Восстановление кдп на предприятии пошаговая инструкция - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
журнал учета трудовых книжек;
график отпусков;
табель учета рабочего времени;
положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
трудовая книжка;
личная карточка Т-2;
приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
- Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
- Положение об оплате труда и премировании;
- Положение о защите персональных данных;
- Положение о командировках.
  Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
Восстановить обязательные кадровые документы:
- сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
- проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
- выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
- подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
Согласие работников на обработку персональных данных.
Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
Приказы на изменение заработной платы.
Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.
Обратите внимание!

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.
Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Источник

Основная проблема кадрового учета — необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества нюансов. Нередко в организациях получается так, что кадровый учет практически не ведется и не все кадровые процедуры оформляются.

В связи с этим возникает необходимость восстанавливать кадровую документацию. И происходит это чаще всего тогда, когда «внезапно обнаруживаются» проверки инспекции труда либо работники обращаются в суд.

И когда по каким-либо причинам поставлена задача восстановить кадровые документы, как показывает практика, кадровые работники не всегда подходят к ее выполнению системно. Получается некая «мозаичность», когда не понятно, за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому чтобы упростить задачу, предлагаем рекомендации по восстановлению кадровых документов и приведению в порядок кадрового делопроизводства (далее — КДП).

ПРИНЦИПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КДП

Главный принцип любой работы — системность. Если работа идет по заранее продуманному пошаговому плану, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.

Восстановление кадровой документации — это проектная работа. И, как в любом проекте, в самом начале важно определить все его составляющие: цель, объем работ, план работы, участников процесса, сроки, бюджет и т. д. Регламент работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить (хотя бы кратко) приказом по организации, в котором указать все моменты, значимые для успешного результата.

Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению КДП. Это может быть руководитель организации или отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.

Также необходимо определить лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы, которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию (прежде всего бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и др.). В приказе для них следует закрепить:

• обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления КДП;

• обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям организации.

Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, надо четко распределить между ними обязанности и направления работы.

Необходимо определить объем работы: восстанавливаются кадровые документы по всем направлениям или предстоит работа по восстановлению только их части (в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, по учету рабочего времени).

Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры; см. приложение)), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).

Определить сроки работы по проекту не менее важно. В противном случае процесс может затянуться или его не удастся довести до конца. При расчете сроков следует принять во внимание объем работы: количество документов, время, необходимое для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (возможно, восстановлением документов он занимается в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Определить направления

Для начала следует определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в организации. Чаще всего это:

• прием на работу, в т. ч. заключение трудового договора с разными категориями работников (руководитель организации, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и др.);

• переводы и изменения условий трудового договора;

• совмещение и совместительство;

• учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время и др.);

• работа за пределами рабочего времени;

• различные виды отпусков;

• оплата труда и премирование;

• поездки работников;

• материальная и дисциплинарная ответственность;

• оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;

• отдельные направления работы отдела кадров, которые непосредственно связаны с кадровым учетом (локальные нормативные акты (ЛНА), персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, охрана труда, передача документов в архив и др.).

Определив направления работы, надо составить перечни документов, необходимых для каждого направления, пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления.

Например, определить, какой комплект документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли для них установленные формы, надо ли ознакамливать работников и т. д.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2021.

Источник

Вы только пришли в организацию кадровиком и выяснили, что кадровое делопроизводство в ней практически отсутствует. Есть какие-то документы, в основном бухгалтерские, но в них абсолютно нет логики и порядка. С чего начать? Пойти традиционным путем, начав с разработки ЛНА, типовых форм трудовых договоров, и затем перейти к учетным документам, не получится. Ведь сотрудники уже трудятся, получают зарплату, ходят в отпуска. Поговорим о восстановлении кадрового делопроизводства в работающей организации. Автор предлагает алгоритм необходимого минимума действий, который сам неоднократно применял на практике во время восстановления кадрового делопроизводства в различных организациях. Статья поможет в работе как начинающим кадровикам, так и людям с опытом, столкнувшимся с неразберихой в кадровой документации по новому месту работы.

Начинать любое дело с чистого листа, как правило, гораздо проще, чем исправлять допущенные кем-то ошибки. Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?

В целях раскрытия нашей темы под кадровым делопроизводством мы будем понимать массив обязательных документов, оформляющих трудовые отношения с работниками.

Условно все документы можно поделить на три больших блока, в зависимости от уровня действия и значимости.

При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:

Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать. Однако на вопрос об оформлении сложившихся отношений мы в такой ситуации, в лучшем случае, получаем от бухгалтера кое-как подписанные по образцу из интернета трудовые договоры. Возможно, нам даже предоставят (если повезет) приказы о приеме на работу, составленные с помощью бухгалтерской программы, так как без составления такого приказа программа не позволит учитывать и начислять заработную плату.

Встречаются случаи, когда и приказов даже не существует (предыдущий бухгалтер, допустим, уничтожил документы и данные о них или они исчезли по иным причинам).

Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате. Отчетность во внебюджетные фонды также содержит интересующую нас информацию.

Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов

Для начала необходимо наметить отправную точку и составить список работников, которым начислялась заработная плата, в хронологическом порядке.

Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.

Отправной точкой нашего «расследования» станет составление таблицы с указанными известными данными:

Далее мы изучаем все платежные ведомости о начисленной и выплаченной заработной плате. Нас интересует появление в них новых фамилий, изменения сумм, которые начислены работникам. Следует обращать внимание на то, чем вызвано каждое изменение оплаты труда: повышением заработной платы или это были разовые премии, отпускные, оплата больничных. Подобные сведения нам будут необходимы при составлении документов для отражения в приказах. Возможно, что принятые изначально на одну должность работники через какое-то время начинают фигурировать в имеющихся у вас документах с другими наименованиями должностей. Это также необходимо отмечать, поскольку, вероятнее всего, придется иметь дело с переводом, который не оформлен надлежащим образом.

Итак, проверив 2017 год, мы можем увидеть, например, следующую картину:

В процессе изучения документов об оплате труда нам следует выделять все моменты, которые позволят выявить факты:

предоставления оплачиваемых отпусков (по ведомостям могли пройти начисления отпускных);
отпусков без сохранения содержания;
направления в командировки (если мы находим упоминания о выплатах суточных)

или свидетельствуют об иных периодах, когда работники по тем или иным причинам отсутствовали на рабочем месте (так как они влияют на ежегодный оплачиваемый отпуск, расчет стажа для отпуска и пр.).

В ходе этой кропотливой работы восстанавливаются табели учета рабочего времени, графики отпусков, записки-расчеты о предоставлении отпуска. Конечно, это можно сделать и позднее, но практика показывает, что возвращаться к этому делу будет сложнее, чем составить необходимые документы по ходу изучения ведомостей.

Таким образом, мы может проследить в хронологическом порядке, когда сотрудники принимались на работу, какая заработная плата им по факту начислялась. Это будет являться основой для перехода к следующим шагам – надлежащему оформлению уже сложившихся трудовых отношений с работниками.

Шаг 2. Составляем организационную структуру работодателя и утверждаем штатное расписание

После того как проведена работа по формированию списка работников и их «передвижений» внутри компании, нам следует приступить к оформлению организационной структуры работодателя ¹ и штатного расписания.

Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании, на основании имеющихся данных по заработным платам, следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное…

Источник

Как восстановить кадровый учет

Персонал — очень важный ресурс для компании. А его учет должен быть достоверным и регулярным. Бывает, по разным причинам бизнес игнорирует кадровый учет, что приводит к негативным последствиям. Расскажем, как восстановить кадровый документооборот в компании.

Иллюстрация: Рокет Ворк

Проблемы в кадровом учете

Бывают у кадровиков такие ситуации, когда они приходят в компании, где кадровый учет не велся совсем, или же документы составлялись через раз. Также не велся учет и в электронной базе (например, в 1С или в других программах учета), не распечатывались и не подписывались документы, не оформлялись приказы и т. д.

Это может произойти, если компания была небольшой вначале, и руководителю казалось, что нет необходимости заниматься «кадровой бюрократией». А потом компания стала резко расти, но кадровые документы так и не оформлялись должным образом.

