Встречи высшего руководства

В небольших компаниях гендиректору проще поддерживать общение с командой, потому что пока она немногочисленна и даже может работать в одном помещении. Однако с ростом бизнеса дистанция увеличивается, и сотрудники это ощущают.

Предприниматель Дейв Бейли рассказал, какими проблемами это чревато и как гендиректор может с ними справиться, устраивая регулярные встречи.

Вот какие сложности вызывает отдаление руководства компании от сотрудников.

• Команда теряет уверенность. Если обещанные события долго не происходят, то люди могут подумать, что они не произойдут никогда.
• Команда не видит общую картину. Многим сотрудникам не хватает информации, чтобы понять, почему принимаются определенные решения, или узнать, над чем работают другие.
• Команда плохо представляет план действий. Ожиданиями трудно управлять, особенно когда ситуация регулярно меняется.
• Команда не получает обратную связь. Если отзывы о работе не предоставляются, то у всех начинает накапливаться эмоциональный багаж, влияющий на ход мыслей.
• Команда не чувствует признания. Повседневная работа воспринимается как должное — точно так же, как и жертвы, которых она требует.

Справиться с этими проблемами помогут следующие пять типов встреч, которые должен регулярно проводить каждый гендиректор.

1. Встреча руководителей (для контроля)

Ее также можно назвать планеркой, совещанием руководителей или просто «утренней встречей в понедельник». Независимо от названия, на этой встрече группа руководителей анализирует прошлые события, утверждает план на неделю и делится проблемами.

В небольшой компании на нее можно приглашать всех сотрудников, но при масштабировании имеет смысл разделить это совещание на два мероприятия: встречу руководителей и встречу всей команды (об этом речь пойдет ниже). Дело в том, что в большом коллективе действия отдельного сотрудника могут быть менее важными для остальных.

Такая планерка стоит потраченного на нее времени, так как при правильном подходе избавит гендиректора от встреч с каждым отделом, которые могли бы наводнить его расписание. Совещание можно проводить и в конце неделе, но опыт показывает, что в ходе разговора обычно обнаруживаются срочные задачи, а поэтому лучше назначать его на начало недели.

Ключ к успеху здесь — подготовка. Когда руководители приходят с актуальными цифрами и кратким отчетом по ключевым вопросам в своей области (а не делают его на месте), то остается время на дополнительные обсуждения и коллективное решение проблем.

2. Встреча всей команды (для прозрачности)

Как следует из названия, на ней собираются все сотрудники, дистанционно или лично. Руководители дают обновленную информацию по каждому подразделению, делают объявления, а также согласовывают миссию и стратегию компании.

Это отличный шанс еженедельно отмечать ключевые шаги в развитии бизнеса и оценивать усилия команды. Кроме того, на таких встречах сотрудники могут задавать вопросы руководителям и формировать более полное представление о текущем положении дел.

Вопросы также заставляют руководителей чувствовать ответственность перед командой, что ведет к улучшению результатов. Тем не менее, у них совсем не обязательно должны быть ответы на все вопросы, и это лучше сразу признавать, говоря: «Это отличный вопрос, но у меня нет ответа на него. Вот что мы можем сделать, чтобы его получить».

Ключом к успеху общей встречи является понимание сути наставничества. Спросите себя: «Что действительно важно знать каждому человеку в компании?»

3. Встреча один на один (для обсуждения ожиданий)

Цель встреч один на один — обсудить с отдельными членами команды их развитие, проблемы в работе и взаимные ожидания. Если вы используете их для проверки текущих задач, это может быть признаком того, что вы слишком вовлечены в деятельность руководителей отделов. Вместо это спросите себя: «Какие вопросы я бы задал себе, если бы был на месте своих сотрудников?»

Именно их вы и должны задать. Сохраняйте любопытство, чтобы понять мотивацию членов команды — именно это знание поможет повысить продуктивность.

