Смена юридического адреса пошаговая инструкция для бухгалтера

Смена юридического адреса со сменой ИФНС должна произойти в достаточно сжатые сроки, чтобы в едином госреестре отражалась только достоверная информация об экономическом субъекте. Какие документы нужно сдать в налоговую при изменении адреса? Как перейти из одной налоговой в другую, если переезд произошел в другой город или даже регион. На все эти вопросы ответим в нашем материале.

Решили сменить адрес — собираем учредителей

Характерной чертой типовых уставов является то, что в них обозначен лишь населенный пункт, где располагается компания, без указания точного юридического адреса. Однако последний имеет немаловажное значение для налоговиков. Ведь одной из причин исключения компании из госреестра являются недостоверные сведения об адресе компании. Поэтому если фирма решается на переезд, ей следует своевременно оповестить о грядущих изменениях налоговых инспекторов.

Для начала разберемся в терминологии.

Место нахождения юридического лица определено уставными документами как город или иное муниципальное образование, а юридический адрес отражается в ЕГРЮЛ и должен соответствовать месту нахождения предприятия, т. е. располагаться в его пределах. Смена адреса, соответственно, повлечет за собой внесение сведений в государственный реестр и в некоторых случаях — внесение в учредительные документы.

Переезд может быть осуществлен только на основании соответствующего решения учредителей, выраженного в виде:

• протокола общего собрания участников — если фирма принадлежит нескольким собственникам;
• решения единственного участника — если компания принадлежит одному владельцу.

Готовое решение от СПС «КонсультантПлюс» поможет составить протокол или решение единственного участника о смене места нахождения ООО и его юридического адреса. Для просмотра материала оформите бесплатный пробный доступ к системе.

Дальнейший порядок действий и набор остальных документов, а также сроки смены юридического адреса ООО в ИФНС будут зависеть от нескольких факторов:

1. Указан ли полный адрес в уставе, или последний определяет лишь населенный пункт.
2. Переезд осуществляется в пределах места нахождения организации или за эти пределы.

Разберем далее конкретные ситуации смены адреса фирмы.

Ситуация 1. Меняем адрес в старых границах

Если фирма не планирует переезжать дальше границ родного муниципалитета, то смена адреса произойдет с минимальными потерями времени и средств. Госпошлину платить не нужно. А госрегистрацию произведет инспекция по месту нахождения предприятия. Туда в течение трех рабочих дней необходимо представить заявление по форме Р13014, в комплект которой войдет:

• Титульный лист. Здесь в п. 2 выбирают правильный код причины подачи заявления. Когда не требуется менять устав, вписывают код «2».
• Лист Б. В п. 2 указывается обновленный юридический адрес.
• Лист П.

ВАЖНО! Описанный выше порядок допустим, если в уставе не прописан точный адрес. В противном случае придется регистрировать изменения. То есть к заявлению необходимо будет приложить устав в новой редакции или лист с вносимыми изменениями. Кроме того, обязательной станет уплата государственной пошлины, но только если заявление Р13014 будет подано в налоговую на бумажном носителе. О том, когда госпошлину можно не платить при регистрации изменений, мы расскажем далее.

Ситуация 2. Переезжаем за пределы текущего места нахождения

В этом случае компании сообщают сразу в две ИФНС о смене юридического адреса — в старую и новую, но делают это последовательно, выдерживая определенные сроки. Поэтому процедура внесения изменений об адресе займет гораздо больше времени. Помимо временных потерь здесь появляются и денежные. Размер госпошлины за регистрацию составит 800 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При подаче документов в регистрирующий орган электронно через портал «Госуслуги» или сайт ФНС либо при направлении их через МФЦ или нотариуса финансовых трат можно избежать, поскольку госпошлину в приведенных случаях платить не требуется.

Оповещаем старую налоговую

В течение трех рабочих дней после принятия собственниками организации решения о смене места нахождения в инспекцию по старому адресу следует направить заявление по форме Р13014, в которую войдут:

• Титульный лист. В п. 6 проставляют код «1», обозначающий принятие решения об изменении места нахождения.
• Лист Б. В п. 1 прописывают новое место нахождения компании, но одновременно с этим п. 2 не заполняют, он будет заполнен в другом заявлении. Такие инструкции по смене юридического адреса ИФНС дала в письме от 04.02.2021 № ЗГ-3-14/717@.
• Лист П.

Вместе с заявлением в качестве приложения к нему в старую налоговую нужно представить и протокол собрания учредителей либо решение единственного участника.

После сдачи документов начинается период ожидания.

Частые переезды компании могут стать одной из причин ее попадания в план налоговиков по выездным проверкам. Подробнее об этом читайте в Путеводителе по налогам. Просто воспользуйтесь демодоступом к системе. Это бесплатно.

Сдаем документы в новую инспекцию

К завершающему этапу — сдаче документов в налоговую по новому месту нахождению — организация сможет приступить не ранее чем через 20 дней после внесения записи в ЕГРЮЛ о принятии компанией решения об изменении места нахождения, например, на 21-й день. Предельный срок закон не устанавливает, но всё же компания должна быть заинтересована в том, чтобы в госреестре были отражены верные сведения. Особенно это важно для участников тендеров, получателей лицензии на осуществление медицинской или образовательной деятельности.

