Уважаемые коллеги руководство

Существует множество убеждений или, если хотите, «поверий» насчет того, что нужно или не нужно, можно или нельзя писать в деловом письме. Cейчас мы некоторые из них развенчаем.

«Уважаемые коллеги, добрый день!»

Всех нас в детстве учили здороваться. Став взрослыми, мы усвоили, что серьезное, деловое письмо должно начинаться со слова «уважаемый» — и возник странный гибрид.

Казалось бы, что плохого – и уважили, и поздоровались. Но на деле мы здесь «впрягаем» в одну упряжку «коня и трепетную лань».

В незапамятные времена, когда никакой электронной почты не было и в помине, письма начинались ОБРАЩЕНИЕМ: «Дорогой Иван Иванович!», «Уважаемые соседи!», «Милые девушки!», «Разлюбезная Катерина Матвеевна!»

Потом появилась неформальная и живая электронная почта – и в ней нормой де-факто стало уже не обращение, а ПРИВЕТСТВИЕ. Конечно, можно начать электронное послание словом «Уважаемый», но чаще пишут «Здравствуйте, Марина!» или «Добрый день, Марина Ивановна».

Хотя кто знает, может быть со временем и такой комбинированный вариант станет нормой…

Приветствия-прощания

Мы только что обсудили, что электронное письмо может начинаться с обращения или с приветствия – а как вам в начале письма… прощание?

Максим Кронгауз в своей книге «Русский язык на грани нервного срыва» рассказывает об интересной особенности применения падежей: в русском языке при приветствии обычно используется именительный падеж («добрый день», «добрый вечер»), а при прощании – родительный («счастливого пути», «удачи»). Иными словами, приветствия звучат как констатация факта (день УЖЕ добрый), а прощания – как пожелания (пусть путь БУДЕТ счастливым).

И вот по какой-то странной причине в переписке по электронной почте стали возникать причудливые приветствия, которые по форме ближе к прощаниям. Можно ли их использовать? Ни по какой статье вас за это не привлекут… Но только зачем, если есть и «Уважаемый», и «Здравствуйте», и «Добрый день»?

Сторонники последнего варианта часто приводят такой «убийственный» аргумент: «А как мне быть, если я пишу на другой конец света, и у меня сейчас день, а у адресата ночь? А «здравствуйте» — чересчур официально?»

Тут можно вспомнить, что у слова «день» в русском языке есть не только узкая трактовка (интервал между утром и вечером), но и широкая – «все, что не ночь». Эта трактовка используется, например, в выражении «день и ночь». Если мы говорим, что кто-то работает день ночь, это не означает, что утром и вечером он отдыхает.

«Уважаемый» жирным шрифтом

Нередко в официальных письмах можно видеть такой вариант форматирования:

Когда спрашиваешь, зачем Тамару Сергеевну выделили жирным шрифтом, автор обычно отвечает: «Из уважения» или «Чтобы сделать адресату приятное».

Но если мы правда хотим порадовать адресата, лучше выделить главную мысль письма, то, на что нужно обратить внимание – то есть использовать жирный шрифт ДЛЯ УДОБСТВА.

Расшаркивания

Есть установка: когда пишешь важному большому клиенту, первый абзац письма надо полностью посвятить «расшаркиваниям» — иначе выйдет невежливо.

С одной стороны, все вроде бы правильно – мы показываем свое почтение. Но попробуйте встать на место Ивана Денисовича.

Давайте даже для пущей наглядности представим, что мы обратились к Ивану Денисовичу не письменно, а лично. Пришли, и так почтительно говорим: «Иван Денисович, уважаемый, мы вас так любим, так любим! Вы такой хороший, добрый, умный. Глаза у вас ну такие добрые! Мы так стараемся для вас – и нам так приятно, что вы уже 10 лет с нами. Это просто для нас просто невероятное счастье…»

Обратите внимание: зачем пришли, мы Ивану Денисовичу не сказали. И он думает: «Ох, что-то тут нечисто! Если бы у них были хорошие новости, они бы с этих новостей и начали разговор. А раз издалека заходят, подлизываются, жди беды…»

 Сделать это можно, например, так.

Истинное уважение, как известно, не в словах, а в делах – и быстро переходя к сути письма, мы на деле покажем заботу об адресате.

