
принимать решения о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего
используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера
информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как
«Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения
сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен
в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Наряду с грифом «Конфиденциально» может
использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого
уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться
внутренними нормативными документами организации, работающей с документами
конфиденциального характера.
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря .doc
Образец должностной инструкции секретаря
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Автор: Your Mentor. Дата публикации: 06 декабря 2020.
Работа секретарем руководителя предполагает собой не только сотрудничество со своим руководителем. Эта роль оказывает большое влияние и на саму компанию. В этой статье мы дадим вам несколько советов и приемов, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице в качестве секретаря руководителя.
Здесь вы узнаете о том, как работать с несколькими руководителями, правильно планировать встречи, управлять календарем и других ключевых элементах, которые помогут вам стать профессиональным административным специалистом.
В чем заключается роль секретаря руководителя?
Работа секретаря руководителя заключается в том, чтобы поддерживать своего руководителя и следить за его календарем. Вы отвечаете за то, чтобы все необходимые встречи были забронированы, и чтобы ваш босс вовремя приходил на эти встречи. Чтобы у него была вся необходимая информация для собраний, и он принимал необходимые телефонные звонки. Вы отвечаете за подготовку электронных таблиц, презентаций PowerPoint и многое другое.
Как видите, работа специалиста по административным вопросам – всячески поддерживать руководителя. Тем не менее у большинства администраторов есть некоторые основные обязанности, такие как регистрация, набор текста и ответ на телефонные звонки.
Работа в качестве администратора – престижная роль, потому что вы затрагиваете каждый аспект бизнеса и работаете бок о бок в команде со своим руководителем для достижения одной цели. В этой роли замечательно то, что она позволяет вам расти. Например, вы можете начать как младший административный помощник начального уровня, а затем продвинуться до уровня старшего исполнительного помощника.
Имейте в виду, что каждый секретарь работает по-своему. Единственный способ получить истинное описание должности – это выяснить потребности руководителя или менеджера, с которым вы работаете. О них вы узнаете, когда начнете с ним работать. Вы должны понять их потребности, как они работают, как они действуют, как им нравится, чтобы другие работали и т.д.
Теперь стоит упомянуть несколько важных замечаний:
- Помните, что вы работаете с важной конфиденциальной информацией, так как довольно часто вы имеете доступ к электронной почте своего начальника.
- Вы должны выглядеть профессионально, так как вы первый человек, с которым люди контактируют, прежде чем увидят вашего руководителя. Поэтому очень важно, как вы разговариваете по телефону, как вы приветствуете кого-то, как вы одеваетесь или ведете себя на встрече, как вы ведете протокол встречи, где вы сидите, как вы сидите, и даже то, как вы входите в комнату.
Вы можете задаться вопросом, как выглядит истинный карьерный рост профессионального администратора. Здесь вы можете начать как регистратор и подняться до административной профессиональной роли. Большинство специалистов начального уровня начинают с того, что помогают менеджерам низшего уровня, а иногда и менеджерам по продажам.
Чтобы развиваться как профессионал в области администрирования, необходимо быть в курсе последних событий в области технологий и действительно преуспеть в своей работе. Очень полезно начать работать с руководителем среднего звена, чтобы увидеть, что они делают, как они справляются со своей работой, как они выполняют несколько задач одновременно, как они управляют людьми и следят за своим расписанием.
Далее, вы уже будете решать, хотите вы добиться роли секретаря президента компании, генерального директора и т.д. Потому что здесь вам придется быть продолжением своего руководителя. Такие люди очень заняты, а это означает, что вы должны будете участвовать в их расписании, поездках и т.д.
Самое замечательное в административной роли то, что вы можете учиться работе через наблюдение. Конечно, вы можете пойти на различные курсы, чтобы изучить азы данной роли, но ощутимый профессиональный опыт вы приобретаете через наставника, которого вам необходимо найти в своей компании. Именно так вы получите важную информацию о работе секретаря руководителя и необходимых инструментах в вашей деятельности.
Однако решать вам, какой карьерный путь избрать. Вы должны принять это решение, чтобы пройти путь от административного специалиста до исполнительного помощника высшего звена. Если вы стремитесь к этому, знайте, что каждая роль будет отличаться и она будет чрезвычайно требовательной, чем выше вы подниметесь по лестнице. Тем не менее это также роль, в которой вы действительно можете чему-то научиться и получить пользу в будущем, особенно если вы хотите продвинуться в своей карьере.
