Включить руководство компании - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Руководство, написанное представителями компании Web Industries, поможет вам обучить сотрудников корпоративным правилам менее чем за 4 недели.

Программа обучения? Присутствовавшие на встрече сотрудники непонимающе посмотрели друг на друга и расхохотались.

Да, все верно. Программа обучения. Компания Web Industries Inc. занимается нарезкой материалов для других фирм-изготовителей. Уровень корпоративного обучения в ней всегда был невероятно низким. Вновь принятые сотрудники сразу же приступали к своей работе и были вынуждены решать возникавшие проблемы самостоятельно. Руководители показывали им, как работает офисное оборудование, а коллеги предоставляли информацию о предоставляемых бонусах. Все остальное им приходилось осваивать самостоятельно, включая вопросы технического и этического характера. Разумеется, у всех это получалось по-разному.

Логика вполне объяснима: быстро развивающиеся компании часто не могут найти время, ресурсы или потребность в программах обучения, которые охватывают все аспекты работы в организации. Но в Web Industries Inc. такой подход начал меняться около двух лет назад. «В офисе Атланты у нас появился новый генеральный директор», — говорит Чарльз Эдмансон, вице-президент по производству, работающий в корпоративном офисе Web Industries Inc. в Вестбороу, штат Массачусетс. – «Он пришел к нам из другой компании, в отличие от тех, кто начинал свою карьеру с низших ступеней, и был вынужден принять руководство, не обладая знаниями о нашей корпоративной культуре».

Как многие до него, новый генеральный директор потратил несколько месяцев на изучение особенностей работы в компании, однако впоследствии именно он предложил методичную систему обучения новых сотрудников. Руководство признало, что оно было слишком занято для того, чтобы тратить время на обучение, однако впоследствии им приходилось затрачивать массу усилий на решение возникавших проблем.

Эдмансон созвал общее собрание и опросил сотрудников, а затем занялся разработкой плана. Вот что получилось в конечном итоге:

* 20 часовых занятий, проводимых ежедневно в течение четырех недель;

* инструкторы из числа штатных сотрудников, включая генеральных директоров, руководителей предприятия, представителей отдела по обслуживанию клиентов, операторов производственных станков, обслуживающего персонала и офисных клерков;

* подробные письменные рекомендации для инструкторов и новых сотрудников компании.

«Мы можем назначить инструктором любого штатного сотрудника, временно освободив его от должностных обязанностей», — поясняет Эдмансон.

Используя примерное содержание руководства для сотрудников, Эдмансон рассказывает подробности о программе, которая была запущена в конце 90-х гг. и принесла его компании существенную пользу.

Первая неделя
Вторая неделя
Третья неделя
Четвертая неделя

1.1. Добро пожаловать!

Назначение руководства
Цели компании
Обязанности компании перед сотрудниками
Обязанности сотрудников перед компанией
Процедура приема
Описание производственных объектов

2.1. О компании

Описание первой недели обучения
Видеоматериал
Чем занимается компания
Как мы обслуживаем клиентов

3.1. Развитие компании

Описание второй недели обучения
Основы корпоративной культуры
Организационная структура

4.1. Ваше будущее в компании

История компании
Владельцы компании
Акционеры
Полномочия сторон

1.2. Работа в компании

Цели и задачи
Должностные обязанности
Профессиональная компетентность
Явка на рабочее место
Правила поведения в офисе

2.2. Командная работа

Общие принципы командной работы
Учимся работать в команде
Взаимоотношения между членами команды
Культура работы в команде

3.2. Безопасность

Безопасность
Административно-хозяйственные вопросы
Техника безопасности при работе с оборудованием

4.2. Усовершенствования

Качество
Производительность
Реализация творческих идей
Административно-хозяйственные вопросы

1.3. Техническое задание

О важности выполнения требований
Как работать с техническим заданием
Описание складских помещений
Установленная форма одежды

2.3. Проведение расчетов

Снятие мерок
Использование вычислительных приборов
Математические термины
Нарезка втулок

3.3. Обзор технического задания

Словарь терминов
Нанесение меток
Проверка материала

4.3. Обзор расчетной части

Словарь математических терминов
Измерительные инструменты
Вычислительные приборы
Нарезка втулок

1.4. Ведение документации

Словарь терминов
Как заполнить бланк на упаковку
Таблицы масштабов

2.4. Стандарты упаковки

Типы упаковки
Хранение упаковочных материалов
Использование поддонов

3.4. Ведение учетной документации

Отметка об упаковке
Использование обрезков и сработанных рулонов
Документооборот отчетности

4.4. Упаковка

Как правильно упаковать товар
Растягивающаяся пленка
Цены на упаковку

1.5. Привилегии

Политика оплаты труда
Привилегии
Страховка
Разделение прибыли
Обзор руководства

2.5. Технические работы

Ежедневная проверка
Проверка исправности рабочих инструментов
Уборка
Стоимость деталей оборудования

3.5. Как завоевать доверие клиентов

Цены и производительность
Ответственность
Качество

***

Детальное описание

Чтобы систематизировать процесс обучения на каждой из пяти фабрик Web Industries Inc., Эдмансон составил подробные планы занятий и раздал их участникам программы. Инструкторы могли приводить свои наглядные примеры, однако им было запрещено менять структуру и тематику занятий. По мнению Эдмансона, программа не должна нести на себе отпечаток личности инструктора, поскольку она изменяется со временем, а все изменения должны быть тщательно задокументированы.

Текст программы был написан простым языком без использования профессионального жаргона. Многие инструкторы начинали свою работу с чтения заготовленного текста, постепенно заучивали его или излагали материал своими словами.

Приоритеты

«Откровенно говоря, если бы мне предложили выбрать, кого обучать в первую очередь, я бы сделал ставку на офисных сотрудников. Рабочим на производстве все более-менее понятно, а если они чего-то не знают, то всегда смогут спросить. Персонал, который работает с клиентами, должен быть осведомлен о задачах и ценностях компании, в противном случае успех будет недостижим», — говорит Эдмансон.

В ходе реализации программы обучения на двух фабриках Web Industries Inc. некоторые сотрудники заметили различия между информацией, излагаемой инструктором, и тем, что рассказывали им коллеги. «Такие недостатки должны быть немедленно устранены», — говорит Эдмансон. – «Необходимо обеспечить единообразие материалов, предоставляемых вновь прибывшим сотрудникам».

Оплата

«Когда человек обучает кого-то еще, он прежде всего обучается сам. Если в процессе обучения участвует большая часть коллектива, все они поневоле становятся самыми преданными последователями программы. Мы считаем, что это особенно полезно в отношении раздела 2.2 (Командная работа). Поскольку в Web Industries Inc. около 20% акций принадлежит сотрудникам, они лично заинтересованы в успехе предприятия. Когда в коллектив приходит новый сотрудник, ему следует узнать об этом как можно быстрее. Эта задача является одной из первостепенных, и программа нацелена на то, чтобы весь коллектив способствовал успеху новых сотрудников».

О важности основ

Большая часть работы в Web Industries Inc. работы заключается в нарезке материалов на очень тонкие полосы с точностью до 0005 дюймов. По словам Эдмансона, очень многим сотрудникам требуются разъяснения, которые касаются деления на части и десятичных чисел, у них отсутствуют навыки пользования калькуляторами и измерительными лентами (раздел 2.3). «Никогда нельзя быть уверенным в том, что знают и чего не знают люди», — считает Эдмансон.

«Мы также попытались включить в руководство описание работы с техническими заданиями (раздел 1.3). Поскольку эта часть руководства уникальна для каждой компании; мы позаботились о том, чтобы в этом вопросе недосказанностей не оставалось».

Очевидное? Нет!

«У нас есть распорные детали для станков в одну восьмую дюйма шириной, отшлифованные на точный размер, их стоимость составляет 25-30 долларов. Они выглядят как прокладки для шлангов. Новый сотрудник, не знающий об истинной ценности детали, может попросту выбросить ее в мусорное ведро (см. раздел 2.5). То же самое касается лишних коробок, стоимость которых может доходить до 1,5 долларов (см. раздел 4.4). Все это может стоить вам значительной части прибыли».

Акцент на обслуживании клиентов

«При обучении сотрудников мы всячески подчеркиваем всю важность конкуренции. Мы способны превзойти своих соперников за счет качества обслуживания (раздел 3.5). Пытаясь удовлетворить запросы потребителей, мы обязаны предоставлять им в точности то, что им нужно. Мы поставляем готовую к использованию продукцию и несем за нее ответственность».

Обновление информации

В конце каждой четырехнедельной сессии обучающихся спрашивают о том, каким образом можно улучшить программу. Программа уже была однажды обновлена. «Изменения касались прежде всего расчетных разделов, которые нуждались в дополнении, а также разделов, затрагивающих вопросы обработки заказов и документации. Не все могут сразу усвоить эту информацию».

«В конечном счете, в конце первого года работы каждого сотрудника я планировал провести повторное занятие длиной в один час. Это необходимо для повторения изученного материала, однако в настоящее время у нас нет возможности это осуществить».

Подготовка к обсуждению

Эдмансон говорит, что количество занятий было определено произвольно, однако проведение обсуждений именно на заключительной неделе считается обязательным. «Мы думаем, что к концу обучения сотрудники чувствуют себя более расслабленно и могут изложить свою точку зрения на некоторые вопросы – к примеру, внести предложения, касающиеся производительности труда и творческого подхода к решению производственных задач (см. раздел 4.2). Только тогда обучение имеет практическую ценность».

Сложности

Одной из возможных проблем в реализации программы является отсутствие у большинства штатных сотрудников каких бы то ни было педагогических навыков. «Тем не менее, суть обучения заключается в общении и обмене опытом, а это эффективно только в том случае, если люди разбираются в том, о чем они говорят», — утверждает Эдмансон.

Другой проблемой может стать законодательная регламентация процесса обучения. Для тестирования программа была запущена на трех из пяти фабрик Web Industries Inc. Обучение было успешно организовано на двух предприятиях, а на третьей проект провалился, поскольку менеджер, ответственный за его запуск, находился на больничном. «Для успешной реализации программы необходимо, чтобы все мероприятия проводились четко по плану», — считает Эдмансон. — «Кроме того, 1991г. на фабрике в Атланте выдался ударным, рекрутеры нанимали больше сотрудников, чем мы успевали обучать. Нам пришлось адаптироваться, однако система работает до сих пор, и наш персонал чувствует, что о нем заботятся».

Результаты

«На большинстве фабрик теперь ежемесячно проводятся общие собрания, на которых рассматриваются отчеты о прибылях и убытках. Каждый сотрудник может узнать подробности о финансовой стороне дела, осведомлен о стоимости имущества и считает себя совладельцем компании, что поддерживает в нем сознательное отношение к работе».

Первая публикация: 2013-10-27

Есть ли у вашего малого бизнеса «Руководство для сотрудников компании»?

Многим владельцам бизнеса может показаться, что «Руководство для сотрудников компании» связано с бюрократизмом, и об этом нужно беспокоиться лишь крупным корпорациям. А некоторые могут вообще не знать, что это, или никогда над этим не задумываться. Но на самом деле, как только у вас появляется определённое количество сотрудников, такое руководство может стать очень полезным.

Из этого урока вы узнаете, как составить «Руководство для сотрудников компании». Вы поймёте, что именно это значит, почему оно может пригодиться вашему малому бизнесу и что в него стоит включить. Мы также рассмотрим несколько полезных шаблонов и примеров, которые помогут вам начать делать своё собственное руководство для сотрудников компании малого бизнеса.

