Аудиоверсия:
Управление командой — важный навык для любого руководителя проекта. В эту задачу входят расширение возможностей группы, вдохновение, демонстрация эффективного лидерства, урегулирование конфликтов и многое другое.
Когда команда проекта может похвастаться эффективным управлением, потенциал каждого ее отдельного сотрудника растет.
Управлять людьми бывает очень сложно, но сноровка приходит с опытом. Согласно опросу, 54% сотрудников столкнулись с эмоциональным выгоранием по разным причинам во втором квартале 2022 года. Качество управления группой — один из факторов, влияющих на это.
В этом материале мы продолжаем изучать команды проекта, но, на этот раз, делаем акцент на грамотном управлении. Ведь без него даже самые талантливые сотрудники не смогут прийти к успеху.
Давайте разбираться в особенностях успешного менеджмента, стратегиях, управленческих стилях и подводных камнях.
Содержание:
- Что такое управление командой проекта.
- Преимущества управления командой проекта.
- Стили управления проектной командой.
- Пример управления командой проекта.
- Какие есть стратегии управления.
- Как выбрать инструмент для управления командой проекта.
Что такое управление командой проекта?
Управление командой проекта — это способность менеджера или организации координировать действия группы людей, связанной одним проектом для выполнения стратегических задач.
Управление командой включает в себя корпоративную коммуникацию, постановку целей и задач, оценку деятельности каждого отдельного сотрудника, контроль и регулировку назначений и расписаний, рабочей загрузки и многого другого. Это также про способность выявлять проблемы, разрешать конфликты внутри группы и положительно влиять на ее продуктивность.
Представьте муравейник. Муравьи по своей общей биомассе сравнимы с людьми. Несмотря на кажущийся хаос и внесистемность в их рядах, каждый член этого уникального коллектива понимает свою роль и ответственность.
У них нет централизованного контроля, понятной им стратегии по добыванию пищи или, тем более, системы управления рисками. Однако их работа «кипит», а результаты поражают.
В человеческом коллективе все немного иначе. Проект без качественного управления обречен на крах. Но, чтобы не быть голословными, сразу вспомним пример удачного управления командой проекта.
Этот пример — проект Википедия. Уникальной интернет-библиотекой пользуется уже давно.
Этот коллективный двигатель знаний — результат труда армии писателей и редакторов. А ведь их работа никогда бы не превратилась в такой уникальный продукт без правильного управления.
Несмотря на масштаб, Википедия до сих пор работает без серьезных сбоев. Более того, в случае электронной библиотеки, командная работа — это вклад каждого, кто хоть когда-либо заходил на сайт. Значит, каждый из нас — часть этой огромной команды.
Однако вернемся к управлению командой проекта и его роли.
Почему важно управлять командой проекта?
Команда — это двигатель проекта. Ее участники выполняют все необходимые задачи в соответствии с планом. Вовремя и в рамках бюджета. Это красиво на словах, но на деле требует тщательной координации и администрирования.
Главный смысл управления коллективом — успешная реализация проекта. Но есть и другие достоинства, которые могут быть не столь очевидны.
Продуктивность
Правильное управление людьми помогает проекту, мотивируя их работать лучше. Дело в балансировании их рабочей нагрузки, создании реалистичных сроков, поддержке и устранении препятствий, мешающих им преуспеть в выполнении своих задач.
Обучение
Чем больше у команды совместного опыта ее отдельных представителей, тем лучше эта группа будет работать. А чем меньше новых участников группы, тем меньше будет кривая обучения, и более опытные участники быстрее помогут адаптироваться.
По мере того, как команда проекта приобретает опыт и навыки, она становятся более ценным активом.
Моральный дух
Оптимизация морального духа работников может показаться не таким значительным элементом, который зависит от управления. Однако счастливые команды проще удерживать. У них снижен отток кадров, что экономит деньги.
Производительность
Правильное управление командой создает сильную корпоративную основу. Мотивированные сотрудники достигают крупных целей всей организации, работая над более мелкими задачами отдельных проектов.
Сплоченность
Команды работают лучше, когда они работают вместе. Менеджеры должны всегда поощрять сотрудничество, которое объединит всех сотрудников в эффективный коллектив.
Но все ли менеджеры одинаковы в своих принципах и методах управления? Конечно же, нет. Существуют разные стили управления командами проектов, и сейчас самое время рассказать о них.
Стили управления проектной командой
Стиль управления командой проекта — это модель взаимодействия со всеми ее участниками, которая определяет поведение лидера группы, способы принятия решения и умение эффективно распределять задачи.
Даже если руководители не задумываются о том, к какому стилю относится их управленческая модель, у них все равно есть устоявшиеся рамки поведения.
Каждая модель известна своими плюсами и минусами. Главное — уметь адаптировать свой стиль управления под каждого отдельного сотрудника и текущую ситуацию.
Есть несколько классификаций стилей управления командами. Это зависит от того, какой критерий был взят за основу. Ниже — примеры моделей, которые можно применить в большинстве случаев.