Но потом руководитель понял, что упускает что-то важное и принял на работу специалиста по кадрам, который приведет все дела в порядок, восстановит кадровый учет и не допустит в дальнейшем ошибок в его ведении.

А может быть ситуация, когда предыдущий кадровик безответственно относился к своей работе и запустил все кадровое делопроизводство. И даже не обязательно, что это был такой плохой ленивый сотрудник, возможно, его обязали заниматься кадрами, но он просто не успевал вникнуть и понять, что же требуется делать, так как при этом был одновременно еще и офис-менеджером, и бухгалтером, и снабженцем в одном лице. Обязанностей прибавилось, но справиться качественно со всеми ними было очень сложно.

В общем, причины могут быть разные, но теперь главное «навести красоту» в кадровом учете.

Пропишем пошаговую инструкцию для кадровика и подробно разъясним каждый шаг.

Шаг 1. Составление акта приема-передачи дел (кадровых документов)

Для начала можно посоветовать составить новому сотруднику акт приема-передачи дел (или хотя бы опись документов, какие ему передаются).

Тем самым новый кадровик зафиксирует «точку отсчета» своего вступления в должность, постарается по максимуму все восстановить. А в случае невозможности восстановления документов (например, невозможности подписать трудовые договоры и приказы с сотрудниками, которые уже уволились) покажет проверяющим органам (и руководителю тоже), что это не его вина. Что в таком состоянии он принял дела, когда пришел в компанию.

Особое внимание стоит уделить описи передаваемых трудовых книжек, для их передачи зачастую создается специальная комиссия, которая фиксирует количество и состояние передаваемых трудовых книжек.

Трудовые книжки, как и личные дела сотрудников должны храниться не просто в книжном шкафу на полке или в стеллаже, а в сейфе или в металлическом шкафу, закрывающимися на ключ. Если это правило нарушено, кадровик должен убедить руководителя выделить средства на организацию правильного хранения этих документов.

Платформа Рокет Кадры помогает автоматизировать кадровые процессы, гарантирует порядок в кадровом учете, а документы всегда под рукой — в облачном архиве. Платформа работает онлайн без рутины и бумаг.

Шаг 2. Проверить наличие, актуальность локальных актов компании. При необходимости разработать новые, ознакомить работников под роспись.

Основной перечень локальных актов компании следующий:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение об оплате труда и премировании.
Положение о защите персональных данных.
Положение о командировках.
График отпусков, график сменности.
Правила и инструкции по охране труда (этим пунктом обычно занимается специалист по охране труда, но иногда эти функции могут быть возложены и на специалиста по кадрам).
Коллективный договор (не во всех компаниях).

Все вышеперечисленные локальные акты должны быть составлены в соответствии с ТК, не противоречить его нормам, при этом отражать специфику деятельности конкретной компании.

От общего мы движемся к частному: от локальных актов по компании в целом к кадровым документом по каждому сотруднику.

На этом шаге мы проверяем наличие и корректность оформления:

подписанных с обеих сторон трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
должностных инструкций, с которыми работники под роспись ознакомлены;
приказов по личному составу (прием на работу, перевод, отпуск очередной, учебный, по беременности и родам), повышение оплаты труда, увольнение и др.);
трудовых книжек и журнала их учета, внесения всех необходимых записей;
согласий работников на обработку персональных данных.

Приказы о приеме на работу должны соответствовать трудовым договорам.

Например, неправильно в приказе о приеме на работу писать об отсутствии испытательного срока, а в трудовом договоре указывать испытательный срок 3 месяца. Размер оклада в приказе и договоре должен совпадать. Если в дальнейшем размер оклада был увеличен или вводились какие-либо надбавки, то необходимо оформить соответствующий приказ за подписью руководителя (сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен»). Также стоит оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится у работодателя, второй — у работника.

При изменении графика работы, места работы, например, перевод в другое структурное подразделение компании, точно также кадровик оформляет соответствующий приказ и доп. соглашение.

Платформа Рокет Кадры интегрируется с 1С: ЗУП для автоматической передачи данных по сотрудникам.