«Довожу до вашего сведения»

Помните, у Грибоедова в «Горе от ума» Фамусов замечает, что московские барышни «Словечка в простоте не скажут, всё с ужимкой»? Вот и мы, когда беремся за деловое письмо, порой думаем, что тут «в простоте» изъясняться неуместно, нужно постоянно использовать специальные «формулы»: «сообщаю вам», «довожу до вашего сведения», «информирую вас».

Попробуйте прочесть это письмо в режиме «серфингиста» — скорее всего, вы решите, что в нем 3 разных мысли: об одной вам сообщают, на другую обращают ваше внимание, а третью доводят до вашего сведения.

На самом же деле мысль одна – о том, что срок действия документов к договору закончился. И адресату было бы гораздо удобнее прочесть ее так.

Обратите внимание – «сообщаем Вам» в первом предложении мы убирать не стали. Эта фраза позволяет адресату «подготовиться», «сгруппироваться» перед получением информации.

Допустим, нам нужно в письме заодно напомнить адресату о заявке по другому договору.

Тогда фраза «доводим до вашего сведения» перед упоминанием о заявке будет вполне уместна – мы добавили в письмо новую мысль и обозначили ее отдельной вводной.

«Далее именуемые»

Есть шутка из давнего советского прошлого – некто пишет жалобу на соседей: «Сообщаю вам, что граждане Иванов, Петров и Сидоров, далее именуемые «эти три проходимца»…»

Советские времена прошли, конструкцию с подстановками по-прежнему можно встретить в деловой переписке.

Пришла она к нам из договоров. Часто, оформляя соглашение по какому-то вопросу, мы используем стандартный, типовой текст. Он может быть длинным — и заменять всюду «исполнителя» на ООО «Х», «заказчика» на «ЗАО «Y», а «услуги» на какую-нибудь «покраску крыш» неудобно.

К тому же того гляди где-нибудь не заменишь одно название на другое, или впишешь не то… Проще один раз прописать подстановки, и оставить многостраничный текст без изменений.

Поэтому и без подстановок все обычно понятно – да и выглядит такой текст куда более человечно.

«Клиент», «Услуги», «Договор»

Вам попадались в деловых письмах слова-«выскочки», написанные с заглавной буквы?

«Система», «Филиалы», «Компания», «Клиент», «Поставщик», «Протокол», «Начальник», «Отдел» — от обилия больших букв у адресата пестрит в глазах. Никакому из этих слов по правилам русского языка большая буква не полагается – но в переписке ее используют. Почему и зачем?

1.      Чаще всего, авторы отвечают: «Из уважения! Клиент (он же Заказчик или Партнер) для нас очень важен. Мы клиентоориентированные – вот и выражаем свое почтение большой буквой. Это все равно как «Вы» с заглавной буквы писать».

А от чехарды больших букв у уважаемого адресата только глаз устает – что же в этом хорошего?

2.      Вторая причина – «Для важности». «Генеральный директор», «Начальник», «Руководитель». Автор письма как бы ставит их на пьедестал.

Но в правилах русского языка четко указано: с прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий – такие как Президент Российской Федерации или Председатель правительства РФ.

3.      Третья причина использования прописных букв – «Это название».

«Отдел эксплуатации», «служба внедрения» — действительно названия подразделений, но прописная буква им по правилам не полагается.

«Протокол», «акт» или «договор» — в самом деле названия документов. Но и они пишутся с маленькой буквы.

Так что мы можем смело убрать из нашего примера лишние заглавные буквы – и будет всем счастье!

Метаданные

В мире информационных технологий есть понятие метаданных – это своего рода описание информации для ее идентификации, поиска, оценки. Например, у нас есть файл с записью трансляции футбольного матча. Чтобы этот файл легко можно было найти и классифицировать, к нему «прикрепляется» комментарий «Видео футбольного матча».

Похожие метаданные часто используют и в переписке – без них письмо многим кажется недостаточно «деловым».

Кажется, что письмо рассчитано на поискового робота, который ориентируется по ключевым словам. Нашел слово «месяц» — ищи рядом название этого месяца (март). Нашел «срок» — ищи рядом дату (17 октября).

А то получается: «Я обувь тапки цвета синий нашел под мебелью кровать»! Чепуха, согласитесь!

