Управляющая система это руководство предприятия

Чтобы сделать компанию прибыльной, успешной и жизнеспособной — важно грамотно управлять всеми её подразделениями. Эту функцию выполняет система управления организацией. В неё входят инструменты, технологии и методы воздействия на ресурсы для получения запланированного результата. Управление предприятием обозначает направление его к поставленной цели путём максимального извлечения возможностей из существующих в его распоряжении ресурсов.

Эффективное управление организацией с помощью ЛидерТаск

Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Функции и элементы системы управления

Система управления организацией используется для разработки, принятия управленческих решений, доведения их до исполнителей и контроля их исполнения. В её функции входит:

• разработка миссии компании;
• распределение функций управления и производства;
• установка порядка взаимодействия сотрудников;
• рациональное распределение ресурсов;
• организация взаимодействия с внешней средой;
• внедрение мероприятий, направленных на модернизацию компании;
• инновационная деятельность;
• развитие компании.

Это сложное по устройству образование состоит из следующих элементов:

• органов или субъектов управления (должностей или управленческих подразделений);
• коммуникаций, обеспечивающих выполнение управленческих решений;
• комплекса методов, инструментов и технологий, регламентирующих модели поведения работников;
• правового обеспечения управления (в виде норм, установленных правил и полномочий);
• процесса управления (состоящего из коммуникаций и управленческих решений);
• технических условий.

В менеджменте выделяют пять групп процессов, охватывающих работу любого предприятия. Они являются объектами управления компании. К ним относят:

• Производство;
• Маркетинг;
• Финансы;
• Кадровый отдел;
• Учёт и анализ хозяйственной деятельности компании.

Организационную структуру управления формируют органы управления. Они объединяются между собой коммуникационными каналами. Методы, технологии, инструменты и процедуры, определяющие способы воздействия на исполнителей, образуют механизм управления. Систему управления считают организованной при определении её границ, состава элементов, структуры, схемы взаимодействия и функций каждого элемента.

Принципы функционирования системы управления

Система управления базируется на соблюдении следующих принципов:

• Разделение и специализация труда. Работникам выдаются задания, соответствующие их квалификации, опыту и знаниям.
• Гармоничное совмещение централизации и децентрализации в управлении. «Чистых» структур не бывает. Применение централизованного подхода с чётким подчинением одному центру управления, обеспечивает эффективную координацию всех структурных подразделений компании. Передача части полномочий и ответственности низшим звеньям делает управление гибким и адаптивным к внешним условиям.
• Научное и теоретическое подтверждение. Предполагает использование специальных методик и технологий для сохранения устойчивости компании при внедрении социально-экономических реформ.
• Планирование. Направлено на разработку основных и вспомогательных действий для обеспечения деятельности организации.
• Стабильный состав персонала. Соблюдение данного принципа помогает сократить расходы на наём, обучение, адаптацию новых сотрудников, поддерживать производительность на постоянном уровне.
• Стимулирование и мотивация персонала. Подбор грамотных методов стимулирования сотрудников положительно повлияет на качество их работы, улучшает их результативность, способствуя повышению прибыли.
• Развитие каждого работника и компании в целом. Данный принцип реализуется за счёт проведения семинаров, тренингов внутри компании и за её пределами. Квалифицированные, образованные сотрудники обладают лучшей эффективностью, открывая перед организацией новые перспективы развития.
• Демократичность. Стремление к взаимному благополучию. Сотрудники должны быть заинтересованы в повышении прибыльности компании, так как это приведёт к повышению их заработной платы и уровня жизни.

Ответственность за реализацию принципов управления в системе возлагается на менеджеров компании.

Структура системы управления организацией

Система управления организацией состоит из управляющей и управляемой подсистем. К управляющей части относят дирекцию, менеджеров, информационные элементы и службы, поддерживающие работу руководства. Иначе её называют административно-управленческим аппаратом. В её функции входит принятие управленческих решений на основе полученной информации. В управляемую часть входят подразделения, участвующие в производственном процессе и создании конечного продукта.

Система управления проходит следующие стадии:

• образование общей структурной схемы аппарата управления;
• разработку состава руководящих отделов с организацией связей между ними;
• доработку и организацию эффективной структуры управления.

При построении системы управления организацией формируются горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные связи устанавливаются между отделами на одном уровне управления. То есть не подчиняются друг другу. Вертикальные подразумевают подчинение нижестоящего элемента вышестоящему.

Организационные структуры делятся на группы:

• с вертикальным (иерархическим) типом управления;
• с горизонтальным или органическим типом управления.

Особенности вертикальной организационной структуры

Для успешного функционирования компании при вертикальном (иерархическом) типе управления необходимо соблюдение следующих условий:

• строгого подчинения низших звеньев структуры высшим;
• грамотного распределения обязанностей между сотрудниками;
• преобладания вертикальных связей;
• найма работников с высокой квалификацией.

Вертикальная структура управления строится по принципу пирамиды. Её подножие состоит из низших должностей. Чем выше должность – тем большими полномочиями и возможностями наделяется её обладатель.

Компаниями с иерархической структурой управляют генеральные директора, которым подчиняются их заместители по приоритетным направлениям. За ними следуют менеджеры среднего звена, низшего и потом – исполнители. В организациях с данным типом управления часто возникают проблемы с выполнением поручений из-за длинного пути информации от высших звеньев к низшим. В итоге, часто к исполнителям от руководства поступает искажённая или неполная информация.

Преимущества горизонтальной структуры управления

Данный тип управления характеризуется гибкостью и адаптивностью к изменяющимся внешним условиям. Подразумевает отказ от иерархии с построением горизонтальных связей между участниками рабочего процесса. За счёт устранения бюрократии в структуре управления компании значительно сокращается путь распоряжений от руководителя к исполнителям. Это позволяет сократить срок согласования и утверждения документов, выполнить поставленные задачи оперативно и качественно.

Для эффективного существования такой структуры важно привлечение инициативных и креативных исполнителей. Они должны взаимодействовать друг с другом на высоком уровне. Иногда достичь этого весьма проблематично, особенно, если участники структуры имеют противоположные взгляды на решение задач.

Чем более разнообразна деятельность компании, тем более сложную организационную структуру управления она имеет. Исходя из её типа, применяют соответствующие методы управления.

Методы управления организацией

По характеру воздействия на объекты методы управления бывают:

• Организационно-административными (прямыми или косвенными). Прямые методы управления выражаются в виде предписаний, указывающих работнику последовательность выполнения работы. Косвенные методы реализуются в виде целей и мотивации сотрудников.
• Экономическими. К ним относят:
  • прямой экономический расчёт, выполняющийся высшими органами управления;
  • хозяйственный или коммерческий расчёт, обеспечивающий прибыльность организации;
  • планово-экономические и нормативные показатели и способы их достижения;
  • анализ хозяйственной деятельности, предполагающий просчёт возможных рисков и рассмотрение возможных вариантов развития компании;
  • ценообразование, соответствующее ситуации на рынке;
  • финансирование, кредитование, направленные на определение источников развития предприятия;
  • экономическое стимулирование, учитывающее интересы персонала.
  • Отдельно рассматривают экономико-математические методы, включающие теорию игр, математическое программирование и другие способы управления деятельностью компании.
• Социально-психологическими. Это комплекс инструментов, воздействующих на отношения внутри коллектива. Данные методы управления направлены на поддержание «здорового» микроклимата в команде, создания каждому сотруднику комфортных условий для работы. К ним относят:
  • социальное развитие;
  • убеждение;
  • критику и самокритику;
  • совещания;
  • соревнования внутри коллектива;
  • корпоративные обычаи.
• Самоуправленческими. Характеризуется свободой выбора в принятии решений и их обязательным исполнением всеми участниками рабочего процесса. Вопросы, касающиеся хозяйственной деятельности компании, решаются на совместных совещаниях.

По степени вовлечения в процесс методы управления бывают системными и ручными. В системных процессах прямое управленческое воздействие сведено к минимуму. Их участники в своей работе руководствуются установленными правилами. Им не нужны дополнительные указания или другие способы стимуляции. Правила устанавливаются законами, нормативными актами или стандартами, разработанными в компании. Ручное управление характеризуется прямым участием руководящего звена в координации действий подчинённых. Без его указаний исполнители не могут выполнять какую-либо работу. Данный метод управления считается неэффективным, так как полностью лишает сотрудников инициативности и ответственности за свои поступки. Поэтому к нему прибегают в исключительных случаях.

От выбора методов управления зависит тип функционирования и поведения работников. Он может быть:

• Вынужденным. Характеризуется исполнением обязанностей при постоянном «давлении» сверху. Сопровождается формированием чувства зависимости и неприязнью к руководству.
• Пассивным. Когда сотрудники не проявляют инициативы, действуя исключительно по приказам высшего менеджмента.
• Осознанным. Когда все члены команды принимают участие в постановке и решении задач.

Модели систем управления

На основании принципов и специфики деятельности компании разрабатываются модели управления организацией. В настоящее время в практических условиях применяются две модели:

• управления целями;
• управления изменениями.

Управление целями подразумевает организацию деятельности компании путём постановки промежуточных целей. Такая модель используется в организациях, не имеющих чёткой формулировки конечных задач. Поэтому им приходится передвигаться от одного этапа к другому, из-за чего может происходить периодическое колебание от одного направления деятельности к другому. Данная модель свидетельствует о неэффективной деятельности системы управления компании.

Управление изменениями подразумевает наличие одной постоянной цели, на пути реализации которой выполняются промежуточные задачи. В этом случае все цели остаются неизменными. Совершенствуются только стандарты и технологии управляющих процессов.

Эффективность приложения ЛидерТаск в управлении организацией

Для повышения качества организации управленческих процессов применяются специальные электронные приложения. Например, отечественная программа ЛидерТаск. Это современный, функциональный программный продукт, предназначенный для решения любых вопросов, касающихся организации и повышения эффективности управления компанией.

В приложении ЛидерТаск присутствуют следующие полезные функции:

• Создание поручений подчинённым и контроль их исполнения.
• Делегирование задач.
• Проектное и индивидуальное планирование.
• Организация группового сотрудничества.
• Хранение корпоративной информации с централизованным доступом для работников.
• Эффективное ведение клиентской базы.
• Оценка деятельности сотрудников.

Программа работает на всех цифровых платформах. Располагает всеми возможностями для организации управления компаниями в офисе и удалённом режиме. Подходит для индивидуального и командного использования.

Заключение

Об эффективности системы управления компании свидетельствует баланс централизации и децентрализации власти, способность адаптироваться к внешним условиям. Работа таких предприятий ориентирована не на личные нужды, а на потребности и интересы потребителя.

Для оптимизации систем управления применяют различные методики. Примеры из практики доказывают, что лучший эффект в управлении достигается при применении комплексного подхода совместно с автоматизацией управляющих процессов.

Одним из способов повышения эффективности управления компанией является использование подхода по теории ограничений, не требующего единовременной модернизации системы. Для этого концентрируются на отдельных участках работы. На каждом из них имеются «слабое место», препятствующее выполнению поставленных задач. Определяют способы его устранения. Избавляются от него. После решения выявленной проблемы находят следующий «ограничитель», мешающий нормальному развитию компании. Таким образом, постепенно улучшают систему, не прибегая к кардинальным мерам.

Понятие управленческого анализа

Управленческий анализ – непрерывный, целенаправленный социально-экономический и организационно-технический процесс, который осуществляется при помощи различных методов и технических средств с целью достижения поставленных задач.

Основной целью системы управления является обеспечение условий, которые нужны для реализации поставленных целей, где ключевое место отводится экономическим методам целенаправленного влияния на объект управления.

В самой системе управления выделяют управляющую и управляемую системы.

Управляющая система – это совокупность органов, средств, инструментов и методов управления.

Управляемая система – это производственно-коммерческий процесс.

Управляющая и управляемая системы тесно взаимосвязаны между собой и образуют между собой замкнутый контур управления. В этой связи, управление можно рассматривать как процесс влияния органов управления на материальное производство с применением конкретных методов.

Таким образом, можно сделать вывод, что собственно управления является информационным процессом, который, чаще всего, не меняется по структуре операций. Выделяют следующие операции:

• Получение, обработка, хранение информации.
• Выработка управляющего решения.
• Передача управляющего воздействия на объект.
• Контроль исполнения.
• Анализ результатов влияния принятого решения.

Управленческий процесс делится на основные и обслуживающие функции.

Функция планирования состоит из долгосрочного, текущего и оперативного планирования. Надо отметить, что выполнение всех видов работ происходит этапами, которые взаимосвязаны между собой: оценка внешней ситуации; выявление спроса на продукцию; создание системы связей и формирования потоков информации для планирования; постановка основных целей и задач; разработка общих планов на длительный период, а также текущих планов. Оперативное планирование дополняет текущее планирование и тесно связано с разработкой планов на короткие промежутки времени.

Функция организации обеспечивает формирование пространственно-временных отклонений, пропорций в использовании материально-вещественных элементов производства и труда.

Функция контроля, следующая за учётом, состоит из регулярного и периодического контроля, который даёт возможность определить и отделить некоторые данные, отражающие выполнение плановых заданий, нормативов и отклонений от них.

Регулирование – это функция управляющей системы, которая способна обеспечить направление деятельности объекта управления согласно плану.

Её суть определяется коррекцией, благодаря которой устраняются случайные отклонения системы. В зависимости от объектов выделяют регулирование запасов, затрат на производство, а также календарных планов.

Функция учёта обеспечивает отражение результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия, предоставляет данные о состоянии объекта управления за конкретный период и включает бухгалтерский, статистический и оперативный учёт. Бухгалтер обязан:

• Организовывать и вести учёт, планирование и контроль.
• Вести внутреннюю и внешнюю отчётность, оценку и консалтинг.
• Работать с налогами.
• Вести учёт и контролировать активы.
• Давать экономическую оценку и глубоко анализировать материальное положение компании.

Бухгалтер должен знать потребность руководителей разных уровней, улучшать технику учётной работы для того, чтобы иметь возможность в полной мере способствовать решению проблем управления.

Управленческий анализ как функция управляющей системы

Управленческий анализ в качестве функции управляющей системы состоит из оценки внутренних и внешних факторов создавшейся ситуации, общих тенденций развития экономических процессов, возможных резервов повышения эффективности производства. Кроме того, управленческий анализ предполагает оценку степени напряжённости и выполнения плана по всем видам показателей, а также исследование хода оперативного выполнения плана, возмущающих причин и способов их устранения.

Управленческий анализ основывается на данных учёта, которые позволяют составить базу обоснованного планирования, предваряет планирование, завершает выполнение плана и осуществляется в процессе его оперативной реализации.

Анализ взаимосвязан с учётом и контролем. Учёт предоставляет информацию о состоянии объекта управления. Контроль основывается на сопоставлении учётной информации с нормативной, подразумевает проведение ревизии, а также административные санкции. В случае, когда контроль устанавливает только факт самого отклонения, то задача анализа заключается в использовании данных, которые копятся посредством учёта и контроля. Таким образом обязательны к изучению:

• Закономерности отклонений, их стабильность.
• Факторы, которые вызывают их конкретные причины.
• Размер возможных резервов при устранении возмущающих влияний.
• Возможные пути реализации резервов.
• Эффективность резервов
• Перспективы развития.

Задачи управленческого анализа

Необходимо понимать, что задачи управленческого анализа гораздо шире, нежели задачи контролирующих функций.

Управленческий анализ – это важный элемент системы управления, который обеспечивает управленческий аппарат организации, предприятия информацией, нужной для управления и контроля за деятельностью организации и способствующей управленческому аппарату в выполнении его функций.

Сам по себе анализ является содержательной стороной процесса управления организацией. Он выступает в качестве инструмента подготовки управленческого решения.

Оптимальный вид принимаемых решений с области управления целиком зависит от развития политики разных направлений деятельности предприятия. К ним относят:

• Качество управленческого анализа.
• Разработку учётной и налоговой политики.
• Определение направлений кредитной политики.
• Качество управления оборотными средствами, кредиторской и дебиторской задолженностью.
• Анализа управления затратами, в том числе выбора амортизационной политики.

Выработка управленческого решения выступает одной из важнейших задач процесса управления предприятием. Примечательно, что именно управленческий анализ в процессе управления играет роль элемента обратной связи между управляющей и управляемой системами.

Задача управляющего органа состоит в том, чтобы передать командную информацию на объект управления, который посредством изменения собственного состояния, с помощью обратной связи сообщит управляющему органу о результатах выполнения команды и о своём новом состоянии.

Обратная связь отражает, какое влияние оказали на производственно-хозяйственный процесс конкретные управленческие решения, что даёт возможность реализовывать поиск альтернативных решений, менять направления и методы работы. Обратная связь включает в себя набор технических приёмов и взаимоотношения людей.

Иерархия обратной связи в управленческом анализе строится по принципу принятия оперативных управленческих решений на низших уровнях по максимуму имеющихся данных.

Определяя роль управленческого анализа в процессе управления организацией, необходимо установить следующие факторы. Отметим, что анализ:

• Даёт возможность установить ключевые закономерности развития предприятия, определить внутренние и внешние факторы, стабильный или случайный характер отклонений и выступает в качестве инструмента обоснованного планирования.
• Помогает улучшать эффективность использования ресурсов, выявляя неиспользованные возможности, указывая курс поиска резервов и методы их реализации.
• Способствует воспитанию коллектива организации в духе бережливости и экономии.
• Оказывает влияние на совершенствование механизма самоокупаемости предприятия, в том числе самой системы управления, выявляя её недостатки, показывая пути решения к наиболее эффективной организации управления.

На основе временного аспекта, в управленческом анализе выделяют предварительный, текущий, последующий и перспективный виды. Все эти виды необходимы для принятия управленческих решений конкретными менеджерами на определённых этапах деятельности предприятия.

