Должностная инструкция секретаря руководителя (профстандарт)
Должностная инструкция
секретаря руководителя по профстандарту
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №276н от 6 мая 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность секретаря руководителя принимается лицо:
- имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование;
- с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании не менее двух лет.
1.6. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации.
1.7. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и работодателем. Также, секретарь руководителя руководствуется:
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя учреждения;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правилами орфографии и пунктуации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1.8. Секретарь руководителя должен знать:
- виды документов, их назначение;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
- грамматические правила русского языка;
- действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- деловой протокол;
- инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
- источники управленческой информации;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
- методику отбора источников информации;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
- основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
- основы документной лингвистики;
- основы написания речей и докладов руководителя организации;
- основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
- основы управления временем;
- основы эргономики офиса и флористики;
- особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
- особенности формирования баз данных в учреждении;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя организации;
- порядок подготовки и проведения командировок;
- порядок работы с документами, схемы документооборота;
- порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
- правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- правила делового общения, делового этикета;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
- правила организации приема посетителей в организации;
- правила подготовки и передачи дел в архив организации;
- правила поддержания и развития межличностных отношений;
- правила подписания и утверждения документов;
- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
- правила проведения деловых переговоров;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила речевого этикета;
- правила сервировки чайного (кофейного) стола;
- правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
- правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
- принципы и правила планирования рабочего времени;
- принципы, способы информирования сотрудников;
- руководящий состав организации и ее подразделений;
- системы электронного документооборота;
- современные информационные технологии работы с документами;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
- состав внешних информационных потоков;
- состав внутренних информационных потоков;
- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
- специфику основной деятельности организации;
- стандарты и рекомендации по оборудованию помещения приемной;
- структуру организации, порядок взаимодействия подразделений и служб, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
- руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
- телефонные контакты руководителя организации;
- требования охраны труда, производственной санитарии, пожарной безопасности;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- формы предоставления управленческой информации;
- функции самоменеджмента;
- функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
- этику делового общения;
- этикет и основы международного протокола.
1.9. Секретарь руководителя должен уметь:
- анализировать причины невыполнения задач;
- вводить новые данные в справочно-информационные системы;
- вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
- вести сроковую картотеку;
- вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
- вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
- выбирать и оформлять планировщик;
- выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений организации и сотрудников о планируемых мероприятиях;
- выбирать оптимальный ритм работы;
- документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
- использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
- использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
- использовать современные технологии сбора и передачи информации;
- использовать справочные правовые системы;
- использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
- использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
- использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
- использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
- использовать офисный пакет (текстовый редактор, электронные таблицы, презентации).
- контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
- многократно использовать полученную информацию, обновлять данные;
- обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
- обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах транспортного обеспечения;
- обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
- обеспечивать оперативность информационных потоков;
- обеспечивать работу приемной во время отсутствия руководителя;
- обеспечивать сохранность документов организации;
- обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
- оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
- определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
- организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
- организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
- организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
- осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
- осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
- осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
- осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
- осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
- осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
- осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для руководителя;
- осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
- осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
- оформлять авансовые отчеты руководителя, кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
- оформлять командировочные документы;
- оценивать результаты в рамках поставленных задач;
- передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
- печатать служебные документы;
- подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
- поддерживать имидж организации;
- пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
- пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
- пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
- пользоваться унифицированными формами документов;
- пользоваться электронной почтой;
- предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
- применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
- применять информационно-коммуникационные технологии;
- применять способы делового общения;
- принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
- производить подготовку дел для передачи в архив;
- производить поиск информации в базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
- работать с персональным компьютером (ноутбуком), каталогами (папками) и файлами, сканером;
- работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
- работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде, в виде сводных документов;
- работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
- разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
- расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
- редактировать тексты служебных документов;
- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
- сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
- соблюдать служебный этикет, правила делового этикета и протокола;
- создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
- создавать положительный имидж организации;
- создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
- составлять и оформлять нормативные акты, организационные и методические документы, сводные, отчетные, статистические документы;
- управлять конфликтами;
- устанавливать цели, определять иерархию целей;
- учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
- формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
1.10. Секретарь руководителя должен быть ознакомлен с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Секретарь руководителя должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями секретаря руководителя являются:
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
2.1.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров руководителя.