Вы готовы начать писать своё «Руководство для сотрудников компании»? (Источник фотографии)

1. Что такое «Руководство для сотрудников компании»?

«Руководство для сотрудников компании», которое ещё иногда называют просто руководством для сотрудников или руководством по политике и процедурам, — это документ, сообщающий сотрудникам штата, чего ожидать от работы с вами.

Хотя в нём часто приводятся такие практические подробности, как время отпуска, соцпакет, дисциплинарные процедуры и так далее, это может быть отличным местом, чтобы по-иному представить компанию сотрудникам. Вы можете разъяснить ценности компании и тип рабочего пространства. Вы можете рассказать сотрудникам, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы или сложности. Есть много чего ещё, что можно в нём затронуть, позже в этом уроке мы коснёмся содержания подробнее.

Для написания руководства для сотрудников нет установленного формата. Это ваш документ, и вы можете сами выбрать, как хотите общаться со своими сотрудниками; на самом деле, используемые вами тон и формат тоже могут кое-что рассказать о ценностях компании. Это руководство может быть игривым или формальным, современным или традиционным, полным изображений или текста. Позже в этом уроке мы также рассмотрим несколько примеров и шаблонов руководств, чтобы вы увидели, как их составляли другие компании.

Традиционно руководство создавалось в виде напечатанной книги, и многие компании до сих пор используют этот формат. Но вы также можете создать цифровую копию, которая будет доступна по внутренней сети компании или через общий сервер. Это будет особенно удобно, если ваши сотрудники часто путешествуют или работают удалённо, так они смогут получить доступ к нему откуда угодно.

Основная цель руководства для сотрудников – установить ожидания. Оно позволяет вашим работникам узнать, какие выгоды и поддержку можно от вас ожидать, а также какие стандарты работы и поведения вы ожидаете от них в ответ. Оно проясняет ситуацию для обеих сторон.

Если вы только начинаете и у вас в штате работает один-два сотрудника, возможно, вам пока не нужно подобное руководство, на этом этапе неформального общения будет вполне достаточно. о по мере расширения вы действительно увидите преимущества наличия чёткой документации. В следующем разделе мы рассмотрим несколько из таких преимуществ.

2. Преимущества наличия «Руководства для сотрудников компании»

Если вы ещё не убедились в том, что вашему бизнесу нужно руководство для сотрудников, прочитайте этот раздел, рассказывающий о его преимуществах.

Улучшает политику касательно рабочего пространства

Основная суть руководства – изложить всё, что нужно знать сотрудникам штата, чтобы выполнять свою работу. Но иногда, когда вы расписываете всё это, вам на ум приходят варианты получше.

Например, вы можете составлять раздел по политике посещения и осознать, что для выполнения определённой работы неважно, если кто-то опаздывает, важно, что он успевает выполнить работу (в то время как для других может быть очень важно приходить в конкретное время). Так вы составляете более гибкую формулу, чем та, которую вы раньше использовали.

Помогает новым сотрудникам войти в рабочий ритм

Вам, наверное, известно, что значит устроиться на новую работу. Так много новых лиц, незнакомый офис, непохожие правила и жаргон, который вы никогда не использовали на старой работе. У вас обычно возникает тысяча вопросов, и вам не хочется их задавать, потому что все вокруг, кажется, заняты своей собственной работой.

Хорошо написанное руководство для сотрудников идеально поможет новым работникам быстро встать на ноги. Возможно, они не будут читать всю книгу от корки до корки, но они могут быстро сослаться на неё, чтобы легко найти ответы на множество вопросов.

Устраняет постоянные вопросы касательно политики фирмы

Если у вас нет руководства для сотрудников, ожидайте постоянных вопросов, и не только от новых работников, но и от существующих. Сколько у нас будет дней отпуска? За какие национальные праздники нам будут платить? Каковы правила касательно конфликта интересов или работы в других местах?

Множество вещей на рабочем месте могут вызывать сомнения, и в итоге вы можете потратить много времени, отвечая на одни и те же вопросы, или ещё хуже, если сотрудники будут вести себя неправильно просто потому, что они не спросили, как нужно.

Всё собрано в одном месте

Иногда компании описывают свою политику, но по частям. Какие-то вещи указаны во внутренней сети, но в разных местах, а другие сообщаются только по электронной почте. Когда сотрудникам нужно что- то найти, они отправляются на сложную охоту за сокровищами.

Это может раздражать ваш штаб, и совершенно точно такая работа не эффективна. Руководство для сотрудников собирает всю информацию в одном месте, и найти её будет быстро и легко.

Сообщает ваши ценности

Легко увязнуть в скучных подробностях политики и процедур, но руководство для сотрудников – это
также возможность рассказать историю вашей компании и настроить сотрудников на её ценности. Для
чего существует ваша компания? К чему вы все стремитесь в работе? Какова ваша позиция касательно таких вещей, как разнообразие и социальная ответственность? Это может стать прекрасным способом мотивировать ваших сотрудников, зарядить их энергией и убедиться, что все находятся на одной волне по отношению к ценностям фирмы.

Поможет избежать судебных исков

Я упомянул в первом разделе, что основная цель руководства для сотрудников заключается в том, чтобы установить чёткие ожидания для обеих сторон. Такая ясность также защищает вас в юридическом плане.

Например, скажем, вам нужно уволить одного из своих сотрудников за непосещение или за домогательство по отношению к коллеге. Этот сотрудник может попытаться предъявить вам иск за несправедливое увольнение, утверждая, что его никогда не ставили в известность о том, что подобные вещи могут послужить основанием для увольнения. Если вы опишете свою политику в руководстве и укажете тот факт, что всем сотрудникам предоставляется его копия, вы сможете лучше себя защитить.

3. Что нужно включить в «Руководство для сотрудников компании»

Как я заметил ранее, не существует установленного формата по написанию руководства для сотрудников, но есть несколько обычных разделов, которые включают многие компании и предприятия малого бизнеса. В этом пункте мы рассмотрим эти разделы и то, что вы, возможно, захотите включить. Но имейте в виду, что вы всегда можете добавить к ним свои пункты или приспособить этот документ, чтобы он охватывал то, что важно для вашего бизнеса.

Важно: В некоторых юрисдикциях трудовой кодекс оговаривает конкретные вещи, которые нужно включить в руководство для сотрудников. У Envato Tuts+ международная аудитория, и мы не можем рассмотреть здесь все местные вариации. Убедитесь, что вы изучили возможные местные нормы. Также стоит попросить юриста просмотреть руководство, чтобы не сомневаться, что вы соблюдаете все соответствующие законы и не делаете себя уязвимым для будущих судебных разбирательств.

Хорошо, теперь давайте рассмотрим общие разделы, которые нужно включить в руководство для сотрудников малого бизнеса.

Обзор компании

Руководство для сотрудников часто начинается с общего представления и обзора компании. Можно
включить краткую историю своего бизнеса, временную шкалу ключевых событий и сформулировать
важные ценности и цели.

Политика безопасности

Ваши сотрудники проводят много времени на работе, и их безопасность важнее всего. Этот раздел поясняет, что делать в случае чрезвычайной ситуации или несчастного случая на работе, как вызвать скорую помощь, процедуры по пожарной безопасности и так далее.

Указания касательно разнообразия и равенства

Это ваш шанс продемонстрировать, что вы готовы предоставить людям равные возможности на работе и заявить, что вы не потерпите дискриминации или преследования из-за возраста, расы, религии, пола или сексуальной ориентации, неполноценности и так далее.

Вы также можете уточнить, что именно понимается под дискриминацией и преследованием, чтобы сотрудникам было понятно содержание и их действия в случае преследования или дискриминации на работе. Больше о разнообразии вы можете узнать из нашей серии по разнообразию на рабочем месте.

Выплаты и льготы

Объясните подробно, когда и как сотрудникам нужно ожидать оплаты, каким образом будут удерживаться налоги и другие вычеты и могут ли их просить остаться после работы (будут ли оплачиваться каким-то сотрудникам переработки, будет ли кто-то работать полный или неполный рабочий день — полностью проясните эти вопросы). Можно также подробно описать другие виды денежного вознаграждения, например, бонусы и опционы на акции, если они имеются.

Затем укажите детали всего предлагаемого компанией соцпакета, такие как страхование здоровья, пенсия и так далее. Можно также описать политику оплачиваемых отпусков, например, запланированного отпуска, отпуска по уходу за ребёнком и так далее. В предыдущем уроке из этой серии мы более подробно рассказываем о выплатах и соцпакете:

Нормы поведения

Какого поведения вы ждёте от своих сотрудников? Здесь вы можете уточнить всё, от норм одежды до ожидаемого уровня посещения и пунктуальности. Можно также затронуть пользование интернетом и

Тем не менее, то, насколько вы будете вдаваться в подробности, зависит только от вас. Некоторые компании предпочитают не приводить карательный список правил, а вместо этого предоставляют общие принципы для руководства, давая сотрудникам возможность действовать Позже вы увидите несколько примеров. Тем не менее, могут быть вещи, по которым у вас чёткая позиция и которые вы захотите прояснить в «Руководстве для сотрудников компании», например, обязательство о неразглашении информации и компании и клиентах.

Дисциплина и увольнение

Чётко объясните работникам, что составляет основу для принятия дисциплинарных мер и какие именно меры будут приняты. Также дайте им знать, что нужно делать, если им кажется, что к ним отнеслись несправедливо. Дальше вы можете изложить политику того, что произойдёт в случае увольнения.

Имейте в виду, что любые дисциплинарные процедуры, которые вы приведёте в этом разделе, могут обязывать вас к каким-то действиям, так что будьте осторожны, если не хотите следовать им в каждом отдельном случае. Например, если вы укажете в руководстве, что в случае дисциплинарных нарушений вы выносите несколько устных и письменных предупреждений, у вас могут возникнуть сложности, если позже вы уволите сотрудника, не сделав всех этих предупреждений.

Подтверждение получения

Важно отметить тот факт, что каждому сотруднику была передана копия руководства. Пусть каждый из них оставит подпись, что получил его: обычно в конце книги есть страница для подписи, которую можно оторвать и сохранить в персональном файле работника. В случае, если позже возникнет спор, люди не станут утверждать, что просто были не в курсе политики фирмы.

Юридические уведомления

Когда юрист будет пересматривать ваше руководство для сотрудников, он может посоветовать включить дополнительные формулировки, например, что это лишь руководство, а не контракт, и оно не гарантирует будущее трудоустройство. Отдельные формулировки будут зависеть от того, в какой конкретной ситуации вы находитесь, так что обязательно обратитесь к юристу за личным советом.

4. Шаблоны и примеры «Руководства для сотрудников компании»

Хотя «Руководство для сотрудников» — это документ, отдельный для каждой компании, который вы, вероятно, захотите составить самостоятельно, удобно будет начать работать с готовым шаблоном. В этом разделе я приведу ссылки на полезные ресурсы, где вы найдёте шаблоны руководств для сотрудников. Мы также рассмотрим несколько жизненных примеров. Они помогут вам составить своё руководство для сотрудников малого бизнеса.

Шаблоны «Руководства для сотрудников компании»

Есть несколько сайтов, на которых можно найти шаблоны руководства для сотрудников. Например,
британская компания «Human Resource Solutions» предлагает на своём сайте бесплатный шаблон
руководства для сотрудников. Документ довольно подробный и состоит из 40 страниц, так что он станет хорошей отправной точкой для создания вашего собственного документа.