Навыки межличностного общения
Существуют несколько ключевых моментов, о которых следует помнить всем административным специалистам, когда они думают о том, как работать с другими сотрудниками компании:
- Не разглашайте конфиденциальную информацию;
- Сохраняйте профессионализм;
- Воздерживайтесь от сплетен;
- Будьте информационным ресурсом для своего руководителя.
Как секретарь руководителя, вы будете тесно сотрудничать с коллегами из самых разных отделов. Помните, что у вас может быть доступ к конфиденциальной информации, к которой нет у ваших коллег. Таким образом, вы должны поддерживать высочайший уровень конфиденциальности.
При непомерном интересе с боку работников организации, нет ничего плохого в том, чтобы сообщить им, что есть определенные вещи, которые вы не вправе обсуждать. Вы также можете вежливо попросить их поговорить со своим непосредственным руководителем для получения такой информации.
Поддержание профессионализма и дистанция от коллег – это две стороны одной медали. Сохраняя это расстояние, вы не попадете в неловкое или неудобное положение, когда дело доходит до сохранения конфиденциальности информации.
Если вы стремитесь стать профессиональным администратором, имейте в виду, что вам нецелесообразно участвовать в офисных сплетнях. Какие бы разговоры вы ни вели о других коллегах или самой компании, вы всегда сможете вернуться к своему руководителю. Так что всегда лучше избегать подобных разговоров.
И, помните, что вы – главный источник информации для своего руководителя. Поэтому очень важно, чтобы вы знали, кто ключевые люди в компании и как устроена ваша организация. Это сократит количество ненужных писем и телефонных звонков, когда вы попытаетесь найти подходящее контактное лицо.
Если вы стремитесь расти как профессионал в области управления, эти черты помогут вам независимо от того, какую должность в вашей компании занимает ваш руководитель.
Как административный специалист вы можете работать с несколькими помощниками для поддержки одного или нескольких руководителей. Здесь важна командная работа и открытое общение, чтобы все проекты выполнялись вовремя и профессионально. Поэтому старайтесь учитывать такие моменты, как сильные и слабые стороны ваших коллег, вашу способность к мотивации и наставничеству.
У каждого из нас есть сильные и слабые стороны, поэтому если есть люди, которые вам подчиняются, то важно использовать каждого из них таким образом, чтобы у вас была эффективная команда. Например, у вас может быть помощник, который отлично умеет работать с электронными таблицами и манипулировать данными, поэтому вы можете передать ему проекты, в которых используется Excel.
Таким образом, если у вас есть важный проект, вы можете назначить человека, которому эта задача наиболее удобна. Он сделает это быстрее и эффективнее, что поможет вам продолжать свою работу. И наоборот, если вы назначаете часть проекта человеку, который некомпетентен в этом, либо ему не нравится данная часть работы, тогда он будет тормозить всю команду.
Вот почему так важно знать слабые стороны каждого члена команды. Таким образом, вы можете инвестировать в обучение и делиться знаниями, которых им может не хватать. Зная своих сотрудников и инвестируя в них, вы настраиваете их на успех. Вы создаете позитивную атмосферу в команде, которая хочет работать с вами, а не против вас.
Наставничество – еще одна важная деталь работы в команде. Вы можете сами выступать в качестве наставника для своих сотрудников или объединять их с другими опытными участниками, которые могут поделиться своими взглядами и знаниями о конкретной роли.
По мере того как вы становитесь профессиональным административным специалистом, вы неизбежно будете нанимать, наставлять и обучать других помощников для своей компании. Став старшим помощником, вы должны будете удостовериться, что каждый поступающий к вам сотрудник имеет надлежащую подготовку, необходимую для эффективного выполнения своей работы.
Нанимая помощника, вы должны убедиться, что его личность будет хорошо сочетаться с человеком, которого он будет поддерживать. Поэтому проведите некоторое время с руководителем, чтобы понять его методы работы, какая помощь ему необходима, а что не стоит делать. Если руководитель считается экстравертом или нервным человеком, тогда вам придется подготовить для новичка более подробное описание, как работать со сложными руководителями.