Необходимо отметить, что управленческий анализ сокращает неопределённость исходной ситуации и риск, который имеет отношение к выбору верного решения.

Основные фазы принятия решений

В ходе поиска решений выделяют четыре основные фазы:

1. Изучение исходного положения, сбор и передача информации о фактическом состоянии объекта управления. Этот аспект крайне важен для аналитической работы органов управления, что даёт возможность определить современные и будущие условия, созданные для объекта управления в настоящий момент, более того, их можно сравнить с общими целями для формулировки основных проблем решений.
2. Обработка информации, подготовка и принятие решений. Осуществляется всесторонняя обработка информации, сопоставление, определение причин, а также разрабатываются альтернативные варианты и продумываются возможные критерии. Реализуется разработка проектов, их технико-экономическое обоснование, определение общих целей и задач с учётом имеющихся ресурсов.

Задача экономического анализа на этом этапе заключается в определении лучшего варианта.

1. Организация и осуществление решений, выдача команд объекту управления с целью устранить выявленные отклонения.
2. Расчёт и контроль осуществления решений. Происходит анализ эффективности решений. Необходимо отметить, что важнейшим видом решений выступает план, в этой связи экономический анализ представляет собой инструмент обоснования планов, выбора вариантов, оценки степени их выполнения и факторов, которые оказывают влияние на отклонение от плана.

Выделяют несколько уровней принятия решения, что соответствует распределению аналитической информации по этим уровням. Каждый уровень системы предполагает принятие соответствующего решения согласно имеющейся информации и производственной необходимости.

Укрупнённая модель системы аналитического обеспечения включает в себя блоки, соответствующих объектам управления и процессам производственно-хозяйственной деятельности.

Производственно-хозяйственная деятельность – это наложение процессов на ресурсы.

В качестве входы выступают материально-вещественные потоки, которые, проходят через процессы, в том числе производственный процесс, а выходят в качестве результатов, таким образом, завершается старый и начинается новый цикл процессов.

В управляющей и в управляемой системах выделяются блоки информации согласно объектам управления.

В качестве объектов управления выступают ресурсы и результаты. К первым относятся средства труда, предметы труда, труд и заработная плата, а также финансовые ресурсы, а ко вторым – продукт труда, затраты, прибыль, финансовые операции.

Состав объектов управления

Объекты управления состоят из следующих факторов.

• Ресурсов производства.
  • Средств труда.
  • Предметов труда.
  • Трудовых ресурсов.
  • Финансовых ресурсов.

В свою очередь, средства труда состоят из:

• Зданий, любой направленности: производственных, жилых и пр.
• Сооружений и придаточных устройств.
• Силовых машин и оборудования.
• Рабочих машин.
• Транспортных средств.
• Измерительных приборов.
• Инструментов и приспособлений.

В качестве предметов труда выступает топливо, энергия, сырьё и материалы, запасные части для ремонта, тара, а также малоценные и быстроизнашивающиеся комплектующие и покупные полуфабрикаты.

К трудовым ресурсам необходимо отнести численность сотрудников предприятия по категориям, возрасту, образованию, уровню квалификации; движение численности сотрудников; рабочее время и его потери; производительность труда в разных измерениях; фонд заработной платы и его состав по всем возможным категориям, а также состав заработной платы, её уровень и размер.

В качестве финансовых ресурсов рассматриваются денежная численность в кассе, на расчётном счёте и в других расчётах; дебиторская, кредиторская задолженность и другие денежные средства.

К результатам производственно-хозяйственной деятельности можно отнести следующие:

• Продукт труда.
• Показатели эффективности производства.
• Финансовые показатели.

Продукт труда представляет собой готовую продукцию и работу промышленного характера на сторону; готовая продукция равная готовым изделиям; запасные части, кооперированные поставки, которые могут отпускаться за пределы основной деятельности, а также полуфабрикаты и продукция вспомогательных цехов на сторону.

К показателям эффективности производства можно отнести себестоимость продукции, прибыль и рентабельность.

Финансовые операции представляют собой цикл операций, которые завершают использование ресурсов на всех стадиях кругооборота. Таковыми считаются формирование собственных оборотных средств, использование заёмных средств, кредиторская задолженность, формирование разного рода резервов, а также амортизационные отчисления и целевое финансирование.

К процессам производственно-хозяйственной деятельности относятся:

• Снабжение.
• Производство.
• Продажа.
• Распределение.

Снабжение берёт начало с покупок материальных ценностей и заканчивается поступлением их в производство. Производство состоит из всех операций, которые начинаются с момента поступления материала в производство и заканчивается поступлением готовой продукции на склад предприятия. Начало продажи считается от момента отгрузки готовой продукции и заканчивается поступлением выручки на расчётный счёт предприятия, которая, в свою очередь, обеспечивает возмещение затрат и формирование чистого дохода. Распределение начинается с момента поступления выручки и оканчивается формированием предпосылок для возобновления процесса производства, которые отражаются посредством распределения некоторой доли выручки от реализации на возмещение материальных затрат и восстановление производственных запасов, что позволяет начать новый цикл снабжения.

Управление персоналом – это один из самых сложных элементов регулирования в организации. Ведь сотрудники имеют свой потенциал, свои интересы, эмоции, умение самостоятельно принимать решения или критиковать приказы руководства. Поэтому невозможно предугадать реакцию на применение управленческих решений.

Чтобы существование организации было длительным и поставленные перед ней цели достилались, необходимо создать правильную систему управления.

Система – это упорядоченность всех составляющих и объединение их в единое целое для достижения общей цели. Другими словами, это упорядоченность и подчиненность главной задаче.

Управление включает в себя функции: планирование, мотивацию, организацию и контроль. С их помощью и достигается выполнение поставленных задач.

Системы управления – это упорядоченные процессы планирования, организации, мотивации, контроля. Они направлены на выполнение задач производства и достижение главной цели существования организации.

Составляющие системы управления

Система управления организацией включает в себя все происходящие процессы, а также все службы, подсистемы, коммуникации предприятия. Коллектив на предприятии можно разделить на две группы. Первая — управляемая, вторая — управляющая.