Шаг 4. Проверка правильности оформления текущих кадровых документов

На данном этапе стоит проверить правильность оформления:

ежегодных отпусков — в соответствии ли с графиком, есть ли уведомления о начале отпуска, есть ли заявления о переносе и т. д.;
работы в праздничные и выходные дни;
направления в командировки;
документов, связанных с начислением оплаты труда — табелей учета рабочего времени, приказов о премировании (должны быть указаны показатели, за которые сотруднику выписывают премии), при этом стоит опираться на Положение об оплате труда и премировании.

Шаг 5. Своевременное и правильное ведение кадрового учета

Сначала специалист по кадрам восстанавливает кадровый учет. А может быть, по согласованию с руководителем компании, даже пользуется помощью сторонних организаций, которые профессионально проводят кадровый аудит (сплошной или выборочный) и восстанавливают учет.

Затем перед кадровиком стоит задача поддерживать все локальные акты компании в актуальном состоянии, своевременно оформлять все кадровые документы на сотрудников, подписывать их, подшивать в личные дела. Также необходимо следить за сроками отчетов в Пенсионный фонд (формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), поставить напоминания в календарь (ежедневник), следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать.

В любом случае намного легче и приятнее поддерживать кадровый учет в порядке, чем восстанавливать его с нуля или из другого состояния запущенности.

С платформой Рокет Кадры все кадровые процессы оцифрованы: от приема на работу до увольнения. Документы подписываются онлайн без дублирования на бумаге. Электронную подпись для сотрудников можно получить удаленно.

Оставьте заявку, чтобы ознакомиться с платформой

Источник

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

штатное расписание (в случае приема сотрудников на определенные должности);
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры, допсоглашения к ним;
приказы о приеме, увольнении, перемещениях, отпусках;
личные карточки Т-2;
трудовые книжки на всех работников;
журнал учета движения трудовых книжек;
график отпусков;
табели учета рабочего времени;
положение об обработке персональных данных работников.

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

На кого возлагались эти обязанности.
Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
Есть ли вредность на предприятии.
Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
Есть ли приказы на командировки.
Менялись ли фамилии у сотрудниц.
Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Особое мнение

Евгений Полубояров

Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «КАДРИУМ»

Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:

1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

2. Трудовые споры с работниками.

Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео

Источник

4 минуты на прочтение

03 февраля 2020

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Во многих организациях кадровый учет ведется ненадлежащим образом. Это происходит из-за попыток сэкономить в не самой важной области бизнеса: по крайней мере, так кажется неопытным руководителям, которые еще не сталкивались с проверками от трудовых инспекций. Многие вообще не уделяют этому вопросу какого-либо внимания, другие, и их большинство, кадровое делопроизводство ведут, но с ошибками и не в полном объеме. Можно только посочувствовать таким компаниям, так как, например, отсутствие трудового договора только с одним сотрудником может привести к штрафу до 100 тыс. рублей в ценах 2020 года. Для тех, кто хочет исправить ситуацию и произвести восстановление кадрового учета — наша пошаговая инструкция. Надеемся, она поможет вам.

Когда восстанавливать кадровый учет

Ситуаций, когда требуется восстановить кадровый учет много, но есть наиболее типичные, перечисляем их:

При покупке бизнеса. Новые хозяева понимают, чем грозит «беспредел» в бумагах, который им оставили, и принимают решение навести в них порядок.
На компанию жалуется бывший сотрудник. Тогда увеличивается частота визитов контролирующих органов, поэтому устранить ошибки в делах необходимо оперативно.
Вскрывается деятельность работников. Случается, что в отделе кадров может работать недобросовестный сотрудник, преднамеренно уничтоживший часть документов — тогда необходимо их оперативно восстановить.

Алгоритм действий

Составляется в зависимости от степени запущенности кадрового учета. Именно поэтому нет какого-то одинакового алгоритма действий, так как могут быть проблемы с электронной базой, отсутствовать бумажные документы и т.д. В первую очередь нужно выяснить:

Для чего необходимо восстановление, причины, которые привели к появлению проблемы.
В каком режиме работает компания, какой установлен внутренний распорядок, выяснить систему оплаты работников предприятия.
Анализируется наличие документов и выполняется их сверка с реестрами баз данных, естественно, если они есть в наличии.