В комплект документов для регистрирующего органа войдут:

1. Заявление Р13014 с заполненными титульным листом, листом Б и листом П. Причем п. 6 титульника не заполняется, а в листе Б заполняют и подп. 1, и подп. 2.
2. Утвержденное решение о смене адреса— протокол или решение единственного участника.
3. Подтверждающая адрес документация— например, гарантийное письмо с подписанным (или проектом) договором аренды либо документы, свидетельствующие о праве собственности и т. д.
4. Изменения в устав, которые можно оформить как приложение к протоколу собрания или решению единственного участника, либо же это может быть устав в новой редакции.
5. Документы об уплате госпошлины— они не являются обязательными, поскольку налоговики самостоятельно проверяют факт оплаты, но в случае непредвиденных заминок такие документы сыграют только на пользу.

Все заинтересованные пользователи могут уплатить государственную пошлину для смены юридического адреса через онлайн-сервис ИФНС «Уплата госпошлины».

Ситуация 3. «Прописываем» компанию на адрес директора или учредителя

Когда новым адресом предприятия становится адрес прописки директора или учредителя с высокой долей владения (более 50%), российское законодательство разрешает пропустить уведомительный этап прежней налоговой. Весь пакет документов (заявление и приложения к нему) следует сразу направить в налоговую инспекцию, привязанную к будущему адресу. Срок — те же 3 дня с момента принятия решения учредителями.

Перечень документов такой же, что и для завершающего этапа в ситуации 2. Однако в качестве документов об адресе достаточно будет приложить копию паспорта с соответствующей пропиской.

О том, как зарегистрировать новую фирму на домашний адрес учредителя или директора, какие документы потребуются для данной процедуры, а также о плюсах и минусах такой регистрации мы рассказывали ранее в статье «Можно ли ООО зарегистрировать на домашний адрес?».

Итоги

Итак, если компания переезжает на новый адрес в пределах границ своего муниципалитета, то в налоговую ей придется обратиться только один раз с заявлением по форме Р13014 и прочими документами, необходимыми для внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Если же происходит более дальний переезд, т. е. организация меняет юридический адрес со сменой ИФНС, то подавать документы придется в две инспекции, и процесс этот станет более длительным.

Изменение адреса компании на адрес прописки ее директора или учредителя также происходит в один этап — документы представляют в налоговую по будущему адресу.

Смена юридического адреса для ООО

Если в вашей компании возник вопрос о том, как сменить юридический адрес ООО, важно предусмотреть такой момент, как уведомление налоговой службы. Дело в том, адрес регистрации юридического лица является важной частью информации в ЕГРЮЛ и любая компания должна заранее сообщать о смене юр. адреса в налоговую. Чтобы избежать последствий, нужно уведомить ФНС за 7 дней в специальном порядке. Мы расскажем в пошаговой инструкции о смене юр. адреса ООО, чтобы вам было проще запомнить последовательность действий и вы не упустили сроки.

1. Найдите новый объект до смены адреса ООО

Согласно действующему законодательству, юридическим адресом считают то место, где работает исполнительный орган компании. Его местонахождение и является адресом регистрации ООО, эти данные и получает налоговая инспекция, в территориальном ведомстве которой вы находитесь. На юридический адрес инспектор ФНС выезжает для проведения проверки, на него партеры отправляют письма и предложения. Заметьте, что адрес ООО тесно связан с вопросами взаимодействия с налоговой. По этой причине нужно следить за исполнением порядка действий — чтобы изменить адрес ООО правильно, избежав негативных последствий. Для этого, мы сначала рассмотрим подходящие для нового адреса помещения, а после познакомим с инструкцией по смене адреса ООО.

На какое помещение может быть зарегистрирован юр. адрес компании:

• На нежилой (коммерческий) объект. Обычно в данном случае подразумевается аренда офисного помещения, но если компания ведет производственную деятельность — то офис автоматически отпадает из-за стандартов и требований, которым должно соответствовать производственное помещение.
• На жилую площадь, которая является местом жительства директора компании или одного из членов Общества с долей в капитале от 50%. Предполагается любой жилой адрес (квартира или дом), в котором у представителя ООО есть право на законное проживание. Стоит отметить, что этот объект может и не быть собственностью. В данном случае важны именно законные основания на проживание, а они могут быть и договорного характера. Жилые юр. адреса подходят не для всех видов деятельности — такой вариант не подойдет, если ваша компания занимается производством.

В любой из ситуаций, важно, чтобы помещение располагалось в существующем, эксплуатируемом здании, которое полностью достроено, не разрушено и годится для своих целей.

В некоторых случаях ООО не выгодно брать в аренду целый офис для оформления юридического адреса. Тогда актуален вопрос о покупке адреса для регистрации: это формальная аренда помещения, с реальным договором аренды, но с тем отличием, что полноценно использовать офис будет нельзя. Такой вариант устраивает компании, для которых не принципиально наличие офисных мест. В данной ситуации для ООО выгоднее купить адрес только для того, чтобы отразить его в качестве юридического, получать на него почту и принимать выездные проверки ФНС.

Обратите внимание: Если для вас актуален вариант с покупкой юр. адреса, заранее убедитесь, что выбранный объект не является местом массовой регистрации юридических лиц, а также запросите у продавца правоустанавливающие документы: у него должны быть полномочия на осуществление сделок с объектом. Мы рекомендуем лично осматривать юр. адреса при покупке, чтобы избежать мошенничества.

