Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции специалиста по закупкам .doc
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
1. Общие положения
- Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
- Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
- Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
- На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.
Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:
- законченное высшее образование по экономическому профилю;
- хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
- стаж работы в сфере закупок от двух лет.
Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:
- нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
- составление документальной отчетности по закупкам;
- деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
- особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
- отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
- составление и оформление договоров;
- отслеживание качества закупаемых товаров;
- сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
- нахождение альтернативных поставщиков;
- использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.
Специалист по закупкам руководствуется:
- нормативно-правовыми актами РФ;
- внутренними документами компании;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:
- Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
- Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
- Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
- Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
- Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
- Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
- Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
- Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
- Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
- Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
- Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
- Мониторинг своевременной оплаты закупок.
- Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
- Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
- Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
- Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.
3. Ответственность
За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:
- В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
- В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
- За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
- За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.
4. Права
Специалист по закупкам располагает правами:
- Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
- Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
- Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
- Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
- Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
- Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
- Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
- Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.
5. Должностные связи
Специалист по закупкам взаимодействует:
- С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
- С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
- С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
- С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.
Специфика документа
Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.
Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.
Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.
Принципы составления инструкции
Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.
Типовые разделы:
- Общий раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.
Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.
Общий раздел
Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.
Функции
В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.
Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.
Ответственность
Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.
Права
В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.
Должностные связи
Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.
Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.
Обязанности специалиста по закупкам в зависимости от уровня квалификации и структуры организации включают в себя:
- документационное и информационное обеспечение;
- проведение процедуры;
- прием результатов и экспертизу;
- контроль стадий.
Какие НПА регламентируют деятельность контрактного специалиста
Один из важных аспектов законодательного регулирования деятельности по ведению закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд — исполнение принципа профессионализма заказчика (ст. 9 ФЗ-44). Квалификационные требования к специалистам профильных служб установлены Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ч. 6 ст. 38, ч. 5 ст. 39, ч. 23 ст. 112).
Профессиональные стандарты (ПС) в закупочной сфере используются для описания должностных обязанностей специалиста по закупкам по 223-ФЗ и 44-ФЗ и разработаны для обеспечения принципа профессионализма.
Использование ПС отдельными категориями работодателей зафиксировано в ТК — статья 195.1.
Сборник ПС содержит два документа, регулирующих профессионально-квалификационные требования к специалистам обсуждаемой сферы занятости.
Стандарт 08.024 описывает обязанности экспертов по 44-ФЗ о закупках и используется заказчиками, которые в силу статьи 94 № 44-ФЗ обязаны провести экспертизу предоставленных поставщиком результатов работы в части их соответствия условиям контракта.
«Закупочные» профстандарты распространяются на коммерческие организации, если речь идет о выплате компенсаций и льгот за конкретную профессию, специальность (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В иных случаях это рекомендательные документы. ПС специалиста в сфере закупок обязателен для заказчиков, работающих по ФЗ-44.
В случае неисполнения требования по обязательному применению ПС, ответственность наступает как за неисполнение норм ТК — ст. 5.27 КоАП РФ.
ФЗ-223 не содержит обязательных указаний на уровень квалификации исполнителей. Государственные (муниципальные) заказчики, как правило, применяют требования самостоятельно. Специалисты (контрактные работники) ведут закупочную деятельность в составе контрактных служб и в качестве отдельной штатной единицы. Контрактная служба создается при годовом объеме закупок свыше 100 млн рублей и действует на основе утвержденного регламента (Приказ Минфина от 31.07.2020 № 158н). Кроме законодательства, регулирующего сферу закупок, специалисты руководствуются внутренними документами, утверждаемыми в организации:
- положением о контрактной службе, разработанным на основании типового положения;
- решением о создании комиссии по осуществлению закупок;
- положением о приемочной комиссии, если заказчиком принято решение о ее создании (ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
- регламентом взаимодействия структурных подразделений при проведении закупок.
Требования к специалисту
Функциональная карта вида профессиональной деятельности «специалист в сфере закупок» содержит трудовые функции, входящие в ПС (раздел I стандарта). Для наглядности на схеме приведены предлагаемые работодателю варианты названий должностей, соответствующие каждому уровню квалификации.
Специалист по закупкам — стартовая должностная позиция и профессионально-квалификационный уровень. Для подготовки документов и выполнения обязанностей специалиста по госзакупкам высшего образования и опыта не требуется: достаточно среднего профессионального.
При создании закупочной комиссии преимущество у лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки, — ч. 5 ст. 39 ФЗ-44.
Знания и умения, необходимые для специалиста начального уровня, приведены в подразделах 3.1.1–3.1.3 отдельно для каждой функции.
Начиная с обобщенной функции 3.2 «Осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд» растут требования к образованию и опыту работы. Контрольные действия (п. 3.4) выполняют специалисты с магистратурой, профильным дополнительным образованием и опытом не менее 5 лет в закупках.
Квалификационный стандарт обязателен к использованию, как и точное соответствие названия должности профстандарту, если работник получает льготы, выплаты и компенсации (Письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Обязанности и должностная инструкция специалиста по закупкам
Перечень обязанностей специалиста работодатель формирует, исходя из структуры контрактного подразделения, количества штатных единиц и подчиненности. Для специалиста начального уровня рекомендованный перечень трудовых действий — в подразделах 3.1.1–3.1.3. Общий перечень делегируемых действий и составит должностные обязанности.
Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги (пп. 3.1.1) в стандарте состоит из следующих действий:
В должностной инструкции появляется раздел 2 с перечислением функций, информация об обязанностях выглядит следующим образом:
Необходимые знания и умения в тексте ЛНА размещают либо пофукционально, либо переносят в общую часть документа. На практике используется ДИ в двух структурных вариантах:
Права и ответственность
Профессиональный стандарт обязывает специалиста придерживаться этических норм. Нормы в «других характеристиках» разделов, содержащих профессионально-квалификационные требования, одинаковы для должностей всех уровней.
Права и ответственность находятся в заключительных частях ДИ. Текст сформирован на основе действующего законодательства. В конце сведения об утверждении ЛНА, использованных документах и реквизиты профстандарта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.
Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.
У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.
ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.
Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.
Структура документа
Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:
- общие положения инструкции;
- должностные обязанности специалиста по закупкам;
- права специалиста по закупкам;
- ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.
Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.
Основные формулировки
Здесь имеет смысл зафиксировать:
- что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
- порядок назначения на данную должность;
- порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
- квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
- какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.
В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:
- задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
- задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
- задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
- порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
- обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.
В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:
- на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
- представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.
В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:
- его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
- перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.
Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.
Кто должен утверждать и подписывать инструкцию
Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.
В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.
Итоги
Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.
Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция кассира — образец-2021»;
- «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».
Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Должностная инструкция специалиста в сфере закупок
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста в сфере закупок в организации разработана на основе Профессионального стандарта: 08.026 «Специалист в сфере закупок», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 сентября 2015 года № 625н, в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» с изменениями от 28 декабря 2022 года, а также Уставом организации, Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция определяет трудовые функции и обязанности специалиста по закупкам в организации, устанавливает его права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности, а также показатели эффективности и результативности деятельности в организации.
1.3. На должность специалиста по закупкам принимается лицо:
- имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в сфере закупок;
- без предъявления к опыту практической работы;
- соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющие личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
- не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» ТК Российской Федерации.
1.4. Специалист в сфере закупок назначается и освобождается от должности руководителем организации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.
1.5. Специалист в сфере закупок относится к категории специалистов и находится в непосредственном подчинении у руководителя организации.
1.6. В своей профессиональной деятельности специалист в сфере закупок руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации;
- Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
- Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019г № 1279 «О планах-графиках закупок и о признании утратившими силу отдельных решений Правительства Российской Федерации» в редакции от 31.12.2022г;
- региональными нормативно-правовыми актами, касающимися осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
- антимонопольным законодательством Российской Федерации;
- другими нормативно-правовыми актами в области закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
- правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности;
- СанПиН 1.2.3685-21 «Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания»;
- Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя организации, трудовым договором и данной должностной инструкцией);
- инструкцией по охране труда для специалиста в сфере закупок.
1.7. Специалист по закупкам должен знать:
- дисциплину труда и внутренний трудовой распорядок;
- методы определения и обоснования начальных (максимальных) цен контракта;
- общие принципы, понятия и систему проведения закупок;
- процесс проведения и планирования закупок;
- методы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- правила заключения, выполнения, изменения и расторжения контракта;
- структуру и особенности контрактов;
- специфику осуществления закупок товаров, услуг, работ;
- особенности составления закупочной документации;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- этику делового общения и правила ведения переговоров;
- требования охраны труда, производственной санитарии, пожарной безопасности;
- правила использования первичных средств пожаротушения;
- приемы и способы оказания первой помощи пострадавшим.
1.8. Специалист в сфере закупок должен уметь:
- анализировать поступившие заявки;
- взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;
- изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;
- использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
- обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;
- обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;
- описывать объект закупки;
- организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
- осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;
- осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
- оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;
- проверять необходимую документацию для заключения контрактов;
- работать в единой информационной системе;
- разрабатывать закупочную документацию;
- создавать и вести информационную базу данных;
- составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;
- формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок.
1.9. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по закупкам его обязанности могут быть возложены на заместителя руководителя по административно-хозяйственной работе или на другого сотрудника из числа наиболее опытных. Временное исполнение должностных обязанностей в таких случаях осуществляется в соответствии с приказом руководителя организации, соответствующим требованиям законодательства о труде.
1.10. Специалист по закупкам должен соблюдать должностную инструкцию в организации, Конвенцию ООН о правах ребенка, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями специалиста в сфере закупок являются:
2.1. Обеспечение закупок товаров, работ или услуг для нужд организации:
2.1.1. Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги.
2.1.2. Подготовка закупочной документации.
2.1.3. Обработка результатов закупки и заключение контракта.
3. Должностные обязанности
3.1. В рамках трудовой функции предварительного сбора данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги:
- обрабатывает и анализирует информацию о ценах на товары, работы, услуги;
- проводит подготовку и направление приглашений на принятие участия в выборе поставщиков (подрядчиков, исполнителей) способами, установленными Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
- обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.2. В рамках трудовой функции подготовки закупочной документации:
- формирует начальную (максимальную) цену закупки;
- формирует описание объекта закупки;
- формирует требования, предъявляемые к участнику закупки;
- формирует порядок оценки участников;
- формирует проект контракта;
- составляет закупочную документацию;
- осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений;
- осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;
- осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
- осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.
3.3. В рамках трудовой функции обработки результатов закупки и заключения контракта:
- собирает и анализирует поступившие заявки;
- осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;
- обрабатывает заявки, проверяет банковские гарантии, дает оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;
- осуществляет подготовку протоколов заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
- делает публичное размещение полученных результатов;
- направляет приглашения для заключения контрактов;
- осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;
- осуществляет процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
- осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта; контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
- готовит документы о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;
- организовывает осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы
- организовывает осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
- организовывает возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.
3.4. Разрабатывает план-график закупок, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещает в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения.
3.5. Обеспечивает осуществление закупок, в том числе заключение контрактов.
3.6. Участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы.
3.7. Организует в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и решений для обеспечения нужд организации.
3.8. При осуществлении закупок принимает меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
3.9. Специалист по закупкам в организации должен руководствоваться в своей деятельности следующими принципами и этическими нормами:
- соблюдать конфиденциальность информации;
- соблюдать этику делового общения;
- занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
- не разглашать материалы рабочих исследований, информацию, ставшую известной в процессе определения поставщика (подрядчика, исполнителя), исключая случаи, прямо предусмотренные законодательством Российской Федерации.
- не создавать конфликтные ситуации в организации;
- не совершать действия, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
- не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.10. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
3.11. При централизованных закупках согласно части 1 статьи 26 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» специалист по закупкам выполняет полномочия, предусмотренные указанным Федеральным законом и не переданные соответствующему уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые имеют права на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактный управляющий несёт ответственность в пределах своих полномочий.
3.12. Участвует в разработке годового плана по улучшению и развитию материально-технической базы организации.
3.13. Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию с руководителем организации.
3.14. Специалист в сфере закупок соблюдает должностную инструкцию, Устав организации и Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный и трудовой договоры, а также локальные нормативные акты и приказы руководителя организации.
3.15. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
3.16. Специалист по закупкам периодически проходит бесплатные медицинские обследования, повышает свою профессиональную квалификацию и компетенцию. Источник: https://ohrana-tryda.com/node/3962
4. Права
Специалист в сфере закупок имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся выполняемых им функций, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения своих должностных обязанностей и трудовых функций.
4.2. Предоставлять на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению работы специалиста по закупкам, связанной с обязанностями, установленными данной должностной инструкцией.
4.3. Подписывать документы в пределах своей компетенции.
4.4. В пределах своей компетенции докладывать руководителю организации обо всех обнаруженных в ходе его непосредственной работы недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.5. Получать от руководителя и специалистов организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4.6. На предоставление рабочего места, соответствующего требованиям охраны труда, на получение достоверных сведений об условиях и охране труда на рабочем месте.
4.7. Принимать участие в разработке (обсуждении) положения о контрактной службе, других актов по поручению руководителя организации.
4.8. Участвовать в работе органов самоуправления организацией, в работе общего собрания работников.
4.9. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с жалобами и другими документами, содержащими оценку деятельности специалиста в сфере закупок, давать по ним объяснения.
4.10. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.11. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением им норм профессиональной этики.
4.12. На поощрения, награждения по результатам трудовой деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.13. На своевременное повышение своей профессиональной квалификации.
4.14. Специалист в сфере закупок имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Ответственность
5.1. Специалист в сфере закупок несет ответственность в пределах осуществляемых им полномочий.
5.2. Специалист по закупкам, виновный в нарушении законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок, несет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.3. Специалист в сфере закупок несет персональную ответственность за соблюдение требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации о контрактной системе в области закупок и нормативными правовыми актами, регламентирующими отношения, относительно:
- планирования закупки товаров, работ, услуг;
- определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- заключения гражданско-правового договора;
- особенностей исполнения контрактов (договоров);
- мониторинга закупок товаров, работ, услуг;
- аудита в сфере закупок товаров, работ, услуг;
- контроля соблюдения законодательства Российской Федерации.
5.4. За нарушение или не надлежащее исполнение своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией по профстандарту, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя организации и иных локальных нормативных актов, специалист по закупкам подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.5. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист в сфере закупок привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За умышленное причинение организации или ее сотрудникам материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей специалист в сфере закупок несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.7. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления профессиональной деятельности несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному руководителем организации.
6.2. Планирует свою работу на каждый финансовый год и отдельный отчетный период. План работы представляет для утверждения руководителю организации не позднее пяти дней с начала планируемого периода.
6.3. Получает от руководителя организации информацию нормативно-правового и финансово-хозяйственного характера, знакомится под подпись с соответствующими документами.
6.4. Выступает на совещаниях и других мероприятиях по вопросам хозяйственно-финансовой деятельности в организации.
6.5. Взаимодействие специалиста по закупкам с гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основании общих принципов служебного поведения, а также согласно другим нормативно-правовым актам.
6.6. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с руководителем, заместителем руководителя по административно-хозяйственной работе (завхозом) и главным бухгалтером (бухгалтером) организации.
6.7. Сообщает руководителю и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, конференциях непосредственно после ее получения.
6.8. Информирует руководителя (при отсутствии – иное должностное лицо) о каждом произошедшем несчастном случае, заместителя руководителя по административно-хозяйственной работе (завхоза) — об аварийных ситуациях в работе систем электроснабжения, теплоснабжения и водоснабжения.
6.9. Информирует руководителя организации о возникших трудностях и проблемах в работе, недостатках в организации условий его деятельности и соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы.
7. Показатели эффективности и результативности деятельности
7.1. Эффективность профессиональной деятельности специалиста в сфере закупок организации оценивается по следующим показателям:
- выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности поддерживать высокую работоспособность, соблюдению служебной дисциплины;
- своевременному и оперативному выполнению поручений;
- качеству проделанной работы (подготовка документов согласно с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, грамотное составление документов);
- профессиональной компетентности (знание законодательных и других нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
- способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению целесообразно использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
- творческому подходу к решению определенных задач, активности и инициативе в освоении компьютерных и информационных технологий;
- пониманию ответственности за результат своих действий.
8. Заключительные положения
8.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией специалиста по закупкам осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
8.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя организации, второй – у сотрудника.
8.3. Факт ознакомления специалиста по закупкам с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: ___________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а)
«___»__________202___г. ___________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции для школы по ЕКС
Должностные инструкции для школы по профстандарту
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: