Yclients руководство пользователя

В русскоязычном интернете одной из первых программ для рынка оказания услуг и онлайн-записи клиентов является срм сервис YCLIENTS.

У этого сервиса стаж уже 7 лет (заявлен с 2010 года) и по оценкам и заявлениям разработчиков они добились следующего:

• Более 5000 тыс. внедрений, 3000 активных клиентов (есть опыт внедрения и поддержки).
• С YCLIENTS работает 90% барбершопов СНГ (сейчас их уже более 600+). Среди них CHOP-CHOP, TOP GUN, FIRMA, Old Boy и многие др.
• Обладатель награды национальной премии IT-проектов “Цифровые Вершины” в номинации “Лучшая CRM-система” (наряду с такими компаниями как 1С, СберБанк, Мегаплан и др.).
• Единственный официальный партнер Вконтакте (единственный интегрированный виджет в мобильном приложении Вконтакте).
• Единственный партнер LOREAL в области автоматизации (LOREAL покрывает 45% рынка или 25000 салонов красоты).
• Работают с крупнейшими федеральными сетями.
• Команда более 30-ти человек.
• Коммуникация с клиентами полностью автоматизирована и контролируется службой контроля качества (обрабатывают порядка 5000 обращений в тех. поддержку в месяц).
• Концепция продукта была создана собственными основателями в Силиконовой Долине совместно с ведущими мировыми экспертами.
• Среди инвесторов YCLIENTS топ-менеджеры Рамблера, КупиКупон и американский венчурный фонд.
• Первыми в России выпустили мобильные приложения с онлайн-записью (совместно с партнером).
• Финалист международной технологической конференции TechCrunch (изначально в 2011г. проект назывался Salonpicker).
• Выпустили уже 5 принципиально разных и улучшенных версий YCLIENTS.
• Клиенты YCLIENTS вносят в систему более 1.000.000+ (миллиона) записей в месяц и отправляют 2.000.000+ (миллиона) SMS и Email сообщений.

Поэтому любые обзоры срм программ на рынке сферы услуг не могут обойтись без обзора именно этого сервиса. Давайте рассмотрим и изучим его поближе.

Для кого, для чего

YCLIENTS – это сервис онлайн записи и автоматизации сферы услуг, представляющем в наглядном виде структуру вашего бизнеса: кассы, счета, склады, расходные материалы, структуру персонала, матрицу услуг, расчеты ЗП, доходности и многое другое. Также YCLIENTS формирует отчеты в 20-ти важнейших разрезах для бизнеса для принятия правильных решений руководителя.

Сервис YCLIENTS заявлен для 24 видов услуг, как то:

• салоны красоты
• медицина
• массажные салоны
• парикмахерские
• студии маникюра
• стоматология
• СПА
• солярии
• мастер/стилист
• косметология
• тату салоны
• барбершоп
• фитнес клуб
• юрист
• психолог
• квест
• ветеринария
• сервисный центр
• фотостудия
• автомойка
• автошколы
• автосервис
• шиномонтаж
• прокат инвентаря

Основная часть клиентов этого сервиса – b2c.

Платформы:

Развёртывание:  облачный сервис через Интернет

Доступные языки: Русский, Английский и еще 14 языков

Безопасность и конфиденциальность:

• Защищенный доступ по протоколу HTTPS
• Резервное копирование всей базы данных на нескольких серверах

Обзор функций СРМ сервиса YCLIENTS 

Журнал записей клиентов

Сервис позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы ведения предварительной онлайн записи из различных источников, формирования клиентской базы, получения аналитической информации, работы с отчетами, отправки SMS и Email уведомлений и др.

Основные функции:

• Быстрый и удобный журнал предварительной записи с огромным количеством настроек и функций;
• Клиентская база с гибкими отчетами, которая формируется автоматически и хранит историю посещений клиентов;
• Более 15 видов автоматических SMS и Email уведомлений;
• SMS-рассылки, по настраиваемым сегментам клиентов, или быстрая отправка SMS конкретному клиенту;
• Автоматический запрос отзывов после визита клиента с мобильным и веб-интерфейсом.

Основное окно сервиса начинается стандартно с Журнала записей клиентов, имеет слева большой календарь на текущий месяц и ниже основной ряд меню с названиями всех функций, которое можно свернуть до краткого обозначения меню в виде иконок. Сверху над расписанием дня показаны все сотрудники, которых можно пролистать стрелкой вправо, если их количество не помещается в размере экрана. Над сотрудниками строка фильтров, а под ними часы работы с уже внесенными записями в журнале. При пролистывании журнала записей вниз, строка с сотрудниками фиксируется сверху и не скролиться, что удобно для просмотра и записи именно к нужному специалисту, чтобы не ошибиться.

Посмотреть журнал записей на другое число можно кликнув в календаре нужную дату или листая стрелками влево-вправо соседние дни. Кнопка Сегодня в верхней строке фильтров вернет журнал записей на сегодняшнее число. Также в строке фильтров есть общая сумма поступлений в кассу за день, которая открывает спойлер со следующими показателями:

• выполнено на сумму
• записей на сумму
• лояльность на сумму
• товаров на сумму

Каждому визиту присваивается свой статус, один из 4х:

1. Ожидание клиента
2. Клиент не пришел
3. Клиент пришел
4. Клиент подтвердил запись по телефону

Эти статусы напрямую влияют на статистику и поэтому их надо обязательно указывать. При этом все записи сделанные администратором имеют зеленый цвет, а онлайн записи клиентов имеют фиолетовый цвет.

Восклицательным знаком в углу записи обозначены клиенты у которых сумма оплаты меньше, либо больше чем итоговая сумма чека.

Кнопка День отображает в журнале всех сотрудников, либо показать отдельно всех сотрудников по одной должности (напр. все стилисты), а также отобразить занятые Ресурсы (о них см. ниже). Кнопка Неделя позволяет выбрать из списка всех сотрудников кого-то одного и увидеть его график работы по неделям, начиная с текущей или пролистывая соседние недели стрелками вперед-назад. К сожалению выбрать в журнале записей для просмотра на день или на неделю сразу всех или только нескольких сотрудников (по виду услуг напр.) невозможно, чтобы визуально оценить общую занятость сотрудников или по обному виду услуг, как например, это реализовано в сервисе DIKIDI Business.

