Встреча делегации с руководством университета была моментом в программе визита

Тонкости приема зарубежных делегаций

Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.

Составлять программу пребывания гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Дипломатический протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам. Неправильная рассадка гостей, неверно подобранная форма одежды могут испортить отношения между деловыми партнерами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь учесть все нюансы.

ТИПЫ ВИЗИТОВ

Для начала определите, какого типа визит планируется. По степени торжественности приема традиционно различают:
• официальные визиты;
• рабочие визиты;
• частные визиты.

Кроме того, выделяют государственные визиты (визиты глав государств) и визиты проездом.
Подробнее рассмотрим рабочий и официальный визиты.

Официальный визит отличается значимостью и торжественностью.Принимающая сторонаоказывает церемониальные почести высоким гостям при встрече, проводах, на программных мероприятиях, которые соответствуют протокольной практике. Цель официального визита – переговоры, в результате которых стороны подписывают итоговый документ.

Рабочий визит включает переговоры, консультации, рабочие встречи с прибывающей делегацией, по итогам которых могут быть подписаны договоры и соглашения. При этом торжественная часть сводится к минимуму. Протокольные мероприятия в аэропорту (на вокзале), официальное посещение театра и т.п. не предусмотрены.

ПОДГОТОВКА К ВИЗИТУ

Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку осталось достаточно времени.

В особо торжественных и ответственных случаях в страну предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить условия размещения и обслуживания.

Стороны должны обсудить:
• точные сроки визита;
• численность и состав делегаций;
• порядок въезда в страну (пограничный, таможенный контроль);
• программу визита;
• организационно-финансовые вопросы (оплату гостиницы, питания, транспорта и т.п.)

Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема, включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководтвом.

Важно

Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый уровень торжественности будет непросто.

Документы на въезд

Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформление въездных документов, учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с выдачей въездной визы.

Программа визита

Обычно составляются две программы:

• общая – для гостей;
• подробная (рабочая) – для организаторов приема.

Если визит официальный, в подробную программу может включаться программа для супруг членов делегации.

Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей.
Она ключает в себя:
•встречу делегации;
• деловую часть программы (переговоры, рабочие встречи, беседы);
• приемы (завтраки, обеды и т.д.);
• культурную программу;
• проводы делегации.

Подробная программа описывает организационные моменты, связанные с приемом:
• пограничный и таможенный контроль;
• состав встречающих и провожающих;
• участие представителей прессы, радио, телевидения (по необходимости);
• вручение цветов;
• доставку багажа;
• транспорт для гостей;
• рассадку по автомобилям;
• сопровождение ГИБДД (по необходимости);
• размещение в гостинице или резиденции;
• питание;
• работу переводчиков;
• порядок выступлений на переговорах и т.п.

После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин.

По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с контактными данными.

В качестве примеров общей и подробной программ приведены программы визитов американской делегации во главе с президентом США Р. Никсоном в Москву в 1972 и 1974 годах.

Официальный визит: программа для первых леди

Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок, памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное чаепитие в честь гостей.

Состав встречающих

Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим правилам:
• Вместе с главой принимающей делегации гостей встречают 2–3 представителя компании. Это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик.
• Ранги и должности глав обеих делегаций должны соответствовать друг другу, т.е. если приезжает глава иностранной компании, то его должен встретить глава принимающей компании.
• Если глава зарубежной делегации приезжает с супругой, то его встречает глава принимающей делегации также с супругой.

ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ: В АЭРОПОРТУ, НА ВОКЗАЛЕ, НА ВЪЕЗДЕ В ГОРОД

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.

Официальный визит: встреча зарубежной делегации

Встреча происходит у трапа самолета (у вагона поезда).

• У здания аэропорта (вокзала) выстраивается кортеж автомобилей и автобусов для делегации.
• В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или того региона, куда прибывает делегация.
• У трапа самолета и перед входом в vip-зал аэропорта (или перед выходом из вагона поезда) расстилаются ковровые дорожки. Встречающие выстраиваются в одну линию у начала ковровой дорожки в соответствии с протокольным старшинством.