При обучении новых помощников составьте план. Составьте график того, чем они будут заниматься в первый день и с кем должны встретиться. Им необходимо знать неписаные правила, которых нет в справочнике для сотрудников. В каждой компании есть свои закулисные правила, и любому новому секретарю, приходящему в компанию, действительно необходимо знать эти мелочи.
Навыки, необходимые для работы секретарем руководителя
Как административному работнику, одна из ваших ключевых задач – отвечать на телефонные звонки вашему руководителю. Вы проверяете поступающие звонки, чтобы ваш босс мог эффективно использовать свое время. Ответ на телефонные звонки – это нечто большее, чем вы думаете, поэтому давайте обсудим несколько советов и примеров для проверки звонка, передачи звонка другому человеку и приема сообщений для обратного вызова.
Для начала важно помнить, что вы собираетесь проверять все поступающие звонки. Это сделано для того, чтобы вы могли фильтровать поступающие коммерческие звонки или те, с которыми ваш руководитель не захочет иметь дело напрямую.
Если вы понимаете, что это нежелательный звонок или телемаркетинг, вот несколько действий, которые вы можете предпринять:
- Сообщите им, что ваш руководитель большую часть времени находится в разъездах, и самый быстрый способ ответить – это отправить электронное письмо. Скорее всего, у вас есть доступ к электронной почте своего руководителя, и вы сможете обрабатывать сообщения оттуда.
- Если они ищут почтовый адрес для отправки нежелательных бесплатных подписок, простой способ прекратить эти звонки – сказать следующее: «Из-за долгих поездок моего руководителя компания отменяет все бесплатные подписки, поэтому, пожалуйста, удалите его или ее из списка».
- Если звонит кто-то, кого ваш руководитель ожидает, тогда вам нужно принять решение, прервать его, в зависимости от того, чем он занят, или принять это сообщение.
В некоторых случаях, когда человек предлагает такие услуги, как уборка, техническое обслуживание, ремонт компьютеров и т.д., вы можете передать звонок другому человеку. Это гарантирует, что вашему руководителю не придется беспокоиться о чем-то, не связанном с его работой.
В этом случае сообщите вызывающему абоненту, что лучше всего будет поговорить с таким-то человеком, и спросите, не хотят ли они, чтобы их переадресовали к этому человеку. Если этого сотрудника нет на месте, тогда сообщите, что данный человек отсутствует в офисе, и что лучшим вариантом будет связаться с ним через электронную почту.
Когда вы принимаете сообщение от звонящего, вы должны быть уверены, что у вашего руководителя будет вся необходимая информация для обратного вызова. Она включает: имя, телефонный номер, время и дату звонка, а также краткое описание причины звонка.
Постарайтесь оценить время, когда ваш руководитель сможет перезвонить. Например, если руководитель находится на собрании, сообщите вызывающему абоненту, что он на собрании и что может пройти некоторое время, прежде чем ему перезвонят.
Это всего лишь несколько советов, как вы можете отвечать на телефонные звонки, но вы должны разработать систему, которая будет работать для вас и вашего руководителя.
Как административный специалист, вы будете обрабатывать входящую почту. Вы, скорее всего, будете получать различную корреспонденцию, как нежелательную почту, письма, подарки и другое. Здесь у нас также есть несколько советов, как вы можете все это организовать.
Вы можете распределить корреспонденцию по папкам разной цветовой гаммы. Например, у вас может быть красный цвет для важных писем. В эту папку можно поместить все, что требует немедленного внимания. Желтый – это материалы для чтения, такие как журналы, информационные бюллетени и листовки.
Зеленым могут обозначаться любые письма, которые вы получаете от клиентов, продавцов и так далее. В синюю папку можно собирать различные банковские выписки, счета, счета-фактуры и т. д. Подпишите каждую папку, чтобы ваш руководитель знал, что находится в ней, и мог выбрать порядок, в котором будет просматривать свою почту.
Каждый руководитель отличается тем, как он хотел бы получать почту, поэтому вас также могут попросить поставить отметку о дате получения, ожидания и т.д. Некоторые организации также требуют физического хранения документов. Для хранения и организации всей поступающей корреспонденции, вы можете поступить следующим способом:
- Обзаведитесь подвесными и манильскими папками, как мы писали в статье по тайм-менеджменту. Подписывайте все эти папки, чтобы знать, что в них находится.