Если хотите что-то более персонализированное, попробуйте этот интернет-инструмент от Rocket Lawyer. Это не шаблон, вы можете создать свой собственный документ онлайн, введя информацию о компании и пункты политики, которую хотите включить. Чтобы получить доступ к итоговому документу, вам нужно подписаться на бесплатный пробный период членства в Rocket Lawyer.

Есть и множество других шаблонов и программ для создания документов. Например, FitSmallBusiness или FormSwift. Просто имейте в виду, что некоторые шаблоны подогнаны под правила отдельных стран, так что если вы находитесь в другой стране, вам может понадобиться поменять их и/или обратиться за юридической помощью.

Также запомните, что чем более индивидуализированным будет ваш документ, тем лучше. Используйте шаблоны в качестве отправной точки, а не окончательного продукта. Через мгновение вы увидите, что по-настоящему уникальное руководство может быть очень действенным средством общения с сотрудниками.

Реальные примеры «Руководств для сотрудников компании»

Теперь давайте рассмотрим несколько руководств от настоящих компаний. Во-первых, взгляните на руководство для сотрудников «Rock Spring Farm», которое было любезно предоставлено ассоциацией «Practical Farmers of Iowa». Это простое руководство для малого бизнеса, рассказывающее кое-что о компании и охватывающее многие разделы, которые мы только что обсуждали. Оно длиной всего 12 страниц, легко читается и содержит много милых уникальных штрихов: посмотрите страницу «Секреты команды» в конце.

Некоторые компании на этом не останавливаются. Эта статья от «Nasdaq» перечисляет несколько классных примеров, которые можно использовать для вдохновения.

Например, у руководства компании «Valve Corporation», создающей видеоигры, лучший в мире подзаголовок:

«Бесстрашное приключение со знанием, что делать, когда никто вам не говорит, что делать»

В такой же чудесной манере общения оно продолжает рассказывать вам, что значит работать в «Valve». В нём поясняется политика и некоторые процедуры, но совсем не чувствуется, что вы читаете документ по политике компании. Кажется, что это дружеское знакомство с местом, где работать будет одно удовольствие.

Руководство для сотрудников «Valve Corporation».

С другой стороны, на сайте о финансах Motley Fool приведены интерактивные «Дурацкие правила», слайд-шоу с видео, более подробной информацией по определённым разделам и так далее. Опять же, там представлены основные нормы любого традиционного руководства, но более творческим образом и с сильным упором на правила компании.

Онлайн-руководство для сотрудников «Motley Fool».

Начните создавать своё собственное «Руководство для сотрудников компании»

Из этого урока вы узнали всё о руководстве для сотрудников компании малого бизнеса. Вы увидели, что это такое, и каковы его преимущества. Вы узнали, какая информация обычно содержится в руководствах для сотрудников, и увидели несколько отличных примеров настоящих руководств для сотрудников, а также несколько шаблонов для создания вашего собственного документа.

Теперь вы можете начать составлять руководство для сотрудников вашего предприятия. Если этот урок вам показался полезным, посмотрите другие уроки из этой серии, в которых мы более подробно рассказываем о функциях отдела по персоналу малого бизнеса. В последнем уроке мы изучали выплаты и льготы, а в следующем затронем обучение и развитие.

Подпишитесь на деловую новостную рассылку Tuts+ через форму на боковой панели, чтобы еженедельно узнавать как о будущих статьях из этой серии, так и о других новых статьях о бизнесе.

Справочник сотрудника – это документ (серия документов, wiki-сервис), в котором есть ответы на все вопросы касаемо работы сотрудника. Нужен чтобы не отвечать десятки и сотни раз на одни и те же вопросы.

Есть разные названия одного и того же документа:

Справочник сотрудника
Книга для новых сотрудников
«Вот как здесь всё устроено»
Лучшее в мире руководство для персонала
Welcome book

Задачи справочника

Помочь новичку быстрее и легче адаптироваться в компании, не отвлекая коллег от выполнения рабочих обязанностей. Для старожил, справочник тоже пригодится для ориентации в корпоративных политиках и процедурах.

Этот документ также усиливает HR‑бренд.

Справочник содержит сводную информацию о компании с кратким обзором правил и стандартов её работы. Его основная цель — мотивировать работников и вовлечь их в развитие компании.

Как создать справочник

Справочники разрабатываются силами самой компании или сторонними организациями, специализирующимися на подобных разработках.

Для того, чтобы создать справочник сотрудника необходимо подключить весь топ-менеджмент компании. Как минимум для проверки на уровне «ничего ли не забыли». Минимальный состав команды: ответственный за кадровое делопроизводство, ответственный за обучение и развитие персонала, ответственный за организацию работы в офисе или на удалёнке. В идеале проверить итоговый документ должны юристы.

Пошаговое руководство для создания справочника

Найдите в интернете шаблоны справочников (их много, выберете те, что показались вам интересными и походящими для вашей компании)
Определите и структурируйте содержание справочника.
Составьте перечень основных сведений о компании (история, миссия, ценности, продукция/услуги и т. д.)
Проанализируйте все действующие корпоративные политики и процедуры и распределите их в порядке приоритетности.
Попросите работников поделиться своим опытом, достижениями, впечатлениями от работы в компании и включить самые их них в справочник.
Пишите чётко и понятно. Не используйте предложений более чем из 20 слов, избегайте юридические и технические термины. Придерживайтесь позитива.
Дайте прочитать справочник лояльным сотрудникам, возьмите обратную связь.
Проверьте справочник на соответствие трудовому законодательству.
Предложите работникам участвовать в обновлении документа. Для этого оставьте контакты, куда писать отзывы и предложения.

В среднем разработка справочника занимает от одного до трёх месяцев, срок зависит от масштаба компании и объёма материалов.

Не перегружайте справочник излишней информацией. Не дублируйте в нём все действующие локальные нормативные акты. Кратко расскажите о них и сошлитесь на полные версии. Не включайте в справочник информацию, которая устаревает слишком быстро. Не размещайте в справочнике конфиденциальные сведения.

Содержание справочника:

1. Общие сведения о компании

Приветствие
История, миссия и главные ценности
Стратегические цели и перспективы развития
Основные продукты и услуги
Конкурентные преимущества
Главные персоналии
Организационная структура

2. Внутренний распорядок

Режим труда и отдыха
Организация рабочего места (мебель, канцелярские товары, оргтехника, телефонное оборудование и др.)
Система документооборота
Порядок действий при технических проблемах

3. Правила поведения сотрудников

Взаимоотношения с деловыми партнёрами и клиентами
Взаимоотношения внутри коллектива
Корпоративный дресс‑код
Меры дисциплинарного воздействия

4. Правила и меры безопасности

Пропускной режим
Парковка автотранспорта
Правила пользования служебными машинами
Политика конфиденциальности
Технологические политики (использование внутрикорпоративной сети, электронной почты, интернета, социальных сетей, др.)
Обеспечение безопасности работников (правила и действия в чрезвычайных обстоятельствах)

5. Кадровая политика

Оформление на работу
Испытательный срок
Оплата труда
Система дополнительных социальных льгот и компенсаций
Система поощрения
Сверхурочная работа
Временная нетрудоспособность
Порядок предоставления отпусков
Оформление командировок
Карьерный рост
Аттестация и система оценки
Система обучения и развития
Изменение анкетных данных (Ф. И. О., семейного положения сотрудника, др.)
Порядок выдачи справок и копий документов, связанных с работой
Процедура увольнения
К кому обращаться с вопросами, ответов на которые нет в справочнике

Какие бывают справочники

Руководство по ориентации для новых работников — история, миссия компании и профессиональная этика. Чаще всего руководство по ориентации является частью общего справочника сотрудника.
Общий справочник сотрудника (для всего персонала) — общие сведения о компании, основные гарантии (равные возможности найма, политика против притеснений на рабочем месте, антидискриминационная политика, политика в отношении лиц с ограниченными возможностями), категории занятости, компенсации и льготы, отсутствие на работе и рабочем месте.
Справочник для менеджеров высшего звена — инструмент для принятия стратегических решений.
Справочник для менеджеров среднего звена — политику компании в отношении персонала и обеспечения роста производительности.
Руководство по пенсионному планированию — право на пенсию, сроки выхода на пенсию, методики расчёта пенсий, процедуру выплаты пенсий, прогноз социальной пенсии, правовые вопросы при выходе на пенсию, инвестиционные возможности для пенсионеров, здоровый образ жизни на пенсии, составление завещания.

Юридическая основа

США, справочник сотрудника изначально был юридическим документом (в нём размещались все действующие политики компании). Так работодатели защищались от возможных исков и штрафов. Позднее справочник начали использовать для популяризации корпоративной культуры среди работников, а также для привлечения новых.

В России наличие справочника не регламентируется.

Справочники для вдохновения

1. Самый короткий справочник сотрудника в компании Nordstrom – одна карточка (миф)

Одна карточка (миф):

«Добро пожаловать в Nordstrom Мы рады, что вы с нашей компанией. Наша цель номер один-обеспечить превосходное обслуживание клиентов. Установите как свои личные, так и профессиональные цели. Мы очень уверены в вашей способности их достичь. Правила Nordstrom: Правило №1: используйте лучшее суждение во всех ситуациях. Дополнительных правил не будет.

Пожалуйста, не стесняйтесь задавать менеджеру отдела, менеджеру магазина или генеральному директору подразделения любой вопрос в любое время.»

Реальное руководство по политике Nordstrom содержит 7344 слова. Их «справочник» — это просто карта, это не настоящий справочник. Настоящий справочник — это подмножество политик, которое дает понять, что эта карта не является конечной информацией, существуют и другие рекомендации и документы, к которым привязаны сотрудники Nordstrom. Так и должно быть. Юридический отдел никогда не допустит этого иначе.

И это работает! В 1975 году мужчина купил зимние шины в шиномонтажной мастерской, но спустя несколько недель обнаружил дефект и решил их вернуть. Когда он подъехал к предполагаемой мастерской, обнаружил, что она закрыта, а на ее месте стоит магазин Nordstrom. Компания продавала обувь, модную одежду и товары для дома. Тем не менее мужчина не растерялся и объяснил ситуацию продавцу, а тот — принял его шины и вернул деньги.

2. Самый весёлый справочник в компании Zingerman’s

Компания Zingerman’s включает в себя продуктовый магазин, пекарню, тренинговую компанию, кейтеринговую компанию, интернет‑магазин, сырный магазин, ресторан настоящей американской еды, компании по производству кофе и кондитерских изделий, и ферму.

Справочник сотрудника в Zingerman’s — это комикс.

3. Образцовое название справочника сотрудника – компания Disney

Назывался он The Ropes at Disney’s («Узелки на память от Диснея»)

4. Культурный справочник в компании Zappos

Справочник носит название «Книга культуры» (Culture book).

В его создании участвуют все сотрудники — вне зависимости от должности и стажа. Раз в год каждый из них получает на e‑mail сообщение с просьбой написать несколько абзацев о своём отношении к культуре, миссии и ключевым ценностям компании. Присланные ответы никогда не редактируются, исправляются только опечатки.

5. Самый интригующий справочник в компании Valve Corporation

Компания разработала игровые хиты Half‑Life, Portal, Counter Strike, DOTA, а также развлекательную онлайн‑платформу Steam.