Следующий шаг — составление таблицы. В ней указываются фамилии всех работников предприятия и напротив каждого отмечаются документы, которые на него есть. Учитывайте, что на каждого работающего должен быть оформлен трудовой договор и книжка, карточка Т2 и приказы о приеме/увольнении, его перемещениях и т.д. Отсутствующие документы необходимо восстановить.

После ответа на все вопросы и составления таблицы необходимо приступить к восстановлению документов.

Восстановление обязательных ЛНА и кадровых документов

Многими компаниями такие документы не воспринимаются всерьез, поэтому их оформлению уделяется минимум внимания. Но именно на эти документы сразу смотрят инспекторы или суд, который выносит решения по трудовым спорам. Надо ли говорить, что большинство компаний проигрывает из-за этого дела своим сотрудникам или получает штрафы от трудовых инспекций.

Рассмотрим пример. Работник фирмы устно отпросился у руководства компании отлучиться на некоторое время, но отсутствовал, к неудовольствию последних, несколько часов. Отгул не оформлен, работа не сделана и принимается решение наказать сотрудника. Теперь смотрим правила внутреннего распорядка этой компании и видим, что в нем нет пункта, что человек при отпрашивании с работы должен оформлять строго письменное заявление. А если пункта такого нет, то и наказание не может следовать, особенно при наличии свидетелей.

Чтобы такие казусы не происходили, необходимо привести ЛНА (акт) в соответствии с правилами, действующими в компании. Важно выполнить такие действия:

Написать или привести в порядок нормативные акты, регулирующие трудовые отношения согласно правилам компании.
Сделать анализ макета существующего трудового договора и довести его «до ума», добиться полного соответствия законодательству.
Выполнить восстановление всех обязательных бумаг кадрового делопроизводства.

Что вы получаете в итоге? Комплект документов, которые соответствуют специфике организации, трудовому законодательству и уставу.

Восстанавливаем документы сотрудников

Оформленные с нарушениями документы работников — один из источников доходов государства в виде штрафов. Поэтому на следующем этапе проверяем их наличие и правила оформления. Обращаем внимание на:

Трудовые договора. В них необходимо занести всю информацию, которая предусматривается ст. 57 ТК. Важно: они составляются в двух экземплярах, один передается сотруднику, второй остается на предприятии. При его отсутствии необходимо быстро восполнить пробел и составить договор.
Должностные инструкции. Практически повсеместно с интернета скачиваются типовые экземпляры инструкций, которые по своим положениям не имеют ничего общего с реальными делами предприятия. Поэтому, скачивать шаблоны можно, но при этом учитывайте реалии, приводите инструкции в соответствие с ними.
Должны быть приказы о приеме на должность, на переводы внутри компании, на изменение зарплаты. Проверьте наличие согласия сотрудников на обработку личных данных.
Дополнительные соглашения. В процессе работы в отношения работодателя и сотрудника вносятся изменения, которые оформляются допотношениями. Проконтролируйте оформление.
Трудовые книжки, карточки Т2. В них должны быть внесены все записи, книжка не должна храниться у сотрудника, в карточке обязательна подпись про ознакомление.

Все перечисленные документы должны соответствовать друг другу и трудовому законодательству, на них необходимо проставить подписи и печати.

Восстановление документов по процедурам

На этом этапе проверяем правильность оформления таких процедур:

Оформление основных отпусков. Должны быть графики предоставления, заявления сотрудников, приказы и т.д.
Оформление дополнительных отпусков. Проверяют подписи и основания для предоставления. К ним относятся отпуска: внеочередные, за свой счет, декретные, по уходу за ребенком и др.
Командировки. Важно проверить приказ на наличие всех подписей, правильность оформления командировочного листа.

Кроме того, обратите внимание на то, как оформлены премии, увольнения, выходы сотрудников в нерабочее время, больничные и т.д.

Что делать с документами уволенных?

Ситуации, когда необходимо поставить пропущенную подпись уже уволенного сотрудника происходят достаточно часто. В случае невозможности получить подпись, документ необходимо подшить в папку с пометкой «восстановлено».

Если вы пришли на место выбывшего сотрудника и нашли пробелы в делах уволенных работников, то снимите с себя чужие огрехи и составьте акт передачи документации.

