Сторхаус 5 версия руководство пользователя

5. Списание продуктов в StoreHouse

Пошаговая инструкция по списанию продуктов в складской программе STOREHOUSE — R-KEEPER.

+ На кассе и компьютере менеджера сделано «ЗАКРЫТИЕ ДНЯ». «ИМПОРТ МЕНЮ» и «ИМПОРТ РАСХОДА БЛЮД» за нужную дату сделаны.

1. Открыть «СКЛАД» («STOREHOUSE»).

2. Открыть «ДОКУМЕНТЫ» — «РАСХОД БЛЮД» — ввести нужную дату.

3. Выведется список документов по расходу блюд. Следующие пункты выполняются для каждого документа из этого списка:

3.1. Открыть документ (двойной щелчок левой кнопкой мыши или правой кнопкой выбрать из меню пункт «РЕДАКТИРОВАТЬ ДОКУМЕНТ»)

3.2. В поле «КОРРЕСПОНДЕНТ» нажать на «…», выбрать из появившегося списка раздел «СПЕЦКОРРЕСПОНДЕНТЫ», выбрать из правой части нужного корреспондента в зависимости от поля «ТИП ОПЛАТЫ» и нажать «ОК»:

3.3. Документ сохранить и закрыть.

3.4. По этому же документу щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «ПРЕДПОЛАГАЕМЫЙ РАСХОД ПРОДУКТОВ», в появившемся окне нажать «ОК».

3.5. В появившемся окне посмотреть нижнюю половину – «ПРОТОКОЛ», если есть ошибки, вначале нужно их устранить – внести калькуляцию на блюдо (в случае «ОШИБКИ № 4») или указать склад списания для блюда (если «ОШИБКА №1»).

3.6. В верхней части нажать правой кнопкой мыши и выбрать «СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ…», выбрать «В СЛИЧИТЕЛЬНУЮ ВЕДОМОСТЬ», нажать «ОК».

3.7. Появившейся документ сохранить и закрыть.

3.8. Снова появится окно «ПРЕДПОЛАГАЕМЫЙ РАСХОД БЛЮД». В верхней части нажать правой кнопкой мыши и выбрать «ФИЛЬТР».

3.9. В появившемся окне выбрать другой склад, нажать «ОК».

3.10. Появится «ПРЕДПОЛАГАЕМЫЙ РАСХОД БЛЮД» для другого выбранного склада. В верхней части нажать правой кнопкой мыши и выбрать «СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ…» также выбрать «В СЛИЧИТЕЛЬНУЮ ВЕДОМОСТЬ», нажать «ОК».

3.11. Появившейся документ сохранить и закрыть.

3.12. Закрыть вновь появившееся окно «ПРЕДПОЛАГАЕМЫЙ РАСХОД БЛЮД».

3.13. Вновь появится список документов по расходу блюд. Правой кнопкой мыши нажать по обработанному документу и выбрать «СПИСАТЬ ПРОДУКТЫ».

3.14. Следует повторить пункты 3.1-3.13 для каждого документа по расходу блюд!

4. Открыть «ОТЧЕТЫ» -> «ВЕДОМОСТЬ ОСТАТКОВ» — ввести дату после даты, за которую сделали списание, выбрать любой склад, поля «ТОВАРНАЯ ГРУППА» и «КАТЕГОРИЯ» оставить пустыми, поставить галочку на «ТОЛЬКО ТОВАРЫ, ПО КОТОРЫМ КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ОСТАТКИ..», выбрать «МЕНЬШЕ», «КОЛ-ВА 0,000», галочка на «ТОВАРЫ ПО КОТОРЫМ СУММОВЫЕ ОСТАТКИ» не нужна, поле «ГРУППИРОВАТЬ ПО» выставить «НЕ ГРУППИРОВАТЬ», поле «УПОРЯДОЧИВАТЬ ПО» оставить нетронутым. Нажать «ОК». Если все предыдущие пункты выполнены правильно, то появившийся список будет пустой.

Если в списке что-либо есть следует выполнить следующие пункты:

4.1. Нажать правую кнопку мыши, выбрать «КОПИРОВАТЬ В ДОКУМЕНТ», потом выбрать «СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ» и поставить галочку на «КОПИРОВАТЬ ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ ОСТАТКИ», нажать «ОК».

