Входные данные для анализа со стороны руководства в обязательном порядке должны включать

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК,  в справках о результатах аудитов и т.п.) информацию о результатах аудитов (внутренних и внешних), проведенных в организации с момента проведения предыдущего анализа.

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК и т.п.) следующее:

—        информацию от потребителей, включая официальные претензии и жалобы, включая претензии в период гарантийного срока;

—        результаты мониторинга информации, касающейся восприятия потребителем выполнения организацией его требований (результаты анкетирования, данные от потребителей о качестве поставленной продукции, исследования мнений потребителей, результаты анализа уменьшения количества заказчиков, благодарности, отчеты распространителей и др.).

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК):

—  результаты анализа функционирования процессов СМК, например, информация о результативности процессов СМК организации, информация о выявленных тенденциях в изменениях показателей процессов во времени, основные причины не результативности процессов и т.д.);

—  результаты проверки соответствия продукции, например, информация о количестве бракованной продукции за истекший период или её классификация по видам брака.

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК и т.п.):

—  результаты выполнения и анализа предпринятых корректирующих мероприятий (сколько разработано, сколько из них реализовано, сколько результативно);

—  результаты выполнения и анализа предпринятых предупреждающих мероприятий (сколько разработано, сколько из них реализовано, сколько результативно).

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК и т.п.) результаты осуществления мероприятий, разработанных по результатам предыдущих анализов СМК (например, отчет о выполнении плана мероприятий).

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК и т.п.) информацию об изменениях,  которые могли бы повлиять на СМК организации (например, изменение организационной структуры организации (реструктуризация),  разработка новых процессов СМК, изменения в документации СМК, освоение новых направлений производственной деятельности организации и др.).

Организация должна иметь во входных данных (например: в отчете о функционировании СМК и т.п.) рекомендации по улучшению (например, со стороны представителя руководства, со стороны подразделений организации (протоколы «Дней качества», протоколы собраний в подразделениях), предложения отдельных работников и др.).

Реализация данного пункта стандарта входит в состав услуг: «Разработка системы качества (СМК)», «Внедрение системы менеджмента качества», оказываемых Специализированным консалтинговым центром «Систус Консалт».

ВХОДНЫЕ И ВЫХОДНЫЕ ДАННЫЕ АНАЛИЗА СО СТОРОНЫ РУКОВОДСТВА

Автор статьи: Международный аудитор, к.т.н. Биктимерова О.

Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства – это деятельность высшего руководства, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности СМБ и СМК, а также ее соответствия политике и стратегическим целям в области качества и безопасности (п 9.3 ISO 22000).

Периодичность проведения Анализа со стороны руководства устанавливается каждой компанией самостоятельно в зависимости от потребностей организации. Минимальная частота мониторинга в соответствии со стандартами ISO – ежегодно, BRC, IFS – ежеквартально (подробнее).

При анализе со стороны руководства обязательно должна учитываться и использоваться входящая информация п 9.3.2 ISO 22000):

• статуса действий по результатам предыдущих анализов;
• изменений во внешних и внутренних факторах, касающихся СМБПП, включая изменения в организации и ее среде (см 4.1 ISO 22000);
• информации о результатах деятельности и результативности СМБПП, включая тенденции, относящиеся к:

1. результату(ам) деятельности  по актуализации системы (см 4.4 и 10.3 ISO 22000);
2. результатам мониторинга и измерения;
3. анализу результатов верификационной деятельности в отношении ПОПМ и плана управления опасностями (см 8.8.2 ISO 22000);
4. несоответствиям и корректирующим действиям;
5. результатам аудитов (внутренних и внешних);
6. инспекциям (например, со стороны контролирующих органов, покупателей);
7. деятельности внешних поставщиков продукции и услуг;
8. анализу рисков и возможностей, а также результативности предпринятых в их отношении действий (см.6.1 ISO 22000);
9. степени достижения целей СМБПП;

• достаточности ресурсов;
• имевшим место чрезвычайным ситуациям, авариям (см 8.4.2 ISO 22000) или изъятиям/отзывам продукции (см.8.9.5 ISO 22000);
• релевантной информации, получаемой по каналам внешнего (см 7.4.2 ISO 22000) и внутреннего см 7.4.3 ISO 22000) обмена информацией, включая запросы и претензии от заинтересованных сторон;
• возможностям для постоянного улучшения.

Данные должны быть представлены в виде, который позволяет высшему руководству соотносить эту информацию с заявленными целями СМБПП.