Сокращения

Современный адресат не любит пространных писем. Ему чем короче, тем лучше – и не удивительно, что в переписке часто используются сокращения. Мы привычно заменяем «канцелярские товары» на «канцтовары», «килограмм» на «кг», а «постоянное место жительства» на «ПМЖ».

Появляются и «новоделы» – к примеру, такие.

Эти сокращения родились в SMS, пышно расцвели в мессенджерах и соцсетях – и вот начали «пробираться» в электронную почту.

Сокращаются обычно «неинформативные» слова, те, что нужны «для вежливости». Но как раз вежливость при этом страдает. Адресат, не привыкший к языку интернета, может решить, что его недостаточно уважают, если даже «С уважением» целиком написать не сподобились.

При этом экономия времени на таких сокращениях копеечная. По интернету даже гуляет шутка: «Люди, пишущие «СПС» вместо «спасибо», что вы делаете с кучей освободившегося времени?»

Традиция составлять письмо коллегам в канун увольнения (последний рабочий день) пришла из западной культуры. Сначала крупные корпорации РФ переняли корпоративную культуру Запада, затем подтянулся малый бизнес. Как организовать прощание с коллегами по работе при увольнении – решайте сами, а примеры текстов писем найдете в статье. 

Текст прощания с коллегами при увольнении

Традиция прощаться с коллегами при увольнении связана с этикетом. Стандартный рабочий день – 8 часов. Мы проводим с коллегами больше времени, чем с семьей. Заводим друзей, товарищей. Поэтому логично красиво попрощаться до ухода: отправить прощальное письмо своим коллегам при увольнении (с юмором или серьезное). Стоит сказать спасибо учителям, врачам, работникам склада и представителям других профессий, где бы вы ни трудились.

• Друзья! Наступает момент прощаться. По личным обстоятельствам я увольняюсь. Вы стали для меня семьей и научили всему, что знали сами. Спасибо.
• Уважаемые коллеги! Каждый из нас – важная часть механизма, без которого компания не добилась бы процветания. Благодаря вам я получил бесценный опыт, как в профессиональной сфере, так и в повседневной жизни. Жаль, что приходится расставаться.
• Дорогие ребята! Каждый из вас дорог мне. Несколько лет совместной работы, трудности и успехи в общем деле – то, что объединяет нас. Даже при увольнении я не прощаюсь, а оставляю свои контакты, чтобы поддерживать связь.
• Коллеги! Пусть мое прощальное письмо не разрушит нашу многолетнюю дружбу. Вы для меня – больше, чем рабочий коллектив. Рад знакомству с каждым из вас. Не поминайте лихом!
• Друзья, это письмо – прощальные слова от моего сердца вашим. Спасибо за доброе отношение, наше чаепития, перекуры и праздники. А также за достижения, которые стали возможными только благодаря сплоченности команды. Буду помнить о вас!
• Прощайте, друзья! Наступил момент сказать прощальные слова. Вспоминайте с улыбкой, не держите обид. Буду скучать, если найду время на новой работе. Всех уважаю и горжусь знакомством с вами!
• Коллеги, даже при увольнении я улыбаюсь – меняя место работы, я не покидаю своих друзей. Всегда можем встретиться, созвониться. Работать с вами было удовольствием, как в профессиональном плане, так и по-человечески. 