4.2. Сформируется сличительная ведомость, поставить ту же дату, за которую делали списание. Сохранить и закрыть документ.

4.3. Вновь появится ведомость остатков. Правой кнопкой мыши выбрать «ФИЛЬТР», выбрать другой склад, нажать «ОК».

4.4. Нажать правую кнопку мыши, выбрать «КОПИРОВАТЬ В ДОКУМЕНТ», потом выбрать «СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ» и поставить галочку на «КОПИРОВАТЬ ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ ОСТАТКИ», нажать «ОК».

4.5. Сформируется сличительная ведомость, поставить дату за которую делали списание, сохранить и закрыть документ.

4.6. Закрыть вновь появившуюся ведомость остатков.

Оборудование для автоматизации ресторанов R-Keeper

Продажа обслуживание настройка ремонт +7 (905)757-8728

Стор хаус 5 версия инструкция

1. Анализ процессов на предприятия общепита (склады, перемещения товаров, анализ поставщиков, статей расхода), внесение первоначальных данных в Store House.

На данном этапе необходимо продумать базовые параметры работы предприятия.

Определить кол-во и название складов: определяется по принципу ответственности за товарно материальные ценности (ТМЦ), и локализации места хранения.

Бар — обычно отдельный склад, по причине того, что за бар отвечает бармен. Он принимает товар, продает блюда, и несет полную ответственность за ТМЦ бара

Кухня — то же самое, но ответственный — шеф повар.

Я так же рекомендую создавать склад хоз товаров — для учета расходных материалов — посуды, моющих средств, тряпок, щеток и тд.

Далее следует продумать процессы передачи товаров и блюд внутри предприятия — как будут приходоваться товары. Процесс перемещения товара между складами.

В простейшем случае (небольшое кафе) приход товара кухни делается напрямую на склад кухни, а товары бара на бар, но есть товары которые используются и на кухне и на баре, например молоко, лимоны и др. Для таких случаев необходимо делать запись в тетради перемещений, и отображать в Store House документом внутреннее перемещение (ВП).

Заносим данные о складах в Store House:

Словари-корреспонденты-список корреспондентов — раздел «склады». Щелкнуть правой кнопкой мыши — «Добавить склад». Для добавления склада достаточно набрать его наименование:

Рис. 1. Добавление склада.

Следующим этапом анализируем поставщиков. Данные для анализа следует брать из приходных накладных или договоров с поставщиками. Для основной работы достаточно знать название предприятия — поставщика. Для поставщиков алкоголя следует так же иметь информацию о лицензии.

Вносим данные о поставщиках в Store House: Словари-корреспонденты-список корреспондентов — раздел корреспонденты. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле «корреспонденты», выбрать «создать группу» — «Поставщики». Щелкнуть правой кнопкой мыши на правом поле — выбрать «добавить корреспондента»:

Рис. 2. Добавление корреспондента — поставщика.

Если есть товар «с рынка» что само по себе не очень хорошо, то следует создать поставщика «Рынок». Для любого корреспондента — поставщика следует использовать тип — юридическое лицо.

Добавим спец. корреспондентов, которые будут использоваться для анализа расходов: «бой — порча», «питание персонала», «неплательщики», «реализация», оприходование остатков.

Вносим данные о статьях расхода в Store House: Словари-категории расхода-прочие-правой кнопкой мыши на правом поле — выбрать «добавить строку», создать указанные категрии расхода:

Рис. 3. Добавление категории расхода.

Ввод минимально необходимых первоначальных данных окончен.

Стор хаус 5 версия инструкция

Система складского учета StoreHouse v5

Начинаем рассказ о новинках ПО семейства R_KEEPER, которые были представлены в рамках V партнерской конференции UCS.

Безусловно, самой ожидаемой новинкой этого года должен стать StoreHouse v5. Предыдущая версия модуля складского учета SH v4, давно зарекомендовала себя как быстрая и надежная система, функционал которой с лихвой покрывает запросы большей части предприятий сферы общественного питания. Доработки, связанные с внедрением системы ЕГАИС, были выполнены своевременно и очень качественно, что позволило ресторанам избежать лишних хлопот связанных с ЕГАИС. Более того, эта система фактически создала возможность для организации электронного документооборота с поставщиками Алкоголя. И сегодня, когда прошло уже почти полгода, можно смело утверждать, что работа оператора по внесению приходов, от поставщиков алкоголя, сильно упростилась.