Когда официальная делегация прибывает в Москву или иной регион на автомобильном транспорте, встреча происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не предусматривается.

При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о которой стороны договариваются заранее.

Кроме того, официальный визит обычно сопровождается протокольной фотосъемкой.

Флаги

Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.

Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):
• флаги международных организаций;
• государственные флаги;
• флаги органов федеральной исполнительной власти Российской Федерации;
• флаги субъектов Российской Федерации;
• флаги муниципальных образований;
• флаги организаций, предприятий, объединений;
• прочие флаги (в том числе официально не утвержденные и декоративные).

С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:
• полотнища флагов одного статуса должны быть одинакового размера;
• флаги высшего статуса не должны быть меньше флагов низшего статуса;
• флаги низшего статуса не поднимают выше флагов высшего статуса;
• полотнища флагов не должны касаться земли или пола.

Флаг официальной делегации любого государства занимает почетное место относительно флага Российской Федерации.

Приветствие и представление

Порядок знакомства делегаций следующий: приветствие, рукопожатие и представление.
• Первым приветствует всех и представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга, то он представляет и ее.
• Следующим представляется глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.
• Глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей).
• Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины делают это по обоюдному желанию.

• При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым и руководители делегации по отношению к остальным ее членам.
• Cледует протягивать для рукопожатия правую руку. Исключение не делается даже для левшей.
• Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.
• Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется, только когда они приветствуют друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.
• Если женщина или старший по положению (возрасту) не предлагает руки, следует слегка поклониться.

Теплая встреча – основа для дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому глава компании должен встретить и приветствовать зарубежных гостей на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники. При официальном визите порядок приветствий и представлений тот же.

Обращение

С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.

• К гражданину другой страны принято обращаться «господин» и называть его по фамилии, например, «господин Джонсон».
• К мужчинам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг, ученую степень, в большинстве стран обращаются без упоминания имени и фамилии: «господин президент», «господин полковник», «господин секретарь». Исключением является Германия, где в подобном случае всё же присоединяется фамилия: «господин доктор Вольф».
• К женщинам нужно обращаться по фамилии мужа. При сложных и труднопроиз­ носимых именах можно прибегнуть к международной форме «мадам».
• Обращение «сэр» может употребляться по отношению к людям старшего возраста, к тем, кто занимает более высокое положение, а также к достаточно известным, высокопоставленным особам во избежание частого повторения их официальных званий, рангов.

ПУТЬ ДО ГОСТИНИЦЫ

Гостей необходимо обеспечить транспортом, чтобы они могли свободно перемещаться все время визита. Нужно помочь им оформить, получить и доставить багаж из аэропорта или с вокзала в гостиницу.

Официальный визит: по машинам!

После торжественной церемонии встречи глава принимающей делегации сопровождает гостей в автомашине в соответствии с программой визита. Если глава зарубежной делегации прибывает с супругой, ее сопровождает в отдельной автомашине супруга главы принимающей делегации.

• На автомобиле главы иностранной делегации устанавливают флажки родной страны гостя, Российской Федерации и Москвы или иного региона, куда прибыла делегация.

• При посадке автомобиль останавливается правой стороной к тротуару. Если его невозможно подать таким образом, пассажир, который садится на почетное место, пользуется левой дверцей.

• При высадке автомобиль подъезжает так, чтобы гости выходили через правую дверцу. Первым выходит наиболее почетный гость, а за ним все остальные.

• Перед посадкой и высадкой гостям необходимо открыть дверь, а затем закрыть ее за ними. Эту обязанность выполняет водитель, переводчик или кто-то из сопровождающих лиц.

Багажем гостей занимается специальный сотрудник.

Сопровождая зарубежных делегатов в гостиницу, не стоит оставлять их у входа – это невежливо, у гостей могут возникнуть проблемы при заселении. Но и провожать их до номеров не следует – они могут воспринять это как обязанность пригласить вас на чашку чая или кофе. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись о времени встречи.