Хотя, ответственность за анализ СМК и СМБ возлагается на высшее руководство, это совсем не означает, что в анализе принимают участие только высшие руководители. Любая организация имеет различные уровни управления – стратегический, тактический и оперативный. Если руководство организации хочет, чтобы система менеджмента была рабочей системой, а не инородным механизмом, то анализ системы менеджмента должен проводиться на всех уровнях управления. Соответственно, руководитель каждого уровня отвечает за проведение анализа, но только по своей зоне ответственности.

Анализ со стороны руководства — это регулярный и систематический мониторинг жизнедеятельности системы менеджмента, осуществляющийся руководством организации с целью проверки эффективности и результативности системы менеджмента за определённый период времени.

По результатам анализа со стороны руководства принимаются стратегические решения на следующий период (выходные данные анализа п 9.3.3. ISO 22000).

• решения и действия, относящиеся к возможностям для постоянного улучшения;
• необходимость в актуализациях и изменениях СМБПП, включая потребности в ресурсах и в пересмотре политики и целей СМБПП.

Для каждого уровня управления эти решения могут быть выражены по-разному, в различных действиях. Форма представления решений также может быть разной. В частности, для стратегического уровня, решения могут оформляться в виде протокола, а для оперативного уровня может оказаться достаточным ведения записей в личном дневнике руководителя.

Организация должна СОХРАНЯТЬ документированную информацию в качестве свидетельств результатов анализов со стороны руководства.

Подписывайтесь на наш Телеграмм канал и получайте скидки на обучения, узнавайте первыми о новостях и анонсах компании и читайте актуальные и интересные новости в мире пищевого производства.

Задайте вопрос нашему эксперту бесплатно. Специалист ответит на него в рубрике Вопрос-Ответ в социальной сети Вконтакте и на сайте.

1) Определенных типовых бланков и графиков нет и быть не может. Правила придумываются самолично, прописываются в СМК. Вот если Вы сами для себя придумаете типовую форму — то будет на вашем предприятии типовая форма. Извне не возьмете.

2) По порядку проведения анализа по тексту ГОСТ.

«в соответствии с предварительно установленным графиком и процедурой» — у вас должно в СМК быть прописано, как часто, когда и каким образом вы анализируете смк. Это может быть отдельная процедура, инструкция, например «Документированная процедура «Анализ со стороны руководства», м.б. раздел в РК).

«Высшее руководство» в ИЛ — нач.лаб. Есть мнение некоторых экспертов, что к анализу надо привлекать директора ООО если он не начлаб, т.к. в итоге денег на все дает он. Я это мнение разделяю, у меня анализ проводит начлаб+директор.

«Периодически проводить анализ» — в СМК задайте периодичность, классика — ежегодно в 1 квартале, и придерживайтесь заданной периодичности.

«Пригодность политики и процедур» — в ходе анализа должны оценить, надо ли менять политику в области качества, документы СМК (м.б. изменение законодательства и нд, планы на расширение/сокращение оа, много-много косяков в работе = смк фиговенькая и требует внимания, пересмотра, прочие причины необходимости изменения внутренних документов)

«Отчеты руководящих и контролирующих сотрудников» — для анализа вам надо как-то собрать информацию о работе лаборатории за истекший год, которую будете анализировать. О движении, учебе, экзаменовке, аттестации персонала, приобретении материальных ценностей, результатах проверок — внутренних (внутренние аудиты) и внешних (росаккредитация, инспекция труда, прокуратура и т.д.), работе с поставщиками — кто косячит, кто молодец, какие были проблемы (не забывайте о поставщиках услуг), кто много денег стал хотеть и надо менять, субподрядчиками, результатах кд и пд, мси, объем работы в количествах заявок, финансовые показатели работы, грядущие изменения в законах и нд и проч. Директор и начлаб конечно ребята мозговитые, но всего за год упомнить и знать не могут. Поэтому справку в произвольной (или закрепленной вами в смк) форме готовят отдел кадров, финансисты, менеджер по качеству, метролог, плановый отдел и т.д., может вообще у вас один чел за всех. Справки обычно в сравнении с прошлым периодом — для наглядности изменения ситуации (например, в поза том году уволилось 3 человек и доход был 10 млн руб, а в том году уволилось 30 чел и доход 1 млн руб, значит надо че-то срочно делать )

«Результаты последних внутренних проверок» — ответственный за проверки берет годовой график, пишет в отчете сколько было запланировано, сколько сделано, с какими результатами — где и сколько выявлено несоответствий. Может написать в чем причина, кто виноват и что делать. На его усмотрение (или ваше, если закрепите в СМК что ему писать)

«КД и ПД» — аналогично результатам ВА. Кто отвечает за них пишет — чего планировали, чего делали, достигли ли целей. Особенно меня радует обязательный у меня пункт — скока денег на это потратили. И когда потратили, например, 30 тыщ и манагер скромно приписывает, что «кд результативны не в полном объеме» — я точно знаю, что квартальной премии у ответственного за выбор и реализацию кд не будет

«оценки, проведенные сторонними органами» — кто вас проверял за год и каковы результаты — росаккредитация, ГИТ, прокуратура, и иже с ними.