Но не смотря на все эти плюсы, в 4-й версии StoreHouse, были моменты, которые мешали ее дальнейшему продвижению на рынке систем автоматизации складского учета. Самые известные из них это: Отсутствие многофирменного учета, шероховатости в части работы с возвратными документами, ограничение на максимальный размер базы данных и еще десятки мелких хотелок со стороны предприятий различных концепций.

Прошедшая презентация 5-й версии склада не обманула, а во многом и превзошла многие ожидания. Вот краткий перечень нововведений, которые появятся в ближайшее время:

• Максимальный размер БД увеличился до 32 Gb. При этом скорость работы с документами и формирование отчетов увеличилась в несколько раз. И все это в закрытом формате БД что полностью защищает информацию от несанкционированного изменения.
• Появилась возможность ведения учета в разрезе собственных юридических лиц, предприятий, подразделений. При этом свойства товаров и маршруты их движения могут различаться для разных точек продаж.
• Только FIFO! Никакого усреднения цены. Прозрачное ценообразование по всем складам и подразделениям, на протяжении всего жизненного цикла продуктов.
• Новые типы документов позволяющие реализовать и автоматизировать работу с заявками на производство и поставщикам.
• Переработанный механизм декомплектаций, позволяющий облегчить процесс разделки туш.
• Возможность изменения калькуляционных карт «задними» числом с автоматическим пересчетом всего товародвижения.
• Учет товаров и полуфабрикатов в едином документе «сличительная ведомость».
• Автоматическое списание реализации, в том числе и в режиме On-Line.

И наконец, самое главное новшество — это оригинальный подход к работе с отрицательными остатками.

На этом пункте остановимся более подробно. Учет сырья на пищевом производстве, хоть и имеет в своей основе четкие правила приготовления блюд (технологические карты), но всегда допускает некоторые отклонения связанные с качеством исходного сырья и технологией его обработки. Все это рано или поздно приводит к появлению в учете отрицательных остатков по некоторым товарам. Понятия «учет» и «отрицательное количество» довольно противоречивы и введение в программу возможности работы с отрицательными остатками неизбежно вносит искажения в общую картину учета. Метод усреднения цены позволяет сгладить некоторые моменты, но при этом искажает финансовую составляющую. Подход, примененный в SH v5, в принципе не допускает появление минуса, но при этом работа не блокируется (как было в 4-ой версии), а автоматически создаются компенсирующие записи, которые необходимы для предотвращения ухода остатка в минус. Широкая отчетность по этим компенсациям, позволяет легко контролировать то, насколько корректно ведется учет.

Ну и в завершении еще одно новшество: Изменяется расчет стоимости лицензий на ПО StoreHouse. Конкретных цифр пока называть не будем (хотя они и были озвучены), но в целом, новый подход делает модуль StoreHouse более доступным для небольших предприятий. И как всегда, апгрейд с 4-ой версии на 5-ю не требует никакой доплаты за ПО.

Сразу после окончания конференции дилерам стала доступна для изучения beta версия StoreHouse v5. Релиз намечен на сентябрь.

Внедрение StoreHouse и постановка складского учета за 1 день от официального дилера UCS

Автоматизируем рестораны, кафе, бары, пиццерии, фаст-фуд, столовые, гостиницы

• Настроим ЕГАИС, R-Keeper, ККМ по 54-ФЗ
• Обучим персонал за 3 часа

Автоматизация склада с R-Keeper StoreHouse

Система автоматизации складского учета StoreHouse, разработанная компанией UCS, позволяет полностью контролировать процесс управления производством в ресторанах, кафе и ресторанах быстрого обслуживания, работающих на системе управления R-Keeper.

Программа StoreHouse решает важнейшую для производства задачу по учёту складских остатков и контролю списания товаров. В Store House ведутся калькуляционные карты, а также технологические и технико-технологические карты, рассчитывается калорийность блюд.