Командование
Это известный способ управления участниками проекта, основанный на простом распределении задач.
Задача менеджера, который применяет такой стиль управления — донести до подчиненных что, как и когда им нужно делать. Эта модель вряд ли предполагает творчество и вдохновляющие идеи, но она удачно подходит для работы с фрилансерами или подрядчиками.
«Командование» ведет к конкретному результату. Но у менеджера на все не хватает времени, поэтому приходится поручать работу другим. Не трудно догадаться, что такой управленческий стиль вряд ли поможет выстроить корпоративную культуру.
Пример управленческого решения
«По моей инициативе мы запускаем новый продукт. Для успешного запуска, вам необходимо сделать следующее…»
Менторство
Эта модель управления командой проекта предполагает активную коммуникацию со всеми участниками и помощь в любых их начинаниях. Лучше всего придерживаться этого стиля, когда есть цель мотивировать и вдохновить сотрудников.
«Менторство» удачно подходит для построения работы с новым брендом. Важно не только добиться, чтобы разработчики, дизайнеры, тестировщики и маркетологи работали слаженно, но и мотивировать их на достижение лучших результатов.
При таком подходе к процессам управления менеджеру важно постоянно объяснять команде, почему принимается то или иное решение. Каждый должен получать как можно больше информации и понимания того, что все действуют в общих интересах.
«Менторство» часто выбирают руководители, которые возглавляют проектные команды со штатными сотрудниками.
Пример управленческого решения
«По моей инициативе мы запускаем новый продукт. Почему это важно? Сейчас я подробно расскажу, как вы можете помочь подготовить его к релизу.»
Поддержка
Такой стиль управления командой проекта предполагает как можно меньше инструкций, зато обеспечивает группу постоянной поддержкой.
Менеджеру проекта, работающему по такой модели, очень важно выслушать и «впитать» все идеи и предложения команды до принятия того или иного решения. Каждый член группы чувствует себя свободно и раскованно, предлагает идеи и не боится обсуждений.
Этот управленческий стиль подходит для больших проектных команд, где много менеджеров, лидов и начальников отделов.
Пример управленческого решения
«Как вы знаете, мы запускаем новый продукт. Прошу вас подготовить варианты стратегии запуска. После ознакомления, я смогу принять окончательное решение.»
Делегирование
«Делегирование» означает минимум заданий и минимум поддержки со стороны управленца. Эта модель подойдет только в том случае, когда сотрудники обеспечили полный кредит доверия, а менеджер уверен в конкретном человеке, который будет принимать окончательное решение.
Такой стиль управления командой проекта не всегда приносит хорошие результаты. Однако с него всегда можно переключиться на модель, предполагающую более тесное сотрудничество с коллегами.
«Делегирование» выбирают, если в команде есть топ менеджмент, заместители и руководители отделов.
Пример управленческого решения
«Нам нужно запустить новый продукт. И именно от вас зависит, как пройдет этот запуск.»
Управление командой проекта на примере IT стартапа
Любой стартап начинается с «горящих глаз» нескольких энтузиастов. Со временем их количество в команде будет расти, а значит, стиль управления ресурсами и проектной группой будет тоже меняться.
Например, в стартапе из 7 человек, скорее всего, будет всего один руководитель. Это значит, что основой руководства командой будут выбраны «Поддержка» или «Менторство».
Если же в небольшом коллективе есть соучредитель, то ему, вероятно, будут переданы какие-то обязанности. Например, финансовые вопросы и продажи. В таком случае, можно придерживаться стиля «Поддержка», но в некоторых ситуациях переходить на «Командование» и «Делегирование».
Помните, что неправильно выбранный стиль управления командой проекта может привести к печальным последствиям:
- Нарушить психологический баланс в коллективе.
- Замедлить поток креативных идей.
- Нарушить способность действовать как единое целое в трудную минуту.
- Спровоцировать текучку кадров.
Любой стиль управления подразумевает лучшие практики или стратегии, приносящие быстрый успех.
11 стратегий управления командой проекта
Чтобы глубже понять, в чем успех управления командой проекта, рассмотрим различные стратегии, которые призваны помочь менеджерам стать более эффективными и результативными.
1. Внутренний баланс
Все больше компаний задумываются об оптимизации процесса найма, ведь выбор лучших специалистов для работы влияет на успех проекта.
При выборе членов проектной команды, важно убедиться, что их технические навыки и soft skills совместимы с требованиями проекта. Найти идеальный баланс в подборе специалистов и раскрытии их качеств — важный талант менеджера.
2. Эффективная коммуникация внутри команды
Ни в одной эффективной команде сотрудник не остается один на один с целым проектом. В коллективе важно полагаться на множество внутренних и внешних субъектов, которые могут повлиять на общий успех.
Менеджеры проекта должны регулярно поддерживать вовлеченность сотрудников на протяжении всего жизненного цикла проекта. Единственный способ добиться этого — стимулировать качество коммуникации внутри команды.