• Не думайте, что я забуду о вас сразу при увольнении. Вы не просто коллеги, а друзья. Поэтому прощальное письмо – просто возможность поблагодарить за годы, проведенные вместе, за успехи и поддержку.
• Уважаемые сотрудники! Мне нелегко придумать письмо по поводу расставания, да и смена работы не говорит, что я улетаю на другую работу. Всегда в вашем распоряжении в социальных сетях, чатах и по телефону!
• Всем привет! Ждете моего увольнения? Скоро! Да, я не давала многим из вас покоя, но зато со мной никто не скучал, верно? Анекдоты в курилке, розыгрыши в апреле, яркие корпоративы… Уверена, будете скучать!
• Искренне благодарю всех вас за усердный труд, готовность помочь в трудную минуту. Это касается не только работы, но и личных дел. Буду скучать по теплой семейной атмосфере, оптимистичному настрою. Вы – лучший коллектив!
• Дорогие коллеги! Пусть повод прощальные, но не унывайте. После моего увольнения к вам придет новый человек. Встречайте его тепло, как меня когда-то. Теперь его очередь попасть в нашу большую и добрую семью.
• Спасибо всем за многолетний совместный труд, взаимопомощь и понимание. Каждому из вас желаю исполнения сокровенных мечтаний, как это случилось у меня. Смелее добивайтесь побед, стройте грандиозные планы – все получится!
• Каждый из вас – уникум, а вместе мы были непробиваемым монолитом на зависть конкурентам. Не прощаюсь, а говорю до свидания. Буду рад поддерживать дружеские встречи, даже если больше не работаем в одной компании.
• Благодарю всех и каждого из вас за то, что наши трудовые будни никогда не были рутинными, а яркими и оригинальными. Конечно, за весельем скрывалось всегда высокое трудолюбие и стремление к общей цели. Пусть я ухожу, но уверен, что вы успешно продолжите наше общее дело!
• Друзья! Разрешите этим прощальным письмо поблагодарить всех вас одновременно за время работы со мной, понимание, поддержку и единогласие. На вашем примере я прочувствовал, что такое командный дух и сила коллектива. С такими не страшно и в горы пойти!
• Уходя, хочу пожелать самого хорошего всем вам – сил, здоровья, упорства и достижения целей. Спасибо за результаты, которых мы достигли совместно, за помощь и поддержку, которые помогли мне вырасти и как профессионалу, и как человеку.
• На прощание разрешите пожелать стабильности и уверенности в завтрашнем дне. Знаю, что наше благополучие целиком и полностью зависит от нас самих. Но вас я знаю: чего хотите, добьетесь. Особенно, когда возьметесь за работу командой. Всех благ, ребята!
• Коллеги, благодарю за бесценный опыт работы с командой профессионалов! Мы бы не взлетели столь высоко, если бы не креативные идеи, трудоголизм и общее горение в едином порыве. Ценю вас и буду помнить все, чему научился. Жаль, что приходится уходить.
• Ребята, не грустите о моем увольнении! Уверена, мое место займет не менее веселая и яркая особа. А если станет скучно, просто позвоните! Спасибо за поддержку, помощь в работе и в жизни, за доброе отношение и замечательные советы! 
• Не печальтесь. Я ухожу с уверенностью, что даже на разных дорогах мы не потеряем связь и будем дальше развиваться в профессиональном плане. Благодарю за каждый день, проведенный вместе. Буду помнить ваши улыбки, интерес к работе, взаимопомощь и человеческие отношения!
• Спасибо всем, мне пора. Увольняюсь, но не прощаюсь навсегда. Судьба не зря свела нас всех. Мы почувствовали, что значит настоящая команда, и как легко нам покоряются любые вершины. Вы научили меня не сдаваться, верить и добиваться. Остаюсь всегда на связи.
• Друзья, прощальное письмо не может вместить тот объем мыслей и чувств, которые бурлят во мне. Вспоминая, каким образом и сколько рабочих задач мы вместе преодолели, я сомневаюсь, смогу ли теперь работать без вас. Но, надеюсь, приобретенные навыки останутся приятным подарком на память.
• Как не тяжело прощаться, но надо. При увольнении принято говорить добрые слова, прощальные фразы. Но вы и так знаете, что я могу сказать. Не буду повторяться. Запомню вас такими – отзывчивыми, жизнерадостными, искренними работягами.
• Ребята, настал последний день моей работы. Ухожу, но в сердце оставлю память обо всех вас. И о проверенных друзьях, и даже о тех, с кем возникли разногласия. И те, и другие, сделали меня лучше, как в профессиональной сфере, так и в обычной жизни. Спасибо всем и прощайте! 

Прощальная речь при увольнении с работы

Письмо с прощальными словами своим коллегам стоит отправлять по электронной почте. В маленькой компании письмо уместно разослать всем сотрудникам, в большой – людям конкретного подразделения. Ближайшим друзьям адресуйте личное письмо или организуйте прощальный вечер. Примеры, что сказать приятного при увольнении друзьям и коллегам, с которыми общались редко, помогут составить письмо. 