2. Соберите нужные документы

Сбор документов является самой объемной частью пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО. Расскажем, что вам придется подготовить:

• Протокол собрания или решение участника (в зависимости от количества учредителей);
• Лист изменений в устав (если это потребуется);
• Бланк заявления Р13014;
• Гарантия владельца коммерческого объекта или собственника жилого помещения;
• Чек об уплаченной госпошлине (если применимо к способу подачи).

Рассмотрим детальнее перечень документов, необходимых для смену юридического адреса ООО. Образцы буду сопровождать каждый пункт.

2.1. Подготовьте протокол или решение

Когда компания принимает решение о смене адреса, учредители ООО в первую очередь решают вопросы с внутренней документацией. Составляется протокол общего собрания (если в ООО несколько участников) или решение о смене юр. адреса (когда владелец ООО один). Для этих документов нет бланка, форма может быть свободной. Однако они будут приняты только, если в них будет отражена обязательная информация для данных документов. Важно отразить информацию о юридическом лице, указать место и дату составления, перечислить членов компании, описать решение сменить юр. адрес и устав (если потребуется), а также отметить фамилию человека, на которого возложена обязанность зарегистрировать внесенные изменения в налоговой и подписи всех заинтересованных.

Решение о смене юр. адреса ООО готовится в случае, если в Обществе только один учредитель. Документ имеет логичное название — решение единственного участника ООО. Это означает, что собственник компании сам решил организовать переезд и лично подписал документ, подтверждающий намерение письменно.

Протокол собрания о смене юр. адреса ООО готовят ООО, организованные двумя и более участниками. По законодательству в компании может быть до 50 учредителей. Оформление протокола на порядок сложнее решения, так как этот документ является результатом проведения общего собрания всех членов ООО. Им нужно одновременно собраться, набрав минимально допустимое количество участников для собрания, озвучить вопросы повестки дня и по каждому из них провести голосование. Расскажем, какие вопросы должны быть на повестке в случае смены юридического адреса ООО:

• Выбор важных членов собрания: председателя, секретаря и казначея, который будет подсчитывать голоса;
• Вопрос об изменении адреса ООО;
• Об изменении устава, если это требуется;
• Об избрании способа подтверждения решений участников и их присутствия на собрании.

Обратите внимание: способы подтверждения решения о смене юр. адреса или протокола общего собрания должны совпадать с теми вариантами, которые предусматриваются уставом.

2.2. Внесите информацию в устав ООО о смене адреса

При переезде ООО иногда возникает необходимость внести изменения в устав. Она зависит от вида написания юридического адреса в учредительном документе и от того, куда именно переезжает организация.

Юридический адрес в уставе может быть указан в двух вариантах, его учредители выбирают сами:

• Местонахождение ООО. Оно указывается кратко, как код, тип и название субъекта. Выглядит так: код субъекта 36, город Воронеж.
• Адрес ООО в пределах местонахождения. Это подробная запись адреса. В нем указан не только город, но и подробное описание места расположения офиса компании: квартал, улица, строение, литера, номер офиса.

В каких случаях устав ООО при смене адреса нужно поменять:

• Если организация уезжает в другой регион;
• Если ранее в уставе был указан полный адрес, а не только местонахождение.

В каких случаях устав ООО при смене адреса не требуется менять:

• Когда устав отражает только местоположение компании, и при переезде регион не изменится. К примеру, компания указала в уставе только город Воронеж и меняет адрес в его пределах — переезжает в другой бизнес-центр.

Если ООО требуется изменить данные в уставе, то это можно осуществить двумя способами: оформить лист изменений или принять новую редакцию учредительного документа. Если на данный момент компании не нужно вносить много изменений сразу, то можно воспользоваться первым вариантом и заполнить просто лист изменений, он станет приложением к уставу. Во втором варианте, устав заменится полностью. Так поступают, когда накопилось много изменений или необходимо за один раз поменять много данных. К примеру, помимо адреса происходят перемены в составе учредителей, принимаются новые положения и т.п. В любой ситуации, способ внесения изменений — это выбор участников ООО.

2.3. Заполните форму заявления Р13014

Формы заявлений, которые использовались ранее (Р13001 и Р14001), с 2020 года не используются. Вместо них подается бланк Р13014. Его и нужно использовать для любых изменений в ЕГРЮЛ, в частности для изменения адреса ООО. В форме 66 листов, но заполнять нужно не все. Если цель подачи формы — смена адреса ООО, то достаточно распечатать титульную страницу, лист Б и лист Н.

Как правильно сформировать заявление — зависит от адреса, на который переезжает ООО. Рассмотрим оба варианта.

Если ООО переезжает в другой населенный пункт, в коммерческий объект

В такой ситуации подать заявление Р13014 потребуется два раза:

• В прежнюю инспекцию в уведомительном порядке, в течение 7 дней от даты принятия решения о смене адреса регистрации.
• В новую инспекцию для регистрации адреса вы должны обратиться через 20 дней.

Обратите внимание: изменения в устав придется внести в любом случае, даже если в нем указано только местонахождение — ведь речь идет о смене региона.