Наиболее впечатляющие выводы из правил:

В Valve нет управленческой элиты, она является компанией с плоской структурой управления, единственный босс в Valve — это клиент.
Сотрудники Valve объединяются в проекты, исходя из своих собственных интересов, а не по указанию свыше.
Для удобства и продуктивности совместной работы все рабочие столы в Valve оснащены колёсиками.
Ошибки сотрудников в Valve — это возможность поучиться, а не основание для взысканий.
Ежегодно каждый в Valve получает развёрнутый отзыв о своей работе, который составляется из отзывов других сотрудников.

Карьерный рост сотрудников в Valve — это не вертикальное должностное продвижение, а развитие компетенций и получение новых.

6. Самый креативный справочник в компании Nearsoft

Приветствуют новых сотрудников: «Добро пожаловать в сказку! Мы хотим, чтобы время с нами стало самым удивительным для вас»
«У нас нет боссов»
Мы не контролируем ваше время, но, пожалуйста, никогда и никого не заставляйте ждать вас. Пунктуальность очень важна.
Прибирайтесь за собой после еды. Вашей мамы рядом нет. Вы сами должны заботиться о своём рабочем месте.
Если вам нужны книги, но вы не нашли их в библиотеке, то сообщите нам об этом. Наш бюджет на книги кажется бесконечным.
Одевайтесь так, как вам удобно, как вам нравится.
Будьте самим собой.
Если почему-то вам пришлось остаться дома или работать из другого места, это прекрасно. Но, пожалуйста, оставайтесь на связи, пока не закончила трудиться ваша команда.
Парковка — нужна всем. Вы можете оставить свою машину около офиса, но, пожалуйста, уважайте других людей и никогда никого не блокируйте.

БРОШЮРА НОВОГО СОТРУДНИКА

Назначение этой брошюры

Брошюра сотрудника предназначена для того, чтобы стать для Вас «гидом» в ознакомлении с миром рекламной группы основная задача — дать ответы на как можно большее количество Ваших вопросов. Конечно, мы не смогли осветить, что Вы хотели узнать. Здесь представлена основа работы нашей Фирмы и, вполне естественно, что у Вас могут родиться множество вопросов, не затронутых на страницах нашей брошюры. Если такое случится, то Вы всегда можете обратиться к своему непосредственному руководителю за разъяснениями и пояснениями. Мы всегда рады предоставить вам интересующую Вас информацию.

Все темы данной брошюры разбиты на категории, чтобы помочь Вам найти ответы на Ваши вопросы. Для удобства в начале также содержится оглавление всех тем.

Правила, порядок и нормы деятельности, описанные здесь, определяют условия найма работника и являются частью договора.

Обращение руководства рекламной группы

Уважаемый коллега!
Я рад приветствовать Вас с назначением на должность. Вы приняты в одну из самых значительных рекламных групп России, отныне — Вы часть нашей истории.

Наша рекламная группа представляет единый «организм» и его здоровое функционирование, безусловно, зависит от каждой его составляющей, то есть от каждого из сотрудников Фирмы. Мы искренне надеемся, что вы станете частью этого «организма» и, с Вашим приходом, у нас появится больше сил, которые помогут достичь наивысшего процветания и благополучия, как нашей фирмы, так и наших сотрудников.

Надеюсь на успешную работу с Вами и еще раз приветствую Ваш приход к нам в Компанию. Я, безусловно, уверен, что с Вашей помощью, нашу Фирму ждет дальнейшее процветание и развитие.

Генеральный директор

Рекламной группы ____________________

Миссия информационно-рекламной группы ХХХ

Миссия информационно-рекламной группы “ХХХ”состоит в том, чтобы служить средством для обеспечения сотрудникам, владельцам и руководителям достойного уровня жизни, в том, чтобы компания развивалась и существовала долгие годы. Наше желание — оставаться «одним из лучших игроков» на рынке рекламно-информационных услуг столицы и страны.

Для полноценного своего выполнения, наша миссия требует от нас действовать «с характером владельца», иметь желание преуспевать, иметь перспективное видение развития компании, осуществлять контроль, планирование и работу в команде, признавать и выполнять принцип »все для клиента». Мы должны работать и управлять компанией с четким сознанием этого принципа — «если мы не позаботимся о клиенте, тогда это сделает другой!»

Эта миссия требует хорошо построенного корабля с командой, парусом, рулем и планом, ведущим сквозь опасности и случайности неизведанных вод в ясном направлении навстречу близким и далеким целям. В этом наша уверенность, возможность управлять компанией и работать так, что все происходящее будет реальным и в этот год, и каждый последующий будут успешными и прибыльными.

Наш лозунг: «Quality first»- «Главенство качества»

Трудовые навыки успешного сотрудника ХХХ

Навыки, которые нужны Вам, чтобы войти в Компанию, остаться в ней и развиваться в мире трудовых и человеческих отношений, независимо от того, работаете ли Вы сами на себя или являетесь частью команды.

Эти навыки могут быть использованы и применимы не только на рабочем месте, но и в повседневной жизни.

Фундаментальные навыки,

необходимые для личного развития

Личные управленческие навыки

Личные навыки, поведение и отношения, развивающие потенциал профессионального роста
Командные навыки

Навыки и необходимые атрибуты для продуктивного взаимодействия
Вы будете лучше подготовлены к продвижению в мире трудовых отношений если вы можете:

ОБЩАТЬСЯ

·читайте и понимайте информацию, представленную в разных формах (текстах, графиках, таблицах, диаграммах),

·пишите и говорите так, что другие понимают и обращают внимание,

·слушайте и задавайте вопросы для понимания и оценки иных точек зрения,

·делитесь информацией, используя весь набор информационных и коммуникативных технологий(устно,e-mail,компьютеры),

·используйте соответствующие научные, технические и математические знания и навыки для разъяснения или продвижения идей,

УПРАВЛЯТЬ ИНФОРМАЦИЕЙ

·определяйте, собирайте и организовывайте информацию, используя соответствующие технологии информационные системы,

·получайте,анализируйте и применяйте знания и навыки из различных дисциплин ( искусство,языки,наука,технологии, математика,социальные и гуманитарные науки)

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЦИФРОВЫЕ ДАННЫЕ

·решайте, что требует замера или обсчета

·наблюдайте и записывайте данные, использующие соответствующие методики, инструменты и технологии

·делайте прикидки и сверяйте расчеты

ДУМАТЬ И РЕШАТЬ ПРОБЛЕМЫ

·оценивайте ситуации и определяй проблемы

·ищите различные точки зрения и оценивай их основываясь на фактах

·распознавайте гуманитарные, межличностные, технические, научные и математические параметры проблемы

·определяйте коренную причину проблемы

·будьте изобретателен в поиске возможных решений

·оценивайте решения для выработки рекомендаций или решений

·применяйте решения

·проверяйте, работает ли решение, используйте возможности к его улучшению
Вы будете в состоянии предложить себе возможности для больших достижений, если вы можете:

ДЕМОНСТРИРОВАТЬ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ ОТНОШЕНИЕ И ПОВЕДЕНИЕ

·чувствуйте ь себя хорошо и уверенно

·подходите к людям, проблемам и ситуациям, честно, комплексно, с позиций личной этики

·признавайте собственные и чужие достижения

·проявляйте интерес, инициативу и результативность

БЫТЬ ОТВЕТСТВЕННЫМ

·ставьте задачи и приоритеты, выбирайте равновесие между работой и личной жизнью

·планируйте и управляйте временем, деньгами и другими ресурсами для достижения цели

·оценивайте, взвешивайте и управляйте рисками

·будьте в ответе за свои действия и действия своей группы

·будьте социально ответственным

БЫТЬ АДАПТИВНЫМ

·определяйте и предлагайте альтернативные пути для достижения целей и выполнения работы

·будьте открытым и реагируйте конструктивно на перемены

·учитесь на ошибках и принимай помощь

·боритесь с неуверенностью

УЧИТЬСЯ ПОСТОЯННО

·имейте волю и желание к постоянному обучению и профессиональному росту

·вырабатывайте личные сильные стороны для собственного развития

·ставьте личные цели в обучении

·определяйте обучающие центры и используй их возможности

·планируйте и достигайте свои цели в обучении

РАБОТАТЬ БЕЗОПАСНО

·берегите здоровье свое и коллег, работай согласно правилам безопасности

Вы будете лучше подготовлены внести свой вклад в результаты работы над заданием, проектом или в команде, если вы можете:

РАБОТАТЬ В КОМАНДЕ

·работайте в темпе команды

·убедитесь , что вам ясны цели и задачи команды

·будьте гибким, уважайте и поддерживайте мысли, мнения и вклад остальных членов команды

·признавайте и уважайте различие людей, индивидуальные различия и взгляды

·воспринимайте все сдержанно и отвечайте в конструктивной и сдержанной манере

· делитесь информацией и опытом

·управляйте или оказывайте содействие команде при необходимости, мотивируя максимальную отдачу

·понимайте роль конфликта в команде для достижения решений

·управляйте конфликтом и разрешайте его при необходимости

УЧАСТВОВАТЬ В ПРОЕКТАХ

·планируйте, разрабатывайте и выполняйте проект или задание с начала до конца с четко определенными приоритетами и результатами

·разрабатывайте план, ищите ответ, испытывайте, проверяйте и применяйте

·работайте по согласованным стандартам качества и сертификатам

·адаптируйтесь к изменяющимся требованиям и информации

·постоянно отслеживайте успешность проекта и определяйте пути к его улучшению

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА РЕКЛАМНОЙ ГРУППЫ ХХХ

Отдел наружной рекламы

Отдел занимается размещением наружной рекламы на транспорте: автобусы троллейбусы, трамваи, маршрутные такси. Реклама в метрополитене: щиты, стикеры, звуковая реклама. Организация разноски, раздачи и расклейки листовок буклетов плакатов, нестандартная реклама.

Отдел верстки

Отдел занимается версткой рекламных материалов, выполняет технические задания для отделов рекламной группы. Выполняет набор текстовых материалов.

Производственный отдел

Отдел занимается технических спецификаций необходимых для расчета смет на производство рекламы, мониторинг фирм изготовителей рекламной продукции, подготовка смет на производство рекламной продукции, предоставление информации по материалам для рекламной продукции, подготовка образцов материалов и изделий.

Отдел по работе с клиентами

Отдел занимается работой с клиентами, которые привлечены в рекламное агентство. Организует работу по конкретному заказу клиента и контролирует работу над заказом, координирует продвижение работы над заказом в других отделах

Медиа-отдел

Проведение исследований, подготовка медиа-бюджетов, покупка рекламного времени на каналах, контроль за прохождением рекламы, получение эфирных справок, выбор изданий для размещения рекламы, подготовка информации по событиям в рекламном мире.

Креативный отдел

Отдел разрабатывает любые творческие рекламные концепции на основе утвержденного задания, воплощает принятые идеи и контролирует их исполнение подрядчиками. Разрабатывает рекламные стратегии. Представляет творческое лицо рекламного агентства

IT- отдел

Отдел занимается написанием программных средств, необходимых для работы офиса, а также поддержкой внутреннего и внешнего сайта компании.

Отдел прессы

Отдел отвечает за размещение рекламы в прессе, печатных изданиях, как московских, так и региональных.

Отдел заказов

Отдел отвечает за работу с не целевыми клиентами по всем видам рекламы, предлагаемым агентством. Выписывает счета, принимает заказы, работа с бухгалтерией по оформлению бухгалтерских документов по счетам, заключение агентских договоров.

Отдел маркетинга

PR отдел

Отдел отвечает за формирование имиджа компании, проводит исследования и анализ информационных материалов. Участвует в организации выставок, брифингов конференций, встречах с журналистами. Отвечает за публикации в прессе.