В конце встречи нужно согласовать ряд конкретных последующих шагов. Если сотрудник может сделать это без вашей помощи, то остановитесь на этом варианте, иначе ваш список дел будет заполнен планами других людей (проблема всех руководителей).

Ключ к успеху такой встречи — удерживать себя от желания взяться за чужие задачи. Научив команду самостоятельно находить ответы на вопросы, вы получите более впечатляющие результаты в долгосрочной перспективе. Как однажды сказал мой наставник: «Работайте с человеком, а не с проблемой».

4. Ретроспективная встреча (для обратной связи)

Классическая ретроспективная встреча состоит из трех частей.

• Что прошло хорошо?
• Что прошло плохо?
• Как мы можем улучшить ситуацию?

Чтобы члены команды высказывались честнее, подчеркните, что это собрание предназначено не для решения проблем, а для их обсуждения. Перечисление позитивных результатов в начале встречи поднимет общее настроение. Кроме того, оно позволит понять, что вдохновляет людей и заставляет их гордиться собой. Когда вы перейдете к тому, что пошло не так, то услышите, что их тяготит. В растущем стартапе каждому члену команды важно регулярно озвучивать свои разочарования, чтобы они не увеличивались до опасных размеров.

В конце разговора коллективу нужно выбрать одну или две области, на которых следует сосредоточиться, чтобы улучшить ситуацию. Учитывая, что два изменения в неделю равняются примерно ста изменениям в год, со временем эффект станет ощутимым.

Ключ к успеху ретроспективных встреч — сопереживание. Все мы люди и всем нам нужна обратная связь. Признание успехов, учет разочарований и исправление ситуации делают команду счастливее

5. «Победная пятница» (для празднований)

На эту встречу сотрудники могут собираться каждую пятницу. Каждый отдел рассказывает — или, что еще лучше, показывает — что-то позитивное, что произошло за эту неделю.

Выход стартапа на безубыточность иногда занимает годы. Хотя многие гендиректора понимают ценность празднования маленьких побед, на практике это оказывается довольно сложно сделать.

Когда компания далека от поставленных целей, есть страх, что празднование приведет к самоуспокоению. В таких случаях становится привычной мантра: «Не оглядываться назад, сосредоточиться на том, куда мы пытаемся добраться». К сожалению, недооценка усердной работы может перерасти в обиду: «Я так много тружусь, а это воспринимается как должное».

Если позволить себе и своей команде регулярно отмечать небольшие победы, то можно удовлетворить потребность людей в признании и усилить чувство связи с компаний. Это скорее повысит мотивацию, чем понизит ее.

Ключ к успеху «победных пятниц» — благодарность. Она позволяет противостоять множеству негативных эмоций. Наоми Уильямс однажды сказала: «Невозможно быть благодарным и подавленным одновременно».

Может показаться, что все эти встречи отнимут слишком много времени и сил. Однако вот что важно: они действительно могут занять до 20% времени, но при этом обеспечат 80% ваших возможностей как гендиректора. В конце концов, ваши результаты зависят от других людей.

Пример расписания встреч для гендиректора

Источник.

Встречи в бизнесе знакомы тем, кто занимает руководящие должности, такие как менеджеры проектов или старшие должности в компании. Эти собрания необходимы для улучшения общения, поощрения сотрудничества и продвижения успеха в организации. 

Однако не все могут быть осведомлены об определениях, типах и целях этих собраний. Эта статья служит исчерпывающим руководством и содержит советы по проведению продуктивных деловых встреч.

Что такое деловая встреча?

Деловая встреча — это встреча людей, которые собираются вместе, чтобы обсудить и принять решения по конкретным темам, связанным с бизнесом. Цели этой встречи могут включать информирование членов команды о текущих проектах, планирование будущих усилий, решение проблем или принятие решений, влияющих на всю компанию. 

Встречи в бизнесе могут проводиться лично, в Интернете или в сочетании того и другого и могут быть формальными или неформальными.