РАЗМЕЩЕНИЕ ГОСТЕЙ

Членов иностранных делегаций можно разместить в гостевой резиденции или гостинице, это нужно предварительно согласовать с прибывающей стороной.

Основные критерии при выборе гостиниц:
• лицензия и высокий классификационный уровень (4–5 «звезд»);
• безупречная репутация;
• богатый опыт проведения протокольных мероприятий;
• сертификат на все услуги (изготовление и продажу собственной продукции, напитков и т.п.);
• профессионально подготовленный и проверенный персонал высшей квалификации. Повара, официанты, метрдотели и другие работники должны иметь подтверждающие квалификацию документы и медицинские книжки с «допуском» к работе (отметками о проверке, анализах и т.п.);
• комфортные и красивые залы для переговоров, в том числе и закрытых (конфиденциальных);
• места для пресс-конференций и встреч с журналистами, общественностью и т.п.;
• транспортное обслуживание гостей и приглашенных;
• удобные парковки автотранспорта;
• дополнительные услуги: стирка, глажка белья, химчистка, парикмахерская, фитнес-центр, сауна и т.п.;
• собственное медицинское обслуживание – первая медицинская помощь и врачи-специалисты (скорой помощи);
• авиа- и железнодорожные кассы, места продажи театральных и концертных билетов, билетов на выставки, экскурсии.
• техническое оснащение залов:
– яркое освещение;
– система звукоусиления;
– система звукозаписи и видеозаписи;
– система синхронного перевода (на 3–5 языках);
– возможность ретрансляции для прессы протокольных мероприятий из ресторанных залов и представительских помещений в холлах и вестибюлях гостиницы;
– система вентиляции и кондиционирования воздуха;
– система хранения ценных вещей;
– лифты для подъема и сопровождения официальных гостей (в том числе и отдельные запасные лифты).

С администрацией гостиницы, в которой предполагается разместить высоких гостей, нужно договориться по поводу средств связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов, размещения и питания сопровождающих лиц и водителей (при необходимости), стоянок специального автотранспорта.

Официальный визит: размещение гостей

• Над резиденцией или зданием гостиницы, где будет жить глава зарубежной делегации, может быть поднят флаг страны, которую он представляет.

• У входа почетных гостей встречает директор гостиницы и сопровождает их в номер, при этом лифт заранее задерживается на первом этаже.

• Сотрудник поэтажной службы гостиницы встречает почетного гостя на соответствующем этаже, приветствует и показывает направление движения по коридору к номеру. Номер должен быть заранее открыт, и в нем – включено все освещение, выставлены цветы, фрукты, напитки, открыты шторы и занавески на окнах.

• Директор гостиницы либо его заместитель кратко поясняет гостю, какие достопримечательности видно из его номера, отвечает на возможные вопросы.

Личные вопросы, просьбы и предложения к высокому гостю запрещены.

Представителям принимающей стороны, которые сопровождают почетных гостей по программе визита необходимо знать основные нормы и правила протокола, оказывать почетным гостям искреннее уважение, радушие, внимание и гостеприимство.

ПЕРЕГОВОРЫ
Как подготовиться к переговорам:
• Определите время, отведенное на переговоры;
• Заранее согласуйте с гостями вопросы участия прессы, аудио- и видеозаписи, синхронного перевода в ходе переговоров, использования специальной связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов.
•На месте рассадки каждого гостя поставьте кувертную карточку¹ с его именем и должностью. Как правило, на фронтальной стороне карточки находится надпись на языке принимающей страны или на английском языке (иногда в скобках приведена транскрипция), а на тыльной стороне – надпись на родном языке гостей.
•На столе для каждого участника подготовьте необходимые канцелярские принадлежности (блокноты, ручки), бутылку воды (не принято ставить воду с газом), стакан.