• Благодарю, коллеги, за совместный труд, взаимопомощь и поддержку. 
• Желаю дальнейшего роста и процветания. Предлагаю не обрывать связи.
• Ребята, вы стали для меня семьей. Благодарю за опыт, приобретенный здесь.
• Наш офис всегда буду вспоминать, как центр событий, генератор креатива и позитива. Всех благ!
• Спасибо, что приняли в команду и подарили возможность развиваться рядом с вами.
• Каждый из вас внес вклад в мое развитие. Благодаря вам я там, где хочу быть. Спасибо за все!
• Опыт работы с вами был только приятным. Я многим обязан коллегам, включая рост по службе.
• Пришло время прощаться. Благодарю каждого. Моя жизнь была бы не такой успешной, если бы я не работал с вами.
• Благодарен за возможность перенять ценный опыт, что подстегнуло меня к новым достижениям.
• Спасибо за всеобщую поддержку. Ребята, я благодаря вам обрел веру в себя!
• Здесь прошли мои лучшие часы работы. Даже если мы оставались за полночь, это было здорово!
• Прощальное настроение не должно портить вам день. Я ухожу, но с улыбкой, со светлыми воспоминаниями о каждом!

• Мне посчастливилось трудиться в команде настоящих профессионалов. Вы научили меня бороться до конца. Спасибо.
• Нас объединили не только победы, но поражения, ошибки. Но главное мы сохранили – взаимное уважение и поддержку.
• Вы научили меня работать в команде. Урок я не забуду, обещаю. 
• Мне грустно и радостно одновременно. Расставаться не хочется, но впереди новый рабочий опыт. 
• С вами здесь останется частица меня. Не забывайте, сколько мы дел переделали, и каким образом достигли победы!
• Коллеги, многие из вас стали родными. Ваша помощь, поддержка по рабочим и личным вопросам неоценимы!
• Я буду тепло вспоминать дни работы в этой компании. Потому что рядом были вы все. Коллеги, ставшие семьей.
• Благодаря вашей поддержке мне удалось не только встать на ноги, но шагнуть на высоту, о которой не мечтал.
• Благодарю всех за терпение и поддержку. Прощаюсь, но не грущу, а уношу с собой светлые впечатления.
• Открывая для себя новые рубежи, не могу не попрощаться с вами. Рад был работать с вами. Это большая честь, и для профессионала, и для человека.
• Спасибо всем, кто верил ко мне и стал другом. Я увольняюсь, но не прощаюсь. Всегда на связи.
• Благодаря вам я обрела уверенность в том, что стоит захотеть, и добьюсь всего. Так и случилось.
• Желаю всему коллективу сохранить творческий потенциал, не терять дружеские отношения. Поверьте, это важно! 

Рекомендуется составлять текст прощального письма своим коллегам при грядущем увольнении в неофициальном формате. Желательно включить шутки, упомянуть выдающиеся достижения, забавные случаи. Не делайте прощальную речь на работе при увольнении официальной, этого ваши друзья не заслужили. Скажите от сердца. 

22827

19-09-2022

Популярное на сайте

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

• от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
• от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
• от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

• По причине отсутствия нужных документов…
• Ввиду задержки оплаты…
• Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
• Вследствие изменения объема заказов…
• Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

• Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
• В продолжение нашего диалога…
• На основании устной договоренности…
• Согласно внутренним нормативам компании…
• В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

• И для скорейшего решения вопроса…
• В целях избежания ошибок в документации…
• Для ускорения расследования…
• Чтобы составить план дальнейших действий…
• Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

• Доводим до Вашего сведения…
• Пишу, чтобы подтвердить наличие…
• Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
• Сообщаем, что задержка ответа связана с…
• Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

• В соответствии с выбранной моделью поведения…
• В целях увеличения объема продаж…
• В порядке оказания информационных услуг…
• В подтверждения устной договоренности…
• В связи с полученными данными…

Просьба

• Прошу сообщить нам…
• Просим Вас принять к сведению…
• В дополнение ко всему прочему прошу…
• Прошу принять меры в отношении…
• Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

• Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
• Спасибо за оперативный ответ!
• Благодарим Вас за сообщение о…
• Мы признательны Вам за…
• Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

• Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
• Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
• К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
• Прошу прощения за задержку ответа.
• Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

• Мы надеемся, Вы понимаете…
• Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
• Я искренне надеюсь, Вы сможете…
• Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
• Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

• Мы рады направить Вам…
• С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
• Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
• Мы рады сообщить, что можем…
• Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

• Это может потянуть за собой расторжение договора.
• К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
• Это может вызвать определенные трудности.
• К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
• Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