Какие документы можно не восстанавливать?

Есть приказ Минкульта за номером 558. В нем — сроки хранения для каждого типа документа. Смотрите дату оформления бумаги и сравнивайте с текущей датой. Если срок уже больше того, который указан в приказе Минкульта, то восстанавливать документ нет необходимости.

Как видно из приведенной информации, восстановление кадровой документации — это долгая работа, которая должна выполняться с особой тщательностью. Чем больший период восстановления, тем сложнее его выполнить. Но сделать это обязательно надо, чтобы избежать штрафных санкций при проверке.

Источник

Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть. Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии.

Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет.

По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе.

Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы.

Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2. В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки. Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю.

Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков. Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков. Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету.

Источник: https://clubtk.ru/vosstanovlenie-kdp-na-predpriyatii-poshagovaya-instruktsiya

Источник

Восстановление кадрового учета часто является началом работ по упорядочению отчётности компании в целом. Так, для проверки правильности расчёта заработной платы бухгалтеру понадобился табель учёта рабочего времени. И если в компании нет кадровой службы, а ведение кадрового учёта переложено на бухгалтерию, не остаётся ничего другого, как приняться за восстановление кадровой документации силами бухгалтерии. Представляем вам пошаговую инструкцию.

Принимаем дела
Итак, для начала нужно принять дела. Это позволит оценить масштабы бедствия, а также составить план восстановления кадрового учета. Сделать это можно в несколько этапов.

Шаг 1. Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации. В частности, имеются ли в наличии:

устав компании;
решение о назначении генерального директора;
свидетельство о присвоении ОГРН;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
справки об открытых банковских счетах;
извещение страхователю из ПФР и ФСС.

Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения. Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.

Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).

Перечень обязательных кадровых документов

Кадровый документ	Основание (норма законодательства)
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 56, 189, 190 ТК РФ
Штатное расписание	Ст. 57 ТК РФ
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников	Ст. 86–88 ТК РФ
График сменности (при сменной работе)	Ст. 103 ТК РФ
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ
Правила и инструкции по охране труда	Ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	Ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы о назначении сотрудников	Ст. 68 ТК РФ
Приказы об увольнении сотрудников	Ст. 84.1 ТК РФ
Трудовые договоры	Ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки	Ст. 62, 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников	П. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Шаг 3. Следующий шаг – анализ содержания тех трудовых договоров, которые остались от кадровой службы. Нужно проверить, отражены ли в них все обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, а именно:

место работы сотрудника;
трудовые функции;
дата начала работы;
условия оплаты труда;
компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
условия, определяющие характер работы (на дому, разъездной, в пути);
условия об обязательном социальном страховании;
режим труда и отдыха.

Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ). А также не относится ли работник к льготной категории, то есть можно ли его вообще привлекать к такой работе (ст.113, 259 ТК РФ).
Если трудовые договоры отсутствуют, этот факт фиксируют в докладной записке или акте.

Шаг 4. После анализа трудовых договоров можно приступить к изучению штатного расписания. Напомним, что в нем фиксируются названия структурных подразделений, должностей, специальностей, отражаются размеры окладов и надбавок. Штатное расписание, как правило, составляется на определенный период времени. Поэтому нужно последовательно проверить каждый такой период. Ведь этот документ наиболее часто требуют налоговые органы во время налоговых

Имейте в виду
Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ законодательством не предусмотрен – его нужно заменить на трудовой договор.

Шаг 5. Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.

Результаты проведенной проверки отражают в акте приема-передачи дел.

Восстанавливаем недостающие документы
После принятия дел начинается восстановление кадровых документов. Их упорядочение позволит выстроить систему кадрового учета и избежать возможных штрафов от трудовой инспекции за нарушения законодательства, выявленные в ходе будущих проверок. Приведенные ниже советы по восстановлению кадрового учета помогут вам избежать ошибок.

Cовет 1. Разъясните менеджерам и работникам, что нельзя подписывать не полностью оформленные работодателем документы. Впоследствии это защитит компанию от возможных штрафов. Чем честнее работодатель с сотрудниками, тем больше вероятность получить от них поддержку.