Юридический отдел

Рылев Александр — юрист компании, решает все вопросы, связанные с юридическими аспектами деятельности компании, а также консультирует по всем видам права. Все договора в компании проходят утверждение в юридическом отделе.

Отдел технического и компьютерного обеспечения

Отвечает за работу технических средств офиса: сети, компьютеров, офисной техники, производственных средств 2-Print. Разрабатывает и внедряет новые технологии, автоматизирует работу офиса, производит закупку программных продуктов и другого технического оборудования. Обеспечивает доступ в Internet.

Служба главного инженера

Отдела отвечает все ремонтные работы, связанные с осветительным, силовым оборудованием, системами кондиционирования и вентиляции. Осуществляет ремонт имущества рекламной группы и закупки нового. Организует уборку помещений, организует выполнение заявок на транспортные услуги.

Офис – менеджер,

Осуществляет руководство курьерской службой, планирование и учет переговорных комнат, планирование и учет водительской службы, осуществляет закупку оборудования, расходных материалов и канцелярских товаров. Отдел осуществляет поездку за обедами, оформляет подписку. Контроль уборки помещения.

Секретарь генерального директора –.

Секретари на ресепшн

КОМПАНИИ, ВЪХОДЯЩИЕ В РЕКЛАМНУЮ ГРУППУ ХХХ

Условия приема на работу

1.Трудовой договор

Все работники рекламной группы ХХХ заключают Трудовой Контракт в письменной форме, который определяет их взаимоотношения с Фирмой.

2.Выплата заработной платы

Выплата заработной платы производится 10 числа каждого месяца в соответствии с Трудовым Контрактом, заключенным работником при поступлении на работу. Разглашение размера заработной платы сотрудника в Фирме не приветствуется.

3.Испытательный срок

Каждый новый работник в течение 3 –х месяцев проходит испытательный срок. Это дает ему право определить, подходит ли данная работа для него и, в свою очередь, позволяет определить Фирме, подходит ли данный работник для возлагаемых на него обязанностей.

4.Предупреждение об увольнении

Если работник намерен уволиться по собственному желанию, он должен сообщить об этом в письменном виде своему непосредственному руководителю. Срок, за который необходимо предупредить об увольнении, устанавливается Российским законодательством о труде и равен 2-м неделям со дня подписания заявления об увольнении Генеральным Директором, для сотрудников компании ХХХ2Print, Генеральным директором ХХХ2Print. С согласия руководства срок может быть изменен в индивидуальном прядке.

Порядок работы

1.Рабочее время

Продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю с понедельника по пятницу.

Если это не связано со сменным характером работы, рабочие часы сотрудников рекламной группы ХХХ следующие:

С 10.00 до 19.00 с понедельника по пятницу

В предпраздничные дни рабочий день сокращается на один час.

Перерыв на обед с 14. 00 до 15.00. в компании есть своя оборудованная столовая, в которой можно обедать (обед состоит из второго блюда, гарнира и салата) и пить чай во время ее работы с 12-17.

По приходе на Фирму и по уходе из нее по служебной необходимости, сотрудник регистрируется в регистрационных листах в службе приема Фирмы, с указанием времени прихода на Фирму и временного промежутка, в течение которого сотрудник будет отсутствовать, и времени ухода из Фирмы.

2.Сообщение об отсутствии на работе

Если по болезни, или по другим непредвиденным обстоятельствам сотрудник не может прийти на работу, или вынужден прийти позже положенного времени, он обязан сообщить об этом своему руководителю в тот же день утром в 10.00.Справка о болезни должна быть в последствии предоставлена в отдел кадров.

3.Рабочая одежда

Традиционно, внутренняя культура Фирмы предусматривает для сотрудников ношение одежды делового стиля. Сотрудницам также рекомендуется придерживаться делового стиля одежды, рекомендованная длина юбки – до колена. Мужчинам в летнее время допустимо носить рубашки с короткими рукавами. Надеемся, что и Вы будете следовать нашей традиции Кроме того, у нас есть традиция: в пятницу устраивать свободный день: в этот день можно приходить в джинсах или другой более свободной одежде, это не распространяется на, проводящих в пятницу переговоры сотрудников.

4.Отпуск

Каждому работнику предоставляется оплаченный отпуск в размере 24 рабочих дня из расчета 6 дневной рабочей недели (равен 4 неделям). Желательно отпуск разбивать, например на 2 +2 или по усмотрению. О желании пойти в отпуск необходимо предупредить непосредственного руководителя заранее, желательно иметь представление о времени, когда собираетесь пойти в отпуск тогда, когда собираются сведения для графика отпусков. Отпуска за свой счет предоставляются только по согласованию с непосредственным руководством.

5.Медицинская страховка

Хорошо бы иметь страховку, можно сделать ее одним из факторов мотивации, оплачивая частично в зависимости от количества времени проработанного в компании, а также вручать полную оплату страховки, как поощрение.

5. Посетители

Сотрудникам разрешается принимать посетителей в Фирме, единственное условие- сотрудник должен встретить пришедшего посетителя в приемном холле фирмы.

Отдел по работе с персоналом

1.Личные дела сотрудников

Отдел кадров заводит и хранит личные дела сотрудников. Сведения, содержащиеся в личных делах, необходимы для органов управления Фирмой и носят строго конфиденциальный характер. Для формирования личного дела сотрудник должен принести следующие сведения о себе и документы:

1. Копия паспорта

2. Копия диплома об образовании, а также все свидетельства о повышении квалификации, сертификаты и дипломы.

3. Копия свидетельства о браке и о рождении детей

4. копия страхового свидетельства пенсионного фонда

5. копия свидетельства о присвоении ИНН

6. справка о доходах с предыдущего места работы (со всех мест работы за последний год).

7. копия регистрации, если нет московской прописки

8. заполненную анкету (бланк получаете в отделе по работе с персоналом)

Любые изменения, касающиеся жизни сотрудника, должны быть как можно скорее доведены до сведения Отдела по работе с персоналом, для постоянного обновления информации, храняще йся в личных делах.

2.Оценка квалификации сотрудников

Оценка персонала проводится в соответствии с положение об оценке и аттестации персонала. Об оценке или аттестации сотруднику сообщается заранее.

3.Обучение сотрудников

Успех Компании зависит от наших сотрудников. Образование всегда играло большую роль в нашем деле, поэтому мы верим в пользу инвестирования средств в персонал и предоставляем сотрудникам возможности совершенствоваться. Отдел по работе с персоналом имеет план по развитию и обучению персонала, наша компания проводит как внутренние тренинги, так и тренинги с участием внешних консультантов. Если работник изъявляет желание повышать свою квалификацию в учебном заведении, то он должен сообщить об этом своему непосредственному руководителю, который согласует целесообразность данного обучения с отделом по работе с персоналом. При получении согласия руководителя и высшего руководства Компании, Компания оплачивает расходы, связанные с обучением. Обучение можно использовать как один из способов не материальной стимуляции сотрудников, например по результатам работы или за повышение объема выполняемой работы.

Правила и порядок деятельности

1.Правила поведения на работе

Как сотрудник рекламной группы ХХХ , Вы представляете Фирму перед всеми, с кем Вы вступаете в контакт. Каждый сотрудник должен руководствоваться принципами и нормами поведения, достойными культурного и воспитанного поведения.

2.Служебная этика

Хотя должностные лица и сотрудники Фирмы всегда обязаны выполнять работу наилучшим образом, они не должны нарушать как собственные, так и корпоративные этические и морально нравственные нормы.

В Фирме не приветсвуется распространение слухов, касающихся как руководства Фирмы, так и отдельных сотрудников. Не приветствуются высказывания двусмысленного сексуального характера, могущие носить оскорбительный оттенок для сотрудников как мужского, так и женского пола. Не допускается использование высказываний или форм поведения имеющих дискриминационные признаки по признаку пола, гражданства, национальности или вероисповедания.

Сотрудники не могу прибегать к услугам лиц или организаций, действия которых расходятся с политикой Фирмы. Все сотрудники должны избегать участия в любых видах деятельности, которые несовместимы с их лояльностью Фирме и исполнением их служебных обязаннсотей по отношению к Фирме.

Если у Вас складывается неоднозначная ситуация, требующая вмешательства, сторонних лиц, или Вы нуждаетесь в консультации по поводу сложившейся ситуации, но хотите оставить ее не разглашенной, обращайтесь за помощью в отдел по работе с персоналом.

Источник

Есть ли у вашего малого бизнеса «Руководство для сотрудников компании»?

Вы готовы начать писать своё «Руководство для сотрудников компании»? (Источник фотографии)

1. Что такое «Руководство для сотрудников компании»?

2. Преимущества наличия «Руководства для сотрудников компании»

Улучшает политику касательно рабочего пространства

Помогает новым сотрудникам войти в рабочий ритм

Устраняет постоянные вопросы касательно политики фирмы

Всё собрано в одном месте

Сообщает ваши ценности

Поможет избежать судебных исков

3. Что нужно включить в «Руководство для сотрудников компании»

Обзор компании

Политика безопасности

Указания касательно разнообразия и равенства

Выплаты и льготы

Нормы поведения

Дисциплина и увольнение

Подтверждение получения

Юридические уведомления

4. Шаблоны и примеры «Руководства для сотрудников компании»

Шаблоны «Руководства для сотрудников компании»

Реальные примеры «Руководств для сотрудников компании»

Например, у руководства компании «Valve Corporation», создающей видеоигры, лучший в мире подзаголовок:

«Бесстрашное приключение со знанием, что делать, когда никто вам не говорит, что делать»

Руководство для сотрудников «Valve Corporation».

Онлайн-руководство для сотрудников «Motley Fool».

Начните создавать своё собственное «Руководство для сотрудников компании»

Источник

Руководитель – это мозг большой команды, мотор всего коллектива и капитан организации. JCat.Работа поможет разобраться, как разнообразие обязанностей лидера помещается в его должностную инструкцию, какие признаки «выдают» хорошего начальника.

Содержание

Кто такой руководитель?
Должностные обязанности руководителя организации
Функции руководителя
Должностная инструкция руководителя учреждения
Должность руководителя может быть вакантной?
«Маркеры» хорошего руководителя

Кто такой руководитель?

Для начала нужно разобраться, чем в глобальном смысле занимается управленец высшего уровня. В этом вопросе важно стереть из головы традиционный образ страшного и своенравного начальника, который постоянно требует от подчиненных невозможного. Также большое заблуждение заключается в том, что работают только «низы», а «правящая верхушка» только пожинает плоды их работы. Управление – это тяжелый труд, полный ответственности и подводных течений, часто лишенный выходных и времени, когда не нужно срочно решать задачи по работе.

Главный менеджер организации управляет всеми аспектами ее деятельности, начиная от постановки целей, заканчивая реализацией плана их достижения.

Руководит организацией обычно директор предприятия. Он несет ответственность за материальные, кадровые, корпоративные вопросы. Главный управленец обеспечивает максимальную эффективность работы коллектива для достижения поставленных перед компанией целей.

Должность одновременно и привлекательная, и сложная, поэтому кандидаты на это место проходят особо тщательный отбор. Способы определения «профпригодности» для руководящей должности – это повод для отдельной статьи, поэтому сегодня мы обсуждаем только специфику работы уже принятого на работу руководителя.

Должностные обязанности руководителя организации

Несмотря на четкое описание задач директора компании, на практике его работа во многом зависит от особенностей компании.