Среди сотрудников протокольной службы возникают споры, нужно ли класть салфетку под стакан. Общего мнения пока не найдено, поэтому на разных мероприятиях можно встретить оба варианта, а порой и третий – салфетка накрывает стакан. Бутылки ставятся группами по длине стола.

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются в центре или по его краям.

Если переговоры длятся долго, в перерыве можно подать угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты.

В ходе переговоров или на последующем приеме принято обмениваться визитными карточками. Первым дает визитную карточку вышестоящий по должности делегат.

Официальный визит: переговорный процесс

• На столе переговоров устанавливаются малые флаги страны гостя, Российской Федерации, Москвы или того региона, куда прибыла делегация. За спинами глав делегаций могут быть установлены большие флаги.

• У подъезда делегацию встречает представитель принимающей стороны. Он провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. В начале встречи происходит обмен приветственными словами.

• Перед началом переговоров главы делегаций должны представить их участников. Далее все идет согласно повестке.

• Если стороны планируют подписать документы в торжественной обстановке, они определяют ведущего и двух ассистентов для церемонии.

• Когда в переговорном процессе предусмотрены перерывы, в отдельном помещении для гостей готовят угощение. Если такой возможности нет, блюда вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально лишь перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

• По итогам мероприятия, как правило, предусматривается обмен памятными сувенирами.

• После переговоров проводится пресс-конференция. Обычно она длится от 20 минут до 1 часа. Если пресс-конференция не проводится, участники переговоров могут ответить на несколько вопросов журналистов. Это не должно занимать более 15 минут.

КУЛЬТУРНАЯ ПРОГРАММА

В ходе визита гостям можно предложить посетить театры, музеи, организовать для них экскурсии или прогулки по городу. Их продолжительность зависит от интересов, возраста и состояния здоровья членов делегации.

В случае официального визита высшего уровня предусматривается возложение цветов.

Официальный визит: посещение театра

• В театре вместе с высоким гостем в ложе находится глава принимающей делегации.

• По обеим сторонам ложи вывешиваются государственные флаги Российской Федерации и страны гостя. Перед началом представления исполняются государственные гимны страны гостя и Российской Федерации.

• В ложе заранее раскладываются программы и либретто, отпечатанные на русском языке и языке страны гостя.

• Всех членов делегации рассаживают в соответствии с протокольным старшинством.

• Во время антракта предусматривается угощение (шампанское, фрукты).

• По окончании представления на сцену выносятся корзины цветов от имени гостя и принимающей стороны. По окончании спектакля, по желанию гостей, может состояться встреча с ведущими артистами или постановщиками.

ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

Прием от имени руководства принимающей компании в честь зарубежных гостей – обязательная часть программы визита.

Деловые приемы играют большую роль, поскольку на них продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах делового этикета. Умение решать профессиональные задачи за трапезой – один из лучших способов достижения успеха.

Согласно международной практике приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. Дневные приемы принято считать менее торжественными, чем вечерние.

Дневные приемы:
• «бокал шампанского» (или «бокал вина»);
• завтрак.

Вечерние приемы:
• чай;
• фуршет;
• коктейль;
• обед (обед-буфет);
• ужин.

Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой. При организации приемов «обед-буфет» или «чай» рассадка достаточно свободная, хотя столы, как правило, сервируются заранее.

Приглашения

Приглашения на приемы рассылаются не позднее, чем за 1–2 недели до приема. Они должны быть отпечатаны типографским способом на бланках или карточках на русском языке и национальном языке гостей.

Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки.

В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

ВРУЧЕНИЕ ПАМЯТНЫХ ПОДАРКОВ И ПРОВОДЫ

Памятные подарки должны соответствовать роду занятий, отвечать интересам и стилю того, кому предназначены. При выборе подарка важно учитывать национальные традиции страны, которую представляет гость, его возраст, хобби.

Лучше заранее осведомиться, что именно интересует конкретного человека (коллекционирует он редкие марки или холодное оружие), каковы его взгляды и убеждения. Например, В.В. Путин однажды получил в подарок от премьер-министра Японии Синдзо Абэ спиннинговый набор для рыбалки.

