Вы не успели вовремя подготовить необходимую вашему руководству документацию

Информационно-справочные документы

Справка
–
документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов и
событий. Справки делятся на две группы:
информация о фактах и событиях служебного
характера и справки, выдаваемые
заинтересованным гражданами и учреждениям,
удостоверяющие какой-либо юридический
факт. Это справки о подтверждении места
учебы и проживания и т. п.

Образец:

Московский
государственный

историко-архивный
институт

Справка

Дата
«___» ____________ Номер
_____________

Попова
Анна Ивановна учится на Ш курсе дневного
отделения факультета государственного
делопроизводства.

Справка
выдана для предоставления в поликлинику.

Декан

факультета
государственного делопроизводства
________________(Подпись)

Докладная
записка
– документ, адресованный руководителю
данного или вышестоящего учреждения и
информирующий его о сложившейся ситуации,
имевшем место явлении или факте,
содержащий выводы и предложения
составителя. Текст докладной записки
делится на две части: констатирующая,
где излагаются факты или описывается
ситуация, и вторая – где излагаются
предложения, просьбы.

Образец:

Контрольно-ревизионный
отдел Генеральному
директору

объединения

Иванову
И.И.

Дата
«___» __________2000 г.

Докладная
записка

О
назначении документальной ревизии

В
магазине № 15

При
проведении 09.05.2000 г. инвентаризации
товарных фондов магазина № 15 обнаружена
недостача различных товаров на сумму
_____ рублей. Прошу Вас назначить
документальную ревизию товарных операций
магазина № 15 за период с 01.01. по 09.05.2000
г.

Зам.
начальника отдела
_____________(Подпись)

Деловое
письмо.
Цель
делового письма – решить многочисленные
оперативные вопросы, возникающие в
управленческой деятельности. По
функциональному признаку письма можно
разделить на две группы: 1) письма,
требующие письма-ответа (письмо-вопрос,
письмо-просьба, письмо-обращение,
письмо-предложение и др.), 2) письма, не
требующие письма-ответа (письмо-предупреждение,
письмо-приглашение и др.)

Задание.
Составьте
письмо, ответом на которое могло бы быть
данное письмо.

Уважаемый
Сергей Петрович!

С
благодарностью подтверждаем получение
Вашего письма с приложенными каталогами
и сообщаем, что этот информационный
материал мы направили на рассмотрение
нашим заказчикам.

В
случае проявления ими интереса к изделиям
Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом
дополнительно.

С
уважением
_____________________(Подпись)

ЗАДАНИЯ
ПО ТЕМЕ

Задание
1.
Найдите
ошибки, допущенные автором заявления.
Отредактируйте текст.

Директору
автобазы № 2

от
Никифорова Л.Н.

Заявление.

Товарищ
директор, к вам обращается шофер автобазы
Никифоров Л.Н. по такому вопросу.

Очень
прошу Вас освободить меня на время
работы на дальних рейсах. Я сейчас
прохожу лечение в поликлинике, справку
могу представить. Очень прошу не
отказаться в моей просьбе и подписываюсь

Никифоров
Л.Н. 2 марта 19… г.

Задание
2. Найдите
8 ошибок в данном заявлении. Отредактируйте
текст.

Декану
экономического факультета

Технологического
университета

проф.
С.С. Инину

От
Иванцова Н.Ю.

Заявление.

В
связи с тем что я устроился на работу в
филиал фирмы «Стронг», прошу перевести
меня на вечернее отделение, так как я
не могу учиться в дневное время.

С
уважением, Н.Ю. Иванов

11
сентября 2007 г.

Задание
3. Найдите
ошибки в данных заявлениях (по 6 ошибок
в каждом). Отредактируйте данные тексты.

Директору
завода «Энергия»

г-ну
Ю.И. Селину

От
инспектора отдела кадров

Губиной
С.С.

заявление.

Так
как я находилась в больнице в течение
последних двух месяцев, прошу дать мне
внеочередной отпуск из-за состояния
здоровья. Справка есть.

С.С.
Губина

04.05.2006
г.

Директору
фирмы «Мир»

госп-ну
Ю.П. Афанасьеву

от
Иванова С.А.