Если говорить обобщенно, сфера полномочий руководителя включает в себя:

надлежащее выполнение своих задач;
контроль выполнения работы сотрудниками;
формирование эффективной корпоративной культуры и позитивной рабочей атмосферы в коллективе;
работа над материальным обеспечением предприятия, контроль хозяйственной деятельности;
обеспечение выполнения поставленных задач в соответствии с планом работы;
отчет перед советом учредителей о состоянии дел в организации и соответствии реальных результатов ожидаемым;
решение кадровых вопросов – своевременное обучение, оценка эффективности работы, изменения кадрового состава;
решение текущих проблем и предупреждение проблематичных ситуаций в будущем;
принятие сложных решений с полной ответственностью за их последствия;
делегирование полномочий, справедливое распределение задач между подчиненными.

Должностные обязанности руководителя организации можно объединить в 6 пунктов:

Организация. Чтобы работа была сделана качественно, вовремя и с ожидаемым результатом, особое внимание нужно уделить процессу ее планирования и выполнения. Руководителю важно упростить дело до уровня простых заданий и грамотно распределить их между подчиненными. При этом следует учитывать внешние и внутренние условия и постараться предупредить все возможные факторы риска. В идеале нужно организовать работу так, чтобы оптимально использовать ресурсы компании, обеспечить положительный результат в ближайшей и долгосрочной перспективе.
Распределение обязанностей. Этот пункт органично вытекает из предыдущего, поскольку для организации большинства процессов нужно грамотно распределить ответственность за выполнение задач. Также важно помнить, что неумение делегировать полномочия – одна из главных причин неэффективности менеджера. Важно уметь быстро сориентироваться и понять, какие обязанности руководителя организации можно поручить другим сотрудникам. Это следует делать с учетом задачи, способностей и возможностей выбранных подчиненных. Четкая постановка целей и формирование благоприятных условий для их достижения – важная миссия любого менеджера.
Обеспечение продуктивного взаимодействия. Предугадать все варианты развития сюжета при решении корпоративных вопросов невозможно. Различные факторы, которые возникают на пути к достижению целей команды, влияют на работу коллектива. Поэтому важно наладить эффективные средства связи и механизмы взаимодействия сотрудников. Подчиненные должны договариваться на «горизонтальном» уровне внутри подразделения, отделы – согласовывать свои действия между собой. Руководитель становится главным звеном в этой коммуникационной цепи.
Контроль. Важно, чтобы у директора было достаточно времени, опыта, знаний и желания контролировать выполнение работы подчиненных. Этот пункт не о проверках и «разборе полетов», а об анализе состояния работы, соответствующих выводах и улучшении деятельности компании. Методы и степень контроля зависят от конкретной ситуации: сложности задачи, дисциплины в коллективе, корпоративной культуры.
Формирование межличностных отношений. Взаимоотношения в коллективе влияют на организацию: «человеческий фактор» решает многое. Однако изменчивые условия климата в коллективе не должны диктовать условия работы всей компании. Также заблуждением выступает тот факт, что в дружном коллективе продуктивнее решаются рабочие вопросы. Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу. Поэтому руководителю необходимо поддерживать в коллективе «золотую середину» между сотрудничеством и соперничеством. Управлять этими категориями сложно, однако при правильном подходе здравая конкуренция не повлияет на отношения сотрудников, а только улучшит показатели эффективности их работы.
Анализ. Управленцу важно не просто анализировать конечный исход, но и оценивать промежуточные результаты. Данные анализа нужно фиксировать: только так можно оценить соответствие «ожиданий» и «реальности».
Аудит. Оценка эффективности процессов – также стандартный «ритуал» управленца. Анализировать необходимо все технологии, от которых зависит эффективность работы организации. Аудит не заканчивается на этапе оценки и анализа: управленец должен подобрать конкретные предложения о решении проблем и закреплении успехов.

Функции руководителя

Известны различные подходы к определению управленческих функций. Наиболее популярной в классическом менеджменте считается классификация американского профессора Г. Минцберга. Согласно его представлением, директор в ежедневной деятельности выполняет такие группы функциональных обязанностей руководителя организации, как:

Межличностные. Происходит формирование образа «символа власти» и системы коллективного взаимодействия, налаживание взаимоотношений между менеджерами.
Информационные. Руководитель становится «приемником», «передатчиком» информации. Кроме того, с помощью информационных сообщений он обеспечивает формирование позитивного имиджа учреждения во внешней среде.
Решающие. «Предприниматель», «ликвидатор нарушений», «распределитель ресурсов», «посредник во время переговоров» – эти и другие должностные роли также становятся привычными для руководителя.

Современные и упрощенные классификации выделяют такие ключевые функции директора:

руководящая – непосредственное управление подчиненными;
организационная – создание конкретных способов достижения целей компании;
функция контроля – проверка работы предприятия на всех уровнях;
анализ и синтез – оценка полученной информации и формирование предложений по улучшению работы;
защитная – обеспечение безопасных и благоприятных условий работы для подчиненных.

Функции управленца определяют его должностную инструкцию, которая фиксирует круг полномочий и спектр обязанностей.

Должностная инструкция руководителя учреждения

Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника.

Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников.

Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:

Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.
Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям.

Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства.

Должность руководителя может быть вакантной?

Часто у сотрудников возникает вопрос о возможности существования фирмы без директора.

Да, в некотором смысле подобные примеры есть. Однако в таком случае его функции берет на себя другой человек: невозможно представить себе организацию, в которой нет главного управленца. Основные ситуации, в которых директорское кресло может пустовать:

Руководство передано управляющему. Единоличным исполнительным органом компании в таком случае становится юридическое лицо или сторонний человек.
Период поиска кандидата. При уходе из компании директора обычно рекомендуют на свое место заместителей, поэтому кадровый вопрос закрывается быстро. Однако иногда случаются ситуации временного назначения – исполняющего обязанности. Право управления в таком случае обычно возлагается на одного из заместителей бывшего директора. Обычно и. о. получает практически полный объем полномочий руководителя, однако в процессе принятия стратегически важных или материально ответственных решений он обязан согласовывать действия с учредителями. Не исключено, что именно этот человек в будущем займет вакантную должность.

«Маркеры» хорошего руководителя

Конечно, лидер не может быть хорошим для всех: некоторые методы управления вызывают негативную реакцию, и это нормально. Однако при более детальном изучении можно рассмотреть объективно положительные черты даже в самом «плохом» начальнике.

Список основных признаков, по которым можно отличить достойного управленца:

Умение вести за собой. Лидерство – это не про доминирование и способность горячо доказывать свою правоту. Настоящий лидер отличается внутренней силой, энергетикой, умением принимать решения и брать на себя ответственность. Обычно это ощущается даже во время короткого разговора с человеком: подчиненные осознают, что они работают под надежной защитой и стараются тянуться за руководителем.
Способность ставить глобальные цели. Получение прибыли – это не самое важное в работе хорошего управленца. Если главный человек в компании не способен сформулировать цели организации, то и коллектив будет работать бесцельно.
Человечность. Речь идет не о том, что «хороший» директор всегда должен «войти в положение» сотрудника. Этот пункт – о глобальных общечеловеческих ценностях, которые отличают порядочных людей. Правильные принципы жизни у лидера обязательно позитивно влияют на коллектив. В результате подбирается команда единомышленников, которые разделяют эти ценности.
Эмоциональная стабильность. Конечно, у начальника тоже может быть плохое настроение, а большая ответственность только увеличивает груз проблем. Однако если человек не способен мыслить трезво, поддается эмоциям (преимущественно негативным), а сотрудники не знают, чего ожидать от руководителя, вряд ли такой стиль управления можно считать подходящим.
Знания в сфере деятельности. Новое поколение «эффективных менеджеров» часто стремится занять руководящие должности, не представляя специфику работы организации. Однако знания по менеджменту и администрированию не помогут глубоко понять все потребности и мотивы подчиненных. Даже если изначально у директора нет опыта в выбранной сфере, со временем он должен постичь тонкости работы коллектива на всех уровнях.
Результативность. Если большинство идей лидера останавливаются на этапе реализации или не приносят конкретных достижений, скорее всего, он не способен к стратегическому планированию или не нацелен на достижение результата. Конечно, бывают поражения, и предугадать все обстоятельства во время планирования нельзя. Но задача хорошего руководителя – в случае ошибки сделать правильные выводы, исправить недочеты и успешно реализовать новый план.
Отношение к сотрудникам как к ценному ресурсу. Хороший лидер не жалеет средств и времени на развитие подчиненных, формирование системы мотивации, поощрения инициативности и энтузиазма.
Близость к команде. Отстраненность от общих дел вызывает у работников ощущение несправедливости и существенно снижает мотивацию к работе. Важно, чтобы руководитель был членом команды, ее лидером и тренером, а не «спонсором», которого интересует исключительно результат работы.

Хороший руководитель должен наладить работу так, чтобы «все работало само»? Это один из мифов, который способен сыграть злую шутку с молодыми управленцами.

Без постоянного закрепления успехов, адаптации и модернизации, формирования корпоративной культуры, мотивационной системы и другой важной работы организация перестанет развиваться и существовать. Безусловно, часть обязанностей управленца выполняет его команда, однако главный управленец должен быть связан с общим делом непосредственно. Это важно для предупреждения непредвиденных проблем, а также для формирования здоровых отношений между коллективом и руководством.

Помните: отстраненность от общего дела – верный путь к потере доверия со стороны работников.

Литературы на тему должностных обязанностей руководителя организации и «секретов» хорошего менеджера очень много. В книгах собраны легкие для чтения истории успехов и поражений, примеры и лайфхаки. Например, в книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера: Правила российского руководителя» собраны выводы из его личного опыта и наблюдений за другими моделями поведения руководства. Главы книги креативно представлены в виде «татуировок», поскольку эти принципы должны раз и навсегда отпечататься в сознании управленца. Из них можно выделить такие тезисы:

важно искать сильных личностей в свою команду;
не стоит делать работу за подчиненных;
всегда нужно следовать своим принципам;
«воспитывать» коллектив эффективнее своим примером;
основной капитал – это люди, поэтому не стоит бояться «выращивать» сильных подчиненных;
важно не бояться рисковать и действовать.

Руководитель – такой же человек, который может ошибаться, у него не всегда есть под рукой четкий план действий. Однако права, обязанности и ответственность руководителя организации подчеркивают его долг перед коллективом. Именно это должно мотивировать его каждый день становиться лучше, увереннее, сильнее. Руководитель ежедневно прикладывает все свои усилия ради достижения общей цели, чтобы доказать всем и самому себе, что он заслуженно занимает свое место в команде.

Источник

Что такое Высшее руководство?

Высшее руководство включает отдельных лиц и команды, которые несут ответственность за принятие основных решений в компании. Персонал, который считается частью высшего руководства компании, находится на вершине корпоративной лестницы и несет более высокую степень ответственности, чем персонал нижнего уровня. Члены высшего руководства наделены полномочиями, предоставленными акционерами или советом директоров компании . Примеры высшего управленческого персонала: генеральные директора, финансовые директора и операционные директора.

Понимание высшего руководства

Акционеры возлагают на высшее руководство компании ответственность за поддержание прибыльности и роста компании. Акционеры делают это, используя свое право голоса для создания советов директоров, которые увольняют неэффективных или иным образом не одобряемых менеджеров. Поскольку большинство сотрудников часто не видит членов высшего руководства, от них не ожидается участия в повседневных операциях.