Клик мышью по иконке с фото сотрудника позволяет быстро внести или скорректировать его график работы, а именно:

• добавить перерыв
• отменить рабочий день
• добавить рабочий день
• убрать рабочие дни

Кликнув мышью в столбец журнала с нужным сотрудником и в строку с нужным временем, можно внести Запись клиента или Событие.

Запись осуществляется с заполнением стандартных полей данных по клиенту (имя, тел, email, комментарий), выбрав нужный статус воронки продаж, услугу, категорию и цвет записей один из 20 шт.

Также во время внесения записи или корректировки записей из журнала можно быстро провести оплату от клиента вручную выбрав кассу или автоматически через кассу по умолчанию.

Событие представляет собой совокупность Записей, что позволяет записывать клиентов группами (напр. фитнес группа на 6-10 чел.). Для этого в карточке Событие включено такое понятие как Вместимость, т.е.  максимальное кол-во чел в группе, которое можно изменять.

Меню Сотрудники

Меню Сотрудники расположен сразу под календарем (журналом записей) и раскрывает список всех сотрудников в меню. Выбрав любого сотрудника в меню, мы переходим в его недельное текущее расписание с возможностью добавить или удалить рабочие дни для него, а также внести изменения в текущие записи этой или других ближайших недель. Более глобальные возможности изменения в графики работы сотрудников и их персональные данные находятся в меню Настройки–График работы и в меню Настройки–Сотрудники.

Меню Клиенты

Меню Клиенты имеет 4 подраздела: клиентская база, категории клиентов, программа лояльности и электронные карты.

В подразделе Клиентская база в виде таблицы выводятся данные всех клиентов, посещавших вашу компанию. В списке клиентов выводятся основные данные: телефон, сумма расходов, частота посещений и скидка.

При клике на имя клиента откроется его карточка, содержащая детализированную информацию о нем.

Верхняя строка поиска может находить клиентов по буквам и цифрам имени, телефону, email или номеру карты клиентов.

Справа от таблицы клиентов есть два раздела Действия и Фильтры.

Раздел Действия позволяет массово работать с клиентами: отправить SMS и PUSH уведомления по готовым шаблонам или созданным на ходу текстам, удалить, присвоить новую или добавить в другую категорию выбранный список, а также выгрузить в Excel. Для новой базы клиентов есть возможность загрузки из Excel файла также со всеми заполненными данными.

Особого внимания заслуживает раздел фильтров в таблице Клиентской базы. Создается впечатление, что с их помощью можно найти и “иголку в стоге сена”. Смотрите сами насколько их много. В скриншот еще не уместился фильтр по Дням рождения клиентов и по установившим, либо нет мобильным приложениям на своих устройствах.

Подраздел Категории клиентов представляет собой создание цветных категорий (у других срм систем это чаще называют тэгами (метками)) с любыми характеристиками напр.: красотки, блондинки, старый прайс, акция “Приведи друга”, проблемные, выставка 2017, реклама яндекс и т.д. и т.п.

Подраздел Программа лояльности представляет собой целый “комбайн” тонких настроек Правил для скидок, Правил для классов важности и правил Для категорий с автоматическим присвоением этих скидок клиентам по результатам оплат, продаж, количеству и частоте визитов.

Даже имея опыт в подобных настройках различных срм программ, я для себя отметил, что в настройках лояльности и их возможных комбинациях между собой и между категориями клиентов можно легко запутаться без “ста грамм” ))). Я пошутил, а в голове молнией пронеслась мысль, что ведь за каждые проданные 100 гр. напр. крема для тела или за каждые сброшенные 1000гр веса в фитнес зале, скидок то и правил YCLIENTS для своих клиентов  еще не придумал, а ведь можно было бы с их масштабами! Берите на заметку, Господа!

Подраздел Электронные карты также требует более подробного обзора, потому что представляет необычные электронные купоны, интерактивные карты лояльности и билеты, открывающие новые возможности для рекламы товаров, услуг и повышения уровня обслуживания Ваших клиентов. Карты работают на технологии Passbook, разработанной компанией Apple, — это инструмент работы с электронными картами и купонами на мобильных устройствах, доступ к которым осуществляется через стандартное приложение Passbook для iPhone или скачиваемые приложения для Android и Windows Phone.

Электронные карты Passbook

Пасс — это аналог пластиковой карты, купона или билета с расширенными возможностями для владельцев бизнеса и их клиентов.

Онлайн-информация на карте

• Имя клиента
• Сумма текущей скидки
• Дата последнего визита
• Дата и время ближайшей записи
• Текущие акции и специальные предложения
• Ссылка на сервис по онлайн-записи
• Номер карты
• Информация о компании (адрес, телефон, описание)

Преимущества для клиента

• Онлайн информация. Вся информация на карте доступна в онлайн режиме и обновляется автоматически.
• Удобство использования карты. Не нужно носить с собой, не занимает места.
• Простота хранения карты. Карта будет добавлена в уже установленное приложение на iPhone.
• Push-уведомления. Каждый раз, когда изменяется один из параметров карты – пользователю приходит push. Например, была скидка 5%, стала 6%.

Преимущества для руководителя

Контакт с клиентом

• отображать актуальный накопленный баланс на лицевой стороне или фиксированную скидку;
• при создании карты, можно задать до 10-ти гео-точек, каждый раз, когда пользователь будет находиться рядом с одной из них, телефон сообщит ему об этом. Например, клиент, проходя рядом, получает Push-уведомление “Зайди и получи скидку”.
• отправлять информацию в режиме онлайн и бесплатно о проводимых мероприятиях и приглашения на события, в том числе в графическом формате;
• мотивировать Клиента заходить в те или иные салоны красоты с использованием геолокации;
• получать обратную связь от Клиента.

Экономия

Сокращение расходов на выпуске пластиковых карт и расходов на другие каналы контакта с клиентом.

Как пользоваться, получить, предъявлять и оформлять эти карты вам подскажут сотрудники YCLIENTS по прямому телефону, указанному прямо в разделе карт, в меню подсказки  i.

Обслуживание таких карт предлагается пакетами по 1000 шт и цена составляет 1000 рос руб/мес, т.е. 1 рос руб/мес за 1 карту, что вообщем то очень даже лояльно для фирм и даже дешевле чем за одну посланную SMS.

Меню Обзор

Меню Обзор включает в себя 5 подразделов: Сводка, Записи, Отзывы, Сообщения, Звонки.