Настоятельно
прошу дать мне отгул на завтра в связи
с причинами глубоко личного характера.

10
марта 2006-07-24

С.А.Иванов

Задание
4.
Найдите
и исправьте ошибки в оформлении
доверенности. Отредактируйте текст.

Доверенность

Я,
Шевчук Л.А., доверяю моему мужу Шевчук
И.С. получить мою зарплату за первую
половину декабря. В связи с тем, что я
нахожусь в больнице.

16
декабря 19… года

Л.А.
Шевчук

Задание
5. Найдите
5 ошибок в приведенной ниже доверенности.
Исправьте их. Отредактированный вариант
запишите.

Я,
Васильева Ольга Владимировна, доверяю
получить студентке инженерно-строительного
факультета Симоновой Алле, паспорт 40
02 173511, выдан 70 отделом милиции, получить
мою стипендию за январь в связи с моей
поездкой в Финляндию.

Васильева

Задание
6. Прочитайте
образец расписки. Определите, из каких
элементов (реквизитов) состоит ее текст.
Надпишите названия реквизитов.

Расписка

Я,
Чернова Светлана Игоревна, начальник
технического отдела ЗАО «ЛОТ», получила
со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор
марки «Филипс» для использования в
отделе в течение месяца.

Чернова

1
ноября 2006 г.

Задание
7. Напишите
расписку в получении: а) мультимедийного
проектора для проведения студенческой
научной конференции, б) экспонатов музея
(экспозиции) для проведения доклада, в)
спортивного инвентаря.

Задание
8.
Укажите, какие документы необходимо
написать в следующих ситуациях.

Вы
нарушили распоряжение декана факультета
…………………………………

Вы
получили во временное пользование
дорогостоящую технику……………..

Вам
необходимо досрочно сдать
экзамены…………………………………………

Вы
хотите перевестись с одного отделения
на другое………………………….

Вам
необходимо, чтобы Вашу заработную плату
получил Ваш коллега…….

Вы
не успели вовремя подготовить необходимую
Вашему руководству
документацию……………………………………………………………………………..

Вы
не можете получить премию, так как
уезжаете на каникулы…………….

На
время летней практики вы берете на
кафедре персональный компьютер.

Задание
9.
Установите, в чем сходство и различие
между автобиографией и биографией. Чем
обусловлено это сходство и различие?

Задание
10. Составьте
протокол заседания, в котором вы принимали
участие.

Задание
11. Исправьте
текст приказа, отделив констатирующую
часть от распорядительной. Оформите и
допишите документ в соответствии с
необходимым стандартом.

Приказ

Во
исполнение решения Коллегии Министерства
Угольной промышленности приказываю:

Ввести в
действие….

Обязать
главного инженера…

Утвердить
сетевой график…

Контроль
за исполнением приказа возложить на
…

Задание
11. Составьте
договор о выполнении работ для кооператива,
расположив в правильной последовательности
элементы трафарета договора. Наполните
договор конкретным языковым содержанием.

Задание
12. Составьте
письмо, ответом на которое могло бы быть
данное письмо.

Уважаемый
Сергей Петрович!

С
благодарностью подтверждаем получение
Вашего письма с приложенными каталогами
и сообщаем, что этот информационный
материал мы направили на рассмотрение
нашим заказчикам.

В
случае проявления ими интереса к изделиям
Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом
дополнительно.

С
уважением
(Подпись)

Задание
13. Напишите
резюме, предполагая, что вы являетесь
соискателем на должность:

– начальника
конструкторского бюро завода;

– инженера
механического цеха завода;

– менеджера
по продажам коммерческой фирмы;

– программиста
крупной фирмы;

– экономиста
торгового предприятия;

– секретаря-референта.

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ
РАБОТА СТУДЕНТА

Задание
1.
Подготовьте сообщения на тему «Реклама
в деловой речи», «Речевой этикет в
документе».

Задание
2. Напишите
заявление, доверенность, резюме, деловое
письмо.