- Используйте цветовую кодировку для ваших файлов. Когда вы видите определенный цвет, вы знаете, какое действие нужно предпринять.
- Сохраняйте копии, если вы подаете документы вручную. Хороший способ убедиться, что у вас всегда есть документы – это сделать копию и передать ее своему руководителю. Это гарантирует, что у вас есть оригиналы, и они не потеряны.
Как в случае с почтой, так и с архивами, созданная вами система должна работать как на вас, так и на вашего руководителя. Он также должен придерживаться любых процедур компании в отношении хранения документов. Эти простые шаги сделают задачу сортировки почты намного проще и эффективнее.
Как секретарь руководителя, вы обрабатываете 99% корреспонденции. Это означает, что вам будет поручено правильно и профессионально адресовать письма. То, как вы будете это делать, зависит от того, кому вы отправляете письма. Давайте обсудим несколько сценариев.
Если вы отправляете стандартное письмо, вы будете использовать обычный формат даты, имени человека, названия компании, адреса, города, почтового индекса и приветствия. Если вы подаете, например, заявление на получение визы для своего руководителя, вам нужно будет адресовать письмо в соответствии с инструкциями, которые обычно являются стандартным форматом.
Также важно то, как вы обращаетесь к тому, кому вы адресуете письмо. Если вы работаете в международной компании, то важно учитывать, что в европейских странах и США имя идет первым, а затем фамилия, в отличие от наших стран, где сначала идет фамилия.
Когда вы обращаетесь к кому-то в письме от имени своего руководителя, важно знать и учитывать степень их знакомства. Если ваш босс и тот, к кому вы обращаетесь, хорошо знают друг друга, то во многих случаях можно обращаться по имени. Если они незнакомы, тогда обращайтесь в более формальном тоне.
Как секретарь своего руководителя, вы наверняка будете работать с разными учетными записями электронной почты, обрабатывая свои электронные письма и своего начальника. При правильной организации своей работы у вас не должно возникнуть с этим больших трудностей.
Первым делом просмотрите свою электронную почту. Выполняйте любые срочные запросы, решая их. Затем просмотрите электронную почту своего руководителя. Это позволит вам узнать, как будет выглядеть ваш день на основе полученных писем, а также какие приоритеты нужно будет изменить.
Обязательно прочтите все электронные письма, даже те, что отмечены, как важные. Ваш руководитель, возможно, уже просмотрел электронную почту, поэтому это поможет вам лучше понять, на какие электронные письма нужно отвечать.
Если письмо требует действия, отметьте его для последующих действий. Вы можете распечатать эти электронные письма, чтобы на встрече со своим руководителем обсудить действия, которые необходимо предпринять.
Если кто-то отправит электронное письмо с просьбой о конференцсвязи или встречи, вы можете легко ответить на эти электронные письма, поскольку вы ведете календарь своего руководителя. Если есть проблема, которую вы можете решить, сделайте это.
Чтобы помочь своему руководителю, отвечайте на электронные письма, с которыми вы легко справитесь или кто-то другой. Например, если кто-то ищет документ, это, вероятно, задача, которую вы можете выполнить самостоятельно или делегировать ее. Удаляйте нежелательные письма. Для электронных писем или информационных бюллетеней, которые вы постоянно получаете, просто отмените подписку на них или заблокируйте отправителя.
Главное – разработать систему, которая будет работать как для вас, так и для вашего руководителя. Имейте в виду, что чем больше вы сможете исключить нежелательных электронных писем, тем легче будет вам обоим, поскольку вам будет меньше, о чем беспокоиться.
Как административный специалист, вы будете отвечать за календарь своего руководителя. Ключевой задачей является его эффективное управление и точность записей. У вас будет множество задач, которые будут включать в себя организацию личных встреч вашего руководителя, телеконференций, бронирование билетов и запись всего этого в его личный календарь.
Если у вас несколько телеконференций, не записывайте их все подряд. Вместо этого, делайте перерывы между звонками от 15 до 30 минут, чтобы учесть задержки встреч, а также дать возможность вашему руководителю сделать перерыв и переключиться между звонками.