Программа StoreHouse позволяет осуществлять полный контроль расходования продуктов, эффективно управлять себестоимостью, правильно организовать закупки, контролировать действия персонала. Программа существенно облегчает работу бухгалтера-калькулятора по постоянной борьбе с пересортицей, так как в ней заложены хитроумные механизмы автоподстановки и тотального контроля всех остатков.

Работа с ЕГАИС

В связи с необходимостью с 01.01.2016 подтверждать факт закупки алкоголя на склад предприятия через ЕГАИС компания UCS выпустила версию программы StoreHouse с поддержкой ЕГАИС (подтверждение соответствия) и ведением журнала учёта объема розничной продажи алкогольной продукции. Номер версии v.4.101.

Видео вебинара «Как работать с ЕГАИС и Журналом учета объема продаж алкогольной продукции в системе StoreHouse» здесь.

Апгрейд можно произвести самостоятельно: версия StoreHouse v.4.101 и подробная инструкция пользователя доступны в открытом доступе по ссылке https://bit.ly/sh4_egais.

Формирование алкогольной декларации

В программе StoreHouse реализована возможность автоматического формирования алкогольной декларации: существует интерфейс для формирования алкогольной декларации SH4Decl на основе документов StoreHouse. Приложение формирует XML файл, соответствующий требуемому ФСРАР формату. Перед формированием файла возможна проверка на правильность заполнения необходимых полей.

В январе 2016 года компания UCS выпустила обновленную версию алкогольной декларации в StoreHouse v.4: Sh4Decl.exe — 4.79.111, в которой форма «Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции» приведена в соответствие разъяснениям ФСРАР, опубликованным на сайте 15.01.2016.

Интеграция StoreHouse v.4 с 1С:Бухгалтерия 8 ред. 2.0, 3.0

Программа StoreHouse совместима с системой бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия, что позволяет пользователю на основе документов StoreHouse автоматически формировать в программе 1С:Бухгалтерия журнал операций и журнал проводок.

Программный модуль «Загрузка данных в типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия», разработанный компанией UCS совместно с компанией «Спецавтомат», позволяет выгружать из программы StoreHouse в 1С:Бухгалтерия созданные в складской программе документы (приходные накладные, расходные накладные, внутренние перемещения, сличительные ведомости, акты переработок, комплектации, декомплектации, списания и возвраты товаров, счета-фактуры), либо сводные данные с разбивкой по ставкам НДС, либо проводки. Таким образом, не требуется повторный ввод данных в программу 1С:Бухгалтерия. При использовании обработки документы StoreHouse преобразуются в соответствующие типы документов или операций в 1С. Данный программный модуль позволяет настроить выгрузку для предприятий общей или упрощенной системы налогообложения. При работе с заполненными базами данных StoreHouse и 1С возможна синхронизация справочников номенклатуры и корреспондентов.

При работе с заполненными базами данных StoreHouse и 1С:Бухгалтерия синхронизацию справочников номенклатуры и корреспондентов можно проводить как автоматически, так и вручную. Справочник корреспондентов можно выгружать как из StoreHouse в 1С, так и из 1С в Store House.

Входящие остатки из StoreHouse в 1С выгружаются с возможностью сохранения партионного учета. Модуль позволяет загружать все виды документов по ставкам НДС. Для загрузки данных по номенклатуре выгружаются номера ГТД и страны производителя товара в счет-фактуре.

Функции системы Store House

• учет движения товаров (приход, расход, списание, комплектация и др.)
• калькуляция блюд (автоматический расчет себестоимости)
• полностью автоматизированное списание продуктов и полуфабрикатов на основании реализации блюд с использованием или без использования взаимозаменяемых продуктов
• многофункциональная инвентаризация, в том числе инвентаризация полуфабрикатов
• ввод и хранение данных о всех продуктах, участвующих в производстве, единицах измерения, корреспондентах, валютах, ставках налога с продаж и НДС, плане счетов и т.д.
• обмен данными с StoreHouse BackOffice

Использование функций автоматического поиска, копирования и автозамены максимально ускоряет и упрощает процесс заполнения словарей и документов системы

Используемый в системе StoreHouse принцип расчета себестоимости методом FIFO реализуется за счет автоматического пересчета себестоимости в зависимости от имеющихся в системе документов.

