В чем отличие правил от инструкций - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
справочно-информационные документы;
документы по личному составу;
договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

«положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
«инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

«регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
«правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Источник

2.4.2.1.
Правила, инструкция, положения –
нормативные документы,
устанавливающие определённый порядок,
нормы работы для организации в целом
или по отдельным направлениям (процессам)
ее деятельности.

Правила
– нормативный правовой акт, содержащий
системно связанные
между собой нормы, требования осуществления
какой-либо
деятельности.

В
инструкции устанавливается технология
выполнения определенного
вида деятельности (работ) или порядок
применения положений законодательных
и иных нормативных правовых актов.

Положением
регламентируется: деятельность конкретной
организационной структуры или дается
порядок осуществления управленческого
действия, например: положение о
премировании.

2.4.2.2.
Правила (положение, инструкция) печатаются
на стандартном
листе бумаги формата А4 и имеют следующие
реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа,
связанное
с заголовком к тексту (обозначением
краткого содержания или
назначения документа), гриф утверждения,
текст, визы.

Обозначение
вида документа и заголовок к тексту
правил (положения,
инструкции) согласуются, например:

Основные правила работы архивов
организаций;

Положение
об отделе организационной работы и
управления документацией;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция
по заполнению трудовых книжек;

Должностная
инструкция специалиста отдела
организационной работы и управления
документацией.

2.4.2.3.
Текст правил (положения, инструкции)
излагается от третьего
лица единственного или множественного
числа. В тексте используются
слова: «должен», «следует», «необходимо»,
«запрещается»,
«не допускается».

В разделе
«Общие положения» указываются основания
разработки,
назначение нормативного акта и сфера
его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий. В разделе «Общие
положения» может также указываться
подчиненность
регламентируемого объекта.

Текст правил (положения, инструкции)
делится на разделы, подразделы, пункты
и подпункты. Разделы и подразделы могут
иметь собственные заголовки.

Нумерация
разделов, подразделов, пунктов и
подпунктов производится
арабскими цифрами.

2.4.2.4.
Правила (положение, инструкция) в
обязательном порядке
согласовываются (визируются) с
руководителем подразделения, подготовившим
проект документа, юридической службой
и отделом управления документацией ,
а также подразделениями, в компетенцию
которых входят вопросы,
отраженные в документе, после чего они
утверждаются ректором академии.

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Обязательными
реквизитами протокола являются:
наименование
организации, наименование вида документа
(протокол),
дата, номер, заголовок к тексту, место
издания, текст, подписи,
при необходимости, визы.

В
заголовок к тексту протокола, как
правило, выносится указание органа
или делового мероприятия:

Протокол
заседания Научно-методического совета;

Протокол заседания Учёного совета.

2.4.3.2.
Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной. В вводной части протокола
указываются фамилии председателя,
секретаря, членов коллегиального или
совещательного органа, присутствующих
на заседании, при
необходимости, лиц, приглашенных на
заседание в качестве
экспертов или заинтересованных в
рассмотрении вопроса,
повестка дня.

Фамилии членов коллегиального
или совещательного органа перечисляются
в алфавитном порядке, лиц,
приглашенных на заседание, — с указанием
должностей и места
работы.

При
оформлении протокола с числом участников
более 15 человек
фамилии не перечисляются, а указывается
цифрой их общее количество;
список участников в таких случаях
прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список
прилагается).

В
повестке дня заседания вопросы
располагаются по степени их сложности,
важности и предполагаемого времени
обсуждения. Вопросы
формулируются с предлогом «О (Об)» и
нумеруются арабскими
цифрами. Под формулировкой вопроса
указывается фамилия и инициалы
докладчика. Не рекомендуется вопрос
или группу вопросов обозначать словом
«Разное».

Основная
часть протокола состоит из разделов,
посвященных вопросам
повестки дня. Ход рассмотрения каждого
вопроса записывается
в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ
— ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ).

В разделе
СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы
докладчика, (наименование должности
указывается в повестке дня), полное
или краткое изложение доклада (сообщения,
отчета). Если докладчиком
представлен текст выступления, в
протоколе после указания
фамилии докладчика в скобках указывается
— (текст доклада прилагается).

В разделе
ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы,
при необходимости,
— должности выступавших и содержание
их выступлений
в той последовательности, в какой они
прозвучали на заседании.

Вопросы
к докладчику, выступающим и их ответы
протоколируются
по мере их поступления и записываются
в той же последовательности,
при этом слова «Вопрос», «Ответ» не
пишутся, а указываются
фамилии и инициалы лица, от которого
поступил вопрос или
ответ.

В тексте
постановляющей части протокола
используются глаголы в
неопределенной форме («утвердить»,
«рекомендовать»).

В
постановляющую часть записываются
принятые решения. Если решений
несколько, они нумеруются арабскими
цифрами. При принятии
решения голосованием, после записи
решения приводятся
результаты голосования с указанием
числа голосов, поданных
«за», «против», «воздержавшихся», а
также список лиц, не участвовавших
в голосовании.

Решения
по процедурным вопросам (об утверждении
повестки дня, о прекращении обсуждения,
о принятии к сведению справок, сообщений
и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае,
когда протокол фиксирует решение об
утверждении какого-либо
документа, в тексте протокола должна
содержаться ссылка
на этот документ, а сам документ
прилагается к протоколу.

2.4.3.3. Участник
заседания может высказать особое
мнение
по принятому решению. После
заседания особое мнение излагается
на отдельном листе, подписывается и
передается лицу, ответственному
за ведение протокола. Содержание особого
мнения
записывается в протокол после записи
соответствующего
решения.

К
протоколу могут прилагаться тексты
выступлений, список присутствующих
на заседании.

2.4.3.4.
Протокол
заседания подписывается председателем
и секретарем
заседания.

Датой протокола является дата заседания.

2.4.3.5.
Копии протоколов при необходимости
рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в
соответствии
с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего
рассмотрение
вопроса.

Принятые
решения могут доводиться до исполнителей
в виде выписок
из протоколов. Выписка — копия части
протокола. В выписке воспроизводят
все реквизиты заголовочной части
протокола, вводную часть,
вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий
обсуждение вопроса и принятое решение.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Наша профессия (1906)
Кадровое делопроизводство (22901)
Управление персоналом (1284)
Трудовое законодательство (7867)
Трудоустройство, обучение (899)
Свободное общение (1307)

c[_]

В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Наталья, Мария, Лилия, Марина, Елена, Джули, Rina, Алексей, Маня, Юлия, Ольга, анна, Кристина, OLEG, Эля, Наталия, Юлия, ЛилитиК, Катерина, Алена, Энуа, Александра, Аня, Дарья, Екатерина.