Коммуникация — ключ к эффективному управлению в любой профессиональной среде. Самая частая причина неэффективной коммуникации — неумение слушать.
Проектные команды должны четко знать и транслировать цели проекта, а также понимать роль и интерес каждого коллеги.
Еще одно преимущество качественного общения — возможность предупредить или контролировать риски. Когда ваш коллега делится своими сложностями в управлении проектом, вы можете использовать эту информацию для упреждающего реагирования на риск.
3. Открытость и прозрачность процессов
Обмен данными не всегда контролируется лидами. Однако очень важно обеспечить прозрачность всех процессов и внутренних данных проекта для всех членов группы.
Открытость и прозрачность помогут извлечь максимальную пользу из набора навыков каждого участника, улучшить внутреннюю подотчетность, контролировать прогресс и добиваться больших успехов всем вместе.
4. Развитие культуры сотрудничества
Культура сотрудничества — это про то, как все делать правильно для развития и функционирования вашей команды. Все должны быть готовы в любой момент обсудить проблемы, с которыми они сталкиваются при выполнении поставленных задач.
Здесь не обойтись без качественного онлайн инструмента для совместной работы над проектами. Такой софт поможет организовать виртуальные беседы, назначать и обсуждать задачи, делегировать и, в целом, вовлекать всех в обсуждения
5. Ценность каждого голоса и обсуждений
Очень часто лучшие идеи рождаются в процессе коллективного обсуждения. Обсуждение стимулирует изобретательность и инновационные подходы. Они важны для оптимизации всех процессов в проекте и повышения общей производительности.
Отличная идея может прийти от кого угодно, независимо от занимаемой должности. К примеру, в философии Agilе созданию культуры уважения, в которой каждый получает возможность принять участие, отводится очень важная роль.
Задача лидера группы — рассматривать идеи всех заинтересованных сторон. Даже если идея сразу не понятна, важно объяснить свои сомнения и поощрять членов вашей команды продолжать активно участвовать и вносить свои идеи в общий план проекта.
6. Постановка целей и согласование сроков
Управление временем, безусловно, влияет на управление командой и коммуникации проекта в целом.
Менеджеры проектов прикрепляют конкретные сроки к роли каждого участника в проекте и связывают их с еженедельными целями. Соблюдение таймлайнов позволяет им отслеживать свою производительность и активность, учитывая жизненный цикл проекта.
В этом деле не обойтись без инструментов визуализации, таких как диаграмма Ганта, которые позволят назначать и отслеживать срок выполнения каждой созданной задачи и проекта. Такими диаграммами можно делиться со всеми коллегами онлайн
Важно помнить о согласовании вашей цели с целями команды. В противном случае, ваши коллеги могут пойти в противоположные стороны.
7. Оценка показателей успеха и вознаграждение лучших
Отсутствие здоровой конкуренции и слабая система вознаграждений могут притормозить рост и снизить интерес команды.
Продуманная система вознаграждения поможет своевременно оценивать сотрудников, которые добиваются хороших результатов.
8. Делегирование задач
Любой участник проектной команды однажды может стать лидером. Задача менеджера, в том числе, состоит в том, чтобы раскрывать лидерские качества сотрудников. Это требует определенной степени доверия и свободы действий в рамках своей роли.
Делегирование задач также помогает в становлении хорошего лидера. Помните, что постоянный микроменеджмент самых маленьких задач мешает сосредоточиться на более широкой картине и поиске эффективного способа выполнения поставленных задач.
9. Управление внутренними конфликтами
Любая команда — это не просто работники, а личности. Там, где есть личности, всегда есть место конфликту.
Менеджеру важно вовремя «потушить пламя» и эффективно урегулировать ситуацию, не принимая чью-то сторону и не теряя объективность. Если нужно, лучше взять паузу и хорошо все обдумать, прежде чем реагировать.
Если конфликт связан с профессиональным вопросом, напомните всем об общей цели и сдерживайте ситуацию. Если же это личностный конфликт, постарайтесь побудить вовлеченных сотрудников уладить отношения как можно более дружелюбно.
10. Важность обратной связи
Точно так же, как обратная связь от клиентов помогает улучшить ваш продукт или сервис, так и отзывы со сторон коллег вашей проектной группы помогут улучшить стиль руководства.
«Оттачивайте» навыки лидерства и настраивайте их в соответствии с личными качествами вашей команды.
11. Регулярные тимбилдинги и корпоративные события
Любые важные вехи проекта должны стать запоминающейся датой в команде. Это может быть простейшая внутренняя коммуникация в виде корпоративной имейл рассылки или глобальный корпоратив, к которому вы будете готовиться полгода.
Даже неформальные тимбилдинг игры мотивируют членов команды работать лучше в будущем. С их помощью вы укрепите связь с коллегами на личном уровне и заставите их почувствовать себя ценными, что положительно повлияет на их работу.
Важность выбора инструмента для управления командой проекта
Новейшие технологии помогают грамотно реализовать все подходы и стратегии. Легко и без специальной подготовки.
