Вынести на обсуждение руководства - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

• представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

• Ф.И.О. участников;

• их должности;

• наименование организации, которую представляет каждый участник;

• населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

• логотип организации, которую представляет участник;

• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания:

• Уточните у председателя регламент каждого выступления.

• Запланируйте перерывы, если это необходимо.

• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

20 %.

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014.

Выделяют следующие виды протоколов:

• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.

5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.

Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:

Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».

Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

Шаг 3: Оформляем протокол

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5

Бланк протокола

Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:

Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают:

• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;

• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);

• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).

В основной части указывают (по каждому докладу):

• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;

• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;

• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…».

Шаг 4: регистрируем протокол

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).

Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:

• дроби;

• дефисы;

• буквенные индексы.

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.

ПРИМЕР 6

Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

Шаг 5: контролируем поручения

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel

По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).

Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2017.

Источник

В IT-Agency и «Додо Пицца» часть управленческих решений принимается коллективно. Чтобы структурировать процесс принятия решений и помочь группе договориться, мы используем фасилитацию рабочих встреч.

Изучая материалы по фасилитации, мы обратили внимание, что везде даются только общие советы. Рассказываем на примерах, как это работает у нас и у коллег.

Что такое фасилитация

Фасилитация — это метод проведения рабочих встреч. Цель фасилитации — сделать так, чтобы участники услышали друг друга и смогли принять важное решение коллективно.

Рабочую встречу курирует модератор, он контролирует ход обсуждения и помогает вовлечь всех участников в процесс. Модератор обычно подбирает инструменты и методы так, чтобы решить задачу рабочей группы.

Как мы принимаем решения в IT-Agency с помощью принципа фасилитации «консент»

Раньше значимые решения принимал совладелец и директор агентства Сева Устинов, но после трансформации в IT-Agency почти все решения принимает Совет.

Сейчас в состав Совета входят 12 руководителей направлений, которые могут влиять на внутренние процессы в агентстве.

В некоторых отделах, например, у менеджеров ответственный сотрудник в Совет избирается каждый квартал. В других направлениях в Совет входит руководитель направления

Совет принимает решения по внутреннему развитию IT-Agency:

Внести изменения в отчётность агентства, чтобы один показатель считался по уточнённой формуле.
Нанимать или нет выделенного HR-специалиста.
Повышать ли верхние границы по зарплате для старших и партнёров.

До консента мы уже пробовали принимать решения группой. Мы использовали метод, при котором каждый может принять решение, если нет блокировок — это не касалось денег, найма и увольнений. У такого подхода был существенный минус — иногда обсуждение стоило дороже решения. Например, когда принимали решение купить в команду маркетинга фотоаппарат за 80 000 рублей, обсуждения стоили около 120 000 рублей. Бывало так, что блокировкой просто пользовались без анализа того, как блокировка повлияет на агентство.

Постепенно начали появляться базовые принципы принятия решений и мы пришли к принципу консента. Консент — принцип, согласно которому мы принимаем решения, если они не приносят вред агентству.

Базовые принципы принятия решения коллективом через консент зафиксировали в документе, чтобы все члены Совета могли с ним свериться.

Внедрение метода поручили Наташе Ганецкой из команды развития агентства. Наташа погрузилась в официальные руководства и адаптировала метод под агентство. Чтобы транслировать новый метод на всех, Наташа составила инструкцию — «Алгоритм принятия решений». Алгоритм помогает всем членам Совета понять, как правильно вынести вопрос на обсуждение, как презентовать свои аргументы против текущего порядка.

1 апреля 2021:

Наш ведущий разработчик, Слава Кулик, поднял вопрос о правилах учёта некоторых категорий расходов в отчётности агентства, потому что текущие правила сильно ограничивают развитие его направления.

В канале Слака «Совет агентства» Слава описал проблему, предлагаемое решение и желаемый результат. Он также привёл реальные кейсы, где сталкивался с этой проблемой.

2 апреля 2021:

Совет обсудил вопрос на регулярной пятничной планёрке. По пятницам у всех членов Совета есть специальный часовой слот, чтобы обсудить появившиеся вопросы. Совет попросил Славу оформить его идею в доксе по правилам и с примерами.

5 апреля 2021:

Слава скинул в канал Совета докс с проблемой, предлагаемым решением и примерами ситуаций.

5 апреля 2021:

На понедельничной планёрке Совет обсудил докс с правилами и принял решение, что мы можем попробовать новые правила. Замечаний и блокировок не было. Важно: решения принимаются в понедельник, но предварительно фактура обсуждается в пятницу, чтобы у всех было время составить своё мнение по вопросу.

Сейчас все значимые и управленческие решения принимаются по пятницам на Совете. Каждую встречу проводит модератор или инициатор решения по алгоритму принятия решений.

Советы от Кости:

1. «Адаптируйте методику под себя. Не бойтесь что-то менять и исключать. Например, в агентстве метод консента на 100 % не подходил, но нам удалось перестроить его под себя.

2. Постройте процесс так, чтобы фасилитатора можно было удалить. Зафиксируйте письменное описание процесса и донесите это до всех. Если постоянный модератор заболеет, важно, чтобы совещание всё равно могли провести.

3. Определите, зачем в компании внедрять новый процесс и нужно ли вообще это делать? Если в компании все решения принимает основатель и это никого не беспокоит, то и не стоит вводить фасилитацию рабочих встреч».

Отзыв Севы Устинова о методе консента:

«Вроде работает. Вроде неплохо».

Как принимают решения в «Додо Пицца» с помощью фасилитации

В сети «Додо» есть управляющая компания и партнёры-франчайзи. Раньше решения управляющей компании сразу транслировались на партнёров без сбора обратной связи. У такого подхода был минус — партнёры могли высказать своё мнение о новом решении только после его внедрения.

Было принято решение создать Совет партнёров, чтобы получать обратную связь напрямую. В Совет входят партнёры-франчайзи и представители управляющей компании, которые поделены на рабочие группы по направлениям.

Заседания Совета проходят раз в квартал. Последнюю встречу готовила и курировала модератор, чтобы заседание проходило эффективно.

Основные цели Совета:

Получить обратную связь и предложения от партнёров по работе управляющей компании.
Укрепить доверие и ощущение команды между Советом партнёров и управляющей компанией.

Как внедряли фасилитацию встреч

Модератором встречи была Алтын Нугуманова, директор по устойчивому развитию. Алтын не профессиональный фасилитатор, но она консультировалась со специалистами, чтобы структурировать встречу.

Подготовка. К каждой встрече заранее собирается обратная связь от франчайзи и лидера рынка Евразии, готовится повестка для каждой секции.

Правила. Алтын разработала собственный свод правил, который помогает структурировать встречу:

Вопросы по поднятой руке.
Одна рука — одна сущность/вопрос или предложение. Приоритизация вопросов относится к зоне ответственности рабочих групп.
У модератора есть право перебивать.
В рамках сессии можно вставать.

Тайминг. Определена общая продолжительность встречи, длительность одного выступления и перерывов.

По таймингу будут предупреждения от модератора.
Один свободный перерыв на 15 минут и один 25-минутный на закуски.
После перерывов возвращаемся вовремя.

Протоколирование решений. Чтобы собрать все принятые решения в одном документе, Алтын подготовила шаблон протокола.

Как выглядит принятие решений на Совете

Обозначается проблема ответственной рабочей группой. Например, если это касается найма сотрудников, проблему высказывает группа по развитию HR-бренда.
Модератор курирует обсуждение проблемы и даёт возможность высказаться всем желающим.
Либо решение принимается прямо на встрече, либо в протокол вносят данные ответственного лица и сроки принятия решения.

Советы от Алтын:

«Следите за таймингом встречи.
Сформулируйте правила встречи и зафиксируйте цели.
Начните встречу с небольшой шутки, чтобы разрядить обстановку.
Подготовьте «дорожную карту» встречи, чтобы участники понимали, когда будет перерыв, когда можно задавать вопросы и т. д».

Отзыв Дмитрия Трояна, партнёра-франчайзи о Совете:

«Рабочие группы могут обсуждать любые вопросы. Например, нужно было внедрить в приложение чаевые для курьеров. На Совете эту задачу можно вынести на обсуждение и приоритизировать. Важно аргументировать, зачем это вообще нужно — в случае с чаевыми, чтобы улучшить условия труда для курьеров.

Совет помогает компании развиваться».

Что полезного почитать на тему фасилитации

Кроме описания реальных кейсов, где фасилитация помогает принимать решения, мы подготовили несколько книг на эту тему. Мы прочитали и выделили вот эти книги:

Секреты фасилитации: SMART-руководство по работе с группами

Это руководство подходит руководителям и модераторам рабочих встреч. В книге вы найдёте ответы, подойдёт ли фасилитация вашей компании или отделу.

Вы узнаете, как сформулировать цель встречи, как и какие вопросы задавать участникам, чтобы принять решение. Простые чек-листы и памятки из книги можно сохранить, чтобы использовать на встрече.

Как спасти или погубить компанию за один день. Технологии глубинной фасилитации для бизнеса

Книга подходит руководителям компаний, модераторам и тем, кто готовится провести первую рабочую встречу.

В книге описаны авторские техники фасилитации, которые помогают уйти от обмена мнениями к дискуссии с принятием решений. Автор подробно рассказывает про схемы, которые он использовал в работе. Вы узнаете, как поднять на поверхность внутренние конфликты и привести группу к общему решению.

Фасилитация на практике

Книга подходит лидерам команд, менеджерам и модераторам встреч.

Вы найдёте советы, как организовать встречу, посчитать её стоимость и подготовиться к обсуждению. Опросники, чек-листы и схемы помогут оценить эффективность встречи и зафиксировать результаты.

Впервые статья была опубликована в Академии IT-Agency.

Источник

Всего найдено: 5

Добрый день! Как правильно писать: вношу вопрос на обсуждение или выношу, вношу на Ваше решение или выношу?