Ключевые моменты

Высшее руководство включает в себя отдельных лиц и команды, которые несут ответственность за принятие основных решений в компании.
Акционеры возлагают на высшее руководство компании ответственность за поддержание прибыльности и роста компании.
Руководящие должности уровня C включают наиболее важных руководителей высшего звена, включая генерального директора и финансового директора.

Каким образом обеспечивается подотчетность высшего руководства

Обязанности, ответственность и карьера высшего руководства часто напрямую связаны с производительностью и успехом компании. В то время как сотрудники обычно оцениваются по ежедневным целям, таким как поток продаж в их розничных точках или количество клиентов, которых они обслуживают, высшее руководство может сталкиваться с совершенно другой степенью критериев.

Общие продажи по подразделению или региональному рынку можно использовать для измерения производительности труда руководителя высшего звена, который курирует указанное подразделение.

Например, можно ожидать, что ученый или другой исследователь, работающий в фармацевтической компании, возьмет на себя непосредственную практическую роль в разработке новых кандидатов в лекарства. Они проведут испытания и переформулируют, чтобы продвинуть потенциальный продукт на рассмотрение регулирующим органам. Менеджер среднего звена может руководить своей командой, работающей над проектом, но руководитель из высшего руководства будет иметь преимущественную силу в отношении направления, которое принимает команда, и нести ответственность за то, как их усилия влияют на компанию в целом. Если разработка препарата будет успешной и будет способствовать реализации стратегических планов компании, руководителю, возглавляющему подразделение, могут быть поручены аналогичные проекты в будущем.

Если компания работает ниже намеченных целей, теряет позиции по сравнению с конкурентами или ее рыночная оценка снижается, члены высшего руководства могут столкнуться с самым непосредственным вниманием со стороны акционеров. Постоянная низкая производительность компании может привести к перестановкам в высшем руководстве. Это может быть сосредоточено на одном или нескольких лицах, таких как генеральный директор, или может быть полным отстранением исполнительного руководства. Отстранение высшего руководства может быть сделано, чтобы спасти бизнес и операции компании и ввести новое направление, которому следует следовать. Новая команда высшего руководства может быть привлечена для корректировки курса компании и подготовки ее к следованию в новом направлении, которое может включать продажу бизнеса.

Роли и титулы C-Suite

C-suite , или C-level, — широко используемый жаргонный язык для описания группы наиболее важных руководителей высшего звена корпорации. C-suite получил свое название от титулов топ-менеджеров, которые обычно начинаются с буквы C, что означает «руководитель», например, главный исполнительный директор (CEO), главный финансовый директор (CFO), главный операционный директор (COO). , и главный информационный директор (CIO).

Главный исполнительный директор (CEO) — неизменно высший корпоративный руководитель, генеральный директор традиционно выступает в качестве лица компании и часто консультируется с другими членами высшего руководства для получения рекомендаций по важным решениям. Руководители могут иметь любую карьеру, если они развили существенные навыки лидерства и принятия решений на протяжении своей карьеры.

Главный финансовый директор (CFO). В финансовой отрасли должность финансового директора представляет собой вершину корпоративной лестницы для финансовых аналитиков и бухгалтеров, стремящихся к продвижению вверх. Управление портфелем, бухгалтерский учет, инвестиционные исследования и финансовый анализ — основные навыки, которые финансовые директора должны приобретать за долгие годы. Финансовые директора обладают глобальным мировоззрением и тесно сотрудничают с генеральными директорами, чтобы найти новые возможности для бизнеса, взвешивая при этом финансовые риски и выгоды каждого потенциального предприятия.

Директор по информационным технологиям (CIO) — лидер в области информационных технологий, ИТ-директор обычно начинает свой путь в качестве бизнес-аналитика, а затем стремится к славе уровня C, развивая технические навыки в таких дисциплинах, как программирование, кодирование, управление проектами, MS. Офис и картография. ИТ-директора обычно умеют применять эти функциональные навыки в управлении рисками, бизнес-стратегии и финансовой деятельности. Во многих компаниях ИТ-директора называются техническими директорами .

Главный операционный директор (COO) — руководитель отдела кадров (HR), главный операционный директор обеспечивает бесперебойную работу компании в таких областях, как подбор персонала, обучение, начисление заработной платы, юридические и административные услуги. Главный операционный директор обычно является заместителем генерального директора.

Директор по маркетингу (CMO) — директора по маркетингу обычно продвигаются до высшего руководства, занимая должности по продажам и / или маркетингу. Эти руководители обладают навыками управления социальными инновациями и инициативами по разработке продуктов как на обычных предприятиях, так и на электронных платформах, последнее из которых очень важно в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Другие должностные лица C-Suite включают директора по соблюдению нормативных требований (CCO), главного менеджера по персоналу (CHRM), директора по безопасности (CSO), главного экологического директора (CGO), главного аналитического директора (CAO), главного медицинского директора (CMO), и директор по данным (CDO).

Количество должностей C-level варьируется в зависимости от таких переменных, как размер компании, миссия и сектор. В то время как более крупным компаниям может потребоваться как CHRM, так и COO, меньшим предприятиям может потребоваться только COO для надзора за деятельностью человеческих ресурсов.

Источник

Руководитель – ключевое лицо компании, принимающее решение по основным вопросам. Эффективным на такой должности будет амбициозная, справедливая, креативная и смелая личность с лидерскими задатками и высоким интеллектом. От результативности выполняемых задач руководителем компании, соответствия его требованиям должности зависят развитие, рост прибыли предприятия. Узнайте в этой статье о роли менеджера высшего звена управления, полномочиях, требованиях, функциях и задачах, с которыми сталкивается человек на такой должности.

Роль руководителя в компании

Руководитель – лицо предприятия, которое назначается советом акционеров, другими участниками общества. Действия физического лица на такой должности регламентированы Трудовым кодексом, нормативно-правовыми актами, федеральными законами. Информация о назначении фиксируется в ЕГРЮЛ. Имя лица, которое принимает управленческие решения в компании, фигурирует во всех распорядительных организационных документах.

Руководитель ответственен за функционирование предприятия, получение прибыли. В больших холдингах управленец выступает в роли координатора и контролера деятельности. Он распределяет работу, назначает за нее ответственных в виде заместителей подразделений. Обязанность последних – ее выполнение к указанному сроку и отчетность. Менеджер большой корпорации не занимается рутинной деятельностью. Он ответственен за стратегические цели, миссию. Руководитель малой компании с ограниченным кадровым составом нередко участвует и в выполнении производственных задач.

Будучи ответственным лицом и представителем компании, топ-менеджер выполняет следующие роли:

менеджер – основная роль руководителя организации. Она заключается в эффективном решении производственных задач, управлении кадровым ресурсом предприятия;
предприниматель – роль человека, заинтересованного в создании нового, качественного и полезного продукта, получении максимальной прибыли, развитии предприятия;
эксперт – эффективный руководитель компании не выполняет рутинных обязанностей, но владеет спецификой и тонкостями работы любого из ее подразделений. Для этого управленец регулярно повышает квалификацию, занимается самообучением;
командный игрок – успешный управленец умеет выстраивать продуктивные межличностные коммуникации, взаимодействуя с подчиненными, коллегами, партнерами. Он понимает ценность команды. Умеет делегировать полномочия, охотно дает обратную связь. Он делится новой информацией, обеспечивает развитие талантливых сотрудников и благоприятный психологический микроклимат в коллективе.

Задачи руководителя компании

Вне зависимости от масштабов предприятия его руководитель ответственен за выполнение следующих задач:

Организация работы компании

Без продуманной организационной деятельности предприятие будет функционировать хаотично. Задачи не будут распределены, исполнители будут работать спустя рукава. Обеспечение максимальной производительности предприятия – ключевая задача руководителя. Он ее выполняет, лишь опосредованно участвуя в процессе, принимая роль координатора и контролера. Организация работы на современном предприятии включает следующие этапы:

Актуализация задачи.
Назначение ответственных за ее исполнение в виде заместителей директоров подразделений. Они, в свою очередь, выбирают исполнителей среди рядовых сотрудников.
Определение желаемого результата деятельности, срока ее выполнения.
Предоставление отчета к указанной дате.

Работа руководителя предприятия подразумевает контроль текущей деятельности, стратегическое планирование.

Делегирование полномочий

Эффективный метод оптимизации рабочей силы руководителя подразумевает передачу части функций заместителям подразделений либо рядовым сотрудникам. Выполнение такой задачи освобождает время управленца для работы над глобальными производственными целями, совершенствования бизнес-процессов. Делегирование полномочий необходимо и при временном отсутствии менеджера высшего звена на рабочем месте для беспрерывности производственного процесса.

Распределение функциональных обязанностей

Выполнять работу, которую можно поручить подчиненным, руководителю недопустимо. Это расходует его временной ресурс и энергию, которые он может направить на совершенствование производственных процессов. Необходимость в исправлении работы и помощи сотрудникам – признак низкоквалифицированного персонала, неумелого рекрутинга. Если руководителю приходится регулярно заниматься такой деятельностью, самое время задуматься над вопросом его соответствия должности, пересмотреть политику подбора персонала. Эффективный управленец нанимает талантливых, квалифицированных и амбициозных сотрудников. Наличие таких кадров позволяет ему не задумываться над выполнением текущих обязанностей. В результате он посвятит свое рабочее время решению стратегических задач и проектной деятельности.

Обеспечение взаимодействия

Благоприятный психологический микроклимат в коллективе – один из ключевых факторов, влияющих на закрепляемость персонала. При наличии такого условия большое количество работников пожелают остаться на своем месте, несмотря на предложения о трудоустройстве на должность с большим окладом. Доброжелательность, вежливость – качества общения в компании, которые должны быть закреплены в корпоративной этике. Работу над продуктивностью межличностных коммуникаций на работе руководителю стоит начинать с себя! Деспотизм, самодурство, переход на личности и разговоры на повышенных тонах на современном предприятии недопустимы. Предпочтителен демократичный стиль руководства. При нём менеджер выступает главным экспертом, который охотно делится опытом и новыми знаниями, дает обратную связь. Обращение к такому управленцу не спровоцирует стресс у рядового подчиненного. В то же время соблюдайте субординацию. Панибратство недопустимо! Поощряйте дружеские отношения между коллегами, пресекайте конфликты, интриги, доносы.

Анализ результатов деятельности

Объективность руководителю необходима не только в оценке результатов работы подчиненных, но и при анализе показателей личной профессиональной деятельности. Плох тот управленец, который положительно оценивает результаты своего труда при их посредственности. Не допускается и поиск виноватых в виде сотрудников, партнеров. Ответственность за неудачи компании всегда лежит на руководителе. Административное лицо должно понимать это, регулярно работая над самосовершенствованием как личности, профессионала. Успешен тот управленец, который относится к себе критично, всегда видя ориентир для дальнейшего развития. Он адекватно оценивает себя как личность и профессионала, принимая удачи и неудачи компании на личный счет.

Аудит

Такая деятельность подразумевает регулярный внутренний и внешний контроль за показателями деятельности собственной компании и конкурирующих предприятий. Внутренняя проверка заключается в контроле выполнения плана работ, корректности поставленных показателей, оценке результатов деятельности сотрудников, изучении документации. Возможно, поставленные планы занижены, поэтому легко выполняются, ведь на рынке существует высокая потребность в выпускаемом вами продукте? Внутренний аудит позволяет компании работать на полную мощность с минимальными ошибками, максимальной производительностью и прибыльностью.