Любому менеджеру сегодня доступны уникальные ресурсы и кроссплатформенные онлайн инструменты с удобными функциями для менеджмента команд.
Такие инструменты как GanttPRO предлагают все необходимые «рычаги» для качественного управления проектными командами, даже в условиях работы удаленно или с фрилансерами.
Онлайн диаграмма Ганта визуализирует все проекты и задачи ваших коллег, делая их видимыми каждому. Удобный интерфейс и множество возможностей делают платформу лучшим другом любой команды от строительной бригады до инновационного стартапа.
Бесплатная регистрация поможет вам освоить надежный инструмент для управления проектами и командами, не откладывая это в долгий ящик.
Диаграмма Ганта для качественного управления
Управляйте проектами и командами с помощью онлайн диаграммы Ганта.
Попробуйте бесплатно
Чего следует избегать в управлении командой проекта?
Неопытные менеджеры проектов могут совершать ряд типичных ошибок. Вот чего стоит остерегаться:
- Попытки всегда и во всем справиться самостоятельно без регулярного консультирования с руководством.
- Вовлечения в проблему высшего руководства без обдумывания способов ее решения.
- Попытки навредить команде или руководству.
- Неспособности коммуницировать с клиентами о том, чего они хотят от команды.
- Неправильного использования своих полномочий. Важно всегда понимать что все, что вы просите людей сделать, отвечает интересам компании.
Многие из этих моментов кажутся очевидными, однако очень легко сделать эти ошибки в суете повседневной управленческой жизни.
Заключение
Успех проекта зависит от разных факторов, включая управление командой проекта. Поэтому этот вопрос следует прорабатывать так же тщательно, как остальные.
Роль руководителя проекта предполагает меньше думать о своих потребностях и больше о потребностях команды. Мы надеемся, что перечисленные выше стили менеджмента и управленческие стратегии помогут привести вас к успеху, миновав преграды и подводные камни.
Бонус: ТОП-5 книг по управлению командами
1. Эффект муравейника. Успешная работа команды и коллективный разум
Автор книги: Стивен Джойс.
Год: 2010.
2. Корпорация гениев. Как управлять командой творческих людей
Авторы книги: Эд Кэтмелл, Эми Уоллес.
Год: 2014.
3. Эффект ореола и другие заблуждения каждого менеджера
Автор книги: Фил Розенцвейг.
Год: 2007.
4. Agile-менеджмент. Лидерство и управление командами
Автор книги: Юрген Аппело.
Год: 2018.
5. Без офиса. Как создать команду энерджайзеров в тапках
Автор книги: Павел Сивожелезов.
Год: 2020.
5
3
голоса
Рейтинг статьи
Для реализации процесса стратегического управления используются методы проектного управления, их место указано на рис.1.1-3 и они будут рассмотрены ниже.
Процесс оперативного управления также может быть реализован с помощью методов управления проектами, которые подробно описаны в рекомендациях PMBoK американского института управления проектами (PMI) и приведены на рис.1.1-4.
Рис.1.1-4. Процесс оперативного управления.
Весь процесс управления проектами может быть представлен в виде фаз управления (инициация, планирование, исполнение, управление, закрытие) и процессов (управление: интеграцией, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, информационным взаимодействием, рисками, контрактами проекта).
1.2.1. Компания как объект стратегического управления
Стратегическое управление (strategic management) — деятель-
ность, связанная с постановкой целей и задач и с поддержанием ряда взаимоотношений между компанией и окружением, которые позволяют ей добиться своих целей, соответствуют ее внутренним возможностям и позволяют оставаться восприимчивой к внешним требованиям.
13
С ростом уровня нестабильности условий предпринимательской деятельности возрастает потребность компаний в ориентации на стратегическое управление. Способности к стратегическому менеджменту предполагают наличие пяти элементов: 1) умение смоделировать ситуацию; 2) умение выявить необходимость изменений; 3) умение разработать стратегию изменений; 4) умение использовать в ходе изменений надежные методы; 5) умение воплощать стратегию в жизнь.
Стратегия (strategy) — обобщающая модель действий, необходимых для достижения поставленных целей путем координации и распределения ресурсов компании. По существу стратегия есть набор правил для принятия решений, которыми организация руководствуется в своей деятельности. Процесс разработки стратегии включает: 1) определение корпоративной миссии; 2) конкретизацию видения корпорации и постановку целей; 3) формулировку и реализацию стратегии, направленной на достижение целей.
В процессе стратегического управления выделяют следующие основные этапы (рис.1.1.-3 и 1.2-1): анализ внешней и внутренней среды; формулирование миссии организации; определение ее целей; стратегический анализ и разработка стратегий для достижения этих целей на основе концепции корпоративной стратегии; реализация стратегий с использованием методов управления проектами; стратегический контроллинг (анализ) реализации стратегий (определение необходимости коррекции миссии, целей, стратегий или мероприятий по их осуществлению).
Этапы «Формулирование миссии», «Определение целей» и «Разработка стратегий» часто объединяют в один этап «Стратегическое планирование», который является ключевым этапом стратегического управления.