Если гость – сторонник Greenpeace, не стоит проявлять оригинальность и вручать ему живого медвежонка.

Вероисповедание представителей иностранной делегации также нужно учитывать. Например, такой подарок как икона будет крайне неуместен в адрес гостей из мусульманской страны.

В 2013 году В.В. Путин, находившийся с визитом в Ватикане, вручил Папе Римскому икону Божьей Матери и получил в подарок майолику с изображением Ватиканских садов.

Когда они встретились в июне 2015 года, Папа Римский подарил В.В. Путину медаль с изображением ангела мира и справедливости, а президент России преподнес духовному лицу панно с изображением храма Христа Спасителя и несколько томов «Православной энциклопедии».

Можно сделать зарубежным партнерам подарок с национальным колоритом: чайный сервиз работы гжельских мастеров или хохломскую роспись. Частым презентом являются произведения искусства.

Большое значение имеет упаковка подарков. Она должна быть не слишком броской, красивой и аккуратной. Как правило, подарки заворачиваются в плотную бумагу нейтральных тонов и перевязываются цветными лентами. В некоторых случаях расцветка лент совпадает с цветами государственного флага страны, где проходит визит, или с корпоративными цветами принимающей компании.

Нужно избегать повторения подарков. Это считается серьезным нарушением этикета.

Официальный визит: памятные подарки

При официальных визитах протокольные службы обеих сторон заранее договариваются об одновременной передаче памятных сувениров.

Согласно протоколу, женщине можно дарить коробку конфет, книгу, букет цветов, шоколад, а мужчине – фирменную ручку или галстук. Однако эти правила иногда нарушаются. Нередко в качестве подарка гостям преподносят оружие: меч, саблю или даже автомат. Кроме того, дарят музыкальные инструменты (особенно редкие или национальные), предметы ручной работы, часы (наручные именные или настенные), раритетные вещи (печатную машинку, советскую периодику конкретного периода и т.п.)

Что касается ответных подарков, стоит предупредить гостей, что в соответствии с законодательством Российской Федерации государственным чиновникам можно принимать памятные сувениры, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей.

Делая личный подарок официальному лицу, нужно убедиться, что адресат сможет оставить его себе. Например, большая часть подарков, полученных Президентом Российской Федерации, отправляется в президентскую библиотеку. Согласно установленному порядку, все подарки, сделанные первому лицу государства, являются собственностью государства. По закону президент может взять себе только тот подарок, стоимость которого не превышает размера пяти минимальных месячных оплат труда (МРОТ).

Официальный визит: проводы

Порядок проводов зарубежной делегации соответствует порядку ее встречи. Если визит официальный, то в аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или региона, где состоялась встреча. Может быть организован небольшой фуршет.

Когда гости отъезжают на автомобилях, глава принимающей делегации должен проводить их на своей автомашине до черты города (границы региона).

Внести некоторые непринципиальные изменения в порядок проводов можно лишь по желанию гостей.

• Не входите без стука.
• Не торопитесь сесть. Подождите, пока вас пригласят.
• Не дотрагивайтесь до собеседника, чтобы привлечь его внимание. • Не разговаривайте в обществе о делах, касающихся лишь вас и вашего собеседника, или о вещах, понятных только вам двоим.
• Не шепчите. Если хотите сказать то, чего нельзя говорить вслух, оставьте это до более подходящего случая.
• Не рассказывайте слишком много о себе и своих делах, в особенности о своих болезнях и неудачах.
• Не пытайтесь всецело завладеть разговором.
• Прежде чем кого-либо познакомить, убедитесь, что этого хотят обе стороны.
• Если в обществе кто-нибудь чихает, оставьте это без внимания.
• Не прерывайте собеседника.
• Не вступайте в споры по пустякам.
• Не рассказывайте старых историй, шуток, анекдотов.
• Не бравируйте тем, что вы хорошо разбираетесь в искусстве, технике.
• Если вы раздражены или огорчены, не показывайте этого.
• Не смотрите часто на часы. Если вам нужно уйти до того, как начнут расхо­диться гости, сделайте это незаметно для окружающих, извинившись перед хозяевами.