Если ООО переезжает в другой регион на адрес жилого помещения

Если жилое помещение является законным местом проживания для одного из учредителей компании с долей в УК от 50% или директора ООО, тогда оно может быть использовано в качестве нового юридического адреса. В этом случае для смены адреса ООО заявление Р13014 направляется в налоговую однократно, хоть и регистрирующая ФНС станет другой. Не забудьте отметить в заявление и данные о смене устава, поскольку вы меняете регион местоположения.

Если ООО меняет адрес без смены местонахождения

Смена юр. адреса по Р13014 также будет проходить, если участники ООО приняли решение перевезти офис в пределах региона. К примеру, компания нашла офис в бизнес-центре с более удобным расположением или решила оформить юр. адрес на дому у директора в этом же городе.В этом случае адрес меняется в один этап, а заполнение бланка зависит от формулировки адреса в уставе:

• Если в устав внесена только информация о местонахождении ООО, то изменения по заявлению Р13014 будут вноситься только в ЕГРЮЛ. Устав при этом изменять не потребуется, ведь вы остаетесь в том же населенном пункте.
• Если в уставе прописан подробный адрес компании, включая улицу, дом, номер офиса — тогда эти данные придется поменять. То есть, в Р13014 нужно отметить внесение изменений и в ЕГРЮЛ, и в устав.

При любом варианте смены адреса ООО, заявление по форме Р13014 должно оформляться в соответствии с требованиями ФНС:

• Определитесь со способом заполнения бланка: вручную или на ПК. Если вам удобнее работать на компьютере, сразу установите шрифт Courier New, размер 18. Если планируете заполнять документ от руки, приготовьте ручку с темной пастой и пишите только заглавными печатными буквами.
• К способу печати в настоящее время требований нет: можно распечатывать страницы на отдельных листах или использовать двустороннюю печать документа.
• Не сшивайте распечатанные листы!
• Помните, что каждая ячейка бланка должна быть заполнена только одним символом. Если это — пробел или знак препинания, то им тоже положена своя ячейка.
• При необходимости перенести какую-то информацию из официальных документов, копируйте сокращения в точности с оригиналом.
• Нумеруйте документ трехзначной нумерацией, с 001.
• Не используйте скобки или прочерки при записи контактного номера, но помните, что в начале российских номеров указывается +7, даже если номер стационарный (он вписывается с телефонным кодом города).

В случае, если даже одно из указанных требований не будет соблюдено, налоговая документ не примет. Причина в том, что заявления распознаются автоматически и неверное заполнение не позволит алгоритму верно считать информацию. Тогда, у вас не получится сменить юр. адрес ООО своевременно, ведь ошибку придется исправлять, направляя документ повторно.

2.4. Заручитесь согласием/гарантией от владельца нового помещения

Согласие собственников жилого помещения

• Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры
  DOCX, 26 KB

Согласие собственника нежилого помещения

• Гарантийное письмо от собственника физического лица.
  DOC, 26 KB
• Гарантийное письмо от собственника юридического лица.
  DOC, 27 KB

При смене юридического адреса ООО необходимо подтвердить, что собственник помещения, в которое переезжает компания, не возражает против регистрации юр.адреса. Какой формат документа нужен — зависит от типа помещения: жилое или нежилое.

• Если ООО переезжает в жилое помещение, то есть регистрируется на адрес проживания члена компании с долей в УК от 50% или адрес директора, тогда каждый собственник жилого объекта должен предоставить письменное согласие. В нем должны быть прописаны данные собственников, формулировка о наличии законных оснований для проживания представителя ООО и выражение согласия на размещение ООО по данному домашнему адресу.
• Если ООО выбрало для переезда коммерческий объект, к примеру — помещение в бизнес-центре, тогда от его владельца необходимо получить гарантийное письмо. Для этого документа тоже нет заготовленного бланка, его можно составить в свободной форме. В нем должны быть указаны данные владельца помещения, выражение согласия на использование адреса в качестве юридического и фраза о намерении оформить с компанией договор аренды.

В любом случае, к документу с согласием владельца недвижимости необходимо приложить подтверждение законного права распоряжения имуществом: это может быть выписка ЕГРН либо свидетельство о праве. Так вы докажите ФНС, что автор письма является законным собственником объекта и имеет право им распоряжаться.

3. Оплатите государственную пошлину

Государственная пошлина за смену юр. адреса по 13014-ой форме — 800 рублей. Но, данный взнос предусмотрен только в том случае, если компании необходимо внести изменения в устав ООО при смене адреса. Значит, вам не потребуется оплачивать эту сумму, если вы осуществляете переезд в рамках одного региона, и при этом в уставе прописано только сокращенное местоположение ООО.

Также, есть другой способ не платить госпошлину даже при условии изменения устава. Он доступен ООО, которые пользуются электронным документооборотом с ФНС. То есть, можно направить документы с помощью цифровой подписи директора компании, через МФЦ или нотариуса — тогда платить пошлину вам не нужно.

Если же выбранный способ подачи предполагает оплату госпошлины, сделать это нужно будет заранее, а в пакет документов приложить оплаченную квитанцию. Технически, инспектор ИФНС может проверить платеж и без подтверждения с вашей стороны — эти данные поступают в налоговую. Но, во избежание недоразумений, рекомендуется все же квитанцию предоставлять. Ведь если банк вовремя не обработает транзакцию и платеж не отразится в ИФНС, у вас попросят предъявить подтверждение — это отложит подачу документов и как следствие, задержит смену адреса ООО в ИФНС. В таком случае есть риск пропустить установленный 7-дневный срок.