Способности Компании к стратегическому менеджменту и возможность реализации сформулированных стратегий определяет наличие у нее следующих пяти элементов:
1)умение моделировать ситуацию (требует наличия бизнесмоделей Компании, внешней среды и процессов их взаимодействия);
2)умение выявлять необходимость изменений;
3)умение разработать стратегию изменений;
4)умение использовать в ходе изменений надежные методы управления проектами;
5)умение воплощать стратегию в жизнь.
14
Рис.1.2-1. Место управления проектами среди этапов стратегического управления.
Все пять элементов реализуются в интегрированной системе стратегического управления в виде следующих функциональных подсистем, обеспечивающих поддержание деятельности и развитие Компании: прогнозирования; планирования; экономического анализа; организации; оперативного регулирования; учета; контроля.
Одной из главных задач компании является увеличение прибыли предприятия, которое может происходить путем роста доходов за счет развития новых источников доходов, и/или увеличения потребительской ценности для клиента, и/или снижения затрат за счет повышение эффективности использования, и/или улучшения структуры издержек1
(рис.1.2-2).
В свою очередь развитие новых источников доходов (рис.1.2-3) может опираться на:
1) стратегии «Выхода на новые рынки», «Расширение видов продуктов и услуг», «Увеличение числа клиентов», которые реализуются с
1 Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. — 2-е изд., стер. — М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2005. — 240с.
15
помощью бизнес-процессов: исследования рынков, прогнозирование рынков, реклама и дизайн, продвижение продуктов и услуг, анализ продаж;
Рис.1.2-2. Пути повышения рыночной стоимости предприятия.
2) стратегии «Лидерство по продуктам», «Доверительное отношение с клиентом», «Операционное совершенство», «Взаимоотношение с обществом», которые реализуются с помощью бизнес-процессов: инновационные процессы, управление отношениями с клиентами, операционные процессы, процессы регулирования деятельности.
Рис.1.2-3. Стратегии роста доходов.
16
Каждый бизнес работает над достижением набора целей.
Но как создать комплекс проектов для достижения этих целей? Как вы расставляете приоритеты ресурсов между этими проектами? И какие гарантии вы даете, что не собьетесь с намеченного курса?
Стратегическое управление проектами может помочь вам ответить на эти вопросы.
Что такое стратегическое управление проектами?
Стратегическое управление проектами (СУП) включает в себя планирование, определение приоритетов и выполнение проектов для достижения бизнес-целей.
Оно существует с 2006 года. Однако внедрение данной концепции бизнес осознал только недавно.
Стратегическое управление и планирование проектов создает прямую связь между бизнес-целями и повседневной работой. В результате компании, которые стратегически управляют проектами, могут более эффективно достигать своих бизнес-целей. Исследования показали, что при стратегическом управлении на 38% больше проектов соответствуют бизнес-намерениям, а на 33% меньше проектов терпит неудачу.
В то время как управление проектами — это выполнение отдельных проектов, СУП — это выполнение проектов в оптимальном порядке.
Недостаточно сосредоточиться только на больших или важных проектах. Вместо этого СУП включает создание и управление портфелем проектов, поддерживающих бизнес-стратегию.
Функции стратегического управление проектам:
Рассмотрим на примере СУП в действии, чтобы лучше понять его.
Дистанционное управление: пример стратегического управления проектами
Согласно исследованию РИА Новости, в 2020 году 54% компаний перешли на удаленный формат работы. В первую очередь из-за COVID-19.
Этот переход потребовал огромных усилий. Многие команды должны были координировать свою работу и работать вместе, чтобы избежать сбоев в работе. В то время как каждая команда работала над своими проектами, каждый проект был согласован с общей бизнес-целью обеспечения плавного перехода.
Для этого перехода были выделены соответствующие ресурсы. Отделы кадров, операций и ИТ должны были работать в одночасье, чтобы внедрить политики, процессы и инфраструктуру. Финансовым группам пришлось выделить бюджет на оборудование для работы на дому.
Некоторые команды временно ушли в удаленный режим. Но по мере того, как пандемия разрасталась, им пришлось скорректировать сроки проектов удаленной работы.
Другие обнаружили, что удаленная работа позволяет им нанимать специалистов по всему миру. Этот факт позволяет нанять более квалифицированных специалистов по низкой цене. В результате они пересмотрели свои бизнес-цели, чтобы использовать новые возможности.
Справедливо сказать, что не все компании могли «сознательно практиковать» СУП во время удаленного перехода. Но те, кто это сделал, осознали преимущества, предлагаемые стратегической реализацией проектов.
Преимущества стратегического управления проектами
Когда команды осознанно внедряют СУП, они получают следующие преимущества:
Стратегическое управление проектами против традиционного управления
Существует значительное совпадение между традиционным управлением проектами и стратегическим управлением проектами. Используя СУП, вы смотрите на управление проектами на организационном уровне. И ваша цель – достижение бизнес-целей.