2.1.4. Организация командировок руководителя.
2.1.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
2.1.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
2.1.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя.
2.1.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
2.1.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
2.1.10. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.11. Организация работы с документами в приемной руководителя.
2.1.12. Организация хранения документов в приемной руководителя.
2.1.13. Обеспечение руководителя информацией.
2.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации.
3. Должностные обязанности секретаря руководителя
3.1. В рамках трудовой функции оказания помощи руководителю в планировании рабочего времени:
- вносит информацию в планировщик (органайзер);
- выбирает формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя организации;
- информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
- предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;
- согласовывает с руководителем временные планы;
- согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
- формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций.
3.2. В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря руководителя:
- выбирает и оформляет планировщик секретаря;
- ведет дневник (на электронном и /или бумажном носителе);
- согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя организации;
- распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
- переносит невыполненные запланированные задачи;
- выполняет типичные ежедневные дела.
3.3. В рамках трудовой функции организации телефонных переговоров руководителя:
- ведет базу телефонных контактов руководителя;
- соединяет руководителя организации с конкретными абонентами;
- подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя;
- регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
- перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам;
- получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
- устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
- оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
3.4. В рамках трудовой функции организации командировок руководителя:
- подготавливает проект служебного задания руководителя;
- подготавливает проект приказа о служебной командировке;
- выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
- подготавливает документы на получение визы, заграничного паспорта;
- заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя;
- оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий.
- подготавливает документы к поездке руководителя;
- уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;
- прорабатывает маршрут руководителя, увязка его с расписанием транспорта;
- обработка материалов командировки, оформляет отчет о командировке.
3.5. В рамках трудовой функции организации работы с посетителями в приемной руководителя:
- организовывает личный прием посетителей руководителем;
- устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
- ведет журнал предварительной записи на прием;
- регистрирует посетителей;
- содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
- организовывает прием деловых партнеров в офисе;
- организовывает обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
- сервирует чайный (кофейный) стол в офисе;
- принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
3.6. В рамках трудовой функции организации подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
- подготавливает повестку дня мероприятия;
- оформляет список участников мероприятия;
- информирует участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
- выбирает место и время проведения мероприятия;
- подготавливает предварительную смету расходов;
- рассылает приглашения лицам, подтвердившим участие в мероприятии;
- собирает тексты докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
- рассылает информационные материалы участникам конферентного мероприятия;
- составляет явочные листы и список регистрации участников мероприятия;
- закупает канцелярские товары и продукты для обеспечения кофе-пауз;
- решает вопросы технического оснащения мероприятия;
- помогает в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
- организовывает подготовку президиума и рабочих мест участников;
- организовывает встречу и регистрацию участников мероприятия;
- ведет протокол мероприятия;
- организовывает сервисное обслуживание во время кофе-пауз;
- организовывает культурно-массовые мероприятия, транспортное и гостиничное обеспечение.
3.7. В рамках трудовой функции организации исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
- документально оформляет решения руководителя;
- доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя;
- координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
- ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
- проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;
- предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
- фиксирует исполнение поручений;
- составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя.
3.8. В рамках трудовой функции организации и поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
- организовывает приемную офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
- организовывает оформление интерьера приемной руководителя;
- оборудует рабочее место оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
- организовывает оборудование приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечивает канцелярскими товарами;
- обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
- заказывает канцелярские товары, гигиенические товары, продукты питания.
3.9. В рамках трудовой функции разработки локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
- разрабатывает должностную инструкцию секретаря;
- разрабатывает положение о секретариате;
- разрабатывает инструкцию по делопроизводству.
3.10. В рамках трудовой функции составления и оформления управленческой документации:
- составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
- печатает служебные документы и другие материалы;
- размножает служебные документы;
- контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
3.11. В рамках трудовой функции организации работы с документами в приемной руководителя:
- получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;
- подготавливает документы для рассмотрения руководителем;
- ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;
- организовывает доставку документов исполнителям;
- создает и ведет базу данных документов руководителя;
- ведет информационно-справочную работу;
- контролирует исполнение документов и поручений руководителя.
3.12. В рамках трудовой функции организации хранения документов в приемной руководителя:
- разрабатывает разделы номенклатуры дел организации;
- формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
- подготавливает и передает дела в архив организации.
3.13. В рамках трудовой функции обеспечения руководителя информацией:
- собирает и перерабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений;
- проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;
- предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
- выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
- формирует и использует базу данных в организации.
3.14. В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:
- информирует работников организации о решениях руководителя;
- организовывает обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
- оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
- организовывает встречи трудового коллектива с руководством;
- информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
3.15. Обеспечивает защиту прав и свобод сотрудников организации при обработке персональных данных. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.
3.16. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками учреждения.
3.17. Информирует руководителя о несчастном случае, принимает меры по оказанию первой помощи пострадавшим.
3.18. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.20. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.
3.21. Секретарю руководителя запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях организации.
3.22. Секретарь руководителя соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Правила внутреннего трудового распорядка организации, трудовой договор, а также локальные акты организации, приказы руководителя.
3.23. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.24. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от руководства создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей секретаря, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции секретаря.
4.8. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.9. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.10. Секретарь руководителя имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Ответственность
5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке секретарь руководителя несет ответственность:
- за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
- за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников организации;
- за достоверность предоставляемой информации руководителю, ее своевременную подготовку;
- за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от руководителя несчастного случая;
- за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности.
5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией секретаря руководителя по профстандарту, Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм секретарь руководителя привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За умышленное причинение организации или сотрудникам материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь руководителя несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.5. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Секретарь руководителя выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Секретарь руководителя самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается и утверждается непосредственно руководителем организации.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера, систематически знакомится под расписку с соответствующими документами и приказами.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками организации.
6.5. Вовремя сообщает руководителю об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.6. Сообщает руководителю, а также руководителям подразделений информацию, полученную на совещаниях, семинарах, форумах непосредственно после ее получения.
6.7. Принимает под свою персональную ответственность материальные ценности с непосредственным использованием и хранением их в приемной руководителя организации.
6.8. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.9. Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя учреждения, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления секретаря руководителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
|
[организационно-правовая форма, |
Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного [число, месяц, год] М. П. |
Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].
1.4. Секретарь должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— устав предприятия;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. [Вписать нужное].
II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. [Вписать нужное].
III. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. [Вписать нужное].
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Актуально на: 7 августа 2020 г.
0
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательны ли должностные инструкции?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Должностные обязанности секретаря руководителя
Приведем для должностной инструкции секретаря образец заполнения ниже. При составлении должностной инструкции офис-менеджера с функциями секретаря или должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно также обратиться к примерному перечню должностных обязанностей соответственно офис-менеджера и делопроизводителя.
Скачать бланк инструкции, содержащей должностные обязанности секретаря руководителя, можно
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
.
Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
1. Общие положения
- Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
- Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
- Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
- высшее образование;
- опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
- знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
- владение навыками стенографии;
- знание английского языка не ниже уровня Advanced.
- Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
- Секретарь руководителя обязан знать:
- действующие в организации правила делопроизводства;
- правила проведения деловых встреч и переговоров;
- нормы встреч с зарубежными партнёрами;
- правила делового этикета;
- соответствующее программное обеспечение;
- английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
- руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
- основы стенографии;
- нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
- правила использования офисного оборудования;
- востребованные офисные программы;
- принципы соблюдения действующих норм безопасности;
- правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
- Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
- актуальными нормами и законами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:
- Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
- Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
- Организация значимых звонков для руководителя.
- Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
- Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
- Ведение списка посетителей и организация их приема.
- Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
- Ведение соответствующей должностной документации.
- Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
- Выполнение деловых распоряжений руководителя.
- Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
- Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
- Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
- Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.
3. Ответственность
Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
- За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
- За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.
4. Права
Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:
- Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
- Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
- Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
- Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
- Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
- Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
- Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.
Для чего применяется деловая инструкция
Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.
Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.
Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.
Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.
Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.
Составление должностной инструкции секретаря руководителя
Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:
- Общий раздел.
- Функции.
- Ответственность.
- Права.
Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.
Общая часть
В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.
Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.
Функции
Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.
Ответственность
В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.
Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.
Права
Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.
После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.
Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации. В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.
Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту
Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.
Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.
На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.
Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:
-
о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
-
о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
-
о критериях оценки работы.
Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.
Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
- Помощник руководителя.
- Секретарь руководителя.
- Делопроизводитель.
- Секретарь-администратор.
Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.
| Возможные наименования должностей | Уровень квал-ции | Обобщенная трудовая функция | Трудовые функции |
|---|---|---|---|
| Секретарь-администратор | 3 | Организационное обеспечение деятельности компании |
|
| Делопроизводитель | 5 | Документационное обеспечение деятельности компании |
|
| Секретарь руководителя | 6 | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя |
|
| Помощник руководителя | 6 | Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи |
|
Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:
- Требования, которые предъявляются к уровню образования.
- Требования относительно опыта работы.
- Необходимые навыки и знания.
- Должностные обязанности.
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.
Исходя из этого, очевиден вывод о том, что профстандарт «секретаря» не является так называемой догмой. Ему не удастся следовать неукоснительно.
Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:
- для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
- для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
- для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
- для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.
В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?
По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.
Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.
| Квалиф-ный уровень | Степень ответственности |
|---|---|
| 6 |
|
| 5 |
|
| 3 |
|
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
По профстандарту секретарь руководителя должен:
-
планировать рабочее время секретаря и самого руководителя;
-
организовывать переговоры руководителя с другими лицами и компаниями;
-
заниматься организацией командировок, в которые планирует поехать руководитель;
-
организовывать работу с посетителями, которые находятся в приемной руководителя;
-
подготавливать необходимое для организации конференций;
-
организовывать и контролировать исполнение решений, которые поручает руководитель;
-
организовывать и поддерживать рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
-
составлять и оформлять управленческие документы;
-
работать с документами, которые поступают в приемную руководителя;
-
организовывать в приемной руководителя хранение документации;
-
обеспечивать руководителя необходимой информацией;
-
организует информационное взаимодействие между руководителем и должностными лицами.
О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
- Эффективно планировать рабочее время.
- Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
- Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
- Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
- Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
- Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
- Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
- Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 13
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Автор статьи
Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.
I. Общие положения
1. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат
или
высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
или
среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена
или
среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Наличие опыта работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
3. Назначение на должность секретаря руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
4. Секретарь руководителя должен знать:
4.1. Специфику основной деятельности организации
4.2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации
4.3. Руководящий состав организации и ее подразделений
4.4. Функции самоменеджмента
4.5. Принципы и правила планирования рабочего времени
4.6. Методы постановки целей
4.7. Правила проведения деловых переговоров
4.8. Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)
4.9. Основы управления временем
4.10. Телефонные контакты руководителя
4.11. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
4.12. Правила поддержания и развития межличностных отношений
4.13. Правила защиты конфиденциальной информации
4.14. Порядок подготовки и проведения командировок
4.15. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
4.16. Деловой протокол
4.17. Этику делового общения
4.18. Правила организации приема посетителей
4.19. Правила делового общения
4.20. Правила речевого этикета
4.21. Правила организации приемов в офисе
4.22. Этикет и основы международного протокола
4.23. Правила сервировки чайного (кофейного) стола
4.24. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
4.25. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
4.26. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
4.27. Методику составления сметы расходов конферентного мероприятия
4.28. Основы написания речей и докладов руководителя
4.29. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
4.30. Принципы, способы информирования сотрудников
4.31. Локальные нормативные акты организации
4.32. Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности
4.33. Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты
4.35. Основы эргономики офиса и флористики
4.36. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений
4.37. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней
4.38. Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)
4.39. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
4.40. Правила документационного обеспечения деятельности организации
4.41. Порядок работы с документами
4.42. Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)
4.43. Виды документов, их назначение
4.44. Основы документной лингвистики
4.45. Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)
4.46. Правила подписания и утверждения документов
4.47. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем
4.48. Правила русского языка
4.49. Современные информационные технологии работы с документами
4.50. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
4.51 Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов
4.52. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
4.53. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
4.54. Системы электронного документооборота
4.55. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
4.56. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
4.57. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
4.58. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
4.59. Правила подготовки и передачи дел в архив организации
4.60. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
4.61. Состав внешних и внутренних информационных потоков
4.62. Особенности формирования баз данных в организации
4.63. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков
4.64. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
4.65. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации
4.66. Формы предоставления управленческой информации
4.67. Источники управленческой информации
4.68. Методику отбора источников информации
4.69. Требования, предъявляемые к управленческой информации
4.70. _____________________________________________________________________
5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ________________________.
6. На время отсутствия секретаря руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
7. ________________________________________________________________
II. Должностные обязанности
В обязанности секретаря руководителя входит:
1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
— Внесение информации в планировщик (органайзер)
— Согласование с руководителем времени планируемых действий
— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
2. Планирование рабочего дня секретаря:
— Выбор и оформление планировщика секретаря
— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)
— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
— Перенос невыполненных запланированных задач
— Выполнение типичных ежедневных дел
3. Организация телефонных переговоров руководителя:
— Ведение базы телефонных контактов руководителя
— Соединение руководителя с конкретными абонентами
— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам
— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
4. Организация командировок руководителя:
— Подготовка проекта служебного задания руководителя
— Подготовка проекта приказа о служебной командировке
— Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
— Подготовка документов к поездке руководителя
— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:
— Организация личного приема посетителей руководителем
— Установление порядка приема для различных категорий посетителей
— Ведение журнала предварительной записи на прием
— Регистрация посетителей
— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
— Организация приема деловых партнеров в офисе
— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя
6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
— Подготовка повестки дня мероприятия
— Оформление списка участников мероприятия
— Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
— Выбор места и времени проведения мероприятия
— Подготовка предварительной сметы расходов
— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
— Решение вопросов технического оснащения мероприятия
— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
— Организация встречи и регистрация участников мероприятия
— Ведение протокола мероприятия
— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя
— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
— Фиксация исполнения поручений
— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
— Организация оформления интерьера приемной руководителя
— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами
— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания
9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
— Разработка должностной инструкции секретаря
— Разработка положения о секретариате
— Разработка инструкции по делопроизводству
10. Составление и оформление управленческой документации:
— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
— Печать служебных документов и материалов
— Размножение служебных документов
— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
11. Организация работы с документами в приемной руководителя:
— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
— Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов
— Подготовка документов для рассмотрения руководителем
— Учет документов, поступающих на имя руководителя
— Организация доставки документов исполнителям
— Создание и ведение базы данных документов руководителя
— Ведение информационно-справочной работы
12. Организация хранения документов в приемной руководителя:
— Разработка разделов номенклатуры дел организации
— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Подготовка и передача дел в архив организации
13. Обеспечение руководителя информацией:
— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
— Формирование и использование баз данных в организации
14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:
— Информирование работников организации о решениях руководителя
— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
— Организация встреч трудового коллектива с руководством
— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам
III. Права
Секретарь руководителя имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями
7. ___________________________________________________________
IV. Ответственность
Секретарь руководителя несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.