Подраздел Сводка – это по сути текущая информация с “поля боевых действий”, а именно:

• ID номер филиала в котором вы сейчас находитесь, т.к. у каждого филиала будут разные номера;
• информация о визитах предстоящих и прошедших в виде списка;
• лента активности по всем записям, а также онлайн или оффлайн;
• карточка с телефоном и адресом ТП YCLIENTS.

Ленты Визитов и Активности по записям дают краткую, но полную информацию о клиенте, услуге, о текущем статусе визита, о внесенных изменениях и каким сотрудником они были внесены.

Подраздел Записи включает в себя все записи, совершенные за все время в системе, начиная с последних в виде таблицы, в том числе и удаленные, из любых источников и всеми пользователями, имеющими доступ к системе.

Система фильтров над таблицей позволит найти практически любую запись за нужный период в зависимости от статуса, категории, актуальности записей, сотруднику и пользователю в системе.

Подраздел Отзывы представляет собой простую таблицу со всеми отзывами, начиная с последних, с возможностью их удалять или искать по фильтру даты, сотруднику и оценке, данной клиентом.

Всю таблицу Отзывов можно выгрузить в Excel.

Подраздел Сообщения также оформлен  виде таблицы, начиная с последних. Фильтрами для работы с ними являются дата, тип сообщения, статус сообщения и канал отправки сообщения (SMS, PUSH, VK, email). Таблица, кроме текстов и фильтров, содержит также стоимость посланных сообщений (в случае с SMS) и их количество данному клиенту.

Всю таблицу сообщений можно выгрузить в Excel.

Подраздел Звонки показывает в таблице все звонки в системе в случае интеграции с IP телефонией, начиная с последних.

Меню Аналитика

Меню Аналитика – один из самых крупных разделов в YCLIENTS и видимо это сделано не случайно, т.к. по известному высказыванию: владеть чем-то можно лишь полностью контролируя это. Т.е. владеть и управлять бизнесом можно лишь при условии полного контроля над ним. Отсутствие контроля приводит полностью к его потере.

В меню Аналитика входят следующие подразделы:

• основные показатели
• возвращаемость
• сотрудники
• услуги
• клиенты
• финансовый отчет
• P&L отчет
• Z отчет за день
• остатки на складах
• заказ товаров
• анализ продаж
• анализ расхода материалов
• анализ оборачиваемости
• настройки

Подраздел Основные показатели в цифрах, графиках и диаграммах отражает основные показатели по филиалу: доход, средний чек, средняя заполненность, всего записей (отмененных, завершенных, незавершенных). Цифры % внизу каждого показателя показывают динамику в сравнении с аналогичным предшествующим периодом.

Важные моменты Основных показателей:

• все цифры аналитики формируются только по статусу “Клиент пришел” и ОБЯЗАТЕЛЬНО с заполненным номером телефона, без которого клиенты не фиксируются как новые, повторные и потерянные.
• показатель средняя заполненность рассчитывается на кол-во всех сотрудников, поэтому в меню Настройки–Сотрудники– вкладка Настройки рекомендуется сотрудникам (напр. администраторам), которые не участвуют в оказании услуг, снимать галку в пункте “Сотрудник учитывается в заполненности”, чтобы этот показатель формировался наиболее корректно.

Фильтры в разделе основных показателей работают на любую дату или период, должность, сотрудника или пользователя (клиента), зарегистрированного в системе.

Подраздел Возвращаемость в виде таблицы показывает эффективность рабочего времени сотрудников и результаты их работы с клиентами. При этом уникальными клиентами считаются только клиенты со статусом “Клиент пришел”, а не все записи этого клиента.

Период Возвращаемости (интервал в днях) клиентов зависит от показателя “Настройка параметров потери клиента” из меню Аналитика–Настройки. Этот период и считается как прошлый период и всегда прилегает к дате начала текущего периода. Возвращаемость отличается от показателя повторных визитов, т.к. считаются по разным алгоритмам. Таблицу Возвращаемости можно выгрузить в Excel. Но лично мне в работе с этой таблицей было недостаточно возможности сортировки по всем столбцам, видимо выгрузкой в Excel разработчики и “упростили” себе жизнь.

Подраздел Сотрудники в виде таблицы отслеживает важные показатели продаж каждого: общую выручку, сумму оказанных услуг и их количество, сумму проданных товаров и их количество, всего отработанных часов, стоимость часа работы и % от общей выручки. Фильтры над таблицей позволяют выбрать виды и категории услуг, виды и категории товаров за любой промежуток времени и выгрузить всю таблицу в Excel. Также, как и в прошлой таблице, сортировка по столбцам, на мой взгляд была бы очень кстати, чтобы отсортировать сотрудников напр. по % от общей выручки или по сумме оказанных услуг или товаров, особенно, если сотрудников много и надо увидеть их градацию по важным показателям.

Подраздел Услуги также в виде таблицы отражает показатели по видам услуг: количество оказанных услуг по видам, сумму скидки, выручку, стоимость расходников, ЗП мастеру, прибыль, % от общей выручки. Для данной таблицы действуют фильтры по датам и по ФИО сотрудников с возможностью выгрузки в Excel файл. Сортировка в данной таблице также не помешала бы в работе, но, увы, отсутствует.

Подраздел Клиенты также в виде таблицы с фильтром по дате отражает показатели для каждого клиента: сумму выручки, % от общей выручки, средний чек и количество посещений. Данные этой таблицы можно выгрузить в Excel файл и также возможна выгрузка с историей посещений каждого клиента. Сортировка в данной таблице также отсутствует, видимо с альтернативой делать это в Excel.

Подраздел Финансовый отчет совмещен и перебрасывает нас в меню Финансы–Отчет за период. В данном отчете представлена сводная таблица по приходам и расходам. Каждый раздел содержит статьи поступлений, разбитых по дате поступления и типу платежа. В итоговом столбце содержится сводный отчет по каждой статье доходов и расходов. Вы можете отфильтровать записи по времени, назначению, кассе и типу платежа. Данный отчет также можно выгрузить в Excel со всеми данными.

Подраздел Отчёт P&L – это отчет о прибыли и убытках, в котором представлена информация по всем статьям доходов и расходов за год по месяцам. Позволяет отслеживать доходы и расходы в динамике с возможной выгрузкой в Excel файл. Этот отчет совмещен и перебрасывает нас в меню Финансы–Отчет P&L.