С другой стороны, управление проектами — это деятельность на уровне команды. А цель — добиться результатов проекта.
В то время как стратегическое управление изучает будущее развитие бизнеса, управление проектом осуществляется только на протяжении всего проекта.
Какие проекты реализуются и как они расставляются по приоритетам, зависит от бизнес-стратегии. В то же время на стратегию влияют успех и неудача проекта.
Как согласовать проекты с бизнес-стратегией?
Для достижения бизнес-целей требуются ресурсы. Когда проекты поддерживают бизнес-цели, происходит прогресс. Итак, как вы согласовываете свои проекты и бизнес-стратегию?
Создайте комплекс проектов для поддержки бизнес-целей
Во-первых, высшее руководство должно решить, какие бизнес-цели должны соответствовать бизнес-целям на определенный период времени. Этот период может составлять от года до пяти лет.
После того, как бизнес-цели заморожены, следующим шагом будет привязка проектов к этим бизнес-целям.
Распределение ресурсов на основе стратегических приоритетов
Ресурсов всегда мало. Людей и бюджета никогда не хватает на каждый проект. Кроме того, в некоторых случаях несколько проектов могут конкурировать за одни и те же ресурсы.
Пусть ваши стратегические приоритеты определяют распределение ресурсов.
- Расставьте приоритеты перед проектами. Первоочередные ресурсы получают более приоритетные цели. Вместо того, чтобы выбирать между проектами, расставьте приоритеты и распределяйте ресурсы на более приоритетные задачи.
- Получите предварительную оценку проекта. Прежде чем включать проект в портфель, убедитесь, что у вас есть возможность его реализации на основе оценки требуемых затрат времени и денег, а так же квалифицированных.
- Отслеживайте доступность ресурсов. Люди могу уволится или уйти в отпуск, а оборудование может выйти из строя. Отслеживание доступности ресурсов помогает предотвратить неожиданные сюрпризы и конфликты на рабочем месте.
Корректируйте бизнес-стратегию и сроки проекта
Со временем меняются принцы работы и как следствие бизнес-приоритеты.
На фоне внесения изменении в бизнес-процесс, требуется проверять соответствие вашего проекта и стратегии, чтобы не сбиться с пути.
Заключение
Мы рассмотрели базисные аспекты и основные преимущества стратегического управления проектами. На примере выявили важность внедрения данной модели с целью оптимизации бизнес-процесс.
Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам внедрить СУП, обеспечивая прозрачность всех проектов в вашей организации. К ним относятся:
- Cистемы управления проектами Redmine, Jira
- Канбан-доски Trello, Kanban Tool.
- Системы учета рабочего времени Bitcop, Activtrak
Оптимальным решением является, использование интеграции бизнес-приложений с системами контроля работы персонала за компьютером и анализа продуктивности.
Every business works towards meeting a set of objectives.
But how do you create a project mix to achieve these objectives? How do you prioritize resources between these projects? And how do you ensure that you stay on track?
Strategic Project Management can help you answer these questions.
In this article, you’ll learn:
- What is Strategic Project Management?
- Strategic Project Management Example
- Strategic Project Management Benefits
- Strategic Project Management Vs. Project Management
- How to Align Projects with Business Strategy?
Ready to get started? Let’s dive in.
What is Strategic Project Management?
Strategic Project Management (SPM) involves planning, prioritizing, and executing projects to achieve business objectives.
It has been around since 2006. However, it’s only recently that businesses have recognized the need for it.
SPM creates a direct link between business objectives and everyday work. As a result, businesses that manage projects strategically can meet their business goals more efficiently. Studies found that with strategic management, 38% more projects meet business intent, and 33% fewer projects fail.
While project management is about executing individual projects, SPM is about executing the right projects.
It isn’t sufficient to focus only on big or important projects. Instead, SPM involves creating and managing a portfolio of projects that support business strategy.
The three functions of SPM are:
- Create a project portfolio to support business objectives.
- Allocate appropriate resources based on strategic priorities.
- Adjust business strategy and project timelines as things change.
Next, let’s look at an example of SPM in action to understand it better.
Going Remote: A Strategic Project Management Example
According to Mailchimp’s Agency Benchmark Report for 2021, 23% of agencies went remote in 2020. Primarily because of COVID-19.
This transition needed a massive effort. Many teams were required to coordinate and work together to avoid work disruption. While each team worked on their projects, each project was aligned with the common business objective of ensuring a smooth transition.
Appropriate resources were allocated to make this transition. HR, operations, IT teams had to work overnight to put the policies, processes, and infrastructure in place. Finance teams had to carve out a budget for work-from-home equipment.
Some teams had gone remote temporarily. But as the pandemic stretched out, they had to adjust the timelines for remote work projects.
Others discovered that remote work allowed them to hire from the global talent pool. They could hire more skilled people at a lower cost. As a result, they reworked their business objectives to match this new bandwidth.
It’s fair to say that not all businesses could have “knowingly practiced” SPM during the remote transition. But those that did, realized the benefits that strategic project execution offers.