4. Проинформируйте о смене адреса ООО в ИФНС, подав документы

Поскольку адрес ООО — это сведения, которые указываются в ЕГРЮЛ, то в случае его изменения нужно отредактировать информацию в государственном реестре. О смене юр. адреса в налоговую вы должны сообщить в течение 7 дней. Чтобы уведомить ИФНС, участники ООО подготавливают ряд документов, о которых мы рассказали в предыдущих пунктах и подают их в свою ИФНС.

В текущих условиях, вам доступны разные способы взаимодействия с налоговым органом — и онлайн, и оффлайн. Выбор варианта — за вами:

• Онлайн на сайте налоговой, с помощью цифровой подписи директора Общества;
• Онлайн, с помощью цифровой подписи нотариуса;
• Личное обращение в налоговую инспекцию (потребуются распечатанные документы и госпошлина);
• Обращение в МФЦ. Это комбинированный вариант, при котором вы посещаете отделение “Мои документы” лично, но документы направляются в ИФНС электронно (их сканирует сотрудник центра). То есть, в таком случае платить госпошлину не нужно.

5. Убедитесь, что в ЕГРЮЛ отразилась смена юридического адреса ООО

Уже через 5 рабочих дней вы сможете узнать, какое решение о смене юр. адреса примет инспекция. Есть несколько способов проверить, внесены ли данные о новом адресе:

• Проверить сообщения на e-mail, который вы указали в заявлении Р13014 в качестве контактной электронной почты. Там будет сообщение с решением о смене юр. адреса в форме новой выписки из ЕГРЮЛ. Если налоговая откажет в изменении адреса ООО, то на эту же почту вы получите уведомление с причиной.
• Заказать самостоятельно выписку ЕГРЮЛ на сайте ИФНС и проверить информацию об адресе.

Если заявление о смене юр. адреса в налоговой отклонять, ситуация поправима. Первым делом в данном случае нужно узнать причину. Вероятно, вы не приложили какие-то документы, неправильно заполнили бланк заявления или использовали неактуальную форму.

Иногда происходит так, что новый адрес ООО заносят в реестр с ошибкой. Ваши действия в таком случае зависят от того, кем была допущена ошибка. Если виновником является инспектор ИФНС, тогда достаточно направить заявление о просьбе исправить ошибку в свободной форме. Если же вы сами ошиблись при написании нового адреса, то нужно заново подать заполненный бланк Р13014, отметив на титульном листе причину подачи документа (проставить значение “4” во втором пункте — это означает “для исправления ошибок, которые были допущены в предыдущем заявлении”. Далее в форму просто вписывается верный адрес.

Как компании сменить юр. адрес

В вашей компании встал порос о том, как сменить юридический адрес ООО? Наверняка вы понимаете, что это непростой процесс, требующий соблюдения особых регламентов. Ваш регистрационный адрес внесен в ЕГРЮЛ, а значит его изменение требует редактирования данных в реестре. Важно своевременно сообщить в налоговую обновленную информацию — в течение 7 дней с момента принятия решения о переезде и предоставить в регистрирующий орган пакет документов. Мы подробно расскажем о смене юр. адреса ООО. Пошаговая инструкция поможет сориентироваться в нюансах и не допустить ошибок в последовательности действий.

1. Найдите новое помещение для смены адреса ООО

Юридический адрес в понимании законодателей — это место, где находится исполнительный орган компании. Иначе — это место работы руководителя ООО. С таким адресом компания проходит регистрацию в налоговом органе, он используется для получения официальной корреспонденции, для выездных проверок ФНС. Тесная связь адреса и взаимодействий с ФНС вынуждает соблюдать ряд правил при изменении этого параметра. Грамотное соблюдение правил позволит избежать негативных последствий, в частности — штрафа за несвоевременное уведомление о переезде. На первом этапе инструкции по смене адреса ООО рассмотрим все варианты помещений, которые можно рассмотреть для регистрации в них адреса ООО.

Какие помещения может рассмотреть компания:

• Коммерческие объекты. Самый распространенный формат нежилого помещения для регистрации адреса — офис в бизнес-центре. Но, если ООО занимается производством, то согласно требованиям, объект должен удовлетворять установленным стандартам — офис для таких целей уже не подходит.
• Жилые объекты. Компании могут вставать на учет в жилом помещении, которое является законным местом проживания для руководителя организации или одного из участников с долей в капитале от 50%. При этом, член ООО не обязан быть прописан в этом месте или быть полноценным собственником квартиры. Домашним является адрес, где представитель ООО законно проживает, а законными могут быть и договорные отношения. Компании с производственными направлениями деятельности использовать жилые адреса не вправе.

При любом варианте, должны соблюдаться стандартные требования к помещениям. Юр. адресом может быть объект в полностью достроенном, эксплуатируемом здании, которое реально существует и соответствует целям постройки.

Случается, что ООО не нуждается в офисе и компании невыгодно снимать помещение только для получения юр. адреса. Тогда, собственники принимают решение купить юр. адрес. Этот вариант также подразумевает аренду офиса, но в разы дешевле, так как не предусматривает полноценного использования помещения. К такому решению приходят компании, которым нужен юр. адрес формально — для регистрации, писем и приема проверок.