Рассмотрим их. В управляемую группу входят элементы, которые задействованы в процессе создания материальных и духовных благ или оказания услуг. Это подчиненные. Управляющая группа осуществляет все функции, необходимые для выполнения поставленных перед организацией задач, для этого она должна обладать необходимыми ресурсами: материальными, трудовыми, финансовыми. Она координирует работу всех сотрудников и владеет всеми техническими средствами, например, такими, как связь, техника, также отвечает за работу производства и процесс дальнейшего совершенствования организации. Это руководители.

В зависимости от структуры организации и количества подчиненных, руководителей может быть несколько, при этом они все подчиняются одному главному менеджеру.

Выделяют такие этапы управляющей подсистемы:

• планирование – показывает, какого результата можно достичь;
• регулирование – поддержание оптимального установленного режима работы;
• маркетинг;
• учет;
• контроль.

Системы управления – это системы, объединяющие в себе все указанные составляющие для достижения высшей цели организации.

Субъект и объект

Любая концепция имеет свой субъект и объект. Рассмотрим, какие они у системы управления персоналом.

К объектам относятся:

• работники;
• служащие;
• группы сотрудников;
• трудовой коллектив.

Субъект системы управления представлен различными структурами управленческого персонала.

Виды руководства

Координирование работы в организации может происходить в четырех формах:

• Линейной, когда каждый нижестоящий руководитель подчинен вышестоящему. Их действия согласованы и направлены на выполнение конкретных целей. Чаще используется для низших уровней организации.
• Функциональной. Существует несколько групп органов руководства, при этом каждый отвечает за какой-то конкретный вид деятельности. Например, один – за планирование, другой – за техническую базу. Однако бывают сложности, когда к работникам «спускается» несколько разных задач и требуется их быстрое выполнение. Идеальный вариант существования такой системы — в комплексе с линейной.
• Линейно-штабной. При линейных руководителях создаются штабы. При этом никаких решений они не принимают, а только советуют, направляют сотрудников. Они созданы для уменьшения и распределения обязанностей линейного руководителя.
• Матричной. Управление происходит и по горизонтали, и по вертикали. Такие структуры применяются для управления на стройках, где каждый комплекс разбит на узлы, которые имеют своего руководителя.

Пример структуры координирования на предприятии

Рассмотрим пример системы управления цехом на производстве.

Цех – одно из главных звеньев, отвечающих за функционирование всего производства. Для достижения целей организации необходимо создать правильную систему управления.

В цеху директор назначает начальника и его заместителей, которые должны организовать выполнение полученных от высшего руководителя заданий. При этом руководитель цеха должен сам контролировать отношение персонала к производственным ресурсам. Возможен вариант, когда эта функция поручается специально назначенному работнику. Так, например, контролируются расход сырья, соблюдение правил безопасности и санитарного содержания цеха.

Структура координирования включает в себя наличие бригадиров, которые получают задания от мастера и распределяют его между рабочими. Также они организовывают их выполнение, осуществляют профессиональную помощь, при необходимости помогают мастеру осуществлять контроль.

Управление современным предприятием

В нынешних условиях координирование работы персонала требует особого мастерства от руководителя. К этому приводят нестабильная экономическая ситуация, конкуренция. Поэтому, создавая современные системы управления, менеджер должен знать принципы их построения.

Чтобы предприятие функционировало и развивалось, выпускаемая им продукция должна быть конкурентноспособной. Это во многом зависит от того, какая будет выбрана стратегия управления. Для предприятия она должна быть уникальной – это основной признак успешного существования.

Чтобы компания существовала долго и приносила прибыль, продукция должна выдерживать конкуренцию. Для повышения качества надо:

• Иметь необходимые ресурсы: сырье, материал, комплектующие.
• Совершенствовать производственные линии: обновлять оборудование, добиваясь повышения качества выпускаемой продукции.
• Периодически повышать квалификацию персонала.
• Реализовать выпускаемую продукцию.

Первое, с чего должен начать профессиональный менеджер, – это провести развитие систем управления, сделать анализ предприятия, рассмотреть, каких элементов не хватает для достижения цели, и выяснить, как их достичь. Разрабатывая стратегию развития надо учитывать:

• долговременные цели развития предприятия;
• ресурсы;
• технологии;
• систему управления.

То есть для достижения своих целей предприятию надо обладать всеми необходимыми ресурсами, качественными технологиями, которые будут эти ресурсы обрабатывать, и грамотно построенной системой управления.

При этом стратегия должна быть не монолитной, а уметь видоизменяться в зависимости от внешних и внутренних факторов. И задание системы управления – это контроль и своевременное внесение поправок в стратегические цели организации.

Таким образом, эффективное руководство современным предприятием должно быть мобильным и зависеть от окружающих факторов.

Виды систем управления

Системы менеджмента — это такие области управленческой деятельности, которые связаны с решением конкретных задач, направлены на успешное функционирование предприятия.

Выделяют две основные категории:

• общая — управление компанией в целом;
• функциональная – руководство определенными звеньями компании.

Система управления – это комплексное сотрудничество общего и функционального видов для достижения поставленных целей.

Существует несколько форм систем управления, рассмотрим некоторые из них:

• стратегическое планирование;
• управление: менеджерами компании, служащими, внутренней и внешней коммуникацией, производством;
• консультирование.

При таких видах руководства перед предприятием сначала ставятся стратегические цели, для достижения которых надо уметь координировать работу менеджеров. Это позволяет добиться усовершенствования структуры управления. Координация работы служащих позволяет направить их деятельность в правильное русло. При этом существует взаимодействие компании с внешней средой: поставщиками, клиентами, работниками.

Виды систем управления также определяются объектами управления и различаются по содержанию. Например, по содержанию можно выделить такие:

• нормативный;
• стратегический;
• оперативный.

Каждым из этих видов управления решаются только ему свойственные задания.

Системе координирования надо совмещать все положительные моменты, с которыми будет легче развиваться организации. Тогда поставленная стратегическая цель будет достигнута.