Вам также может быть интересно:

Любые виды деловой активности основываются на деловом общении, которое предполагает решение ряда стратегических и тактических задач с целью дальнейшего обоюдовыгодного сотрудничества.

Одна из  таких важнейших задач – создание имиджа компании.  Имидж компании складывается  в результате многочисленных контактов специалиста или компании с деловыми партнерами.  Поэтому нередко допущенная ошибка, непродуманное действие, неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, которое впоследствии сложно изменить.

Избежать подобных неприятностей поможет знание правил этикета подготовки и проведения переговоров.
Рассмотрим более подробно некоторые правила.

1.  Правила встреч делегаций

Итак, деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступила с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Когда вторая сторона принимает такое предложение,  наступает один из важных моментов – подготовка к переговорам. Оттого насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс их проведения.

Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных проблем и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся следующие: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.

Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации, и утверждается руководством компании. Программа включает в себя следующие пункты:

При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято организовывать и неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то, что визит носит деловой характер. Для этого необходимо запланировать один свободный день.

По правилам делового этикета, число членов переговорной группы не должно значительно превышать число зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 5 человека, то с вашей стороны целесообразно включить не более 3-4, например, руководитель компании, переводчик, коммерческий директор,  секретарь, который будет вести протокол переговоров. Будьте внимательны: если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно включение женщины и в состав принимающей стороны.  

Есть отличия в работе с зарубежными партерами?  Конечно, имеется много нюансов. Так, одним  из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является  следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Соответственно, если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей компании. Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3 человек. Если гость будет вместе с супругой, то его следует встречать главе делегации со своей супругой.

Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.
Высшим знаком внимания для приглашенной стороны является встреча у трапа самолета, но если у вас нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае приезда  с ним  супруги,  он представляет и ее.
Вторым представляется глава приглашенной стороны и, соответственно, представляет свою супругу.

После знакомства глав делегаций и их супруг идет представление сотрудников – членов делегации по рангам. Сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то вначале представляют их, по рангам, затем мужчин. Стоит знать, что обмен карточками в аэропорту или на вокзале обычно не практикуется, обмен визитными карточками происходит в начале процесса деловых переговоров

При встрече делегации в аэропорту или на  вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, входящим в состав делегации. Поэтому следует всегда уточнять, какое количество женщин будет входить в состав приезжающей делегации, чтоб в ходе встречи не возникло казусной ситуации: когда одним женщинам вручать цветы, а остальным – нет.
Вне зависимости от времени прибытия делегацию желательно сразу же из аэропорта или с вокзала отвезти в гостиницу.

После взаимных приветствий и представлений участники переговоров рассаживаются по машинам. На этот случай тоже  есть свои строгие правила. При посадке и высадке пассажиров-участников приглашенной стороны необходимо открыть им дверцу, а затем закрыть её за ними. Эти обязанности, в зависимости от рассадки, могу выполнять как члены встречающей стороны, так водитель или переводчик.

В международном этикете места в автомобиле так же, как за столом, делятся на почетные и менее почетные. Самым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения автомобиля (для стран с правосторонним движением – заднее слева по ходу автомобиля).          

Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если рассадка производится по многоместным машинам, то она будет выглядеть, как показано на рис.6. Если глава делегации прибыл со свой супругой, то почетное первое место в автомобиле занимает супруга, супруг занимает второе почетное место.

Если в качестве автотранспорта используется личный члена встречающей делегации автомобиль, а водитель – он сам, то самым почетным местом будет сиденье рядом с ним. Но данное правило не действует при использовании такси.
В случае приезда делегации из 3-4 человек целесообразнее подготовить две автомашины, а лучше —  микроавтобус.

Автотранспорт подается правой стороной к тротуару, чтобы почетному гостю было удобнее занять свое место. Если условия не позволяют выполнить такое маневр, то пассажир, занимающий первое почетное место, садится через левую дверцу. По окончании поездки автомобиль должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.