Учтите: Если для вас выгодна покупка юр. адреса, внимательно проверяйте продавца и помещение перед сделкой. Убедитесь, что продавец обладает полномочиями на заключение договоров по объекту и лично посетите адрес при возможности.

2. Соберите необходимые документы

Подготовка документов — это самый трудозатратный этап пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО. Рассмотрим, что именно потребуется собрать для налоговой:

• Решение участника или протокол собрания;
• Лист изменений устава или новая редакция учредительного документа, при необходимости;
• Форма Р13014;
• Согласие собственника жилого помещения или письменная гарантия владельца коммерческого объекта;
• Чек, подтверждающий уплату государственной пошлины (желательно приложить, если платили пошлину).

Далее расскажем детально о каждом документе из пакета бумаг для смену юридического адреса ООО. Образцы будут продемонстрированы в каждом пункте.

2.1. Решение единственного участника или протокол собрания

Первое, что должны сделать при смене адреса учредители ООО — заняться внутренними документами. Если в ООО один участник — он составляет решение о смене юр. адреса, а если учредителей больше — готовится протокол собрания. Можно использовать свои бланки, утвержденной формы для таких документов нет. Главное — отразить в содержании обязательные сведения. В обоих документах обязательно прописывается информация о компании, участниках, указывается место и дата составления документа, отмечается принятое решение сменить юр. адрес и (если необходимо) — устав. Также, в конце документа назначается ответственный представитель ООО за подачу документов в ФНС.

Решение о смене юр. адреса ООО составляет при условии ограниченного числа собственников, а точнее — только одного. В этом случае учредитель сам выносит решение и сам его подписывает.

Протокол общего собрания о смене юр. адреса ООО заполняет, если учредителей больше одного. В ООО по законодательству может быть до 50 участников. Такой документ составить труднее, ведь всем собственникам придется собраться одновременно вместе, обозначить вопросы для обсуждений, проголосовать по ним и зафиксировать результаты. В протоколе отражаются итоги собрания членов компании и результаты голосования. Рассмотрим, какие вопросы компании нужно вынести на повестку дня для смены юридического адреса ООО:

• Назначение председателя, выбор секретаря и ответственного за подсчет результатов голосования;
• Изменение адреса ООО;
• Необходимость корректировки данных в уставе и способ;
• Способ фиксации результатов собрания и подтверждения присутствующих.

Учтите: Способ фиксации в решении о смене юр. адреса или в протоколе должен соответствовать варианту удостоверения, который указан в уставе.

Важно: И решение о смене юр. адреса, и протокол общего собрания должны быть заверены теми способами, которые прописаны в уставе ООО.

2.2. Оформление изменений в уставе ООО при смене адреса

Содержание устава в случае переезда ООО в некоторых ситуациях подлежит изменению. Данная необходимость определяется формулировкой записи прежнего адреса компании и отдаленностью нового адреса.

На свое усмотрение учредители общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе один из двух возможных параметров юр.адреса:

• Только местонахождение. Подразумевается краткая запись, в которую включается только код региона, тип и название муниципального образования. Допустим, так: код субъекта 67, город Смоленск.
• Подробный адрес в пределах местонахождения. Это полная запись адреса, со всеми структурными элементами: район, улица, строение, дом, номер офиса.

При каких обстоятельствах устав ООО при смене адреса нужно изменить:

• Юридическое лицо меняет регион местонахождения;
• Прежний адрес в уставе был записан полностью.

При каких обстоятельствах устав ООО при смене адреса не нужно менять:

• Когда в уставе указано лишь местоположение, а новый адрес входит в его пределы. К примеру, адрес был записан, как “код 67, город Смоленск”, и ООО решило снять офис в этом же городе, но в другом здании.

При корректировке адреса в уставе, может быть использовано 2 способа. Внести поправки можно через лист изменений, который дополнит действующий документ, или полностью отредактировать устав, приняв его новую редакцию. Первый способ удобен, когда изменений мало (например — только адрес). Тогда достаточно вписать новые данные на лист и сделать его дополнением к старой версии устава. Если же ООО приняло решение о масштабных переменах, одновременно изменив несколько пунктов устава, то целесообразно переписать его полностью. Например, кроме адреса, в компании меняется состав участников, перераспределяются доли, вносятся новые положения и пр. Но, способ внесения правок всегда является выбором ООО. Если компании удобно работать с большим количеством приложений к уставу — это ее право.

2.3. Заявление Р13014

Бланк Р13014 с 2020 года используется вместо двух заявлений (ранее подавались формы Р13001 для корректировки устава и Р14001 для обновления сведений в гос. реестре юр.лиц). Новый бланк позволяет одновременно отразить изменения в ЕГРЮЛ и в уставе. С его помощью вы можете оформить изменение адреса ООО. В данном заявлении 66 листов, но все заполнять не придется. При смене адреса информация вносится только на титульную страницу, лист Б и лист Н.

Порядок подачи формы Р13014 отличается, в зависимости от местоположения нового адреса. Расскажем о каждом варианте.

Компания переезжает в другой город, в объект коммерческого назначения

Этот вариант предусматривает подачу заявления в 2 этапа:

• Уведомление прежней инспекции. Заявление подается в старую ИФНС в течение 7 дней от момента принятия решения.
• Регистрация в новой ИФНС. Повторно заявление подается в ИФНС по новому адресу, через 20 дней после отправки первого заявления.