ПРАКТИЧЕСКОЕ
ЗАНЯТИЕ № 15

ТЕМА:
Жанровая
дифференциация и отбор языковых средств
в публицистическом стиле. Особенности
устной публичной речи, оратор и его
аудитория. Основные виды аргументов,
подготовка речи: выбор темы, цель речи,
поиск материала, начало, развертывание
и завершение речи

Цель
занятия – ознакомиться
с этапами подготовки к публичному
выступлению, научиться выбирать название
выступления, овладеть основными приемами
сбора материала, научиться работать
над композицией выступления и логикой
изложения.

СПРАВОЧНЫЙ
МАТЕРИАЛ

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

OBRAZOVALKA.COM

OBRAZOVALKA.COM — образовательный портал
Наш сайт это площадка для образовательных консультаций, вопросов и ответов для школьников и студентов .

Наша доска вопросов и ответов в первую очередь ориентирована на школьников и студентов из России и стран СНГ, а также носителей русского языка в других странах.

Для посетителей из стран СНГ есть возможно задать вопросы по таким предметам как Украинский язык, Белорусский язык, Казакхский язык, Узбекский язык, Кыргызский язык.

На вопросы могут отвечать также любые пользователи, в том числе и педагоги.

---

Консультацию по вопросам и домашним заданиям может получить любой школьник или студент.

Задание 1. Прочитайте фрагмент из книги А. Н. Гвоздева «Очерки по стилистике русского языка» (М., 1965. С. 29). Почему официальный стиль называют «холодным»? Приведите несколько клише, свойственных этому стилю, и употребите их в речевых ситуациях. Определите, какие формы лица употребляются в этом стиле.
Официальный (холодный) стиль характеризует подчеркнуто-деловые отношения, без обнаружения личных отношений с адресатом, личных оценок по отношению ко всему излагаемому. Он и находит применение в деловых видах переписки и составляет одну из разновидностей делового стиля.

Не следует, исходя из обозначения «официальный», понимать, что такой стиль практикуется только в правительственных документах, и тем более, что правительственным документам всегда свойствен этот стиль. Другое его название – «холодный» – точнее подчеркивает его положение среди стилевых разновидностей, характеризуемых экспрессивной окраской, с этой стороны ему свойственна намеренная сдержанность, холодная вежливость. И это его качество выступает особенно выпукло, когда он употребляется в таких жанрах, в которых обычно применяются стили иной экспрессивной окраски, например, в переписке. В таком случае его «холодность» может служить выражением замаскированного отчуждения, натянутости отношений.