Необходимо сделать все возможное, чтобы ваши партнеры не испытывали неудобств. Так,  сопровождая делегацию в гостиницу, не следует бросать ее у входа, а необходимо проводить до рессепшена и убедиться, что не возникло никаких проблем с документами или номерами. После этого с представителями приглашенной стороны прощаются, заранее оговаривая, в какое время и куда прибудет машина за участниками переговоров.

При подготовке встречи делегации необходимо продумать и ее проводы. Желательно уже в первый же день работы обсудить этот вопрос с членом приглашенной делегации, ответственным за организационные вопросы. С этим же лицом обсуждаются и дальнейшие вопросы, связанные с маршрутом поездки, приемлемое время отъезда и вид транспорта. Процедура отъезда аналогична церемониалу встречи.

3. Подготовка к процессу переговоров

Разумеется, что самый важный этап организации переговоров – это собственно подготовка самих переговоров. Во-первых, для организации встречи необходимо точно знать должности и ранг приезжающих. Незнание этого может привести к занижению статуса самих переговоров, что неблагоприятно повлияет на их ход. Подобное недоразумение может даже привести к отказу от заключения торговой сделки.

Во-вторых, необходимо учитывать,  что зарубежные делегации приезжают на сравнительно  непродолжительный срок – не более пяти рабочих дней,  поэтому следует провести деловые встречи в интенсивном режиме. Это будет полезно как для зарубежных партнеров, так и для российской стороны.

Наилучшим временем начала переговоров считается время с 10.00 до 12.30 и с 15.00 до 18.00. Если назначить встречу позднее 12.30, то это может быть расценено как приглашение по окончании переговоров на обед, а позднее 18.00 – на ужин.
Помните, что принимающая сторона должна быть в сборе за 5-7 минут до начала запланированного времени переговоров.
Процесс переговоров включает в себя три обязательных этапа.               

Официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками.
Ознакомление гостей с программой их пребывания . На этом этапе происходит обмен мнениями и пожеланиями, и окончательно согласуется программа пребывания.   

Переговоры. Целесообразно дополнительно предоставить гостям программу переговоров, которая предварительно была направлена и согласована с деловым партнером.

Оптимальное время проведения одного раунда переговоров – не более 3 часов.
За 10-15 минут до окончания заседания производится оперативное уточнение графика работы и подводятся предварительны итоги работы, после чего объявляется перерыв (кокус). После перерыва заседание возобновляется, и полномочия председательствующего руководителя одной стороны передаются руководителю другой стороны. Перерывы между заседаниями, как правило, используются для подготовки необходимых документов.

По окончании процесса переговоров делегации фотографируются, обмениваются подарками и дают интервью представителям СМИ, после чего обычно принимают участие в торжественно приеме.

4.Оборудование переговорной комнаты

Существуют определенные требования и к переговорной комнате. Очень полезно иметь в ней наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т.п.) о предприятии, продукции, связях в России и за рубежом. Обязательно нужны и все необходимые данные о предлагаемой к продаже продукции, предпочтительно на иностранном языке. Не забудьте про образцы продукции или документацию.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать лишь блокноты, карандаши, спички или зажигалки, сигареты, стоять пепельницы (тогда считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и перевернутые стаканы — признак их неиспользованности (фужеры не переворачивают).

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. Высота букета не должна быть больше 20-25 см. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям. Желательно на стол поставить таблички с указанием фамилий и инициалов членов делегаций, чтобы не возникало заминок в рассадке перед началом переговоров и дальнейшего общения.

При ведении переговоров очень важно внутреннее состояние партнеров. Необходим настрой на успех. Это поможет быть спокойным и собранным во время переговоров. Не забывайте о правилах невербального общения – они помогут расположить к вам партнера. Будьте внимательны, уважительны к партнеру; покажите, как важны эти переговоры для вас – и у вас все получится.