Внешний аудит – изучение деятельности конкурентов, детальный анализ их продукта. Это позволяет понимать свое место на рынке, улучшать показатели, полностью удовлетворять требования потребителей, быть лидером в отрасли.

Функции руководителя компании

Любое предприятие представляет собой сложную и многоуровневую структуру. Лицо на должности руководителя уполномочено принимать любые управленческие решения, действуя в рамках трудового законодательства. Для эффективного управления современной компанией менеджер высшего звена выполняет следующие функции.

Администрирование

Основная функция руководителя заключается в управлении бизнес-процессами, кадровым ресурсом. Выполняя ее, управленец работает в следующих направлениях:

Организационная деятельность. Она заключается в объективной оценке текущего положения компании, регуляции производственной работы, планировании. На своей должности руководителю не избежать регулярной постановки задач, назначения ответственных за их выполнение, распределения ресурсов и полномочий.
Разработка системы мотивации. За работу в компании сотрудники получают материальные и нематериальные блага. Распределение таких ресурсов на предприятии регулируется положением о мотивации. В нём перечислены методы материального и нематериального стимулирования персонала, способы дисциплинарного воздействия за нарушения. Материальное стимулирование – это заработная плата, премии, бонусы. Эффективными методами нематериального поощрения являются направление на обучение, участие в наставничестве, исполнение обязанностей руководящей должности. Стандартные методы дисциплинарных взысканий – замечания, штрафы, лишение премии, увольнение.
Управление персоналом. Такая деятельность подразумевает формирование кадровой политики, найм, перемещение, обучение персонала.
Контроль. Только посредством такой деятельности возможна эффективная деятельность персонала, регулярный рост производственных объемов, прибыли. Для эффективного контроля необходимо четко обозначать сроки исполнения задач, назначать ответственных и требовать отчеты об их выполнении.
Коммуникативно-регулирующая деятельность. Менеджер высшего звена ответственен за формирование благоприятного психологического микроклимата на рабочем месте. Для этого важно вести работу по командообразованию, сплочению коллектива. Поощряются неформальные мероприятия, дружба между коллегами. Пресекаются доносы, интриги, конфликты. Идеально, если руководитель для каждого работника является примером, высококвалифицированным наставником, который не допускает панибратства.

Разработка стратегии компании

Современный руководитель является разработчиком стратегических решений и планов. Он располагает ресурсами для их воплощения в реальность. Построение стратегии компании начинается с разработки миссии и целей. Миссия отражает место предприятия на рынке, ключевые ценности руководителя и персонала. Стратегическое планирование подразумевает постановку целей в виде желаемых результатов деятельности, к которым необходимо стремиться. Важна и разработка стратегических ценностей. Они регулируют деятельность всех подразделений предприятия. Работа над стратегией компании включает в себя следующие этапы:

определение исходной точки нахождения предприятия на рынке. Для этого проводятся внешний и внутренний аудит, оцениваются кадровый потенциал, ресурсы, выделяются плюсы и минусы компании;
постановка цели. Процесс заключается в определении желаемого места предприятия на рынке (устанавливаются желаемая сумма прибыли, количество планируемых открытых филиалов, клиентов). Желаемые показатели фиксируются в миссии компании;
способ ее достижения. Выбираются оптимальные методы распоряжения имеющимися ресурсами, которые помогут достичь ключевых целей.

Экспертно-инноваторская функция

Несостоятелен тот управленец, который не стремится к постоянному улучшению своей деятельности, показателей предприятия. Успешный руководитель – это реформатор, который осведомлен о последних тенденциях, требованиях рынка. Он внедряет инновационные технологии, оптимизирует бизнес-процессы, открывает новые должности, ведет регулярную проектную работу. Отсутствие деятельности по совершенствованию производственных процессов приведет к стагнации, краху предприятия.

Обязанности руководителя компании

Специфика деятельности компании, конечно, влияет на содержание обязанностей ее руководителя. Вне зависимости от производимого продукта должностная инструкция каждого менеджера высшего звена управления содержит следующий перечень обязанностей:

планирование, организация и контроль деятельности всех подразделений;
найм, увольнение персонала;
деятельность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;
решение производственно-хозяйственных, финансово-экономических вопросов;
ответственность за безопасность трудовой деятельности;
формирование корпоративной этики компании;
поддержание благоприятного психологического микроклимата в коллективе;
разработка стратегических целей, миссии компании;
работа над бизнес-процессами;
отслеживание динамики показателей прибыли, текучести кадров, выполнения объемов производства;
проектная деятельность;
повышение квалификации, самообразование, развитие информированности по дисциплинам «Управление персоналом», «Командообразование», «Бизнес-процессы», «Постановка целей».

Бизнес-роли менеджера высшего звена управления

Современный руководитель компании, помимо обеспечения бесперебойного производственного процесса, сталкивается с необходимостью выполнения следующих ролей:

Исполнитель. Далеко не всегда руководитель компании является ее владельцем. Он назначается акционерами либо вышестоящим составом управленцев. В таком случае ему необходимо исполнять поручения топ-менеджеров.
Представитель. Руководитель компании – ее официальное лицо. Он представляет ее на конференциях, встречах, заседаниях, судебных прениях и не только. Менеджер высшего звена не должен забывать о своей роли и вне работы, всегда действуя в интересах предприятия.
Стратег. Расширение перспектив и развитие бизнеса – ключевые бизнес-задачи, которые стоят перед каждым управленцем. Для эффективного стратегического планирования руководитель должен постоянно повышать свою осведомленность о тенденциях на рынке, потребностях потребителей, специфике собственной сферы производства и смежных отраслей, развивать эрудицию.
Мотиватор. Деятельность руководителя выступает путеводителем для его подчиненных. Она способна повышать их желание улучшать производственные показатели, стремиться к профессиональному росту. Здесь управленцу необходимы харизма и навыки ораторского искусства. При их наличии он замотивирует персонал на максимальную производительность даже при среднем окладе, но с применением воодушевляющей обратной связи и донесении информации подчиненным о ценности каждого из них для компании.
Наставник. Состоявшийся руководитель компании – эксперт в отрасли, в которой функционирует его компания. Он окружает себя высококвалифицированными профессионалами, при этом его уровень информированности о деятельности выше их. Обладая высокой эрудицией и интеллектом, руководитель точно сможет прийти на помощь любому подчиненному, а также легко увидит их ошибки, недочеты в их деятельности.
Психолог. Высокоэффективный управленец мастерски владеет искусством межличностных коммуникаций. За счет этого он легко ведет переговоры с партнерами, находит подход к проблемным клиентам, продуктивно общается с коллегами и подчиненными.

Руководитель, успешно исполняющий эти роли, обречен на успех! Его деятельность станет образцом для подражания.

Бизнес-задачи менеджера высшего звена управления

В реальных условиях бизнеса топ-менеджеры сталкиваются с выполнением следующих задач:

постановка целей и их достижение. Занимая руководящий пост, невозможно не ставить долгосрочных и небольших целей как ориентиров для будущей деятельности. Без них компания не будет конкурентоспособной, не сможет долго существовать;
создание команды экспертов. Обречен на провал управленец, который боится конкуренции в виде талантливых и амбициозных подчиненных. «Кадры решают всё» – известная истина, о высокой ценности которой знает успешный руководитель. Он окружает себя настоящими экспертами, видя в них не соперников, а участников личной команды;
корректная расстановка приоритетов. Планируя деятельность компании, руководитель должен правильно оценивать важность всех вопросов. За счет этого не будут откладываться первостепенные задачи;
постоянное повышение качества производимого продукта. Мир не стоит на месте, все процессы постоянно улучшаются. Если управленец не будет стремиться к совершенствованию продукта производства, он не будет конкурентоспособным;
аналитика бизнеса. Такой процесс позволяет регулярно оценивать свою деятельность, результаты выполненных проектов, поставленных задач. Неудачи в бизнесе не должны становиться поводом для стагнации. Это опыт, который должен стать фундаментом для будущей успешной деятельности производства.

Решая такие задачи, руководитель не должен забывать о том, что он прежде всего человек! Иначе он рискует выгореть еще в первые годы ведения бизнеса. Управленцу важно иметь достаточно времени для отдыха, хобби, семьи, саморазвития!

Полномочия руководителя компании

Роль руководителя подразумевает не только выполнение функций и задач. Топ-менеджер наделен следующими полномочиями:

самостоятельное утверждение внутренних распорядительных документов;
принятие участия в обсуждении любых производственных вопросов;
принятие решений о найме и увольнении каждого подчиненного;
быть представителем компании при переговорах с физическими, юридическими лицами;
неограниченный доступ к конфиденциальной информации;
контроль за профессиональной деятельностью любого из сотрудников;
распорядительная деятельность в отношении финансовых ресурсов компании.

Ошибки руководителя компании

При решении задач новоиспеченный руководитель компании может совершить ошибки, которые окажутся непростительными! При выполнении своих профессиональных обязанностей топ-менеджеру рекомендуется избегать следующих недочетов:

нарушение субординации. При общении с подчиненными, коллегами, партнерами придерживайтесь делового стиля общения. Переход на личности, праздные разговоры, участие в интригах недопустимы. Это приведет к нарушению психологического микроклимата. Сотруднику может показаться, что он на особом счету у руководителя, что повлечет панибратское отношение;
страх ответственности. Должность руководителя подразумевает первостепенную ответственность за показатели деятельности. Избегающий ее и обвиняющий во всех бедах подчиненных руководитель обречен на крах. Важно принимать на свой счет удачи и неудачи компании, взращивая себя как личность, профессионала;
отсутствие корпоративной культуры. Принятые правила трудового режима, дресс-код, нормы поведения на рабочем месте – залог дисциплины в коллективе. Обычно они закрепляются в распорядительном внутреннем документе, а их нарушение влечет наказание. При наличии установленных правил руководителю проще управлять персоналом;
отсутствие планирования. Тайм-менеджмент и планирование – две дисциплины, которыми в совершенстве должен владеть управленец. Это обеспечивает максимальную производительность его деятельности, выполнение важных и второстепенных задач в зависимости от приоритетов;
неумение делегировать полномочия. Руководитель управляет производственным процессом, не вникая в его рутину, но корректируя и контролируя ее. Целесообразно отказываться от решения задач, с которыми вполне справятся заместители и подчиненные. Освобожденное время лучше посвятить проектной деятельности и стратегическому планированию;
поверхностный интерес к результатам деятельности. При отсутствии проверки работы со стороны руководства нельзя надеяться на высокое качество ее выполнения. Регулярный контроль, обратная связь дисциплинируют персонал, повышают его мотивацию к труду и производительность;
стагнация. Отсутствие интереса к потребностям потребителей, инновациям, новым тенденциям влечет застой в компании, убытки и крах. Быть управленцем-консерватором недопустимо. Стоять на месте – значит проиграть! Желая быть конкурентоспособным, внедряйте новшества в технологический прогресс, отслеживайте тренды;
невнимание к качеству коммуникаций. Умение доносить информацию, корректность, готовность к диалогу отличают успешного управленца. Такой менеджер пользуется уважением у партнеров и подчиненных. Это благоприятно отражается на росте прибыли и упрощает выполнение задач.

Задачи руководителя компании не ограничиваются производственным процессом. Желая соответствовать должности, менеджер должен быть искусным оратором, психологом, интеллектуалом, креативщиком, требовательной, но справедливой личностью. Метите в управленцы? Помните, что такая должность подразумевает не только высокие полномочия, но и большую ответственность!

Источник