Расходы на выплату зарплаты сотрудникам вы можете не детализировать или детализировать отдельно по должностям или по сотрудникам.

Пример отчета P&L за год без детализации ЗП по должностям см. ниже.

Подраздел Z-отчет за  день совмещен с подразделом меню Финансы–Z-отчет за день и отражает:

• количество клиентов за день и средний чек за визит
• количество записей и средний чек по записям
• количество оказанных услуг и сумму, на которую они были оказаны
• количество проданных товаров и сумму выручки по продаже товаров
• сумму оплат в т.ч. скидочными картами.

В таблице приводится подробная детализация с фильтрами по датам и по сотрудникам. Z- отчет делается в конце каждой смены, чтобы передать всю наличность и инкассировать кассу, а данные из этого отчета должны быть занесены в журнал кассира-операциониста.

Подраздел Остатки на складах совмещен с пунктом меню Склад–Остатки на складах и позволяет просмотреть остаток товаров и расходников на складе по состоянию на определенную дату.

Таблица содержит следующие пункты:

• артикул
• наименование товара
• категория
• остаток (в штуках)
• остаток (в ед. списания)
• себестоимость
• наценка
• наценка, %
• цена
• суммарная стоимость

Отображена также итоговая стоимость всех товаров, оставшихся на складе по состоянию на заданную дату.

На странице работают фильтры для выдаваемых товаров по дате, складам, категории товаров, поставщикам и вывод критичных остатков. Данную таблицу также можно выгрузить в Excel файл и, на мой взгляд, для нее была бы также актуальной возможность сортировки по вышеуказанным пунктам.

Подраздел Заказ товаров совмещен с пунктом меню Склад–Заказ товаров с возможностью фильтрации по складам, категориям товаров, поставщикам и с показателем всех остатков или только с критичным остатком. Выгрузка в Excel файл данной таблицы поможет в сортировке товаров при заказе.

Подраздел Анализ продаж совмещен с меню Склад–Анализ продаж и дает возможность просмотреть информацию о проданных товарах за определенный период со следующими данными:

• артикул
• наименование товара
• количество проданного товара
• себестоимость (всего)
• наценка (в рублях и процентах)
• суммарная стоимость

Также можно просмотреть итоговую стоимость и итоговую наценку проданного товара.

В разделе Вы можете задать фильтрацию по периоду, категории товаров, поставщику и сотруднику, осуществившему продажу и выгрузить всю таблицу в Excel.

Подраздел Анализ расхода материалов совмещен с пунктом меню Склад–Анализ расхода материалов и показывает, как расходовались материалы исходя из количества услуг с привязанными технологическими картами, которые были оказаны за выбранный период. Реальный расход материала может отличаться от Расчетного по тех.карте, если был проставлен вручную.

Фильтрация в данной таблице работает за период, категориям товаров и поставщикам, может выгружаться в Excel файл.

Подраздел Анализ оборачиваемости совмещен с пунктом меню Склад–Анализ оборачиваемости и показывает  соотношение скорости продаж к среднему товарному запасу за период.

Цель расчета оборачиваемости – понять, как быстро продается средний запас, лежащий на складе (в системе складов, в цепочке товародвижения); как быстро мы получаем деньги, которые вложили.

Для подсчета оборачиваемости используется 3 параметра:

1. Период. Это может быть неделя, месяц, квартал, год.
2. Средний товарный запас за период.
3. Товарооборот за период.

Средний товарный запас за период – среднее значение запасов за период (среднегодовое, среднемесячное).

Оборачиваемость в днях показывает, сколько дней нужно для продажи среднего запаса.

Оборачиваемость в оборотах говорит, сколько раз за период товар «обернулся», продался.

Уровень запасов – отношение имеющихся запасов к ожидаемому среднедневнему обороту в предстоящем периоде. Исчисляется в днях товарооборота.

Последний подраздел меню Аналитика–Настройки задает количество дней по истечении  которых клиент считается потерянным. Этот показатель напрямую влияет на отчет Возвращаемость клиентов (см. выше).

Меню Финансы 

Меню Финансы – следующий большой раздел, показывающий финансовое положение дел вашего объекта с помощью различных отчетов. Некоторых отчетов мы уже касались в меню Аналитика, поэтому затронем, только те, которые не затрагивали в обзоре.

Общий список подразделов меню Финансы следующий:

• Счета и кассы
• Контрагенты
• Статьи платежей
• Финансовые операции
• Документы
• Отчет за период (см. выше)
• P&L отчет (см. выше)
• Z-отчет за день ( см. выше)
• Настройки оплаты
• Операции с ККМ
• Настройки ККМ
• Онлайн-оплата

Подраздел Счета и кассы предназначен для просмотра движения денежных средств по каждой кассе компании, куда приходят наличные и безналичные деньги от ваших клиентов и служит для просмотра и  редактирования информации об этих кассах.

В данном разделе вы можете увидеть на графике сколько средств в каждой кассе на текущий момент времени, доходы и расходы за месяц, последние поступления и списания в кассах. Справа на диаграммах показано распределение доходов и расходов по статьям.

Подраздел Контрагенты позволяет добавлять и редактировать все данные по контрагентам и также финансовые отношения с ними: к каким кассам их относить, к каким статьям расходов или доходов и т.д., а тажке взаиморасчеты с ними. Можно выгружать или загружать данные с помощью Excel файлов.

Подраздел Статьи платежей по умолчанию содержит 9 статей платежа и позволяет создавать новые статьи платежей с учетом вашей специфики и разносить их в разные категории:

1. Закупка материалов (формируется только вручную).

2. Закупка товаров. Данный платеж формируется автоматически при закупке товара.

3. Зарплата персонала. Формируется автоматически.

4. Налоги и сборы. Формируется только вручную.

5. Оказание услуг. Формируется автоматически после того, как записи клиента присваивается значение Клиент пришел.

6. Продажа абонементов. Платеж формируется только вручную.

7. Продажа товаров. Формируется автоматически при продаже товара. 

8. Прочие доходы. Формируется только вручную.

9. Прочие расходы. Формируется только вручную.

Подраздел Финансовые операции позволяет сформировать любые типы отчетов в зависимости от того, какая вам нужна информация. Отчеты могут быть сформированы по следующим фильтрам:

• нужный период времени
• вид платежей
• контрагент
• касса
• статья платежа
• сотрудник
• клиент
• товар
• услуга
• статус отмены

Все финансовые операции можно выгрузить или загрузить из Excel файла. В этом же меню можно создать новый платеж и его провести.