Цель деловой встречи — обмен информацией, согласование членов команды и принятие решений, которые помогут бизнесу достичь своих целей.

Типы встреч в бизнесе

В бизнесе есть несколько типов встреч, но 10 распространенных типов включают в себя:

1/ Ежемесячные собрания команды

Ежемесячные собрания команды — это регулярные встречи членов команды компании для обсуждения текущих проектов, назначения задач и информирования и согласования людей. Эти встречи обычно проходят ежемесячно, в один и тот же день, и длятся от 30 минут до нескольких часов (в зависимости от размера группы и объема информации).

Ежемесячные собрания команды дают членам команды возможность и рекомендации для обмена информацией и идеями, обсуждения хода проекта и проверки того, что все работают над достижением одной цели. 

Эти собрания также можно использовать для решения любых задач или проблем, с которыми сталкивается команда, определения решений и принятия решений, влияющих на направление проекта или работу команды.

An всеобщая встреча это просто собрание с участием всех сотрудников компании, то есть ежемесячное собрание команды. Это регулярная встреча – может быть, раз в месяц – и обычно проводится руководителями компании.

2/ Стоячие встречи

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды встреча, также известное как ежедневная стоянка или ежедневная встреча по схватке, представляет собой тип коротких встреч, обычно продолжительностью не более 15 минут, которые проводятся ежедневно, чтобы предоставить команде быстрые обновления о ходе проекта или выполненной рабочей нагрузке, планировать работать сегодня.

В то же время это помогает выявлять и устранять препятствия, с которыми сталкиваются члены команды, и то, как они влияют на общие цели команды. 

3/ Совещания по обновлению статуса

Встречи по обновлению статуса сосредоточены на предоставлении обновлений от членов команды о ходе их проектов и задач. Они могут происходить чаще, чем ежемесячные встречи, например еженедельные. 

Цель совещаний по обновлению статуса, конечно, состоит в том, чтобы обеспечить прозрачное представление о ходе каждого проекта и выявить любые проблемы, которые могут повлиять на успех проекта. Эти встречи не будут увязнуть в таких вопросах, как обсуждение или решение проблем.

В более крупном масштабе собрание по обновлению статуса также можно назвать «Встреча в ратуше’, Собрание муниципалитета — это просто запланированное собрание всей компании, на котором основное внимание уделяется ответам руководства на вопросы сотрудников. Поэтому эта встреча включала в себя сессию вопросов и ответов, что делало ее более открытой и менее шаблонной, чем любые другие встречи!

4/ Встречи по решению проблем

Это встречи, которые вращаются вокруг выявления и решения проблем, кризисов или проблем, с которыми сталкивается организация. Они часто бывают неожиданными и требуют привлечения сотрудников из разных отделов или команд для совместной работы и поиска решений конкретных проблем.

На этой встрече эти участники поделятся своими взглядами, совместно определят коренные причины проблем и предложат возможные решения. Чтобы эта встреча была эффективной, их следует поощрять к открытому и честному обсуждению, избегать обвинений и сосредоточиться на поиске ответов.

5/ Встречи для принятия решений

Эти встречи имеют целью принятие важных решений, влияющих на направление проекта, команды или всей организации. Участниками обычно являются лица, обладающие необходимыми полномочиями для принятия решений и опытом.

Это совещание должно быть заранее предоставлено всей соответствующей информацией, необходимой заинтересованным сторонам. Затем, чтобы обеспечить выполнение решений, принятых на собрании, устанавливаются последующие действия с указанием времени завершения. 

6/ Мозговые штурмы

Мозговые штурмы сосредоточены на создании новых и инновационных идей для вашего бизнеса. 

Лучшая часть сеанса мозгового штурма заключается в том, как он способствует командной работе и изобретательности, привлекая коллективный разум и воображение группы. Каждый может высказывать свое мнение, черпать идеи друг у друга, предлагать оригинальные и передовые решения.