Обратите внимание, что в любом из этих случаев организации придется вносить изменения в устав, поскольку вне зависимости от варианта написания адреса в уставе будет изменен регион местоположения.

Компания меняет город, проходит регистрацию на жилой адрес

Как мы уже писали, жилой адрес в качестве юридического может быть использован, если является законным местом проживания члена ООО с долей от 50% или директора организации. В этом случае смена адреса ООО по заявлению Р13014 проходит в один этап, несмотря на смену подразделения контролирующего органа. Также в Р13014 указывается внесение изменений в устав ООО, так как ООО переезжает в другое муниципальное образование.

Компания находит новое помещение в черте того же города

Перемещение офиса в черте одного города также считается сменой юр. адреса. По Р13014-ой форме компания сообщает новые данные в свою ИФНС. Возможно, вы нашли более удобный офис или другое помещение, которое удовлетворяет целям ООО, или решили встать на учет по месту жительства руководителя. В любом случае, изменения будут проходить одноэтапно, а заполнение бланка зависит от обстоятельств:

• Изменения только в ЕГРЮЛ вы отметите, если старый адрес был указан в формате местоположения. Субъект останется тот же, поэтому в уставе ничего редактировать не потребуется.
• Изменения и в ЕГРЮЛ, и в устав нужно будет отметить, если старый адрес был указан в учредительном документе целиком (с конкретной улицей и зданием).

Строгих правил заполнения формы Р13014 необходимо придерживаться при любом варианте переезда. Обратите на них особое внимание:

• При смене адреса ООО, заявление Р13014 можно заполнить или полностью от руки, или полностью на ПК. В первом случае необходимо подобрать ручку с темной пастой и писать в ячейках только заглавными печатными буквами. Во втором случае важно сразу выставить правильный шрифт и размер — Courier New, размер 18.
• Информация в заявление вносится с учетом правила: 1 ячейка = 1 символ. При этом, пробелы и знаки препинания также являются символами и заслуживают места в своей отдельной ячейке.
• Допускается любой вариант печати, в том числе — двусторонняя. Но, сшивать готовое заявление не нужно — это усложнит дальнейшее сканирование.
• При необходимости указать в заявлении информацию из официальных документов, вам нужно в точности перенести ее, с теми же сокращениями и знаками препинания.
• На заполненных страницах проставляется трехзначная нумерация, от 001.
• Поле “контактный телефон” заполняется с кода страны (для России +7). Если нужно записать стационарный номер, то дополнительно укажите код города.

Любое отклонение от вышеописанных правил приводит к отказу в приеме заявления. Причина в том, что в налоговой документы считываются машинным способом, а нарушение правил приводит к несоответствию заданных алгоритмов. Если вы ошибетесь или пропустите одно из требований — вы не сможете сменить юр. адрес ООО.

2.4. Согласие от владельца помещения

Согласие собственников жилого помещения

• Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры
  DOCX, 26 KB

Согласие собственника нежилого помещения

• Гарантийное письмо от собственника физического лица.
  DOC, 26 KB
• Гарантийное письмо от собственника юридического лица.
  DOC, 27 KB

Важным условием при смене юридического адреса ООО является получение согласия от собственника нового помещения. Какой именно документ подтвердит разрешение хозяина объекта — зависит от назначения помещения:

• Если помещение жилое, то есть адрес является местом жительства директора или члена ООО с долей от 50%, то каждый из владельцев квартиры/дома должен письменно оформить согласие. Форма свободная. В согласии указывается информация о хозяине жилплощади, о законном праве проживания члена компании, прописывается фраза о согласии на регистрацию ООО.
• Если помещение коммерческое, то его владелец составляет гарантийное письмо. Форма письма также свободная. В гарантии прописываются данные собственника, предоставляется разрешение на регистрацию ООО в коммерческом помещении и подтверждается намерение о заключении договора аренды.

В любом случае, согласие или гарантия должны дополняться правоустанавливающими документами. Так инспекторы ФНС смогут сверить данные реального владельца объекта и автора письма.

3. Оплатите государственную пошлину

В случае смены юр. адреса по 13014-му заявлению, юр. лица уплачивают государственную пошлину 800 рублей. Но, это требуется не всегда, а только при наличии корректировок устава ООО при смене адреса. Значит, вы не обязаны платить сбор при переезде в рамках одного города и отсутствии изменений в учредительном документе.

Есть возможность и вовсе не платить пошлину даже при условии корректировки устава. Она доступна тем, кто готов подать документы в налоговый орган в электронном виде. То есть, вы освобождаетесь от уплаты сбора, если директор направляет бумаги по ЭЦП, вы обращаетесь для электронной подачи документов к нотариусу или подаете готовый пакет через МФЦ.

При выборе способа подачи, требующего оплаты госпошлины, стоит заранее заняться этим вопросом и иметь оплаченную квитанцию уже в момент подачи. По закону, вы не обязаны предъявлять подтверждение платежа — инспекторы могут проверить поступление сами. Но, наличие чека может выручить в нестандартной ситуации, например — когда банк задержал платеж. В другом случае, инспектор отправил бы вас домой, назначив встречу на другой день, что привело бы к пропуску сроков при смены адреса ООО в ИФНС. Но, имея чек, вы сразу подтвердите оплату и процесс не придется откладывать.