В подразделе Документы вы можете найти все документы вашей компании по номеру или по датам из разделов:

– Продажа товаров

– Приход товаров

– Списание товара

– Перемещение товара

– Инвентаризация

Подраздел Настройки оплаты позволяет правильно разнести (настроить комбинации) всех видов оплат, будь то через кассы, безнал или карты, с выбором формата печати нефискального чека.

Подраздел Операции с ККМ появился из-за введения в действие Федерального закона летом 2016 года о новых правилах использования ККМ (контрольно-кассовых машин). На основании этого закона сервис YCLIENTS интегрирован с 17 моделями ККМ производителей Атол и Штрих-М, которые отвечая новым требованиям:

• печатают QR код и ссылку на чеке
• отправляют электронные копии чеков в ОФД и покупателям
• имеют встроенный в корпус фискальный накопитель, который шифрует и передает фискальные данные в аккредитованные ОФД

В таблице Операций с ККМ отражены все операции с фильтрами по датам, номеру документа, типу операции, его статусу и ФИО кассира ее проводившую.

Подраздел Настройки ККМ сводиться к выбору статуса и типа подключения ККМ, к заданию адреса сервера для печати и выбора типа налогооблажения для проведения для данной  ККМ.

Подраздел Онлайн-оплата позволяет вкл/выкл оналйн оплату через сайт или другой источник с заданными параметрами секретного ключа и ID номера вашего объекта.

Меню Расчет зарплат

Меню Расчет зарплат состоит из подразделов:

• Взаиморасчеты
• Расчет за день
• Расчет за период
• Правила расчета
• Критерии расчета
• Схемы расчета
• Премии и штрафы

Подраздел Взаиморасчеты служит для создания и просмотра истории занесенных и проведенных  расчетных ведомостей по любому сотруднику за любой период, а также для внеочередного начисления ЗП. Расчетные ведомости можно выгружать в Excel для дальнейшей работы с ними.

Подраздел Расчет за день позволяет рассчитывать сотрудников за каждый день, либо вносить правки и проверять все суммы по ЗП, которые вошли в итоговую ведомость. Все расчеты за день можно выгружать в Excel.

Подраздел Расчет за период позволяет создать ведомости и начислить ЗП сразу всем сотрудникам, указав в шапке таблицы нужный период и выгрузить все созданные ведомости в Excel.

Подраздел Правила расчета служит для создания всех правил, которые будут применяться при определенных условиях (критериях) расчета.

Каждое правило включает следующие поля:

• «Название» – введите название правила.
• «Услуги» – позволяет установить процент, который будет начисляться сотрудникам за оказанные им услуги. Вкладка “Уточнить значение для категорий или отдельных услуг” позволяет установить другой процент на определенную категорию или услугу.
• «Товары» – позволяет установить процент, который будет начисляться сотрудникам за продажу товара. Вкладка “Уточнить значение для категорий или отдельных товаров” позволяет установить другой процент на определенную категорию или товар.
• «Оклад» — оклад можно задавать за час, день, месяц.
• «Гарантированный минимум» — сумма, которую получит специалист в любом случае, даже если сумма оклада и процентов меньше, чем минимум.
• «Дополнительное вознаграждение» — процент от дневного оборота филиала или всей компании за товары, услуги или от общей выручки. Часто используется для схем расчетов зарплаты администраторов.
• «Учитывать скидку клиенту при расчете ЗП» — доля сотрудника будет рассчитываться от стоимости услуги или товара с учётом скидки.
• «Учитывать себестоимость материалов при расчете ЗП» — себестоимость материалов будет вычитаться из зарплаты сотрудника.

Все созданные правила расчета подчиняются критериям расчета из следующего подраздела.

Подраздел Критерии расчета задает выполнение вышеуказанных правил по данным критериям. Например: от чего будет рассчитываться сумма ЗП от оборота или от прибыли, на кого из сотрудников (или всех) будет распространяться, как будут учитываться в ЗП скидки и программы лояльности от продажи услуг или товаров и т.п.

Подраздел Схемы расчета определяет стандартную или индивидуальную схему расчета ЗП по каждому сотруднику по разным критериям. При этом расчеты сумм ЗП работают по алгоритму выполнения сначала от самого сложного критерия до самого простого.

Таким образом с помощью комбинаций критериев расчета, правил расчета и схем расчета ЗП можно предусмотреть и создать любые условия расчета ЗП со всеми индивидуальными особенностями оказываемых услуг, продажи товаров и условий для каждого из сотрудников. Главное не запутаться и понимать, что первично, а что вторично и какие условия после каких будут выполняться, чтобы был правильный расчет по ЗП т.к. есть еще и последний подраздел в меню Расчета зарплат.

Подраздел Премии и штрафы определяет политику и стандарты работы на фирме в денежном эквиваленте. Ведь можно как премировать за вернувшихся клиентов, так и оштрафовать за грубость с клиентом или опоздание на работу. Все премии и штрафы будут автоматически рассчитаны и учтены в ведомостях взаиморасчетов с каждым сотрудником.

Меню Склад

Меню Склад состоит из следующих подразделов:

• Склады – для создания учета товаров на складах по разным торговым точкам, салонам, филиалам или складам хранения.
• Товары – позволяет создавать безразмерное дерево товаров с категориями и подкатегориями, быстро копировать нужный ассортимент в другие филиалы, делать загрузку и выгрузку с помощью Excel файлов, а также следить за всеми действиями с товарами.
• Технологические карты – содержат список необходимых расходников в заданном количестве для их автоматического списания при оказании услуг, которые за этими картами закреплены. С помощью технологических карт и ведется учет всех расходных материалов.
• Единицы измерения – служит для внесения единиц измерения товаров (напр. миллилитр, миллиграмм, пара и т.д.). Единицы измерения нужно заполнять до момента заполнения подраздела Товары!
• Складские операции – позволяет вносить и фиксировать любые перемещения товаров и расходников, будь то продажи, приход, перемещения, списание. Позволяет сделать выборку по датам, складам, типам операций, видам услуг и выгрузить все данные в Excel.
• Инвентаризация – позволяет посмотреть архив по датам  или создать новую инвентаризацию по категориям товаров и складам с ФИО ответственного сотрудника.
• Остатки на складах – см. выше подраздел Аналитика.
• Заказ товаров – см. выше подраздел Аналитика.
• Анализ продаж – см. выше подраздел Аналитика.
• Анализ расхода материалов – см. выше подраздел Аналитика.
• Анализ оборачиваемости – см. выше подраздел Аналитика.
• Настройки склада – позволяют использовать алгоритм подсчета себестоимости по одному из 3 критериев: брать из последнего прихода товара, брать из настроек товара, высчитывать среднее от стоимости товара во всех приходах.

Меню Онлайн-запись

Меню онлайн-записи состоит из 5 подразделов:

• Вебсайт
• Мобильные приложения
• Социальные сети
• Страницы записи
• Настройки

Форма онлайн-записи через Вебсайт может создаваться с индивидуальным цветовым дизайном, которая появляется во всплывающем окне на сайте и может быть гибко настроена под любые сценарии предварительной записи.

Подраздел Мобильные приложения

YCLIENTS может разработать для вас персональное мобильное приложение. С индивидуальным набором функций и цветовым дизайном. Заранее согласовав пункты меню, наполнение и оформление. Установят в качестве иконки ваш логотип, оформят экран загрузки и многое другое.

• В приложение будет встроена онлайн-запись от YCLIENTS
• Вы сможете отправлять Push-уведомления своим клиентам экономя на SMS.
• Все заботы о размещении в AppStore и Google Play остаются на стороне YCLIENTS

По общей статистике через мобильные устройства осуществляется более 56% от всех онлайн-записей.

Примеры на iPhone

• Сеть барбершопов ФРАНТ

Примеры на Android

• Салон красоты CHICA

Подраздел Социальные сети позволит вам с помощью виджетов произвести онлайн-запись в Facebook, ВКонтакте и в Одноклассниках, а также использовать ссылку на онлайн-запись в Instagram не покидая социальной сети. Также возможно добавление ссылок на месседжеры в виджет онлайн-записи, что позволит клиентам звонить вам в один клик.

Примеры

Facebook: Birdie Москва, Cosmotheca, FIRM

Вконтакте: Birdie Петербург, Барбершоп Man Man

Подраздел Страницы записи – позволяет создать страницы для онлайн-записи даже, если у вас нет своего сайта. Для этого YCLIENTS предлагает использовать бесплатно домены третьего уровня на сервере yclients или yplaces  с полноценными страницами с фото и отзывами.

Подраздел Настройки в меню Онлайн-запись – прописывает все нюансы для формы онлайн-записи: шаг вывода сеансов в виджете, шаг поиска сеанса в виджете, время начала и окончания поиска сеансов в виджете, подтверждение номера клиента по SMS и многие другие пункты.

Меню Настройки

Меню Настройки включает в себя следующие подразделы:

• Основные – все исходные данные по фирме или филиалу с указанием названия,  страны, города, текущего времени (для совпадения времени SMS), категории и логотипа.
• Информация – это Контактные данные фирмы (телефоны, адрес, метро, карта и т.п.) выводятся в виджете онлайн-записи, в списке филиалов и на странице “О компании”. Публикуются во внешних каталогах компаний, Море Салонов, YPLACES и др.
• Услуги – это раздел по заполнению и настройкам всех видов услуг фирмы, массовой работы с ними, внесения новых категорий и быстрое управление ими.
• Сотрудники – это подраздел, где  выводится список всех ваших сотрудников. Тут можно изменить настройки любого сотрудника и наглядно просматривать основную информацию по сотрудникам, для удобства вы можете добавлять или выводить только сотрудников, занимающих определенную должность, удаленных или не удаленных и уволенных.
• График работы задает штатное расписание сотрудников по дням, неделям, месяцам, может выгружаться в формате PDF, также график можно установить по шаблону.
• Подраздел Должности – добавляет или корректирует все имеющиеся на фирме должности.
• Ресурсы – это технические приспособления (напр. машинка для тату) или рабочее место (напр. массажный стол), которые привязываются к определенному виду услуг и помогают лучше упорядочить запись клиентов, т.к. нельзя одновременно записать двух клиентов на один массажный стол или машинку для тату. Занятость ресурсов при онлайн-записи клиент не видит, но система автоматически не даст записать 2 клиентов на одно и тоже время и на один Ресурс. Этот подраздел позволяет занести все Ресурсы фирмы и привязать их правильно к видам услуг.
• Пользователи – это раздел управления вашими сотрудниками и их правами в отношении: Журнала записей, Окна записей, Финансов, Склада, Настроек, Клиентской базы, Раздела Обзор, Push уведомлений и Лояльности. Настроек в этом разделе (на каждого сотрудника!) настолько много, что туда надо лезть со свежей головой и трезвой памятью))
• Журнал записи – определяет основные правила отображения журнала записей по должностям, типам записей, карточкам записей.
• Интеграция – подраздел, который (почему то?) не показывает возможные виды интеграций сервиса YCLIENTS  с другими виджетами и приложениями, а только дает ссылку на документацию по использованию открытого API и эл. адрес для решения технических вопросов. Я был немного удивлен отсутствием в этом разделе возможных интеграций с другими сервисами, как напр. в разделе Интеграций у amoCRM их более 250!!! представлено в похожем разделе.
• Уведомления – подраздел задает настройки основных контактных данных при отправке SMS и email уведомлений.
• Шаблоны уведомлений – это подраздел управления всеми шаблонами уведомлений по SMS или Email.  Глядя на большое кол-во шаблонов в этом разделе, захотелось придумать необычное для возврата клиента в салон, например: Уважаемый клиент, вернитесь срочно в салон, у вас спина белая, мы вам всё почистим и отмоем БЕСПЛАТНО! Мы вас ждем, чтобы не портить вам и себе репутацию! )))
• Подраздел Сети. Та как система YCLIENTS предназначена как для работы с отдельными организациями, так и для управления сетями со множеством филиалов, то чтобы создать сеть, для начала вам надо создать все филиалы, а потом объединить их в сеть. Вот цель этого подраздела
• Категории записей – это разноцветные метки (в других срм теги) с названиями, которые отображаются в электронном журнале и позволяют быстро понять, к какой категории относится запись даже по цветам, а заодно и “глазу веселей” работать с таким журналом.

Меню Биллинг

Меню Биллинг фиксирует и проводит все ваши расчеты за сервис и отдельно за SMS уведомления.

Онлайн оплата за услуги.

Недавно в YCLIENTS появилась возможность принимать онлайн-оплату от клиентов за услуги в виджете онлайн-записи через РФИ БАНК в России.

Теперь можно настроить обязательную или опциональную предоплату для определенных услуг. При обязательной предоплате клиент не сможет записаться онлайн, пока не оплатит стоимость услуги.

YCLIENTS не взимает комиссию за платежи, комиссия банка-партнера составит  1,9% от суммы платежа.

В ближайших планах YCLIENTS по онлайн -оплате:

• возможность отправлять ссылку на оплату услуг по email, SMS или в Push-уведомлении, даже если клиент не записывался онлайн;

• появится возможность автоматической отправки фискального чека сразу после онлайн-оплаты в соответствии с ФЗ-54;

• появится возможность установить предоплату для определенных клиентов.

Примеры реализации YCLIENTS

Сеть мужских парикмахерских “Chop-Chop” (60 филиалов)
Сеть студий маникюра “Ноготок” (25 студий)
Сеть салонов красоты “Моя прекрасная леди” (6 салонов)
Сеть салонов красоты “Birdie” (10 салонов)
Сеть броу-баров “Brow Up & Make Up” (9 филиалов)
Сеть салонов красоты “ФЕН DRY БАР” (4 салона)
Сеть студий маникюра “4hands” (17 салонов)
и еще 3000+ компаний по всей территории СНГ.

По статистике сервиса  в барбершопах и мужских парикмахерских до 80% клиентов записываются онлайн, моносалоны (броу-бары, салоны маникюра, салоны эпиляции, hairshop, массажные салоны и т.п.) записываются до 60% клиентов,  в многопрофильные салоны 20-40%.

Подведём итоги

Так незаметно мы и подошли к разделу цен и итогов по сервису YCLIENTS.

В момент написания этого обзора, начиная с октября 2017 года из-за перехода сервиса на ОСН (по налогам), в разделе База знаний сервиса указаны новые правила приема оплаты и тарифы.

Вот эти новые правила оплаты за YCLIENTS:

1. Доступ к ПО и модулям будет предоставляться по лицензионному договору, а не по договору оказания услуг.
2. Срок лицензионного договора вы определяете самостоятельно: 3 месяца, 6 месяцев, 1 год и 2 года.
3. При оплате длительного периода обслуживания скидки не применяются, но по правилам программы лояльности срок действия лицензии увеличивается (равнозначно скидкам).
4. Остаток на балансе предоплаченных услуг (SMS) будет отражаться не в валюте, а в условных единицах.
5. При нулевом или отрицательном балансе доступ к ПО не будет приостанавливаться, но отправка SMS будет заблокирована
6. Доступ к ПО будет приостанавливаться в момент окончания срока действия лицензионного договора
7. Оплата лицензий и услуг будет происходить двумя отдельными платежами (онлайн) или по двум отдельным счетам (безнал)
8. Закрывающие документы будут выставляться в момент поступления платежей
9. Платежи по лицензионным договорам не облагаются НДС, платежи по договорам оказания услуг включают в себя НДС
10. Перемещения остатков предоплаты между балансами филиалов и “обещанные платежи” станут невозможны, но клиенты, проработавшие с нами более 6 месяцев, получат доступ к тарифу с постоплатой (1 месяц)
11. Изменить тариф можно самостоятельно в любое время, оплатив минимальный срок новой лицензии. При этом ее срок будет увеличен пропорционально стоимости неиспользованного срока предыдущей лицензии
12. Компании, которые централизованно вносят оплаты за большое количество филиалов смогут получать единый счет на оплату через службу поддержки клиентов

Цены на YCLIENTS

Тарифы по YCLIENTS представлены следующими цифрами ( с октября 2017 года):

Тариф СТАРТ – До 5 сотрудников.
Стоимость: 1 000 р./месяц

Тариф РОСТ – До 10 сотрудников.
Стоимость: 2 000 р./месяц

Тариф СТАНДАРТ – До 20 сотрудников.
Стоимость: 3 000 р./месяц

Тариф ЛИДЕР – До 50 сотрудников.
Стоимость: 4 500 р./месяц

Тариф МАСТЕР – Для частных профессионалов (1 сотрудник).
Стоимость: 500 р./месяц

Программа лояльности

При покупке лицензии сроком на 6 месяцев – срок действия увеличивается на 2 месяца. Итого 8 месяцев. Аналог скидки 25%.

При покупке лицензии сроком на 1 год – срок действия увеличивается на 6 месяцев. Итого 18 месяцев. Аналог скидки 33%.

При покупке лицензии сроком на 2 года – срок действия увеличивается на 1.5 года. Итого 3.5 года. Аналог скидки 43%.

Стоимость разработки мобильного приложения от YCLIENTS:

Тариф “12 месяцев” – 39 900 руб.
Подключение дополнительного филиала в мобильное приложение – 5000 руб./год.

В цену входит разработка, запуск и обслуживание в течение оплаченного периода. 

МИНУСЫ сервиса YCLIENTS

Надо отметить, что при всей мощности сервиса YCLIENTS, все же есть, как и на Луне, “темные пятна”, т.е. минусы в работе и настройках, а именно:

• короткий тестовый период всего до 3 дней и сразу уведомления о пополнении баланса с момента регистрации. Учитывая сложность и большой объем настроек сервиса, этого периода явно не хватает для ознакомления и тонких настроек;
• недостаток возможности сортировки данных во всех таблицах меню, включая Аналитику, что позволило бы ускорить просмотр рейтингов по выручкам сотрудников, среднему чеку, % от общей выручки или напр. по кол-ву посещений клиентов и т.п. Кстати, такая сортировка смогла бы сократить необходимость других таблиц аналитики и статистики по показателям и рейтингам;
• некоторые пункты меню Аналитика, Финансы и Склад полностью дублируются по названию и содержанию, что создает и так путаницу в их чрезмерном кол-ве (более 75 шт!) всего дерева меню. Вопрос: “Зачем усложнять?” – лично у меня повис в воздухе на всём протяжении обзора;
• быстро и “сходу” настроить все разделы в меню (напр. для небольшого числа сотрудников, схем ЗП и лояльности и прочих данных) не получится, т.к. есть зависимость в очередности заполнения данных из разных таблиц между собой. И не заполнив одно, будут ошибки или некорректное отображение другого. Для этого придется внимательно и “от корки до корки” прочитать разделы Помощи в каждом меню настроек. Хотя наличие разделов помощи и подсказок в самом меню являются большими плюсами, а не минусами этого сервиса;
• к сожалению, выбрать в журнале записей для просмотра на день или на неделю сразу всех сотрудников или только нескольких (по одному виду услуг напр.) невозможно, чтобы визуально оценить общую занятость сотрудников или по данному виду услуг, как например, это реализовано в сервисе DIKIDI Business;
• во всех пунктах меню сверху прописан путь (иногда до 3-4 пунктов углубления), но весь этот путь прописан не ссылками, как это делают обычно везде, и чтобы вернуться на предыдущий подпункт в меню сработает только кнопка Обратно в браузере;
• в разделе Интеграции нет вообще перечисления сервисов с которыми интеграции возможны. Они есть только в Базе знаний YCLIENTS и о них указано ниже;

ПЛЮСЫ сервиса YCLIENTS:

• Форма онлайн записи может быть настроена в соответствии с фирменным стилем вашего сайта;
• Онлайн-запись одинаково хорошо выглядит как на компьютере, так и на мобильных устройствах. Корректно работает на смартфонах и планшетах;
• Запись и регистрация дает возможность подтвердить номер телефона клиента с помощью одноразового SMS-кода;
• Открывается внутри сайта и не уводит клиентов на сторонние ресурсы;
• Подсказывает ближайшее время каждого специалиста, упрощая процесс поиска нужного времени.
• Современный, функциональный и в то же время простой и удобный интерфейс системы.
• Позволяет работать с несколькими кассами и расчетными счетами. Получать гибкие отчеты по продажам товаров и движению средств в кассах.
• Ведет взаиморасчеты с поставщиками. Отслеживает остатки на складах. Учитывает расходные материалы, товары и все их перемещения.
• Отслеживает ключевые показатели по выручке, клиентам, специалистам.
• Формирует отчеты по предварительной записи, кассам и складам.
• Сетевая статистика и клиентская база сгруппированы в одном месте с единой историей посещений и сводными данными. И если клиент перестал посещать один из филиалов, он мог начать ходить в другой и не стал потерянным для бизнеса, а остался в системе.
• Можно объединять филиалы в разные сети, что позволяет проводить более глубокий анализ по каждому филиалу и общий по всем показателям.
• Загрузка и выгрузка данных в Excel позволяет быстро настроить систему к работе или обновить уже существующие данные. Позволяет удобно работать с большими прайс-листами, каталогами товаров, базами клиентов и др.
• Синхронизация записей с Google-календарем позволяет синхронизировать расписание каждого Вашего специалиста с его Google-календарем для удобства просмотра онлайн-записей на смартфонах, планшетах или любых других устройствах. Также это позволит Вам иметь доступ к журналу при отсутствии Интернета.
• Разделение прав доступа для персонала позволяет организовать удобную работу с программой для всех сотрудников вашей компании, скрыть от сотрудников информацию, не соответствующую их компетенции.
• Надежность – система отслеживает все изменения записей, сделанные администратором или любым другим пользователем. В любой момент можно будет вернуть данные к предыдущему состоянию.
• Мгновенные рush-уведомления о новых записях при работе в электронном журнале.
• Личный кабинет позволит клиенту самостоятельно отменить, перенести или создать новую запись. Клиенты смогут быстро просматривать свою историю посещений даже на мобильных телефонах.
• Гибкая система расчета ЗП сотрудников на основе создания индивидуальных правил, вплоть до каждой услуги отдельно.
• Содержит личный кабинет клиента с историей записи и возможностью отменить или перенести визит;
• Позволяет заранее настроить последовательность шагов онлайн-записи;
• Поддерживает различные языки;
• Дает возможность выбирать нужный город и филиал, если онлайн-запись настроена сразу для всей сети;
• Дает возможность записаться сразу к нескольким специалистам на несколько услуг;
• Упрощает процесс выбора специалиста, давая возможность прочитать отзывы о специалистах при онлайн-записи;
• Позволяет ограничить время записи на услуги по акции;
• Позволяет настроить автоматические SMS-напоминания о записи за указанное в настройках время;
• Предоставляет открытый код API под индивидуальные доработки с разрешения разработчиков;
• Универсально подходит под более чем 20 видов в сфере услуг с индивидуальной настройкой под каждую сферу.

Интеграции хоть и не представлены в личном кабинете YCLIENTS (почему – не понятно), но в разделе Базы знаний, оглавление которого во много раз больше, чем оглавление в книге “Война и Мир” (также свидетельствует о масштабах этой срм системы), они все таки указаны.

Интеграции сервиса YCLIENTS:

• С IP телефонией Мегафон, Гравител, Sipuni
• C ПО Max1Soft
• Оналйн оплата через СберБанк и РФИ банк
• Работа с Электронными картами лояльности Passbook
• С срм для Отделов продаж amoCRM
• C сайтами на платформе CMS WIX, UMI, Nethouse, WordPress, Joomla
• С соц сетями Facebook, ВКонтакте, Одноклассники, Instagram
• Работа со всеми разрешенными официально кассовыми аппаратами с предоставлением фискального чека
• С кассовым сервисом Lifepay

Заключение

Делая заключение по обзору YCLIENTS, хочется подтвердить всю экспертность и профессионализм с которым разработчики подошли к созданию этого сервиса. В меню и настройках настолько много всяких мелочей и нюансов, которые годами накапливали опыт и закрывали пробелы один за одним, что даже становиться немного страшно перед внедрением его в малый бизнес. Но с другой стороны, имея в каждом разделе меню подробную справку по настройкам, запутаться сможет только ленивый, который их не прочтет.

По цене внедрения сервис YCLIENTS не самый дешевый, но как родоначальник открытия срм для сферы услуг на российском рынке, с его клиентской базой и заслуженным авторитетом, он может себе позволить диктовать свои цены, учитывая всю мощь и полноту закрываемых вопросов и доработок, которые оттачивались годами.

Учитывая его универсальность для более, чем 20 видов в сфере различных услуг с использованием онлайн-записи клиентов, я уверен, что сервис YCLIENTS будет находить для себя всё новых и новых благодарных клиентов в сегменте b2c.

Подключить сервис YCLIENTS для своей сферы услуг можно здесь.