7/ Совещания по стратегическому управлению

Совещания по стратегическому управлению это встречи высокого уровня, на которых основное внимание уделяется обзору, анализу и принятию решений относительно долгосрочных целей, направления и результатов деятельности организации. Высшее руководство и команда руководителей посещают эти встречи, которые проводятся ежеквартально или ежегодно.

Во время этих встреч организация рассматривается и оценивается, а также конкурентоспособность или выявляются новые возможности для роста и улучшения.

8/ Стартовые встречи проекта

A стартовое собрание проекта встреча, знаменующая официальный старт нового проекта. Он объединяет ключевых лиц из проектной группы, включая руководителей проекта, членов команды и заинтересованных лиц из других отделов, для обсуждения целей, задач, сроков и бюджетов.

Это также дает возможность руководителю проекта установить четкие каналы связи, установить ожидания и убедиться, что члены команды понимают свои роли и обязанности.

Это одни из самых распространенных типов встреч в бизнесе, и формат и структура могут меняться в зависимости от размера и типа организации.

9/ Вводные встречи

Вводная встреча — это первая официальная встреча членов команды и их лидеров, чтобы определить, хотят ли участники наладить рабочие отношения и взять на себя обязательства перед командой в будущем.

Эта встреча направлена ​​на то, чтобы дать членам команды время, чтобы побыть вместе, чтобы узнать историю, интересы и цели каждого участника. В зависимости от ваших предпочтений и предпочтений вашей команды, вы можете назначать ознакомительные встречи формальными или неформальными, в зависимости от различных контекстов.

10/Руководство по встрече с мэрией

Как проводить встречи в бизнесе

Проведение эффективных встреч в бизнесе требует тщательного планирования и подготовки, чтобы собрание было продуктивным и достигало намеченных целей. Следующие советы помогут вам продуктивно проводить деловые встречи:

1/ Определите цель и задачи

Определение цели и задач деловой встречи имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы встреча была продуктивной и приводила к ожидаемому результату. Им необходимо обеспечить следующее:

Например, встреча для обсуждения запуска нового продукта должна иметь цели, соответствующие общей цели увеличения продаж или увеличения доли рынка.

2/ Подготовьте повестку дня встречи

A повестка дня встречи служит дорожной картой для встречи и помогает вести дискуссию целенаправленно и в нужном направлении.

Таким образом, подготовив эффективную повестку дня, вы можете обеспечить продуктивность и целенаправленность деловых встреч, а также то, что все будут знать, что обсуждать, чего ожидать и чего необходимо достичь. 

3/ Пригласите нужных участников

Подумайте, кто должен присутствовать на собрании, исходя из их роли и тем для обсуждения. Приглашайте только тех, кому необходимо присутствовать, чтобы собрание прошло гладко. Некоторые факторы, которые следует учитывать при выборе подходящих участников, включают пригодность, уровень знаний и авторитет.

4/ Эффективно распределяйте время

Убедитесь, что вы выделяете достаточно времени для каждой темы в своей повестке дня, принимая во внимание важность и сложность каждого вопроса. Это поможет гарантировать, что всем темам будет уделено все внимание и что встреча не затянется.

Кроме того, вы должны максимально придерживаться расписания, но при этом быть достаточно гибким, чтобы при необходимости вносить изменения. Вы также можете делать короткие перерывы, чтобы помочь участникам перезарядиться и переориентироваться. Это может поддерживать энергию и интерес собрания.

5/ Сделайте встречи более интерактивными и увлекательными

Сделайте деловые встречи более интерактивными и увлекательными, поощряя всех участников высказываться и делиться своими мыслями и идеями. А также с помощью интерактивных действий, таких как живые опросы or мозговые штурмы, прядильное колесо помогают участникам оставаться вовлеченными и сосредоточенными на обсуждении.

Или используйте AhaSlides готовая библиотека шаблонов попрощаться со скучными встречами и остекленевшими глазами.