Перед отправкой приглашения на личную встречу убедитесь, что подходящая для этого комната свободна. Если есть такая возможность, то бронируйте ее заранее. При отправке электронного письма с приглашением, включите всех лиц, кто должен участвовать в собрании.
Обязательно укажите номер и расположение комнаты собрания, чтобы это отражалось в заглавии в личных календарях всех участников. В разделе заметок укажите любые сведения, которые могут потребоваться для встречи.
Что касается информации о поездке, вы должны убедиться, что следующее всегда включено:
- Для авиаперелетов: авиакомпания и номера рейсов, время вылета и прибытия, данные о стыковочных рейсах, города отправления и города прибытия. Копия маршрута полета с номером подтверждения в разделе примечаний, посадочные талоны, если вы прошли онлайн-регистрацию.
- Для отеля: название отеля, местонахождение отеля, номер подтверждения и копия подтверждения в разделе примечаний в календаре.
- Для транспорта в аэропорт и из аэропорта: имя водителя или название компания, которая встречает руководителя, номер телефона водителя или компании, место, где будет находиться водитель. Если есть прокатный автомобиль, укажите все детали в разделе примечаний вместе с копией подтверждения.
Важный совет при работе с календарями – не забывайте резервировать свободное время между каждой встречей, прежде чем планировать следующую. Не стоит назначать встречи слишком рано утром, чтобы ваш руководитель мог спокойно обустроится в офисе. Также оставляйте больше времени на обеденный перерыв и один час перед завершением работы.
В какой-то момент вы, как профессионал в области административного управления, должны организовать что-то наподобие небольшой конференции. Чтобы это событие прошло для вас безболезненно, мы предоставим вам несколько советов.
Всегда бронируйте конференц-зал заранее. Затем встретьтесь со своим руководителем, чтобы узнать, кто должен участвовать в собрании. После встречи с ним, отправьте приглашение всем участникам, в котором укажите место встречи, время начала, время окончания и любые другие важные сведения о мероприятии.
Что касается самого конференц-зала, то вам понадобится следующее:
- Именные таблички. Это позволяет людям легко узнать имя каждого и точно определить того, к кому он обращается. Вы также можете назначать места на основе имен, чтобы люди взаимодействовали друг с другом.
- Имейте на каждом месте блокнот и ручку, чтобы участники могли записывать заметки о встрече.
- Разместите на столе воду в бутылках с расчетом на 4 места, чтобы вам не пришлось беспокоиться о том, что люди встанут во время встречи за напитками.
- Держите кофе, чай и другие напитки в комнате позади, чтобы люди, приходящие на собрание, могли взять чашечку до начала собрания.
- Запланируйте перерыв утром, на обед, и затем днем. Это не только дает участникам передышку, но и позволяет приводить в порядок комнату в течение дня. Во время перерывов обновляйте кофе и воду.
- Убедитесь, что у вас есть полный список участников для вашего руководителя, включая всех прибывших и уезжающих.
- Если у вас большая встреча, подумайте о групповом транспорте, что даст возможность всем прибыть вовремя на встречу.
- Упростите обед, заказав блюда заранее. На ужин подумайте о выборе ресторана, который позволит вам использовать заранее заданное меню. Это гарантирует, что ужин не продлится несколько часов.
Чем тщательнее, а главное, заранее, вы готовитесь к встречам, тем легче и менее напряженно они пройдут как для вас, так и для вашего руководителя.
Технологии стремительно меняют современный офис. Тем не менее вы можете столкнуться с более традиционным офисным оборудованием, таким как принтеры, копировальные аппараты, факсы, калькуляторы и другие предметы первой необходимости в своей повседневной работе.
Вам, как секретарю руководителя важно знать следующее: как делать цветные и черно-белые распечатки, как печатать с вашего компьютера на сетевой принтер, как устранять замятие бумаги, какую бумагу можно и нельзя использовать в принтере, какой тип тонера используется в принтере и как его заменить, как перезагрузить принтер, если он не работает должным образом, к кому обратиться, когда офисное оборудование нуждается в ремонте.
Если в вашем офисе есть умная доска, полезно знать, какие маркеры можно и нельзя использовать, какое чистящее средство нужно применять, как исправить любые технические проблемы. Если в вашем офисе по-прежнему используются факсимильные аппараты, убедитесь, что в них всегда есть бумага, и вы знаете номер телефона каждого аппарата и его местонахождение.