Совет 2. Начинайте восстановление кадровых документов с трудовых договоров. Легче всего восстанавливать трудовые договоры и дополнительные соглашения по работающим сотрудникам и тем, которые уволены недавно. А также по тем работникам, с кем поддерживаются контакты. В этом случае есть возможность пригласить бывшего работника в компанию для подписания документов.

Имейте в виду
В идеале восстановление кадровой документации производится с учетом временных периодов. То есть ориентируясь на дату их принятия или внесения в них изменений. Однако это не всегда удается сделать.

Если работники не соглашаются подписывать документы «задним числом», им можно предложить другой вариант. Например, заключить трудовой договор с текущей даты. Но в разделе «дата начала работы» указать фактическую дату приема. Правда при проверке трудовой инспекцией компании, скорее всего, не удастся избежать наказания за несвоевременное оформление трудового договора. Другими словами, за нарушение законодательства о труде и об охране труда может быть наложен штраф до 50 000 руб. на организацию или до 5000 руб. – на должностное лицо. При повторном правонарушении организации может быть выписан штраф в размере до 70 000 руб. (п. 5.27 КоАП РФ).

Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).

Также не стоит забывать, что любое изменение условий трудового договора должно фиксироваться в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ).

Совет 3. При восстановлении кадрового делопроизводства после предшественников нужно обращать внимание на хронологию и корректность записей в трудовых книжках. Последние нужно привести в соответствие с требованиями законодательства. Книжки относятся к бланкам строгой отчетности, и их в первую очередь проверяют сотрудники трудовой инспекции. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется отдельной инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

ПРИМЕР
Запись о приеме на работу сотрудника внесена не корректно. Следующая после этого запись о переводе работника не содержит оснований для ее отмены. Для исправления ошибки в трудовой книжке ставят порядковый номер и текущую дату. В разделе «Сведения о приеме на работу…» пишут, что запись под номером … недействительна, и вносят запись о приеме на работу с правильной формулировкой и датой. При этом добавляется информация о дате приема сотрудника:

№ записи	Число	Месяц	год	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

	(ООО «Ромашка»)
12	16	07	2009	Принята на должность заместителя главного бухгалтера по работе с поставщиками услуг в финансовый отдел	Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС
13	22	12	2010	Переведена на должность финансового директора в финансовый отдел	Приказ от 22.12.2010 № 158/ЛС
14	05	04	2011	Запись за № 12 недействительна. С 29.07.2009 принята на должность заместителя главного бухгалтера в финансовый отдел	Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС

После сверки записей в трудовых книжках проверяют книгу учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании. А также скреплена печатью или опломбирована.

Совет 4. Штатное расписание лучше восстанавливать по периодам. В этом случае порядок восстановления зависит от хронологии утверждения приказов по сотрудникам компании, поскольку именно кадровые события (переводы, изменения оплаты труда) влияют на структуру штатного расписания.

Например, если работник переведен в другой отдел, то проверяют, была ли утверждена в штатном расписании, действующем в том периоде, его должность и соответствующий размер оклада.
Если журнал регистрации приказов по сотрудникам отсутствует, то придется провести анализ расчетных ведомостей и выявить все изменения оплаты труда, должностей и подразделений за весь период восстановления кадрового учета.

Восстанавливать «штатку» можно двумя способами:
• утвердить новую;
• внести изменения в существующую.

Корректны оба способа. Но лучше придерживаться такого правила: если количество изменений, вносимых в штатное расписание, достаточно велико, разумнее утвердить новое. Если же речь идет об одном-двух изменениях, то достаточно внести изменения в существующее штатное расписание. Для этого издают соответствующий приказ.

Совет 5. Всегда анализируйте причинно-следственные связи между документами. Все документы, относящиеся к сфере кадрового учета, расчета заработной платы и бухгалтерского учета взаимосвязаны.

Например, если работник находится в отпуске, то факт его отсутствия отражается в табеле учета рабочего времени (форма Т-13). Затем на основании табеля учета рабочего времени и приказа на отпуск (форма Т-6) рассчитывается средний заработок за этот период (форма 0504425).

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Бухгалтерия: просто, понятно, практично» №5 от 30 августа 2011 г.

Источник