6/ Протокол встречи

Принимая протокол заседаний во время деловой встречи является важной задачей, которая помогает задокументировать основные обсуждения и решения, принятые во время встречи. Это также помогает повысить прозрачность и гарантирует, что все находятся на одной странице, прежде чем перейти к следующему собранию.

7/ Отслеживание действий

Следя за действиями, вы можете убедиться, что решения, принятые во время встречи, претворены в жизнь, и что все четко понимают свои обязанности.

Основные выводы 

Надеюсь, с этой статьей АгаСлайды, можно выделить виды встреч в бизнесе и их цели. Кроме того, следуя этим шагам и передовым методам, вы можете помочь сделать ваши деловые встречи эффективными, сфокусированными и давать желаемые результаты.

Эффективное проведение деловых встреч может помочь улучшить общение, сотрудничество и успех внутри организации и является ключевым компонентом успешного управления бизнесом.

Если речь идёт о небольшой компании, руководству гораздо проще постоянно общаться с сотрудниками. Пока их немного, они могут работать в одном месте, но по мере расширения бизнеса это становится проблематичным и накладывает определённый отпечаток на продуктивность коммуникации внутри коллектива.

Руководителям рекомендуется время от времени проводить с сотрудниками разные типы встреч. Это поможет не только укрепить существующие отношения в коллективе, но и наладить бизнес-процессы таким образом, чтобы они работали слаженно, как часы.

Встречи руководства компании

Их, обычно, называют совещаниями, планёрками или «утренними летучками в начале недели». Основная суть вещей: руководящая группа проводит детальный анализ прошедших событий, разбирает накопившиеся проблемы, занимается утверждением недельного плана.

Если у вас небольшая фирма, пригласите на такое собрание весь рабочий коллектив, но когда команда большая, будет лучше провести планёрку в два этапа. Подобное мероприятие всегда окупает время, потраченное на его организацию, поскольку генеральному директору уже нет необходимости отдельно встречаться с каждым подразделением организации.

Главная задача руководства — привести коллективу актуальные показатели и короткий отчёт, касающийся ключевых вопросов в той или иной сфере. Ни в коем случае нельзя пытаться составлять его в спешке, уже на месте (известно, что подобной «практикой» грешат многие руководители, постоянно ссылаясь на свою занятость).

Если отчёты будут составлены грамотно и своевременно, у директора останется достаточно времени на обсуждение более серьёзных проблем и поиска их возможных решений.

Встречи всего коллектива

Здесь принимают участие все сотрудники. Они могут проходить удалённо либо в реальном пространстве, в зависимости от специфики работы компании. На коллективных встречах руководители предоставляют людям новую информацию, касающуюся каждого отдела, а также объявляют о нововведениях и новых маркетинговых стратегиях.

Таким образом, каждую неделю есть возможность отслеживать, как развивается ваш бизнес и давать оценку работе коллектива. Члены коллектива задают руководителю волнующие их вопросы, тем самым получая более достоверную информацию о текущей ситуации в компании.

Личные встречи

Начальник обсуждает со своими подчинёнными наедине те проблемы, которые могут назреть в процессе совместной работы. Важно уметь объективно подходить к каждой ситуации и своевременно делегировать сотрудникам ряд повседневных обязанностей, чтобы у вас оставалось время на выполнение остальных задач.

Увы, но хорошие руководители часто борются с искушением взять на себя слишком много, в том числе и поручения, возложенные на других работников. От этого рекомендуется себя сдерживать, чтобы не выгореть преждевременно, оказавшись один на один с массой нерешаемых проблем.

Встречи в конце рабочей недели

Итоговые «недельные» встречи можно проводить, например, по пятницам. Задача начальника каждого подразделения — рассказать о том, каких достижений удалось добиться и над чем ещё следует работать дальше.