• Настоящим письмом подтверждаем…
• Мы можем Вам рекомендовать…
• Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
• Мы можем предложить Вам следующие условия…
• В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

• К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
• Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
• Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

• Правильно ли я понял, что…
• Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
• Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
• Вы очень выручите меня, если направите…
• Можно ли как-то решить этот вопрос?
• Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

• Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
• Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
• Мы рады предложить Вам…
• Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
• Можете быть уверены, наша компания…
• Высылаем Вам образец…

Приглашение

• Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
• Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
• Просим Вас принять участие…

Напоминание

• Хотелось бы Вам напомнить…
• Напоминаем, что в соответствии с договором…
• Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
• Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
• Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

• Своевременную оплату счетов гарантируем.
• С нашей стороны мы обязуемся…
• Отсутствие задолженности гарантируем.
• Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
• Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

• Нарушение сроков может привести к…
• Возражений против вашей позиции не имеем.
• Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
• Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
• Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
• С наилучшими пожеланиями…
• Благодарим за уделенное время!
• Будем признательны за оперативный ответ!
• С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

• темы письма;
• тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

• Здравствуйте, коллеги!
• Уважаемый Имя Отчество!
• Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

• Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
• Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
• Довожу до Вашего сведения, что…
• Хочу (хотим) сообщить Вам…
• Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
• Обращаемся к Вам с просьбой…
• Информирую Вас о…
• Рады сообщить, что…
• Требуется согласование касательно…
• В связи с…
• Вынуждены сообщить… (при проблеме)
• Настоящим извещаем о…
• Прошу Вас рассмотреть возможность…
• Считаю необходимым сообщить Вам…
• Просим Вас направить к нам…
• Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
• Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
• Предлагаем Вам уникальную возможность…
• Прошу Вас рассмотреть возможность…
• Хочу обсудить с Вами условия…
• Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

• Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
• Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
• Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
• Резюмируя наш диалог…
• Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

• Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
• Прошу отправить скан-копии следующих документов…
• В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
• Просим Вас принять решение…
• Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
• Прошу Вас оказать содействие…
• В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
• Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

• К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
• Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

• Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
• Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
• Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

• Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
• Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
• Могли бы Вы уточнить…
• Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
• Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
• Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
• Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
• Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

1. Приветствие.
2. Вступление.
3. Основная часть.
4. Заключение.
5. Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

• Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
• Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

• Good morning — доброе утро.
• Good afternoon — добрый день.
• Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

• Dear all — дорогие коллеги;
• Dear colleagues — дорогие коллеги;
• Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (1)

Всего найдено: 146

Здравствуйте!
На своем сайте я разместила обращение: Уважаемые коллеги, ученики, родители! Я рада приветствовать Вас на своём сайте!
Местоимение «Вас» написала с прописной буквы, мотивируя это тем, что рада приветствовать каждого посетителя, который в данный момент находится на сайте и работает с предложенными материалами. Кроме этого, употреблением «Вы» хочу подчеркнуть особенно вежливое обращение (каждый посетитель мне важен и интересен).
Правильно ли это?

Ответ справочной службы русского языка

Нет, это неправильно. Начинается текст обращением не к одному человеку, а к нескольким лицам: Уважаемые коллеги, ученики, родители! При обращении к нескольким лицам вы пишется строчными. Написание Вы, Ваш с прописной уместно в закрытых разделах веб-сайтов, которые подразумевают индивидуальное использование их каждым конкретным посетителем (регистрационная форма, личный кабинет пользователя и др.).

Уважаемые коллеги, нужна ли запятая в предложении:
Оставляю за собой, Ивановым Иваном Ивановичем, общее руководство…

Ответ справочной службы русского языка

Все запятые на месте.

Уважаемые коллеги! Насколько я знаю, в русском языке до последнего времени не образовывалось прилагательное от слова «люкс». В последнее время не только в специализированных журналах по туризму читаю «люксовый» отель и пр. Это уже норма или все еще нет?
Наталья

Ответ справочной службы русского языка

Прилагательное люксовый есть в Русском орфографическом словаре. Но, конечно, это новое образование.

Уважаемые коллеги, почему слово «леность» пишется с одной буквой -н-? Регулярная словообразовательная модель — это основа прилагательного + ость (юный — юность), но слово «леность», получается, образовано от существительного? Ведь модели лень — ленный — ленность не существует? Я не могу объяснить себе наличие всего одной, коренной -н- в этом слове.