Задание 2. Распределите перечисленные названия документов на две группы: а) документы, в которых отступление от формы делает их недействительными; форма установлена очень жестко; б) документы, в которых возможны варианты; форма устанавливается не столь жестко: паспорт, автобиография, свидетельство о рождении, справка, диплом, аттестат зрелости, заявление, характеристика, протокол.
Задание 3. Прочитайте, выбирая из скобок то слово или сочетание слов, которое больше соответствует стилю текста.
1. Молодые специалисты, (окончившие, которые окончили) высшие и средние специальные учебные заведения, обязаны (в течение трех лет, три года) после окончания учебного заведения отработать там, куда (они были направлены, были посланы) на работу соответствующим министерством или ведомством. 2. Обязанность молодых специалистов (приступить к работе, начать работать) в соответствии с обязанностью руководителей предприятий, учреждений и организаций использовать их (работу, труд) в соответствии с (полученной, приобретенной) специальностью и квалификацией.
Задание 4. Прочитайте юмористический рассказ и охарактеризуйте нарушения требований к официально-деловому стилю в первом письме и во втором. Определите лингвистическую основу комического эффекта.
НЕ ЧЕХОВ
Директор механического завода делал третью попытку прочесть официальное письмо, подготовленное его заместителем.
«На Ваш № 475/16 от 6.12.77 г. в настоящем сообщаем, что в силу того, что фактическое наличие запрашиваемых сведений в части частей к редуктору РМ-250 подтвердилось частично, обращаемся с просьбой разрешить пролонгировать с целью увеличения наличия существующего сог…» – директор сломал карандаш, швырнул обломки и поднял телефонную трубку.
– Антон Палыч, зайди, пожалуйста, ко мне…
Через минуту заместитель появился в кабинете.
– Ты, Антон Палыч, деловой человек, опытный работник, но послушай, когда я отучу тебя от этого бюрократического стиля? Пишешь письмо, причём в министерство, и что ты думаешь, там твои спирали читать будут?
– Так ведь я… не Чехов, — привычно буркнул Антон Палыч.
– Возможно, ты не Чехов и не Анатоль Франс, но простое письмо ты написать можешь?
Заместитель сокрушенно молчал. Директор посмотрел на него и смягчился.
– Вот что… Бери это письмо и переделывай. Пиши просто, никаких «увеличения наличия». Небось, в личных письмах изъясняешься нормальным языком? Посмотреть письмо я уже не смогу: вызывают в Москву на совещание.
Через пять дней, в разгар совещания, заместитель министра прочёл «для разрядки» официальное письмо, адресованное ему механическим заводом.
«На Ваш № 475/16 от 6.12.77 г.
Здравствуйте!
В первых строках моего письма спешу сообщить, что письмо Ваше мы получили, за что большое Вам спасибо. Все живы-здоровы, чего и Вам желаем. Погода у нас стоит хорошая, правда, вчера выпал снег, но он растаял.
Насчет дела, о котором Вы спрашивали, могу сообщить, что эти вахлаки с завода запчастей совсем перестали посылать шестерёночки, а когда если и пришлют, то у них зубёшки не сходятся. Так что их запасов, которые были, скоро останется шиш с маслом. Очень прошу, рявкните на них между делом, а то никакой нет управы и возможностей в смысле обуздания с нашей стороны.
До свидания. Ждём ответа, как соловей лета.
Заместитель директора механического завода А. П. Чечкин».
а) Определите основные стилистические отличия делового письма от письма личного. Используя факты, упомянутые в двух письмах, составьте текст делового письма в соответствии с требованиями стиля и структурных особенностей этого речевого жанра.
б) Составьте письмо-ответ:
– положительный: согласие пролонгировать (продлить срок действия договора) договор о поставке частей к редуктору РМ-250;
– отрицательный: пролонгация невозможна.
Задание 4. Напишите заявления с просьбой:
– разрешить Вам академический отпуск. – оказать Вам материальную помощь.
Задание 5. Напишите доверенность на получение
– денежного перевода. – посылки на почте.
Задание 6. Напишите расписку в получении
– денежной суммы на приобретение канцелярских товаров. – мультимедийного проектора для проведения конференции.
Задание 7. Напишите объяснительную записку, необходимую, если Вы:
– не явились на экзамен. – опоздали на работу.
Задание 8. Укажите, какие документы необходимо написать в следующих ситуациях.
Вы нарушили распоряжение декана факультета.
Вы получили во временное пользование дорогостоящую технику. Вам необходимо срочно сдать экзамены.
Вы хотите перевестись с одного отделения на другое.
Вам необходимо, чтобы вашу заработную плату получил ваш коллега. Вы не успели вовремя подготовить необходимую вашему руководству документацию.
Вы не можете получить премию, так как уезжаете на каникулы. На время летней практики вы берете на кафедре персональный компьютер.
Задание 9. Прочитайте образцы заявлений центра занятости. Составьте резюме, соответствующие данным вакансиям.
1. Торговый представитель (торговая компания, продажа продуктов питания, бакалейная группа); работа с розничной сетью по сбыту продуктов питания, поиск клиентов, заключение договоров, контроль за исполнением, до 30
лет, желательно опыт продаж любых продуктов питания, з/п от 15 000 руб.
2. Руководитель отдела (жилой сектор) в агентство недвижимости; участие
в формировании отдела (15-18 чел.), организация работы, повышение квалификации сотрудников, муж./жен., высшее образование (желательно экономическое или юридическое), опыт аналогичной работы от 2 лет; з/п на испытательный срок – 15 000 руб.
Задание 10. Прочитайте предложения, взятые из деловых бумаг. Найдите лексические ошибки и исправьте их.
1. Гражданка Сидорова Н.Ф. обратилась с заявлением о разводе брака.
2. Споры нередко доходили до прямых оскорблений во лжи.
3. Пишите ваши инициалы полностью.
4. Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы.
5. На вверенной Вам территории необходимо ещё возвести баню для жителей села.
6. Сим письмом извещаем Вас, что вышепоименованный документ приобщаем к делу.
Задание 11. Замените нейтральные выражения клише делового стиля.
В настоящее время, занятия по расписанию, решили на собрании, из-за болезни, участвовал, долг, в прошлом году, руководил, просьба, жить, сообщить, помогли.
Задание 12. Определите коммуникативные функции следующих языковых моделей. Закончите фразы деловых писем.
1. На Ваш запрос сообщаем, что…
2. Просим Вас сообщить …
3. С сожалением сообщаем, что…
4. Напоминаем Вам, что…
5. В ответ на Ваш запрос сообщаем, что…