Подведение итогов может оказаться как позитивным, так и негативным. Компаниям, находящимся на стадии стартапа, лучше не «расслабляться», даже если спустя некоторое время удалось прийти к блестящим результатам. Только объективная оценка ситуации поможет удержаться на плаву и не сдавать позиций.

С одной стороны, подобные собрания всегда сопряжены с потерей временных ресурсов, поэтому многие руководители относятся к ним критически. Тем не менее, применяя такую практику регулярно, вы обнаружите, что 20% времени, потраченного на них, принесут более 80% реальных возможностей генеральному директору: его успех напрямую зависит от усердия коллег по работе.

Как вам статья?

Научные статьи на тему «Встречи на высшем уровне»

Официальные визиты как форма международной деятельности Правительства Москвы, особенности их организации

Таким образом, к категории официальных относят визиты высшего уровня….
Довольно часто в программу пребывания делегаций на высшем и высоком уровне в Москве включается посещение…
Церемониал встречи в столице
Церемониал встреч иностранных гостей в Москве, проводимых на высоком и высшем…
уровне, имеет торжественный характер….
Если официальный визит проходит на самом высоком уровне, то церемония встречи завершается в Кремле.

Статья от экспертов

Методы ведения переговоров МИД Японии на примере российско-японских встреч на высшем уровне в 1997-1998 гг

Анализируются методы работы японского МИД на примере подготовки и проведения российско-японских официальных и неофициальных переговоров на высшем уровне в 1997-1998 гг. Рассмотрены концептуальные основы японской дипломатии и такие методы, как «дипломатия лицом к лицу», тактика «странения», метод «ловушки», подготовка премьер-министра Японии к переговорам с российским президентом. Библиогр. 30 назв.

Изменение национально-государственного устройства. Распад СССР. Образование СНГ

отрицательная динамика развития всех отраслей народного хозяйства;
стремительный рост инфляции;
падение уровня…
Горбачеву совместно с высшим руководством республик разработать до конца 1990 г….
Отдельные высшие руководители государства 19 августа 1991 г. осуществили ряд мер, которые должны были…
инициативу, предложенную на Беловежской встрече.
21 декабря 1991 г. в Алма-Ате состоялась встреча президентов…
На встрече распад СССР признали свершившимся фактом.

Статья от экспертов

Роль парламентов в реализации решений Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества (WSIS ВВУИО) и реализации национальной информационной политики

Парламентские инициативы, направленные на продвижение институциональных основ транспарентности и подотчетности на всех уровнях, являются необходимым условием для того, чтобы сделать более эффективными контроль за деятельностью правительства и борьбу с коррупцией. Парламенты должны стать инструментом прогнозирования и контроля за последствиями внедрения новых технологий, оценивая эти процессы не только с точки зрения экономического развития, но и с позиций необходимости защиты человеческих ценностей, а также наиболее социально не защищенных слоев общества. В этой работе значительную роль должна играть общественная информационная экспертиза.

Время на прочтение
6 мин

Количество просмотров 7.2K

Встречи руководства и сотрудников в ICL Services называются Strategy Update. Проводятся они с 2011 года, когда нас еще было около 350 человек. К слову, сейчас почти 1000. На встречах, как следует из названия, обсуждаются всевозможные стратегические вопросы. В конце прошлого года мы “подбили” статистику “посещаемости” встреч и решили обновить формат. Добавили диалог, запланировали фокус-группу, а заодно и сформулировали, зачем вообще нужны такие встречи.

Немного теории

Очевидно: встречи руководства с сотрудниками полезны и интересны. И совершенно точно нужны. Причём независимо от размеров компании.

Доступность руководства – это условие вовлечённости сотрудников. Можно годами приходить на работу и просто выполнять план, но игнорировать задачи развития. Вовлечённый сотрудник воспринимает компанию как свою и старается выполнять работу как можно лучше. Один из эффективных способов повысить вовлечённость сотрудника осуществляется через количество/качество его коммуникации с руководством. Для некоторых этот пункт вообще является ключевым.