Strategic Project Management Benefits
When teams implement SPM deliberately, they realize the following benefits:
- Improves business focus: When everyday work is aligned with business objectives, everyone in the organization is focused in one direction. This also helps managers prioritize project tasks.
- Improves business efficiency: Businesses that implement strategic PM see 38% more projects meet business objectives and 33% fewer failed projects.
- Simplifies decision-making: Running a business is mostly about managing priorities. When every project is aligned with business goals, it’s easy to prioritize projects and resources.
- Improves business visibility: Risks and opportunities spotted during project execution mean you can review your business goals as things change instead of waiting for the annual review.
- Better budget allocation: With SPM, budgets are allocated based on how important an objective is to the business. Projects that support an objective are then prioritized and get funds accordingly.
Strategic Project Management Vs. Project Management
There’s a significant overlap between traditional project management and strategic project management. With SPM, you’re looking at project management at an organizational level. And your goal is to meet business objectives.
On the other hand, project management is a team-level activity. And the goal is to deliver the project’s outcomes.
While SPM looks into the future development of a business, project management is only for the project’s duration.
What projects are undertaken and how they are prioritized depends on the business strategy. At the same time, strategy is affected by project success and failure.
How to Align Projects with Business Strategy?
Projects are where resources are used, and things get done. When projects support business objectives, progress happens. So how do you align your projects and business strategy?
Create a project mix to support business objectives
First, the top management needs to decide the must-meet business objectives for a defined period of time. This period could be anything from a year to five years.
Once the business objectives are frozen, the next step is to link projects to these business objectives.
- Link every objective to at least one project. If an objective has no projects, no work will happen to meet the objective. Redesign your project portfolio to include projects that’ll support the objective. Also, to support some objectives, you may need multiple projects.
- Prioritize projects that support an objective. If a project does not help in meeting business goals, it’ll eat into the resources without delivering strategic results. Remove such projects from your portfolio.
- Avoid overlapping projects. You don’t want projects that overlap two or more objectives. Such projects result in duplication of efforts and more time needs to be spent coordinating priorities.
Allocate resources based on strategic priorities
Resources are always scarce. People and budgets are never enough for every project. Plus, in some cases, multiple projects may compete for the same resources.
Let your strategic priorities guide resource allocation.
- Prioritize objectives over projects. Higher priority objectives get the first share of resources. Instead of deciding between projects, prioritize objectives and allocate resources to higher priority objectives.
- Get early project estimates. Before including a project into your portfolio, ensure that you have at least a high-level project roadmap with estimates of the time, money, and skills needed.
- Track resource availability. People go on vacations. And machines go down for maintenance. Keeping track of resource availability helps you prevent last-minute surprises and workplace conflicts.
Adjust business strategy and project timelines
People change jobs. Projects schedules get thrown off. Business priorities change. Like it or not, change happens. You don’t want to get caught off guard when change strikes.
Frequently review your project and strategy alignment to stay on track.
- Stay on top of SPM progress. Business strategy is an annual exercise. However, actual work happens in projects. So project teams can spot risks and opportunities early. That’s why it’s critical to review project-objective alignment periodically. You don’t have to go crazy. Just add an agenda item to your weekly project meeting to review alignment.
- Adjust project timelines to meet objectives. Strategic projects cannot support business objectives if they aren’t completed on time. If business priorities change, you must be ready to adjust your project timeline and resource allocation to accomplish the changing goals.
Conclusion
First, we learned what Strategic Project Management is and its benefits. Second, we looked at how SPM is different from project management. And finally, we saw how to align your project mix with your business objectives.
Project management software can help you implement SPM by giving you visibility across all the projects in your organization.
Check out our list of top project management tools.
Jitesh is an SEO and content specialist. He manages content projects at Toggl and loves sharing actionable tips to deliver projects profitably.
По мере роста, организации рискуют стать безнадежно разобщенными. Команды работают над проектами, которые пересекаются или конфликтуют, отдельные сотрудники пытаются понять, как их работа вписывается в общую картину, люди не видят смысла в том, что они делают, и общий прогресс замедляется. Наша способность бороться с энтропией определяет наши конечные возможности, как в плане пропускной способности (сколько вещей мы можем обрабатывать), так и в плане скорости (скорость выполнения работы). К счастью, в нашем распоряжении есть множество коммуникационных инструментов, которые помогают нам оставаться на связи, пока мы растем.
МИССИЯ
Из-за долгого увлечения корпоративным жаргоном заявления о миссии получили дурную славу, но емкое изложение цели, которую вы пытаетесь достичь в долгосрочной перспективе, может иметь огромную ценность, если вы грамотно подберете слова.
Заявление о миссии должно быть коротким. Это не ответ на вопросы «как» или «почему», а просто четкое изложение того, чего вы пытаетесь достичь. (На самом деле вопрос «почему» никогда не рассматривается, так как он должен итак подразумеваться).
Программное заявление миссии должно выражать определенную позицию. Оно не должно быть пустым лозунгом, не вызывающим возражений. Оно должно утверждать точку зрения настолько сильно, чтобы стать полезным инструментом для планирования и определения приоритетов в работе.