Ответ справочной службы русского языка

В академической «Русской грамматике» 1980 года указано, что слово леность образовано от глагола лениться с помощью суффикса —ость. Этим и объясняется отсутствие удвоенной согласной.

Уважаемые коллеги! Как правильно:
Векторы описанных изменений разнонаправлены
или
Векторы описанных изменений разнонаправленны

Ответ справочной службы русского языка

Верно: разнонаправлены.

Уважаемые коллеги.
Разрешите, пожалуйста, мучительные сомнения,
Объемная книга члена правительства изобилует словами: президент, правительство, председатель комитета, причем эти слова и словосочетания используются как в официальном контексте: «мы направили обращение Президенту Российской Федерации», так и в неофициальном: «но президент и его правительство…». Выходит чересполосица прописных и строчных букв в написании одних и тех же слов. Допустимо ли это или предпочтительно всюду использовать прописную букву?

Ответ справочной службы русского языка

Вероятно, здесь должна быть чересполосица, как раз и указывающая на смену регистров.

В служебной записке после обращения к лицу (лицам), начиная основной текст с нового абзаца, необходимо писать с прописной или строчной буквы? Пример.
Уважаемые коллеги,
прошу вас принять к сведению…
или
Уважаемые коллеги,
Прошу вас принять к сведению..

Ответ справочной службы русского языка

В этом случае (при постановке запятой) используется строчная буква.

Добрый день!Уважаемые коллеги,уточните,пожалуйста,как правильно пишется фраза «Выбыл из г. Белгород или выбыл из г. Белгорода»

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: выбыл из г. Белгорода.

Уважаемые коллеги, подскажите, какой частью речи выступает сочетание «не находящиеся» в следующем предложении:
Сотрудники, не находящиеся в отпуске, должны предоставить…
От этого будет зависеть слитное или раздельное написание НЕ? Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Это причастие, которое пишется раздельно с частицей НЕ.

Уважаемые коллеги, при написании докторской диссертации по журналистике возникла дилемма: возможно ли писать слово «медиа-рекламная (картина мира)» через дефис? Или нужно писать слитно? Имеется ввиду, что эта картина мира формируется как симбиоз рекламы и медиа (т.е. отношения соподчинения). Понятно, если бы речь шла о медийной рекламе (отношения подчинения), нужно было бы писать только слитно, а как быть в моем случае?

Ответ справочной службы русского языка

Чтобы обозначить равноправные понятия, может быть, написать: медийно-рекламная картина мира?

Уважаемые коллеги,

Всем тем, у кого просрочено удостоверение личности,
просьба, предоставить новое удостоверение личности в отдел кадров, для снятия копии.

Заработная плата
выдаётся, только при предъявлении документа удостоверяющего личность.

Прошу Вас просмотреть нет ли здесь лишних или недостающих запятых?

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Всем, у кого просрочено удостоверение личности, просьба предоставить новое удостоверение личности в отдел кадров для снятия копии. Заработная плата выдаётся только при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Уважаемые коллеги,
подскажите, пожалуйста, Европейская комиссия — так, со строчной второе слово. И председатель Европейской комиссии — со строчной? Не в официальном документе, а в монографии о Евросоюзе.
С благодарностью за ваш труд,
корректор З. Колеченко.

Ответ справочной службы русского языка

Да, верно: Европейская комиссия, председатель Европейской комиссии.

Уважаемые коллеги,

подскажите пожалуйста как правильно написать — осуществима или осуществимой в предложении «Помнишь, в детстве любая мечта была осуществимой?».

Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

Лучше использовать полную форму: была осуществимой.

Уважаемые коллеги,
пожалуйста, напишите, каким предлогом управляет слово «анафема» (анафема над кем-то, анафема по кому-то) или вообще работает беспредложное управление (анафема кого-то, анафема кому-то)?
Спасибо.
Н.Яклина
01.12.09

Ответ справочной службы русского языка

Подобное управление словарями не фиксируется. Обычны такие конструкции: предать анафеме кого-либо, кто-либо предан анафеме.

Уважаемые коллеги. В предложении «заявление о неначислении денежных средств», правильно ли неначисление писать слитно? Или верным будет вариант глагольного написания «не начислении». Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно слитное написание: заявление о неначислении денежных средств.