Проектирование систем управления происходит с учетом демократического централизма, гармоничного сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, творческого потенциала сотрудников.

Принципы построения руководства

Создание систем управления должно опираться на такие основные принципы:

• оптимальное разделение структуры организации на отдельные элементы;
• иерархичное строение с правильным распределением полномочий;
• органичная взаимосвязь всех уровней организации;
• расположение целей в порядке важности;
• согласованность звеньев структуры при выполнении поставленных задач;
• оперативность принятия управленческих решений, если возникает такая необходимость;
• все этапы жизненных циклов продукции, иерархичность структуры, различные мероприятия по управлению должны существовать в комплексе;
• систематичность — все работы по управлению выполняются постоянно и действуют длительный срок;
• нужно перенимать опыт успешных производств зарубежных компаний;
• следует использовать в системе управления зарекомендовавшие себя научные методы;
• автономность подсистем;
• экономические функции – при проектировании закладывать снижение затрат на управление;
• перспективность развития;
• обсуждение управленческих решений и выбор лучшего;
• устойчивость и способность выживать в условиях конкурентности;
• создать комфортные условия труда, чтобы сотрудники могли полностью выкладываться на работе;
• правильно распределять трудовые затраты на выполнение конкретных задач производства;
• приспособляемость системы организации к внешним и внутренним изменениям;
• замкнутость управленческого процесса.

Выполнение принятого решения должно пройти все стадии: планирование, организация, координация, контроль.

Важно: управленческое решение должно быть внятным и доходчивым, необходимо проконтролировать, что служащий понял его правильно. Это избавит работника от лишних движений и направит весь его потенциал на выполнение конкретной задачи.

Рассмотрим системы и технологии управления.

Технологии руководства персоналом

Технология управления – это инструмент, с помощью которого происходит руководство персоналом. К ним относятся средства, цели, способы, с помощью которых происходит воздействие на сотрудников с цель направления их к выполнению необходимых заданий.

Системы и технологии управления персоналом занимаются:

• организацией набора персонала;
• оценкой квалификации сотрудников;
• их обучением;
• продвижением по карьерной лестнице;
• управлением и разрешением конфликтных ситуаций;
• социальным развитием персонала;
• управлением безопасностью персонала.

Использование этих принципов зависит также и от формы собственности предприятия, стиля деятельности.

Разработка систем управления проводится с учетом профессионализма и компетентности специалистов, которые работают в сфере кадрового менеджмента.

Функции менеджера

Чтобы внедрение систем управления прошло легко и было принято сотрудниками, управляющий должен выполнять такие основные функции:

• Планирование.

Менеджер непрерывно планирует решения, которые необходимы для достижения главной цели предприятия. При изменении цели решения тоже должны своевременно меняться. Планирование направляет развитие организации в нужном направлении и прогнозирует задачи, которые необходимо выполнить сотрудникам.

• Организация.

Для лучшего достижения поставленных перед компанией целей, планов, работа коллектива происходит организованно, при этом она правильно распределена по вертикали и горизонтали. Каждый занимается решением конкретно своих задач, сотрудничая с остальными работниками.

• Мотивация.

Для стимулирования рабочих к лучшему выполнению своих обязанностей менеджеры используют мотивацию. Она может быть двух видов: внешняя и внутренняя (психологическая).

Внешняя – включает в себя получение материальных благ: премий, бонусов, а психологическая – моральное поощрение, улучшение рабочего места, отношений в коллективе.

• Контроль.

Чтобы выполнение задач происходило качественно, непосредственный руководитель должен осуществлять наблюдение.

Контроль включает в себя:

• отслеживание запланированного;
• проверка промежуточных результатов;
• сравнение полученных результатов с запланированными;
• корректировка обнаруженных несовпадений и отклонений от прогнозируемых.

Действие этих четырех функций должно осуществляться в комплексе.

Заключение

Таким образом, системы управления – это упорядоченность основных принципов построения, функционирования и контроля развития организации. Делается это с целью выполнения поставленных перед компанией задач. Проектирование и внедрение систем управления имеют большое значение в успешном развитии предприятия. Без правильно построенного руководства существование и развитие предприятия будет невозможным.

Как
уже было сказано выше, организация
представляет собой частный (социальный)
случай системы – совокупности
взаимосвязанных элементов, формирующих
новое единое целое.

Организация
как система в общем виде состоит из двух
основных частей — управляющей системы
(субъект управления) и управляемой
системы (объект управления).

Управляющая
система организации – совокупность
элементов организации, осуществляющих
управленческую деятельность внутри
организации для реализации миссии,
достижения поставленных целей, обеспечения
ее деятельности через осуществление
принятия и реализации управленческих
решений.

У
правляемая
система организации – совокупность
элементов организации, осуществляющая
деятельность внутри организации,
определяемую управляющей системой

организации.

Рис.
1. Модель взаимодействия управляющей и
управляемой системы в организации.

Очевидно,
что иногда управляющая и управляемая
система пересекаются так сильно, что в

организации
нельзя провести четкую границу между
субъектом и объектом управления. В этом
случае, в частности, появляется
самоуправление в организации.

Самоуправление
в организации – деятельность лиц и
структурных подразделений данной
организации по самостоятельному
осуществлению управленческих и иных
функций.

15)) Организация как открытая система

Организация
как открытая система находится в
двустороннем постоянном взаимодействии
с окружающей средой. Она забирает из
внешней среды ряд видов ресурсов,
перерабатывает и поставляет их обратно
в виде товаров и услуг. Деятельность
организации представляет собой
согласованный во времени поток различных
ресурсов (запасы, деньги, люди, информация).
Они движутся не в одном направлении, а
образуют контур с положительными и
отрицательными обратными связями.
Открытость организации как системы
обусловлена двумя причинами: 1) непрерывное
выживание организации зависит от её
способности обеспечить поступление
ресурсов из внешней среды, которое
возмещает ресурсы, потребленные в
процессе переработки; 2) непрерывное
поддержание организацией своего
социального статуса. Последнее требование
обусловлено тем, что в дополнение к
своим товарам и услугам организация
оказывает побочное воздействие на
окружающую среду и общество, например,
загрязнение атмосферы, забастовки
рабочих и организованные протесты
различных групп потребителей.