Какие задачи могут решаться с помощью таких встреч?

1. Стратегия vs. сотрудник

Стратегия — один из ключевых интересов руководства. Она представляет, куда компания движется. И она же зачастую считает недостаточно важной любую формализацию своего видения. А типовой сотрудник в это время интересуется контекстом своей работы и тревожится о будущем. Если и не в понятиях стратегии, то своими острыми «кухонными» вопросами.

Существует мнение, что для сотрудника рабочей специальности знание стратегии не имеет практического смысла. На самом деле нельзя утверждать однозначно, ведь мотивирующие (= вовлекающие) факторы зависят скорее от личности специалиста, а не от специфики его деятельности. К тому же такие вопросы, как финансовые прогнозы и планы, актуальны для каждого из нас.

Если мы ставим перед собой задачу коммуницировать стратегию, то необходимо:

• регулярно проводить встречи с руководством;
• структурировать презентуемую информацию;
• постоянно использовать эту структуру при подготовке информационных материалов.

Например, это могут быть слайды, описывающие прогресс развития по основным фокусам, закрепленным в стратегии. В нашей компании — это финансы (финансовые цели и достижения), процессы (организация эффективной деятельности), клиенты и персонал.

Если же стратегия не до конца формализована, то подобные встречи просто созданы для того, чтобы заниматься ее детализацией. Тогда сотрудники будут вовлечены гораздо больше, чем если информировать их о движении по уже готовой стратегии. Но это актуально для небольших компаний так называемого «семейного» типа.

2. «Комплекс неполноценности»

Как правило, эта проблема возникает в двух типах компаний:

1. с географически распределёнными офисами;
2. с большой разницей между профессиональными группами (например, офисные сотрудники и «полевые», как на большинстве производственных предприятий). Даже в ИТ-сфере есть «полевые» инженеры, которые работают с «железом» и, по большей части, на территории заказчика. Они не заходят на портал, не читают новости, редко видят доски объявлений.

С филиалами ситуация еще понятнее. «Что они там в головном напридумывали» и тому подобные комментарии не редкость. Регулярное общение руководства с сотрудниками филиалов помогает сохранить компанию целостной, выявить важные темы, замотивировать сотрудников на развитие. Оно может происходить одновременно со всеми филиалами (по ВКС) или в рамках специальных командировок.

Несколько лет назад я работала в небольшой ИТ-компании (примерно 35 сотрудников). Каждый еженедельный апдейт, к которому подключался только руководитель филиала (да и это подключение стало регулярным не сразу), начинался с фразы: «Ну вот что-то вы там делаете, а мы тут ничего и не знаем». Очень часто эта фраза звучала в качестве объяснения бизнес-неудач.

3. Поговорить

Встречи в формате диалога особенно актуальны, когда в бизнесе зреют перемены, и необходимо всей компанией (командой) обсудить риски, возможности, варианты. Конечно, компания должна быть достаточно демократичной для подобного.

В ряде случаев руководству достаточно презентовать тезисы и варианты развития, предложив сотрудникам высказаться в свободной форме и проголосовать. Да, можно ограничиться электронным сбором голосов. Но живое общение с руководством всегда дает «добавочную стоимость». Тем сотрудникам, кто ориентирован на поддержку бизнеса, будет достаточно трансляции или просмотра записи. Те же, кто неравнодушен к будущему компании, с удовольствием примут участие в диалоге и поделятся своим взглядом (и расстроятся, если их лишат такой возможности).

4. Действительно “горящая” проблема

Встречи, вызванные «горящими» поводами, нерегулярны. Как правило, в компании (или в экономико-социальной среде) случается нечто из ряда вон выходящее, какой-то критичный инцидент, который требует особого внимания всех работающих в компании.

Например, это может быть утечка конфиденциальной информации, которая повлияла на отношения с одним из ключевых заказчиков. На встрече в этом случае можно рассказать о масштабе урона, а также об алгоритме действий в отношении информационной безопасности.