Главное – знать, где находится каждая оргтехника и как с ней работать. Таким образом, вы будете хорошо понимать, как можно исправить любые проблемы, которые могут возникнуть.
Заключение
Как бы это банально ни звучало, по грамотная поддержка секретарем своего руководителя приводит его к успеху, а значит и к успеху всей компании. Давайте еще раз перечислим ключевые факторы вашей должности:
- следить за тем, чтобы все работало бесперебойно и конфиденциально;
- развиваться в своей должности;
- эффективно работать с другими и быть в курсе последних событий;
- организовывать встречи и следить за тем, чтобы у вашего руководителя было свободное время;
- оставаться профессионалом.
Если вы работаете на младшей должности, теперь у вас есть инструменты, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице до административного профессионала. Если вы опытный административный специалист, эти инструменты служат напоминанием о том, насколько важна ваша роль.
Помните, чтобы быть успешным и процветающим профессионалом в области администрирования, все начинается с изучения своего положения и построения позитивных отношений с руководителем.
Что еще интересного почитать
Какие обязанности у секретаря
Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:
- организационное;
- документационное;
- информационно-аналитическое.
Требования к секретарю
В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
- требуемый уровень образования;
- социальный статус;
- престижность профессии;
- оплата труда;
- перспективы профессионального роста.
В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:
- специалист;
- или руководителям среднего и низшего звена.
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.
ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.
Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.
Обязанности секретаря
В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
| Название должности по профстандарту | Секретарь-администратор | Делопроизводитель | Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка | Помощник руководителя |
|---|---|---|---|---|
| Выполняемая обобщенная трудовая функция |
Организационное обеспечение деятельности организации |
Документационное обеспечение деятельности организации |
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации |
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации |
| Требуемый уровень образования | Среднее общее, профессиональное обучение | СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки |
Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности или СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки |
Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности |
| Условия допуска к работе и требования к стажу | Нет | Нет | Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации |
Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.
Права и ответственность и заключительные положения
Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
4. Права
Специалист имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Работник привлекается к ответственности:
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации. В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.
Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту
Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.
Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.
На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.
Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:
-
о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
-
о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
-
о критериях оценки работы.
Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.
Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
- Помощник руководителя.
- Секретарь руководителя.
- Делопроизводитель.
- Секретарь-администратор.
Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.
| Возможные наименования должностей | Уровень квал-ции | Обобщенная трудовая функция | Трудовые функции |
|---|---|---|---|
| Секретарь-администратор | 3 | Организационное обеспечение деятельности компании |
|
| Делопроизводитель | 5 | Документационное обеспечение деятельности компании |
|
| Секретарь руководителя | 6 | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя |
|
| Помощник руководителя | 6 | Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи |
|
Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:
- Требования, которые предъявляются к уровню образования.
- Требования относительно опыта работы.
- Необходимые навыки и знания.
- Должностные обязанности.
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.
Исходя из этого, очевиден вывод о том, что профстандарт «секретаря» не является так называемой догмой. Ему не удастся следовать неукоснительно.
Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:
- для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
- для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
- для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
- для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.
В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?
По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.
Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.
| Квалиф-ный уровень | Степень ответственности |
|---|---|
| 6 |
|
| 5 |
|
| 3 |
|
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
По профстандарту секретарь руководителя должен:
-
планировать рабочее время секретаря и самого руководителя;
-
организовывать переговоры руководителя с другими лицами и компаниями;
-
заниматься организацией командировок, в которые планирует поехать руководитель;
-
организовывать работу с посетителями, которые находятся в приемной руководителя;
-
подготавливать необходимое для организации конференций;
-
организовывать и контролировать исполнение решений, которые поручает руководитель;
-
организовывать и поддерживать рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
-
составлять и оформлять управленческие документы;
-
работать с документами, которые поступают в приемную руководителя;
-
организовывать в приемной руководителя хранение документации;
-
обеспечивать руководителя необходимой информацией;
-
организует информационное взаимодействие между руководителем и должностными лицами.
О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
- Эффективно планировать рабочее время.
- Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
- Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
- Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
- Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
- Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
- Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
- Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 13
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Автор статьи
Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.