4. Передайте документы о смене адреса ООО в ИФНС

Поскольку сведения об адресе юридического лица внесены в ЕГРЮЛ, любая корректировка должна производится своевременно. При смене юр. адреса, в налоговой ваше заявление должно появиться в 7-дневный срок с момента принятия решения о переезде. Чтобы уведомить ИФНС в рамках установленного порядка, компания готовит пакет бумаг по списку, описанному выше. Подача производится по адресу ИФНС в текущем регионе.

На сегодняшний день предусмотрено несколько вариантов взаимодействия с налоговым органом. Есть возможность обратиться и онлайн, и оффлайн:

• Онлайн — через сайт налоговой, потребуется ЭЦП директора ООО;
• Онлайн — с помощью нотариуса, который передаст документы в инспекцию, используя свою цифровую подпись;
• Оффлайн — лично принести готовые, распечатанные документы в инспекцию;
• Комбинированный вариант, через МФЦ: в центр вы можете прийти с распечатанными бумагами, а сотрудники сами проведут сканирование и предоставят бумаги в налоговую уже в цифровом виде.

5. Удостоверьтесь в смене юридического адреса ООО

В срок 5 рабочих дней компания узнает о смене юр. адреса. Решение налогового органа можно проверить несколькими способами:

• Проверить уведомления о новых письмах на email. Адрес электронной почты заявитель указывает в форме Р13014 и на него налоговая отправляет решение о смене юр. адреса в формате свежей выписки из ЕГРЮЛ. Если же решение отрицательное, то в письме вы найдете указание на причину.
• Бесплатно скачать выписку из реестра на сайте налоговой.

Даже если ваше заявление было отклонено, вы можете исправить ситуацию. Важно лишь узнать — почему вам отказали в смене юр. адреса в налоговой. Чаще всего юр. лица допускают ошибки при заполнении формы Р13014, используют неактуальные бланки или предоставляют неполный пакет документов. Тогда, вы просто исправляете ошибку и обращаетесь повторно.

Если же вы увидели в реестре новый адрес, но поняли — что он внесен с ошибкой, нужно действовать, отталкиваясь от виновника. Так, если неверная запись является ошибкой инспектора, нужно подать заявление с просьбой о корректировке в свободной форме. Если же ошибка — ваша вина, тогда подайте форму Р13014 повторно, отметив в ней причину подачи “исправление ошибок”. Для этого, отметьте значение “4” во втором пункте на титульном листе и правильно укажите свой новый адрес.

Порядок изменения юридического адреса ООО в 2023 году

Для смены юридического адреса ООО нужно оформить решение единственного участника/протокол общего собрания, подготовить заявление по форме № Р13014, заверить его у нотариуса и уведомить налоговую. В некоторых случаях также нужно внести изменения в устав компании.

После того, как ООО получит лист записи Единого госреестра юр. лиц с внесенными изменениями, необходимо проинформировать об этом банк, где открыт расчетный счет ООО, и контрагентов (поставщиков, покупателей), если такой порядок предусмотрен вашим с ними договорами и будет полезен для бизнеса.

1. Нужно ли менять устав при смене адреса ООО

Вы обязаны внести корректировки в устав, если при переезде новый адрес не будет соответствовать тому, который написан в уставе. Так происходит в следующих случаях:

• В уставе написан полный адрес, какая-то часть которого (или весь адрес целиком) меняется при переезде.
• В уставе указан только населенный пункт, компания переезжает за его пределы.

Смену адреса в учредительном документе можно оформить листом изменений к уставу или принятием новой редакции устава. Если помимо смены адреса организации никаких изменений больше нет, проще выбрать первый вариант и подготовить только лист изменений.

Если же указан только город, и адрес менятся в его пределах, или компания, в адресе которой не фигурирует номер офиса, переезжает внутри одного здания, вносить изменения в устав не нужно.

2. Список документов для подачи в ФНС

При смене юридического адреса ООО в 2023 году требуется:

1. Заявление Р13014.
2. Решение единственного учредителя либо протокол общего собрания учредителей о смене адреса организации.
3. Устав или лист изменений к уставу юридического лица — при необходимости.
4. Квитанцию об уплате госпошлины в размере 800 рублей, если нужно внести изменения в устав.
5. Желательно приложить документы на юридический адрес.

3. Способы подачи документов в налоговую

Документы в 2023 году могут быть поданы:

• лично заявителем в бумажном виде в МФЦ или в ИФНС;
• через нотариуса с его ЭЦП — это платно;
• через онлайн-сервис ФНС в виде электронных документов, которые подписаны электронной подписью заявителя.

МФЦ (многофункциональные центры), как правило, подают документы в ФНС на следующий рабочий день после их получения от вас.

При любом виде подачи ответ из ФНС вы получите в виде электронных документов на email, указанный в заявлении. Ответ на бумажном носителе вы можете получить, сделав соответствующую отметку на последней странице формы Р13014. 

Если в регистрации отказано, то у вас будет три месяца со дня принятия решения об отказе, чтобы откорректировать ошибки. В данном случае уплачивать госпошлину еще раз не придется. Документы, оставшиеся в ФНС после отказа, подавать повторно не трубуется, только скорректированные.