Специалист по тендерному сопровождению должностная инструкция

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ

1.      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Специалист по тендерам относится к категории специалистов.

1.2.  На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

1.3.  Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.

1.4.  Специалист по тендерам должен знать:

§         Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;

§         Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;

§         Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;

§         Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;

§         Правила ответов на запросы котировок, предложений

§         Методы работы со средствами массовой информации;

§         Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;

§         Основы ценообразования и ценовой политики;

§         Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

§         способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;

§         Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;

§         Правила внутреннего трудового распорядка;

§         Правила и нормы охраны труда;

§         Этику делового общения.

1.5.  Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.

1.6.  Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.7.  На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1.8.  Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

1.9.  Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

1.10.                   Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.

1.11.                   Оперативно подготавливать полный пакет документов.

1.12.                   Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.

1.13.                   Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).

1.14.                   Оформлять конкурсные заявки.

1.15.                   Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

1.16.                   Одновременно вести несколько проектов.

1.17.                   Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

1.18.                   Заключать договоры, контракты.

1.19.                   При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

1.20.                   При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

1.21.                   Вести установленную отчетность.

2.        ПРАВА

Специалист по тендерам имеет право:

2.1.  Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2.  В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

4.      ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5.      ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

       5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен

и обязуюсь выполнять:    ______________________________________

«____» ____________ 2009 г.

Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:

• Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
• Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
• Изучать практику ФАС и судов.
• Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.

Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.

Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.

Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.

Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.

Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.

Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:

• Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
• Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
• Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
• Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
• Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
• Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
• Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
• Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
• ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.

Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.

Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.

Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.

Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.

Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.

В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.

Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.

Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015

Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.

Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.

Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:

• торговые площадки,
• госведомства,
• образовательные центры,
• учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.

Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.

Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:

• справочно-правовые системы,
• блоги экспертов,
• форумы специалистов по закупкам,
• подписка на журналы о госзаказе,
• участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».

За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Торги регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.

Особый источник информации — база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.

Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:

1. Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
2. Выберите вид поиска — «Поиск по делам».

3. Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.

4. Укажите остальные параметры поиска, если они известны.

5. Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.

Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:

• ИНН и названию заказчика,
• наименованию подразделения ФАС,
• названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
• реквизитам закупки.

Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.

У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.

• отслеживать изменения в законе;
• заранее обновлять ЭП;
• вовремя оплачивать услуги ЭТП;
• отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
• не пропускать начало торгов;
• успевать обжаловать закупку;
• вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
• оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
• вовремя подписывать контракт;
• не нарушать срок исполнения контракта;
• находить новые закупки;
• успевать подавать заявки в срок;
• оперативно готовить обеспечение заявки;
• повышать квалификацию;
• вовремя продлевать подписки на новые закупки;
• своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.

Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?

Содержание

1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

      Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.

1. Тендерный отдел: этап планирования

Решение о создании отдела: варианты действий

1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.

2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.

3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.

 2. Специалист тендерного отдела: распределение функций

Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:

1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;

2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;

3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;

4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.

5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.

 3. Тендерный отдел, должностная инструкция

Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов

1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.

2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.

3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.

4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.

5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.

6) Анализ деятельности конкурентов;

7) Изучение динамики совершенных сделок.

 Подача заявочных документов.

9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.

10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).

11) Работа с субподрядчиками;

12)Участие в торгах.

13) Ведение документооборота.

14) Подписание контрактов.

4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Чем занимается тендерный специалист

Профессия специалист по тендерам возникла недавно. Популярной она стала в связи с активным развитием закупок на электронных площадках. Не имея опытного специалиста по торгам и закупкам, предприятие вряд ли сможет участвовать в закупках на профессиональном уровне. С таким фактором связана необходимость поиска квалифицированного сотрудника, а его работа напрямую влияет на имидж и развитие учреждения.

Специалист по тендерам занимается поиском торгов по 44-ФЗ или 223-ФЗ и организует участие в них. Ни в одном из этих законов не указывается, кто такой специалист отдела тендеров от заказчика, — такой работник представляет поставщика и работает с заказами как участник торгов. Со стороны заказчика закупочной деятельностью занимается контрактный управляющий или контрактная служба (ст. 38 44-ФЗ).

Возникновение профессии связано с тем, что процедуры закупок регламентируются на уровне федерального законодателя. С принятием ряда федеральных нормативных актов (94-ФЗ — в 2005 году, 44-ФЗ — в 2013 году) перед предприятиями возникла необходимость нанять работника, который разбирается во всех нюансах законов и обеспечит участие в торгах. Ими и стали контрактные управляющие и специалисты по тендерам.

В обязанности тендерного специалиста входит формирование пакета документов от лица предприятия для участия в торгах по закупкам товаров (работ, услуг) в интересах организации, участие в процессе поиска, организации и проведения тендеров.

Основная задача — правильно (с законодательной точки зрения) оформлять участие организации в закупочных процедурах, разрабатывать и формировать необходимый пакет документов, проводить установленные процедуры в процессе получения заказа. Должностные обязанности менеджера тендерного отдела заключаются еще и в способности определить те позиции, которые становятся решающими для победы в конкурсе. Далеко не всегда выигрыш — на стороне компании, предложившей самую низкую цену: при определении победителя учитывается целый комплекс положений.

Какие квалификационные требования к нему предъявляют

В отличие от школ и курсов для контрактных управляющих, учебные заведения, в которых работники приобретают умения и навыки, квалификацию специалиста по торгам, практически отсутствуют. В нормативах конкретно не определено, что должен знать специалист по тендерам: многие учатся методом проб и ошибок. Предприятие, разыскивая подобного сотрудника, предъявляет требования:

Образование	Наличие высшего образования (юридического, экономического, технического)
Опыт работы	Наличие опыта работы в участии в конкурсных процедурах (обычно требуется от 3 лет)
Законодательство	Знание норм действующего законодательства в закупочной сфере
Образование	Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок

Иногда дополнительным преимуществом является знание иностранных языков. Оно дает возможность расширения сферы и участия в тендерах международного уровня.

Необходимым является требование о навыках работы с различными автоматизированными системами. Важный фактор — наличие определенных личностных качеств, к примеру, ответственности, самостоятельности, точности, стремления приобретать новые знания и навыки.

Важными компетенциями для работника, занимающегося тендерами, являются:

• способность проводить анализ и оценку экономического эффекта от тендера;
• грамотность в сфере законодательства, как в общих его вопросах, так и в специфических;
• грамотность в сфере использования различных автоматизированных систем и оборудования;
• владение вопросами делопроизводства (для корректного оформления пакетов документов участника).

Специалист по тендерам — это работник высокого уровня квалификации, обладающий компетенциями в разных сферах.

Какие навыки ему необходимы

Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организацию-участника торгов.

Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:

• мониторинг проводимых процедур;
• подбор оптимальных конкурсов для участия;
• комплектование требующегося пакета документов;
• оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
• контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.

Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:

• мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
• обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
• определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
• формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
• контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
• контроль формирования сметы по заказу;
• разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
• ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
• регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.

Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.

Образец должностной инструкции

Ответственность специалиста по тендерам

Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
• за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
• за причинение ущерба предприятию.

Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.

Иванова Наталья

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Другие статьи автора