Или другой пример: спустя несколько месяцев бизнес-неудач становится очевидно, что основная причина ухода клиентов — это нарушение сроков предоставления услуги, и в рабочем режиме не получается изменить эту тенденцию. В таких случаях эффективнее всего собраться «за одним столом» всей компанией и обсудить ситуацию. Причем диалог нужно начать с наглядной презентации руководства о связи договоров, проектных сроков, финансовой стабильности компании и каждого сотрудника в частности.

Форматы встреч

Любой сотрудник, независимо от рабочего графика и уровня потребности во встрече, должен иметь возможность принять в ней участие. Поэтому идеальный вариант для встреч руководства и сотрудников — это совмещение нескольких форматов:

В нашей компании 5 географически распределенных офисов, при этом большая часть сотрудников работает в Казани, и они могут принять участие в личной встрече. Однако на текущий момент лидирующий формат — трансляция.

Обратите внимание: общее количество сотрудников, проявивших интерес к встрече с руководством, около 60%. И это уже может обеспечить победу на выборах Разумеется, при учете интересов электората.

Закулисье

Специфика компании будет иметь значение только при подготовке плана встречи и информационных материалов. Сам же подход останется универсальным. Мы организуем встречу с руководством в 4 этапа. Причем этап №3 — это «новинка», которую мы планируем релизить при подготовке ближайшей встречи.

1. Подготовка начинается за месяц до ориентировочной даты мероприятия:
   • согласование календаря руководства и основных бизнес-событий компании;
   • анализ доступности мест проведения (на территории компании, снять внешний конференц-зал и т.д.).
2. За две недели готовится черновик презентации, который руководство будет демонстрировать с экрана и комментировать. Активное участие в подготовке принимают специалисты по внутренним коммуникациям.
3. За неделю назначается «бета-презентация». На ней встречаются топ-менеджмент и приглашенные: руководители подразделений, ключевые руководящие специалисты.
   Проведение таких «экспертных» встреч — всегда взаимовыгодное сотрудничество.

   Руководство:

   • получает полезную обратную связь на текущую бизнес-ситуацию «снизу»;
   • «тестирует» общедоступность передачи информации об изменениях;

   Приглашённая группа:

   • задаёт вопросы, которые необходимы им для лучшего ориентирования в контексте бизнеса и полных ответов на вопросы подчинённых;
   • получает возможность влиять на анонсируемые решения и на способ их коммуникации на всю компанию.
4. Сама встреча, в основном, длится 2 часа.

   

   Хорошее дополнение к подобным рабочим встречам — проведение какой-либо церемонии награждения: поздравления и фуршет настроят пришедших на позитивный лад.

Оценка эффективности

Критерии эффективности определяются на этапе постановки задачи. Задача должна формулироваться руководством с учетом экспертной оценки корпоративного климата от HR. В нашем случае всегда актуальны пп.1 и 2, и время от времени — п.3.

1. Хотим, чтобы как можно больше сотрудников услышало о нашем прогрессе по достижению стратегических целей? Тогда достаточно посчитать количество проявивших интерес к событию (статистика использования любого из форматов участия).
2. Настроены на диалог, и нам в этот момент особенно ценна обратная связь? Имеет смысл считать активных участников и стимулировать именно их: сколько человек задали вопрос, сколько оставили комментарий и т.д.
3. Когда вы встречаетесь, чтобы обсудить какую-то конкретную проблему и пути ее решения, следует отслеживать «судьбу» этой самой проблемы в течение какого-то времени после проведенной встречи.

В любом случае сам факт того, что руководство открыто и готово к коммуникации с сотрудниками, дает солидную «прибавку» к лояльности, вовлечённости и всеобщему корпоративному счастью. Согласны?

Если Ваше руководство (или Вы как руководитель) еще не вводит практику регулярных встреч — попробуйте, Вам и Вашим сотрудникам это точно понравится.