«результаты мси» — чего запланировано, чего сделано, с кем договоры, какие результаты. В отчете ответственный может дать пожелания — с кем на следующий год поработать, по каким показателям/факторам.

«изменения объема и вида работ» — сравниваете показатели доходов/расходов, заказов в штуках (объем работ), вид работ — новые методы исследований, новые факторы, новые направления и т.д. Что произошло за тот год

«обратная связь с заказчиками» — заказчик внутренний, но согласно ГОСТ у вас должен быть механизм получения обратной связи. Как минимум журнал претензий. Как максимум — придумайте какую-нибудь анкету удовлетворенности. В конце концов так и пишите — на словах хвалят. Если проблемы с внутренним заказчиком имеете — фиксировать в журнале обязаны, отражаете все жалобы в справке для анализа. Кстати, а к внутреннему заказчику от его заказчиков жалоб на материалы, вами испытанные, не поступает?

«Претензии» — см. обратную связь

«Рекомендации по улучшению» — может подать любой работник. Плюс в ходе анализа сами соображайте исходя из общей информации, что и где можно улучшить, в этом и есть смысл анализа. Например, мой высококлассный инженер в поза-поза-поза том году на 1 заявку тратили 1 час 10 минут из-за медленно печатающего струйного принтера — протокол на 5 листах, на 1 заявку надо 5-7 протоколов. Заменили ему принтер на новый лазерный, скорость возросла до 35 минут, угрозы срыва заказа больше не возникало. Предложение поступило от него.

«Ресурсы и подготовка персонала» — сколько человек уволилось/устроилось/ушло в декрет, обеспечивают ли они производственные потребности, сколько выучилось, получило вышку, переквалифицировалось, повысило квалификацию, результаты аттестации на соответствие должности, как поживают стажеры и проч.

У меня все эти отчеты собирает менеджер по качеству, изучает, делает какие-то свои пометки, передает мне. С директором садимся, читаем, обсуждаем, делаем выводы. Смотрим, чего планировали в том году, решаем, достигли ли поставленных целей. Разрабатываются планы на будущее. Оформляется протоколом. По каждому пункту — изложение фактов (из отчеты), вывод. Под конец документа — согласованные мероприятия по улучшению, сроки, ответственные. На основе них менеджер по качеству при необходимости готовит План предупреждающих действий.

То что вы пишите «проверка статуса госта… заполняют ли журналы правильно…» — это проверяется в ходе ежегодных внутренних аудитов (проверок). Вот кто их проводит, вам к анализу отчет и подготовит, где напишет «проверяли процесс управления документацией, выявили 1 несоответствие, касающееся управления внешней документации — Петрова из первого отдела пользуется старым ГОСТом. По сему факту провели анализ, установили причину — специалист фонда НД уж месяц как забухал и актуальность документов не проверяет, везде бардак, Провели коррекцию — петровой дали новый документ, благо испытание она еще делать не начала, иначе б была несоответствующая работа со всеми вытекающими. Корректирующим действием выбрано уволить спец.фонда НД, ибо это шестой запой за полгода, а от нашей ИЛ жизни людей зависят.»

Еще Вы пишете «подготовка персонала — стабильно 1 раз в 5 лет». Если у вас написано так в СМК и никаких оговорок, пункту про обеспечение компетентности персонала и определения необходимости в подготовке вы заведомо несоответствуете. А если методику новую внедряете или прибор? А если движуха в кадрах и одного спеца надо обучить еще чему-то? Или он вроде умный-умный, а эксперимент при ПК завалил мама не горюй, хуже стажера… Но это лирика, это касается больше раздела (документа) СМК про управление персоналом. Для анализа со стороны руководства пишите — кого, где, когда проучили на курсах.

Не поняла вопроса «кто подписывается за руководство о качеству за разработку и утверждает»? Вы хотели спросить: 1) Кто утверждает отчет об анализе со стороны руководства? — Кто его составлял (высшее руководство ИЛ — нач.лаб, если пропишете у себя в правилах что это еще и директор — будет и он). Гл.технолог, гл.инженер, нач.производства — руководящие и контролирующие сотрудники — с них отчеты (справки, служебки, как назовете) высшему руководству, чтоб те проанализировали смк.

2) Кто подписывает, разрабатывает, утверждает «Руководство по качеству» (как документ СМК)? Как напишете в документах СМК. Разрабатывают, как правило, менеджер по качеству + ответственный за процесс. Утверждает нач.лаб