Внутри
организации в общем случае имеется две
подсистемы: 1) материально обеспечивающая
подсистема, которая занята переработкой
поступающих ресурсов в товары и услуги;
2) управляющая подсистема, задача которой
состоит в руководстве и контроле за
деятельностью организации.

В
то время как материально обеспечивающая
подсистема обычно имеет дело с различным
набором ресурсов (физические материалы,
деньги, информация и людские ресурсы),
рабочим материалом подсистемы управления
является только информация, которая
может значительно отличаться от
информации, используемой материальной
подсистемой.

ПРОБЛЕМА
есть разница между существующей и
желаемой системами или ситуациями.
Решение проблемы есть то, что заполняет
промежуток между существующей и желаемой
системами или ситуациями.

Применение
системного анализа на практике может
происходить в двух направлениях: когда
исходным пунктом является появление
новой проблемы и когда исходным пунктом
является новая возможность, найденная
вне непосредственной связи с данным
кругом проблем. Использование новой
возможности имеет также две ситуации
— наличие и отсутствие актуальных
проблем нуждающихся для своего разрешения
в такой возможности. Применение
возможности в отсутствии проблем может
привести, как минимум, бесполезную
растрату ресурсов. Реализация возможностей
при наличии проблем, но игнорирующая
эти проблемы, превращающаяся в самоцель,
может способствовать обострению
существующей проблемы и появлению
новых, формированию оппортунистических
издержек производства, обращения и
стратегических (opportunity — возможность).
Развитие как социально-экономических
систем, так и науки и техники приводит
к неограниченному росту новых возможностей
социальных и технологических изменений.
Отсутствие проблемно-ориентированного
подхода и каких-либо объективных
критериев оценки результатов использования
возможностей и ответственности за них
приводит к снижению эффективности, как
подсистем, так и разрушению существующих
систем.

Рассматривая
решение проблемы как перевод системы
из существующего состояния в планируемое
(желательное) можно выделить три подхода:
проблемы могут быть решены, разрешены
или устранены. Решить проблему при этом
означает найти средство, которое
действует достаточно хорошо, которое
удовлетворяет. Разрешить проблему
означает найти средство, которое
действует настолько хорошо, насколько
вообще возможно, которое оптимизирует.
Устранить проблему означает таким
образом перестроить соответствующую
систему или её окружение, что проблема
ликвидируется, снимается.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

 
Привести компанию к успеху ― задача не из простых. Она требует системного подхода и внимания к деталям. Без базовой теоретической подготовки невозможно организовать процессы взаимодействия внутри корпорации так, чтобы они способствовали развитию бизнеса. Именно поэтому мы решили поговорить о таком фундаментальном понятии, как основы системы управления организацией. Из этой статьи вы узнаете, что из себя представляет данный комплекс, из каких элементов он состоит и какие функции выполняет. Здесь же поговорим о том, какие принципы нужно учитывать при формировании руководящего аппарата. В статье будут рассмотрены базовые правила менеджмента, которые помогут ответить на вопрос, как выстроить систему управления в компании и сделать ее максимально эффективной.

Сущность и функции системы управления

Система управления организацией ― это совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, работающих на обеспечение жизнеспособности компании. Она представляет собой довольно сложный механизм, который направляет хозяйствующий субъект к достижению поставленных целей и стратегических задач. Если управление предприятием ― это непрерывный процесс влияния на все составные элементы компании с целью извлечения максимальной пользы из имеющихся у нее ресурсов, то система управления представляет собой набор методов и инструментов, с помощью которых данный процесс осуществляется.

Чтобы лучше понять сущность рассматриваемого нами предмета, поговорим о его составных частях. Начнем описание с перечисления субъектов управления. Их роль выполняют представители руководящего звена:

 
Объектами системы управления в компании выступают те элементы, деятельность которых подчинена вышестоящим структурам:

 
Эти штатные единицы непосредственно участвуют в производственном процессе, но решений, влияющих на управление хозяйственной деятельностью организации и развитие бизнеса не принимают. Они обладают ограниченным спектром полномочий, который определяет обязанности каждого сотрудника.

Как видим, архитектура комплекса управления состоит из двух подсистем:

 
Однако не стоит думать, что ее воздействие направлено только на сотрудников, а цель функционирования сводится лишь к повышению производительности труда. Эффективность работы хозяйствующего субъекта зависит от того, насколько успешно выстроены принципы процесса оперативного управления внутри разных взаимосвязанных частей:

 
Все эти элементы также входят в общий состав системы управления предприятием, которую нужно рассматривать как совокупность служб и каналов коммуникации, обеспечивающих заданное функционирование и стабильное развитие.

Как видим, изучаемая нами структура обладает сложным строением. Она объединяет в себе методы, технологии, процедуры, принципы и органы управления компанией. Концепция менеджмента считается организованной, если определены следующие значимые условия:

 
Структурно сформированная и отлаженная система управления компанией способствует стабильному развитию бизнеса, так как с успехом справляется с выполнением следующих значимые функций.

 
Осуществление всех этих функций управления предполагает совершение целого набора согласованных действий, которые и приводят к достижению поставленной перед компанией цели.

Задачи управления в организации

Основатели теории менеджмента по-разному формулируют задачи управления организацией. Наиболее четко их обозначил Г. Файоль, включив в свой список следующие потребности.

 
Эти задачи, составляющие основу механизма управления, были сформулированы еще в XX столетии. С тех пор многое в производственной деятельности изменилось. Настоящая научная революция, произошедшая в естественных дисциплинах, высокий темп технического прогресса и повсеместная цифровизация повлияли на принципы организации эффективного управления. Сегодня методики принятия системно значимых решений активно меняются, модернизируются и средства мониторинга их исполнения. Появился новый формат работы ― так называемая удаленка, а вместе с ней пришла и своя система контроля сотрудников. Наряду с этим, скорректировались принципы управления финансами, что в основном связано с внедрением электронных способов взаиморасчетов. Сформировалось понятие, как тайм-менеджмент, которое диктует свои принципы распределения ресурсов. Поэтому классический список задач управления хозяйственной деятельностью компании можно дополнить следующими актуальными на сегодня потребностями.