Программное заявление должно вдохновлять людей. Вы должны иметь возможность использовать его для привлечения новых сотрудников.
Заявление о миссии должно начинаться с глагола.
Миссия должна описывать что-то желаемое, трудное и, вероятно, даже не совсем возможное.
Миссия должна выдержать испытание временем. Миссия меняется очень редко и может так и не стать реальной или даже достижимой.
Рассмотрим миссию самой компании Facebook: «Дать людям возможность делиться информацией и сделать мир более открытым и связанным». Нет очевидности что это хорошее дело. Все ли хотят, чтобы мир был более открытым и связанным? Принятие такой позиции в немалой степени позволило нам добиться огромной сфокусированности даже в процессе роста, избегая случайных инвестиций в проекты, которые в разное время мешали многим нашим конкурентам.
СТРАТЕГИЯ
Стратегия определяет путь к достижению цели, кратко отвечая на вопрос «как». По сути, мы намечаем путь от того места, где мы находимся сегодня, к тому, куда мы стремимся попасть, очень широкими мазками с меньшей детализацией в перспективе. Стандарты стратегии довольно высоки; это означает, что для успешного выполнения нашей миссии мы должны это сделать, и мы не можем добиться успеха в нашей миссии, не сделав этого.
Стратегия редко описывает прямой путь к цели. Возможно, нам придется идти обходными путями, которые кажутся не совсем по прямой к нашей цели, но на самом деле являются единственным путем к ней. Организация рекламы — отличный пример; в миссии Facebook ничего не говорится о доходах, но мы признаем, что без них ее невозможно выполнить. Доход — это стратегический императив.
Стратегия обычно создается при условии хорошего (но не идеального) исполнения. Как следствие, в стратегии часто встречаются этапы, единственная цель которых — обеспечить исполнение. Например, если ваша миссия заключается в создании платформы, то обычно в стратегию включается создание приложения на базе этой платформы, потому что просто не верится, что кто-то создаст нужную платформу без этой работы.
Стратегические риски — это то, что может привести к тому, что вы не сможете достичь своей миссии, несмотря на безупречное исполнение. Внешние силы редко отменяют миссию, но они могут оказать драматическое влияние на стратегию в очень короткий период времени, например, выход на рынок нового конкурента, изменения в геополитике, изменение рыночных условий или даже изменение приоритетов внутри компании. Таким образом, стратегия достижения миссии меняется с течением времени.
Даже в отсутствие внешних сил стратегия может меняться по мере выполнения — если вы недостаточно хорошо выполняете свою работу в какой-либо области, вы можете пересмотреть стратегические прогнозы о ваших возможностях.
ТАКТИКА
Тактические проблемы — это те, которые, скорее всего, не помешают нам выполнить миссию или сделать ее возможной, а относятся к тому, как быстро мы сможем это сделать. Если команда по рекламе создает неправильный рекламный блок и никто не принимает его, это не обязательно означает, что они не смогут впоследствии получить доходы, это просто означает, что потребуется больше времени, пока они будут создавать что-то другое. Разработка тактического подхода включает в себя создание дорожных карт и постановку задач для реализации стратегии. Команды устанавливают цели и этапы на временной шкале, чтобы отслеживать прогресс и измерять, насколько хорошо они выполняют свои задачи по сравнению с ожиданиями.
Тактические решения не лишены важности, но их на порядок больше, поэтому очень важно, чтобы все участники процесса согласились со стратегией.
Когда поставленные цели не достигаются или достигаются несвоевременно, командам, возможно, придется пересмотреть стратегию и разработать новую тактику. Риск неисполнения существует в тех областях, где неспособность выполнить влияет на то, как скоро команды смогут выполнить нашу миссию, но не обязательно ставит под угрозу их способность в конечном итоге.
ВИДЕНИЕ
Слово «видение» часто путают со словами «миссия» и «стратегия». Я считаю, что видение — это любое описание желаемого будущего состояния. Для Facebook, если бы я описал, каким будет мир, когда мы выполним нашу миссию, это было бы примером видения. Если я опишу состояние пользовательского опыта после выполнения определенного набора стратегических работ, это будет примером видения. Хорошо сформулированные миссия и стратегия должны создавать видение, которое предельно понятно и ясно.
Когда кто-то задает вам вопрос типа «как это будет выглядеть, когда…» или «что вы почувствуете, если…» или «как вы видите это после…», он спрашивает вас о вашем видении. Когда вы говорите: «Представьте себе мир, где…» или «Я думаю, что реакция рынка будет…» или «Я думаю, что это должно выглядеть как…», вы описываете свое видение.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Интересно, что этот пост является примером чего-то еще более важного, чем наличие миссии: обеспечение общего языка для команды, который все понимают. Убедиться, что люди используют термины понимая их- это не просто педантизм, это потенциально критически важно для масштабирования исполнения.
Автор: Эндрю Босуорт
Свободный перевод: