Управление проектом руководство по выполнению

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Формирование детальных планов стадии проектирования

Рекомендуемый в рамках настоящей книги подход поэтапного планирования, планирования набегающей волной, как уже упоминалось выше, подразумевает разработку детальных планов для каждой стадии непосредственно перед ее наступлением. В качестве метода, позволяющего обеспечить такой подход, можно рассматривать иерархическое расписание.

Иерархическое расписание — метод разработки детальных планов расписания. Это многоуровневое расписание с переменной степенью детализации на каждом уровне [18]. На этапе планирования иерархическое расписание строится на основе ИСР.

Операции высокого уровня разбиваются на несколько более мелких. Контрольные события проекта, как правило, обеспечивают связь различных уровней. На рис. 10.1 представлен пример иерархического расписания.

Основное преимущество данного метода заключается в том, что он может быть успешно использован на проектах с высокой степенью неопределенности, где информация появляется по мере развития проекта. В процессе детализации расписания должны принимать участие члены команды, которые несут ответственность за детализируемый пакет работ.

Важным замечанием является то, что метод иерархического расписания при разумной адаптации может быть применен для детализации и поэтапному составлению всех базовых планов проекта: по содержанию, по стоимости, по качеству и т.п.

Уточнение плана управления проектом

На этапе «Проектирование» ЖЦ ИТ может возникнуть необходимость реализации корректировки плана управления проектом — это вполне ожидаемая ситуация, учитывая рекомендацию по выполнению планирования методом набегающей волны. Поэтому актуальным становится использование процедуры корректировки фактического выполнения плана проекта вкупе с уже рассмотренной процедурой интегрированного управления изменениями.

Ниже приведены пример текстового описания и схема процедуры корректировки фактического выполнения плана проекта.

Пример процедуры корректировки фактического выполнения плана работ

В случае возникновения необходимости корректировки фактического плана выполнения работ:

• руководители функциональных групп от исполнителя формируют отчет группы по работе за отчетный период в формате предложений изменений в плане работ и передают сотруднику, ответственному за согласование и оргподдержку, для подготовки совещания с руководителями проекта;
• сотрудник, ответственный за согласование и оргподдержку, готовит совещание руководителей функциональных групп с руководителями проекта;
• на совещании руководителей проекта с руководителями функциональных групп принимаются решения по мероприятиям с целью обеспечения выполнения плана работ.

Руководство и управление исполнением проекта

Процесс руководства и управления исполнением проекта требует от руководителя и команды проекта выполнения ряда шагов по реализации действий, задокументированных в плане управления проектом, и работ, определенных в описании содержания проекта.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом управляет ходом запланированных операций проекта и различными техническими и организационными взаимосвязями, существующими в рамках проекта. К наиболее типичным действиям относятся:

• выполнение операций для достижения целей проекта;
• использование выделенных средств в соответствии с планом управления проектом для достижения утвержденных целей;
• адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и окружению проекта;
• сбор данных проекта и формирование отчетов по расходам, выполнению расписания, техническому и качественному прогрессу, а также предоставление информации о текущем состоянии для планирования дальнейшего развития проекта;

  

  Рис.
  10.3.
  Схема процедуры управления работами проекта

• документирование и обобщение накопленных знаний и опыта, осуществление операций по повышению эффективности процессов проектного управления.

В рамках выполнения проекта собирается информация об исполнении работ, включающая в себя информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах; затем эта информация направляется в процесс отчетности по исполнению.

Данный процесс находится в тесной координации с процессом осуществления интегрированного управления изменениями проекта, а также с процессами и инструментами контроля содержания, сроков, качества и стоимости.

Ключевой процедурой, поддерживающей реализацию процесса «Руководство и управление исполнением проекта», является процедура управления работами, схема которой представлена на рис. 10.3.

Далее приведены схемы проведения оперативного и еженедельного совещания о ходе работ по проекту (см. рис. 10.4 и 10.5).

Обеспечение качества проекта

На данном этапе ключевыми задачами управления качеством проекта являются:

• внесение корректировок в базовый план управления качеством, которые отражали бы изменения, согласованные исполнителем и заказчиком на предыдущем этапе;
• составление подробного рабочего плана реализации этапа;
• получение подтверждения от заказчика о выделении требуемых ресурсов и выполнении необходимых обстоятельств;
• определение изменений в инфраструктуре проекта. Исходной информацией для планирования управления качеством являются стратегии, стандарты и процедуры процесса управления качеством.

Основная задача этапа — уточнить стратегии, стандарты и процедуры таким образом, чтобы они соответствовали задачам наступающего этапа.

Другой задачей этапа является обеспечение подготовки плана проведения аудита и обзоров качества работ на этапе. Планирование начинается с определения ключевых результатов и контрольных точек данного этапа. Для каждого ключевого результата планируется обзор качества. Дополнительные обзоры качества проводятся перед контрольными точками, связанными с приемкой заказчиком результатов проекта, что позволит заранее перед процедурой приемки со стороны заказчика выявить проблемы и принять решение об их устранении. Календарный план проекта корректируется с учетом проведения аудита качества. Следует проверить набор процедур, необходимых для обеспечения работ по управлению качеством на данном этапе [22].

Перечисленные выше задачи являются актуальными для всех этапов жизненного цикла ИС.

На этапе планирования руководитель проекта совместно с менеджером по качеству выполняет корректировку программы обеспечения качества проекта.

Для этого предварительно менеджером по качеству осуществляется:

• проверка наличия операций по обеспечению качества выполнения следующих процессов:
  • настройка рабочей среды;
  • настройка конфигурации (для системного тестирования);
  • настройка инфраструктуры, тестирование системы;
  • выполнение системного и пользовательского теста;
  • установка рабочей среды;
  • выполнение теста на запуск;
  • подготовка и проведение обучения для конечных пользователей;
• корректировка графика выполнения, списка ответственных за обеспечение качества;
• согласование с руководителем проекта откорректированной программы обеспечения качества;
• проверка наличия необходимых процедур;
• доработка процедур обеспечения и контроля качества на этапе производства (настройки и внедрения).

Конкуренция на современном рынке постоянно растет. Для того чтобы компания могла смело заявлять о себе, а также выходить в равную борьбу со своими соперниками, необходимо своевременно подстраиваться под растущие требования, запросы потребителей. Одним из инструментов достижения этой цели является правильно спланированная и реализованная проектная деятельность.

Реализация любого проекта требует внимательного отношения к его выполнению. И если при самостоятельном выполнении задачи вы не ограничены никакими сроками, рамками, то работа в команде — это совершенно иное.

Если в проекте задействовано несколько человек, работа строится по принципу пирамиды. В данном случае вам придется передавать свои результаты коллегам, отвечая за их качество, а также соблюдая временные рамки. Необходимо будет соблюдать все этапы в строгом порядке, а также контролировать работу тех, кто передал проект в ваши руки. Существующие правила и ограничения необходимо отслеживать и выполнять. Именно поэтому проекты данного типа требуют строгого контроля и координации.

Как правило, за данную работу в компаниях, фирмах отвечают менеджеры или руководители проектов. На них возлагается огромная ответственность, так как при выявлении недочетов в уже готовом проекте, отвечать за ошибки будут они. Именно поэтому важно контролировать качество и уровень готовности проекта на каждом этапе.

На сегодняшний день существует множество вариантов и техник планирования, которые помогают сделать работу группы более слаженной и продуктивной. Мы же расскажем вам об одной из самых простых.

Что такое проект

Прежде чем переходить к вопросу реализации и планировании работ, необходимо понять, что же такое проект. Невозможно качественно выполнять работу, не понимая основы и ее сути.

Проект — совокупность действий, направленных на создание продукта или услуги, обладающих обновленными свойствами, либо изменение текущей услуги. Как правило, все проекты имеют сроки выполнения, список обязательных задач, итоговую цель. Размер проекта также нестабилен. Он может быть разовым, цикличным, требующим минимальных усилий или же, наоборот, огромным. Все эти факторы сугубо индивидуальны и зависят от поставленных задач. Также в ходе реализации проекта они могут меняться из-за непредвиденных обстоятельств, изменений в плане, неучтенных рисков.

Каждый проект имеет ключевые показатели:

Помимо основных показателей, привязных к понятию проекта, не стоит забывать и про проектный подход. Например, у вас есть организация, которая отлично выполняет свою работу. У нее есть свои цели, задачи. В поисках новых решений она желает разнообразить ассортимент. Новый продукт несет в себе риски, поэтому не стоит бросать на его производство все силы, ресурсы. Существуют риски, и их необходимо учитывать, чтобы мероприятие не принесло убытков.

Оценив все возможности, предприятие выделяет определенное количество ресурсов. Формируется цель, согласно плану поставляются материалы, выбираются ответственные люди в команду.

Команда для проекта может включать в себя специалистов различного направления, а также состоять из специально нанятых людей. Не существует никаких ограничений. Главная задача — успешно, эффективно и в срок реализовать проект.

После окончания проекта команда, которая работала над ним, может быть расформирована или перенаправлена на другой проект. Часть людей могут вернуться к выполнению своих обычных обязанностей, другая — перейти в новую команду.

Важно при формировании команды для работы учитывать имеющиеся ресурсы и объемы задач. Не нужно набирать в команду специалистов, чья работа не будет нужна или может быть выполнена уже включенным в состав проекта специалистом. Важно беречь не только ресурсы, но и усилия людей.

Любые проектные команды носят непостоянный характер. В связи с этим они имеют свои особенности в планировании, вопросах контроля, управления, цикле задач, которые важно учитывать.

Любую команду возглавляет руководитель проекта. Он отвечает за:

Обязанности руководителя проекта могут быть не прописаны и не зафиксированы документально. Однако это вовсе не означает, что они не подлежат выполнению. Для эффективной и слаженной работы важно тщательно проверять каждый пункт и следовать правилам.

Руководитель также может распределить часть работ между членами группы для ускорения темпа работы. Контроль выполняется исключительно руководителем. Недопустимо, чтобы контроль проводил работник с меньшим уровнем ответственности, не назначенный на данную должность. В случае выявления недостатков, дефектов отвечать будет руководитель проекта, даже если проверку производил не он (что недопустимо).

При формировании команды также нужно помнить о полномочиях. Если во время работы или на стадии контроля руководитель окажется абсолютно беспомощным, проект вряд ли будет успешным. Каждый член команды должен иметь доступ к тем ресурсам, за которые он отвечает. В противном случае работа будет неэффективной.

Стадии проектов

Любой проект имеет свои временные ограничения (сроки сдачи проектов устанавливаются заранее). Весь период включает в себя этапы работы:

Как правило, завершающая стадия предполагает отчет перед заказчиком, сдачу проекта или переход на следующий уровень выполнения. Каждый этап крайне важен для качественного выполнения проекта. Менять их местами, пропускать недопустимо. В противном случае проект может получиться недостоверным, результаты не будут достигнуты, вы понесете большие материальные потери.

Планирование проекта

Один из важнейших этапов. Именно с него начинается любой проект. От качества его выполнения зависят все последующие работы, их точность, скорость выполнения.

Планирование должно быть максимально детальным и подробным, затрагивать теоретические и практические обоснования. При планировании важно учитывать уже имеющиеся ресурсы. План не должен расходиться с теми усилиями, что могут предложить сотрудники. Также планирование не должно занимать слишком много времени. В противном случае вы сильно сократите время, отведенное на реализацию проекта.

План должен включать:

Для эффективного планирования можно использовать современные программы. Например, BPM, CRM системы, таск-менеджеры, майнд-карты. Каждая программа обладает своим базовым набором функций. Выбор софта зависит от умения визуализировать, личных предпочтений того, кто будет заниматься данным вопросом.

Для более сложных проектов рекомендуется выбирать программы, позволяющие совершать более точное, детальное планирование. Например, Projecto. Здесь вы сможете полностью спланировать проект, обеспечить обратную связь с сотрудниками, контролировать выполнение каждой задачи, вести личные календари, включать оповещения о сроках и многое другое. А самое приятное то, что программа не требует установки и внедрения, ей очень легко пользоваться. Это идеальный вариант для проекта любого масштаба и сложности.

Начальная стадия реализации проекта

Для правильной организации задачи, контроля, выполнения необходимо наладить коммуникации, выставить цикличность отчетности, подобрать оптимальную методологию.

Использоваться методология может как корпоративный стандарт или же в масштабах страны (работы государственных структур).

Каждый проект индивидуален и требует к себе такого же подхода. Работа должна быть гибкой, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств было можно быстро к ним адаптироваться с минимальными убытками. Многие используют Agile-подход. Это Scrum и Kanban. Однако это не означает, что и вы должны его применять. Сегодня можно создать собственную систему за счет комбинирования различных методик, которые отличаются простой реализацией, максимально понятным управлением, правильной документацией, небольшими циклами итераций для контроля.

Выбирать методологию необходимо исходя из поставленных целей и задач. Также обратите внимание на особенности взаимодействия с заказчиком.

Реализация (выполнение основных работ)

После того, как вы все спланируете и выберете методологию, можно приступать к выполнению проекта. Реализация, или основной этап, может включать в себя:

Реализация является одним из важнейших пунктов. Если вы не допустите ошибок на этапе планирования, выбора методологии, то и основная часть пройдет легко, просто. Также для реализации вопросов управления можно использовать BPM-системы.

Завершение проекта

После того, как задачи будут закрыты, а цели достигнуты, можно завершать проект. Однако все не так просто. После завершения проекта необходимо озаботиться методами его внедрения и сопровождения. Данный пункт также важно учесть при составлении плана работы.

Конечно, клиент может отказаться от данного предложения. В таком случае вы просто передадите работу заказчику и на этом завершите проект. Однако в любом случае результат вашей работы необходимо зафиксировать, проанализировать для улучшения качества последующих проектов.

После завершения проекта руководитель обязан проследить за тем, чтобы все члены команды вернулись к выполнению своих основных обязанностей. Также необходимо вернуть неизрасходованные бюджетные средства, материалы, отчитаться за финансовую часть работы.

Источник: официальный канал Projecto на Дзен

Как развивать проекты в условиях кризиса, привлекать новых клиентов, решать задачи быстро и эффективно? Один из способов улучшить показатели бизнеса и организовать слаженную работу внутри компании — проектный менеджмент.

В этой статье рассказываем, что такое управление проектами и как такой подход помогает быстро и эффективно достигать намеченных целей.

Что такое проектное управление

Для начала определимся с понятиями:

• Проект — комплекс мероприятий или задач, объединенных общими целями и имеющих определенный срок выполнения. Главной целью в проекте может быть создание новой услуги или продукта, а также достижение других результатов.
• Управление проектами — способ организовать работу внутри компании так, чтобы наилучшим образом достичь целей и задач, уложиться в бюджет, выполнить сроки и другие требования к проекту.

Рассматривая жизненный цикл любой компании, можно определить, что проект — это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать проектом.

Деятельность можно назвать проектной, если она соответствует двум признакам:

• Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые хотя и неуникальны, но крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен финансовый отдел, но, если результаты по проекту будут негативными, то фирма может лишиться источника финансирования. Поэтому руководство может решить выделить задачу в отдельный проект, используя инструменты работы с рисками.
• Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению и собрать команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и определить способы ее достижения. Некоторые задачи управления проектами можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений. В таких ситуациях сотрудники некоторых отделов могут перейти в подчинение не к своим руководителям. Чтобы достичь максимальной эффективности такие задания лучше выделить в отдельный проект.

Для решения поставленных задач по проекту необходимо действовать, опираясь на приоритеты конкретной компании, и понимать, что система не функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.

Чтобы наглядно представить, чем управление проектами отличается от традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:

• Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется монотонная регулярная работа, в проекте нет строгих дедлайнов, важен сам процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет определенную работу.
• Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны, важную роль играет правильное распределение ресурсов, что в совокупности позволяет добиться желаемого результата. Типы задач могут быть разными, формируются команды из разных специалистов.

Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов управления проектами в компании, который позволяет реализовать стратегические цели не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Используя такой подход, можно заранее оптимизировать расход всех ресурсов, включая финансы.

Цели управления

Главная концепция проектной деятельности заключается в проведении мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели и соблюдение установленных требований. Для этого могут использоваться различные методы и подходящие инструменты.

Если коротко, то цели управления проектами сводятся к получению максимального результата при минимальных временных и финансовых затратах. Когда проект только стартует, важно определить цели бизнеса, понять, решение каких задач поможет лучше всего их достичь.

Возможные варианты задач, которые необходимо решить для достижения целей управления проектами:

• наладить управление рабочим процессом;
• эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в установленные сроки;
• анализировать издержки и по возможности сокращать их;
• контролировать рациональное использование ресурсов.

В управлении проектами важно добиться сбалансированности следующих показателей: рациональное использование финансов, эффективность временных затрат, соблюдение критериев качества.

Зачем нужно руководить проектами

Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные направления, которые приоритетны для развития компании, правильно распределить их между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.

Преимущества управления проектами:

• контроль каждой стадии работы;
• прозрачная система мотивации сотрудников, задействованных в проекте;
• возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
• минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
• оптимизация финансовых и других ресурсов;
• быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
• единые критерии для оценки эффективности.

Используя управление проектами, организация может разделить рабочий процесс на отдельные части, контролировать расход бюджета, устанавливать дедлайны и отслеживать достигнутые результаты на каждом из этапов. После того, как работы по проекту будут завершены, можно оценить результаты, как по каждому процессу, так и в совокупности контексте конкретного проекта.

Основные этапы управления проектами

Так как управление является целым комплексом мероприятий, все действия разбивают на несколько этапов. Число и уровень сложности задач, а также последовательность их выполнения, напрямую зависит от особенностей конкретного проекта. Но независимо от специфики все проекты проходят несколько этапов развития.

Жизненный цикл или этапы управления проектами:

1. Инициирование проекта.

Инициация рассматривает первичное содержание проекта. В будущем информация может уточняться и дополняться в процессе работы. На первом этапе важно определить суть и основные цели проекта, собрать команду, выбрать руководителей, просчитать бюджет и доступные ресурсы. Чем сложнее и крупнее проект, тем больше времени следует уделить первому этапу.

2. Планирование проекта.

На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над проектом.

Основные шаги, которые важно выполнить:

• окончательно утвердить содержание проекта, его цели;
• определить список работ и их приоритетность;
• сформулировать критерии оценки эффективности;
• установить дедлайны;
• распределить финансирование;
• сформировать команду и назначить обязанности;
• организовать систему контроля.

3. Исполнение проекта.

На следующем этапе запускается выполнение всех задач по заранее подготовленному плану. Важно организовать работу команды, четко разъяснить каждому его задачи и функции, а также не забывать о мотивации для всех сотрудников.

4. Мониторинг.

Необходимо отслеживать и контролировать каждый этап работы, а не только финальный результат. Благодаря грамотной аналитике можно своевременно обнаружить ошибки и слабые места, оперативно их исправить и повысить эффективность. Контролировать работу лучше, используя автоматизированные системы со сквозной встроенной аналитикой и возможностью подготовки

отчетов.

5. Закрытие проекта.

Завершающий этап, когда рабочая команда передает результаты клиенту или запускают фазу нового проекта. Обратная связь от заказчика необходима, чтобы оценить работу организации в целом и сделать выводы, которые позволят повысить эффективность команды и избежать возможных ошибок в будущем.

Методы управления проектами

Для достижения целей проектного менеджмента и реализации поставленных задач управления проектами можно использовать разные методы с конкретным планом действий. Рассмотрим самые распространенные варианты:

1. Waterfall — метод каскадного управления проектами, основанный на последовательном и строгом соблюдении каждого этапа по предварительно подготовленному плану, например:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

Чем примечателен этот подход? Используя метод управления Waterfall, свести воздействие непредвиденных факторов на ход работ можно к минимуму, так как все шаги предварительно продуманы и зафиксированы. Если все требования к проекту заранее известны, а по ходу дела не придется вносить особые изменения, то можно выбирать метод Waterfall.

2. Agile — метод управления проектами, основанный на наборе гибких методик. Здесь отсутствует строгая последовательность, а главная ценность — качество продукта. Выбирают этот метод управления команды, которые готовы к любым доработкам и внесению изменений. Это может быть актуально в ИТ-сфере и работе над творческими проектами.

3. Scrum — частично это методология управления Agile, но процесс разделяют на короткие периоды или спринты. Все так же в приоритете результат и удовлетворение запроса клиента с его максимальным вовлечением в процесс. Каждый спринт сопровождается созданием какой-то части продукта, демонстрации результатов клиенту и тестированием. Получив обратную связь от заказчика, команда вносит корректировки, улучшает эффективность и переходит к следующему периоду.

4. Kanban — метод управления проектами, который также базируется на принципах Agile. Суть в том, что все обязанности равномерно распределяют между сотрудниками, чтобы избежать перегруза команды. При работе используется метод визуализации — используют обычные доски или специальные онлайн-сервисы, которые помогают наглядно видеть, какие поручения за кем закреплены, как идут работы, кто за что отвечает.

Какой из методов управления проектами выбрать — зависит от специфики бизнеса, а также конечных целей проекта. В любом случае упростить и автоматизировать выполнение многих заданий можно, используя специальные инструменты. Дальше рассказываем о платформе КСК.ИК и функционале, который позволяет эффективно решать задачи при использовании проектного менеджмента.

Инструменты

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для управления проектами — онлайн-продукт КСК.Service&Teamwork. Это новая разработка, полностью российское ПО, облачное решение, подходящее для коммуникации команды, как в офисе, так и в режиме удаленной работы.

Мы разработали продукт с логичной структурой и сделали 4 основных модуля, каждый из которых закрывает определенные потребности сотрудников:

1. Teamwork — модуль для работы с проектами любой сложности, управления качеством проекта и отдельными задачами. Предлагаются инструменты для совместной работы, опции для параллельного или последовательного выполнения задач, есть функции для сбора аналитики и отчетности.
2. Service — модуль для повышения качества услуг внутри компании, в частности автоматизации всех подразделений и улучшения работы их сервисов. Есть опции для настройки SLA, сбора аналитики, контроля сроков, подготовки отчетов.
3. Корпоративный портал — модуль для выстраивания единого информационного пространства для работы всех членов команды и получения актуальной информации по текущим проектам.
4. Аналитика — модуль с инструментами для контроля выполнения задач и подготовки отчетов по каждому проекту.

Используя КСК.Service&Teamwork, можно создать единое информационное пространство, предоставив сотрудникам необходимые инструменты для работы над задачами и свободной коммуникации в команде.

КСК.Service&Teamwork помогает экономить время, эффективно работать с задачами в порядке их приоритетности, дает возможность использовать одно хранилище для всех задач, файлов и обсуждений по проекту.