 
Список тактических целей может корректироваться и расширяться. Он формируется под влиянием таких характеристик, как масштаб компании, специфика ее работы, особенности внешней среды, в которой приходится функционировать. Не зря современный менеджмент называют искусством управления, сравнивая его со сложной комбинационной игрой, требующей от участников гибкости, открытости и доступа к новейшим средствам коммуникации.

Типы современных систем управления

В вопросах организации концепции менеджмента руководители все реже ориентируются на теоретические постулаты, а все чаще внедряют собственные механизмы управления, основанные на актуальных рыночных реалиях и опыте других игроков. Однако та модель, которая хорошо работает в одной компании, при внедрении в другой может давать сбои. Поэтому используемые организационные структуры могут отличаться, а выбор оптимальной схемы и порядка управления остается индивидуальным решением. Как правило, оно базируется на следующих факторах.

 
В России даже внутри одного экономического сектора не существует универсальных подходов, что связано с географическими характеристиками страны. Огромное количество регионов с разными климатическими, социально-демографическими и культурными особенностями обязывает бизнес подстраиваться под конъюнктуру, отказываясь от типовых схем организации управления. Но мы можем выделить несколько ключевых моделей, которые входят в основу современного менеджмента.

 
Перечисленные организационные структуры имеют свои плюсы и минусы. Они подходят для реализации разных стратегий и форматов ведения бизнеса. При выборе оптимального порядка управления важно помнить, что он должен способствовать формированию такой работы, при которой изменения, происходящие во внешней и внутренней среде, не будут отменять целей компании, а приведут лишь к своевременной корректировке промежуточных задач. Только в этом случае можно говорить о том, что в компании заложены принципы эффективной системы управления.

Структура системы управления

Менеджмент может строиться с использованием разных методик и технологий. Принципы управления компанией формируются поэтапно. Основные шаги при построении модели руководства выглядят следующим образом.

 
По принципу подчиненности элементов система управления в организации может быть вертикальной (иерархической) и горизонтальной (органической). В первом случае элементы нижестоящего уровня подчиняются тем, что находятся выше них внутри структуры. Если же отделы расположены на одном уровне управления, то между ними устанавливаются горизонтальные связи. Такие структурные единицы, подчиняются общему руководящему центру или генеральному директору.

Чем более разнообразна деятельность компании, тем более сложной будет ее структура управления. В ней могут смешиваться горизонтальные и вертикальные связи. Действующий принцип организации системы управления крайне важен для выбора подходящих методов воздействия. Например, построение эффективной вертикальной структуры невозможно без административных инструментов влияния, а поддержание горизонтальных связей требует, бюджетных способов мотивации, которые основаны на законах рыночных отношений.

Вертикальная организационная структура управления

Вертикальная структура управления обладает следующими характерными признаками:

 
Данная структура знакома многим компаниям. Она проста во внедрении и использовании, но ведет к снижению эффективности процесса управления. Это связано с длинным путем поступления информации от одного звена к другому и возможным искажением сведений в ходе передачи различных поручений.

Горизонтальная организационная структура управления

Управление хозяйственной деятельностью предприятия, при котором команда состоит из элементов, не находящихся в прямом подчинении друг у друга, требует высокого уровня организации взаимодействия между ее членами. Добиться этого непросто, но если решение подобной задачи все-таки становится возможным за счет привлечения креативных и инициативных сотрудников, тогда процесс управления становится простым и эффективным, а компания существенно выигрывает в конкурентной борьбе, так как получает гибкую концепцию менеджмента. Отсутствие многочисленных бюрократических проволочек при передаче информации и принятии решений способствует увеличению скорости реагирования на внешние и внутренние изменения и повышает качество исполнения данных поручений. Этим органическая система управления выгодно отличается от иерархической вертикальной.

Методы управления организацией

В своей повседневной работе управленцы могут прибегать к разным инструментам и технологиям влияния. Многие из известных методик тесно взаимосвязаны друг с другом, так как часто возникают как дополнение к ранее выработанным принципам и правилам. Такие инструменты обычно работают в комплексе, но могут быть эффективными и при самостоятельном применении.

Классифицировать методы управления современной организацией можно по разным признакам.

 
В первом случае выделяют ручные и системные методы управления организацией. Каждый из этих способов подходит для определенных ситуаций и условий. Системные методы управления не требуют прямой координации со стороны руководящего звена. Они базируются на общих правилах, регламентах и нормах, знакомых всем участникам трудового коллектива. А вот ручные методы управления обычно применяют для решения нестандартных проблем, и их использование невозможно без глубокой вовлеченности со стороны руководящего аппарата.

Если классифицировать управление современной компанией по направленности воздействия, то здесь можно выделить следующие группы методов и технологий.

 
Создание организационной системы управления и выбор методов для экономического или социально-психологического воздействия осуществляется на индивидуальной основе. Набор используемых технологий может периодически меняться в зависимости от стоящих целей и имеющихся у компании ресурсов.

Вывод

От того, насколько грамотно выстроена структура и принципы управления зависит финансовая устойчивость всей компании и возможность к дальнейшему развитию бизнеса. Механизм ведения хозяйственной деятельности влияет на особенности функционирования всех отделов и подразделений. На его основе складываются принципы решения имеющихся производственных, административных, финансово-экономических задач. Поэтому выбор модели эффективного управления имеет фундаментальное значение.

В этой статье мы рассказали о том, на какие принципы современного управления организацией стоит опираться, поговорили об этапах формирования единой концепции менеджмента. В качестве итога напомним, что универсальных решений не существует, а потому при выборе подходящих методик и технологий стоит опираться на данные анализа актуальных рыночных потребностей и имеющихся в вашем распоряжении ресурсов.