Возможности StoreHouse по работе с документами

1. Система позволяет создавать и обрабатывать следующие документы:

• приходные накладные
• расходные накладные
• документы внутренних перемещений
• сличительные ведомости
• документы возврата товара поставщику
• документы списания испорченных продуктов, комплектации
• счета-фактуры
• документы о расходе блюд

2. В зависимости от статуса документов (активный / неактивный) они могут участвовать или не участвовать в пересчете себестоимости. Статус документа задается пользователем и легко изменяется

3. При сохранении активных документов по каждому продуктов показывается остаток после операции

4. Продукты в документах могут быть заданы в любых, определенных для этих продуктов, единицах измерения

5. Любые документы могут копироваться в документы других типов

6. Данные из ведомости остатков могут копироваться в любой из типов документов

7. При проведении инвентаризации можно использовать весы для определения остатков товаров с учетом массы тары (в том числе и спиртных напитков)

8. При проведении инвентаризации система информирует о выявленных излишках или недостаче

9. При заведении документов имеется возможность использовать сканер для чтения штрих-кодов

10. Предлагаемые выходные формы документов унифицированы и соответствуют государственным стандартам

Возможности StoreHouse по работе с калькуляционными картами

1. Возможность создания калькуляционных карт блюд с привязкой к конкретной дате

2. Формирование калькуляционных и технологических карт, соответствующих российским стандартам, в том числе:

• заполнение калькуляционной карты на любую норму закладки
• автоматический и ручной расчет выхода в готовом виде
• автоматический расчет себестоимости по выбранному складу
• неограниченная вложенность калькуляционных карт
• три стадии обработки продукта в технологических картах (вес брутто, вес после холодной обработки и вес после горячей обработки (вес готового продукта))
• автоматическое формирование актов проработки
• привязка блюда к группе взаимозаменяемых продуктов

3. Для каждого продукта/блюда возможен просмотр списка калькуляционных карт, в которые входит данный продукт/блюдо

Возможности Store House по работе с отчетами

1. Система StoreHouse формирует следующие виды отчетов:

• ведомость остатков
• оборотная ведомость товаров
• движение товара
• товарный отчет
• расчеты с поставщиками/получателями
• анализ поставщиков
• книга покупок/продаж
• журнал проводок
• акты реализации
• анализ реализации
• продажи блюда
• продажи по дням
• список блюд
• список рецептов
• калькуляции по дням
• калькуляции по продажам
• список калькуляций по продажам

2. Гибкая настройка условий отбора позволяет строить отчеты:

• на конкретную дату или за период
• по конкретному складу
• по товарной группе или отдельному продукту
• по поставщикам или получателям
• учитывая только те продукты, количественные остатки по которым соответствуют заданному условию
• учитывая только те продукты, суммовые остатки по которым соответствуют заданному условию

3. Отчеты могут экспортироваться в Word, Excel и другие Windows-приложения

4. Система информирует пользователя о несоответствии текущих остатков на складе максимально и минимально допустимому запасу

Возможности StoreHouse по администрированию склада

Приложение StoreHouse Administrator, входящее в состав системы складского учета StoreHouse, позволяет осуществлять администрирование прав пользователя, то есть разграничивать доступ, используя систему паролей.

Возможности Store House по индивидуальной настройке склада

Система автоматизации склада StoreHouse позволяет производить ряд настроек в зависимости от индивидуальных пожеланий пользователя, таких как:

• задание способа нумерации документов и продуктов
• закрытие периода (позволяет запретить изменение данных за какой-либо период)
• ведение протокола (система хранит данные о всех изменениях в документах с указанием имени пользователя, даты, времени и характере изменений)

Мобильная инвентаризация в StoreHouse

SH4DCT работает в привычном интерфейсе StoreHouse и служит для быстрого и удобного проведения приема, отгрузки или перемещения товара. Приложение позволяет выгрузить в терминал номенклатуру продуктов из базы данных StoreHouse в формате баркод/наименование/единица измерения и далее работать с терминалом в автономном режиме. Вес фасованной продукции считывается сразу из штрих-кода. После сканирования накопленные в терминале данные через приложение SH4DCT выгружаются в StoreHouse, автоматически создавая необходимые отчетные документы: приходную/расходную накладную, документ внутреннего перемещения, сличительную ведомость.