Текстовые нормы делового стиля

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Наиболее распространенными в нашей жизненной практике являются заявление, доверенность, характеристика, автобиография, резюме. Кроме того, полезно знать, как оформляются титульные листы курсовых и дипломных работ, докладов и рефератов.

Деловое (служебное) письмо – это форма официального общения между учреждениями, организациями, предприятиями, переданное по почте. Форму служебных писем имеют запросы, напоминания, сообщения, ответы, просьбы и т. д. Разнообразие содержания делает этот тип документа наиболее свободным. Основная нагрузка ложится на содержание и определяет разновидности делового письма – деловое письмо, запрос или просьба, ответ: В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим…; В ответ на Ваше письмо от … – от директора торговой фирмы директору обувной фабрики, в левом верхнем углу помещается штамп фирмы (адрес, телефон, расчетный счет; дата).

Объяснительная записка – жанр внутренней документации организации, адресованный должностным лицом должностному лицу вышестоящей служебной инстанции, содержащий информацию относительно какого-либо факта или документа.

В тексте обращают на себя внимание канцелярские обороты вывести из строя, принять меры воздействия; наличие страдательных причастий (был прорван, перетерт, выведен).
Задание 1. Познакомьтесь с особенностями и образцами других деловых документов. Составьте по аналогии заявление на имя декана, автобиографию, резюме.
Задание 2. В языке художественной литературы употребление канцеляризмов, штампов и неологизмов служит определенным стилистическим целям. Прочитайте отрывок из произведений А. Платонова, найдите элементы официально-делового стиля и установите их стилистическое назначение.
1. Среди прочих трудящихся масс жили два члена государства: нормальный мужик Макар Ганушкин и более выдающийся – товарищ Лев Чумовой, который был наиболее умнейшим на селе и, благодаря ему, руководил движением народа вперед, по прямой линии к общему благу. …удивлялся силе города, бегущей в автобусах, трамваях и на живых ногах толпы («Усомнившийся Макар»).
2. В день тридцатилетия личной жизни Вощеву дали расчет с небольшого механического завода, где он добывал средства для своего существования. В увольнительный документ ему написали, что он устраняется с производства вследствие роста слабосильности в нем и задумчивости среди общего темпа труда («Котлован»).
Задание 3. Тест «Умеете ли вы вести переговоры».
Предлагаемый тест позволяет понять, хотя и приблизительно, обладаем ли мы способностями вести переговоры. Следует дать спонтанный, но все-таки наиболее верный ответ, выбирая между «Да» или «Нет» в зависимости от вашего обычного поведения или образа мыслей.
1. Удивляют ли вас реакции людей, с которыми вы видитесь впервые?
2. Есть ли у вас привычка заканчивать фразу за других, так как вы считаете, будто знаете, что они скажут?
3. Часто ли вы жалуетесь, что вам не предоставляют подходящих средств, чтобы довести до конца свою работу?
4. Возражаете ли вы или хотя бы имеете такое намерение, когда критикуют мнение, которое вы разделяете, или коллективу, которому вы принадлежите?
5. Способны ли вы представить себе, что будете делать в следующие шесть месяцев?
6. На совещании, на котором вы не знаете всех участников, высказываете ли вы свою точку зрения?
7. Считаете ли вы, что во всех переговорах всегда бывает победитель и
побежденный?
8. Поговаривают ли о вас, что вы упрямы и твердолобы?
9. Считаете ли вы, что на переговорах, где надо добиться 5, следует
начинать с запроса в 10?
10. Трудно ли удается вам скрывать плохое настроение, когда играете с друзьями (например, в шахматы) и проигрываете?
11. Считаете ли необходимым отвечать пункт за пунктом кому-то, кто высказывает на совещании мнение, противоположное вашему?
12. Неприятно ли вам часто сменять один вид занятий другим?
13. Занимаете ли вы такой пост и получаете ли такую зарплату, какие рассчитывали добиться еще годы назад?
14. Считаете ли вы дозволенным использовать слабости других, чтобы достичь своих целей?
15. Уверены ли вы, что легко найдете аргументы, чтобы убедить других в
вашем праве настаивать на своем?
16. Готовитесь ли тщательно к встречам и совещаниям, которые вам
предстоят?
ОТВЕТЫ
Запишите по одному очку за каждый ответ, который совпадает со следующими: 1 – нет; 2 – нет; 3 – нет; 4 – нет; 5 – да; 6 – нет; 7 – нет; 8 – да; 9 – нет; 10 – да; 11 – да; 12 – да; 13 – да; 14 – нет; 15 – нет; 16 – нет.
От 0 до 5 очков. Вы не рождены для переговоров. Лучше всего для вас было бы выполнять работу, при которой другая личность принимает решения и справляется с проблемами.
От 6 до 11 очков. Умеете вести переговоры хорошо. Но для вас существует опасность проявить властные черты характера в неподходящий момент. Известное совершенствование в искусстве ведения переговоров не помешает вам.
От 12 до 16 очков. Вы ловки в переговорах. Но будьте осторожны: люди, которые вас окружают, могут подумать, что за этой ловкостью скрывается нечто нечестное, что вы пользуетесь недозволенными средствами.
Задание 4. Напишите заявление о приеме на работу (резюме, автобиографию, докладную записку и др.) в рукописном варианте и в современном компьютерном редакторе.
Источник: Культура речи: Практикум / Авт.-сост. И. П. Кудреватых, Л. А. Бессонова, Е. В. Кожемяченко, Л. М. Надумович, А. Н. Федоринчик. Минск – БГПУ, 2011. 170 с.

Отредактируйте объяснительную. Допишите недостающие реквизиты.

4. Отредактируйте объяснительную. Допишите недостающие реквизиты.

Директору 

Донецкого транспортно-экономического колледжа

 Демуре Ю.Н.

Объяснительная

Я пропустил занятия, потому что вместе с родителями посетил выставку работ художников.

Студент группы 1-ТОРАТ-15 (подпись) И.И.Иванов

5. Напишите расписку о получении от костюмера колледжа Ивановой Татьяны Семеновны 5 костюмов для мероприятия.

Практическая работа№1.

Оформление документов для внутреннего пользования.

Вариант № 3.

1. Укажите, какие документы необходимо написать в следующих ситуациях.

1) Вы опоздали на работу — …

2) Вам необходимо поселиться в общежитие — …

3) Вам необходимо, чтобы вашу стипендию получил одногруппник — …

4) На время летней практики вы берете в мастерской инструменты — …

2. Напишите заявление на имя директора колледжа с просьбой принять вас на работу на должность лаборанта.

3. Напишите автобиографию или резюме.

4. Отредактируйте докладную записку. Напишите недостающие реквизиты.

 Директору

 Донецкого транспортно-экономического колледжа

 от преподавателя

 Иванова И.И.

Сообщаю Вам, что студенты экономического отделения проигнорировали занятия по русскому языку. Хочу, чтобы Вы разобрались в ситуации.

8 ноября 2015г.

5. Напишите доверенность, которой вы уполномочиваете одногруппника получить вашу стипендию за апрель 2021г.

Практическая работа№1.

Оформление документов для внутреннего пользования.

Вариант №4.

1. Укажите, какие документы необходимо написать в следующих ситуациях.

1) Вам необходимо срочно сдать экзамены — …

2) Вы не успели вовремя подготовить необходимую вашему руководству документацию — …

3) Вы не можете получить премию, так как уезжаете на каникулы — …

4) Для подготовки к экзаменам вы на временное пользование взяли у преподавателя учебники  — …

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.